Tid Torsdagen den 28 mars 2019 kl. 13:00 Plats Torsåsgatan 1B Omfattning 23-32 ande Michael Ländin (S), ordförande Måns Linge (M), 1:e vice ordförande Richard Deichmann (V), 2:e vice ordförande Magnus Lundén (S) Kristina Podolak-Andersson (S) Kenneth Sjöström (S) Anna Johansson (S) Filip Qvarnström (C) Annica Portland Bengtsson (M) Amanda Falk (L) Monica Fältsjö (SD) 23-25 Kalle Winner (SD) tjänstgörande ersättare för Monica Fältsjö (SD) 26-32 Ersättare Marie Fransson (S) Annika Brundin (S) Michael ben Larbi Palmquist (V) Siw Gyllensten (M) Karl-Gustav Kyrk (KD) Övriga Mattias Ask Johan Råberg Veronica Andersson 23 Linda Erlandsson 23 Karin Jilkén 23 Christina Overå 23 Madeleine Andersson 23 Annika Lindqvist 25 Anslaget på kommunens anslagstavla den 2019-04-09
2 (17) Camilla Arvidsson 25 Christina Erlandsson 25 Lena Anderson 26 Madeleine Sjödahl 26 Ulrika Glück 26 Thomas Johansson 26-27 Lars Axelsson 26-28 Sekreterare Peter Notini Justeras Michael Ländin ordförande Magnus Lundén
3 (17) Behandling av mötesärende 23 Introduktion: SAM, personal och verksamhet SoL HR-specialist Veronica Andersson inleder med att informerar om det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) som sker inom omsorgsnämnden och hur fördelningen av arbetsmiljöuppgifterna ser ut inom nämnden. Därefter redogör Veronica för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs inom omsorgsförvaltningen under året gång. Avslutningsvis så informerar Veronica om HR-enhetens arbetsområden och arbetsuppgifter. Därefter tar verksamhetscheferna för SoL, Madeleine Andersson, Linda Erlandson, Karin Jilkén och Christina Overå, vid och informerar om deras verksamheter. Madeleine Andersson, verksamhetschef för Team 1 berättar att hennes team består av hemtjänstgrupperna och vård- och omsorgsboendena ute i landsbygdsområdena såsom Smedby och Rinkabyholm. Antalet medarbetare inom teamet uppgår till 284 personer. Verksamhetschef för Team 2, Karin Jilkén, berättar att hennes team utgår från boendet på Vänskapens väg och innefattar två hemtjänstgrupperna, två boenden samt två dagverksamheten på Vänskapens väg och Smedby gård. Totalt så arbetar 232 personer inom teamet. Linda Erlandson, verksamhetschef för Team 3, berättar att hon är chef för det största teamet då Team 3 har totalt 306 anställda. Dessa är fördelade över tre hemtjänstgrupper, två boende och korttidsverksamheten. Dessutom ingår närståendeanställning, socialt innehåll och nattenheten/nattpatrullen i Team 3. Verksamhetschef för Team 4 Christina Overå uppger att inom hennes team så finns det 223 medarbetare fördelat på fem hemtjänstgrupper och två boende runtom centrala Kalmar. I Team 4 ingår även ett specialist-team som består bland annat av kurator och specialistundersköterskor. Specialist-teamet har dock som uppgift att arbeta och stöda samtliga team inom omsorgsförvaltningen. Därefter informerar verksamhetscheferna om deras arbetsuppgifter såsom verksamhetsstyrning av teamen och vad detta arbete innefattar rent praktiskt. De redogör för hur mötestrukturen ser ut inom verksamheten samt informerar om de övriga dagliga arbetsuppgifterna de har som chefer. Avslutning så berättar verksamhetscheferna om att de och deras team regelbundet samverka med HSL-verksamheten inom förvaltningen. antecknar informationen till protokollet.
4 (17) 24 s svar kring "Granskning av ledning och styrning med fokus på enhetschefer" Dnr ON 2019/0028 Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-03-06 Granskning av ledning och styrning inom omsorgsnämnden med fokus på enhetschefer. Årshjul Hälso- och sjukvård 2019 Patientsäkerhet Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har EY genomfört en granskning av ledning och styrning inom omsorgsnämnden med fokus på enhetschefer. Syftet med granskningen har varit att bedöma om omsorgsnämnden har en ändamålsenlig organisering och styrning, med tyngdpunkt på enhetschefernas förutsättningar att leda ett effektivt arbete. Revisorerna ger omsorgsnämnden följande rekommendationer till fortsatt utvecklingsarbete: - Säkerställ att nämndens/förvaltningens ledningssystem är förankrat hos samtliga enhetschefer och att det finns en förståelse för vad samtliga delar innebär. - Tydliggör enhetschefens roll och ansvar genom att komplettera med befattningsspecifika ansvarsområden i den kommungemensamma funktionsbeskrivningen för chefer. - Tydliggör ansvarsfördelningen mellan verksamhetschefer och enhetschefer. - Säkerställa att det sker en ändamålsenlig samverkan, såväl mellan HSLoch SoL-verksamheterna som mellan de olika teamen inom SoL. - Säkerställ att nyanställda enhetschefer erhåller en tillräcklig introduktion. - Säkerställ att verksamhetscheferna arbetar aktivt för att nå en mer lärande organisation och att kompetensöverföring sker på ett mer strukturerat sätt. - Tydliggör stödfunktionernas ansvar och arbetssätt för att erhålla ett enhetligt och mer proaktivt stöd till enhetscheferna. Yttrande Det är primärt ledning och styrning inom omsorgsnämnden med fokus på enhetschefer inom verkställighet SOL (socialtjänstlagen) som har granskats. Nedan följer beskrivning av genomförda och planerade åtgärder som rör de områden där revisorerna har angivit rekommendationer. - A) Rekommendation: Säkerställ att nämndens/förvaltningens ledningssystem är förankrat hos samtliga enhetschefer och att det finns en förståelse för vad samtliga delar innebär.
5 (17) - A) Åtgärd: Under 2019 har mötesstrukturen som rör enhetscheferna reviderats. En del i detta är att enhetscheferna månadsvis ska skall delta på ett gemensamt möte på förvaltningskontoret där information och utbildning proaktivt förmedlas från de olika stöd- och verksamhetsfunktionerna. Det handlar om till exempel IT, ekonomi, miljö, kvalitet, bemanning, ekonomi, HR m.m. Under året är det redan inplanerat att utbildning ska ges till enhetscheferna gällande ledningssystem och -processer. Därutöver kommer ytterligare utbildning och information att ges om ISO 9001 och 14001, vilket är det ledningssystem som Kalmar kommun är certifierat i. Dessa utbildningar är obligatoriska för enhetschef att delta i. I dessa utbildningar ska det också tydliggöras för enhetscheferna att verksamhetschefer SOL är en del av förvaltningsledningen, då de ingår i förvaltningens ledningsgrupp. För kännedom genomgår även förvaltningsledningen samt vissa specialistfunktioner på förvaltningskontoret utbildning i process-styrning under året. - B) Rekommendation: Tydliggör enhetschefens roll och ansvar genom att komplettera med befattningsspecifika ansvarsområden i den kommungemensamma funktionsbeskrivningen för chefer. - B) Åtgärd: Samtliga enhetschefer skall ha befattningsspecifika ansvarsområden som kompletterar den kommungemensamma funktionsbeskrivningen för chefer. Detta skall förvaltningen se över omgående. Eventuellt bristande funktionsbeskrivningar för enhetscheferna skall vara åtgärdade senast den 31 maj 2019. Förvaltningschef ansvarar för att åtgärden verkställs. - C) Rekommendation: Tydliggör ansvarsfördelningen mellan verksamhetschefer och enhetschefer. - C) Åtgärd: Verksamhetschef är chef för enhetscheferna och har det övergripande ansvaret för teamens verksamhet. Enhetschefen är ansvarig för enhetens verksamhet. Förvaltningschef och verksamhetschef erbjöd sig under 2017 att komma till team-möten för att diskutera eventuella oklarheter som fanns i denna fråga efter att verksamhetschefstjänsterna (då var dock titeln en annan) infördes. Endast ett team hörsammade denna inbjudan och vid det mötet framkom ej några oklarheter i ärendet. Under våren skall förvaltningschef, administrativ chef och verksamhetschef besöka samtliga enhetschefsteam (se mer nedan under G). I samband med dessa möten kommer denna specifika frågeställning också att lyftas för att undersöka vilka eventuella oklarheter i ansvarsfördelningen som upplevs råda mellan enhetschefsfunktionen och dess överordnade chefer. Därtill kommer denna frågeställning att lyftas för dialog i den nyligen inrättade lokala samverkansgruppen Enhetschefers arbetsmiljö för att ytterligare belysa frågan och utreda vilka oklarheter som eventuellt kan finnas i ansvarsfördelningen mellan enhetschefer och deras
6 (17) överordnade chefer som är verksamhetscheferna. Bedömning gällande behov av ytterligare åtgärd genomförs efter dessa dialoger. - D) Rekommendation: Säkerställa att det sker en ändamålsenlig samverkan, såväl mellan HSL (hälso- och sjukvård)- och SOL-verksamheterna som mellan de olika teamen inom SOL. - D) Åtgärd: Hemteam och boendeteam fortlöper vilken ger grund för samverkan mellan enhetschefer samt HSL. Från årsskiftet infördes ett nytt patientsäkerhetsårshjul (se bilaga) som både stödjer och strukturerar samverkan mellan SOL-HSL verksamheterna. Sjuksköterska ska delta regelbundet på APT. Som framgår i granskningen träffas förvaltningschef samt verksamheter SOL och HSL varannan vecka från och med årsskiftet för att gemensamt följa upp prioriterade samverkansområden som t.ex. palliativ vård och omsorg, Senior alert, fallprevention m.m. Enhetschefer HSL kan även delta regelbundet på SOL-teamens EC-möten. Därtill deltar verksamhetschef HSL och en verksamhetschef SOL i Sveriges kommuner och landstings (SKL) gemensam nationella ledarskapsutbildning avseende Nära vård som ytterligare stärker förvaltningens kompetens i SOL-HSL samverkan. Utvecklingsarbete pågår även för att tillgång till varandras digitala dokumentation (SOL- HSL) ska öka vilket stärker samverkan och öka patientsäkerheten ytterligare. Nytt för 2019 är att verksamhetschef SoL är chef över sjuksköterska i specialistteamet som arbetar över gränserna mellan HSL och SOL Rekrytering av fyra specialistundersköterskor pågår, vilka kommer att arbeta tätt med HSL. Det pågår ett arbete med att öka delegering från HSL till SoL. Därtill kommer SOL-verksamheten att bidra på sommaren med ett par undersköterskor för att stärka samarbetet med HSL. - E) Rekommendation: Säkerställ att nyanställda enhetschefer erhåller en tillräcklig introduktion. - E) Åtgärd: Som granskningen visar har introduktion av nya enhetschefer förbättrats under de senaste åren. En särskild tilläggsrutin har framtagits vad gäller introduktionen av nya enhetschefer. Sedan årsskiftet finns även resurs för en extra enhetschef inom varje team som ger ännu bättre förutsättning för introduktionen. Utöver den förvaltningsspecifika introduktionen finns ett obligatoriskt chefskörkort som alla nya chefer ska delta i vid anställning i Kalmar kommun. Inom ram av den ordinarie introduktionen ingår uppgift att följa upp att enhetschef har erhållit erforderliga kunskaper och att introduktionen har kunnat genomföras enligt plan eller ifall den behöver kompletteras. Ansvaret för denna uppgift åligger närmast överordnad chef. Verksamhetschef avsätter även tid efter behov och önskemål för uppföljning, dialog och information. Ibland sker det så tätt som varje vecka.
7 (17) - F) Rekommendation: Säkerställ att verksamhetscheferna arbetar aktivt för att nå en mer lärande organisation och att kompetensöverföring sker på ett mer strukturerat sätt. - F) Åtgärd: Som granskningen redan har noterat har mötesstrukturen ändrats inför 2019 med fler teamövergripande möten. Det ger bättre förutsättningar gör erfarenhetsutbyte och lärande mellan enheterna i de olika teamen. Under året kommer även goda exempel att belysas på t.ex. verksamhetsspecifika enhetschefsmöten gällande hemtjänst. Ett viktigt lärande sker också inom respektive team och detta lärandearbete kommer att fortgå. Teamen är även fördelade i tvillingteam och arbetar tätt med gemensamma planeringsdagar och möten samt upprättande av rutiner och hantering sakfrågor. I sammanhanget är det också värt att notera att omsorgsförvaltningen, liksom hela Kalmar kommun, är ISO-certifierade. I enlighet med denna certifiering finns det ett flertal olika arbetsgrupper som också syftar till att ge ett ökat lärande och delaktighet mellan professioner som t.ex. inom demensområdet eller HSL/SOL-dokumentation. Det processinriktade arbete kommer också att vidareutvecklas under året, vilket innebär att ett mer likartat arbete utförs i verkställigheten. Processerna är så långt som möjligt både evidens- och erfarenhetsbaserade. I detta ingår också ett lärande då processerna, liksom verksamheterna i övrigt, ska genomsyras av ständiga förbättringsar. Som nämnt ovan finns det redan inplanerade utbildningar riktade till enhetscheferna avseende process-styrning i vilket lärande och ständiga förbättringar är viktiga komponenter. Utöver detta har förvaltningen redan fått i uppdrag av nämnden att ta fram och implementera ett nytt förbättringsprogram som ytterligare stärker de framtida förutsättningarna att lära av varandra internt inom organisationen. - G) Rekommendation: Tydliggör stödfunktionernas ansvar och arbetssätt för att erhålla ett enhetligt och mer proaktivt stöd till enhetscheferna. - G) Åtgärd: Som det framgår i tidigare avsnitt ovan pågår ett processinriktat utvecklingsarbete inom förvaltningen. Detta gäller även kommunen i övrigt. Det senare är av betydelse i sammanhanget då ansvaret för såväl HR som IT samt lön- och ekonomiadministration ligger på annan förvaltning. Som nämnts ovan har enhetschefernas mötesstruktur ändrats vilket numera medför månatliga utbildnings- och informationstillfällen för enhetscheferna som förvaltningskontorets funktioner håller i. Verksamhetscheferna träffar administrativ chef varje vecka för att stämma av i aktuella frågor som rör verkställigheten. Utöver detta pågår också ett utvecklingsarbete avseende verksamhetsuppföljningarna med fokus på ekonomi- och bemanningsfrågor för att ge enhetscheferna än bättre verktyg för att leda sin verksamhet. Mer stöd inom schema samt utbildningsplan har förstärkts på
8 (17) förvaltningskontoret, vilket har efterfrågats. Inom ram av det systematiska förbättringsarbetet har förvaltningskontoret en kundenkät som riktar sig till enhetscheferna. Under våren kommer förvaltningschef, administrativ chef samt berörd verksamhetschef gemensamt att besöka respektive enhetschefsteam för att följa upp det resultatet och ha en dialog kring vilka förbättringsområden som finns avseende både funktion och arbetssätt. Därefter görs en bedömning av vilka åtgärder som behöver göras gällande omsorgsförvaltningens stödfunktioner. I dialogerna följs även HR- och IT-frågor upp, vilket ger ett underlag för omsorgsförvaltningen i dess dialog med ansvarig förvaltning. beslutar att anta förvaltningens yttrande som sitt eget och överlämna det till revisorerna som svar på granskning av ledning och styrning inom omsorgsnämnden med fokus på enhetschefer.
9 (17) 25 Patientsäkerhetsberättelse 2018 Dnr ON 2019/0032 Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-03-15 Patientsäkerhetsberättelsen 2018 Bakgrund Enligt patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren bedriva systematiskt patientsäkerhetsarbete och arbeta för att förhindra vårdskador. I patientsäkerhetsberättelsen ska enligt patientsäkerhetslagen framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår. Vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten och vilka resultat som uppnåtts. godkänner patientsäkerhetsberättelse för 2018
10 (17) 26 Patientsäkerhetsberättelse och kvalitetsberättelse Liljan Ståthållaren och Vasallparken. Dnr ON 2019/0031 Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-03-18 Patientsäkerhetsberättelse 2018 Norlandia Kvalitetsberättelse Vasallparken 2018 Kvalitetsberättelse Liljan Ståthållaren 2018 Bakgrund Enligt patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och arbeta för att förhindra vårdskador. I patientsäkerhetsberättelsen ska, enligt patientsäkerhetslagen framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten och vilka resultat som har uppnåtts. Även privata utförare som har avtal med omsorgsnämnden ska lämna patientsäkerhetsberättelse till omsorgsnämnden. Norlandia har avtal med omsorgsnämnden gällande verksamheten på Ståthållaren Liljan samt Vasallparken och redovisar patientsäkerhetsberättelse och verksamhetsberättelse för dessa verksamheter. - godkänner Norlandias patientsäkerhetsberättelse 2018 för Liljan, Ståthållaren och Vasallparken. - tar informationen om kvalitetsberättelse för Liljan, Ståthållaren och Vasallparken till protokollet.
11 (17) 27 s kvalitetsberättelse 2018 Dnr ON 2019/0026 Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-03-05 s kvalitetsberättelse 2018 Bakgrund Enligt SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Vidare finns i 7 kap. 1 att arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Kravet på dokumentation omfattar alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet. Det innebär att fastställda processer och rutiner ska vara dokumenterade. Likaså ska verksamheten dokumentera arbetet med att planera och utföra riskanalyser, egenkontroller och att hantera klagomål, synpunkter och rapporter. fastställer kvalitetsberättelsen för år 2018.
12 (17) 28 Upphandling Vård och omsorgslägenheter. Dnr ON 2019/0030 Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-03-18 Bakgrund Vid omsorgsnämndens sammanträde 171214 fattade omsorgsnämnden följande beslut angående ärende Boplan 2025: 1. Förvaltningen får i uppdrag att ta fram förslag till nybyggnation av ett nytt vård och omsorgsboende med 40 50 lägenheter. 2. Förvaltningen får i uppdrag att se över alternativa lösningar för att klara behovet av vård och omsorgsplatser fram till 2020. I och med att det gjorts förändringar i planerade nybyggnationer med att antalet vård och omsorgslägenheter har utökats så har förvaltningen i den framtida planeringen kunnat utöka antalet nya vård och omsorgslägenheter, enligt beslut omsorgsnämnden punkt 1. Tidsplanerna för start av nybyggnationer är framskjutna vilket gör att behovet av vård och omsorgslägenheter inte kan tillgodoses fullt ut fram till 2020. När en omsorgstagare får beslut om permanent vård och omsorgsboende, så ska detta beslut verkställas inom tre månader annars kan det ske ett vitesföreläggande från IVO. Om omsorgstagare får beslut om permanent vård och omsorgsboende och är på korttidsplats så kommer det att bli problem med att nya beslut om korttidsplats ej kan verkställas och betalningsansvar till Regionen uppstår. Omsorgsförvaltningen fick också i uppdrag enligt punkt 2 i beslut från 171214 att se över alternativa lösningar för att klara behovet av vård och omsorgsplatser fram till 2020. En alternativ lösning är att göra en upphandling av vård och omsorgslägenheter där boende och omsorg ingår med en flexibel lösning som regleras efter det behov omsorgsnämnden har av att verkställa beslut om permanent vård o omsorgsboende med heldygnsomsorg. Risken för vitesförelägganden för icke verkställda beslut samt betalningsansvar till landstinget minskar om det finns möjlighet till att verkställa beslut med upphandlade vård och omsorgsplatser.
13 (17) Omsorgsförvaltningen får i uppdrag att göra en upphandling av permanenta vård och omsorgsplatser, enligt beslut omsorgsnämnden 171214 om att se över alternativa lösningar till att klara behovet av vård och omsorgsplatser fram till 2020. Omsorgsförvaltningen får i uppdrag att göra upphandling på vård och omsorgslägenheter för permanent vård och omsorgsboende med heldygnsomsorg.
14 (17) 29 Ekonomisk uppföljning efter februari månad 2019 Dnr ON 2019/0029 Handlingar Tjänsteskrivelse 2019-03-18 Ekonomisk rapport efter februari Uppföljning hemtjänsttimmar Bakgrund Enligt anvisningarna för ekonomi- och verksamhetsuppföljning för 2019 skall omsorgsnämnden lämna en ekonomisk rapport för februari månad till kommunstyrelsen. godkänner den ekonomiska rapporten för februari månad och överlämnar denna till kommunstyrelsen.
15 (17) 30 Delegationsbeslut Sammanställning av delegationsbeslut under perioden 2019-02-28 till 2019-03- 27. antecknar informationen till protokollet.
16 (17) 31 Anmälningsärenden IVO, ON 2018/0151 SKL - Följebrev till meddelande från styrelsen nr 15/2018 Rekommendation till kommunerna om gemensam finansiering av ett mer samlat system för kunskapsstyrning i socialtjänstens verksamheter Patientnämndens verksamhetsberättelse 2018 Protokollsutdrag Vatten- och miljönämnden 2019-02-27 - Medborgarförslag om att stoppa användandet av sköljmedel i kommunens verksamheter Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2019-03-05 Revidering av reglemente för Kalmar kommuns tillgänglighetsråd Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2019-03-05 Revidering av reglemente för Kalmar kommuns pensionärsråd Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2019-03-05 Reglemente för Kalmar kommuns integrationsråd Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2019-03-05 Yttrande över betänkandet Framtidens specialist-sjuksköterska ny roll, nya möjligheter (SOU 2018:77) Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2019-03-05 Reglemente för Kalmar kommuns lokala brottsförebyggande råd Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2019-03-05 Implementering av barnkonventionen i Kalmar kommuns verksamheter Regionalt styrdokument 2019-2020 - Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst, angränsande område hälso- och sjukvård och skolan IVO Meddelande i ärende dnr 8.2.1-10340/2019-3 antecknar informationen till protokollet.
17 (17) 32 Förvaltningschefen informerar Boendestatistik Uppföljning från föregående nämndmöte: Motiv till avslut av tjänst på egen begäran Genomförd decentralisering av akutpool Information Oxhagshemmet Etapp 1 Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst, angränsande område hälso- och sjukvård och skolan Aktuell organisationsstruktur för omsorgsförvaltningen Kvalitetspriser för årets förbättrare och årets enhet inom omsorgsförvaltningen antecknar informationen till protokollet.