Falköpings kommuns revisorer 2017-03-22 1(4) FALKÖPINGS KOMMUN 2017-03- 2 2 Diarienr Planbet Beslut och principer för beviljande av forskningsstudier I anslutning till en nämndövergripande granskning av följsamheten till gällande delegationsordningar har vi uppmärksammat ett antal enskilda ärenden. För flertalet av dessa har vi under granskningen erhållit bra information som inte föranlett ytterligare åtgärder från vår sida. Ett av ärendena är dock sådant att det föranlett oss att bryta ut detta ärende från den övergripande granskningen för att av kommunstyrelsen få ett antal frågor klargjorda och åtgärdade. I såväl den övergripande granskningen som i denna fördjupning har vi haft biträde av PwC. Huvudfrågorna som vi bedömer som viktiga att få klargjorda gäller om och i så fall på vilka premisser som kommunen ska stå för kostnader och arbetstid för forskarutbildning samt vem/vilka och med vilka ev. begränsningar som får ta beslut i detta och ev. liknande ärenden. Som underlag för våra bedömningar ligger skriftliga svar på frågor ställda till nuvarande kommundirektör och personalchef, uppgifter ur ekonomioch personalsystemet samt genomgång av gällande delegationsordning. Ärendet gäller en forskarutbildning som dåvarande kommundirektören i ett s.k. verkställighetsbeslut beviljat kommunens kommunikationschef. Forskningen gäller en systemisk dialog för socialt hållbar utveckling. Viss dokumentation om forskningen och koppling till Falköpings kommun har presenterats i samband med granskningen men en dokumentation/överenskommelse som anger under vilka förutsättningar och med vilka villkor som gällt eller gäller saknas. Uppgifter gör gällande att den muntliga överenskommelsen innebär att kommunen ska stå för terminsavgifterna som totalt sett avser sex år. Årskostnaden för de tre första åren 2015-2017 uppges vara ca 25 tkr/år resp. 12 tkr/år för de tre sista åren som är 2018-2020. Utbildningsdagar på plats vid universitet i Bedfordshire sker enligt uppgift på arbetstid. Hittills uppges 27 dagar ha använts och när utbildningen är klar ska enligt samma uppgifter totalt 36 dagar ha använts. Om och i så fall hur mycket arbetstid som därutöver används och planerats har vi inga uppgifter om.
2 (4) Vad gäller kostnader har vi kunnat verifiera att kommunen betalt en faktura på 1998 pund motsvarande 25 260 kr för läsåret 2015/2016. Fakturan är beslutsattesterad av kommundirektören som en konsekvens av sin företrädares beslut. Tillsammans med ekonomikontoret har vi eftersökt ytterligare faktura/or som enligt erhållet svar borde funnits i kommunens räkenskaper men som vi inte kunnat återfinna. Vad gäller använd arbetstid så har vi erhållit uppgifter om såväl antal dagar och när de infallit men vi kan inte verifiera dessa då det inte sker någon inrapportering i lönesystemet för aktuella dagar som tjänstledighet med eller utan lön. Vår bedömning Verkställighetsbeslutet Som framgår i det skriftliga svar vi erhållit tar dåvarande kommundirektören ett verkställighetsbeslut rörande den här aktuella forskarutbildningen. Det är oklart när detta sker och någon presentation av överenskommelsen och villkoren har inte presenterats. Det finns dock två dokument där kommunikationschefen bl a beskriver hur kommunen kan få del av hans forskning. Det ena dokumentet är daterat 20141221 dvs ca sex månader efter att han tillträtt sin tjänst och drygt sex månader innan utbildningen påböljades. Om detta innebär att överenskommelsen gjordes redan i samband med anställningen borde det i så fall dokumenterats och legat till grund för ett formellt beslut. I kommunstyrelsens delegationsordning framgår att ett verkställighetsbeslut kännetecknas av att anställda följer redan fastställda regler och direktiv och där det i princip inte finns utrymme för alternativa beslutsmöjligheter. Det framgår också att frågor som bedöms vara av principiell vikt eller av prejudicerande natur alltid ska underställas kommunstyrelsen. Mot bakgrund av ovanstående bedömer vi att den överenskommelse som gjordes av dåvarande kommundirektören inte borde skett som ett verkställighetsbeslut utan det skulle varit föremål för kommunstyrelsens prövning. Vi gör denna bedömning mot bakgrund av att det måste betraktas vara principiellt eller prejudicerande då det rör sig om långa åtaganden och åtaganden som inte kan betraktas vara en absolut förutsättning för arbetet och kunna innebära stor bortavaro med påverkan på ordinarie verksamhet och kostnader för kommunen. Skulle man däremot anse att denna typ av ärenden skulle kunna tas på delegation är det viktigt att detta framgår av delegationsordningen och framförallt att det finns vägledande bestämmelser som delegaten har att
3(4) förhålla sig till. Med ett delegationsbeslut ges också aktuell styrelse/nämnd förutsättningar att få kännedom om beslutet då ett delegationsbeslut ska återrapporteras till styrelse eller nämnd. Vägledande principer för ledighet och kostnader för forskningsutbildning? Som framgått ovan anser vi det viktigt att det finns principer för vad som ska gälla när personal inom ramen för sin anställning vill gå en forskarutbildning eller motsvarande. Enligt det svar vi fått så gäller följande för utbildning/forskning "närmaste chef avgör utifrån verksamhetens mål och uppdrag kopplat till kommunens kompetensförsöijningsplan vilken kompetensutveckling som behövs för att medarbetaren ska kunna bidra till måluppfyllelsen i verksamheten för att fullgöra sitt uppdrag. Detta kommuniceras vid det årliga utvecklingssamtalet och dokumenteras i kompetensutvecklings /handlingsplan. Uppföljning i det årliga lönesamtalet." Vi anser inte att ovanstående principer är tillräckliga då det rör sig om totalt sett stora kostnader som också sträcker sig över flera budgetår. Vill man tillämpa ett delegationsförfarande är det ytterligare skäl för att anse att kommunstyrelsen ska ta ett initiativ och ta fram vilka principer som ska gälla när anställd vill gå en längre utbildning/forskningsutbildning. I principerna anser vi att man bör pröva kommunens behov och intresse kontra den enskildes egna motiv. Vidare bör det i principerna framgå såväl kostnadsaspekter, direkta såväl som indirekta samt annan ev. inverkan och konsekvenser för verksamheten. Kostnadsaspekten anser vi viktig då det vid ex:vis långa forskarutbildningar med bibehållen lön kan röra sig om betydande belopp. En annan viktig aspekt är om och hur det kan innebära inskränkningar på ordinarie arbetsuppgifter. Man skulle här kunna likställa det med en form av bisyssla och den hantering som följer av detta. Övrigt Mot bakgrund av frånvaron av dokumenterade beslut/överenskommelser och för att få en tillräcklig styrning och uppföljning bedömer vi att kommunstyrelsen bör besluta vad som är kommunens ansvar i den här aktuella forskningsutbildningen.
4(4) Det är viktigt att ansvarig chef ges möjlighet att styra utifrån verksamhetens behov och förutsättningar samt ha en rutin som möjliggör uppföljning av vad som överenskommits i form av tid och kostnader. Vi vill ha kommunstyrelsens synpunkter och förslag på åtgärder med anledning av vad som ovan framförts både vad gäller de principiella frågorna såväl som det enskilda ärendet. Svaret vill vi ha under maj 2017. För Falköpings kommuns revisorer ordförande vice ordförande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-05-10 Sida 1 (2) 61 Dnr 2017/00166 101 Kommunrevisionens granskning av beslut och principer för beviljande av forskningsstudier s beslut 1 lämnar nedanstående yttrande över kommunrevisionens granskning av beslut och principer för beviljande av forskningsstudier. 2 ger personalutskottet i uppdrag att utreda och bereda frågan och ta fram förslag till riktlinjer, som sedan rapporteras till kommunstyrelsen. Bakgrund I anslutning till en nämndövergripande granskning av följsamheten till gällande delegationsordningar har kommunrevisionen uppmärksammat ett ärende där de önskar få ett antal frågor klarlagda. Huvudfrågorna som revisionen bedömer som viktiga att få besvarade gäller om och i så fall på vilka premisser som kommunen ska stå för kostnader och arbetstid för forskarutbildning samt vem/vilka och med vilka eventuella begränsningar som får ta beslut i detta och eventuella liknande ärenden. Ärendet gäller en forskarutbildning som dåvarande kommundirektör beviljat. Godkännandet har hanterats som ett verkställighetsbeslut. Det saknas dock skriftlig dokumentation/överenskommelse som anger förutsättningar och vilka villkor som gäller. Revisionen menar att överenskommelsen som gjorts inte borde hanterats som ett verkställighetsbeslut utan borde varit föremål för kommunstyrelsens prövning. Yttrande Kommunledningsförvaltningen har i tidigare dialog med kommunrevisionen framfört att när det gäller utbildning/kompetensutveckling avgör närmaste chef utifrån verksamhetens mål och uppdrag kopplat till kommunens kompetensförsörjningsplan vilken kompetensutveckling som behövs för att medarbetaren ska kunna bidra till måluppfyllelsen i verksamheten för att fullgöra sitt uppdrag. Mot bakgrund av att den aktuella forskarutbildningen sträcker sig över en så pass lång tid och kan bedömas vara av principiell vikt kommer frågan att hanteras av kommunstyrelsens personalutskott. Kommunens ansvar behöver klargöras, och förutsättningarna bland annat avseende återrapportering och uppföljning behöver förtydligas. Tjänsteutlåtandet, daterat den 12 april 2017, har utarbetats av kanslichef Linda Karelid. I förvaltningens utlåtande föreslogs följande. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2017-05-10 Sida 2 (2) 1 lämnar nedanstående yttrande över kommunrevisionens granskning av beslut och principer för beviljande av forskningsstudier. s arbetsutskott har behandlat ärendet under 40/2017. Arbetsutskottet föreslog att kommunstyrelsen skulle besluta följande. 1 lämnar nedanstående yttrande över kommunrevisionens granskning av beslut och principer för beviljande av forskningsstudier. 2 ger personalutskottet i uppdrag att utreda och bereda frågan och ta fram förslag till riktlinjer, som sedan rapporteras till kommunstyrelsen. Paragrafen skickas till Kommunrevisionen Linda Karelid, kanslichef Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks