NBN-2015/58.118 Plan för internkontroll 2015 för natur- och byggnadsnämnden Natur- & byggnadsförvaltningen MARS 2015
Innehåll Innehåll 2 Inledning 3 Huddinges struktur för internkontroll 3 Avgränsningar 3 Ansvar 4 Uppföljning 4 Beskrivning av natur- och byggnadsnämndens system för internkontroll 4 Internkontrollåtgärder under året 5 Bedömning och avvägningar 6 Prioriterade risker och åtgärder 6 Processer och rutiner 7 Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning 9 Systematiska kontroller 11
Inledning Huddinge antog den 10 november 2011 ett uppdaterat reglemente för internkontroll (Huddinge kommuns författningssamling, HKF 9410). Revideringen gjordes för att utveckla kommunens arbete med internkontroll. Behovet av detta understryks av flera revisionsrapporter, som bland annat lyfter fram en gemensam struktur för samtliga förvaltningar och en tydligare uppföljning av nämndernas arbete från kommunstyrelsens sida. Kommunen ansluter sig genom det reviderade reglementet till en utvecklad definition av begreppet internkontroll som kommit att bli förhärskande inom såväl den kommunala som den statliga sfären och de huvudsakliga ändringarna i det utvecklade reglementet utgår från denna vidgade syn på internkontroll. Det framgår nu tydligare än tidigare att internkontrollarbetet ska fokusera på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Huddinges struktur för internkontroll Internkontroll är en process där kommunens styrelse, nämnder, ledning och personal samverkar och som är utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppnås inom följande områden: Effektiv och ändamålsenlig verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och regler Huvudpoängen i den nya definitionen är att internkontroll är en process ett medel för att nå måluppfyllelse, och inte ett mål i sig. Processen genomförs av medarbetare på alla nivåer inom organisationen. Internkontroll ska ge en rimlig försäkran, inte absolut säkerhet, till organisationens ledning. Logiken i det utvecklade systemet är att para ihop mål med risker, och risker med kontroller på ett medvetet och åskådligt sätt. Avgränsningar Denna plan behandlar inte den typ av risker som ryms inom begreppet extraordinära händelser. De hanteras istället inom ramen för kommunens beredskaps- och krisplanering, som beskrivs i kommunens plan vid extraordinära händelser, antagen av kommunfullmäktige 12 januari 2009. Varje nämnd ansvarar enligt den planen för att företa någon form Arbetet med internkontroll fokuserar på att säkerställa att kommunen uppnår sina mål. Alla nämnder ska ha en plan för internkontroll som beskriver hur nämnden har lagt upp sitt system för internkontroll samt med tydlig motivering beskriver det arbete som ska genomföras under planeringsperioden. Nämnderna ska därför i samband med den ordinarie planeringsprocessen besluta om vilka åtgärder och kontroller som ska vidtas, dels utifrån riskanalys där åtgärder för att minska risker identifieras, dels genom systematiskt arbete med processer och rutiner, dels utifrån rekommendationer från extern granskning. Planerade åtgärder och kontroller sammanställs till en plan för internkontroll som revideras årligen. De planerade åtgärderna redovisas i nämndernas verksamhetsplaner. av risk- och sårbarhetsanalys som visar risker för verksamheten om en extraordinär händelse skulle inträffa inom nämndens verksamhetsområde. Dessa analyser ligger till grund för den kontinuitetsplanering som nämnderna tar fram för de verksamheter som måste fortgå vid sådan händelse. NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN 3
Ansvar Ansvaret för att åtgärder enligt denna plan vidtas ligger, om inget annat angivits, på chefen inom den del av verksamheten som utsätts för risken, vare sig Uppföljning Uppföljningen av arbetet med internkontroll är integrerad i den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen, där internkontroll ägnas eget utrymme i verksamhetsplan, delårsrapporter och verksamhetsberättelse. det gäller riskreducering, processutveckling eller rekommendationer från revision eller annan granskning. De åtgärder som ska genomföras under planeringsperioden redovisas i verksamhetsplanen. Planerade åtgärder följs därefter upp löpande av respektive chef samt av nämnden i samband med årets två delårsrapporter och samlat i verksamhetsberättelsen. I delårsrapporter och verksamhetsberättelse redovisas utfallet under planeringsperioden och avvikelser kommenteras (inklusive åtgärdsplan). Nämnden ska därutöver i verksamhetsberättelsen även göra en bedömning av hur årets internkontrollarbete har gått samt en bedömning av om den interna kontrollen är betryggande. Beskrivning av natur- och byggnadsnämndens system för internkontroll Tidigare år har nämndens arbete med internkontroll fokuserat på riskanalys och riskreducering, men ett utvecklingsarbete pågår där nämnden vidareutvecklar internkontrollen mot ett sammanhållet system för att säkerställa god ordning. Sedan två år har planen kompletterats med riskanalys och underlag även från två andra håll: uppföljning av processer och rutiner samt synpunkter från revision/annan granskning. Natur- och byggnadsförvaltningen genomför inom samtliga avdelningar och enheter årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för internkontroll. En risksammanställning bruttolista över risker ligger till grund för arbetet. Nämndens arbete med att inventera risker till internkontrollplanen tar sitt avstamp i de tre register som kommunstyrelsens förvaltning tagit fram för att stödja nämnderna i sitt arbete. Till denna bedömning går förvaltningen igenom avdelningarnas basuppdrag samt nämndens kris och kontinuitetsplaner för att skapa en bruttolista av risker som sedan bedöms och prioriteras i ett första skede av förvaltningens ledningsgrupp och i ett senare skede av nämnden i en workshop kring nästa års planering. Nämnden har ingen egen anvisning kring hur risker ska bedömas och på vilka grunder som detta ska göras utan följer de anvisningar som reglemente samt kommunstyrelsens förvaltning ger i det årliga arbetet. De risker som slutligen kanaliseras i interkontrollplanen vaskas på ett naturligt sätt fram genom bruttorisklistan. Nämnden upprättar inga separata handlingsplaner för riskreducerande åtgärder då de implementeras i arbetet och följs upp på samma sätt som övriga åtaganden i verksamhetsplanen. Vissa av åtagandena, verksamhetsplan och/eller internkontrollplan, blir till enskilda projekt och andra är förväntade att hanteras av linjeorganisationen. Uppföljning sker dock med samma systematik och både åtaganden från verksamhetsplanen, internkontrollplanen samt pågående åtgärder i linje med revisionsrekommendationer. Till denna uppföljning i delårsrapporter och verksamhetsrapporter gör ledningsgruppen en återkommande riskbedömning kring måluppfyllelse av basuppdrag och rapporterar eventuella avvikelser eller större förändringar till nämnden. NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN 4
Internkontrollåtgärder under året För att förbättra och bättre levandegöra internkontroll har nämnden antagit en anvisning för verksamhetsplanering och interkontroll. Genom att införa en mer integrerad process hoppas nämnden bättre kunna fånga upp personalen i processen kring både internkontroll och verksamhetsplanering samt att anvisningen kommer att tydliggöra roller och ansvar. En god internkontroll handlar om att få flera kuggar att verka tillsammans på ett bra sätt. Det är viktigt att varje medarbetare vet vad som gäller och hur de förväntas agera i olika situationer, utan att för den delen detaljstyra. Fundamentet för en god internkontroll är att kontrollmiljön är stabil och tydlig. Kontrollmiljö handlar om ledningens (på alla nivåer, från nämnd och nedåt) engagemang och tydlighet i frågor som rör styrning och kontroll. Detta omfattar ansvar, attityder, värderingar, policys, riktlinjer och kompetens. De risker som identifieras i organisationen och dess verksamhet måste på ett systematiskt sätt värderas och hanteras. I detta ligger även att det finns väl fungerande processer för hur information och kommunikation ska fungera. Huddinge kommun har antagit COSO-modellens definition av internkontroll som ram för kommunens internkontrollprocess och nämnden kommer i sin anvisning bygga vidare på detta i linje med de rekommendationer som har givits nämnden i 2013 års gransking av internkontroll. NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 5
Bedömning och avvägningar Utifrån utförd riskvärdering har nedanstående risker valts ut för åtgärder under 2015. Prioriterade risker och åtgärder Nämnden har upprättat en bruttorisklista och utifrån den identifierat prioriterade risker. Sannolikheten för att dessa risker inträffar bedöms som hög och om de skulle inträffa bedöms konsekvenserna bli allvarliga. Risk A: Personal Fortsätta implementeringen av rutiner för hanteringen av frågor, synpunkter, klagomål och felanmälningar från 2014 års projekt God information och service. Implementering av organisatoriska åtgärder från översynsprojektet samt åtgärder från delprojekt kring diariet. Medarbetare/kompetens slutar sin anställning hos nämnden på grund av omständigheter i arbetsmiljön. (Nämnden har i många fall svårrekryterade yrkeskategorier och kan få svårt att täcka resursbehovet.) För att må bra behöver vi alla ett arbete med tydligt uppdrag, innehåll och omfattning, inflytande över vår egen arbetssituation, möjlighet till stöd och social kontakt, feedback och bekräftelse. En bra grund för det psykosociala arbetsmiljöarbetet är en medvetenhet bland alla medarbetare om hur man som människa uppträder mot andra. Vårt värdegrundsarbete syftar till att stärka den psykosociala arbetsmiljön. På kort sikt lösa rumsflyttar för drabbade. Arbeta aktivt med lokallösningar för personal i Tekniska nämndhuset Arbeta aktivt med den psykosociala arbetsmiljön på förvaltningen kopplat till tidigare och nuvarande händelser som påverkat organisationen. Risk C: Hot och våld Tjänstemän blir hotade i sin yrkesutövning exempelvis parkeringsvakter, bygglovhandläggare etc. Regelbundna möte mellan avdelningsledning och personal så att frågan lyfts löpande och nuläget bedöms kontinuerligt. Risk D: Diariet Regelbunden utbildning i "hot och våld" Ej korrekt registrering av handlingar Risk F: Upphandling Risk för avtalsotrohet som kan ledatill minskat förtroende mot leverantörer och försämrad konkurrens på marknaden. Fortsatt utbildning i Proceedo för berörda på avdelningarna. Fortsatt utveckling av sökverktyget i Proceedo för avtal. Öka kompetensen och supporten vad gäller direktupphandling inom nämndens verksamhetsområde. Risk G: Ekonomisk redovisning Risk för låg kunskapsnivån som skapar ett felaktigt beteende kring ekonomihanteringen på grund av att man inte förstår sin roll och ansvar exempelvis budgetansvar. Utbildning i redovisning, ekonomihantering och upphandling/inköp med mera inom nämndens verksamhetsområde. Uppdatera ekonomiguiden samt göra den känd i organisationen. Risk H: Dieselupplag I en katastrofssituation kan nämnden inte utföra sitt uppdrag på grund av brist på diesel. Undersöka olika möjligheter att säkra kommunens dieselförsörjning i en eventuell krissituation. NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN 6
Risk I: Radiokommunikation I en katastrofssituation kan nämnden inte utföra sitt uppdrag på grund av avsaknad av utrustning för god/säker radiokommunikation inom nämnden. (mobilnätet ligger nere) Undersöka olika möjligheter att säkra nämndens interna kommunikationsbehov i en eventuell krissituation. Risk J: Kommunikation Brister i kriskommunikationen kan leda till att invånarna inte får den information de behöver vid en kris, samt att förtroendet för kommunen minskar. Ta fram en kriskommunikationsplan samt implementera den samma. Öva minst två olika scenarier. Se över samarbete och samövning med övriga förvaltningar för att förbättra beredskapen. Processer och rutiner Utifrån processregistret har tre av nämndens processer bedömts som icke fungerande och åtgärder kommer att sättas in för att få bättre fungerande processer. Nämnden har även valt att lyfta ytterligare en process trots att bedömningen är att den delvis är ändamålsenlig. Den har valts att lyftas fram på grund av tidigare revisioner. Process A: Hantera markupplåtelser Inkluderar alla nyttjanderätter, så som arrenden (jaktarrenden), tomträtt, servitut, hyresupplåtelser samt andelar i samfälligheter (ex vägsamfälligheter) RISK Register och rutiner saknas för flertalet upplåtelser inom jord- och skogsbruksmark. Olika avdelningar har olika rutiner för upplåtelser och dokumentationen är bristfällig inom vissa delar samt att rutin för upplåtelse av tomträtter bör ses över. Utred förvaltningsövergripande vilka markupplåtelser som sker i en fördjupad processinventering inom processgruppen. Kartlägg vilka befintliga processer och rutiner som finns för upplåtelse. Implementera förvaltningsövergripande processer, rutiner och register för markupplåtelser. Se även över och skapa en gemensam terminologi. Förstudie kring möjligheter att upprätta en avtalsdatabas. Process B: Förvalta parker och planteringar Skötsel, underhåll och drift av grönområden och parkmark inom detaljplanelagt område - så som omhändertaganden av felanmälan, underhåll, kontroll och drift av lekplatser, badplatser, grönytor och parkmark (inkl. planteringar, vegetation och klottersanering). RISK Processerna fungerar till viss del, men vi är personberoende och saknar en sammanhållen bild av kommunens tillgångar inom området. Etablera bättre kontroll över ytor och objekt för skötseländamål inom gatu- och parkdriftavdelningen. I ett första steg bör samtliga ytor och objekt som berörs, digitaliseras. Utöver detta bör ytorna och objekten attributsättas. Sedermera bör en process för ajourhållning etableras. På detta sätt kan mycket av den information som idag inte finns dokumenterad, samlas, ajourhållas och lättare delges andra. Kartlägg behov av IT-baserat stöd för skötsel och drift av park och annan naturmark. Ta fram en strategisk plan för systematisk skötsel och underhåll. Se över hur implementering av omvandlingsområden från genomförande till drift. Process C: Handlägga allmänna frågor Ärenden från allmänheten (via kundtjänst och direkt till handläggare) som kräver ytterligare åtgärd eller utredning. NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN 7
RISK Ärenden och andra frågor/synpunkter och klagomål som inkommer från medborgare svaras inte på inom rimlig tid. Frågor som inkommer från en medborgare, men som behöver besvaras av flera avd. och/eller handläggare hålls inte samman. Fortsätta implementeringen av rutiner för hanteringen av frågor, synpunkter, klagomål och felanmälningar från 2014 års projekt God information och service. Implementering av åtgärder från översynsprojektet samt delprojekt kring Front Office Back Office. Process D: Hantera handlingar Beskriva och redovisa arkiv, hantera arkiv (förvaring, vård, konvertering, gallring, tillhandahållande, utlån), utreda och besluta om bevarande och gallring, hantera och registrera inkomna handlingar, hantera och registrera ärenden. RISK Korrekt registrering är nödvändig för att värna om demokratin och leva upp till kraven på en god öppenhet i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. Korrekt registrering krävs även för att enkelt kunna återsöka handlingar. Vi bör även leva upp till kraven på arkivredovisning i arkivlagen och Huddinge kommuns arkivreglemente. Fortsätta implementeringen av rutiner för hanteringen av frågor, synpunkter, klagomål och felanmälningar från 2014 års projekt God information och service. Implementering av åtgärder från översynsprojektet samt delprojekt kring diarieföring. Fortsatt arbete med dokumenthanteringsplanen som kommer att revideras under år 2015. Detta för att få en uppdaterad hanteringsanvisning för nämndens handlingstyper. Uppdatera nämndens arkivbeskrivning med information om vilka handlingsslag som kan finnas på nämnden och hur arkivet är organiserat. Förstudie kring framtida behov av e-arkiv. NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN 8
Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan granskning Nedan följer en listan på samtliga utestående rekommendation från revision eller andra granskningar. Flertalet åtgärder har nämnden delvis åtgärdat, men en återstår och är förväntad att påbörjas under 2015. De flesta åtgärder är förväntade att klaras av under 2015, men vissa åtgärder är beroende av externa omständigheter, exempelvis avtalet med Stockholm vatten. Nämnden kommer kontinuerligt följa upp alla åtgärder i delårsrapporter och verksamhetsberättelse. Revision Diarienummer Granskning av skydd mot oegentligheter. dnr 2011/275.149 Specifika kontroller avseende mutor och bestickning bör införas i samtliga granskade verksamheter. Kommunikationen bör utvecklas. Kommunikationskampanjer och i samband med utbildningar. Kommunen bör säkerställa att återkommande uppföljningar med fokus på risker för muta och bestickningar genomförs av förvaltningarnas verksamheter. Kommunen bör tydliggöra de rapporteringsvägar som finns för medarbetare att rapportera om interna oegentligheter. Exempel på alternativa rapporteringsvägar, där medarbetaren inte vill vända sig till närmaste chef, kan vara rapportering till personalavdelning eller säkerhetsansvarig. Granskning avseende upphandling dnr 2011/328.104 Informationsinsatser bör genomföras på förvaltningen rörande upphandlingssamordnarens uppgifter. Granskning av otillåtna bisysslor dnr 2012/602.111 Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor. (ej påbörjat) Vägunderhåll dnr 2011/1672.351 Kommunen bör ta fram specifika kvalitetsmål för gatu- och vägbeläggning. Utifrån dessa mål kan mål för underhållet definieras. Kommunen bör låta samhällsbyggnadsnämnden besluta om en långsiktig plan för gatuunderhållet. Kommunen bör, i samband med ett eventuellt framtagande av kvalitetsmål för underhåll, fastställa att det som inte når upp till de fastslagna målen ska definieras som en underhållsskuld. Internkontroll dnr 2012/534.111 Samhällsbyggnadsnämnden bör ta fram en plan för kompetensförsörjning för att säkerställa att nämndens verksamheter har tillgång till bästa möjliga kompetens. Samhällsbyggnadsnämnden bör vidta åtgärder för att göra samtliga medarbetare medvetna om vikten av internkontroll och processen kring internkontroll i verksamheterna. Samhällsbyggnadsnämnden bör överväga att ta fram skriftlig information på de i kommunen vanligast förekommande språken. Samhällsbyggnadsnämnden bör överväga att utarbeta såväl en förvaltningsövergripande som avdelningsspecifika kommunikationsstrategier. Arrendegårdar dnr 2013/66.820 Checklista upprättas - rekrytering av arrendator, krav och driftspecifika krav. Bedömningar och beslut för val av arrendator vid nyrekryteringar bör dokumenteras. Principer för beräkning av arrendeavgifter dokumenteras. NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN 9
Dokumentation och nämndbeslut vid väsentliga kostnader utöver avtal som belastas kommunen. Besiktning vid byta av arrendator. Besiktningen bör dokumenteras. Arrendegårdar och övriga arrenden på naturmark dnr 2014/1103.222 Inventera kommunens förteckning över arrenden och bedöm utifrån informationen ett rimligt marknadsvärde. Upprätta och implementera skriftliga rutiner kring vilka kostnader som bör åligga hyresgästen/arrendatorn och vilka kostnader som kommunen ska stå för samt uppdatera delegationsordningen med vem som ska attestera och inom vilka ramar. Upprätta och implementera skriftliga rutiner och policys rörande hanteringen av arrenden/upplåtelser avseende tilldelning, prissättning och ansvarsfrågor. Dokumentera kommunens policy beträffande uthyrning till nuvarande och tidigare anställda inom kommunen. Upprätta och implementera en formell arbetsbeskrivning för den person som hanterar arrenden och upplåtelser. Se över sina försäkringsobjekt och säkerställ att rätt arealer och fastigheter finns försäkrade. Genomför en utredning om huruvida de anställda som fått arrendera fastigheter och där arrendet eventuellt har understigit marknadsmässigt arrende har erhållit en skattepliktig förmån och/eller om andra skattemässiga konsekvenser uppkommit. Granskning av kommunens hantering av exploateringsfastigheter dnr 2014/116.912 Följa upp och utvärdera effekterna av åtgärderna enligt förvaltningens åtgärdsplan från 9 dec 2013. Genomföra de åtgärder som krävs för att eliminera de generella förvaltningsbristerna. NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN 10
Systematiska kontroller Stickprovskontroller för bygglovsärenden är införda sedan december 2013. Metod och frekvens är att sista veckan i varje kalendermånad (förutom juni och juli månad) slumpvis välja ut tio beslutade ärenden för fördjupad kontroll. Kontrollen utförs av avdelningschef enligt framtagen mall. Under 2014 har nämnden valt att även göra stickprovskontroller inom ekonomi- och personalområdet avseende fakturahanteringen samt rutinen kring avslut av anställningar. För 2015 kommer nämnden genomföra systematiska kontroller på följande områden; 1. Korrekt myndighetsutövning inom bygglovsprocessen. 2. Korrekt avslut av anställning. 3. Korrekt utförd direktupphandling. 4. Stickprovskontroller av både inkommande och utgående fakturor. 5. Uppföljning av bisysslor. Nämnden kommer från och med 2015 i och med den nya anvisningen jobba mer systematiskt med kontroller. Inför framtagandet av 2016 år internkontrollplan kommer även dessa kontroller ligga till grund för riskbedömning och uppföljning i bruttorisklistan. Förvaltningen har arbetat fram en gemensam rutin samt mall och utförda kontroller kommer att signeras och sparas hos förvaltningsdirektören för naturoch byggnadsförvaltningen. NATUR- & BYGGNADSNÄMNDEN 11