Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrifter 16-130 Luftfilter
Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING... 3 1.1 Beskrivning av upphandlingen... 3 1.2 Referensnummer... 3 1.3 Den upphandlande myndigheten... 3 1.4 HBVs roll som inköpscentral... 4 1.5 Kontraktsföremålet... 4 1.6 Volymer... 6 1.7 Förteckning över förfrågningsunderlaget... 6 2 ADMINISTRATIVA KRAV... 7 2.1 Upphandlingsförfarande... 7 2.2 Förhandling... 7 2.3 Frågor om upphandlingen... 7 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen... 7 2.5 Accept av avtalsvillkor... 8 2.6 Tilldelningsbeslut... 8 2.7 Upphandlingssekretess... 9 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 9 3.1 Uteslutningsgrunder... 9 3.2 Miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete... 11 4 KRAV PÅ VAROR/TJÄNSTER... 12 4.1 Uppfyllande av tekniska krav... 12 4.2 Andra anpassade krav... Fel! Bokmärket är inte definierat. 5 ANBUDSUTVÄRDERING... 14 5.1 Tilldelningsgrund... 14 5.2 Utvärderingsmodell... 14 2 (17)
1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Beskrivning av upphandlingen Upphandlingen avser ramavtal gällande luftfilter och filterhållare. 1.2 Referensnummer Upphandlingens referensnummer är 16-130. 1.3 Den upphandlande myndigheten Upphandlande myndighet är Husbyggnadsvaror HBV Förening (702000-9226). I egenskap av inköpscentral genomför HBV denna upphandling för medlemmar och andra myndigheter listade i Bilaga 1 Avropsberättigade. Avropsberättigade kallas nedan beställare. Husbyggnadsvaror HBV Förening är en ekonomisk förening, grundad 1952, som ägs av över 300 medlemmar. Medlemmarna, i huvudsak kommunägda bostadsföretag, omfattas av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). HBVs medlemmar äger och förvaltar ca 850 000 lägenheter. HBV-avtalen är upphandlade enligt LOU och därmed kan de avropsberättigade avropa från avtalen utan att göra en egen upphandling. Avropen sker oftast direkt från beställare till leverantören men kan även ske via HBV. Även utomstående/separat upphandlade entreprenörer kan avropa från avtalen om de utför uppdrag åt en medlem (vid en s.k. trepartsöverenskommelse mellan beställare och entreprenör där beställaren garanterar betalning i det fall entreprenören inte kan betala). HBV är ISO 14001:2004 certifierad och har en miljöpolicy där HBV som inköpscentral verkar för att miljöpåverkan från egen och beställare ständigt minskas genom att: i kontakter med leverantörer efterfråga varor och tjänster med liten miljöpåverkan, informera medlemmarna om varor och tjänster som har liten miljöpåverkan och i den dagliga verksamheten hushålla med resurser. Miljölagstiftning och andra krav på miljöområdet ska följas Miljö och etik är viktigt för HBV och en del i detta är HBVs uppförandekod där krav ställs i enlighet med Bilaga 2 HBVs Uppförandekod. HBV erhåller från leverantörerna en administrativ ersättning om 5 % på total omsättning. Ersättningen ska täcka HBVs administrativa kostnader samt volymbonus. Överskottet utbetalas i form av återbäring till HBVs medlemmar. Volymbonusen kan som högst uppgå till 1,5 % av köp på HBV-avtal. Återbäringen bestäms av HBVs ekonomiska överskott och har de senaste åren varit ca 2-3 %. 3 (17)
1.3.1 Ansvarig upphandlare Mårten Kempe Tel: 08-556 765 28 E-post: marten.kempe@hbv.se Observera att frågor gällande upphandlingen ska ställas via webbtjänst i enlighet med punkt 2.3. 1.4 HBVs roll som inköpscentral HBVs syfte med upphandlingen av detta ramavtal är att tillhandahålla och möjliggöra för HBVs medlemmar och andra myndigheter listade i Bilaga 1 Avropsberättigade att avropa från ramavtalet. Avsikten är således att medlemmarna skall komma i åtnjutande av de rättigheter och förmåner som ramavtalet medger men samtidigt fullt ut svara för samtliga däremot svarande förpliktelser och eventuell affärsrisk. Mot denna bakgrund äger HBV rätt att föreskriva att medlemmar är behöriga att erhålla vissa rättigheter eller fullgöra vissa förpliktelser direkt gentemot leverantören. Exempel på sådan rättighet som kan utnyttjas av medlemmarna direkt är avrop i enlighet med villkoren för ramavtalet, avge leveransgodkännanden eller reklamationer, besvara förfrågningar samt lämna eller ta emot information. 1.5 Kontraktsföremålet 1.5.1 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar ramavtal gällande tvättstugeutrustning samt installation och service av tvättstugeutrustningen. 1.5.2 Upphandlingens anbudsområden Denna upphandling består av följande anbudsområden som utvärderas var för sig: Anbudsområde A Luftfilter av glas, P-märkta från Eurovent certifierade leverantörer samt tillbehör Anbudsområde B Luftfilter av syntet eller glas från Eurovent certifierade leverantörer samt tillbehör Anbudsområde C Filterbyten i samband med leverans av filter enligt ovan. Anbudsgivarna kan lämna anbud på ett eller flera av anbudsområdena. Anbudsgivare som önskar lämna pris på anbudsområde C kan enbart antas om anbudsgivaren även blir antagen som leverantör av del A och/eller del B. Anbudsgivare som väljer att lämna anbud för anbudsområde A tillåts inte att lämna anbud med luftfilter av glas även för anbudsområde B. Anbudsgivarna ska i Bilaga 3 Anbudsformulär ange vilka anbudsområden de lämnar anbud på. Anbudsgivare får inte åberopa P-märkning och/eller Euroventcertifiering från annan anbudsgivare. Exempelvis så medges inte att Filterfabriken Sverige AB och dess dotterföretag Filterfabriken försäljnings AB lämnar anbud var för sig på samma produkter med samma P-märkning och Euroventcertifiering. 4 (17)
1.5.3 Avtalstid Avtalstiden är 2016-01-01 2017-12-31 med möjlighet för HBV till en eller flera förlängningar. Den sammanlagda avtalstiden inklusive förlängningar kan maximalt bli fyra (4) år. HBV har dock som målsättning att förlängning ska ske med ett år i taget. Sker inte förlängning upphör avtalet utan föregående uppsägning vid avtalstidens slutdatum. Om avtalstidens start förskjuts på grund av försening i upphandlingsprocessen förskjuts avtalstidens slut i motsvarande mån. Antagning och villkor för tilldelning av ramavtal För anbudsområde A gäller att 3 leverantörer kommer att antas. Dock gäller att färre anbudsgivare kan antas om färre än tre (3) anbudsgivare lämnar anbud eller om färre än tre (3) anbudsgivare och/eller deras anbud uppfyller ställda krav. För anbudsområde B gäller att 3 leverantörer kommer att antas. Dock gäller att färre anbudsgivare kan antas om färre än tre (3) anbudsgivare lämnar anbud eller om färre än tre (3) anbudsgivare och/eller deras anbud uppfyller ställda krav. För anbudsområde C gäller att anbudsgivaren enbart blir antagen om man även kan antas för del A eller B. 1.5.4 Antagning och villkor för tilldelning av kontrakt (avropsordning) Rangordning Leverantörerna kommer att rangordnas, vilket innebär att avrop i första hand bör ske från leverantör nr ett. För det fall leverantör nr ett inte kan leverera tillfrågas nästa leverantör enligt rangordning till dess leverans kan ske på angivna villkor. Ett begränsat antal av HBVs medlemmar omfattas inte av kravet på att följa LOU, och dessa medlemmar får välja fritt. Undantag kan göras om särskilda skäl finns, kan exempelvis vara: Avrop avser filter av både glas och syntet Lokala förutsättningar för sopförbränning/återvinning Insamling av uttjänta filter kan ordnas av leverantören Logistik (returkartong / plastpåse / drivrem) enligt beställarens önskemål Om leverantör även kan utföra filterbyte Om rangordnad 1 inte bistått beställaren med filterlista Om beställaren erhåller bättre LCC med annan leverantör Avrop av vanliga filter från nettoprislistan görs i samband med köp av ovanligt filter som rangordnad nr 1 saknar. Om rangordnad Nr 1 har antagits med produkter som kan medföra arbetsmiljöproblem, exempelvis vassa filterramar. 5 (17)
1.6 Volymer Förnyad konkurrensutsättning För anbudsområde A och B gäller förnyad konkurrensutsättning om beställare har behov av fler än ett filterskåp. Förnyad konkurrensutsättning tillåts inte för filter som finns angivna i prisbilaga bilaga 5, eller i bruttoprislistan. Upphandlingens volym beräknas till ca 45 MSEK per år. HBV har tillfrågat alla medlemmar om de vill vara med på denna upphandling och de medlemmar som inte önskar har tagits bort från listan på avropsberättigade. Volymen beräknas på tidigare årsvolymer justerat för eventuella tillkommande/avgående avropsberättigade enligt Bilaga 1. Volymen kan inte garanteras och kan variera beroende på förändringar i fastighetsbeståndet, längden på vinter och pollensäsongen. 1.7 Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Ramavtalsutkast Anbudsområde A resp B16-130 dat. 2015-10-21 Dessa upphandlingsföreskrifter dat. 2015-10-21 Bilaga 1 Avropsberättigade 16-130 dat. 2015-10-21 Bilaga 2 HBVs Uppförandekod Bilaga 3 Anbudsformulär 16-130 dat. 2015-10-21 Bilaga 4 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Bilaga 5 Prisbilaga 16-130 dat. 2015-10-21 Bilaga 5b Doldvarukorg 16-130 skickas till anbudsgivare efter sista anbudsdag 6 (17)
2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt LOU. HBV använder sig av det elektroniska upphandlingsverktyget Visma TendSign för hantering av upphandling, förfrågningsunderlag och anbud. Visma TendSign nås via www.tendsign.com eller via www.hbv.se under Pågående upphandlingar. 2.2 Förhandling Eftersom upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande finns inte någon möjlighet till förhandling. Anbudsgivare ombeds därför att lämna ett komplett anbud med alla krav uppfyllda och med bästa möjliga priser. Anbud som inte är kompletta måste normalt förkastas. Reservationer som innebär avsteg mot avtalsvillkor eller föreskrifter är inte tillåtna. 2.3 Frågor om upphandlingen Frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligt via funktionen Frågor och svar i Visma TendSign. Frågor ska ställas senast 2015-11-03. Svar på ställda frågor lämnas senast 2015-11-13. HBV kan komma att formulera om ställda frågor för att öka tydligheten i frågan och svaret. Svar på frågor, kompletterande handlingar och andra uppgifter kring upphandlingen, delges registrerade anbudsgivare via Visma TendSign. Anbudsgivare som registrerat sig (och inte avsagt sig uppdatering) kommer automatiskt att få e-postmeddelande om svar och kompletteringar. Anbudsgivare som inte hämtat förfrågningsunderlaget via Visma TendSign måste själv registrera sig för att kontrollera om några förtydliganden eller kompletteringar distribuerats. 2.4 Förutsättningar för anbudsinlämningen 2.4.1 Anbudets form, innehåll och språk Anbudet ska lämnas i enlighet med Bilaga 3 Anbudsformulär, och där i efterfrågade handlingar. Anbudet ska vara på svenska. Till anbudet bifogade handlingar och eventuell övrig kommunikation i upphandlingen, skriftlig och muntlig, ska vara på 7 (17)
svenska med undantag för provningsrapporter, certifikat, intyg och bevis som kan vara på engelska. Anbudet ska vara undertecknat av firmatecknare eller person som har fullmakt från firmatecknare i Bilaga 4 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran. Vid förfrågan från HBV ska ovanstående kunna styrkas via t ex registreringsbevis och fullmakt. Priser ska lämnas i SEK och exklusive moms. Priser i anbud ska anges så att hänsyn är tagen till att HBVs administrativa ersättning utbetalas i enlighet med punkt 8 i HBVs i Ramavtalsutkast. 2.4.2 Elektronisk anbudslämning Anbud ska lämnas skriftligt digitalt via Visma TendSign. Följ de instruktioner som ges via www.tendsign.com/lamna-anbud, efterfrågade handlingar laddas då upp digitalt. Ifylld Bilaga 3 Anbudsformulär och övriga anbudshandlingar kan med fördel bifogas anbudet som helt digitala dokument. Endast Bilaga 4 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran måste fyllas i, undertecknas och därefter scannas in och bifogas anbudet. Bilaga 5 prisbilaga fylls i, sparas i formatet xls eller xlsx eller motsvarande och laddas upp. Anbud ska inte lämnas via fax, e-post, post eller direkt till HBV. 2.4.3 Sista anbudsdag Anbud ska vara HBV tillhanda senast 2015-11-13. HBV rekommenderar anbudsgivare att lämna anbud i tid och ta hänsyn till att datanätverk med tillhörande utrustning kan ha störningar. 2.4.4 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt i minst sex (6) månader från sista anbudsdag. 2.5 Accept av avtalsvillkor Anbudsgivare ska acceptera de avtalsvillkor som angivits i förfrågningsunderlagets samtliga delar utan reservationer eller tillägg. 2.6 Tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande. Detta utgör inte civilrättslig accept av anbud. Avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Meddelandet sänds elektroniskt till den e-postadress som har registrerats via Webbtjänsten där förfrågningsunderlaget hämtades ut. En avtalsspärr om tio dagar tillämpas efter att meddelande om tilldelning har distribuerats. Därefter kan slutgiltigt bindande avtal uppkomma. 8 (17)
2.7 Upphandlingssekretess I de fall anbudsgivaren anser att uppgifter i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats, kan anbudsgivaren i Bilaga 3 Anbudsformulär ange detta samt skälen därför. Förutom skälen anges vilka uppgifter i anbudet som ska omfattas av sekretess och vilken skada som kan uppstå om uppgiften offentliggörs. HBV prövar därefter frågan om sekretess ska råda i varje enskilt fall. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE OBS! Om kraven nedan inte uppfylls får anbudet inte antas. 3.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivaren ska intyga att kraven uppfylls genom att undertecknande av Bilaga 5 Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran. HBV kommer kontrollera anbudsgivaren genom att hämta in aktuella uppgifter. I de fall anbudsgivaren vid kontroll visar sig inte uppfylla kraven kan HBV komma att bereda anbudsgivaren tillfälle att lämna en förklaring. HBV förbehåller sig rätten att avgöra huruvida förklaringen är godtagbar eller inte. 3.1.1 Obligatoriska uteslutningsgrunder enligt 10 kap 1 LOU Anbudsgivaren kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen om HBV får kännedom om att anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren eller eventuella underleverantörer, enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om det finns särskilda skäl, får HBV avstå från att utesluta en anbudsgivare som dömts för brottslighet enligt första stycket. 9 (17)
3.1.2 Uteslutningsgrunder enligt 10 kap 2 LOU Anbudsgivaren kommer att uteslutas om anbudsgivaren, företrädare för anbudsgivaren eller eventuella underleverantörer: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och beställaren kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar avseende ovanstående punkter. HBV får, utom i de fall som avses i 10 kap 4 LOU, begära att anbudsgivaren visar att det inte finns någon grund för att utesluta anbudsgivaren med stöd av första stycket 1, 2, 3 eller 5. HBV kommer att kontrollera att anbudsgivare har erlagt skatter och sociala avgifter. 3.1.3 Krav på registrering Anbudsgivaren ska senast vid tidpunkten för meddelande om tilldelningsbeslut vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. HBV kommer kontrollera att anbudsgivaren uppfyller kravet genom att hämta in aktuella uppgifter. 3.1.4 Ekonomisk stabilitet Anbudsgivaren ska vara ekonomiskt stabil. För att uppfylla kravet ska anbudsgivaren ha en stabilitet motsvarande lägst riskklass A enligt Bisnode Kredit AB. Denna uppgift kontrolleras av HBV och för de anbudsgivare som är i läge för att bli antagna och där kompletterande uppgifter behövs ska dessa uppgifter efter förfrågan från HBV kunna insändas inom fem arbetsdagar. 3.1.5 Utländska anbudsgivare För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till anbudet bifoga följande intyg från myndigheter i det egna landet Denna handling ska insändas i original samt översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk: intyg om registrering i yrkes- eller handelsregister i det land där anbudsgivaren är etablerad, utfärdat tidigast tre månader innan anbudstiden löper ut, 10 (17)
intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna skatter och avgifter, intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalt föreskrivna sociala avgifter, samt uppgifter om företagets samlade omsättning för de senaste tre åren eller den kortare tid verksamheten bedrivits eller annat bevis för ekonomisk stabilitet som nämns i 11 kap. 7 LOU. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 3.2 Miljöledningsarbete och kvalitetsledningsarbete 3.2.1 Miljöledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt miljöledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation enligt nedan: eller Certifikat för miljöledningssystem enligt ISO 14001, EMAS, FR 2000 eller motsvarande Beskrivning/dokumentation av anbudsgivarens miljöledningsarbete ska minst innehålla: Miljöpolicy Namn på miljöansvarig Rutin för avvikelser, korrigerande och förbyggande åtgärder Rutin för avfallshantering Rutin för utbildning av personal avseende miljöledningsarbetet Rutin för efterlevnad av lagar inom miljöområdet Rutin för internrevision av miljöledningsarbetet Övriga miljökrav: begränsning Produkters miljömärkning och energiklass ska framgå i prislistor, både i anbudet och under avtalstiden. Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 3.2.2 Kvalitetsledningsarbete Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetsledningsarbete vid anbudslämnandet och under hela ramavtalsperioden. Anbudsgivaren ska redovisa sitt kvalitetsledningsarbete genom att till anbudet bifoga antingen kopia på giltigt certifikat eller beskrivning/dokumentation enligt nedan: Certifikat för kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001, FR 2000, SWE Q nivå 2 enligt SSF 1044 eller motsvarande eller 11 (17)
Beskrivning/dokumentation av anbudsgivarens kvalitetsledningssystem ska minst innehålla: Kvalitetspolicy Namn på kvalitetsansvarig Rutin för ständiga förbättringar Rutin för reklamationer Rutin för internrevision av kvalitetsledningssystemet Till anbudet bifogas Dokumentation enligt ovan. 4 KRAV PÅ VAROR/TJÄNSTER OBS! Om krav nedan inte uppfylls så kommer inte anbudet att antas. HBV kommer att använda en sakkunnig rådgivare som heter Thore Bertilsson att utläsa och tolka testrapporter för filterklass och energimärkning samt certifikat för P-märkning. Anbudsgivaren ska i anbudsformuläret göra en kryssförsäkran att man godkänner HBVs sakkunnig rådgivare. Accept vid kryssruta i anbudsformulär 4.1 Uppfyllande av tekniska krav Anbudsgivaren ska intyga via kryssruta i anbudsformuläret att denna accepterar de avtalsvillkor som angivits i upphandlingsföreskrifterna med tillhörande bilagor utan reservationer Accept vid kryssruta i anbudsformulär 4.2 Organisation/Service Anbudsgivarens organisation ska vara dimensionerad för att kunna upprätthålla medlemmarnas efterfrågan på varor. Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa hur detta uppfylls. Anbudsgivaren ska ha en omsättning om minst 15 MSK/år för varor inom luftfilter för inomhusluft. Organisationen ska: ha minst 2 personer inom kundservice (på svenska) nåbara på telefon vardagar kl. 08.00 16.00 ha minst 4 personer som kontinuerligt har kontakt med HBVs medlemmar och kan bistå dem med filterinventering och rådgivning. ha en fungerande webbshop på svenska där HBV-medlem ser gällande priser enligt HBV-avtal och om leverantören har beställarens filterlista, så ska den vara åtkomlig. Kunna erbjuda utbildning inom filterteknik, råd inför filterbyte och energispar. Kunna administrera beställarens filterlista som ett aktuellt hjälpmedel vid avrop. Filterlistan ska baseras på inventering av beställarens fläktar och/eller konvertering av tidigare lista om den är maximalt 3 år. 12 (17)
Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa hur de avser klara ställda krav på: Lokala säljkontor och hämtlager Service Filterbyten (gäller enbart om man lämnar för delområde C) Fakturering (med avseende på HBVs E-fakturaprojekt) Leveranstider Utbildning allmänt kallat Filterskola Administrering av beställarens filterlistor 4.3 Dokumenterade produktegenskaper För anbudsområde A gäller att anbudsgivarens filter som anges i prisbilaga 5 har P- märkning för påsfilter och kompaktfilter i filterklass M5 F8. Något krav på P-märkning för filterklass G4 eller lägre finns inte. För de filter där P-märkning ska styrkas kommer det att anges i prisbilagan. Anbudsgivaren ska kunna uppvisa P-märkning och testrapporter för Eurovent som inte är äldre än maximalt 3 år. För anbudsområde B gäller att anbudsgivarens filter som anges i prisbilaga 5 har testrapport enligt SS-EN 779:2012 för påsfilter och kompaktfilter i filterklass M5 F8. Något krav på testrapport för filterklass G4 eller lägre finns inte. För de filter där testrapport ska styrkas kommer det att anges i prisbilagan. Anbudsgivaren ska kunna uppvisa testrapporter för Eurovent som inte är äldre än maximalt 3 år. Anbudsgivarens produkt ska: På produkter: påsfilter och kompaktfilter ska dess produkt/artikel Nr stå i klartext. Varje påsfilter och kompaktfilter ska levereras i separat kartong, med produkt / artikel Nr angivet. Inlämnade testrapporter och certifikat för P-märkning måste avse de produkter som man lämnar pris på i prisbilagan 5. Skickar anbudsgivaren in fel testrapport / P-märkning så riskerar anbudet att förkastas. Till anbudet bifogas På anmodan kostnadsfritt tillhandahålla HBV upp till 2 st helmodulfilter per M5 t.o.m F8 och år. Genom en kryssförsäkran i anbudsformuläret. BELOK-kalkyl för de grönmarkerade helmodulerna Testrapporter för offererade M5-F9 pås- och kompaktfilter 13 (17)
5 ANBUDSUTVÄRDERING Anbudsområde A 5.1 Tilldelningsgrund De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. Max tre (3) st leverantörer kommer att antas. 5.2 Utvärderingsmodell Anbuden utvärderas genom att angivna priser multipliceras med antal för utvärdering som är angivna i prisbilagan samt den dolda prislistan, även fraktkostnader angivna på separat kalkylblad kommer att läggas till anbudspriset. Angivna mängder används endast vid beräkning av anbudspris. Summorna som är angivna i prisbilagan adderas sedan ihop till ett slutligt totalt anbudspris vilket utgör respektive anbudslämnares anbudssumma. Varje anbud kan erhålla nedjusteringsfaktor för styrkta mervärden. Anbudens anbudssumma justeras ner med den nedjusteringsfaktor anbudet erhållit. Den slutgiltiga summan utgör nedjusterat pris. De/den anbudsgivare som har det totalt lägsta nedjusterade priset kommer att antas. 5.2.1 Pris Anbudspris beräknas i enlighet med förteckning angivna i bilagorna Produktkrav och Prisbilaga För utvärdering bifogas följande uppgifter: Priser i enlighet med Anbudsformulär och Prisbilaga 5. Anbudsområde B 5.3 Tilldelningsgrund De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. Max tre (3) st leverantörer kommer att antas. 5.4 Utvärderingsmodell Anbuden utvärderas genom att angivet pris för respektive åtgärd multipliceras med Antal för utvärdering som är angivna i prisbilagan, även fraktkostnader angivna på separat kalkylblad kommer att läggas till anbudspriset. Angivna mängder används endast vid beräkning av lägsta pris. Summorna som är angivna i prisbilagan adderas till en delsumma. Dessa delsummor adderas sedan ihop till ett slutligt totalt pris vilket utgör respektive anbudslämnares anbudssumma. De/den anbudsgivare som har det totalt lägsta priset per geografiskt område kommer att antas. 14 (17)
5.4.1 Pris Anbudspris beräknas i enlighet med förteckning angivna i bilagorna Produktkrav och Prisbilaga. För utvärdering bifogas följande uppgifter: Priser i enlighet med Anbudsformulär och Prisbilaga 5. 15 (17)
5.4.2 Modell för beräkning av nedjusteringsfaktor Anbudsgivare kan erhålla nedjusteringsfaktor för styrkta mervärden. För utvärdering bifogas följande uppgifter: Prisbilaga, bilaga 5 Bruttoprislista med HBVs rabatt på hela sortimentet som ramavtalet ska omfatta. Dold varukorg enligt bilaga 5, skickas in på anmodan. Justerat pris = Anbudspris * (1- summa nedjusteringsfaktorer) Nedjusteringsfaktorn räknar ner priset om höga poäng på dessa erhålls. Dvs det är fördelaktigt som anbudsgivare att ha en hög nedjusteringsfaktor. Anbud med lägst justerat pris antas. De olika nedjusteringsfaktorerna summeras Räkneexempel Anbudsgivare A och B har lämnat anbudspris på 100 SEK respektive 110 SEK. Anbudsgivarna har erhållit poäng för utvärderingskriterier. Anbudsgivare A har erhållit 5 % + 3 % Anbudsgivare B har erhållit 5 % + 5 % I detta fall skulle anbudsgivare B antas då denna anbudsgivare erhållit lägst justerat pris. Anbudsgivare Jämförelsepris Nedjusteringsfaktor Justerat Pris A 100 5 % och 3 % 100*(1-((5+3)/100))=99,92 B 110 5 % och 5 % 110*(1-((5+5)/100))=99 Det antal anbud enligt pkt 5.1 med lägst justerat pris antas. Utvärdering sker enligt följande. Pris Anbudspris beräknas i enlighet med punkt 5.1 och lämnade priser i bilaga 5 samt den senare dolda varukorgen. För utvärdering bifogas följande uppgifter: Priser i enlighet med anbudsformulär. Nedjusteringsfaktor 10% Hämtlager i Sverige och sopcontainer för uttjänta filter Anbudsgivare som har minst 4 st hämtlager på minst 4 orter i Sverige, som lagerför standardfilter = nedjusteringsfaktor 5%. Anbudsgivare som på minst 4 st platser i Sverige upplåter sopcontainer eller liknande, där beställaren gratis kan slänga uttjänta filter. Platserna ska vara i anknytning till eget hämtlager alternativt säljkontor = nedjusteringsfaktor 5%. Anbudsgivaren kan styrka att man finns på minst 12 orter där butiker lagerför rörmaterial = nedjusteringsfaktor 0%. 16 (17)
För utvärdering behöver följande uppgifter bifogas: Beskrivning av ovan nämnda mervärden, som separat anbudsbilaga Nedjusteringsfaktor maximalt 10% Sortimentsbredd 100% av alla efterfrågade påsfilter i både prisbilagen och den dålda prisbilagan = nedjusteringsfaktor 10%. Minst 95% av alla efterfrågade filter i både prisbilagan och den dolda prisbilagan = nedjusteringsfaktor 5%. Om anbudsgivaren inte uppfyller någon av ovan nämnda beskrivningar = nedjusteringsfaktor 0%. För utvärdering behöver följande uppgifter bifogas: Uppgift i varukorgen (bilaga 6) om artiklar som är lagerlagda. Nedjusteringsfaktor maximalt 15% Bra Energiklassning Anbudsgivaren kan redovisa i prisbilagan att enbart filter med de bästa energiklassade filter har offererats för samtliga produkter som ingår i prisbilaga 5 Samtliga filter pos 1 t.o.m 20 har energiklass A+ = nedjusteringsfaktor 15%. 18 filter pos 1 t.o.m 20 har energiklass A+ övriga lägst A eller B = nedjusteringsfaktor 12% 10 filter pos 1 t.o.m 20 har energiklass A+ övriga lägst A eller B = nedjusteringsfaktor 10% 10 filter pos 1 t.o.m 20 har energiklass A övriga lägst B = nedjusteringsfaktor 5% Mindre än 10 filter pos 1 t.o.m 20 har energiklass A eller bättre övriga filter lägts B = nedjuseteringsfaktor 0% Anbud med enstaka filter med sämre energiklass än B som ändå offereras i prisbilaga 5 riskerar att uteslutas, men kan komma att utvärderas. Då kommer anbudet inte att erhålla någon nedjusteringsfaktor (för bra energiklassning), utan offererat pris kommer att multipliceras med siffran 2, alternativt så kommer ett belastningspris på 400kr/st att användas. Det dyraste av dessa två alternativ kommer att tillämpas. För utvärdering behöver följande uppgifter bifogas: Uppgift om miljöklass anges dels enligt prisbilagan, och komplett testrapport ska bifogas anbudet. Saknas några uppgifter som behövs för utvärderingen erhålls 0% på aktuellt kriterium som uppgiften skulle använts till. Tex saknas uppgift och/eller testrapport om ett filters energiklassning så erhålls ingen nedjusteringsfaktor för just det filtret. 17 (17)