Nämndernas verksamhetsberättelse till delårsbokslut 2017 Omsorgsnämnd 2017
Innehållsförteckning Måluppfyllelse... 3 Vision... 3 Kommunfullmäktiges mål... 3 Nämndens mål... 3 Hållbar utveckling... 14 Tjänstegarantier... 16 Kommungemensamma... 16 Nämndsspecifika... Fel! Bokmärket är inte definierat. Uppdrag... 18 Verksamhet... 24 Årets verksamhet...24 Intern kontroll...25 Ekonomi... 26 Personal... 28 Framtid... 30 Sammanfattning... 32 2
Måluppfyllelse Vision Kommunfullmäktiges mål Nämndens mål Ett värdigt liv I hemtjänstens verksamhet görs årligen nationella undersökningar i form av bland annat Öppna jämförelser, vilket ger en indikation av kvaliteten i omsorgen utifrån kundens perspektiv. Målet för ett värdigt liv är uppnått och resultatet gällande bemötande och helhetssyn är bättre jämfört med tidigare år. Detta är styrkeområden inom hemtjänstens verksamhet som förvaltningen ska värna om. Det sker bland annat genom uppföljning och kontinuerlig dialog kring bemötande på arbetsplatsträffar (APT) och i medarbetarsamtal. Bemötandefrågor är en viktig del för enhetscheferna i deras dagliga arbete och kommer att vara prioriterat även i introduktionen av nya medarbetare. Även inom särskilt boendes verksamhet görs årligen nationella undersökningar i form av bland annat Öppna jämförelser. Resultatet visar att målet för ett värdigt liv är uppnått, dock har resultatet gällande bemötande och helhetssyn sjunkit något jämfört med tidigare år. Alla enhetschefer inom särskilt boende har under våren påbörjat ett arbete i grupputveckling med personalen som på sikt ska leda till bättre resultat inom dessa områden. Personalgrupperna har under ledning av enhetschef bland annat tagit fram så kallade spelregler (förhållningssätt) i syfte att stärka gruppkänslan och förbättra arbetsklimatet. I flera grupper har detta arbete hittills varit mycket framgångsrikt, i andra grupper krävs mer arbete. Arbetet med grupputveckling kommer att fortsätta under hela år 2017 och följs upp 3
av förvaltningens utvecklingsstrateg. I myndighets verksamhet görs inte nationella undersökningar. Enhetschefen har analyserat och kartlagt styrkeområden samt förbättringsbehov. Det har konstaterats att det finns ett stort behov av ökad enhetlighet och samsyn i bedömningar och beslut av ärenden i biståndshandläggarnas verksamhet. Rättssäkerhet är en juridisk skyldighet och detta är därför ett prioriterat område under år 2017. Det sker bland annat genom att enhetschefen arbetar verksamhetsnära och dagligen handleder biståndshandläggarna i beslut och bedömningar. Enhetschefen har även sett över och ändrat områdesfördelningen för att skapa en jämn arbetsbelastning för personalen. Extern handledning är planerad under året och arbetet följs upp vid kontinuerliga möten tillsammans med förvaltningens utvecklingsstrateg. Under januari 2018 kommer Betalningsansvarslagen (BAL) att ersättas med Lagen om samverkan vid utskrivning vid sluten hälso- och sjukvård. Med anledning av den nya lagstiftningen planeras en översyn av rutiner och förhållningssätt under hösten 2017. Samverkan med primärvårdarna utgör en viktig del. Nyckeltal 2017 2016 Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) index Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) index Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - bemötande, andel (%) index Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - bemötande, andel (%) index Trygga vård- och omsorgsinsatser Inom hemtjänstens verksamhet är målet för trygga vård- och omsorgsinsatser uppnått. Resultatet för trygghet har ökat markant jämfört med tidigare år. Även målet gällande kontinuitet är uppnått då målvärdet är 15 i likhet med riket och verksamhetens resultat är 11. Dessa är styrkeområden som ska förvaltas genom att dela upp personalen i mindre arbetsgrupper för att behålla kontinuiteten och därmed behålla känslan av trygghet. Något som uppmärksammats är trygghetsinsatsen tillsyn som nattetid kan skapa mer oro än trygghet för kunden, då kunden störs i nattsömnen. Under 2017 kommer enhetschefen för natten att se över denna trygghetsinsats och utreda andra möjliga alternativ. Ett samarbete med räddningstjänsten, projektet Första insats resurs (FIR), är påbörjat. En arbetsgrupp är tillsatt och under hösten kommer omsorgspersonal att utbildas i L-ABCDE, HLR samt D-HLR. Totalt sett har särskilt boendens verksamhet inte uppnått målet för trygga vård- och omsorgsinsatser, resultaten varierar också kraftigt mellan boendena. Förtroendet för personalen är fortfarande gott, dock har resultatet sjunkit något jämfört med tidigare år. Resultatet gällande trygghet har blivit bättre jämfört med tidigare år, men verksamheten når inte upp till målvärdet. Det kan konstateras att förvaltningen behöver bli bättre inom området information vid förändringar till kunderna, då resultatet sjunkit jämfört med tidigare år. Det är troligt att kunderna och deras uppfattning av kvaliteteten i verksamheten påverkats av att omsorgsförvaltningen de senaste åren gjort stora förändringar vilket bland annat inneburit att personal bytt arbetsplats. Nya arbetsgrupper har bildats och det tar tid att bygga väl fungerade arbetslag. En annan faktor som också påverkar känslan av trygghet är stängningen av boendet Kvarnbacken. Stängningen är en nödvändighet för att utöka med 17 ytterligare demensplatser i kommunen. Alla enhetschefer inom särskilt boende har under våren påbörjat ett arbete kring grupputveckling med personalen då detta är ett förbättringsområde som lyfts fram av samtliga chefer. Det ska på sikt leda till väl fungerande arbetslag vilket i sin tur skapar trygga vård- och omsorgsinsatser för kunderna. Cheferna arbetar med olika aktiviteter och har stöd av handledare i 4
demensteamet, personalenhet och förvaltningens utvecklingsstrateg. Verksamheten för hälso- och sjukvård återgick sedan årsskiftet till att vara en egen enhet inom förvaltningen. Det har i samband med detta konstaterats att befintliga rutiner behöver ses över och revideras då ett enhetligt arbetssätt är av stor vikt. Enhetschefen för sjuksköterskorna och enhetschefen för rehabilitering har under våren påbörjat en översyn av befintliga regler och rutiner. Arbetet har delvis fortskridit, men påverkats av stängningen av boendet Kvarnbacken och det omfattade arbete detta medfört. För att säkerställa kvaliteten i förvaltningens dokument gällande bland annat regler och rutiner, samt för att skapa struktur och därmed ökad effektivitet, har omsorgsförvaltningen under hösten startat projektet Dokumentöversyn - kvalitetssäkring och ansvar. Projektet leds av förvaltningens utvecklingsstrateg samt IT-samordnare och arbetet beräknas vara klart till årsskiftet 2017/2018. Det saknas en ordentlig uppföljning av kvaliteten från hälso- och sjukvårdens verksamhet och under hösten kommer därför Senior Alert och munhälsobedömningar att återinföras i hemtjänst och särskilt boende. En handlingsplan har tagits fram gällande implementeringen för detta, samt för att uppföljningen på sikt ska fungera på ett tillfredsställande sätt. Trygg hemgång startade under året och i maj anställdes tre undersköterskor som kommer att arbeta med detta. Trygg Hemgång är ett koncept som innebär att den som har stora behov av hemtjänst efter sjukhusvård kan få omfattande hjälp i hemmet den första tiden efter hemkomst, innan den ordinarie hemtjänsten tar över. Syftet är att skapa trygghet såväl för kunden som för anhöriga. Det har tidigare framkommit att omsorgsförvaltningen behöver fler anställda inom hälso- och sjukvård som innehar specialistkompetens. Åtgärder pågår för att hitta möjligheter för personalen att specialisera sig genom arbetsgivaren. Det sker bland annat genom att två sjuksköterskor och sex omsorgsassistenter påbörjat utbildningen till Silviasjuksköterska och Silviasyster. Utbildningarna ger specialistkompetens inom demensvård. Nyckeltal 2017 2016 U. Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - trygghet andel (%) U. Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - trygghet, andel (%) Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - information om förändringar, andel (%) Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - tillräckligt med tid, andel (%) Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - tillräckligt med tid, andel (%) Åtgärd genomförts för de som har risk för undernäring, andel (%) Åtgärd genomförts för de som har risk för trycksår, andel (%) Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - förtroende för personalen, andel (%) Åtgärd mot nedsatt munhälsa bland personer i särskilt boende, andel (%) Åtgärd genomförts för de som har risk för fall, andel (%) Andel (%) med utförd validerad smärtskattning (vård i livets slutskede) 5
Nyckeltal 2017 2016 Andel med dokumenterad munhälsa (vård i livets slutskede) Andel upprättade riskbedömningar för nytillkomna hemsjukvårdspatienter (SeniorAlert) Avvikelser enligt Socialtjänstlagen - hemtjänst Avvikelser enligt Socialtjänstlagen - särskilt boende Avvikelser enligt HSL - hemtjänst Avvikelser enligt HSL - särskilt boende Personalkontinuitet, antal personal som en hemtjänsttagare möter under 14 dagar, medelvärde. Aktiv och meningsfull tillvaro Resultatet från Öppna jämförelser visar i särskilt boendes verksamhet att kunderna är nöjda på området aktiv och meningsfull tillvaro. Det goda resultatet har troligtvis sin grund i att mötesplatserna fungerar väl och besöks av de boende som har dessa i sin närhet. Det har dock konstaterats ett behov av fler aktiviteter på demensboendena eftersom de saknar tillgängliga mötesplatser i den nära bemärkelsen. Demensverksamheten har därför startat upp ett försök med att erbjuda musik i olika former, enskilt och i grupp. Nyckeltal 2017 2016 Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - sociala aktiviteter, andel (%) Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - möjligheten att komma utomhus, andel (%) Leva och bo självständigt Resultatet från Öppna jämförelser visar att målet är uppnått i hemtjänstens verksamhet och att det förbättrats jämfört med tidigare år. Det har dock konstaterats att mer arbete behövs med uppföljning av beslut för att uppmärksamma förändringar och målen med insatserna. Det hälsofrämjande förhållningssättet och värdegrunden är viktiga redskap i arbetet för att inte ta över utan istället bibehålla funktioner hos kunden för att om möjligt uppnå högre självständighet och upplevelsen av självständighet. Planeringssystemet IntraPhone kommer vara till stor hjälp när det kommer till tid för insats. Konceptet Trygg hemgång bör också resultera i att kunden i större utsträckning kan leva och bo självständigt. I särskilt boendes verksamhet visar resultatet från Öppna jämförelser att det finns stora skillnader mellan boendena och det kan sammantaget konstateras att det finns förbättringsbehov. Det totala resultatet har dock förbättrats jämfört med tidigare år. Ett område som har identifierats och som kommer att prioriteras under hösten är uppdaterade genomförandeplaner för varje kund. På sikt ses också behov av en aktiv och mera flexibel planering av kundernas insatser morgon och kväll. Detta är även kopplat till det påbörjade arbetet inom mat och måltidsmiljö. Nyckeltal 2017 2016 Boendeplatser i särskilt boende där den äldre själv kan välja tid för nattvila, andel 6
Nyckeltal 2017 2016 (%) Boendeplatser i särskilt boende där den äldre själv kan välja tid för uppstigning på morgonen, andel (%) Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - möjlighet påverka tider, andel (%) Delaktighet och påverkan Resultatet från Öppna jämförelser visar att målet delvis är uppnått i hemtjänstens verksamhet. Det har konstaterats ett stort förbättringsområde vad gäller genomförandeplanerna. Enhetscheferna har kartlagt vad som behöver göras för att genomförandeplanerna ska vara ett mer fungerande verktyg i vardagen. En utbildning i genomförandeplaner är framtagen avsedd att skapa kunskap, tydlighet och enhetlig samsyn för både enhetschefer och personal. Utbildning för enhetschefer och personal inom hemtjänsten planeras under hösten och följs upp av förvaltningens utvecklingsstrateg. På sikt bör hanteringen av genomförandeplanerna bli enklare genom att dessa kommer att finnas i planeringssystemet IntraPhone. I särskilt boendes verksamhet är målet inte uppnått gällande delaktighet och påverkan. Även i denna verksamhet har det konstaterats att det finns ett stort förbättringsområde när det gäller genomförandeplanerna. Kundens kontaktman har idag ansvar för att upprätta en genomförandeplan tillsammans med den enskilde senast två veckor efter inflyttning. En trolig anledning till att detta inte fungerar på ett tillfredsställande sätt kan vara brist på kunskap och rutin. Under hösten 2017 är en översyn av genomförandeplanen och hanteringen av denna planerad. Omsorgsnämnden planerar att under senare delen av 2017 att genomföra medborgardialoger inom ramen för arbetet med att ta fram en Äldreplan i syfte att öka medborgarnas möjligheter att påverka äldreomsorgens framtida utveckling. Under vintern/våren 2017-2018 planeras ett genomförande av medborgardialog. Planering och fortbildning för genomförande påbörjades redan under 2015. Men arbetet har av olika skäl skjutits på framtiden. Nu senast beroende på det övergripande visionsarbetet i kommunen. Omsorgsförvaltningen har upphandlat hjälp med att ta fram en prognos för framtida behov för att möjliggöra en god resursplanering och för beslutsunderlag inför kommande budgetar, som också blir en del i äldreplanen. I uppdraget ingår att: Ta fram en prognos över behov av antal särskilda boendeplatser. Bedöma standard och yteffektivitet i befintliga särskilda boenden. Göra en analys över framtida behov för att möjliggöra kostnadsoptimering och ett effektivt flöde. Beskriva dagens resursfördelningssystem från kommunstyrelsen och ge förslag på eventuell förändring. Slutprodukten ska innehålla en omvärldsanalys, nulägesanalys samt analys av påverkansfaktorer som utifrån detta beskriver framtida resursbehov och kostnader och förslag till åtgärder. Nyckeltal 2017 2016 Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - hänsyn till åsikter och önskemål, andel (%) Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - hänsyn till åsikter och önskemål, andel (%) 7
Nyckeltal 2017 2016 Personer i ordinärt boende med hemtjänst äldreomsorg i kommunen med aktuell genomförandeplan, andel (%) Personer i permanent särskilt boende för äldre och korttidsboende delaktiga i att utforma sin aktuella genomförandeplan, andel (%) Attraktiv arbetsgivare Samtliga chefer inom omsorgsförvaltningen har tillsammans med sin personal analyserat resultatet från medarbetarundersökningen och har därefter valt i huvudsak två förbättringsområden att arbeta vidare med under året. Handlingsplaner innehållande förbättringsområde, mål och aktiviteter har tagits fram i respektive personalgrupp. Uppföljning sker kontinuerligt under året enligt handlingsplan. De förbättringsområden som återkommande lyfts fram i förvaltningen är möjligheten till kompetensutveckling, möjligheten till delaktighet, tid att hinna med sina arbetsuppgifter, tydliga rutiner och riktlinjer samt introduktion. I förvaltningens verksamheter driver enhetscheferna tillsammans med personalen flera konkreta åtgärder för att förbättra arbetsmiljön. För att säkerställa att arbetsmiljön förbättras övergripande i förvaltningen och även blir hållbar på sikt har omsorgsförvaltningen beslutat att starta projektet Rekrytera och behålla - framtida personalförsörjning och projektet Dokumentöversyn - kvalitetssäkring och ansvar, under hösten 2017. Projektet Rekrytera och behålla leds av utvecklingsstrateg, ekonom och HR-konsult och beräknas pågå till årsskiftet 2018/2019 (med möjlighet till förlängning). Projektet innefattar sju fokusområden: Utbildning Egen hälsa Interna karriärvägar Yrkesstatus Arbetsvillkor Första linjens chef Introduktion Det övergripande målet är att omsorgsförvaltningen ska bli en attraktiv arbetsgivare. Projektets mål är att skapa förutsättningar för en hållbar personalförsörjning samt att effekten av projektet ökar kvaliteten inom verksamheten. Projektet Dokumentöversyn leds av utvecklingsstrateg och IT-samordnare och beräknas pågå till årsskiftet 2017/2018. Tre fokusområden har identifierats: Översyn och revidering av befintliga dokument Dokumentansvar Dokumentstruktur Det övergripande målet är att skapa struktur och förutsättningar för en hållbar dokumenthantering. Projektets mål är en genomlysning och kvalitetssäkring av befintliga dokument och dokumentansvar, samt att effekten av projektet ökar kvaliteten och effektiviteten inom verksamheten. Det som också framkommit i resultatet från medarbetarundersökningen och i dialog med personalen är vikten av ett gott bemötande. Enhetscheferna arbetar på flera sätt med dessa frågor i verksamheterna. Omsorgsförvaltningen kommer även att på övergripande nivå belysa detta i samband med implementeringen av den nya värdegrunden. 8
Nyckeltal 2017 2016 Motivation (Index, HME) Ledarskap (Index, HME) Styrning (Index, HME) Budget i balans Målet är inte uppnått Omsorgsnämnden ålades att spara -15,4 miljoner kronor inför budgetåret 2015. Beslut om åtgärder togs på nämndsmötet 2015-03-25. Dessa åtgärder är verkställda i sin helhet fram till delårsbokslut 2017. Under våren 2017 har förvaltningen, i enlighet med nämndbeslutet 2015, avvecklat korttidsplatser, från 30 till 17. Prognosen för året beräknas till -1 000 tkr. Nyckeltal 2017 2016 Riktpunkt för utfall i relation till budget. Kommentar Omsorgsnämnd Utfallet efter åtta månader är 167 881 tkr. Det motsvarar 69,1 % av riktpunkten är 66,67 %. Personalkostnaderna står för 93 % av utfallet och har en negativ avvikelse mot budgeten. Prognostiserat resultat och/eller resultat i bokslut får ej överstiga 100 procent. Kommentar Omsorgsnämnd Det prognostiserade resultatet efter augusti visar ett underskott av -1 000 tkr. Underskottet kvarstår och beror på tre delar. En telefonkostnad som kommunen fick i samband med operatörsbyte. Hemtjänstens verkställda timmar är högre än föregående år. Budgeten är beräknad på utfall 2016, resursfördelningen räcker således inte till. Intäkterna inom särskilt boende påverkas negativt av omvandling från säbo-plats till korttidsplats. Resultatet balanseras delvis upp med hjälp av stimulansmedel som socialstyrelsen fördelat ut till kommunerna. Medlen ska gå till ökad bemanning inom äldreomsorgen. Nybro kommun kan få del av 5 278 tkr, redovisningen av kostnaderna görs efter bokslut 2017 och godkänns eller avslås av socialstyrelsen i mars 2018. Hälsotal - total sjukfrånvaro Kommentar Total sjukfrånvaro är sjukfrånvaro i procent av tillgänglig tid och hänger inte ihop med nyckeltalen för korttidsfrånvaro och långtidsfrånvaro. Den totala sjukfrånvaron uppgår till 7,2 %, en minskning med 1,5 % sedan juli. Det utfallet innebär att förvaltningen har nått måluppfyllelse för augusti månad. Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Kommentar Nyckeltalet visar antal personer med mer än sex sjukfrånvarotillfällen under de senaste 12 månaderna i relation till antalet anställda. Utfallet för juli är 10,34 % i procent en ökning med 0,08 %, dock är antalet personer med upprepad korttidsfrånvaro det samma, 64 personer. Förändringen i procent beror på färre antal anställningar i augusti jämfört med juli. Fördelning per chef: Augusti 2017 Chef Antal Antal med Förändring Andel med upprepad anställningar upprepad fr föreg mån. korttidsfrånvaro 9
Nyckeltal 2017 2016 korttidsfrånvaro i procent Administration Omsf Jane Dietrichson 9 1 0 11,11% Almen Pernilla Engelholm 38 2 0 5,26% Biståndshandl Omsf Linda Pettersson 10 0 0 0,00% Chefsf. Jan Darell 1 0 0 0,00% Demensb/Dagvht Maria Klingbjer 41 3 0 7,32% Demensb/Korttid Anette Bard- Berglund 35 3-2 8,57% Fröjdekulla/Korttid Carina Alm 26 4 2 15,38% Förvaltningsadm. Carina Leijon 8 0 0 0,00% Hemtjänst VC Mare Sjöö 10 0 0 0,00% HoS Omsf VC Bengt Thörnblad 2 0 0 0,00% Hälso- o sjukvård Katarina Eriksson 42 4 2 9,52% Madesjögläntan Emma Ingvarsson 36 7-3 19,44% Myndigh Omsf VC Mari Rosqvist 3 0 0 0,00% Natt Hemtjänst Karin Dahlström 40 0 0 0,00% Norra 1 hemtjänst Pia Ekdahl 24 0 0 0,00% Norra 2 hemtjänst Natasa Djurovic 28 4 1 14,29% Rehabilitering Ewa Sveding 25 1 1 4,00% Strandv 2/Stallg Karin Becker 37 9-1 24,32% Strandvägen 1 Emilia Morska 34 3 0 8,82% Särskilt boende VC Monica Antonsson 10 0 0 0,00% Södra 1 hemtjänst Ann Söderström 45 9-1 20,00% Södra 2 hemtjänst Titti Johansson 30 2 0 6,67% Västra 1 hemtjänst Matilda Srömdahl 30 6 1 20,00% Västra 2 hemtjänst Tove Ahlqvist 21 2 0 9,52% Öppen v.het Robin Stenberg 7 0 0 0,00% Östra hemtjänst Ulrika Johansson 29 4 0 13,79% 621 64 0 10,31% Fördelat per verksamhet: Htj Säbo/Korttid Säbo demens Övriga Total 27 25 6 5 63 Timmar utöver schema Kommentar Generellt: I augusti månad är statistiken inte komplett p.g.a. semester hos dem som ska rapportera in. Hemtjänst: Introduktionstimmar är normalt för perioden. Natten har extraturer på grund av hög arbetsbelastning, ingen åtgärd insatt, dessa kvarstår så länge behovet finns. Västra 1 har många extraturer i schemat, bemanningen ska ses över vid nästa schemaperiod. Särskilt boende: Viss överanställning finns för att minimera risken för sjukskrivningar bland ordinarie personal. Personalkostnader 10
Nyckeltal 2017 2016 Kommentar Totalt utfall för personalkostnaderna efter åtta månader är 155 991 tkr, det ger en avvikelse på -4 035 tkr. Avvikelsen är mindre än tidigare, det beror dels på att större del av budgeten ligger på sommarmånaderna för att täcka semestervikarier och semesterlönebetalningar. Några verksamheter har personal som har skjutit på sin semester, vilket medför att mer kostnader kommer komma senare under hösten och påverkar utfallet negativt. Hemtjänsten kommer enligt prognos verkställa fler timmar än vad som budgeterats. Vilket innebär att budgeten överskrids med ca 3,5 mkr. Myndighet äger den budgeten och redovisas således där. Hemtjänstens eget resultat visar efter sommaren ett underskott. Underskottet kommer av att kostnaderna är högre under sommaren, timpengen för resursfördelningen är samma året om. Prognosen på helår visar nollresultat. Prognosen för personalkostnaderna inom särskilt boende är -1,5 mkr, vilket kommer av för höga tjänster i arbete mot vad budgeten tillåter. Enheterna arbetar med det och prognosen förbättras sakta. Sjukfrånvaron inom hemtjänst och särskilt boende påverkar kostnaderna negativt då den korta sjukfrånvaron fortfarande är hög och vikarietillsättning behövs för att bedriva en god och säker vård. Sjuksköterskorna beräknas gå med ett underskott på -224 tkr för personalkostnaderna då ytterligare en undersköterska/planerare kommer att anställas, medan rehabilitering har ett överskott med 1 575 tkr, då det finns vakanta tjänster. Den korta sjukfrånvaron är fortfarande hög och påverkar enheternas kostnader. Arbete görs i rehab-processen för att minska sjukfrånvaron. Sjukskrivning 28 dagar eller mer Kommentar Nyckeltalet visar hur stor andel som varit sjuka mer än 28 dagar. Utfallet för augusti är 6,46 % en ökning med0,53 % sedan förra månaden. Dock är antalet personer i långtidssjukskrivning 37, oförändrat mot juli månad. Den procentuella ökningen beror på färre antal anställningar i augusti månad. Fördelat per chef: Augusti 2017 Chef Antal Andel med Förändring Långtids- långtidssjukskrivning fr föreg mån. sjukskrivna i procent Administration Omsf Jane Dietrichson 0 0% 0 Almen Pernilla Engelholm 2 5% 0 Biståndshandl Omsf Linda Pettersson 0 0% 0 Chefsf. Jan Darell 0 0% 0 Demensb/Dagvht Maria Klingbjer 4 10% 0 Demensb/Korttid Anette Bard-Berglund 2 6% 0 Fröjdekulla/Korttid Carina Alm 1 4% 0 Förvaltningsadm. Carina Leijon 0 0% 0 Hemtjänst VC Mare Sjöö 0 0% 0 HoS Omsf VC Bengt Thörnblad 0 0% 0 Hälso- o sjukvård Katarina Eriksson 2 5% 0 Madesjögläntan Emma Ingvarsson 2 6% 0 Myndigh Omsf VC Mari Rosqvist 0 0% 0 Natt Hemtjänst Karin Dahlström 1 3% 0 Norra 1 hemtjänst Pia Ekdahl 0 0% 0 Norra 2 hemtjänst Natasa Djurovic 2 7% 0 Rehabilitering Ewa Sveding 1 4% 0 Strandv 2/Stallg Karin Becker 3 8% 0 Strandvägen 1 Emilia Morska 2 6% 0 Särskilt boende VC Monica Antonsson 0 0% 0 Södra 1 hemtjänst Ann Söderström 2 4% 0 Södra 2 hemtjänst Titti Johansson 1 3% 0 11
Nyckeltal 2017 2016 Västra 1 hemtjänst Matilda Strömdahl 7 23% 0 Västra 2 hemtjänst Tove Ahlqvist 2 10% 0 Öppen verksamhet Robin Stenberg 0 0% 0 Östra hemtjänst Ulrika Johansson 3 10% 0 37 5,96% 0 Fördelat per verksamhet: Htj Säbo/Korttid Säbo demens Övriga Total 18 10 6 3 37 Personalkostnader sjukfrånvaro korttid Kommentar Kostnaderna för den korta sjukfrånvaron är i juli månad 364 301 kr. Summan avser sjuklön dag 2-14 med avräkning av karensdag. Kostnaden är i samma nivå som för juli månad föregående år men kostnaderna har minskat totalt sett eftersom den korta frånvaron nu är lägre än 2016 års utfall. Personalkostnader sjukfrånvaro långtid Kommentar Kostnaderna som redovisas för dag 15-90 är inklusive PO-pålägg. Effektivt resursutnyttjande Målet är delvis uppnått Införande av digitalt planeringssystem (IntraPhone) påbörjades under oktober månad 2016 i hemtjänsten. Det leds av administrationens enhet, som är en del av verksamheten myndighet. Elva hemtjänstgruppen av totalt 23 är igång med det nya mobila systemet. Implementeringen beräknas vara klar under första kvartalet 2018. Planeringssystemet IntraPhone bör förenkla uppföljningen och verktyget kommer även att främja användandet av verksamhetens resurser efter kundens faktiska behov. Utredningsuppdraget kring återstående delar mellan IFF/OMF är slutfört och överlämnat till förvaltningscheferna för individ- och familjeförvaltningen och omsorgsförvaltningen. De ekonomiska omföringarna samt behov av tillskott är dock inte i sin helhet klarlagda. Förvaltningscheferna har valt att gå vidare del för del med den delen av förslagen. Nyckeltal 2017 2016 Avtalstrohet Kommentar Köptroheten i augusti uppgår till 93,5 % fördelat enligt nedan: Ansvar3 Ansvar3(T) Belopp Inköp på avtal Ej avtal Köptrohet 540 Omsorg centralt 344 278 340 220 4 058 98,8% 541 Myndighet 120 641 112 900 7 741 93,6% 542 Hemtjänst 123 472 123 319 153 99,9% 543 Särskilt boende 153 617 151 339 2 277 98,5% 544 Hälso- och 422 277 361 047 61 230 85,5% 12
Nyckeltal 2017 2016 sjukvård 1 164 284 1 088 825 75 458 93,5% Det är hälso- och sjukvården som haft svårt att nå måluppfyllelse under augusti. Det är inköp från Apotekstjänst AB samt vissa hjälpmedelsinköp som ligger utanför avtal. Utförd tid hos kund i hemtjänst Verkställda timmar i hemtjänst Kommentar 17 624 h har redovisats till resursfördelningen i augusti månad, vilket motsvarar 569 h per dag. I genomsnitt har de verkställda timmarna varit 17 517 per månad. Totalt antal verkställda timmar efter augusti 140 139 st. Beräknad prognos ger ett årsutfall på ca 210 000 h vilket är drygt 14 000 h fler än budgeterat. I augusti är 97 % av den totala tiden verkställda timmar inkl. HSL. Övriga 2 % är vak-timmar, trygghetslarm och avlösarservice. Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Totalt antal timmar Timmar per dag 17 489 15 670 18 207 17 486 18 266 17 452 17 945 17 624 564 560 587 583 589 582 579 569 Budgeten är beräknad utefter föregående års utfall samt med tillägg av trygghetsboendet som inte var med då. Budgeten av timmarna påverkar också timpengen som enheterna erhåller i resursfördelningen utifrån de biståndsbeslut som tagits. Tiden som redovisas avser verkställda timmar inkl. HSL, vak och de 20 första timmarna av avlösning. Larmtid är också med, den räknas fram genom en schablon. Varje larm ger 10 minuter. Natten är inte med i redovisningen och ligger utanför resursfördelningssystemet. Kostnad särskilt boende enligt KPB, egen regi, kr/plats Kostnad hemtjänst enligt KPB, egen regi, kr/beviljad timme Arbetad tid Kommentar Den arbetade tiden redovisas här för hemtjänsten. De verkställda timmarna kommer av det som är redovisat i resursfördelningen, plus 30 % för kringtid. Natten är exkluderad. I juli är den arbetade tiden 77 % i förhållande till den verkställda. 5 366 timmar färre är arbetade än verkställda. Differensen mellan arbetad tid och verkställd tid är stor på grund av semester. Den tid som semestervikarierna arbetade i juli kommer med i redovisningen först i augusti månads redovisning. Måluppfyllnaden skkiftar mellan enheterna. Alla enheter förutom en har en lägre arbetad tid än verkställd tid. Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Verkställd tid inkl 30 % kringtid 22 735 20 372 23 669 22 732 23 694 22 688 23 329 Arbetad tid 24 214 21 670 24 241 22 407 24 247 19 528 17 693 Diff Arb.tid jmf verkst.tid Andel arbetad tid mot verkst. Tid 1 479 1 298 572-325 553-3 160-5 366 107% 106% 102% 99 % 102 % 86 % 77 % Beslutad tid enligt BHL 13
Hållbar utveckling Anvisning Beskriv hur verksamheten är organiserad utifrån ett ekonomiskt, socialt, ekologist och kulturellt perspektiv i syfte att arbeta för en hållbar utveckling. Beskriv hur verksamheten följs upp och vilka åtgärder som gjorts i syfte att nå en hållbar utveckling. (ex nyckeltal och aktiviteter) Nybro kommuns vision är att hela kommunen ska kännetecknas av hållbarhet i alla avseenden ekologiskt, ekonomiskt, kulturellt och socialt. För att en utveckling ska vara hållbar krävs att vi inte systematiskt låter ett av dessa områden, (ekologi, ekonomi, kultur eller sociala frågor) bli förloraren i de val som görs, i stort och smått. Att vi, på olika sätt, strävar efter en hållbar utveckling är självklart. Vi vill att framtidens invånare, likaväl som vi här och nu, ska ha en bra tillvaro, med förutsättningar för ett bra liv. För det krävs dels att naturens möjligheter att ge oss föda, livsrum, frisk luft, rent vatten m.m. inte förstörs och dels ett samhälle som ger trygghet, stöd och god utbildning och som inte lämnar människor utanför. I arbetet med hållbar utveckling krävs att alla hjälps åt och bidrar just utifrån sin specifika verksamhet. Det handlar om vad vi gör som t. ex. omsorg, skötsel av fastigheter och grönytor, distribution av rent vatten, utbildning, kultur, stöd på olika sätt. Det handlar också om hur vi utför vårt arbete. Då behöver vi ställa frågor som; Hur transporterar vi oss till vårt uppdrag? Vad köper vi in för varor och tjänster? Hur är dessa producerade? Hur bemöter vi människor i vår omgivning? Hur tar vi hand om avfall som uppstår? Social hållbarhet är genomgående för hela äldreomsorgen och manifesteras bland annat genom omsorgsnämndens vision (som utgår i från socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen och patientsäkerhetslagen): Vår verksamhet ska kännetecknas av ett hälsofrämjande förhållningssätt i vård och omsorg och i livets alla skeden. Det innebär att vi ska stärka människors egen möjlighet till delaktighet, tilltro till förmåga samt känsla av trygghet, värdighet och välbefinnande. Omsorgsförvaltningens verksamhet är organiserad för att uppnå de krav som ställs i socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen och patientsäkerhetslagen. Genom att omsorgsförvaltningens målstyrning 14
fokuserar på nyckelområden i lagstiftningarna såsom trygghet, delaktighet, leva och bo självständigt, kunna välja när och hur stöd, hjälp och service ska ges analyseras relevanta nyckeltal ur ett hållbarhetsperspektiv. Därefter genomförs aktiviteter för att förbättra verksamheten. Arbetet med att utveckla ett processorienterat ledningssystem som ska tydliggöra och förbättra de arbetssätt som sin tur leder till att processerna ligger i linje med visionen fortgår i förvaltningen.. Vad gäller ekonomi tog omsorgsnämnden beslut om en ny inriktning för äldreomsorgen som ska bidra till förbättrat ekonomiskt resultat att verkställa det beslutet är högst på förvaltningens agenda. Samtliga delar i det beslutet är verkställda från förvaltningens sida. 15
Tjänstegarantier Kommungemensamma Kontakt För telefonservice och besök garanteras att i första hand komma fram till den sökta personen, i andra hand komma i kontakt med annan person och få sitt ärende framfört, information om när en person kan anträffas eller kunna lämna meddelande i en personlig röstbrevlåda. Rapporten "Servicemätning via telefon och e-post Nybro kommun KKiK-2016" visar att tillgänglighet per telefon får 33 % svar på sin fråga inom 60 sekunder. Det är en minskning med 34 % sedan mätningen 2015. 42 % inte har fått någon kontakt alls. Senaste mätningen resulterade i att 58 % upplevde att de fick svar på frågan. Resultatet 2015 var det samma Då minskningen är så pass stor blir bedömningen att garantin är delvis uppnådd vid delårsbokslut 2017. Några målvärden är inte fastställda. Kallelser Kallelser till kommunens nämndsammanträden ska publiceras på kommunens hemsida senast fem dagar före planerat sammanträde. Omsorgsnämnden bedömer att garantin är uppnådd fram till delårsbokslut 2017. Protokoll Alla protokoll från kommunens nämndsammanträden ska publiceras på kommunens hemsida och finnas tillgängliga på huvudbiblioteket i Nybro senast två arbetsdagar efter det att protokollet justerats. Omsorgsnämnden bedömer att garantin är uppnådd fram till delårsbokslut 2017. Nämndspecifika Omsorgsnämnden har tjänstegarantier fastställda 2010-05-18 (ON 37). Därtill har omsorgsnämnden antagit lokala värdighetsgarantier som under september 2014 var föremål för utvärdering. De lokala värdighetsgarantierna antogs av omsorgsnämnden 2013-06-18 (ON 41) enligt muntligt besked inkluderas tjänstegarantierna i de antagna lokala värdighetsgarantierna. Detta framgår dock inte av omsorgsnämndens protokoll eller tjänsteutlåtande. Under september oktober 2014 har omsorgsförvaltningen genomfört en uppföljning av de av omsorgsnämnden antagna värdighetsgarantierna. Syftet med uppföljningen var att ta reda på hur garantierna uppfattas av kunder, anhöriga och medarbetare. Slutsatser från uppföljningen visade att värdighetsgarantierna är relativt okända bland kunder och anhöriga. Kunder och anhörigas svar visade också att det inte är helt självklart att värdighetsgarantierna har betydelse för inflytande och påverkan på omsorgsinsatserna. Detta skiljde sig när det gäller medarbetarnas svar. En stor del av de svarande medarbetarna tyckte att kunden kan 16
påverka sina omsorgsinsatser med hjälp av värdighetsgarantierna. Vad som dock är överensstämmande bland de svarande var att värdighetsgarantierna kan förbättras. Utifrån uppföljningen planerades åtgärder vad gäller information till nya kunder, revidering av informationsmaterial, tydliggörande av garantierna och på ett tydligare sätt införliva garantierna i kvalitetsledningssystemet. I och med beslut av kommunstyrelsen över de kommunövergripande tjänstegarantierna kan nu omsorgsnämnden ta tag i detta arbete. I detta arbete inbegrips även planer för hur de nämndspecifika garantierna ska hanteras i framtiden. Åtgärder och utveckling av värdighetsgarantier är således avhängigt det arbetet. Förvaltningen startar detta arbete under senare delen av 2017. 17
Uppdrag Kommungemensamma Uppdrag 2015:10 Demensplatser är ett uppdrag som i vissa delar ligger på omsorgsnämnden. Förvaltningen har deltagit i möten i syfte att få ändamålsenliga lokaler. Ombyggnationen av nya Kvarnbacken har nu startat. Uppdrag: Samlad arbetsdag I syfte att förbättra arbetsmiljön och göra omsorgsarbetet attraktivare för medarbetare har kommunfullmäktige gett personalenheten, ekonomienheten och omsorgsförvaltningen i uppdrag att utreda sammanhållen arbetstid som möjlighet för att ta bort delade turer för omsorgspersonal. Aktiviteten kommer att bedrivas som ett pilotprojekt på det särskilda boendet Almen. Utsedd projektledare är HR-konsult på personalenheten. Arbetet leds av en styrgrupp bestående av omsorgschef, personalchef och ekonomichef. Nämndspecifika Omsorgsnämnden har i uppdrag av KF att under år 2017 utreda möjligheterna för att införa ett försöksprojekt enligt Tubberödsmodellen (KF 2016-06-20 135). Förvaltningen har för avsikt att på försök implementera arbetssättet på Fröjdekulla. Under hösten kommer personal och enhetschef för Fröjdekulla att tillsammans med verksamhetschef göra ett studiebesök på Tjörn för att ta del av erfarenheter av modellen. Nämndens uppdrag till förvaltningen: Planerade aktiviteter kopplade till måluppfyllelse Mål: Ett värdigt liv: 1. Innehåll Kvarnbacken Planering av innehåll är påbörjad och funktioner till arbetsgrupp utsedda. Omvärldsbevakning startar för att få inspiration och planering för rekrytering startar i september. Ansvarig för det är verksamhetschef för särskilt boende. 2. Mat och Måltid Nytt möte med kostenheten för samverkan är inbokat i oktober. Kostråd för samarbete mellan kostpersonal och omsorgspersonal startar i oktober-november. Matråd där omsorgstagarna är delaktiga med önskemål runt mat och måltid startar också under oktober - november. Ansvarig för arbetet är verksamhetschef för särskilda boenden. 3. Implementera värdegrunden Kick off för implementering av värdegrunden är inplanerad under september månad. Ansvarig för det arbetet är omsorgschef. Mål: Trygga vård och omsorgsinsatser 1. Utveckla palliativa teamet Teamet har ombildats under januari månad. Det består nu av 7 sjuksköterskor och 3 omsorgsassistenter, en arbetsterapeut och en sjukgymnast är resurspersoner. Det har tillkommit 16 nya palliativa ombud. De har fått utbildning under året. I hela förvaltningen finns nu 50 palliativa ombud. Det finns nu en bra organisation kring de palliativa frågorna. Uppdraget är slutfört, ansvarig har verksamhetschef för hälso- och sjukvård varit. 18
1. Munhälsa I länsgemensam ledning har förslag på utbildningsinsats gällande munhälsa tagits fram. Utbildningsinsatsen har sin grund i att det preventiva arbetet samt arbetet med munhälsobedömningar ska förstärkas. Kommunerna i Kalmar län ska arbeta preventivt och i detta arbete ingår riskbedömningar enligt ROAG (Revised oral assessment guide). Målet är att alla som bor på kommunernas särskilda boenden ska erbjudas en riskbedömning enligt ROAG. Syftet med utbildningsinsatsen är att ge den berörda personalen motivation samt teoretisk och praktisk kunskap gällande munhälsa, samt att det preventiva arbetet blir en självklar del i omsorgen. I förlängningen ger detta omsorgstagaren mindre risk för undernäring, fall och trycksår. Det innebär även minskat lidande för omsorgstagaren och ökad livskvalitet. Landstinget ska bjuda in till utbildning i munhälsa under hösten och omsorgsassistenter från särskilda boenden ska delta i så stor omfattning som möjligt. Förvaltningen inväntar inbjudan i dagsläget. Ansvarig är verksamhetschef för särskilda boenden. 1. Hemtjänst natt samarbete med räddningstjänsten Samarbetet med räddningstjänsten har startat under året. Under hösten kommer omsorgspersonalen att utbildas i L-ABCDE, HLR samt D-HLR. Utbildningstiden uppskattas till 7-10 timmar per anställd. Projektgruppen kommer även under hösten göra ett studiebesök i kommun som redan har liknande samarbete. Mål: Leva och bo självständigt: 1. Projekt "Psykisk hälsa" Kalmar län driver projektet Psykisk hälsa som är ett samverkansprojekt mellan länets kommuner, Landstinget i Kalmar samt Regionförbundet. Projektets syfte är att belysa och förebygga psykisk ohälsa samt förbättra vården för den enskilde. Det har konstaterats att det finns ett stort behov av samverkan både inom huvudmännen och mellan landsting och kommun. Kalmar län har sedan år 2008 legat över riksgenomsnittet vad gäller antal självmord per 100 000 invånare[1]. Långt ifrån alla som tagit sitt liv har haft kontakt med vården och mindre än hälften har haft kontakt med psykiatrin. Länet ligger under riksgenomsnittet när det gäller utförda Samordnade Individuella Planer (SIP). Det finns ett stort behov av ökad kännedom och kunskap i användandet av och syftet med SIP. Behovet består även av att mäta kvalitet istället för enbart antal. Länets målsättning är att använda resurser och kompetenser på bästa sätt för att klara framtidens välfärd i länet genom en sammanhållen vård och omsorg där varje enskild individ får rätt vård och omsorg i rätt tid och på rätt nivå utan att behöva tänka på de olika aktörernas organisationer eller ansvarsområden. Utifrån den gemensamma handlingsplanen för kommunerna i Kalmar län och Landstinget i Kalmar gällande överenskommelse inom området psykisk hälsa 2016, har Nybro kommun startat ett projekt gällande psykiskt hälsa på lokal nivå. Projektet är ett samarbete över förvaltningsgränserna då psykisk ohälsa berör flera förvaltningar. Förutom omsorgsförvaltningen (OMF) ingår även individ- och familjeförvaltningen (IFF) samt lärande- och kulturförvaltningen (LOK). Tre områden har prioriterats: Självmordsförebyggande åtgärder Utveckla kunskap om och användandet av SIP Gemensamt avvikelsesystem Behov av likvärdighet, gemensamt förhållningssätt och samordnade insatser för att skapa bättre förutsättningar för att lyckas med det suicidförebyggande arbetet är gemensamt för OMF, IFF och LOK. Området är dessutom prioriterat utifrån ett behov av ökad kompetens att tillgå vid akuta tillstånd. Genom att öka kompetensen med hjälp av MHFA-instruktörer (Mental Health First Aid) ges 19
möjlighet till både ökad kunskap i akuta skeden men även för det förebyggande arbetet[1]. SIP (samordnad individuell plan) är ett bra redskap för att tidigt kunna påkalla hjälp från rätt profession. Vid rätt användning kan psykisk ohälsa uppmärksammas, belysas och avhjälpas i ett tidigare skede. Det finns ett behov att medvetengöra samtlig, berörd personal om möjligheterna med SIP för att underlätta samordning, erbjuda individen delaktighet och effektivisera användandets utfall. Det finns behov av att utveckla ett gemensamt avvikelsesystem för att effektivisera och samordna avvikelser. Då kan avvikelserna även användas för att förstå, arbetas med och visa på utvecklingsområden. Genom samordning kan erfarenheter och kunskap användas av flera, förkorta processer och initiera en direktare hantering och uppföljning. Handlingsplan är framtagen av utsedd projektgrupp och syftet är att på lokal nivå samverka över förvaltningsgränserna för att skapa förutsättningar för ett långsiktigt arbete med området psykisk hälsa utifrån ett gemensamt ansvarstagande från berörda parter. Nybro kommun är beviljade stimulansmedel på 508 000 kronor för 2017. Fyra personer är utbildade MHFA-instruktörer. Projektgruppen har haft uppföljningsmöte med instruktörerna och reviderat handlingsplanen med anledning av att nya uppgifter framkommit i och med utbildningen. Instruktörerna måste hålla i minst tre utbildningar per år för att få behålla sin licens. Därav är tre utbildningstillfällen planerade under hösten och tre utbildningstillfällen är planerade under våren. Möte har också skett med styrgruppen som har godkänt den nya handlingsplanen. Projektgruppen arbetar nu med att bestämma vilka från respektive förvaltning som bör gå utbildningen. OMF har två platser vid första utbildningstillfället (utb vuxna). Vi har bestämt att Lenitha, anhörigsamordnare och Elin, aktivitetsledare Jutegården ska gå utbildningen med anledning av att deras kontaktyta. Båda är tillfrågade och har meddelat intresse. Mål: Delaktighet och påverkan 1. Tubberödsmodellen i Fröjdekulla Se under rubriken "nämndspecifika" ovan. 1. Tjänstegarantier-värdegrund- och värdighetsgarantier Tjänstegarantier är en del av kommunens kvalitetsarbete. Kommunfullmäktige har fastställt riktlinjer för framtagande av sådana samt fastställt kommunövergripande tjänstegarantier för gott bemötande, god tillgänglighet och insyn (2016-06-20, KF 141). Se bilagor Omsorgsnämnden har sedan några år tillbaka fastställda värdegrund och värdighetsgarantier dessa behöver ses över och synkroniseras med kommunfullmäktiges fastställda garantier. Det arbetet påbörjas under senare delen av 2017. 1. Äldreplan En av framtidens viktigaste frågor för omsorgsnämnden, samt för Sverige, är hur samhället ska möta och hantera behoven från en växande äldrebefolkning. De äldre lever längre och friskare liv vilket ställer nya krav på framtidens äldreomsorg. Enligt regeringens kommittédirektiv (2015:72) är äldreomsorgen en central del i den svenska välfärden. De äldre ska få den vård och omsorg de behöver för att känna sig trygga och kunna leva sina liv på det sätt de önskar. För att kunna arbeta systematiskt med att utveckla äldreomsorgen i ett långsiktigt perspektiv är ett första viktigt steg att ta reda på hur den framtida äldreomsorgen bör vara utformad. Därför behövs en äldreplan tas fram som ska fungera som en vägvisare. Äldreplanen ska vara en redogörelse för vad vi idag gör för kommuninvånare som är 65 år och äldre, samt de behov, utmaningar och lösningar som finns för framtiden. Relevanta frågor är äldres boendeform, framtidens behov av vård och omsorg, förutsättningar för ett friskare liv, delaktighet och en meningsfull vardag. Omsorgsnämnden påbörjar arbetet med att skapa en äldreplan som ska vara vägledande och bland annat ligga till grund för verksamhetsplan i olika projekt med mera. 20
Ensolution har i uppdrag att ta fram en framtida prognos för äldreomsorgensbehov, såväl lokalmässigt som personalförsörjningsmässigt. Det arbetet ska slutföras under oktober 2017. Ansvarig för det arbetet är omsorgschef tillsammans med utvecklingsstrateg. Mål: Attraktiv arbetsgivare 1. Revidera introduktionsprogrammet för vikarier I socialtjänstlagen (SoL) 2001:453 framgår att insatser ska vara av god kvalitet och att dessa ska utföras av personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas. Kvalitet, och kompetens hos personal, är svårast att säkerställa vid rekrytering inför sommaren då arbetsperioden kort och det är stort inflöde av ny personal. En nyckelfaktor för kvaliteten i detta sammanhang är introduktionen. Vid genomförd internkontroll av introduktionen 2016 konstaterades att det finns brister i den som kan förbättras. Vilket föranledde omsorgsnämnden att uppdra till förvaltningen att revidera nuvarande introduktionsprogram för omsorgsassistenter med beaktande av det som framkommit i internkontrollen (ON 2016-08-24 68). Introduktion av omsorgsassistenter är en stor utgiftspost och har genom åren minskats ner genom kontinuerliga nedskärningar. Formerna för introduktionen har med tiden omformats för att passa organisationens ekonomiska utveckling. Det saknas någon form av SoL-utbildning. Enhetscheferna gör idag olika vid introduktionen, och de flesta upplever att de inte hinner introducera personalen på det sätt de skulle önska. Alla enhetschefer var eniga i att det behövs mer information och tid för diskussion än vad som erbjuds idag. Den största bristen som enhetschefer upplevt hos semestervikarier idag är framförallt kunskap om rätt bemötande, men även att veta vad arbetet innebär. En högre kvalitet på introduktionen av semestervikarier ska uppnås genom: HSL-utbildning och utbildning i förflyttningsteknik utvecklades och förlängdes. utbildningspaketet kompletterades med utbildning i basal omvårdnad och SoL-utbildning. enhetschefgruppen tillsammans fick ta fram gemensamma riktlinjer, utbildningsmaterial och/eller checklista. Ansvarig för detta arbete är verksamhetschef för hemtjänsten. 1. Samlad arbetsdag Se ovan "Kommungemensamma" Mål: Budget i balans 1. Avveckling av korttidsplatser ner till 15 Aktiviteten har slutförts under första delen av 2017. Det är förvaltningens förslag att revidera antalet platser från 15 till 16 av driftseffektiva skäl. Mål: Effektivt resursutnyttjande 1. Införa digitalt planeringssystem inom hemtjänsten Ett nytt digitalt planeringssystem, IntraPhone, införs i hemtjänsten. Syftet med ett digitalt planeringssystem har sin grund i att kundernas hjälpinsatser ska säkerställas. Planeringssystemet ger möjlighet att följa upp och säkerställa att beviljade insatser genomförts. Det kommer också bidra till effektivisering av verksamheten då det blir enklare att mäta när och hur insatser görs, samt tidsåtgång. Det kommer resultera i att kunden får rätt beviljade insatser och därmed säkerställa kundens omsorgsbehov utifrån beslutad insats. Systemet registrerar den tid personalen är hemma hos kunden. 21
Tidsplanen för implementeringen av planeringsverktyget IntraPhone fick revideras en aning då det startades 10 grupper innan sommaren och inte 12 som planerat. Det berodde på att det bedömdes att det inte fanns tillräckligt med resurser (planerare) för att klara av uppstarten på ett bra sätt. Det var hög arbetsbelastning på planerarna samt på grund av att några planerare bytte geografiska ansvarsområden. Under sommaren juni, juli, augusti planerades ingen uppstart av IntraPhone i några grupper. Utvärdering av planeringsverktyget efter sommaren utföll enligt nedan: planerarna tycker att det har varit ett tufft arbete i sommar med hög arbetsbelastning på grund av bemanningsbiten som tagit stor del av arbetet. Det har i sin tur påverkat att uppdateringen av insatser i IntraPhone ibland ej har utförts i direkt i anslutning till förändringen. Manuell rapport har inte skapats i något fall då det satt in tillfälliga extra tillsynsbesök under en helg. I ett område har 60% av den inplanerade tiden utförts vilket visar att det är för mycket planerad tid inlagd. Förklaringen är att planerare inte har haft tid och möjlighet att lägga den tid som behövs för att revidera tiderna i planeringen på grund av att bemanningsproblematiken som har tagit mycket tid. Överlag är sammanfattningen att planeringsverktyget har fungerat bra i sommar. Nu har vi 3 planerare som ska gå på introduktion/utbildning. Preliminär tidsplan i höst är att 2 grupper startar i september. I Oktober startar 7 grupper, i november startar 2 grupper och till sist i tidsplanen startar de 2 sista grupperna i december. 1. Uppföljning av förvaltningsdelning Utredningsuppdraget är slutfört och överlämnat till förvaltningscheferna för individ- och familjeförvaltningen och omsorgsförvaltningen. De ekonomiska omföringarna samt behov av tillskott är dock inte i sin helhet klarlagda. Förvaltningscheferna har valt att gå vidare del för del med den delen av förslagen. Ekonomerna har fått följande uppdrag: Uppdrag till ekonomer maa förändringar mellan IFF och OMF Socialchef och omsorgschef har gemensamt utifrån Jan Lagerqvists uppdrag beslutat att fokusera på delar av helheten i uppdraget och därmed ge ekonomerna Evelina Widell och Emma Wiss följande uppdrag inledningsvis: Korttidsplats Redovisa och överföra medel, efter godkännande, motsvarande kostnad för en korttidsplats 365 dagar från omsorgsnämndens ram till individ- och familjenämndens ram i och med 2018 års ramar. Rehabilitering Redovisa och överföra medel, efter godkännande, motsvarande kostnad för en 2,0 årsarbetare leg. rehabiliteringspersonal från individ- och familjenämndens ram till omsorgsnämndens ram i och med 2018 års ramar. 1,0 tjänst avser intäkter motsvarande 1,0 tjänst och 1,0 tjänst avser personalkostnader från IFN:s ram. Ansvarig för detta uppdrag är omsorgschef. Utöver dessa uppdrag har omsorgsnämnden har givit förvaltningen i uppdrag att: 1. Inledningsvis installera en digital informationstavla på Strandvägens särskilda boende under en testperiod om sex månader samt att uppdra till förvaltningen att ta beslut om ett införande på övriga särskilda boenden samt Jutegården efter testperiodens slut. (ON 2016-06-30 27). Bakgrunden till uppdraget är en motion. Arbetet med detta har skett i samarbete med kommunstyrelseförvaltningens administration samt IT-enheten och är nu i sin slutfas för en installation på Strandvägen. 22
23
Verksamhet Årets verksamhet Viktiga händelser Den nya organiseringen från årsskiftet, med ett mer traditionellt sätt att organisera inom vård- och omsorg, har varit framgångsrik i den bemärkelsen att ansvar och befogenheter har blivit enklare att hantera. Chefer i organisationen kan också ha fullt fokus på en verksamhet vilket underlättar och möjliggör effektivare förändringsprocesser. Rekryteringen inför sommaren 2017 har visat på svårigheter inom samtliga yrkeskategorier. Trots det har sommaren bemannats utan hjälp av bemanningsföretag. Systematik i förbättringsarbetet har byggts upp under året och implementering av det är i full gång. Olika exempel på förbättringsområden finns under måluppfyllelse. Den upprepade korttidsfrånvaron har sjunkit över tid, från dryga 15 % till omkring 10 % i dagsläget. Förtätningen av 1:a linjens chef torde vara en av orsakerna. Det digitala planeringssystemet inarbetas i hemtjänstgrupperna 11 av 23 grupper är igång och använder systemet. Hälso- och sjukvården övergår till mobildokumentation, införandefasen pågår. Verksamhetsmått Nu följs volymutvecklingen genom antal verkställda timmar på enhetsnivå. Planen är att successivt använda "faktisk utförd" tid som mått istället i takt med att planeringsverktyget är väl fungerande i verksamheterna. 24
Intern kontroll Syftet med intern kontroll är att främja en fungerande ledning av kommunens verksamhet, att förebygga och hantera risker, att utnyttja möjligheter och starka sidor liksom att kontinuerligt utveckla verksamheten och att utvärdera av verksamhetens resultat. En genomarbetad intern kontroll är en av pusselbitarna i en bra styrning och uppföljning. Den bidrar till en effektiv och säker verksamhet och god ekonomisk hushållning. Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda, att veta hur det går i verksamhet och ekonomi. Det finns också internationellt förankrade definitioner som uttrycker samma sak mera fylligt. Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv, det vill säga god ekonomisk hushållning, att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig, att de regler och riktlinjer som finns följs, att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. Det är varje nämnd och styrelse som ansvarar för att den interna kontrollen är tillräcklig. I praktiken är det i verksamheten som kontrollen utvecklas och genomförs, vilket sker som en del i det löpande arbetet. Omsorgsnämnden tar fram en internkontrollplan årligen. Av planen framgår vad som ska granskas, hur granskningen ska gå till, vem som är ansvarig samt en riskbedömning av det som ska granskas. Förvaltningens ledningsgrupp arbetar fram ett förslag på moment som bör granskas. Faktorer som bidrar till att en kontroll föreslås kan vara signaler om att kvaliteten är otillfredsställande, avvikelser klagomål m.m. Förslagen läggs fram för omsorgsnämnden som också framför vad som bör kontrolleras. Kontrollområden för 2017 är: Inom personalområdet; Att aktiviteter utifrån handlingsplaner från medarbetarundersökningen 2016 genomförs Inom verksamhetsområdet; Myndighet; kontrollera att uppföljning av tidsbegränsade beslut sker. Nyckelhantering; Kontrollera att nyckelhantering sker på ett säkert sätt i hemtjänsten. Detta kontrollmoment är flyttat från 2016 års plan på grund av resursbrist under året. Hantering av enskildas kontanta medel, Kontrollera att rutinen efterlevs i verksamheterna Av dessa kontrollmoment är samtliga utom enskildas kontanta medel genomförda med gott resultat. 25
Ekonomi Driftsredovisning Resultat tkr Delår janaug Bokslut Budget Delår janaug Budget Prognos 2016 2016 2016 2017 2017 2017 BRUTTOINTÄKTER 19 958 30 964 23 447 16 820 25 149 23 989 Personalkostnader -147 181-221 209-222 222-155 991-226 011-226 506 Övriga kostnader -28 601-44 701-31 771-27 597-42 392-41 736 BRUTTOKOSTNADER -175 782-265 910-253 993-183 588-268 403-268 242 NETTOKOSTNAD -155 824-234 946-230 546-166 768-243 254-244 253 BUDGET -153 288-230 546-230 546-159 818-243 254-243 253 ÅRETS RESULTAT -2 536-4 400 0-6 950 0-1 000 Investeringsredovisning Nettoinvesteringar, tkr Delår janaug Bokslut Budget Delår janaug Budget Prognos 2 016 2016 2016 2017 2017 2017 246 1 521 3 711 1 370 3 326 0 Kommentar ekonomiskt resultat och årsprognos Omsorgsförvaltningen: Belopp inom parentes är jämförelseprognos per den 31/8. Efter Augusti månad kvarstår det prognostiserade resultatet för 2017 till -1 000 tkr. Fram till och med 30/4 visade prognosen ett nollresultat. Prognosen har justerats till följd av tre faktorer: 1. En telefonkostnad som kommunen fick i samband med operatörsbyte. 2. Hemtjänstens verkställda timmar är högre än budgeterat vilket gör att budgeten för resursfördelningen inte räcker till. 3. Intäkterna inom särskilt boende påverkas negativt i och med att särskilt boendeplatser omvandlas till korttidsplatser, intäkterna är således för högt budgeterade. Förvaltningsgemensamt beräknas vara i balans. Ett överskott tas upp i och med att förvaltningen får täckning för de kostnader som uppstått i samband med tömning av Kvarnbacken. Kostnaderna uppgår till strax över 1 miljon kr. Omsorgsförvaltningen har för 2017 erhållit stimulansmedel från socialstyrelsen på 5 278 tkr för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Drygt 1 400 tkr beräknas att användas för personalkostnader i arbetet med trygg hemgång. Likt tidigare år ska stimulansmedlet redovisas i början av 2018, då vet vi om medlen erhålls eller om förvaltningen blir återbetalningsskyldig. Verksamheten för myndighet som innefattar administration, biståndshandläggning och den öppna verksamheten, visar prognosen 67 tkr (97 tkr). Överskottet kommer av att kostnaderna för trygghetslarm är lägre än budgeterat samt att intäkterna är högre. Budgeten till hemtjänstens resursfördelning återfinns här och ger ett prognostiserat resultat av -3 500 tkr (-3 500 tkr). Det beror på fler verkställda timmar än budgeterat i nuläget. 26
Åtgärd: Säkerställa att samtliga avslutade ärenden är stängda i systemet så att medel inte läcker ut till enheterna som inte ska komma dem till del. Allt eftersom IntraPhone börjar användas, jämför utförd tid mot den redovisade verkställda tiden. Från och med september månad börjar förvaltningen redovisa utefter IntraPhone-tid för de enheter som använt systemet en månad eller mer. 2018 får enheterna medel utifrån faktisk utförd tid istället för verkställda timmar. Hemtjänsten visar ett underskott av -333 tkr (-333 tkr). Enheterna visar tillsammans ett underskott efter sommaren. De enheter som dras med underskott har högre bemanning än vad resurstilldelningen tillåter samt flertalet extraturer med dubbelbemanning. Kostnaderna för övertid under sommarperioden påverkar också negativt. Nattverksamheten har ett ökat behov och beräknas gå med underskott. Resultatet varierar mycket mellan enheterna. Åtgärd: Likt myndighet säkerställa att uppgifter i verksamhetssystemet är korrekta samt nogsamt nyttja effektiviseringsmöjligheter med hjälp av IntraPhone i takt med att det införs i hemtjänstgrupperna. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Arbeta med att justera bemanningen i relation till verkställda timmar. Särskilt boende visar ett underskott i årsprognosen, -2 808 tkr, (-2 842 tkr). Underskott beror på sjukfrånvaro och överanställningar gentemot budget. Förändringen är marginell. Intäkter för kost och bostadshyror påverkar negativt. Åtgärd: Fortsatt arbete med att få balans i antal årsarbetare gentemot budget. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Hälso- och sjukvård visar ett överskott på 1 151 tkr (1 351 tkr). Förändringen beror på en osäker prognos för inköp av tekniska hjälpmedel till kunder i verksamheten. Vakanta tjänster under fösta halvåret inom rehabilitering ger överskott. Enheten för sjuksköterskor beräknas göra ett mindre underskott. Uttag av huvudsemester kommer att ske även under hösten. Inga hyrköp från externa bemanningsföretag har behövt göras. Att ta i beaktning i prognosen är de ökade kostnaderna för övertid, kvalificerad övertid samt mertid som kommer av bristen på tillsvidare och vikarier. Investering Utfallet efter augusti månader är 1 370 tkr. Enda kostnad under augusti var för IntraPhone. Total investeringskostnad hittills för IntraPhone-användning, systemkostnader är 703 tkr. Renovering av bemanningsenhetens gamla lokaler för biståndshandläggarna kostade 419 tkr. 248 tkr är inköp av möbler. 27
Personal Kommentera personalhändelser 2017-08-31hade omsorgsförvaltningen 471,47 årsarbetare anställda, fördelade enligt nedanstående tabell: Centralt Myndighet Hemtjänst Säbo HSL Totalt Adm 4 4 Handläggare 3,75 1 4,75 Handtv, vaktm, tekniker 2 2 Ledning 4 3 10 10 2 29 rehabföreb (arbter, sjukgymn, rehabass, serviceass) 0,75 17,75 18,5 sjuksköterska 31,51 31,51 biståndshandläggare 9 9 Omsass mm (inkl. planerare, aktledare,anhörigsamord) 6 160,93 200,78 5 372,71 Total 7,75 23,75 170,93 210,78 58,26 471,47 Antalet anställda har ökat med 8,07 årsarbetare sedan delårsbokslut 2016. Ökningen är företrädesvis på ledningssidan, då enhetschefer förtätats under året: Diff delårsbokslut 2016-2017 Adm -2 Handläggare 0,75 Handtv, vaktm, tekniker 0 Ledning 10 rehabföreb (arbter, sjukgymn, rehabass, serviceass) 1 sjuksköterska -2,7 biståndshandläggare 0 Omsass mm (inkl. planerare, aktledare,anhörigsamord) 1,02 Total 8,07 Omsorgsförvaltningen har fortsatt svårt att rekrytera fysioterapeuter/sjukgymnaster. En faktorer är att regionen inte har utbildning. En gemensam chef för yrkeskåren och en gemensam arbetsplats har dock underlättat rekryteringen. 28
Enheten för biståndshandläggning har fått en stabilare personalsituation och en gemensam chef med gemensam arbetsplats. Utbildningsaktiviteter under perioden är/har varit: Silviasysterutbildning för sex undersköterskor och Silvia sjuksköterskeutbildning för två sjuksköterskor. Utbildningarna finansieras av tidigare stimulansmedel. Att vara chef över chefer har genomgåtts av förvaltningschef Flera enhetschefer och verksamhetschefer har påbörjat den interna chefsutbildningen "Chefskörkortet" En sjuksköterska deltar i karriärprogrammet Handledning för biståndshandläggare Handledning för enhetschefer Konferens Vård och omsorgscollege för framtidens vård och omsorgspersonal Rehabiliteringen har genomgått ett antal utbildningar bl a positionering i liggande, neuropsykologi, ADHD/Autism och HRL Hälso- och sjukvården har också deltagit i föreläsning i neuropsykiatri, diabetesteamet har utbildats, kateterutbildning samt löpande miniutbildningar via KTC i Kalmar. Samtliga chefer i länet har haft en gemensam ledarskapsdag Handledning i demensomsorg för omsorgsassistenter Utbildning i Lex Sarah för enhetschefer Interna fortutbildningar i analys av kvalitet och ekonomi. Under våren har omsorgsassistenter utbildats i palliativ vård Omsorgsförvaltningen är den förvaltning som har lägst kompetensutvecklingskostnader per anställd (2014 års siffror): Några färskare siffror finns inte i dagsläget. Det påverkar utfallet av utbildningsaktiviteter. Viktiga personalhändelser under perioden har varit: Sommaren 2017 har med hjälp av lojala medarbetare inneburit att kunderna fått det stöd de har behov av. Inget bemanningsföretag har anlitats. Dock har även omsorgsassistenter skjutit på sin huvudsemester för att klara semesterperioderna. Arbetsmiljöverket har avslutat en tillsyn av 1:a linjens chefers arbetsmiljö. 29