Arbetsordning för fullmäktige Fullmäktige

Transkript

1 1 ARBETSORDNING FÖR FULLMÄKTIGE I KAPITLET SAMMANTRÄDEN OCH BEHANDLING AV ÄRENDEN 1 Sammanträden Fullmäktige håller ordinarie sammanträden minst två gånger om året. Fullmäktige skall senast vid sitt sammanträde i juni: 1. behandla styrelsens berättelse över samkommunens verksamhet under det föregående kalenderåret samt bokslutet och revisionsberättelsen och revisionsnämndens berättelse för året samt de förklaringar och utlåtanden som har getts med anledning av anmärkningar 2. besluta om godkännande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet åt styrelsen och övriga redovisningsskyldiga samt om de åtgärder som de berättelser som nämns under punkt 1 kan ge anledning till Fullmäktige skall senast vid sitt sammanträde i december: godkänna samkommunens budget för nästa kalenderår samt en ekonomiplan för tre eller flera år. 2 Fullmäktiges konstituering Det första sammanträdet under fullmäktiges mandattid sammankallas av samkommunens styrelseordförande. Sammanträdet öppnas av den till åren äldsta bland de närvarande ledamöterna, och denna skall föra ordet till dess att ordförande och vice ordföranden för fullmäktige har valts. Fullmäktige väljer vid det första sammanträdet varje år inom sig ordförande samt en förste och andre vice ordförande för sin mandattid, om inte fullmäktige har beslutat att mandat tiden skall vara kortare. Om såväl ordföranden som vice ordförandena är frånvarande från fullmäktiges sammanträde eller är jäviga, skall den till åren äldsta fullmäktigeledamoten föra ordet till dess att en tillfällig ordförande har valts. 3 Kallelse till sammanträde och tillkännagivande om sammanträde Kallelsen till fullmäktiges sammanträde skall sändas minst sju (7) dagar före sammanträdet till fullmäktigeledamöterna, styrelseledamöterna och dem som har närvaro- och yttranderätt samt för kännedom till kommunstyrelserna i medlemskommunerna och till Helsingfors universitet. Inom samma tid skall tiden och platsen för sammanträdet anslås på samkommunens anslagstavla och publiceras i de tidningar som fullmäktige bestämmer. 4 Ordförandeskap Ordföranden skall leda behandlingen av ärendena och sörja för ordningen vid fullmäktiges sammanträden. Ordföranden får, efter att ha gett en varning, bestämma att en person som uppträder olämpligt skall avlägsnas. Om det uppstår oordning skall ordföranden avbryta eller upplösa sammanträdet. Ordföranden kan överlämna ordförandeskapet vid ett sammanträde till en av vice ordförandena och under den tiden delta i sammanträdet i egenskap av ledamot.

2 2 5 Konstaterande av beslutförhet Fullmäktiges sammanträde inleds med namnupprop och därvid ropas medlemskommunerna upp i bokstavsordning, dock så att Helsingfors universitet är först i ordningen. Efter namnuppropet skall ordföranden konstatera hur många fullmäktigeledamöter är närvarande och det sammanräknade röstetal som de representerar. Därefter skall ordföranden konstatera om fullmäktigesammanträdet är lagligen sammankallat och beslutfört. 6 En fullmäktigeledamot infinner sig till eller avlägsnar sig från sammanträdet En fullmäktigeledamot som inte är närvarande vid namnuppropet skall antecknas i protokollet som frånvarande. Infinner han sig senare till sammanträdet skall han anmäla sig till ordföranden, varvid i protokollet antecknas det ärende under vars behandling han infunnit sig till sammanträdet. Samma förfarande tillämpas när en ledamot avlägsnar sig från sammanträdet. Som närvarande betraktas de ledamöter som enligt protokollet har infunnit sig till sammanträdet och som inte har anmält att de avlägsnar sig från det eller som fullmäktige inte annars har konstaterat vara frånvarande. För att kunna konstatera vilka som är närvarande, bör ordföranden vid behov bestämma att namnupprop förrättas även under pågående sammanträde. 7 Inkallande av ersättare i fullmäktige En fullmäktigeledamot som är förhindrad att närvara vid sammanträdet skall kalla en ersättare i sitt ställe. Om en ledamot är jävig eller förhindrad att delta i behandlingen av ett ärende, kan han be sin ersättare delta i behandlingen av ärendet. 8 Styrelsens representanter vid fullmäktiges sammanträde Styrelsens ordförande och vice ordförandena samt verkställande direktören skall vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde. Deras frånvaro utgör dock inget hinder för behandlingen av ärendena. Ovannämnda personer och styrelseledamöter har rätt att delta i diskussionen, men inte i besluten, om de inte är ledamöter i fullmäktige. 9 Jäv Ordföranden skall vid behov låta fullmäktige besluta om en fullmäktigeledamot eller en annan person med närvarorätt är jävig. 10 Föredragningslistan och dess språk En föredragningslista över de ärenden som skall behandlas av fullmäktige skall göras upp för varje sammanträde. Föredragningslistan skall innehålla redogörelser för ärendena med nödvändiga bilagor samt de förslag till fullmäktiges beslut som lagts fram av styrelsen, revisionsnämnden eller ett tillfälligt utskott som tillsatts av fullmäktige. Ärendena tas upp i föredragningslistan i den ordning som ordföranden bestämmer. Föredragningslistorna skall göras upp både på finska och på svenska. Av bilagorna till föredragningslistan skall revisionsnämndens samt tillfälliga utskotts redogörelse och förslag till fullmäktiges beslut, revisionsberättelsen, verksamhetsberättelsen, bokslutet, instruktionerna samt förslagen till budget och verksamhetsplan

3 3 göras upp på vartdera språket. 11 Föredragning och behandling av ärendena Ärendena föredras för fullmäktige i den ordning som de förekommer i föredragningslistan, om inte fullmäktige beslutar något annat. Till grund för behandlingen ligger styrelsens förslag eller, om revisionsnämnden eller ett tillfälligt utskott har berett ärendet, nämndens eller utskottets förslag. Om styrelsen eller det tillfälliga utskottet har återtagit sitt förslag innan fullmäktige börjat avhandla ett ärende i föredragningslistan, skall ärendet strykas från föredragningslistan. På förslag av ordföranden kan fullmäktige även annars besluta att stryka ett ärende från föredragningslistan. De ärenden som skall behandlas vid fullmäktigesammanträden presenteras både på finska och på svenska. 12 Talarordning Sedan ordföranden har framlagt ärendet för fullmäktige och förklarat diskussionen öppnad, skall en fullmäktigeledamot som vill yttra sig tydligt anhålla om ordet. Deltagarna får ordet i den ordning som de har bett om det. Om en fullmäktigeledamot under sitt andra anförande eller strax efter att ha hållit sitt andra anförande begär replik, kan ordföranden efter egen bedömning ge ordet till fullmäktigeledamoten före de andra som begärt ordet. Om ordet begärts av samkommunens styrelseordförande eller om ordföranden är förhindrad, av någondera av styrelsens vice ordföranden eller verkställande direktören, skall ordet gå till honom/henne före andra fullmäktigeledamöter. Vid behandling av skriftliga frågor till styrelsen enligt 20, skall ordföranden innan han ger ordet till andra fullmäktigeledamöter först lämna ordet till den första undertecknaren av frågan om denna begär det. Vid behandling av revisionsnämndens eller ett tillfälligt utskotts förslag gäller beträffande ordföranden eller, då denna är förhindrad, vice ordförandena, vad som ovan föreskrivits om ordföranden för samkommunens styrelse. Ordföranden kan efter egen prövning ge företräde åt anföranden som gäller arbetsordningen. 13 Anföranden Den som fått ordet skall yttra sig från sin plats eller, om ordföranden så bestämmer, från den plats i sammanträdesrummet som är reserverad för ändamålet. Talaren skall hålla sig till det ärende som behandlas. Om han avlägsnar sig från ämnet, skall ordföranden uppmana honom att återgå till saken. Om talaren inte låter sig rättas efter tillsägelsen, skall ordföranden ta från honom ordet. 14 Avbrott i behandlingen Om det under diskussionen framställs ett för-slag om att ärendet skall bordläggas eller något annat förslag som, om det godkändes, skulle avbryta behandlingen av sakfrågan, skall de följande talarna på uppmaning av ordföranden yttra sig endast om detta förslag, och beslut i saken skall fattas innan vidare diskussion om själva ärendet tillåts. Om förslaget

4 4 godkänns, skall ordföranden avbryta behandlingen av själva sakfrågan; om förslaget förkastas, skall behandlingen fortsätta. Ett bordlagt ärende skall föreläggas fullmäktige vid följande sammanträde, om inte fullmäktige beslutar något annat. 15 Förslag Om det under diskussionens gång framställs ett förslag som gäller något annat än bordläggning, återsändande eller förkastande av ärendet, skall förslaget lämnas skriftligen, om ordföranden kräver det. När alla anföranden har hållits, förklarar ordföranden diskussionen avslutad. Därefter skall han redovisa de förslag som har framställts under diskussionen för godkännande av fullmäktige. 16 Förslag som förfaller De förslag som inte vunnit understöd skall anses ha förfallit, frånsett det förslag som ligger till grund för behandlingen. Sådana förslag som framställs med förbehåll eller som alternativ tas inte upp till omröstning. 17 Omröstningssätt En omröstning skall förrättas öppet. Om en omröstning har förrättats på något annat sätt än genom upprop, skall omröstningen förrättas på nytt genom upprop, om någon så kräver eller om ordföranden för klarhets skull anser det vara nödvändigt. 18 Omröstningsförfarande När flera förslag skall tas upp till omröstning, framställer ordföranden ett omröstningsförfarande, som skall godkännas av fullmäktige. Beträffande omröstningsförfarandet skall beaktas att 1. när ärendet skall avgöras med enkel majoritet tas först upp till omröstning de två förslag som avviker mest från det förslag som ligger till grund för behandlingen, varefter det segrande förslaget ställs mot det av de återstående förslagen som avviker mest från det förslag som ligger till grund för behandlingen och så vidare till dess att det slutliga motförslaget till det förslag som ligger till grund för behandlingen fås fram; dock med beaktande av att om till omröstning tas upp ett förslag som innebär att det förslag som ligger till grund för behandlingen helt förkastas, skall det till sist tas upp till omröstning mot det av de övriga förslagen som utgått som segrare 2. när ärendet gäller beviljande av anslag, röstar fullmäktige först om godkännande eller förkastande av det förslag som gäller det största beloppet och så vidare i storleksordning till dess att något förslag godkänns. Därefter förrättas inte längre någon omröstning om förslag som gäller mindre belopp 3. när förslaget är sådant att det kan godkännas eller förkastas oberoende av andra förslag, skall fullmäktige rösta separat om godkännande eller förkastande av detta förslag. 19 Motion Sedan behandlingen av ärendena på föredragningslistan är avslutad har fullmäktigeledamöterna, efter att först ha meddelat ordföranden, rätt att väcka en motion om ärenden med anknytning till samkommunens verksamhet och förvaltning. Motionen skall vara skriftlig och lämnas till ordföranden. Motionen skall utan vidare behandling remitteras till styrelsen för beredning.

5 5 Styrelsen skall varje år före utgången av december för fullmäktige framlägga en förteckning över de motioner som väckts av fullmäktigeledamöter och som tillställts styrelsen, men som fullmäktige inte har behandlat slutgiltigt före utgången av föregående år. Samtidigt skall styrelsen meddela vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av motionerna. Fullmäktige kan konstatera vilka av motionerna är slutbehandlade. 20 Skriftliga frågor till styrelsen Fullmäktige kan ställa en fråga till styrelsen om sådana ärenden som gäller samkommunens verksamhet och förvaltning, om frågeställarna företräder minst en fjärdedel av fullmäktige. Frågan skall ställas skriftligen. Styrelsen skall besvara frågan senast vid det fullmäktigesammanträde som följer närmast efter att tre (3) månader förflutit sedan frågan ställdes. Om det i samband med behandlingen av ärendet framläggs ett förslag om att tillsätta ett utskott med uppgift att utreda ärendet, skall fullmäktige besluta om detta. Fullmäktige får inte fatta något annat beslut med anledning av ärendet. Om fullmäktige beslutat remittera frågan till styrelsen för ny beredning, skall svaret avges inom samma tid från remitteringsbeslutet som bestäms för svar på skriftlig fråga ovan. 21 Frågestund Fullmäktiges ordförande får kalla samman en särskild frågestund eller besluta att en särskild frågestund hålls i samband med fullmäktiges sammanträde. Under frågestunden har fullmäk-tigeledamöterna tillfälle att ställa frågor med an-knytning till de ärenden som fullmäktige skall behandla till styrelsens ordförande och vice ordförandena samt föredraganden. Frågorna skall ställas skriftligen. I kallelsen skall anges vilka ärenden som tas upp under frågestunden och när frågorna senast skall lämnas in till samkommunens registrators-kontor. Om frågestundens längd och om förfarandena under denna beslutar fullmäktiges ordförande. Ordföranden kan tillåta frågeställaren att ställa ytterligare två muntliga frågor. Under frågetimmen skall fullmäktiges ordförande föra ordet och fullmäktiges protokollförare skall fungera som sekreterare. Sekreteraren skall föra en förteckning över frågorna och svaren under frågestunden. 22 Klämmar Fullmäktige kan efter beslut i ett ärende godkänna en hemställningsmotion (en kläm) till styrelsen. Klämmen skall ha anknytning till det ärende som behandlats och får inte stå i strid med eller innebära ändringar i fullmäktigebeslutet. Till den som framställt en godkänd kläm skall styrelsen senast inom ett år efter framställningen av klämmen lämna en skriftlig redogörelse för de åtgärder som vidtagits med anledning av klämmen. 23 Initiativ från invånare i samkommunens medlemskommuner Styrelsen skall för varje kalenderår till fullmäktige lämna en förteckning över de initiativ som gäller samkommunens verksamhet och som hör till fullmäktiges befogenheter samt över de åtgärder som vidtagits med anledning av initiativen. Vid behandling av initiativ som tagits av kommuninvånare tillåts diskussion. Styrelsen

6 6 skall låta föra protokoll över diskussionen. Protokollet skall beaktas vid beredning av ärendena i fråga. Beslut i fråga om enskilda initiativ tillåts inte, frånsett klämmar. II KAPITLET VAL 24 Röstsedel Om val förrättas med slutna sedlar skall röstsedeln vara hopvikt på så sätt att innehållet inte syns. Annars är röstsedeln ogiltig. En röstsedel är ogiltig också om det inte tydligt framgår vilken kandidat som avses eller om röstsedeln innehåller ovidkommande namnteckningar eller andra anteckningar. Ordföranden anger på röstsedeln det röstetal som varje ledamot förfogar över. 25 Kandidater Röster kan avges för varje kandidat som kan komma i fråga vid val, oavsett om någon föreslagit eller understött honom under diskussionen. 26 Förvaring av röstsedlar De röstsedlar som avgetts vid ett val skall sparas till dess beslutet vid det val där de använts har vunnit laga kraft. Detsamma gäller även lottsedlar som använts vid lottning. Om valet har förrättats med slutna sedlar skall sedlarna förvaras i slutet kuvert. A Proportionella val 27 Fullmäktiges valnämnd För förrättande av proportionella val skall fullmäktige utse inom sig en valnämnd vid det första sammanträdet under fullmäktiges mandattid. Valnämnden skall bestå av fem ordinarie ledamöter och lika många personliga ersättare. Fullmäktige utser en av de invalda till ordförande och en till vice ordförande. Nämnden är beslutför när minst tre ledamöter är närvarande. Nämnden har rätt att anlita sakkunniga och utse en sekreterare. 28 Inlämnande av kandidatlistor och namnupprop vid valförrättning Fullmäktige fastställer när kandidatlistorna senast skall lämnas till fullmäktiges ordförande och när valförrättningen skall börja. 29 Uppgörande av kandidatlistor En kandidatlista får innehålla namnen på högst så många kandidater som det skall väljas vid valet. I rubriken på kandidatlistan skall nämnas vid vilket val den skall användas. Kandidatlistan skall undertecknas av minst tre fullmäktigeledamöter. Den första undertecknaren är ombud för kandidatlistan på det sätt som avses i kommunallagen. Ombudet lämnar listan till fullmäktiges ordförande och har rätt att göra de rättelser som anges i Granskning och rättelse av kandidatlistor När tiden för inlämnandet av kandidatlistorna har gått ut lämnar fullmäktiges ordförande listorna till valnämnden, som prövar om listorna är uppgjorda på behörigt sätt. Om valnämnden upptäcker fel i kandidatlistan, skall det ombud

7 7 som avses i 29 ges tillfälle att rätta till felen inom den tid som valnämnden bestämmer. Om en och samma person fortfarande efter att kandidatlistan rättats till förekommer som kandidat på två eller flera listor, skall valnämnden om möjligt fråga kandidaten vilken lista hans namn skall stå kvar på. 31 Sammanställning av kandidatlistor Valnämnden gör en sammanställning av de godkända vallistorna. Varje kandidatlista har ett ordningsnummer i sammanställningen. Sammanställningen av kandidatlistorna skall hållas framlagd i fullmäktiges sammanträdesrum. Vid valet får namnupprop förrättas först en kvarts timme efter att sammanställningen lagts fram. 32 Valförrättning Varje fullmäktigeledamot skall i den ordning som namnuppropet anger till fullmäktiges ordförande lämna en röstsedel på vilken han har antecknat numret på den kandidatlista som han röstar på. 33 Konstaterande av valresultat Efter namnuppropet lämnar fullmäktiges ordförande röstsedlarna till valnämnden, som undersöker om de är giltiga samt räknar ut valresultatet. Nämnden tillkännager valresultatet skriftligen för fullmäktiges ordförande, som sedan delger fullmäktige resultatet och låter anteckna det i protokollet. B Majoritetsval 34 Valbiträden Vid majoritetsval med slutna sedlar, skall fullmäktiges ordförande kalla minst två ledamöter att biträda vid valförrättningen. 35 Avgivande av röster Varje ledamot skall lämna sin röstsedel till ordföranden i den ordning som anges i namnuppropet. III KAPITLET UTSKOTT 36 Tillsättande av ett tillfälligt utskott Om fullmäktige har beslutat att bland sina ledamöter tillsätta ett tillfälligt utskott, skall frågan om sammansättningen och valet av utskottet bordläggas för att behandlas vid fullmäktiges nästa sammanträde. IV KAPITLET PROTOKOLL 37 Protokoll I fullmäktiges protokoll skall antecknas 1. vilka ledamöter som har varit närvarande vid sammanträdet samt när ordföranden eller någondera av vice ordförandena har fört ordet vid sammanträdet 2. vilka styrelseledamöter, som inte är fullmäktige, och vilka tjänsteinnehavare som har varit närvarande 3. vem som har varit protokollförare 4. att sammanträdet har konstaterats vara lagligen sammankallat och beslutfört 5. vem som har utsetts till protokolljusterare 6. för varje ärende en redogörelse för ärendet, vilka förslag som framställts, om de har vunnit understöd eller förfallit, omröst-

8 8 nings-förfarandet, omröstningarna med resultat, valförrättningarna och valbiträdena samt valresultat, vilka fullmäktigeledamöter som konstaterats vara jäviga och de reservationer som gjorts 7. andra omständigheter som belyser sammanträdet och dess förlopp. Namnupprops- och röstlängder skall fogas till protokollet. Protokollet skall göras upp på finska, dock med beaktande av bestämmelserna i språklagen. Fullmäktiges protokoll justeras av två ledamöter, som för varje gång utses i detta syfte, om inte fullmäktige i fråga om något ärende har beslutat att protokollet i sin helhet eller för något ärendes del skall justeras på något annat sätt. I slutet av protokollet skall antecknas protokollförarens intygan om när protokollet har hållits framlagt. Efter justering sänds fullmäktiges protokoll för kännedom till medlemskommunernas kommunstyrelser och till Helsingfors universitet 38 Ikraftträdande Fullmäktiges arbetsordning träder i kraft Åtgärder som verkställigheten av fullmäktiges arbetsordning förutsätter får vidtas innan den träder i kraft.