Dokumenthantering Lön & personal Patent Säkerhet Telefoni Trender inom dokumenthantering. Hinder mot effektiva och säkra dokumentflöden i svenska bolag
I svenska bolag hanteras stora mänger information dagligen. En stor del av informationen är känslig och affärskritisk, vilket innebär att sättet som informationen hanteras på kan innebära både små och stora risker för bolagen. Många saknar standardiserade processer, rätt teknik och personal som är utbildad för att hantera dokumentflöden på ett optimalt sätt. Som en följd av detta arbetar många bolag under en hög affärsrisk. Dessutom medför en bristfällig dokumenthantering ineffektivitet i den dagliga verksamheten, något som bär med sig onödiga kostnader för bolagen i form av både fysiskt utrymme och tid. Denna white paper, framtagen av Nobeli, handlar om trender inom dokumenthantering samt de faktorer som upplevs vara de främsta hindren mot effektiva och säkra dokumentflöden. Den baseras på relevanta fakta, resultat av undersökningar och erfarenheter från dialoger med beslutsfattare i svenska bolag, såsom kvalitetschefer och IT-chefer. Innehåll Dokumentprocesser: De vanligaste utmaningarna i svenska bolag - Ett fortsatt digitaliseringsbehov - IT-system utnyttjas inte fullt ut - Bristande struktur & arbetssätt De viktigaste trenderna för hantering av dokument och affärskritisk data - Ökande mängder information och fysiska dokument - Mer fokus på affärskritisk data Styrkan i att outsourca dokumenthanteringen - Typiska fördelar av en outsourcad dokumenthantering
Dokumentprocesser: De vanligaste utmaningarna i svenska bolag Undersökning Nobeli, specialister på fysisk och digital dokumenthantering, har under perioden 2012 2014 fört en dialog med beslutsfattare från totalt 700 bolag i Sverige inom spridda branscher. Många bolag arbetar med att effektivisera och utveckla hanteringen av digitala och fysiska dokument. Vissa bolag arbetar med det kontinuerligt, medan andra genomför detta i projektform. Genom dialogen har det framkommit att många som är medvetna om utmaningar, ser förbättringspotential eller har identifierade brister ändå inte arbetar aktivt och prioriterar dessa frågor. Här lyfter vi fram de upplevda problemområdena genom att uppnå en effektiv och säker hantering av dokument. Problematiken kan beskrivas med tre huvudsakliga områden: 1. Ett fortsatt digitaliseringsbehov När dokumenthanteringsfrågan inte prioriterats har många bolag hamnat efter i sin digitalisering av fysiska dokument. Det kan handla om växande arkiv och pärmar med dokument som blir allt svårare att hantera. Detta innebär i många fall att fysiska dokument finns sparade utan struktur och som en följd blir det svårt att hitta information på ett effektivt sätt. Innebörd Att information inte finns sparad på ett strukturerat och logiskt sätt gör att onödigt mycket tid läggs på att återfinna information. En undersökning visar att nästan hälften av medarbetare i svenska bolag lägger minst 10 timmar i månaden på att leta efter information.* Samtidigt används ofta både fysiska och digitala dokument när anställda kommunicerar med varandra. 37 % av de som deltog i undersökningen uppgav att de kommunicerar med digitala dokument dagligen, såsom pdf-, word- och excel-filer Generell uppfattning: Papperslöshet innebär högre effektivitet. Sanning Bolag som arbetar med att förbättra sina dokumentdrivna processer har upptäckt att papper inte alltid är det som ligger bakom ineffektiviteten. Att uppnå effektiva dokument hanteringsprocesser är istället ofta kopplat till de underliggande arbetsflödena som processerna tillhör. I en undersökning valdes pappersbaserade processer som några av de mest effektiva och många elektroniskt baserade processer som de minst effektiva.** Det kommuniceras i stor utsträckning även med fysiska dokument: att kommunicera med kollegor dagligen genom fysiska dokument såsom utskrifter gör 22 % Källor: *Canon (2010), **IDC (2012)
2. IT-system nyttjas inte fullt ut Majoriteten av svenska bolag använder någon form av programvara eller system såsom SharePoint centralt i verksamheten för att lagra och dela information inom organisationen. Vad däremot många bolag ser sig sakna är kunskap om hur de ska arbeta med systemet för att nyttja den fulla kapaciteten av gjorda systeminvesteringar. Innebörd Hantering av dokumentversioner och informationsdelning mellan kollegor har visat sig orsaka stor ineffektivitet bland medarbetare. Bolagen får ökade affärsrisker som konsekvens av ineffektiviteten, som exempelvis förlorade affärsmöjligheter, skadat anseende och sämre intryck på kunder och kollegor*. Affärsrisker kopplade till brister i dokumenthanteringen tas även upp i undersökningen gjord av IDC. Bland bolagen som upplevde affärsrisker kopplat till dokumentprocesser visade det sig att: 36 % inte uppfyllde compliance-krav 25 % förlorade stora kunder 25 % hade ett stort IT-brott 20 % tvingades till granskning/revision 19 % hade en större PR-kris 3. Bristande struktur & arbetssätt Många upplever att bolagets anställda inte arbetar på ett strukturerat och enhetligt sätt med dokument och att dessa inte sparas på ett logiskt sätt. Det finns behov av en bättre arbetsstruktur och en genomlysning för att nå ett effektivt och optimerat arbetssätt. Generell uppfattning: Ineffektiva, dokumentdrivna processer innebär inte några större risker för verksamheten. Den enda fördelen med att förbättra dessa processer är att minska kostnader. Sanning Ineffektiv dokumenthantering innebär inte bara kostnader utan även ökade affärsrisker. En undersökning gjort av IDC visade på att 76% upplever att det finns affärsrisker på grund av bristfälliga processer för dokumenthantering. Att ha effektiva dokumentprocesser minskar även risken för rättsliga följder vid förlust av information. Exempelvis rapporterades 99 dataintrång till informationsombudsmannen under kvartal 1 2008, vilket innebär nästan 1 anmält dataintrång per dag***. Innebörd Att inte arbeta strukturerat och enhetligt i verksamheten leder till lägre effektivitet och längre ledtider. Effekterna av ineffektivitet och bristande struktur visades i en undersökning där det framkom att medarbetare som hanterar mycket dokument lägger 11 timmar ytterligare per vecka på grund av ineffektivitet. I genomsnitt innebär detta att produktiviteten sänks med 19,5 %, vilket motsvarar en kostnad på drygt 95 000 kronor per anställd och år. Bristande rutiner och att ofta tvingas återsöka dokument pekas ut som orsaker bakom detta.** Källor: *IDC (2012), **Performance Software (2013), ***Crown Records Management (2008)
De viktigaste trenderna för hantering av dokument och affärskritisk data Ökande mängder information och fysiska dokument En vanligt förekommande effekt av ett ökat tryck på bolags dokumenthantering är att ett stort antal fysiska dokument produceras och används i verksamheten. En önskan om att kunna komma åt och arbeta med dokument digitalt har blivit allt vanligare i alla typer av organisationer. Den stora mängd information som behandlas är idag ett stort hinder för att hantera viktiga affärsprocesser samt att det tar fokus från vinstdrivande aktiviteter*. Merparten av bolagen anser sig hantera stora mängder data.** Däremot finns det en spridning mellan bolag gällande vilken typ av data som dominerar: Stor mängd affärskritisk & liten mängd övrig data 29% 10% 3% Stor mängd affärskritisk & stor mängd övrig data Vet ej 8% Liten mängd affärskritisk & liten mängd övrig data När behöver ett bolag digitalisera sina datamängder? När medarbetarna lägger mycket tid på leta efter information När dokumentmäng - derna saknar struktur och ordning När riskerna med de fysiska dokumenten blir allt större När det uppstår en begränsning för hur mycket dokument som kan sparas Liten mängd affärskritisk & stor mängd övrig data 51% I en undersökning från 2012 utreddes hur medarbetare i bolag tror att mängden dokument att hantera i arbetet kommer att utveckla sig. Det visade sig att nästan hälften av respondenterna i undersökningen förväntar sig en ökning av mängden fysiska dokument under de kommande 5 åren.*** Hur respondenterna i undersökningen såg på utvecklingen för fysiska dokument: 35% 30% 25% 20% 15% 27% 24% 31% 17% Möjlighet: Digitalisering Genom att skanna in ett befintligt bestånd av fysiska dokument och göra dessa tillgängliga via en digital lösning, exempelvis ett e-arkiv, kan organisationen åstadkomma en effektivare hantering av befintliga dokument. Detta kombineras i regel med skanning av alla nya dokument för att åstadkomma en total digital hantering av bolagets dokument. 10% 5% 0% Minska Förbli detsamma Öka något Signifikant öka Källor: *Ricoh (2012), **Great Consulting Group (2012), ***PulseReport (2012)
Mer fokus på affärskritisk data En orsak till att bolag fokuserar allt mer på affärsrisker, är att informationsmängden ökar generellt och därmed ökar även mängden affärskritisk data. Detta har en effekt på hur bolagen väljer att prioritera. Inom europeiska bolag visade det sig att fokus för organisationerna har skiftat från kostnader, effektivitet och miljö till affärsrisker. 65 % uppger att de har uppsatta mål för affärsrisker som utgår från affärskritiska dokumentprocesser. I jämförelse med 2009 är det fyra gånger fler.* Vad är affärskritisk information? Den grundläggande skillnaden mellan affärskritisk information och övrig information är livslängden. Affärskritisk information har ett bestående värde som måste bevaras över lång tidsperiod och bör förbli säker, tillgänglig och användbar. Vissa dokument har rättsliga och finansiella ställningar som exempelvis avtal, patent, handlingar och ritningar, medan andra bevarar rättigheterna för intressenterna, som exempelvis aktieägare.** Enligt Great Consulting Groups undersökning*** är affärshemligheter det som främst ger upphov till affärskritisk information: Lagstadgat 41% Kundkrav 25% 22% Intern policy Regulatoriska krav Det finns ofta externa kravställare på verksamheter som har legala och regulatoriska krav. Det kan vara en omfattande uppgift att hålla nödvändig dokumentation uppdaterad och tillgänglig i händelse av att de externa kravställarna efterfrågar information. Kvalitetskrav (ISO-certifieringar mm.) Olika typer av certifieringar är vanligt förekommande för att säkerställa allt från kvalitet i produktion till efterlevande av personalutveckling. Dessa certifieringar ställer krav på organisationen i form av dokumentation och informationsspridning. 9% Annat 63% Affärshemligheter Hur avgörs vilken information som är affärskritisk? Varje organisation har en unikt definierad uppsättning av affärskritisk information. För att kunna definiera affärskritisk information bör man börja med bolagens uppdrag nu och i framtiden och ställa följande frågor**: Vilken information vill vi kunna återanvända i framtiden? Möjlighet: Arkivering Genom att arkivera affärskritisk information kan man hantera och minimera risker kopplade till affärskritisk dokumentation. Arkivering gör det möjligt för de anställda att fokusera på bolagens kärnverksamhet. Vilken information måste bevaras för att säkerställa kontinuiteten i verksamheten? Vilka lagar och krav som styr vår organisation? Vilken information måste bevaras för att skydda rättigheterna för våra anställda, kunder och/eller aktieägare? Vad skulle konsekvenserna bli om informationen försvann? Källor: *Ricoh (2012), **CloudDirect (2014), ***Great Consulting Group (2012)
Styrkan i att outsourca dokumenthanteringen Även om dokumenthantering har en verklig effekt för ett bolag är det fortfarande inte en strategisk funktion för de flesta organisationer. Således ses alla resurser som avsätts för dokumenthantering som en distraktion från kärnverksamheten. Det är dock viktigt att tänka på att: Risker förknippade med typiska ineffektiva interna processer för dokumenthantering kan undvikas genom att lägga ut dessa processer Outsourcad dokumenthantering sätter arbetet i händerna på experter som fokuserar enbart på dessa processer och leder dem strategiskt Outsourcing leder inte bara till processförbättringar utan kan även accelerera förändring Organisationer använder Business Process Outsourcing (BPO) för att driva förändring eftersom det ofta krävs en högre organisatorisk disciplin och bättre planering Outsourcing-leverantörer har resurser att tillgodose särskilda organisatoriska behov på ett kostnadseffektivt sätt Källa: *BancTec (2010)
Typiska fördelar genom outsourcing av dokumenthantering Effektivitetsvinster från digitalisering av dokument vilket löser eller minimerar flera problem såsom: - Förlorat eller felplacerat dokument - Sen leverans av dokument - Skriftfel i fakturor och långsam hantering av betalningar - Behov av att skapa flera kopior eller skicka papperskopior - Dålig spårbarhet, säkerhet och integritet Tillgång till senaste tekniken Förmåga att klara av plötsliga ökningar i efterfrågan Reducering av affärsrisker Strategiska aktiviteter för att skapa tillväxt Affärskontinuitet och återställning efter kris Kostnadsfördelar Outsourcing skapar konkurrensfördelar och driver förändring Dagens affärsmiljö har mer störningar i etablerade affärsprocesser - och större risker - än någonsin tidigare. Att effektivt utnyttja de resurserna som en outsourcingpartner kan erbjuda är en viktig faktor för att vända de störningar och risker som finns till en konkurrensfördel. Dessutom kan en process som redovisas som omkostnader vara motorn som driver förändring.*
Erbjudande och kundreferenser Nobelis erbjudande Digitalisering: Kort-& långsiktig digitaliseringsstrategi Underlag, plan, struktur & mål med digitalisering Rådgivning Genomlysning & analys Arkivering: Kort-& långsiktig hantering av affärskritiska dokument Underlag, plan, struktur & mål för hantering av affärskritiska dokument Övergång & digitalisering av befintliga & framtida dokument Kostnadseffektiv förvaring när man främst arbetar med digitala dokument Migrering Flytt & övergång till ny struktur Outsourcing Arkivering & förvaring av fysiska dokment Fysisk flytt, mottagarkontroll & indexering av arkivbestånd Arkivering & långtidsförvaring enligt vald säkerhetsnivå Migrering av ABB:s arkiv Johan Svartengren, Contract Manager Vad hade ni för identifierade utmaningar med er dokumenthantering? Vi hade våra dokumentarkiv hos en annan leverantör tidigare. Det gav oss höga kostnader i och med att vi har stora dokumentmängder och priset för lagringsplats var högt hos den leverantören. Utifrån det så ville vi ha en annan lösning och vi visste att Nobeli hade ett liknande erbjudande. Vad genomförde Nobeli för uppdrag för er? Vi gick tillsammans med Nobeli igenom hur arbetet med att flytta arkivet skulle gå till. Arkivet var från början inte förtecknat och det var en utmaning i att hitta ett system för att kunna återsöka dokument på ett enkelt och effektivt sätt. Vi använde oss i stor utsträckning av Nobelis processer och metodik för att skapa ett system för att kunna hitta rätt dokument i arkivet. Vad gav uppdraget för resultat? Vi har i dagsläget 12 000 hyllmeter dokument som är arkiverade hos Nobeli. Eftersom att det är så stora mängder dokument så kan inte hela arkivet förtecknas men förteckningsresurserna anpassas till de delar där personalen behöver hämta information. Söktiderna har genom projektet blivit kortare och våra arkiveringskostnader är idag lägre.
Genomlysning av Saab Support & Services arkiv Ann Karling, Manager Dokumentservice Vad hade ni för identifierade utmaningar med er dokumenthantering? De utmaningar vi hade var arkiveringsdelen i företaget. Vi har många olika arkiv utspridda på 4 olika orter och vi saknade ett grepp om helheten. Vissa arkiv levde inte heller upp till krav för arkiv som vi har satt upp inom företaget. Vi ville förbättra detta men visste inte hur. Vad genomförde Nobeli för uppdrag för er? Projektet innefattade en genomgång av innehållet i våra 28 arkiv, vilken typ av dokument som fanns och vilka kunder som dokumenten tillhörde. Då vi har flera olika typer av arkiv gick vi även igenom hur arkiven var rent fysiskt och huruvida de var dugliga som arkiv efter de krav som vi har. Vad gav uppdraget för resultat? Projektet gav oss en bild av hur våra arkiv ser ut och vad vi kan göra för åtgärder. Vi har idag bättre koll var saker och ting ligger och hur det är strukturerat. Vi har även fått en bild av hur vi ska utvecklas och vad vi vill göra. Hela arbetet sammanställdes i en rapport som även innehöll underlag för hur vi kan gå vidare för att utveckla våra arkiv. Ni är varmt välkomna att återkoppla till oss med frågor om hur vi arbetar eller om ni har områden som ni vill diskutera med oss. Läs mer på www.nobeli.se Andreas Carlson Affärsområdeschef Dokumenthantering Tfn: +46 586 825 69 Mobil: +46 73 446 25 69 E-post: andreas.carlson@nobeli.se