REVEAL Course PM2 Level 2 Intermediate Topic: Project Management Kurs Projektledning 2 Nivå 2 Mellan Projektledning Module 1: Projekt planen DU 1.1 Projekt planen Strukturen i en projektplan DU 1.2 Work Breakdown Structure-strategin Work Breakdown Structure-strategin DU 1.3 Work Packages/Arbetspaket och uppgifter Identifiera Work Packages Identifiera uppgifterna Relationen mellan WPS och uppgifterna Milstolpar WBS i projektplanen DU 1.4 Grafiska verktyg för projektplanering Flödesdiagram Gantt schemat Modul 2: Projektgruppen DU 2.1 Projektgruppen 1
Välja projektgrupp Leda projektgruppen Modul 3: Intern och extern kommunikation DU 3.1 Intern och extern kommunikation Intern kommunikation Extern kommunikation Module 1: Projektplanen DU 1.1 Projektplanen Avsnitt: Strukturen i en projektplan Effektiv planering är nyckel till ett lyckat projekt. Planeringsfasen är den del i projektet som ägnas åt att strukturer upp, utforma och illustrerar projektets genomförande, resultatet av planeringsfasen är projektplanen. Det finns inga standardformulär för en projektplan, men följande bör ingå i varje projekt: Omfattning och mål: Ramen för projektet och din organisation varför ska ni utföra ett projekt: ett specifikt behov, en utmaning, en möjlighet: projektet ska svara mot detta. Förklara varför din organisation ska genomföra projektet Resultat: Produkterna från projektet: vad har ni producerat i slutet av projektet, som bidrar till att förverkliga fastställda mål? En bra projektplan bör också kvalificera och kvantifiera resultaten (t.ex. du planerar ni att organisera vissa händelser för att informera föräldrar på en skola på I en specifik fråga skulle en korrekt identifiering av resultaten kunna vara: 3 informativa evenemang som organiseras med minst 120 föräldrar från skolan XYZ att delta). Målgrupper: vilka personer/organisationer som direkt medverkar i projektet (som inte är medlemmar i projektgruppen), t.ex. personer som deltar i seminarierna. Målgrupper bör tydligt identifieras och kvantifieras. Exempel: familjer skolans XYZ, 350 familjer, skolan själv, de 550 eleverna i skolan. Behoven hos målgrupperna är också relevanta för fastställandet av mål och resultatet av projektet Slutliga mottagarna: som kommer att få den långsiktig nyttan av projektets resultat (även efter projektets slut). Även mottagarna bör identifieras och kvantifieras. Exempel: alla skolor i staden XY (de kommer inte att delta i projektverksamhet, men de kommer att gynnas av projektresultat på lång sikt), medborgarna i staden XY, de lokala myndigheterna, samhället i stort. 2
Intressenter: alla personer eller organisationer som har intresse för projektet. Ansvar: Vem kommer att ansvara för att faktiskt genomföra projektverksamheten och resultatet av projektet (se vidare i avsnittet som handlar om projektgruppen) Arbetsplan: hur är arbete planerat? Hur lång tid tar det att producera de förväntade resultaten? Budget: hur mycket kommer detta projekt kostnad i form av alla typer av resurser (finansiella och mänskliga resurser och volontärer, utrustning etc.) DU 1.2 Work Breakdown Structure strategin Avsnitt: Work Breakdown Structure-strategin Work Breakdown Structure- strategin används för att göra ett projekt mer hanterbart genom att bryta ner det i mindre delar som kallas Work Packages (WP) eller "arbetspaket". Varje arbetspaket är ytterligare indelad i "uppgifter". Användningen av WBS metoden har följande fördelar: Under planeringsfasen: du har en helhetssyn på ditt projekt, så att du kan planera varje komponent i en rationell och logisk sekvens; det blir lättare att definiera projektgruppen genom en mer exakt identifiering av de färdigheter som krävs; graden av noggrannhet av projektplanen gör att du kan definiera en trovärdig budget Under den verkställande fasen: det arbete som skall utföras, kommande tidpunkten och resurser är tydliga för projektgruppen, och projektgruppen kommer att förstå roller och ansvar på ett effektivare sätt enklare intern och extern kommunikation av arbetet och resultaten produceras Under övervakning och kontroll: hur projektet fortskrider kommer vara lättare att följa upp alla delar av projektet (resultat, timing och resurser) kan styras mer effektivt DU 1.3 Arbetspaket och uppgifter Avsnitt: Identifiera arbetspaket För att identifiera arbetspaket, bör du börja med att överväga vilka de viktigaste resultaten (produkterna) är i projektet. Ett arbetspaket är det arbete som krävs för att producera huvudresultaten. Resultaten kallas också 'leveranser'. 3
Exempel: Om ditt projekt är "att bygga en ny kommunikationsplan för min organisation", kommer de viktigaste resultaten vara: 1. En ny webbplats, 2. Säkerställa användningen av sociala nätverk, 3. Ett regelbundet nyhetsbrev 4. En planeringscykel av informativa seminarier till slutanvändarna. Var och en av dessa kan leda till definitionen av ett arbetspaket. Du kommer också att ge mellanliggande resultat, men om de bidrar till produktionen av ett av de viktigaste resultaten så de inte att delas in i ett eget arbetspaket. Exempel: 'Nyhetsbrev'. Detta är en stor leverans och kan definiera en arbetsprestation. Mellanliggande resultat kan vara: den grafiska utformningen av nyhetsbrevet, den databas med kontakter som nyhetsbrevet skickas ifrån men dessa kommer inte att utgöra egna arbetspaket (WP) När du delat in huvudresultaten ii arbetspaket, namnges de och numreras för att skapa en logisk och tydlig ordning. T.ex.: i vårt exempel, skulle du ha WP 1 - Webbplats, WP 2 - Sociala nätverk, WP 3 - Nyhetsbrev mm Viktigt! WBS beskriver inte kronologin i projektet, men dess logik. När ni identifiera olika WPS fokusera på de resultat du vill producera, inkludera dessa i olika WPS tillsammans med alla aktiviteter och mellanliggande resultat som leder till produktionen av den övergripande leveransen. Avsnitt: Identifiera uppgifter Arbetspaketen (WPS) är ytterligare indelad i uppgifter. En uppgift är en fristående aktivitet som bidrar till att genomföra ett WP. Uppgifter finns också namngivna och numrerade inom respektive WP. Exempel: i WP 3 "Nyhetsbrev", kan du identifiera följande uppgifter: T 3,1: definierar den grafiska layouten av nyhetsbrevet, T 3,2: databas (kontroll av poster du redan har + samla nya poster), T 3,3: beskriver vilken typ av innehåll du kommer att mata ditt nyhetsbrev med, T 3,4: de tekniska specifikationerna. Det finns ingen standard med lägsta eller högsta antal uppgifter inom projektet, men antalet uppgifter bestäms utifrån logiken i projektet. En viktig regel är dock att varje uppgift kommer att producera en leverans och varje slutprodukt bör produceras genom en enda uppgift: så, återigen, ingen överlappning! Again for Tasks, as for WPs, there is no standard minimum or maximum number, but this is determined by the logic of the project. One important rule, though, is that each task will produce one Deliverable, and each deliverable should be produced by one single task: so, again, no overlap! Avsnitt: Relationen mellan WPS och uppgifterna Tänk inte på WP och uppgifter som moment som följer efter varandra! WP och uppgift kan utföras samtidigt, beroende på logiken bakom dessa och även på det ömsesidiga sambandet mellan dem. När det är möjligt, är det en bra idé att lägga fram alla uppgifter som kan utföras. I våra exempel, om det finns mänskliga resurser tillåter det, kan T 3,1 (den grafiska utformningen av nyhetsbrevet) och T 3,2 (definitionen av databas) utföras samtidigt. 4
Resultat namnges och numreras utifrån den uppgift som genererar resultatet, t.ex: D 3,1: grafisk layout av nyhetsbrevet, D 3,2: uppdaterad och komplett databas. Avsnitt: Milstoplar När ett WP och uppgifterna identifierats, är det mycket enkelt att definiera även milstolpar i projektet, det vill säga de mest relevanta händelserna i ett projekt. Milstolparna är ett sätt att följa upp och utvärdera projektet och kan och även användas som 'KÖRA /INTE KÖRA'- steg i projektet, för att utvärdera vad som har gjorts hittills och revidera vad som återstår att göra, om det behövs även genom att anpassa projektet ett ändrade förutsättningar. (t.ex. om vi spenderar för mycket jämfört med den planerade budgeten, eller om vi efter med en uppgift) Avsnitt: WBS i projektplanen WPS, uppgifter och milstolpar beskrivs i projektplanen tillsammans med en beskrivning av (huvud) resultaten. Beskrivning kan kompletteras med en lista över WPS, uppgifter, milstolpar och leveranser, detta för att skapa en mer effektiv intern och extern kommunikation. Exempel: WP3 - Nyhetsbrev Startdatum: 1 Mars, 2012 Slutdatum: 31 Maj, 2012 Beskrivning: nyhetsbrevet är en del av vår externa kommunikations kampanj Uppgift Leverans Ansvarig T 3.1. Utveckling av grafisk layout D 3.1 Grafisk layout definieras Tom T 3.2 Uppdatering av databasen D 3.2 databas med minst 350 definierade poster Julia T 3.3 Disponera standardinnehållet D 3.3 standardinnehåll definieras Anne OBS: detta är bara ett av de många olika sätt att beskriva WP. Du kan hitta många mallar på nätet, eller skapa en mall som svarar till de behov och arbetssätt som finns i din organisation. DU 1.4 Grafiska verktyg att använda i projektplanering Här nedan finner du några grafiska verktyg som kan användas för att på ett bättre sätt definiera, kommunicera och dela WPS De två mest använda är Flödes diagramet och Gantt schemat Avsnitt: Flödesdiagram Du kan använda flödesschemat för att visa WBS på olika sätt: hierarkiska förhållandet, beroendeförhållanden och logisk följd mellan de olika WPS (arbetspakteten). 5
I mindre projekt kanske du inte heller behöver ett diagram, utan det kan räcka med en lista med de olika WPS (arbetspaketen) och uppgifterna. Ett exempel på ett diagram som visar följande WP (arbetspaket): Tekniska WP: de är nära förbundna med varandra, eftersom resultaten av varje WP tillför innehåll till det efterföljande WP (arbetspaketet). WP 1: Identifiering av framgångsfaktorer WP 2: Planering av utbildningar WP 3: Utföra utbildningar Övergripande WP: de relaterar till varje WP under hela projektet, och utförs samtidigt de tekniska WPS. WP 4: Utvärdering och finjustering WP 5: Kommunikation WP 6: Projektledning Avsnitt: Ganatt schemat Gantt-schemat representerar en arbetsplan för projektet gentemot tiden. Den kallas också stapeldiagramet eftersom som längden av varje uppdrag representeras av en stång. På vänster sida av diagrammet fyller du in numret och namnet på de olika WP (arbetspaketen) och uppgifterna. På den högra sida representerar varje kolumn en tidsenhet (det kan vara dagar, veckor, månader, beroende på omfattningen, längden och storleken på projektet). Genom att fylla i rutorna anger du när ett uppdrag börjar och slutar, och hur länge det varar. Gantt-schemat representerar endast längden på uppgifter, inte deras inbördes beroenden. Här ett Gantt-schemat som ett exempel på ett flödesschema. De svarta linjerna representerar milstolpar Modul 2: Projektgruppen DU2.1 Projekt team Avsnitt: Välja projektgrupp Framgången för ett projekt beror på en sund och realistisk planering, på en effektiv projektledare, och till stor del på projektgruppen. Det första viktiga steget är att skapa en bra projektgrupp. 6
Om projektledaren har en tydlig vision för projektet, de uppgifter och resultat som ska åstakommas och timing kan det vara enklare att välja rätt projektgrupp. Detta är inte alltid realistiskt, men eftersom vi kommer att se senare i detta avsnitt. Det mest rationella sättet att välja ett lag är att skapa en Kompetens matris` eller en färdighets Inventering, baserat på de identifierade aktiviteterna. För varje uppgift definierar du exakt vilken typ av kompetens som skulle vara den bästa, snarare än att matcha än att de tillgängliga mänskliga resurserna till inventeringen. Exempel: WP Uppgift Kompetens Erfarenhet/Utbildnin g 3 3.1 Layout av nyhetsbrev Grafisk design Kommunikation och marknadsföringskunskap IT-kunskap Ingen formell utbildning krävs 3 3.2 Definiera en databas Använda Microsoft Access, Excel liknande 3 3.3 Utforma standardinnehåll Kunskap om slutanvändarna och mission vår NGO Tidigare erfarenhet från databashantering Erfarenhet av att utarbeta formella handlingar/utbildad journalist eller kommunikationsexpert På grundval av denna matris, kommer du att kunna välja din projektgrupp bland de tillgängliga resurserna inom organisationen. Om de tillgängliga personerna inte matchar de kunskaper som krävs, har du ett antal alternativ: Anställa externa personer (beroende på: tillgänglig finansiell budget, behov av mycket specifika kunskaper, storlek och relevansen i projektet) - Överlåta hela uppgiften till en extern organisation (t.ex. betala en webbdesigner för T 3,1, i detta fall, kommer personen inte vara medlem i projektgruppen, men en leverantör av tjänster) - Utbilda interna resurser för att bygga upp kapaciteten och skaffa de färdigheter organisationen saknar (Detta är vanligtvis ett mycket bra alternativ eftersom du kommer att förbättra den interna organisationens förmåga på lång sikt) - Att försöka göra det bästa med de tillgängliga resurserna, kanske sänka kvaliteten eller kvantiteten av de resultat som. Avsnitt: Leda projektgruppen Att kommunicera och fördela rätt roller och ansvar för medlemmarna i projektgruppen är av yttersta vikt. I början av projektets genomförande bör du ordna 7
en uppstartsmöte för att dela visionen för projektet, inte bara ur den organisatorisk synvinkel utan även dela visionen av det engagemang du förväntar dig av gruppmedlemmarna. Det är också en mycket bra idé att träffa varje medlem i projektgruppen i ett personligt möte, för att se varje person: får rätt uppmärksamhet från projektledare, b. förstår korrekt hans/hennes roll och ansvar, c. har möjlighet att dela och lösa hans / hennes tvivel. En bra projektledare: - Har inga hemligheter för projektgruppen - Kommunicerar öppet med alla gruppmedlemmar - Erkänner och hyllar framgång och prestationer i projektgruppen eller dess medlemmar individuellt - Finns till för alla gruppmedlemmar att diskutera sina tvivel eller problem Modul 3: Intern och extern kommunikation DU 3.1 Intern kommunikation Avsnitt: Intern kommunikation Intern kommunikation är nyckeln till att hålla intresset och motivationen upp hos projektgruppen, och låta interna intressenter följa upp genomförandet av projektet. Några bra verktyg för en effektiv intern kommunikation: - Projektmöten, förutom uppstatsmötet, som representerar den formella starten av projektet, är det viktigt att hålla regelbundna projektmöten (återigen, beroende på storleken och relevansen av projekten kan intervallet variera). Möten är en fantastisk möjlighet att hålla gruppmedlemmarna motiverad och på rätt spår, särskilt om de är inbjudna att presentera resultaten av de uppgifter som de ansvarar för. Möten är också möjlighet för projektledaren att höja motivation gruppmedlemmarna, till exempel genom att kommunicera relevanta resultat som åstadkommits av enskilda eller en gemensam framgång, extern erkännande av ett specifikt resultat och så vidare. - Intern sändlista: se till att du tydliga regler för användningen av de interna utskicken. Om sändlistan överanvänds eller missbrukas, kommer människor snart att förlora intresset för meddelanden som skickat, exempelvis bör användningen av `svar alla` bör begränsas till viktiga meddelanden. - Informell kommunikation är också mycket viktigt för att hålla projektgruppen motiverade. Använda varje tillfälle du har att låta folk känner sig bekväma och nöjda med sin roll i projektet och göra projektet till `vårt projekt`. - Fira framgång: För att motivera gruppmedlemmarna är det mycket viktigt att uppmärksamma och fira framgångarna (och göra det klart att detta är också en framgång för hela projektet). Det är inte nödvändigt att organisera stora evenemang: ett kort tal under ett projektmöte, en skål eller en fika räcker till för det mesta. Avsnitt: Extern kommunikation 8
."Om de vet ingenting om vad du gör... misstänker de att du gör ingenting" (Robert J. Graham, i Understanding Projektledning). Extern kommunikation bör inriktas på: - Externa intressenter - Finansiärer av projektet (de vill veta om deras pengar var värt utgifterna) - De slutliga användarna: du vill att de ska veta vad du utvecklar och producerar för dem - Allmänheten, marknaden, andra organisationer, dina konkurrenter, dina kollegor: du vill att din värld ska veta vad din organisation uppnår. Det finns många olika sätt att kommunicera och du bör välja den mest lämpliga med hänsyn till inte bara till resultatet, men också till hänsyn av deras kostnader (och inte bara kostnaderna för att sätta ingång kommunikationen, men också för att hålla i den: t.ex.: beakta arbetsinsatsen som krävs att för att använda sig av Twitter). De vanligaste kommunikationsaktiviteter och verktyg inkluderar: - Hemsida - Nyhetsbrev, pressmeddelanden - Sociala nätverk och sociala medier - Evenemang - Specifikt riktade kommunikation (brev, flygblad, enstaka evenemang) Om projektet omfattar en specifik WP `Kommunikation` eller `Spridning bör du också hålla reda på resultaten av dessa verksamheter, genom att samla in data för varje åtgärd. Detta kan också vara ett mått på framgången av projektet. 9