LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 1 Stadsstyrelsen TID 04.09.2017 kl. 17:36-19:51 PLATS Rådhuset, stadsstyrelsens sammanträdesrum NÄRVARANDE Heijnsbroek-Wirén Mia ordförande Isotalo Arja I viceordförande Karvonen Juha II viceordförande Uutinen Lotte-Marie ledamot Sjödahl Ralf ledamot Karlsson Mikael ledamot Kekkonen Jari ledamot ÖVRIGA Tähtinen Keijo fm:s II vice ordförande Lönnfors Kristina förvaltningsdir., tf stadsdirektör Kettunen Kirsi ekonomidirektör Hirvonen Petri sysselsättningskoordinator, sekreterare Piirola Erna flyktingshandledare 54 FRÅNVARANDE Liljestrand Tom Lång Saara Andersson Otto Lepola Janne ledamot ledamot fm:s ordförande fm:s 1 vice ordförande UNDERSKRIFTER Ordförande Sekreterare Mia Heijnsbroek-Wirén BEHANDLADE ÄREND. 52-66 Petri Hirvonen JUSTERING AV PROTOKOLLET PROTOKOLLET TILL PÅSEENDE Elektroniskt i Lovisa Arja Isotalo Lotte-Marie Uutinen På Lovisa stads elektroniska anslagstavla Protokollsutdragets riktighet intygar Lovisa
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 2 Stadsstyrelsen FÖRTECKNING ÖVER BEHANDLADE ÄRENDEN Sida 52 Mötets laglighet och beslutförhet 3 53 Protokolljusterare 4 54 Program för integrationsfrämjande 5 55 Regionförvaltningsverkets begäran om utredning och utlåtande gällande tillgången till vård 7 inom munhälsovården 56 Medlemmar till delegationen för polisen 9 57 Kommunala tillkännagivanden 10 58 Anvisning om ansvar för avtalsprocessen och om den avtalsansvarigas uppgifter 11 59 Sponsorering av Lovisa Tors representationslag i innebandy 12 60 Att inleda fästingvaccineringar för att förebygga hjärninflammation, fullmäktigemotion 13 61 Nämndernas och sektionernas beslut 15 62 Övriga ärenden 16 63 Val av representanter till olika samfund, dottersamfund och samkommuner 64 Förslag till representant i regionala räddningsnämnden i Östra Nyland 17 20 65 Ägarstyrning till styrelsen för Lovisa Bostäder Ab 21 66 Anmälningsärenden stadsstyrelsen för kännedom 24
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 3 Stadsstyrelsen 52 04.09.2017 Mötets laglighet och beslutförhet STST 52 Ordföranden öppnade sammanträdet klockan 17.36. Sammanträdet konstaterades vara lagligt och beslutfört. För sammanträdet utdelades en tilläggslista. Till föredragningslistan tillades punkten: Anmälningsärenden stadsstyrelsen för kännedom.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 4 Stadsstyrelsen 53 04.09.2017 Protokolljusterare STST 53 Till protokolljusterare valdes ledamöterna Arja Isotalo och Lotte-Marie Uutinen.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 5 Grundtrygghetsnämnden 65 24.08.2017 Stadsstyrelsen 54 04.09.2017 Program för integrationsfrämjande GN 24.08.2017 65 Beredning: Flyktinghandledare Erna Piirola, tfn. 0440 555 435 och ansvarig för socialarbetet Pamela Stenberg, tfn. 0440 555 474. Lagen om främjande av integration (1386/2010, härefter integrationslagen) trädde i kraft hösten 2011. Enligt lagen är kommunen allmänt ansvarig och samordningsansvarig för utvecklandet av invandrarnas integration samt för planeringen och uppföljningen av integrationen på lokal nivå. Kommunen ska se till att de kommunala tjänsterna även lämpar sig för invandrare. Kommunen ska dessutom se till att de åtgärder och tjänster för invandrare som avses i ifrågavarande lag ordnas så att de till innehåll och omfattning är sådana som behovet i kommunen förutsätter (30 ). De lokala myndigheterna ska utveckla främjandet av integrationen i sektorsöverskridande samarbete. Kommunen eller flera kommuner ska för att främja integration och stärka det sektorsövergripande samarbetet göra upp ett program för integrationsfrämjande. Programmet godkänns i respektive kommuns kommunfullmäktige och ses över minst vart fjärde år. Programmet beaktas när en budget och ekonomiplan enlig 65 i kommunallagen (365/1995) görs upp (32 ). För att kunna få ersättningar av staten krävs även ett ikraftvarande integrationsprogram och ett avtal om mottagande av flyktingar med närings-, trafik- och miljöcentralen. Det första integrationsprogrammet för Lovisa stad och Lappträsk kommun godkändes av stadsfullmäktige 13.11.2013. Invandringsoch integrationsarbetet har utvidgats i kommunen i och med att kvotflyktingar mottagits sedan 2016. Det nya integrationsprogrammet har uppdaterats för att motsvara den förändrade situationen. Den innehåller en plan för hur kommunen genomför de mål som uppställs i lagen om främjande av integration och är ett redskap för det praktiska integrationsarbetet. Det nya integrationsprogrammet uppgörs nu för 2017 2020. Den multiprofessionella integrationsarbetsgruppen har uppdaterat och godkänt integrationsprogrammet. Medlemmarna i integrationsarbetsgruppen är representanter för olika sektorer i Lovisa stad och Lappträsk kommun samt representanter för församlingarna, tredje sektorn och invandrarna. Dessutom har Nylands arbets- och näringsbyrå, Folkpensionsanstalten och
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 6 Itä-Uudenmaan koulutuskuntakeskus deltagit i uppgörandet av integrationsprogrammet. Invandrarservicen i Lovisa stad har lett uppdateringsarbetet. Integrationsarbetsgruppen följer årligen med hjälp av branschvisa indikatorer upp hur integrationsprogrammet genomförs. Bilaga 16, integrationsprogrammet Föredragande: tf. grundtrygghetsdirektör Tero Taipale. Grundtrygghetsnämnden beslutar godkänna integrationsprogrammet och föreslår att stadsstyrelsen och stadsfullmäktige godkänner integrationsprogrammet. Enligt förslaget. STST 54 Bilaga nr 1. Föredragning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Stadsstyrelsen föreslår att stadsfullmäktige godkänner integrationsprogrammet. Paragrafen justeras omedelbart. Beslut enligt förslaget. Paragrafen justerades omedelbart.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 7 Stadsstyrelsen 55 04.09.2017 Regionförvaltningsverkets begäran om utredning och utlåtande gällande tillgången till vård inom munhälsovården 546/05.08.01/2017 STST 55 Beredning: tf grundtrygghetsdirektör Tero Taipale, tfn 044 505 1210 Regionförvaltningsverkets (RVF) och Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovårdens (Valvira) uppgift är att styra och övervaka hälsovårdens verksamhet, innefattande förverkligande av tillgången till vård i enhet med hälsovårdslagen. Institutet för hälsa och välfärd samlar in behövliga uppgifter i huvudsak via AvoHILMO-register. Lovisa hälsocentrals munhälsovårds AvoHILMO-uppgifter har inte levererats till Institutet för hälsa och välfärd i mars 2017, därför reserveras Lovisa stadsstyrelse möjlighet att ge ett skriftligt utlåtande och utredning hur tillgången till vård inom munhälsovården förverkligas innan Regionförvaltningsverket ger sitt beslut i ärendet. Utlåtande skickas till Regionförvaltningsverket senast 31.8.2017. Tf grundtrygghetsdirektör Tero Taipale har rett ut munhälsovårdens AvoHILMO-problem i samarbete med ICT-chef Marko Perttilä samt ledande tandläkare Laura Saarioinen. Det har förekommit tekniska problem i förmedlingen av AvoHILMO-uppgifter. På grund av dessa problem har AvoHILMO-uppgifterna inte förmedlats till Institutet för hälsa och välfärd i enhet med överenskommelsen med systemleverantören (Tieto). De tekniska problemen är nu lösta och AvoHILMO-uppföljningsuppgifter förmedlas normalt till Institutet för hälsa och välfärd. Bilaga nr 2. Regionförvaltningsverkets begäran om utredning och utlåtande Tf grundtrygghetsdirektör Tero Taipales utlåtande till Regionförvaltningsverket Föredragning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Lovisa stadsstyrelse beslutar ge tf grundtrygghetsdirektör Tero Taipales utlåtande som svar till Regionförvaltningsverket.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 8 Paragrafen justeras omedelbart. Beslut enligt förslaget. Paragrafen justerades omedelbart.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 9 Stadsstyrelsen 56 04.09.2017 Medlemmar till delegationen för polisen 611/00.00.01/2017 STST 56 Beredning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Enligt 3 i polisförvaltningslagen ska det finnas en delegation för polisen i anslutning till en polisinrättning. Enligt 13 i polisförvaltningsförordningen ska varje medlem ha en personlig ersättare. Dessutom hör chefen för polisinrättningen till delegationen. Polisinrättningen i Östra Nyland har för avsikt att sammankalla delegationen för polisen och har med anledning av detta bett om såväl de ordinarie medlemmarnas som ersättarnas kontaktuppgifter, dvs. adresser och e-postadresser. Länsstyrelsen i Södra Finlands län fastlade genom sitt beslut 19.12.2008 att Lovisa har två medlemmar i delegationen. Stadsfullmäktige valde 09.09.2015 i 89 medlemmarna till föregående delegation för polisen. Stadsstyrelsen föreslår stadsfullmäktige att stadsfullmäktige väljer två medlemmar och personliga ersättare för dem till delegationen för polisen. Paragrafen justeras omedelbart. Beslut enligt förslaget. Paragrafen justerades omedelbart.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 10 Stadsstyrelsen 57 04.09.2017 Kommunala tillkännagivanden 609/07.02.01/2017 STST 57 Beredning och föredragning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors, tfn 0440 555 216 Från och med 1.6.2017 tillämpas 108 i kommunallagen (410/2015) på kommunala tillkännagivanden. Kommunala tillkännagivanden ska göras kända genom att de offentliggörs i det allmänna datanätet, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna, samt vid behov på något annat sätt som kommunen har fattat beslut om. Ett tillkännagivande ska finnas i det allmänna datanätet 14 dygn, om inte något annat följer av sakens natur. De personuppgifter som ingår i tillkännagivandet ska avlägsnas från datanätet när den ovannämnda tiden går ut. Stadsstyrelsen föreslår stadsfullmäktige att stadens tillkännagivanden framöver anslås på stadens webbplats på den elektroniska anslagstavlan. I enskilda fall kan förvaltningssektorn i fråga när det är berättigat besluta att därtill tillkännage ärenden också på annat sätt. Då det annonseras i lokala tidningar ska jämlik behandling av de olika tidningarna beaktas. Paragrafen justeras omedelbart. Beslut enligt förslaget. Paragrafen justerades omedelbart.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 11 Stadsstyrelsen 58 04.09.2017 Anvisning om ansvar för avtalsprocessen och om den avtalsansvarigas uppgifter 608/00.01.01/2017 STST 58 Beredning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors, tfn 0440 555 216, och upphandlingssakkunniga Johanna Heikel, tfn 0440 555 831. Enligt 25 i Lovisa stads förvaltningsstadga svarar stadsstyrelsen för hanteringen och övervakningen av avtalen, ger närmare anvisningar om avtalshanteringen och förordnar avtalsansvariga inom sin sektor. Stadens tjänstemän har i samarbete uppgjort en anvisning om den avtalsansvarigas uppgifter. Anvisningen har behandlats i alla centraler och i stadens ledningsgrupp. I anvisningen definieras och anvisas ansvarsområdena och tillvägagångssättet för avtalsprocessen samt ges anvisningar om hur kontraktövervakningen under avtalstiden utförs. Bilaga nr 3. Föredragning; förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Stadsstyrelsen godkänner den bifogade anvisningen om ansvar för avtalsprocessen och den avtalsansvarigas uppgifter. Beslut enligt förslaget.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 12 Stadsstyrelsen 59 04.09.2017 Sponsorering av Lovisa Tors representationslag i innebandy 594/02.05.01/2017 STST 59 Beredning: kommunikations- och marknadsföringssakkunnig Jaana Laine, tfn 0440 555 219 Lovisa Tors innebandysektion anhåller för säsongen 2017 2018 om sponsorstöd för idrottsföreningens representationslag. Lovisa stad sponsorerade Lovisa Tors lag i innebandyligan med 10 500 euro under de tre gångna säsongerna. Lovisa Tor spelar nu sin fjärde säsong i Division I. Förra säsongen blev laget femte i divisionen. Representationslagets helhetsbudget för säsongen 2017 2018 uppgår till ca 160 000 euro, varav den största delen samlas in genom samarbetsavtal med olika företag. Man väntar sig att matcherna på hemmaplan besöks av 300 350 åskådare/match. I gengäld för sponsorstödet erbjuder Lovisa Tor staden ett synlighetspaket som i likhet med tidigare år innefattar stadens logo på spelskjortorna och träningsoverallerna, en sidas annonsplats i programbladet, en reklam i rinken, två platser för reklamlakan under hemmamatcherna i idrottshallen, ett matchvärdskap, en logolänk på Tors webbplats och säsongkort. Alla lågstadieelever i Lovisa får dessutom gratis komma på en match under säsongen. Innebandylaget deltar också i att ordna höst- eller sportlovsprogram avsett för skolelever. Lovisa Tor ger staden PR-värde och nationell synlighet som idrottsstad. Föredragning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Stadsstyrelsen beviljar Lovisa Tors representationslag i innebandy 10 500 euro i sponsorstöd, som betalas från kostnadsstället Kommunikation/Allmän marknadsföring. Beslut enligt förslaget.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 13 Stadsfullmäktige 41 12.04.2017 Grundtrygghetsnämnden 66 24.08.2017 Stadsstyrelsen 60 04.09.2017 Att inleda fästingvaccineringar för att förebygga hjärninflammation, fullmäktigemotion 341/05.07.00/2017 FM 41 Ordföranden meddelade att undertecknade fullmäktigeledamöter före sammanträdet uttryckt önskemål om att få inlämna en så lydande motion: Bilaga nr 22. Sedan motionen hade lämnats, remitterades den till stadsstyrelsen för beredning enligt 23 i stadsfullmäktiges arbetsordning. GN 24.08.2017 66 Beredning och föredragande: tf. grundtrygghetsdirektör Tero Taipale, tfn 044 505 12 10. TBE-vaccin (vaccin mot fästingburen encefalit) hör till det nationella vaccinationsprogrammet på Åland och i tre kustkommuner. Dessutom har Institutet för hälsa och välfärd ansökt om att även några andra kommuner ska ingå i vaccinationsprogrammet, men ansökan har ännu inte godkänts. Lovisa stad och Lappträsk kommun finns inte bland de här kommunerna. Förekomsten av TBE (fästingburen encefalit) har enligt statistiken från Institutet för hälsa och välfärd varit nära noll i Lovisa- och Lappträskregionen. Situationen kan förändras därför att förekomsten av TBE i till exempel Kotka skärgård är redan klart högre än medeltalet i landet. Det nationella vaccinationsprogrammet beaktar de ansvar och risker samt den kostnads- och nyttokalkyl som hör samman med vaccinationerna. Den verksamhet som inte hör till vaccinationsprogrammet är i allmänhet inte kostnadseffektiv och kan innebära oanade säkerhets- och ansvarsrisker. Vaccinet på tre doser kan man skaffa själv till ett pris av cirka hundra euro och vaccinet kan ges gratis på hälsovårdscentralen. Bilaga 17, motionen Lovisa stad och Lappträsk kommun följer det nationella vaccinationsprogrammet. Varje kommuninvånare ansvarar själv för anskaffningen av övriga vacciner. Alla som vill kan köpa
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 14 TBE-vaccinet (vaccin mot fästingburen encefalit) på egen bekostnad och vaccinet kan ges på hälsovårdscentralen. Vid hälsovårdscentralen följer vi med hur situationen utvecklas och agerar enligt eventuella nya direktiv. Enligt förslaget. STST 60 Bilaga nr 4. Föredragning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Stadsstyrelsen godkänner för sin del svaret på motionen och föreslår att stadsfullmäktige godkänner svaret och konstaterar att motionen är slutbehandlad. Paragrafen justeras omedelbart. Beslut enligt förslaget. Paragrafen justerades omedelbart.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 15 Stadsstyrelsen 61 04.09.2017 Nämndernas och sektionernas beslut STST 61 Följande nämnder har sänt beslutsförteckningar från sina möten: grundtrygghetsnämnden 24.8.2017 Stadsstyrelsen antecknar för kännedom och meddelar nämnderna och sektionerna att den inte enligt 51 i kommunallagen kommer att ta ärendena till behandling. Beslut enligt förslaget.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 16 Stadsstyrelsen 62 04.09.2017 Övriga ärenden STST 62 A) Begäran om utlåtanden: 1. Regionförvaltningsverket i Södra Finland, begäran om utlåtande, Suomen Turvallisuusverkko Oy; Att anlägga en fiberkabel i havet och tillstånd till förberedelser. 2. Regionförvaltningsverket i Södra Finland, begäran om utlåtande, Eastern Lights Finland I Oy; Att anlägga en fiberoptisk undervattenskabel i havet för telekommunikation i Norra Östersjön, Skärgårdshavet och i Finska Viken på sträckan Föglö Kotka. 3. Miljöministeriet, begäran om utlåtande; Allmänt avtal (det så kallade Esboavtalet, E/ECE/1250) gällande gränsöverskridande miljökonsekvensbedömning, Nord Stream 2 AG:s miljökonsekvensbeskrivning angående naturgasledningsprojektet. Möjlighet till komplettering av kommentarerna gällande Danmark. stadsstyrelsen ger inga utlåtanden i ärendena. B) Lovisa travbana, begäran om understöd för serviceinvestering. ärendet behandlas i samband med budgetbehandlingen. C) En skolprojektgrupp tillsätts: Bildningsnämnden: Jonna Hinttaniemi och Sofia Nevalainen Tekniska nämnden: Ralf Sjödahl och Jouni Malmivaara Stadsstyrelsen: Tom Liljestrand, Jari Kekkonen och Mia Heijnsbroek-Wirén. D) Roddutmaning: man utreder om det är möjligt att Lovisa kan få ett roddlag av fullmäktigeledamöterna. E) Besök i Pyhäjoki 12 13.10, deltagare: Arja Isotalo, Juha Karvonen, Mia Heijnsbroek-Wirén, Kristina Lönnfors, Sten Frondén och Kirsi Kettunen. Antecknades för kännedom.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 17 Stadsstyrelsen 30 07.08.2017 Stadsstyrelsen 43 28.08.2017 Stadsstyrelsen 63 04.09.2017 Val av representanter till olika samfund, dottersamfund och samkommuner 569/00.00.01/2017 STST 30 Beredning: ekonomidirektör Kirsi Kettunen Stadsstyrelsen väljer representanter eller kandidater till förvaltningsorganen, där Lovisa stad har representation och ger vid behov anvisningar åt dem. De valda representanterna ska agera i enlighet med stadens intresse och genom sin egen verksamhet främja ett förtroendefullt och interaktivt samarbete mellan stadsstyrelsen, stadsdirektören och de berörda tjänstemännen. För Lovisa stads ägarstyrning har upprättats ramar i koncerndirektivet som godkänts av stadsfullmäktige 14.3.2012 i 28. Koncerndirektivet gäller Lovisa stad och dess dottersamfund samt dessas dottersamfund. Stadens representant i samkommuner och Lovisa stads intressesamfund ska sträva efter att principerna i stadens koncerndirektiv tillämpas. Stadsstyrelsen eller stadsdirektören ger vid behov anvisningar till de personer som företräder staden i olika samfund i enlighet med kommunallagen. Dottersamfunden är förpliktade att be om koncernledningens anvisningar innan beslut med betydande konsekvenser fattas. Företrädarna och dottersamfunden ska kräva och stadsstyrelsen eller stadsdirektören ska ge anvisningar i bland annat följande ärenden: val av styrelsemedlemmar och verkställande direktör val av revisor. Dottersamfundens revisor ska enligt koncerndirektivet vara densamma som stadens revisor ändring av bolagsordning eller stadgar betydande upptagning av lån eller ingång av borgensförbindelse eller ställande av annan säkerhet betydande köp eller försäljning av egendom eller annan investering delägarskap i andra samfund försäkring och annan riskhantering principiellt eller ekonomiskt betydande avtal och vittomfattande ändringar i verksamheten såsom att väsentligt utvidga eller dra in verksamheten stadsdirektören och stadsstyrelsen har rätt att vid behov utnämna en representant till ett dottersamfunds styrelsesammanträden. Representanten har yttranderätt. Lovisa stad har representation i enlighet med bilagan.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 18 Bilaga nr 1. Föredragning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Stadsstyrelsen bearbetar den bifogade tabellen och ge den vidare till stadsfullmäktigegrupperna. Tabellen fungerar som verktyg för fullmäktigegrupperna då de väljer representanterna. Ändrat förslag: Stadsstyrelsen bearbetar den bifogade tabellen och ger den vidare till stadsfullmäktigegrupperna. Tabellen fungerar som verktyg för fullmäktigegrupperna då de föreslår representanter till samfund, dottersamfund och samkommuner. Beslut enligt ändrat förslag. STST 43 Bilaga nr 4. Föredragning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Stadsstyrelsen väljer representanter eller kandidater till förvaltningsorganen, där Lovisa stad har representation. De valda representanterna framgår av den kompletterade bilagan. Beslut enligt förslaget. STST 63 Bilaga nr 5. Beredning och föredragning: förvaltningsdirektör, tf. stadsdirektör Kristina Lönnfors I tabellen som behandlades på föregående möte fanns ett fel gällande antalet ledamöter i styrelsen för Föreningen vatten- och luftvård för Östra Nyland och Borgå å r.f. Staden har två ledamöter i ifråga varande styrelse. Stadsstyrelsen väljer utöver den redan valda styrelseledamoten och dennas ersättare en till styrelseledamot samt en ersättare för denna
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 19 till styrelsen för Föreningen vatten- och luftvård för Östra Nyland och Borgå å r.f. På grund av den person som föreslagits till ledamot anmälde tf stadsdirektör Kristina Lönnfors jäv och avlägsnade sig från sammanträdeslokalen. Till ledamot valdes Mats Lönnfors och till ersättare för honom Maud Östman. Beslut enligt förslaget.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 20 Stadsstyrelsen 64 04.09.2017 Förslag till representant i regionala räddningsnämnden i Östra Nyland 623/00.00.01/2017 STST 64 Beredning och föredragning: förvaltningsdirektör, tf. stadsdirektör Kristina Lönnfors Kommunerna i Östra Nyland har med sitt beslut från år 2003 om samarbetsavtal beslutat sköta det regionala räddningsväsendet i Östra Nyland. Borgå stad ansvarar för förvaltningen av regionala räddningsväsendet. Stadsfullmäktige i Borgå tillsätter för förvaltningen av räddningsväsendet en regional räddningsnämnd som verkar underställd statsstyrelsen i Borgå. Borgå stad ansvarar för förvaltningen av regionala räddningsväsendet. Borgå stad ber Lovisa stad om förslag till ledamot och ersättare i regionala räddningsnämnden i Östra Nyland. Räddningsnämnden har 8 ledamöter. Av dessa är två (2) ledamöter från Borgå stad och en (1) ledamot från respektive avtalskommun. Stadsstyrelsen föreslår stadsfullmäktige att den ger Borgå stad sitt förslag till Lovisa stads representant som ledamot och ersättare i Östra-Nylands regionala räddningsnämnd för nuvarande fullmäktigeperiod. Beslut enligt förslaget. Paragrafen justerades omedelbart.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 21 Stadsstyrelsen 65 04.09.2017 Ägarstyrning till styrelsen för Lovisa Bostäder Ab 979/00.01.00/2010 STST 65 Beredning: ekonomidirektör Kirsi Kettunen Verksamheten för Lovisa Bostäder Ab började 1.1.2017 till följd av en fusion. I fusionen fusionerades åtta helt av Lovisa stad ägda bolag till ett bolag under namnet Lovisa Bostäder Ab. Under bolagets besittning sammanfördes även två stiftelser som samtidigt sammanslogs till en stiftelse. Lovisa Bostäder Ab:s kärnuppgift är att producera och upprätthålla trivsamma bostäder för Lovisabor och i synnerhet för nya Lovisabor som flyttar till staden. Målet har varit att bygga upp ett bolag som verkar på en sund ekonomisk grund och som kan erbjuda gott och högklassigt modernt hyreshusboende. Det nya bolaget är en stor aktör inom bostadsmarknaden i Lovisa. Lovisa Bostäder Ab:s omsättning kommer enligt prognosen att uppgå till dryga två miljoner euro per år. Balanseringen av Lovisa Bostäder Ab:s kostnads- och inkomststruktur kommer att kräva yrkesmässig arbetsinsats ur aspekten av stadens totala fördel. Det lönar sig att särskilja uppgifterna för den verkställande direktören och den tekniska fastighetsförvaltningen i och med att den fusionerade helheten är stor och utmanande. En särskiljning av funktionerna skulle möjliggöra en helhetsbetonad utveckling av hyresbostadsverksamheten i enlighet med Lovisa stads strategi och den totalekonomiska fördelen. Disponenter har hittills ansvarat för bolagens förvaltning (åtta olika bolag) och skött om bolagens praktiska ärenden. I de utredningar som gjordes för fusioneringen kunde man konstatera att Lovisa stads fördel inte beaktas i omfattande grad i förvaltningsprocesserna för värdledda fastighetsbolag. Alternativ för ordnandet av fastighetsförvaltningen 1) Alla tjänster som anknyter till fastighetsförvaltning köps av en aktör som erbjuder fastighetsförvaltningstjänster. a. Disponentbyrå disponent som utsetts för bolaget och som i hyreshus går under benämningen verkställande direktör b. Teknisk fastighetsförvaltning c. Bokföring d. Fastighetssekreterartjänster
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 22 I denna modell köps alla tjänster av en disponentbyrå som ansvarar för att de lagstadgade uppgifter som hör till fastighetsförvaltningen uppfylls. Bolagets ledning och ägaren har begränsade möjligheter att påverka på de separata delområden som hör till fastighetsförvaltningen. Om någon av de ovan nämnda delområdena inte till exempel tillfredsställer bolagets ledning och kunder (hyresgästerna) har bolaget möjlighet att påverka tjänstens kvalitet i regel genom att framföra sitt missnöje. Då disponentbyrån byts ut går all den icke-nedtecknade information som samlats om fastigheterna och boendekontakterna helt förlorad. Disponenten eller den verkställande direktören sköter bolagets löpande ärenden, men utvecklingen av bolaget kvarblir lätt på ägarens axlar. 2. Fastighetsförvaltningens delområden särskiljs så att tjänsterna kan produceras som egna tjänster eller anskaffas som köpta tjänster. I denna modell är utgångspunkten den att bolaget har en anställd verkställande direktör. a. En anställd verkställande direktör b. Teknisk fastighetsförvaltning anställd personal eller som köpt tjänst c. Bokföring anställd personal eller som köpt tjänst d. Fastighetssekreterartjänster anställd personal eller som köpt tjänst I denna modell har bolaget en anställd verkställande direktör och övriga tjänster kan anskaffas som köpta tjänster eller bolaget kan anställa personal för att producera tjänster. Den anställda verkställande direktören kan tillsammans med styrelsen fokusera på att realisera bolagets lagstadgade skyldigheter, i intensivt samarbete med en bokföringsbyrå på att ha bolagets finansiella situation under kontroll och på att utveckla bolaget med ägaren i enlighet med stadens strategi. Till den anställda verkställande direktörens centrala uppgifter bör höra att skapa ett bolag som verkar på en sund ekonomisk grund ett bolag som i framtiden kan erbjuda gott och högklassigt modernt hyreshusboende. All den icke-nedtecknade informationen går inte förlorad om någon del (köpt eller anställd) byts ut. 3) Alla tjänster ordnas genom att anställa personal för bolaget. a. En anställd verkställande direktör b. Teknisk fastighetsförvaltning anställd personal c. Bokföring en anställd bokförare d. Fastighetssekreterartjänster en anställd fastighetssekreterare
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 23 I denna modell är alla anställda på bolagets egen lönelista. Denna modell gör bolaget mycket mer sårbart jämfört med en modell där vissa tjänster ordnas som köpta tjänster. Alla de centrala funktionerna är beroende av ett fåtal personer. Om en anställd blir sjuk eller om man önskar en ändring i verksamheten är denna modell svårare att genomföra. Denna modell skulle också kräva mer investeringar, såsom till exempel en kontorslokal, köp och uppgraderingar av ekonomiförvaltningsprogram, program som anknyter till fastighetsunderhåll, personalutbildningar etc. Föredragning: förvaltningsdirektör, tf stadsdirektör Kristina Lönnfors Enligt ägaren är det bästa alternativet att organisera förvaltningen enligt alternativ 2, och stadsstyrelsen föreslår styrelsen för Lovisa Bostäder Ab att den anställer en verkställande direktör för bolaget och inleder processen för ansökning av verkställande direktör i god tid innan det gällande disponentavtalet upphör ordnar det tekniska fastighetsförvaltningen högklassigt och kostnadseffektivt antingen som köpt tjänst eller som egen verksamhet ordnar bolagets bokföring och fastighetssekreterartjänster antingen som köpt tjänst eller som egen verksamhet. Beslut enligt förslaget.
LOVISA STAD PROTOKOLL 5/2017 24 Stadsstyrelsen 66 04.09.2017 Anmälningsärenden stadsstyrelsen för kännedom 625/00.04.01/2017, 626/00.04.01/2017 STST 66 a) Samkommunen Eteva kuntayhtymäs samkommunstämma, protokoll 2/2017 31.8.2017. b) Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt, fullmäktiges protokoll 30.8.2017. Antecknades för kännedom.