1 Beslut om etablering av arbetsplats skola- tillsättning av 3 tjänster som lokala IT-administratörer Beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden godkänner tillsättningen av 3 tjänster som lokala IT-administratörer under förutsättning att tjänsterna ryms inom 2015 års budget. Ärendebeskrivning Sedan 2014 pågår omfattande förändringsarbete i syfte att stärka kvalitet och förbättra likvärdighet gällande IKT. Förvaltningen har arbetat fram ett förslag för ny IKT-organisation gällande IT-arbetsplatsen. I förslaget ingår att tillsätta 12 tjänster, varav 3 tjänster är inom gymnasieskolan, som lokala IT-administratörer. Dessa tjänster kommer att ha lokal skolplacering hos rektor/förskolechef och serva ett antal ytterligare enheter. Det är inte tydligt reglerat i nämndernas styrdokument var beslutet ska fattas, därför kommer ärendet nu till de pedagogiska nämnderna.
SKRIVELSE 1(5) Barn- och utbildningsförvaltningen 2015-02-12 Dnr: 2014/1399-UAN Direktör Jan Lindblom Etablering av IT-arbetsplats skola Ärendebeskrivning Sedan 2014 pågår omfattande förändringsarbete i syfte att stärka kvalitet och förbättra likvärdighet gällande IKT. Förvaltningen har arbetat fram ett förslag för ny IKT-organisation gällande ITarbetsplatsen. Det är inte tydligt reglerat i nämndernas styrdokument var beslutet ska fattas, därför kommer ärendet nu till nämnderna. Bakgrund Sedan 2009 har det pågått en satsning på införandet av modern teknik inom skolan. Förskolor och skolor har sedan dess införskaffat 1-1 datorer. Den stora skillnaden mellan 1-1 datorer och administrativa datorer är avsaknad av support och att 1-1 datorerna är öppna för nedladdning av olika program. Skälet till detta aktiva val var att finansiera datorkostnad med minskad kostnad för support. Denna frihet är både en för- och en nackdel. Tillgången till datorer och lärplattor har ökat kontinuerligt. Både lärare och elever har tillgång till datorer och lärplattor samt trådlöst nätverk på alla förskolor och skolor. Den pedagogiska användningen av datorer har utvecklats ständigt. Under ledning av en utvecklingsledare, och sedan tre år med stöd av IKT-mentorer, har skolorna arbetat systematiskt med att utveckla undervisning och lärande med stöd av IKT. Detta arbete har uppmärksammats bland annat av utbildningsdepartementet och Sveriges kommuner och landsting. Eftersom 1-1 datorerna saknar support, behöver all administration och support av datorerna och lärplattorna skötas lokalt på förskolorna och skolorna. Varje enhet har löst uppgifterna utifrån sina förutsättningar och med den personal som finns tillgänglig. Hösten 2014 gjordes en kartläggning som visade vilka yrkesroller som aktivt arbetade med elev- och lärardatorer och tillhörande utrustning och i vilken omfattning. Sammanlagt har förvaltningen 12 000 datorer och lärplattor i drift. Kartläggningen visar att totalt cirka 20 heltidstjänster på enheterna åtgår för att decentraliserat sköta detta stöd och administration. Under 2014 har också en arbetsmiljöframställan gjorts gällande otydliga uppdrag hos redan hårt belastade vaktmästare i skolorna. 2012 genomfördes ett arbete kring processkartläggning av digitalisering inom skolan. Processkartläggningen visade på ett mycket stort behov av en tydlig organisation och förvaltning av försörjningsprocessen för IKT.
2 Sammanfattningsvis konstateras att utrullning av datorer och lärplattor inom en stor organisation och avsaknad av en central förvaltning och användassupport har skapat merarbete för skolpersonal och inom förvaltningen. Denna brist har diskuterats på ledarforum för samtliga skolformer liksom de förslag som arbetats fram. Mer detaljerade förslag har kommunicerats på Insidan. Merparten välkomnar organisationsförslaget. Organisationsförslaget IT-arbetsplats skola har samverkats på BUF-sam, de fackliga företrädarna biföll förslaget. På uppdrag av dåvarande barn- och ungdomsnämnden genomförde PwC under september till november en oberoende granskning för att få svar på den övergripande frågeställningen; Huruvida stadens IT-funktioner stödjer skolorna på ett ändamålsenligt sätt utifrån skolornas pedagogiska behov. Intervjuer har genomförts med referenspersoner i hela leveransen av IT till förskola och skola i syfte att identifiera var problemen uppstår. Rapportens 18 åtgärdsförslag stärker förvaltningens påbörjade förändringsarbete. (se rapport i bilaga) Utifrån ovanstående har direktören, verksamhetscheferna och IKT-chefen tagit fram ett förslag till organisation. I förslaget ingår att tillsätta 3 tjänster som lokala IT-administratörer. Dessa tjänster kommer att ha lokal skolplacering hos rektor/förskolechef och serva ett antal ytterligare enheter. Skäl för beslutet Tillsätta 3 lokala IT-administratörer Ordning och reda lokala och centrala roller vet vad de ska göra och hur arbetet ska utföras Tydlighet i försörjningsprocessen vad skolor och förskolor kan förvänta sig av leverantörer, BUF och ITF/IKT (Konsult o Service) En väg in till IT-arbetsplats skola för verksamheten och en systematisk kravställningsprocess Kostnader för resurser som arbetar med IT-arbetsplats skola klarläggs Kraftsamlad kompetensutveckling Säkerställa likvärdig kvalitet o tillgång avseende IT-arbetsplats för kommunens barn och elever Inom förvaltningen finns många kompetenta medarbetare inom området och dessa 3 tjänster är en karriärmöjlighet. Tjänsterna innebär en tydlig roll och kvalificerad kompetensutveckling. Organisationen möjliggör likvärdighet men också vidareutveckling för de skolor som redan kommit långt. En riskanalys av organisationen är genomförd och förankrad med Kommunal och Vision.. Förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden godkänner tillsättningen av 3 tjänster som lokala ITadministratörer under förutsättning att tjänsterna ryms inom 2015 års budget. 2
It-arbetsplats skola BUF 20150112
2. Organisation IKT i skolan 12 000 device BUF (pc,mac, Ipad) 1. 2. VKLASS, UNIKUM, EXTENS, DEXTER, HYPERNET FSK Program för lärande med hjälp av IKT (5 strategier) Förvaltningsobjekt Skola Stödjer lärprocessen samt administration och planering 1 Objektledare) 12 lokala it-administratörer 3. PC Mac Lärplatta Förvaltningsobjekt It-arbetsplats skola It-försörjningsprocessen (Planering, Anskaffning, Underhåll, Avveckling)
Stora åtgärder som ska realiseras i en gemensam plan Åtgärd Åtgärdsförslag Nästa steg 1. Projekt itarbetsplats Förslag på organisation objektledare itarbetsplats & 12 lokala it-administratörer Nämndbeslut rekrytering Rekrytering påbörjas 2 Etablering av itarbetsplats skola Bemanna 12 lokala itadministratörer Skapa arbetssätt med tillhörande kravställarforum Utbilda Kommunicera Gemensam aktivitetsplan IKT för 2015 2. PWC-rapporten 17 åtgärder varav 7 allvarliga Handlingsplan under framtagandet 3. Otillräcklig nätkapacitet Göra behovsinventering för kostnadskalkyl Handlingsplan under framtagandet iom 4. Kravfångst Apple-plattformen Verksamhetskrav utifrån livscykelperspektiv PWC-rapporten Pågående uppdrag för att verifiera kraven pc/mac/ipad mot befintligt CGI-avtal 5. Framtagandet av IKT målbild Målbild Detaljera färdplanen för Målbildsarbete pedagogiskt stöd, verksamhetssystem, ITarbetsplats skola. 6. Effektivisera värdekedjan från behov till leverans Beslut 6/2 BUF går direkt till CGI Kommunicera beslutet Etablera kontaktvägar
It-arbetsplats skola Förvaltning och vidareutveckling av pc, mac, ipad, nät 1 objektledare tillsammans med 3 lokala it-administratörer Nätkommunikation: Anpassningar av nätet utifrån behov och ekonomiskt utrymme IT-försörjningsprocessen 1. Planera inköp av pc, mac, ipad 2. Genomföra inköp av pc, mac, ipad 3. Använda pc, mac,ipad Service dvs fixa fel Support dvs användarstöd 4. Avveckla pc, mac, ipad 4
Nuläge hela BUF Otydlig organisation (frustration), informella forum, plattform beroende Titel/befattning som arbetar med IT IT assistent IT ansvarig IT samordnare Vaktmästare Skolledare Skoladministratör Elevsamordnare Mm Önskat läge hela BUF Ordning och reda, tydlig organisation- tydliga roller (centrala och lokala), etablerade forum, synliggöra kostander, likvärdighet Titel/befattning som arbetar med IT IT administratör Antal timmar totalt: 36 612 Mac 22 032 tim Ospec 3 292 tim PC 11 288 tim Antal timmar totalt: 22 080 Plattform oberoende Användarstöd: 12 912 tim Administration: 4 656 tim Planering (skolstart): 2 328 tim Anskaffa (dela ut): 2 184 tim Årskostnad totalt: 8 360 311 kr Årskostnad totalt: 4 565 260 kr Mac Ospec. PC 4 933 258 kr 923 872 kr 2 503 181 kr Tjänst är BAS värderad (Lön enligt BAS värdering + soc avgifter * 12)
Exempel på arbetsuppgifter Lokal IT-organisation IT administratörer rekryteras som ska tillhöra en rektor - 3 IT administratörer på gymnasiet Exemepl på arbetsuppgifter Samla in och sammanställa lokala IT-behov Uppdatera behov baserat på faktiskt elevantal Ta emot beställda datorer och övrig IT-utrustning Dela ut utrustning till elever och få kvittens på mottagande från vårdnadshavare och elev Informera om Västerås stads IT-riktlinjer Ge elever support lokalt Hantera mjukvara och licenser Hantera registerförändringar Mottagning, felanmälan och dokumentation av felärenden Upprätta serviceorder Lämna ut reparerad dator till användare Hantera över- och underskott lokalt Rapportera överskott och underskott till Objektledaren Hantera utrustningen i samband med elever som byter skola Genomföra utrangering Delta i Nätverksmöten för Objekt IT-arbetsplats skola Felanmäla brister i infrastruktur i befintliga lokaler Utbilda vid behov (på uppdrag av Objektledaren)