Ekonomi- och verksamhetsuppföljning efter juni 2016

Handläggare Datum Åsa Ottosson, Jennie Ljunggren 2016-07-11 Ekonomi- och verksamhetsuppföljning efter juni 2016 Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för kommunens verksamhet inom förskola och fritidshem samt det offentliga skolväsendet för barn och ungdomar (förskoleklass, grundskola och särskola). Nämnden har även tillsynsansvar för fristående förskolor i kommunen. I barn- och ungdomsnämndens verksamhet arbetar ca 1 400 årsarbetare och driftbudgeten uppgår till 911 mnkr. Prognosen i juni visar ett överskott på 6,3 mnkr, jämfört med mars som visade på ett överskott på 2,9 mnkr. Det är främst inom grundskoleverksamheten och administrationen överskotten ser ut att bli större än i mars. Förskoleverksamhet och fritidshem ger sämre resultat än föregående prognos, och levererar underskott. Särskolan uppvisar ett underskott men det är mindre än i mars. Resultat mot budget prognos 2016 8,0 Mars Juni 6,0 4,0 2,0 0,0 2,0 4,0 6,0 Återkoppling av riskanalysen i Årsrapporten Återkoppling och reflektioner görs på det som skrevs i Årsrapporten 2015 kapitel G.2.4 Riskanalys. Detta är nytt fr.o.m. i år. De risker som identifierades var: Ökade vistelsetider i förskolan urholkar personaltätheten Periodens besparingskrav riskerar uteblivet statsbidrag till personalförstärkningar Svårare att rekrytera personal Barn- och elevökningen kan bli större än förväntat Barn- och ungdomsförvaltningen Adress Box 951, 391 29 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 30 30 barnungdom@kalmar.se

2 (8) Verksamhetsbeskrivning Personal I Årsrapport 2015 kapitel G.2.4. Riskanalys fanns rubriken Rekrytering av personal med följande text: Barn- och ungdomsnämnden står inför stora utmaningar med att rekrytera behörig personal. Idag är det svårt att hitta vikarier till förskolan, både för korta och längre vikariat. Ett ökat behov av personal pga. pensioneringar, nya statsbidrag m.m. kan bli svårt att tillfredsställa utan extra stimulansåtgärder. Under våren har det genomförts tre samordnande rekryteringar, två för förskollärare och en för barnskötare. Till den första rekryteringen av förskollärare inkom det 56 ansökningar varav 36 uppfyllde de krav på examen och legitimation som ställs. I den andra rekryteringen inkom det 30 ansökningar varav 17 uppfyllde krav på examen och legitimation. Till barnskötartjänsterna inkom det 84 ansökningar. Drygt hälften av de sökande kandidaterna, 49 personer, uppfyllde kravet på godkänd barnskötarutbildning. De behöriga sökande skulle matchas mot ca 60 förskollärarvakanser och ca 10 barnskötarvakanser. Det finns en risk i att det blir svårare att tillsätta behörig personal då andelen behöriga sökande inte når upp till det antal som verksamheterna har behov av. Konsekvenser kan bli försämrad personaltäthet som i sin tur kan ge högre sjukskrivningstal, eller att verksamhetens kvalitet och utformning påverkas. Det finns en tendens till ökad intern rörlighet mellan enheterna i kommunen samt en rörlighet mellan grannkommuner. Det finns ett ständigt inflöde av nya vikarier till den väl inarbetade vikariepoolen. Inflödet var något större i början av året än i slutet av andra kvartalet. Detta har troligen har sin förklaring i andelen nytillkomna studenter vid universitetet i början av året. I möjligaste mån rekryteras utbildade vikarier eller personer som har pågående pedagogisk utbildning. Under våren anordnades ett möte för nytillkomna vikarier i poolen. Närmare ett 30-tal vikarier kom till mötet där de fick information om praktiskt hantering av vikariesystemet. De fick även information om Kalmar kommuns framtida behov av utbildade pedagoger. Förvaltningen arbetar på olika sätt med marknadsföring mot framtida medarbetare. I maj deltog barn- och ungdomsförvaltningen vid en arbetsmarknadsdag för lärarstudenter vid Linnéuniversitetet i Växjö. Syftet var att visa vilka möjligheter och förmåner det finns som anställd i Kalmar kommun. En välkomstmässa för nya studenter vid Linnéuniversitetet i Kalmar kommer att anordnas i september och barn- och ungdomsförvaltningen planerar för ett deltagande. I tabellen redovisas tillsvidareanställd personal, årsarbetare exkl. vilande tjänster. Verksamhet feb-15 dec-15 feb-16 juni-16 FÖRSKOLA 559 584 615 618 PEDAGOGISK OMSORG 4 3 3 3 FRITIDSHEM 104 104 114 112 FÖRSKOLEKLASS 32 32 33 35 GRUNDSKOLA 502 521 524 545 SÄRSKOLA 27 36 36 37 LEDNING OCH ADM 96 96 98 96

3 (8) Barn och elevantal I Årsrapport 2015 kapitel G.2.4 Riskanalys beskrevs barn- och elevutveckligen enligt följande: Befolkningen i Kalmar ökar snabbare än förväntat. Detta gäller i synnerhet åldrarna 1-5 och 6-15 år. Prognosen är dock mycket osäker. Det innebär att även om vi räknat med fler barn och elever kan utvecklingen göra att det blir ännu fler. Detta får naturligtvis konsekvenser för den kommunala ekonomin och för behovet av nya lokaler och personal. I årsrapporten bedömdes att det skulle bli 3 228 barn i förskolverksamheten och 2 807 barn i fritidshemmen, vilket var fler än vad budgetramen 2016 grundades på. I tabellen nedan redovisas en ytterligare ökning, både mot årsrapporten och mot prognosen i mars, efter att den senaste kommunprognosen släppts i juni. Prognosen för elevantalet i skolorna har också ökat mot vad som sades i årsrapporten (6091 elever i förskoleklass t.o.m. åk 9). Nedan redovisas barn- och ungdomsnämndens antalsuppgifter och vad det innebär att budgetramen förväntas utökas med ekonomiskt 2016. Beloppen ingår i prognosen. Uppgifterna avser barn och elever som tillhör barn- och ungdomsnämnden och går i kommunala och fristående skolor. 9 % av barnen går i fristående förskola och 11 % av eleverna går i fristående skolor. JUNI MARS Budget antal Prognos antal Diff Tkr Diff Tkr FÖRSKOLA 3 201 3 285 84 7 308 45 3 915 FRITIDSHEM 2 766 2 864 98 3 136 58 1 856 FÖRSKOLEKLASS 666 685 19 1 140 11 660 ÅK 1-3 1 894 1 941 47 3 055 31 2 015 ÅK 4-6 1 792 1 811 19 1 140 16 960 ÅK 7-9 1 739 1 748 9 612 7 476 F-KLASS T.O.M. ÅR 9 6 091 6 185 94 5 947 65 4 111 TOTAL 16 391 9 882 Ny regering nya reformer I Årsrapport 2015 kapitel G.2.4 Riskanalys beskrevs de nya reformerna enligt följande: Den nya regeringen har genomfört en mängd nya reformer inom barn-och ungdomsnämndens verksamhetsområde som bl.a. syftar till att minska barngruppernas storlek. Barn- och ungdomsförvaltningen har sökt och fått beviljat statsbidrag för både minskade barngrupper i förskolan och ökad lärartäthet/mer tid med eleverna på lågstadiet. Hur uppföljningen kommer att gå till har vi ännu ej fått uppgift om. Statsbidragen är villkorade. Kommunerna kan inte dra ner på personal och samtidigt räkna med att erhålla statsbidrag till personalförstärkningar. Det finns ett utgångsläge som kommunerna bedöms emot, ofta satt bakåt i tiden. De av kommunfullmäktige beslutade besparingarna på sammanlagt 26 mnkr under perioden kan äventyra möjligheten att ta del av statsbidraget. I dagsläget ser vi inga andra alternativ än att minska personaltätheten i verksamheterna. Barn- och ungdomsnämnden vill poängtera för kommunfullmäktige att nuvarande ram kan medföra att statsbidragen inte kommer Kalmar kommun till del. När ansökningarna gjordes för LÅ 2015/2016 så fanns ingen exakt beskrivning av hur uppföljningarna av statsbidragen skulle gå till. Skolverket kommer att delge detta mer detaljerat i samband med uppföljningarna. Utöver jämförelsetal verkar en stor del av uppföljningen vara en beskrivning av insatser och åtgärder. Detta indikerar att risken för återbetalning troligen har minskat jämfört beskrivningen i riskanalysen. I ansökan för LÅ2016/2017 avseende statsbidraget för mindre barngrupper har Kalmar kommun fått en högre tilldelning än föregående läsår (10 mnkr mot 7,5 mnkr).

4 (8) Däremot fick inte alla förskolor sina ansökningar beviljade eftersom Skolverket utöver gruppstorleken även tog hänsyn till personaltätheten i bedömningen av tilldelningen. I detta ligger en svaghet i form av förändrade planeringsförutsättningar. Att få bidrag ett år men inte nästa år, medför en jojo-effekt med ekonomiska och organisatoriska konsekvenser. Det som är känt i nuläget om den kommande uppföljningen av statsbidraget för mindre barngrupper i förskolan LÅ 2015/2016 är att Skolverket planerar att huvudmännen, under hösten 2016, ska redovisa bland annat: om de åtgärder som angetts för att minska barngruppernas storlek och/eller motverka en ökning av barngruppernas storlek har genomförts och exempel på dessa åtgärder om hela statsbidraget har använts och exempel på kostnader som statsbidraget använts till om de åtgärder som angetts för att prioritera de yngsta barnen födda 2013 eller senare har genomförts och exempel på dessa åtgärder För statsbidraget avseende Lågstadiesatsningen LÅ 2015/2016 kommer uppföljning att göras genom att: En ökning av personaltätheten i lågstadiet mellan LÅ 2014/2015 och 2015/2016 ska kunna påvisas. insatser för att minska klass/gruppstorlekar eller utökning av den tid som lärarna kan ägna åt eleverna ska beskrivas, kostnader i samband med insatserna ska redovisas samt att man även ska ge en beskrivning av hur insatserna har bidragit till mindre klass/gruppstorlekar eller mer tid för lärarna att ägna åt eleverna.

5 (8) Driftsredovisning ekonomisk prognos Belopp i tkr Bokslut 2015 Budget 2016 Prognos 2016 Avvikelse Juni mars FÖRSKOLA -2 346 289 685 295 091-5 406-3 020 FRITIDSHEM EXKL SÄRSK. FRITIDSHEM 2 165 35 307 35 559-252 1 705 FÖRSKOLEKLASS 359 17 148 16 008 1 140-218 GRUNDSKOLA 7 135 445 004 437 724 7 280 6 269 SÄRSKOLA INKL. FRITIDSHEM -853 23 420 24 232-812 -2 512 LOKAL LEDNING OCH ADMINISTRATION -772 63 839 61 672 2 167 899 FÖRVALTNINGSLEDN. OCH ADM. INKL.NÄMND 1 957 36 873 34 700 2 173-206 ÅRETS RESULTAT 7 645 911 276 904 986 6 290 2 917 INGÅENDE RUF 2016 22 486 PROGNOS UTGÅENDE RUF 2016 28 776 Förskola För förskoleverksamheten ger prognosen ett underskott på -5,4 mnkr (mars -3,0 mnkr). Avgifterna som föräldrarna betalar för barnen i förskolan kan bli ca 0,9 mnkr högre än planerat, beroende på fler barn i verksamheten än planerat. Utbetalningar till fristående förskolor ser ut att ge ett underskott på -1,4 mnkr. Orsaken är att deras vistelsetider blir högre än budgeterat om de fortsätter i samma nivå som nu (+1 timme per barn och vecka). I Årsrapporten 2015 kapitel G2.4. Riskanalys beskrevs den ökande vistelsetiden enligt följande: Föräldrarnas behov av längre vistelsetider i förskolan ökar kontinuerligt. År 2004 var den genomsnittliga vistelsetiden 29 timmar per vecka. 2015 hade den ökat med 16 % till 33,5 timmar per vecka. Ersättningssystemet från kommunfullmäktige har inte hängt med i utveckling i och med att barn- och ungdomsnämnden får ersättning per plats inte per vistelsetimme. Vi har nu nått en punkt där det är svårt att få en tillräcklig personal-bemanning över dagen. Detta äventyrar verksamhetens kvalitet och arbetsmiljön för både barn och personal. Därför begär barn- och ungdomsnämnden att även schemasnittsförändringar under året ska kompenseras inte bara antalet barn. Med tanke på att både de kommunala och de fristående förskolorna ser ut att få ökade vistelsetider mot budget även i år samt att ingen reglering för ökningen de senaste 10 åren har gjorts, är denna begäran högst aktuell fortfarande. Prognosen för den genomsnittliga vistelsetiden ligger på 33,5 timmar per barn och vecka för de kommunala förskolorna och 34,6 för de fristående förskolorna. De flesta (11 av 15) av de kommunala förskolorna har obalanser mot budgeterade personalkostnader (inkl. de pengar förskolorna får/dras av för fler/färre barn eller högre vistelsetider). Resterande fyra enheter har överskott mot budget eller ligger runt +-0. Totalt redovisas ett underskott på -3,6 mnkr. I mars var motsvarande siffra -2,2 mnkr. Underskott inom personalkostnaderna uppstår t.ex. av att man har haft behov av att utöka antal tjänster när man har fler barn än planerat, barnens schemasnitt har ökat eller man kan ha utökat med fler avdelningar. I vissa fall har man inte lyckats anpassa personalen till ett lägre barnatal än planerat. De enheter som i nuläget uppvisar underskott har tagit fram åtgärder som kan leda till ett minskat underskott. Den åtgärd som har störst effekt på kort sikt, för att se till att underskottet åtminstone inte växer, är att minimera anskaffningen av timvikarie vid ordinarie personals frånvaro enstaka dagar. Är det även barn frånvarande är det lättare, men det är ingen långsiktig lösning eftersom konsekvenserna i långa loppet blir hög arbetsbelastning som eventuellt resulterar i längre sjukskrivningar.

6 (8) Sparbetinget har slagit hårdare mot förskolorna än skolorna, då skolorna har en högre andel extern finansiering i form av olika statsbidrag, se vidare under rubriken Grundskola tredje stycket. Ökade hyreskostnader p.g.a. av öppnande av nya avdelningar medför underskott på -0,7 mnkr. Nyanskaffning av material och förbrukningsinventarier kan ge ett underskott på - 0,2 mnkr. OB-omsorgen ger ett underskott på -0,4 mnkr p.g.a. något högre personalkostnader än planerat. Fritidshem Fritidshemsverksamheten visar ett underskott på -0,3 mnkr (mars +1,7 mnkr). De flesta enheter bedömer att de kommer att ha fler barn under året i fritidshemmen än planerat. Detta genererar en utökad budgetram, och till skillnad från prognosen i mars bedömer man nu att man behöver mer personal och därmed kommer personalkostnaderna att öka något. Grundskola inkl. förskoleklass Resultatet på dessa två verksamheter prognostiseras till ett överskott på 8,4 mnkr (mars 6,1 mnkr). Utbetalningar till de fristående skolorna ser ut att ge ett överskott på 6,2 mnkr. Elevantalet kommer troligen inte uppgå till det planerade, och utbetalningarna kommer då inte uppgå till budgeterad summa heller. De kommunala skolornas personalkostnader ger ett överskott på 3,7 mnkr mot budget om man ser dessa tillsammans med de pengar skolorna får/dras av för fler/färre elever. Det finns skolor som har obalanser men de flesta prognostiserar överskott. Skolorna gynnas ekonomiskt av det ökande elevantalet och statsbidrag för lågstadiesatsningen och fokustid (läxhjälp) samt bidrag från migrationsverket. Ökade intäkter medför inte alltid direkt ökade kostnader i samma storlek eftersom det finns en viss trappstegseffekt t.ex. när det handlar om att skolan får fler elever och var brytpunkten går i elevantalet när man måste anställa mer personal. Elkostnaderna förväntas ge ett överskott mot budget på ca 1,3 mnkr, lägre priser än beräknat i budget utgör överskottet. Pedagogiskt material kan ge ett underskott på -0,8 mnkr. Skolskjutsarna beräknas ge ett underskott mot budget med -0,7 mnkr beroende på något fler skolskjutsberättigade elever samt extra skolskjutskostnader i samband med Djurängsskolans tillfälliga lokaler vid ombyggnation. Underskottet fördelas ungefär 50 % vardera på de två orsakerna. Förbrukningsinventarier och material kan ge ett underskott på -1,3 mnkr mot budget p.g.a. nyinköp och återanskaffning vid ny- och ombyggnationer. Särskola Särskolan går med ett underskott på -0,8 mnkr. Fritidshemsverksamheten ger ett underskott på -0,1 mnkr främst beroende på att ersättningen för fritidstillsyn från socialtjänsten blir lägre än beräknat. Grundsärskolan går med ett underskott på -0,1 mnkr beroende på fler vårdare och ett ökat lokalbehov eftersom verksamheten kräver fler enskilda lösningar. Träningssärskolan visar för närvarande ett underskott på -0,8 mnkr beroende på både fler vårdare och fler pedagoger i verksamheten än planerat. Fler elever i verksamheten ger ett överskott på 0,2 mnkr.

7 (8) Lokal ledning och administration Ett överskott på 2,2 mnkr (mars 0,9 mnkr) förväntas på de administrativa kostnaderna på förskolorna och skolorna. I samband med budgetarbetet satte några enheter undan pengar för att helt eller delvis kunna återställa sina negativa resultatutjämningsfonder. Dessa pengar genererar överskott på 0,9 mnkr, d.v.s. de ska inte förbrukas. Resterande överskott på 1,3 härrör från att de pengar som avsatts på centralt konto för projektet Koncentrerad administration har återförts till enheterna, eftersom projektstarten senarelagts till januari 2017. Förvaltningsledning och administration Prognosen ger ett överskott på 2,2 mnkr (mars -0,2 mnkr). Det centrala kontot för IT beräknas överskrida budget med 0,5 mnkr p.g.a. en förändrad kostnadsbild då kommunens IT-enhet har övergått till ett leasingsystem datorn som tjänst istället för att förvaltningarna själva köper datorer. Ett överskott på 2,7 mnkr avser ej utdelade tilläggsbelopp. Tilläggsbeloppen avser stöd till barn och elever med extraordinära behov. Att det kan bli ett överskott beror på att organisationen kring tilläggsbelopp har blivit effektivare och fått ett mer strukturerat arbetssätt som är mer kostnadseffektivt än när det nya resursfördelningssystemet infördes. Resultat per förskola och skola Kommande tabell visar enheternas bedömning av resultatet för 2016. Enheter som inte har en budget i balans får hjälp av förvaltningskontorets personal med att komma tillrätta med underskottet och med att upprätta åtgärdsplaner för att hamna i balans. Förskolornas och skolornas helårsprognoser gjorda i juni 2016, sorterad efter avvikelsen storlek. Budget 2016 Prognos 2 juni Avvikelse mot Ing RUF Utg RUF ENHET budget CENTRALA VERKSAMHETSKOSTNADER 105 760 100 786 4 974 6 333 11 307 LINDSDALSSKOLORNA 69 147 68 158 989 1 511 2 500 ESPLANADSKOLAN 13 053 12 116 937 765 1 702 VASASKOLAN 46 448 45 545 903-540 363 FUNKABOSKOLAN 53 704 52 935 769 84 853 ROCKNEBYSKOLAN 17 107 16 364 743 1 557 2 300 FÖRSKOLAN SVÄRDSLILJAN 26 241 25 513 728-1 463-735 DÖRBYSKOLAN 27 713 27 135 578 928 1 506 FALKENBERGSSKOLAN 34 163 33 658 505-1 897-1 392 MOTTAGNNINGSENHETEN 12 232 11 776 456 409 865 TREKANTENSKOLAN 33 434 33 066 368 1 019 1 387 RINKABYHOLMSSKOLAN 29 042 28 703 339 405 744 FÖRSKOLAN TROLLET 32 275 32 043 232 925 1 157 LINDÖSKOLAN 21 657 21 439 218 2 620 2 838 DJURÄNGSSKOLAN 26 254 26 114 140 775 915 ÅBYSKOLAN 26 005 25 916 89-690 -601 FÖRSKOLAN LINDEBERGA-SJÖÄNGEN 20 446 20 381 65 1 402 1 467 KALMARSUNDSSKOLAN 70 294 70 275 19 669 688 BARKESTORPSSKOLAN 16 826 16 958-132 548 416 FÖRSKOLAN ÖGONSTENEN 26 642 26 780-138 2 191 2 053 FÖRSKOLAN RINKABYHOLM 24 096 24 414-318 1 776 1 458 FÖRSKOLAN PULPETEN-SMEDJAN 20 244 20 575-331 792 461 FÖRSKOLAN VALLMON 14 023 14 355-332 69-263 FÖRSKOLAN OXHAGEN-MALMEN 25 252 26 007-755 -1 463-2 218 FÖRSKOLAN SMEDBY 32 897 33 670-773 679-94 SÄRSKOLAN 23 387 24 200-813 1 216 403 FÖRSKOLAN ROCKNEBY 15 062 16 043-981 1 045 64 FÖRSKOLAN LINDÖ 23 655 24 736-1 081-39 -1 120 FÖRSKOLAN BJÖRKENÄS 24217 25325-1 108 862-246 Summa 911 276 904 986 6 290 22 486 28 776

Jämförelse mellan prognos mars och prognos juni 2016 Avvikelse mot Avvikelse mot ENHET budget mars budget juni Förändring CENTRALA VERKSAMHETSKOSTNADER 1 904 4 974 3 070 LINDSDALSSKOLORNA 171 989 818 ESPLANADSKOLAN 196 937 741 VASASKOLAN 1 184 903-281 FUNKABOSKOLAN 270 769 499 ROCKNEBYSKOLAN -10 743 753 FÖRSKOLAN SVÄRDSLILJAN 470 728 258 DÖRBYSKOLAN 285 578 293 FALKENBERGSSKOLAN 998 505-493 MOTTAGNNINGSENHETEN 1 023 456-567 TREKANTENSKOLAN 0 368 368 RINKABYHOLMSSKOLAN 443 339-104 FÖRSKOLAN TROLLET -185 232 417 LINDÖSKOLAN 231 218-13 DJURÄNGSSKOLAN 534 140-394 ÅBYSKOLAN 168 89-79 FÖRSKOLAN LINDEBERGA-SJÖÄNGEN 114 65-49 KALMARSUNDSSKOLAN 1 299 19-1 280 BARKESTORPSSKOLAN -525-132 393 FÖRSKOLAN ÖGONSTENEN -603-138 465 FÖRSKOLAN RINKABYHOLM 0-318 -318 FÖRSKOLAN PULPETEN-SMEDJAN 248-331 -579 FÖRSKOLAN VALLMON -793-332 461 FÖRSKOLAN OXHAGEN-MALMEN -669-755 -86 FÖRSKOLAN SMEDBY 917-773 -1 690 SÄRSKOLAN -2 512-813 1 699 FÖRSKOLAN ROCKNEBY -414-981 -567 FÖRSKOLAN LINDÖ 0-1 081-1 081 FÖRSKOLAN BJÖRKENÄS -1 827-1 108 719 SUMMA 2 917 6 290 3 373 Åtgärder med konsekvenser Prognosen pekar på ett överskott mot budget på 6,3 mnkr. De enheter som prognostiserat minusresultat för året fortsätter arbeta för att nå ett +-0-resultat vid årets slut. Beskrivningar av åtgärder för att hamna i balans, och konsekvenser av åtgärderna arbetas fram. Dessa enheter får extra stöttning och hjälp under året för att kunna göra insatser som leder till att enheten har en budget i balans. Stöd och hjälp kan t.ex. innebära hjälp med ekonomiska beräkningar, tätare uppföljningar och bollande med någon annan hur man kan organiserar sin enhet. Av de nio enheter som visade minusresultat i mars har sju stycken minskat underskotten till juni, och en av dem prognostiserar att hamna på plusresultat i stället. Dock har antalet enheter med underskott mot budget ökat till elva stycken i juni. De enheter som har negativa fonder ska återhämta dessa och ha en budget i balans inom två till tre år, beroende på hur stort underskottet är. Barn- och ungdomsförvaltningen Adress Box 951, 391 29 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 30 30 barnungdom@kalmar.se