Verksamhetsrapport Tertial 1 2016 Servicesektorn
Innehållsförteckning 1 Verksamhetsöversikt... 4 2 Sammanfattning... 5 3 Volymer... 7 3.1 Måltidsservice... 7 3.2 Bemanningsenheten... 7 4 Måluppföljning... 8 4.1 Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar)... 8 4.1.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt.. 8 4.1.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service... 9 4.1.3 Säkra långsiktig personalförsörjning... 10 4.1.4 Underhållsåtgärder prioriteras... 11 4.1.5 Åtgärder för budget i balans... 12 4.2 I Kungälv finns arbete åt alla... 13 4.2.1 Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete... 13 4.3 Minskad segregation... 13 4.3.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program... 13 4.4 Minskad miljö och klimatpåverkan... 14 4.4.1 Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp... 14 5 Ekonomi... 16 5.1 Utfall för hela sektorn (Tkr)... 16 5.2 Nettokostnad per verksamhet... 16 5.3 Kommentar till utfall... 16 6 Personal... 18 6.1 Anställda... 18 6.2 Antal arbetade timmar... 18 6.3 Sjukfrånvaro... 19 6.4 Sjuklönekostnad... 19 6.5 Kommentar till utfall av personalavsnittet... 20 7 Övriga viktiga händelser... 21
1 Verksamhetsöversikt Servicesektorns version är att leverera service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Kärnverksamheterna kan beställa service till sin verksamhet på två sätt. Antingen genom Servicenivåavtal eller genom beställningar. Beställningar i sin tur komma ur en servicekatalog eller genom uppdrag. I utformningen av avtal och arbete i Serviceråden deltar förutom beställare och leverantör också samordningsansvarig från Kommunledningssektorn. Sektorn har som målsättning att kontinuerligt utveckla sin service och en viktig del i detta arbete är Serviceråden. I råden möts representanter från kärnverksamheten och utförarverksamheten inom de olika serviceområdena. Från den 1 januari 2016 har sektorn följande organisation:
2 Sammanfattning Måluppföljning. Servicesektorn arbetar under verksamhetsåret 2016 med sju sektormål som är kopplade till 4 av Kommunfullmäktiges strategiska mål (Se nedan). Våra mål och uppföljning av dessa för perioden januari-april 2016 kommer nedan att presenteras. 1. Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Visionen för Servicesektorn är att våra kunder upplever att sektorn levererar service på ett professionellt sätt samt att kunderna upplever att de får den service som överenskommits. För att uppnå detta mål genomförs dagligen aktiviteter i samtliga sektorns verksamheter. 2. Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Servicesektorns verksamheter har vid jämförelse med liknande verksamheter i andra kommuner/organisationer (i det fall detta finns) kunnat konstatera att kostnaderna är i linje med dessa. Det pågår ett ständigt förbättringsarbete kring att minska kostnaderna i tjänsteproduktionen. 3. Säkra långsiktig personalförsörjning Servicesektorn bedriver ett strategiskt arbete för att säkra långsiktig personalförsörjning. Långsiktig personalförsörjning är ett mångfacetterat mål som dels syftar till att säkerställa dagens behov. Dessutom måste en strategi göras för att kunna vara redo för att ta emot framtida arbetskraft. Under år 2015 genomfördes en medarbetarenkät. Resultatet för nöjd medarbetarindex var 78 % för sektorn, vilket är en ökning med 12% sedan förra mätningen. Det är av vikt att fortsätta den positiva utvecklingen i denna strategiskt viktiga fråga och det pågår aktiviteter och löpande arbete som kan hänföras till detta mål kontinuerligt under året. 4. Underhållsåtgärder prioriteras Det planerade underhållet kommer att ske enligt plan utifrån de resurser som tilldelats för året. Dock motsvarar inte de tilldelade resurserna det behov som finns enligt underhållsplan. Bristen medför att lokalerna fortlöpande blir i sämre skick med följd av att inomhusmiljön försämras. Vår målsättning är att utföra underhåll så ekonomiskt och prioriterat som möjligt med minsta möjliga administration och vi samarbetar med andra parter för att få samsyn och uppnå bra standard på våra fastigheter. 5. Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Sektorn arbetar på flera sätt för att uppnå detta mål bland annat i samarbete med Arbetslivscentrum, för att finna lämpliga arbetsplatser inom främst Måltidsservice. Bemanningsenhetens arbetar med målet för "en väg in", där en stor del av satsning är att få in fler ungdomar i arbete. Hamnverksamheten planerar att anställa yngre vuxna under sommarperioden. 6. Genomför åtgärder enligt funktionshinderspolitiskt program Verksamheterna, främst Fastighet och Entreprenad anpassar fastigheter och mark vid om- och nyprojektering så att de uppfyller tillgänglighetskraven i Boverkets Bygg Regler (BBR) Hela sektorn förvaltar den utbildning inom området som man fick under år 2015. 7. Minskad energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Inom Servicesektorn arbetar vi med att "aktivt" göra val som gynnar en positiv påverkan på vår miljö. Exempel på detta är val av ekologiska produkter och inköp av energisnål utrustning till verksamheter inom sektorn.
Ekonomi Servicesektorn redovisar för perioden en negativ avvikelse med 7 mkr vilket främst beror på ej debiterade hamnavgifter, kostnader för branden av Sandbackaskolan som kommer att regleras och ett nytt projektuppföljningssystem hos entreprenadenheten som har försenat den löpande internfaktureringen. Måltidsservice redovisar ett stort överskott i T1 som beror på ökad effektivitet i kombination med ökad försäljning. För hösten planeras en prissänkning. För året prognostiserar Servicesektorn en positiv avvikelse med 1 mkr. Personal Sektorn har under första tertialen 2016 haft 8 färre medarbetare än planerat. Jämfört med förra året har sektorn ca 50 färre medarbetare, då Personal och löneadministration samt IT har gått över till SOLTAK. Antal producerade arbetstimmar under första delen av året ligger i nivå med antalet planerade arbetstimmar sett till hela året. Överlag så ökar sjukskrivningarna i omfattning inom Kungälvs Kommuns olika sektorer. Medarbetarna inom Servicesektorn jobbar till stor del inom utsatta yrkesgrupper då de i många fall har tunga arbeten med lyft och förflyttningar, kan av hygienskäl inte arbeta i köksmiljö om risk för smitta föreligger samt arbetar ganska långt ut i verksamheterna. Dessa orsaker kan till viss del förklara den ökande trenden för sektorns del. Kommunfullmäktiges (KF) Strategiska mål Sektormål Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Säkra långsiktig personalförsörjning Underhållsåtgärder prioriteras Åtgärder för budget i balans I Kungälv finns arbete åt alla Attraktivt boende Minskad segregation Minskad miljö och klimatpåverkan Gör rätt från början investera i barn och unga Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp
3 Volymer Färgmarkeringen till volymtalen visar avvikelse mellan plan och prognostiserat utfall på helår. Volymtalet får grönt om avvikelsen är mindre än 2 procent, Gult om avvikelse är 2 till 5 procent. Rött vid mer än 5 procent avvikelse. Röd färg indikerar alltså endast avvikelsen från planen och inte nödvändigtvis att resultatet är dåligt. Trendpilen visar förändring av utfall jämfört med föregående år. 3.1 Måltidsservice Volymtal Utfall Plan Prognos helår Plan helår Antal serverade måltider totalt 847 679 816 705 2 400 000 2 340 000 Antal serverade luncher inom förskola 85 663 78 364 245 000 239 000 Antal serverade luncher inom skola 282 238 282 199 817 000 817 000 Antal serverade luncher inom gymnasieskola 104 525 96 816 280 000 273 000 Antal serverade luncher inom äldreomsorg 62 465 63 405 191 000 191 000 Antal serverade måltider totalt ligger ca 3,8 procent över plan vilket påverkar ekonomiska utfallet. 3.2 Bemanningsenheten Volymtal Utfall Plan Prognos helår Plan helår Antal beställningar i Time Care Pool 13 900 14 000 42 000 42 000 Tillsättningsgrad % 88% 95% 93% 95% Tillsatta timmar 104 000 114 000 300 000 300 000 Bemanningsenheten klarar inte sitt mål att tillsätta 95 procent av alla beställningar. Antalet vakanser ute i verksamheterna håller i sig. Antal beställningar håller i sig, medans antal tillsatta timmar är mindre än plan.
4 Måluppföljning 4.1 Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) 4.1.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Målet är kopplat till den vision som sektorn arbetar mot: Servicesektorn stöttar verksamheterna. Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Uppdrag Levererar kostnadseffektiv service som ökar nyttan i kärnverksamheterna Ansvarar för servicekatalogen Arbetar i stödprocesserna och med drift/produktion. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Detta mål symboliserar allt som Servicesektorn står för och arbete sker dagligen i alla sektorns delar, för att kunna uppfylla detta mål. Några av aktiviteternas utfall kommer i nedanstående text att kommenteras. Analys Sektorns uppdrag är att en professionell service till våra kunder och en viktig del av målsättningen är att kunden är nöjd med den avtalade tjänsten. Återkoppling på vårt utförda arbete sker i Serviceråden, där möten med våra beställare sker och en representant från Kommunledningssektorn har en samordnande funktion. Så här går vi vidare Under året kommer vi att fortsätta med Serviceråden och andra möten med kund för att få en uppfattning av kundens upplevelser av servicen från vår sektor. Dessutom kommer sektorn att fortsätta att utveckla Servicekatalogen med syftet för att förtydliga och förbättra verksamhetens utbud på ett lättillgängligt sätt. En organisationsförändring inom två av sektorns enheter pågår och en av målsättningarna i det arbetet är att renodla uppdragen och tydliggöra dem inför kund. Indikator Utfall Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 88% 95% Aktivitet Stäm av leverans, ärenden samt övrigt - på plats
Aktivitet Informera fastighetsskötare om hur avstämning - leverans ärenden - skall utföras Framtagande av mallar för slutrapportering av avslut av fastighetsprojekt Genomgång och tydliggörande av SLA med VS personal Uppdrag per enhet beskrivs tydligt på intranätet Utveckla befintlig servicekatalog för Lokalvård Måltiden som en helhet inom Måltidsservice Uppbyggnad av Entreprenad för att möta 2016 års behov. Utveckla befintlig servicekatalog för Måltidsservice Organisationsförändring Framtagande av nyckeltal inom Lokalvården Information av Servicesektorn 4.1.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Servicen i servicekatalogen ska hålla en prisnivå som är i paritet med jämförbar service. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Servicesektorn genomför ett antal olika typer av jämförelser vad gäller kostnader, till exempel via branschnätverk, genom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) eller i samband med upphandling av likartad service Ett exempel är Måltidsservice där kommunen är skyldig att varje år rapportera sina kostnader till SCB, Statistiska Centralbyrån. Det som redovisas är måltidsverksamheten i grundskolan och kostnaden per elev och år. Kostnaderna har ökat jämfört med året innan vilket följer trenden i övriga landet. För år 2015 låg kostnaden för Kungälv under riksgenomsnittet med ca 10 procent. Analys Det är svårt för en del verksamheter inom sektorn att hitta kvalitetssäkrade jämförelsetal, då verksamhetens art och organisering gör det svårt att jämföra med andra kommuner. Vilka kostnader som kommunerna valt att lägga med i sina jämförelsetal varierar. I de fall jämförbar statistik funnits så kan sektorn konstatera att vi ligger väl till rent kostnadsmässigt i vår verksamhet. Så här går vi vidare Arbetet med att bedriva en kostnadseffektiv verksamhet är en naturlig del i sektorns arbete, och det kommer att fortgå löpande likväl som att identifiera jämförelsetal där det är möjligt. Varje verksamhet analyserar sin verksamhets utfall mot föregående års jämförbara period. Genom att fortsätta utveckla arbetet med Servicekataloger tydliggörs kostnader inom olika kategorier av service, vilket på sikt också kommer underlätta jämförelser med externa aktörer
Indikator Utfall Målvärde Budgetuppföljning -7 000 000 Kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola, kr/elev Aktivitet Regelbunden ekonomisk uppföljning i ledningsgruppen Uppföljning av entreprenader Översyn av timpriser för tekniska verksamheter Avslutad med avvikelse Ej påbörjad 4.1.3 Säkra långsiktig personalförsörjning Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Kommunens arbete utgår från aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare. I detta ingår åtgärder för att attrahera nya medarbetare, behålla kompetens och avsluta anställningar på ett positivt sätt. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall I all rekrytering och externa kontakter är det viktigt att marknadsföra Kungälvs kommun som en attraktiv arbetsgivare. Dessutom är det viktigt att chefer och andra i ledande position, driver ett arbete i vardagen för att behålla den kompetenta arbetskraft som sektorn har. Under år 2015 genomfördes en medarbetarenkät. Resultatet för nöjd medarbetarindex är 78 procent. för sektorn, en ökning med 12 procent sedan förra mätningen. Detta utfall skall jämföras med medarbetarindex på 73 procent för hela Kungälvs kommun. Det är viktigt att fortsätta den positiva utvecklingen i denna strategiskt viktiga fråga och det pågår aktiviteter och löpande arbete som kan hänföras till detta mål kontinuerligt under året. Analys Långsiktig personalförsörjning är ett mångfacetterat mål som dels syftar till att säkerställa dagens behov. Dessutom måste en strategi göras för att kunna vara redo för att ta emot framtida arbetskraft. Att säkerställa sektorns dagliga behov av arbetskraft kommer att pågå löpande under året. I samband med rekrytering i Bemanningsenheten tidigare lyckats får in en stor del i de yngre åldersintervallen. (18-24 år) och detta är något man fortsättningsvis även eftersträvar. Bemanningsenhetens uppdrag har förändrats till längre tidsperspektiv, från 3 månader till 9 månader. Så här går vi vidare Sektorn kommer dels att fortsätta sitt arbete med att säkerställa nuvarande bemanning, dels med visionsarbetet, som i förlängningen kommer stötta både nuvarande och framtida personalförsörjning.
Indikator Utfall Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 88% 95% Aktivitet Skapa VI-känsla i verksamheten (Fastighet) Effektiv o kvalitetssäkra vikarierekryteringen (Bemanningsenheten) Uppmuntra duktiga vikarier/medarbetare till att bli behöriga inom yrket. (Bemanningsenheten) Handledare till nyanställda inom Måltidsservice Medarbetares kompetens inom Måltidsservice Rondering Kompetensutveckling i datakunskap, Entreprenad med avvikelse 4.1.4 Underhållsåtgärder prioriteras Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla. Förhindra kapitalförstöring. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Vi planerar och utför det planerade underhållet i den utsträckning som vi får medel för. I år har vi fått tilldelat oss 15 miljoner kronor för planerat underhåll. Ungefär 50 st olika entreprenader har påbörjats under perioden januari till april 2016. Vi ser fortfarande en långsam process av kapitalförstöring då vi inte kan underhålla våra fastigheter tillräckligt. Vi har händelser som nu fallit ut som innebär fördyrande kostnader för kommunen. Andra kommuner har tidigare fallit i denna fälla då man tyckt att underhållet var för dyrt och fått betala mycket mer för att ställa saker till rätta. Vi ser även en stor ökning av miljöärenden som beror på lukter och fukt vilket tyder på sämre fastighetsbestånd. Analys Vi har för närvarande drygt 220 000 kvm lokalyta och bygger just nu mycket lokaler som innebär stora kostnader längre fram. Vi behöver underhållspengar på cirka 150kr/kvm per år. Detta är en medelkostnad i Sverige för offentliga lokaler, hänsyn har inte tagits till ålder eller tidigare underhållsåtgärder. För att kommunen skall komma ikapp vårt stigande underhållsbehov behöver vi, utöver de 77kr/kvm som tilldelas planerat underhåll (PU), ytterligare ett tillskott på under kommande år.
Så här går vi vidare Vi tydliggör aktivt behovet per kvadratmeter då det är ett enkelt och tydligt sätt att jämföra både ambitionsnivå samt rena kostnader. Vi jobbar på med att utföra underhåll så ekonomiskt och prioriterat som möjligt med minsta möjliga administration. Vi har bra program för att se vårt teoretiska behov av underhåll många år framöver. Vi har tagit fram en bra fastighetsplan som gäller över tid, där kan vi se framtida behov och statuskondition på våra fastigheter. Vi samarbetar med Fastighetsservice, reparatörer, projektledare, lokalvårdare samt externa entreprenörer för att få samsyn och att alla hjälps åt för att uppnå bra standard på våra fastigheter. Aktivitet Underhållsplanering Fastighetsplan Larm, skydd & VVS grupp Förteckning över riskfastigheter Avslutad 4.1.5 Åtgärder för budget i balans Målet kommer från Sektor Tolkning De åtgärder som sektorn avser vidta för att nå målet budget i balans Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Sektorn arbetar med olika aktiveter inom de olika enheterna och har kommit olika långt i sitt arbete Analys Ett kontinuerligt arbete med att hitta den optimala organisationen för respektive verksamhet och i vissa fall har omplaceringar skett. Man jobbar också med helheten och föreslår sammanslagningar och effektiviseringar sektoröverskridande för att optimera produktionen. Aktiviteten lokaloptimering för Entreprenad och Fastighetsservice har avslutats. Entreprenad har gjort en översyn av sin nuvarande lokaler och kommer att vara kvar i dessa fast på en mindre yta. Så här går vi vidare Arbetet med åtgärder för att få budget i balans fortsätter enligt plan Aktivitet Se över driftsavtal Menyplanering Gemensamt uppdrag med skola och förskola att samarbeta runt i kring verksamhetsfrågor som leder till kostnadseffektiviseringar Lokaloptimering, Entreprenad och Fastighetsservice Översyn av samlastningen i Marstrand, hamnen Framtida postturer med avvikelse Avslutad med avvikelse
4.2 I Kungälv finns arbete åt alla 4.2.1 Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Genom ökad tillväxt bidrar Koncernen Kungälvs kommun till fler i arbete. Vi satsar aktivt på att tillsammans med andra aktörer (näringsliv, föreningar, andra myndigheter och kommuner, utbildningsanordnare) utveckla den lokala arbetsmarknaden. Ett kunskapslyft kan ge fler i arbete. Särskilda jobbsatsningar ska genomföras genom stödanställningar, praktikplatser, sommarjobb och utbildning, satsningar skall växla kostnader från försörjningsstöd till arbete och utbildning. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Av de 263 timavlönade som Bemanningsenheten har rekryterat under januari- april 2016, är 170 utav dessa i åldern 18-24 år, vilket motsvarar 65 procent. Måltidsservice samarbetar med Arbetslivscentrum (ALC) för att finna verksamheter där man kan erbjuda lämpliga arbetsplatser. Analys Bemanningsenhetens arbete är att få de timavlönade påbörja en utbildning så de kan fortsätta och arbeta i Kungälvs kommun med rätt kompetens. Så här går vi vidare Fortsatt arbete att rekrytera personal. Samarbetet med Arbetslivscentrum fortsätter för att erbjuda och hitta fler möjliga arbetsplatser under 2016. Aktivitet Praktikplatser i köken Timavlönade 4.3 Minskad segregation 4.3.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Målet kommer från Sektor Tolkning Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år Kommer att uppfyllas/är uppfyllt
Kommentar av utfall Servicesektorn anpassar allmän platsmark, fastigheter och tomtmark vid om- och nyprojektering men även i befintliga fastigheter för allmänheten där det finns åtgärder att förbättra utifrån ett funktionshinderperspektiv. Åtgärderna utförs enligt lägsta myndighetskrav och utförs på uppdrag av beställande enhet. Analys Som serviceorganisation ingår gott bemötande och därmed även värdskap. Genom att göra förbättringar i våra lokaler blir de tillgängliga för fler personer. Så här går vi vidare De centrala aktiviteterna ses över, samt en strategi kring att uppnå godkänd målsättning. Indikator Utfall Målvärde Tillgänglighetsanpassning i kommunens befintliga byggnader Aktivitet Sprida information internt om det funktionshinderpolitiska programmet Genomföra fortbildning för personal inom området för bemötande av brukare med funktionsnedsättning. Tillgänglighetsanpassning i nybyggnation Tillgänglighetsanpassning i befintliga byggnader 4.4 Minskad miljö och klimatpåverkan 4.4.1 Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Effektivisera kommunens egen energianvändning inom områdena fastighet, VA, anläggning, transport och gatubelysning. Minska koldioxidutsläpp från fossila bränslen både internt och externt i kommunen. Utsläpp i sjöar, älvar, bäckar och hav skall minska. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Servicesektorn ser resultat av sitt arbete med att ständigt arbeta med att "aktivt" göra val som gynnar påverkan på vår miljö med målsättningen att systematisera och effektivisera kommunens miljöarbete
Analys Måltidsservice har arbetat aktivt med att välja en större andel ekologiska livsmedel till de måltider som serveras. Verksamheterna har gjort medvetna val vid inköp av livsmedel där det är möjligt, och på så sätt har de bidragit till en mindre miljöpåverkan. Vid nybyggnation/renovering i köken har en maskinpark med låg energi och vattenförbrukning valts. Ny tillagningsmetod med ny specialutrustning avseende plåtar och bleck, där tillagning görs på högtemperatur och på mindre tid innebär att energibesparing på upp till 30 procent eller mer kan uppnås. Diskning av dessa bleck sker i vanlig diskmaskin vilket leder till besparing jämfört med disk i grovdiskmaskin med granuler (diskmedel). Minskat inköp av granuler leder både till besparing och till en mindre miljöpåverkan. Förbättring även av arbetsmiljön för medarbetare i Måltidsservice då plåtar/blecken kräver mindre manuell arbetsinsats vid diskning. Lokalvård arbetar kontinuerligt med sitt miljöarbete genom att tänka över och minska användandet av kemiska medel och i möjligaste mån optimera användandet av sina maskiner. I samband med planeringar av ny- och ombyggnation har Fastighet med som mål att minska energiförbrukningen. Ett arbete med projektanvisningar gällande energi och miljökrav för byggnation pågår. De flesta av bilarna i kommunens bilpool klarar idag miljökraven. Under året när befintliga bilar skall bytas ut så beaktar vi aktuella miljökrav. Hänsyn måste tas till att vissa specialfordon som inte går att få som miljöklassade. Ett arbete kring översyn och hantering av kommunens fordonspark och kommer att pågå under hela året. Så här går vi vidare Arbeta vidare enligt plan med att göra aktiva val av ekologiska/miljövänliga/energisnåla produkter där möjlighet finns. Miljövänliga fordon kommer att bytas in löpande, när de gamla kontrakten löper ut. Indikator Utfall Målvärde Ekologisk mat 24,85% 25% Miljöbilar 4 Aktivitet Ekologiska livsmedel Minska produktionssvinn i Måltidsservice enheter Minska energiförbrukning i våra byggnader. Frivillig avfallshantering Inköp av elhybrid bilar med avvikelse
5 Ekonomi 5.1 Utfall för hela sektorn (Tkr) Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos helår Plan helår Prognosavv ikelse Intäkter 84 239 94 572-10 333 282 653 282 153 500 Personalkostnader -39 729-41 875 2 146-125 125-125 625 500 Övriga kostnader -51 295-52 459 1 164-156 524-156 524 0 Summa kostnader -91 024-94 334 3 310-282 149-282 149 0 Nettokostnad -6 785 238-7 023 1 004 4 1 000 5.2 Nettokostnad per verksamhet Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos helår Plan helår Prognosavv ikelse Sektorchef 226 0 226 0 0 0 Hamnverksamheten -2 969 0-2 969 0 0 0 Entreprenad med Förråd och Transportcentral -5 586 0-5 586-2 000 0-2 000 Verksamhetsservice -16 0-16 0 0 0 Fastighet -2 586 0-2 586 0 0 0 Lokalvård 908 0 908 1 000 0 1 000 Bemanningsenheten 97 0 97 0 0 0 Måltidsservice 3 141 238 2 903 2 004 4 2 000 5.3 Kommentar till utfall Analys av utfall och prognos Sektorchef Enligt plan Fastighet Verksamheten redovisar för perioden ett underskott som främst beror på kostnader i samband branden av Sandbackaskolan och som kommer att regleras under året. Stor skadegörelse på Thorild i början av året men för helåret prognostiseras inga avvikelser. Lokalvård För året prognostiseras ett överskott med 1 mkr på grund av ökade beställningar och en billigare produktion än budgeterat. Verksamhetsservice Organisatoriska förändringar pågår men för året prognosticeras inga avvikelser. Entreprenad och Transportcentral Verksamheten redovisar för perioden ett underskott med 5,6 miljoner kronor som främst beror på utfört arbete som ej interndebiterats pga att byte av projektrapporteringssystem tagit längre tid än beräknat. För året prognostiseras ett underskott med 2 mkr som beror på en lägre utdebiteringsgrad än budgeterat. Bemanningsenheten En väg in är det nya politiska direktivet och verksamheten kommer under året att anställa två nya rekryterare vilket kan komma att innebära en negativ avvikelse vid årets slut. Måltidsservice redovisar för perioden ett positivt resultat med 2,9 mkr. Verksamheten har det senaste året jobbat intensivt med att komma åt ökande livsmedelskostnader och effektivisering av personal genom optimerad bemanning detta har gett resultat och verksamheten prognostiserar ett positivt resultat med 2 mkr och planerar en prissänkning under hösten.
Hamnverksamheten Verksamhetens negativa periodresultat beror på att man väntar på ett politiskt beslut avseende taxehöjning och man har därför inte gjort någon debitering av hamnavgifterna. För året prognostiseras inga avvikelser. Sammanfattning ekonomi Servicesektorn redovisar för perioden en negativ avvikelse med 7 mkr vilket främst beror på ej debiterade hamnavgifter, kostnader för branden av Sandbackaskolan som kommer att regleras och ett nytt projektuppföljningssystem hos entreprenadenheten som har försenat den löpande internfaktureringen. Måltidsservice redovisar ett stort överskott i T1 som beror på ökad effektivitet i kombination med ökad försäljning. För hösten planeras en prissänkning. För året prognostiserar Servicesektorn en positiv avvikelse med 1 mkr.
6 Personal 6.1 Anställda Volymtal Utfall Plan Avvikels e Progno s helår Plan helår Progno savvike lse Antal anställda 307 315-8 315 315 0 Antal anställda, kvinnor 231 Antal anställda, män 76 Antal årsarbetare 283 295-12 295 295 0 Antal årsarbetare, kvinnor 209 Antal årsarbetare, män 74 Sektorn har under första tertialen 2016 haft 8 stycken färre medarbetare än planerat. Under samma period förra året hade sektorn 365 medarbetare men då Personal och löneadministration samt IT har gått över till SOLTAK har antalet medarbetare minskat i antal. 6.2 Antal arbetade timmar Volymtal Utfall Plan Avvikels e Progno s helår Plan helår Progno savvike lse Månadsavlönade 155 055 155 055 500 000 Månadsavlönade, kvinnor 111 320 Månadsavlönade, män 43 735 Timavlönade 14 448 14 448 41 000 Timavlönade, kvinnor 8 160 Timavlönade, män 6 288 Andel timmar utförda av timavlönad personal i relation till totalt utförda timmar 8,5 Andel timmar utförda av timavlönad personal i relation till totalt utförda timmar, kvinnor 4,8 Andel timmar utförda av timavlönad personal i relation till totalt utförda timmar, män 3,7 Sektorns medarbetare har producerat 169 503 arbetstimmar under årets första tertial. Produktionen ligger i nivå med antalet planerade arbetstimmar sett till hela året.
6.3 Sjukfrånvaro Volymtal Utfall Plan Avvikels e Progno s helår Plan helår Progno savvike lse Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 8,3 8,3 5,6-5,6 Sjukfrånvaro- Kvinnor 9,3 9,3 Sjukfrånvaro - Män 5,7 5,7 Ålder <= 29 år 1,5 1,5 Ålder 30-49 år 7,9 7,9 Ålder >= 50 år 9,6 9,6 Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 55,2 55,2 Jämfört med samma period förra året har sjukfrånvaron ökat totalt med 1,9 %. Sjukfrånvaron för kvinnor har stigit med 2,6 procent i år, från 6,7 till 9,3 om man jämför samma period förra året. Sjukfrånvaron för män är på samma nivå. 5,7 procent. Jämförs ålderskategorierna så har utfallet minskat med 0,5% för den lägsta åldrarna och kvarstår på samma nivå i ålderskategorin 30-49 år. Däremot i ålderskategorin 50 år och äldre så har sjukfrånvaron ökat med 3,4 procent. Sjukfrånvaro som är lägre än 60 dagar har ökat med ca 17 procent jämfört med samma period förra året. (37,1 förra året till 55,2 i år ) Sammanfattningsvis ser sektorn en trend som går åt högre grad av sjukfrånvaron och bedömningen är att sjukfrånvaron ökar främst bland kvinnor över 50 år. Under resterande delen av året är det viktigt att sektorn kontinuerligt följer upp sjukfrånvaron och orsaken till den. Sektorn bör särskilt uppmärksamma kvinnor över 50 år och den längre sjukfrånvaron som tenderar att öka i omfattning. Överlag så ökar sjukskrivningarna i omfattning inom Kungälvs Kommuns olika sektorer. Medarbetarna inom Servicesektorn jobbar till stor del inom utsatta yrkesgrupper med tunga arbeten som innebär lyft och förflyttningar, om risk för smitta finns kan man av hygienskäl inte arbeta i köksmiljö och man befinner sig ganska långt ut i verksamheterna vilket kan förklara den ökande trenden. 6.4 Sjuklönekostnad Volymtal Utfall Plan Avvikels e Progno s helår Plan helår Progno savvike lse Sjuklönekostnad Kronor 864 707 864 707 Sjuklönekostnad kronor, kvinnor 633 242 Sjuklönekostnad kronor, män 231 466 Beräknat PO (personalomkostnader) kronor 340 089 340 089 Summa 1 204 797 1 204 797 På grund av att sjukfrånvaron ökar så ökar även sjuklönekostnaden med ca 200 000 kronor jämfört med samma period förra året.
6.5 Kommentar till utfall av personalavsnittet Sektorns arbete med att få ner de totala sjuklönekostnaderna Den bedömda stigande trenden i samband med sjukfrånvaro kommer systematiskt att bearbetas vidare under året.
7 Övriga viktiga händelser Under första delen på året har sektorn arbetat med organisationsförändring av Verksamhetsservice för att bättre bemöta behovet för Kommunens interna service. Entreprenad uppdrag har förändrats och personalstyrkan har minskat. En översyn av befintliga lokaler har inneburit att Entreprenads verksamhet stannar kvar i lokalerna, fast i mindre omfattning. Transportcentralen har anställt två personer för att hantera Kungälvs bilpark och uppbyggandet av en gemensam bilflotta tillsammans med kommunerna Tjörn och Stenungsund.