Verksamhetsuppföljning Sankt Olof Vård- och omsorg November 2014 Bakgrund Verksamhetsuppföljning för Sankt Olof Vård- och omsorg har genomförts under november 2014. I verksamhetsuppföljningen har enhetschef besvarat en enkät genom att bifoga rutiner samt beskrivningar om verksamheten och hur den fungerar inom socialtjänstlagens område. Hälso- och sjukvårdsområdet är exkluderat i denna verksamhetsuppföljning. Verksamhetsbesök genom observation har gjorts på korttidsboendet under en förmiddag och på demensenheten det särskilda boendet under en eftermiddag. Under observationen har frågor ställts till personal samt till brukare vid lämpliga tillfällen för att få en tydligare bild av verksamheten. Kontroll av dokumentation har genomförts vid verksamhetsbesöken samt i verksamhetssystemet Safe Doc genom aktgranskning. Verksamheten Verksamheten består av ett särskilt boende, S:t Olofshemmet med två enheter varav en avdelning är en demensenhet. På varje enhet finns nio lägenheter. Verksamheten består även av ett korttidsboende för personer med demenssjukdom, Grindstugan som består av 11 platser, och en dagverksamhet för personer med demenssjukdom. I denna verksamhetsuppföljning exkluderas dagverksamheten då denna verksamhet kommer att följas upp tillsammans med övriga dagverksamheter. Resultat brukarundersökning Nedan bedömning av brukarundersökningen görs utifrån resultat från den individuella kvalitetsuppföljningen på uppföljningar som skett mellan 2014-01-01 och 2014-08-15. Inga tillgängliga resultat finns för enheten Källan (demensenhet) på det särskilda boendet, därav redovisas den enheten inte här. Korttidsboende Korttidsboendet uppnår socialnämndens samtliga mål. S:t Olofshemmet, Lunden Två av sju svarande upplever att de oftast upplever ett gott bemötande. Övriga svarade alltid. Tre av sju svarande upplever att insatserna oftast är av god kvalitet. Övriga svarade alltid. Undertecknades bedömning är att ingen åtgärd behöver vidtas med bakgrund till resultaten. Resultat av enkät Enhetschefen har besvarat enkäten. En extra träff har genomförts med ansvarig enhetschef för att gå igenom enkäten och dess svar, kompletteringar har gjorts i detta skede. Enkätsvaren visar att verksamheten inte bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9 Detta är något som verksamheten behöver arbeta med och implementera.
Under platsbesöket ser undertecknade att det finns två rutinpärmar inom vardera verksamhet, där den ena rör övergripande rutiner medan den andra rör lokala rutiner. Inom båda verksamheterna är pärmarna identiska. Inom områdena riskanalys, egenkontroll, sammanställning och analys behöver verksamheten utarbeta nya rutiner och öka förståelsen av vad riskanalys enligt SOSFS 2011:9 innebär. Inom området riskanalys är det viktigt att verksamheten skiljer på risk avseende arbetsmiljö och risk i övriga verksamheten. Det är tydligt att detta inte skiljs åt i verksamheten och att syftet med riskanalys enligt SOSFS 2011:9 inte är känt/tydligt för verksamheten. Verksamheten har enbart bifogat exempel på riskbedömning i enskildes hem (arbetsmiljö) och inte på en riskanalys kopplat till SOSFS 2011:9, vilket efterfrågas i enkäten. Verksamhetens egenkontroll behöver utvecklas och tydliggöras. Samordnare gör en kontroll av att insatser är påbörjade och att genomförandeplan är upprättad. Enhetschef beskriver att hon gör någon stickprovskontroll något tillfälle per månad, men undertecknads bedömning är att detta inte sker systematiskt och inte är tillräckligt utifrån resultaten av aktgranskningen. För mer resultat avseende aktgranskning, se Resultat av aktgranskning. Utifrån resultat av riskanalyser, egenkontroll samt avvikelser ska en samlad och systematisk analys göras för att åstadkomma förbättrande åtgärder. Av enkätsvaren framgår att analyser endast sker i samband med enskilda händelser/avvikelser. Någon samlad analys görs inte. Kunskap kring vad detta innebär behöver utvecklas i verksamheten samt behöver det upprättas en systematisk ordning för att säkerställa att så sker. Med bakgrund till resultaten i ovan beskrivna delar med bl.a. riskanalys, egenkontroll och sammanställning och analys så kan man anta att personalen inte har en så stor medverkan i verksamhetens kvalitetsarbete. Detta är ett område som verksamheten behöver utveckla för att uppfylla kraven i SOSFS 2011:9. Verksamheten behöver upprätta rutin för förvaring, gallring och arkivering samt rutin för hur man säkerställer att omsorgsgarantierna på det särskilda boende uppfylls. Det finns enbart en rutin och kontroll av sociala aktiviteter på det särskilda boendet, dock innehåller omsorgsgarantierna mer än just denna del. Enhetschef hänvisar även till verksamhetens verksamhetsplan i denna del, men undertecknades bedömning är att detta inte fyller den funktion. I samtal med personalen på det särskilda boendet erbjuds brukare utevistelse även om det inte sker dagligen förutom på vår och sommaren. De berättar att dörren till terrassen då står öppen och innebär en större möjlighet/tillgänglighet för brukarna att komma ut. Genom rutin att genomförandeplan ska upprättas bör det säkerställas att den enskilde är delaktig i planeringen, men det är svårt att se utifrån de upprättande och befintliga genomförandeplanerna hur den enskilde brukaren varit delaktiga i planeringen av vården. Detta är en del av omsorgsgarantierna. Undertecknade kan inte heller på annat sätt genom rutiner se hur man i verksamheten säkerställer att omsorgsgarantierna uppfylls. Resultat av aktgranskning Undertecknade har granskat några fysiska genomförandeakter vid platsbesöket samt tittat på hur dokumentationen förvaras. Undertecknade har även granskat ca. 10% av genomförandeakterna per korttidsboende och särskilt boende i det digitala verksamhetssystemet. Generellt är det undertecknades bedömning att det finns ett behov av att arbeta med dokumentation i journal då dessa inte uppfyller kraven som ställs i föreskrifter. Detta avser både det
särskilda boendet och korttidsboendet. Inom det särskilda boendet för man framförallt arbetsanteckningar i journalen. Inom korttidsboendet dokumenterar man få anteckningar i journal och därmed är det svårt att följa ärendet. Undertecknade saknar utvärdering av vad som uppnåtts i förhållande till de uppsatta målen för insatsen. Inom korttidsboendet som ofta är en tillfällig insats och med ett oftast tydligt syfte så saknas denna utvärdering inför uppföljning eller inför att brukare ska planeras hem. De fysiska genomförandeakterna inom verksamheterna behöver gås igenom/ses över. I de fysiska akterna inom korttidsboendet återfinns flera utredningar som inte rör den specifika insatsen och därmed inte ska finnas i korttidsboendets genomförandeakter. I de fysiska akterna inom det särskilda boendet saknas nya beställningar som skickats från handläggarenheten. De granskade genomförandeplanerna beskriver till stora delar både hur och när hjälpen ska utföras, dock saknas det andra viktiga delar som enligt föreskrifter ska framgå av genomförandeplaner. Inom korttidsboendet upprättar man framförallt/oftast genomförandeplaner på lösblad och återfinns därför inte i verksamhetssystemet. Det särskilda boendet dokumenterar genomförandeplanerna i verksamhetssystemet. Många av deras genomförandeplaner behöver upprättas på nytt, då flertalet av de granskade genomförandeplanerna har byggts på efter hand. Det är dock tydligt att en ny genomförandeplan behöver upprättas, exempelvis efter att ny beställning kommit behöver ny genomförandeplan upprättas. Inom verksamheterna återfinns anteckningar i journal som rör HSL samt i genomförandeplanerna. Detta ska framgå av HSL-journal och av vårdplan. Resultat av besök i verksamhet Båda verksamhetsbesöken visade på att personalen hade ett gott bemötande mot brukarna. Personalen hade en god samtalston till brukarna och till varandra. Uppfattningen är att tid fanns för personalen att hjälpa brukarna med det som de behövde. Utifrån undertecknades möjligheter att ställa frågor till brukarna, så framgår det att brukarnas uppfattning om personalen och hjälpen överensstämmer med det som är undertecknades uppfattning utifrån observationen. Inom korttidsboendet framgår det att man arbetar med aktivering och aktiviteter för och med brukarna. En personal på korttidsboendet har med sig sin hund som rör sig bland brukarna. Personal uppger att detta är uppskattat och undertecknads upplevelse är att brukarna uppskattar hundens närvaro. Personalen på det särskilda boendet berättar att det inte finns några stående aktiviteter på enheten, men att de brukar baka, spela spel och titta i fotoalbum. De har dock högläsning ur tidningen varje morgon. Det är inte tydligt i verksamheten hur man arbetar med att erbjuda aktiviteter. I samband med middagsmålet på det särskilda boendet så hjälps brukare åt att duka borden. Dukningen upplevs hemtrevlig. Maten serveras ur kantiner som står på köksbänken. Maten läggs upp på tallrikar av personal som sedan serverar brukarna. Maten står alltså inte framme på borden så att brukarna själva kan ta mat och välja hur mycket mat de önskar. Personal frågar brukarna om de önskar extra portion. Dokumentationsskåpen inom de båda verksamheterna är olåsta och på det särskilda boendet är inte heller kontoret låst där dokumentationsskåpet står. Detta innebär att dokumentationen inte förvaras på ett sådant sätt så att obehöriga inte har tillgång till den. Verksamheten behöver beakta att det kan finnas risk att obehöriga kan få tillgång till dokumentationen om skåpen inte låses. På korttidsboendet finns en pärm med gamla protokoll från handledningstillfällen. I protokollen finns dokumentation om enskilda brukare och det är protokoll mellan 2011-2012. Man får inte samla dokumentation om olika brukare på ett sådant sätt som man gjort i verksamhetens protokollpärm. På det särskilda boendets kontor finns en pärm där det bl.a. framgår vilken frukost som brukarna ska
ha samt stående saker som ska sker för varje brukare under dagen. Detta är sådant som borde framgå av den enskildes genomförandeplan och inte på detta sätt. Gemensamt för de båda personalgrupperna är att de uppger att de inte använder genomförandeplanerna fullt ut i sitt arbete. Inom det särskilda boendet uppger man att det är bra för nya medarbetare eller vikarier som kan använda sig av dem. Vid granskning av vilka avvikelser som skett i verksamheterna under året, ser man att några avvikelser rört konflikter och bråk mellan brukare på demensenheten. Använder man inte genomförandeplaner på avsett vis och inte i det dagliga arbetet kan ovan avvikelser vara en konsekvens. Använder och arbetar man konsekvent med genomförandeplaner så kan situationer av nämnda slag förebyggas genom att det framgår av genomförandeplan hur man ska arbeta med brukaren samt att all personal har vetskap om tillvägagångssätt. Sammanfattning Sammanfattningsvis visar verksamhetsuppföljningen att verksamheten behöver arbeta vidare och utvecklas inom flera områden för att uppfylla kraven som ställts upp för verksamhetsuppföljningen. Genomförandeakterna visar på större brister vad gäller ordning i genomförandeakter, journalanteckningar och genomförandeplan. Bl.a. saknas nya beställningar, det återfinns beställningar som inte rör aktuell insats, det dokumenteras för lite, arbetsanteckningar tillämpas, det saknas viktiga delar i genomförandeplanerna som ska framgå enligt föreskrift. Risken är att man inte utför det som är beviljat, då det är otydligt vad eller vilken beställning som avses. Dokumentationsskåpen inom båda verksamheterna var olåsta även när personal inte var på plats på kontoren. Båda verksamhetsbesöken visar på att personalen hade ett gott bemötande mot brukarna. Personalen hade en god samtalston till brukarna och till varandra. Uppfattningen är att tid fanns för personalen att hjälpa brukarna med det som de behövde. Detta var något som brukare bekräftade i samband med platsbesöket. Enkätsvaren visar på att verksamheten inte bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete. Detta är något som verksamheten behöver arbeta med och implementera i det dagliga arbetet. Flertalet brister visar på behov av omgående åtgärder, men även om att förvärva kunskap och förståelse för delar som är av stor vikt för verksamhetens kvalité. Åtgärder att vidta: Att mer utförligt och konkret beskriva arbetet med att fortlöpande bedöma om det finns risker i verksamheten samt riskanalys enligt frågorna 3 a-e. Att mer utförligt och konkret beskriva arbetet med egenkontroll enligt frågorna 4 a-c. Att mer utförligt och konkret beskriva arbetet med sammanställning och analys enligt frågorna 6 a-e i enkäten. Att utifrån ovan punkter beskriva hur personalen är delaktiga. Att inkomma med rutin för förvaring, gallring, arkivering av social dokumentation, rutin för hur man säkerställer att omsorgsgarantierna på det särskilda boende uppfylls. Beskriv hur man ska säkerställa att akten hålls ordnad och att relevant information finns i akten, hur man ska säkerställa att uppgifter som rör HSL inte dokumenteras i social dokumentation.
Beskriv hur man ska säkerställa att journal och genomförandeplan uppfyller kraven enligt förskrift, hur man ska säkerställa att ny genomförandeplan upprättas vid behov och i samband med ny beställning samt hur den används i det dagliga arbetet. Tillse att dokumentationsskåpet är låst när personal inte använder det. Säkerställ att protokoll med anteckningar om olika brukare rensas ut och att uppgifter av vikt dokumenteras i den enskildes journal, samt säkerställ att dokument med anteckningar om olika brukare inte förvaras tillsammans. Beskriva hur man erbjuder aktiviteter på det särskilda boendet och hur man involverar brukarna i detta arbete. Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta Att Sankt Olof Vård- och Omsorg ska återkomma med redovisning av genomförda åtgärder enligt ovan som beskrivs ovan senast den 4/5 2015. Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten 2015-03-13 2015-03-13 Beslut expedieras till: Sankt Olof Vård- och Omsorg Avdelningschef för Vård- och Omsorg Handläggarenheten social omsorg
Vidtagna åtgärder efter verksamhetsuppföljning 2014 i St Olof Att mer utförligt och konkret beskriva arbetet med att fortlöpande bedöma om det finns risker i verksamheten samt riskanalys enligt frågorna 3 a-e. Det finns en utarbetad checklista för riskanalys som gås igenom på varje brukarmöte på enheterna. Detta för att förebygga Lex Sarah anmälningar och få fram andra risker i verksamheten. Det är enhetschefens ansvar att den gås igenom på brukarmötena. Det som redan har identifierats är en mindre risk i from av sommarvikarierna. Där har vi arbetat efter en inarbetad introduktion som tas centralt med sommarvikarierna samt lokal information som gås igenom med medarbetarna på APT-mötena inför sommaren för att göra det så bra som möjligt samt med sommarvikarierna. Att mer utförligt och konkret beskriva arbetet med egenkontroll enligt frågorna 4 a-c. Egenkontrollerna görs redan men vi ska börja dokumentera hur och när vi gör egenkontroll för att systematiskt kunna följa upp detta. Det kommer att utarbetas en checklista centralt för detta ändamål. Enhetschefen går igenom resultatet av kvalitetsuppföljningen samt verksamhetsuppföljningen med medarbetarna på APT-möte eller planeringsdagar. Planering görs för hur vi ska arbeta med förbättring. Vi bjuder in till anhörigträffar en gång/år/ enhet, på våren inför sommaren där vi informerar vad som hänt under året samt kommer att hända resten av året. Enhetschef har årshjul där vi arbetar med planering samt säkerställning av att allt görs under året, vi håller också på att arbeta fram årshjul på distriktet. Vi har uppföljning av omsorgsgarantierna en gång/halvår i samband med uppföljning av genomförandeplanen och ser till att de följs samt hur brukarna har upplevt dessa. Medarbetarna tar vid frukost upp aktiviteter och även utevistelse som också ingår i omsorgsgarantierna. Dessa önskemål finns också skrivet i genomförandeplan. Vi har brukarmöte regelbundet där vi disskuterar varje brukare och deras mående och annat som rör dem såsom mål samt metoder. Detta dokumenteras i deras journal, SoL, HSL samt genomförandeplaner som kontrolleras kontinuerligt. Vi kontrollerar även brukarnas akter kontinuerligt. Att mer utförligt och konkret beskriva arbetet med sammanställning och analys enligt frågorna 6 a-e i enkäten. Vissa delar har fungerat men dock inte allt och alla delar har inte implementerats. Detta har uppmärksammats vid bla verksamhetsuppföljning. Därav kommer ett utvecklingsteam att skapas centralt på förvaltningen som ska vara behjälplig med detta. Vid årsskiftet kommer man att kunna analysera och sammanställa bättre om vad som gjorts under året. Inkomna Lex Sarah tas också upp gemensamt i enhetschefsgruppen för alla distrikt. Att utifrån ovan punkter beskriva hur personalen är delaktiga. Medarbetarna är redan delaktiga men det har inte varit nedskrivet. Avvikelser, Lex Sarah, synpunkter och klagomål tas upp på APT-möte, riskanalyser och senior alert tas upp på brukarmöte, rutiner, handlingsplaner och föränderingsarbete i verksamheten tas upp på olika mötesformer där medarbetarna är med och utformar dessa. Enhetschef går igenom
resultatet av verksamhetsuppföljning, vårt kvalitetsarbete, förändringsarbete, planering för hur vi ska arbeta med förbättring samt hur vi ska arbeta framåt på våra planeringsdagar eller på våra APT-möten som vi har delat i två delar där vi har en del APT-frågor samt en del verksamhetsfrågor och verksamhetsarbete. Beskriv hur man ska säkerställa att akten hålls ordnad och att relevant information finns i akten, hur man ska säkerställa att uppgifter som rör HSL inte dokumenteras i social dokumentation. Vi har gått igenom akterna och kommer att fortsätta med det en gång/halvåret för att säkerställa att akterna hålls i ordning, att de gallras och att man inte blandar SoL och HSL dokumentation. Kontaktmannen har ett ansvar att månadsvis sammanställa social dokumentation om brukaren i safe doc samt att se över och gallra i akten och hålla genomförandeplanen aktuell. Det gamla läggs till enhetschef och arkiveras enligt dokumenthanteringsplanen. Vi går genom genomförandeplanerna på brukarmötena tillsammans och reviderar då vid behov. Alla medarbetare dokumenterar i safe doc och all dokumentation kring brukarna finns där. Beskriv hur man ska säkerställa att journal och genomförandeplan uppfyller kraven enligt förskrift, hur man ska säkerställa att ny genomförandeplan upprättas vid behov och i samband med ny beställning samt hur den används i det dagliga arbetet. Vi kommer att ha utbildning i både dokumentation och genomförandeplaner under hösten 2015 för alla medarbetare. Där kommer vi att säkerställa att journal och genomförandeplan uppfyller kraven enligt ny föreskrift samt att säkerställa att genomförandeplan upprättas vid behov där också nya mål efter uppföljning kommer att skrivas in. Egenkontroll av social dokumentation görs av enhetschef eller samordnare dagligen, egenkontroll av genomförandeplan görs när brukarens önskemål/tillstånd kräver en ändring i planen eller vid uppföljningen en gång/halvår. Vi går även genom genomförandeplanerna på brukarmötena tillsammans och reviderar då vid behov. Samtycke till samverkan och säkerhetsfrågor tas upp vid inflyttning och förvaras i brukarens akt och dokumenteras i brukarens journal i safe doc samt skrivs in i brukarens genomförandeplan. Vi informerar även anhöriga vid inflyttningen om rätten att fylla i synpunkter och klagomål och var de ska lämna dem samt vad som händer med dem. Tillse att dokumentationsskåpet är låst när personal inte använder det. Det har införskaffats en st nyckelgömma med kod/enhet där medarbetarna förvarar nyckel till nyckelskåp. I nyckelskåpet förvaras alla nycklar till enheten, inklusive nyckel till aktskåpet. Vi har haft information på APT-mötena hur nyckelgömman ska användas. Säkerställ att protokoll med anteckningar om olika brukare rensas ut och att uppgifter av vikt dokumenteras i den enskildes journal, samt säkerställ att dokument med anteckningar om olika brukare inte förvaras tillsammans.
Protokoll med anteckningar på olika brukare som förvarades tillsammans är borttaget helt och på så sätt har man rensat ut inaktuella anteckningar samt fört in aktuella anteckningar på brukarna i den enskilldes genomförandeplan direkt på brukamötena eller vid annan förändring. Man dokumenterar också direkt i Safe Doc på varje brukare. Beskriva hur man erbjuder aktiviteter på det särskilda boendet och hur man involverar brukarna i detta arbete. Vi kommer att fortsätta arbeta med aktiviteter för brukarna på enheterna, se verksamhetsplan 2015. Vi kommer att inventera aktiviteterna och se över vad brukarna önskar. Detta tas upp på brukarråd och på så sätt involveras brukarna, man håller det levande och tar hänsyn till vad också nyinflyttade brukare önskar. Vi har brukarråd 4 gånger/år där vi tar upp önskemål om aktiviteter som diskussion. Vi pratar också i det dagliga om hur varje brukare önskar ha det hos oss och det har vi som underlag när vi planerar aktiviteter. Att inkomma med rutin för förvaring, gallring, arkivering av social dokumentation, rutin för hur man säkerställer att omsorgsgarantierna på det särskilda boende uppfylls. Medarbetarna tar vid frukost upp planering för aktiviteter och även utevistelse som också ingår i värdighetsgarantierna. Dessa önskemål finns också skrivet i genomförandeplan där brukaren är delaktig. Detta följs sedan upp en gång/halvår när man följer upp genomförandeplan och värdighetsgarantierna. Rutin för detta kommer att utarbetas centralt.