Barn- och ungdomsnämnden

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Barn- och ungdomsnämnden Tid Onsdagen den 18 oktober 2017 kl 13:00-17:00 Plats Barn- och ungdomsförvaltningens sammanträdesrum Meddela eventuellt förhinder till Iréne Jonsson, tfn Enligt uppdrag Iréne Jonsson Föredragningslista 1. Val av justerare. 2. Anmälan av övriga ärenden. 3. Utvecklingsforum. Beslutsärenden 4. Uppföljning av svar på skolinspektionens identifierade utvecklingsområde; mottagande av nyanlända elever (bilaga). Föredragande: Peter Sunnanek. 5. Delegationsordning för barn- och ungdomsnämnden (bilaga). Förslag till beslut: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta förslag till delegationsordning för barn- och ungdomsnämnden. Föredragande: Peter Sunnanek. 6. Helårsprognos efter september 2017 (bilaga). Förslag till beslut: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Föredragande: Kristina Olson. 7. Diskussions- och informationsärenden: a) Yttrande över motion från Allians för Kalmar Bättre skola genom aktivt skolval och gemensamt kösystem (bilaga). Föredragande: Peter Sunnanek.

2 Barn- och ungdomsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) b) Internkontrollplan 2018 (bilaga). Föredragande: Jennie Ljunggren, Clas Wolke. c) Svar på revisorernas rapport Granskning av grundskolornas arbete för att motverka kränkande behandling (bilaga). Föredragande: Clas Wolke. d) Bästa skolkommun Lärarförbundets ranking. Föredragande: Emad Soukiyh. e) Personalnytt, organisations- och lokalförändringar. Föredragande: Mats Linde. 8. Avrapportering verksamhetsbesök/nätverksträffar. 9. Anmälningsärenden (bilaga). 10. Anmälan av delegationsbeslut (bilaga).

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Peter Sunnanek BUN 2016/0610 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Uppföljning av svar på skolinspektionens identifierade utvecklingsområde; mottagande av nyanlända elever Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnde beslutar att överlämna svaret till skolinspektionen. Bakgrund 4-6 oktober 2016 genomförde tillsynsmyndigheten; Skolinspektionen en kvalitetsgranskning av mottagandet av nyanlända elever i Kalmar kommun. Denna kvalitetsgranskning ingår i en större granskning där Kalmar kommun tillsammans med 27 andra skolhuvudmän granskats. Sammantaget gör skolinspektionen bedömningen att Kalmar kommuns arbete med mottagande av nyanlända elever är av god kvalitet. Skolinspektionen pekar på flera områden där Kalmar kommun har ett väl fungerande arbete, men det finns också ett identifierat utvecklingsområde: Huvudmannen behöver se till att inledande bedömningar av de nyanlända elevernas kunskaper utgör individuella underlag för planering av elevernas utbildning. De resultat som framkommer i de inledande bedömningarna behöver användas bättre för att planera undervisning så att beslut om studiehandledning kan fattas efter behov. I de inledande bedömningarna finns alltid angivet om individen bedöms ha behov av studiehandledning och ofta finns rekommendationer om hur detta kan se ut. I Kalmar kommuns verksamhetsledningssystem finns en upprättad rutin rörande studiehandledning (biläggs detta beslut). För att säkerställa att eleverna på individnivå får tillgång till det han eller hon har behov av kommer ovan angivna rutin att implementeras ytterligare till samtliga rektorer. Vidare kommer Skolmottagningsenheten att sammanställa vilka rekommendationer avseende studiehandledning man givit men även dokumentera vad och hur mycket som de facto kommit individen till del. Detta rapporteras fortlöpande till huvudmannen. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Peter.Sunnanek@kalmar.se

4 BUN 2016/ (2) Så långt det svar som sändes till Skolinspektionen I beslutet ingår även att senast redovisa resultatet av de åtgärder som vidtagits. Vilket följer nedan: Rutinen rörande studiehandledning har under vårterminen omarbetats för att ytterligare säkerställa respektive elevs rätt och tillgång till studiehandledning (se bilaga 1). Denna omarbetade rutin föredrogs för samtliga rektorer Huvudmannen gör bedömningen att den nu kan anses vara implementerad. Skolmottagningsenheten sammanställer rekommendationerna avseende studiehandledning för respektive elev. Parallellt med att detta registreras studiehandledningen i elevregistret (Procapita). Denna sammanställning kopplas mot faktiskt utfall (genomförd studiehandledning) och redovisas till huvudmannen terminsvis, men kan därutöver rekvireras fortlöpande då den hela tiden uppdateras och hålls aktuell. Från läsårsstart 2017/2018 är detta helt genomfört och studiehandledning är i skrivande stund ( ) registrerad och pågående för 185 elever. Mats Linde Förvaltningschef Peter Sunnanek Planeringssekreterare

5

6 Delegationsordning för barn- och ungdomsnämnden Beslutade av barn- och ungdomsnämnden den Aktualiseras av tillträdande nämnd i samband med varje ny mandatperiod. Allmänt om delegering av beslutanderätt Med delegering avses att nämnd överför självständig beslutanderätt till delegaten, det vill säga ger en person i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar i vissa ärenden. Besluten gäller på samma sätt som om nämnden själv fattat dem och kan överklagas på samma sätt. Nämnden kan inte ändra beslutet, däremot kan nämnden återkalla den givna beslutanderätten. Uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar får ges till: utskott inom nämnden ledamot eller ersättare i nämnden anställd hos kommunen Beslutanderätten får inte delegeras i följande slag av ärenden (Kommunallagen): Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige, liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden. Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Delegaten har inte rätt att överlåta sin beslutanderätt till någon annan utan nämndens uttryckliga tillåtelse. Delegerad beslutanderätt gäller inom ramen för beviljade anslag och inom eget ansvarsområde, enligt gällande författningar och avtal samt enligt nämndens riktlinjer. Ersättare vid frånvaro Vid laga förfall för delegat, dvs. frånvaro från tjänst på grund av t.exx sjukdom, semester, tjänstledighet, längre tjänsteresa, jäv eller liknande övertas beslutanderätten av: den som vikarierar för delegaten överordnad den som förvaltningschefen särskilt utser Barn- och ungdomsförvaltningen Adress Box 951, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55, plan 5 Tel vx barnungdom@kalmar.se

7 2 (9) ordföranden ersätts vid förfall i första hand av 1:e vice ordföranden och i andra hand av 2:e vice ordföranden förvaltningschefen ersätts vid förfall av tillförordnad förvaltningschef Verkställighet Inom en nämnds verksamhetsområde förekommer en mängd beslut och avgöranden som inte är beslut i kommunallagens mening. Detta är så kallad verkställighet och finns inte upptaget i denna delegationsordning. Beslut som följer direkt av författning, avtal eller andra typer av myndighetsbeslut som inte ger utrymme för självständiga överväganden betraktas också som verkställighet. Den största skillnaden mellan beslut och verkställighet är att beslut kan överklagas. Anmälan till nämnden Alla beslut som fattas med stöd av delegation från nämnd ska anmälas till nämnden. Respektive delegat ansvarar för att så sker. Anmälan ska bl.a. tillgodose nämndens informations- och kontrollbehov men är också viktig ur överklagandesynpunkt. Anmälan har betydelse för beräkning av överklagandetiden. Vid anmälan av delegationsbeslut ska följande uppgifter anges: beslutsfattare beslutsdatum beslutets innehåll i korthet hänvisning till punkt i delegationsordning eventuellt diarienummer Ärenden av principiell beskaffenhet Är ärendet av större vikt eller av principiell betydelse ska delegaten hänskjuta ärendet till nämnden för avgörande. Nämnds ordförande ska vid behov samråda med 1:e och 2:e vice ordförande innan beslut fattas på delegation. Delegationsbeslut kan överklagas genom Laglighetsprövning Den som är folkbokförd i kommunen eller äger fastighet i kommunen har rätt att begära laglighetsprövning av kommunala beslut hos Förvaltningsrätten. Klagan ska ske skriftligen och skickas till Förvaltningsrätten eller kommunen inom tre veckor från den dag beslutet offentliggjordes på kommunens anslagstavla. Ett överklagat beslut kan endast upphävas eller fastställas av Förvaltningsrätten. Förvaltningsbesvär Rätt att överklaga med förvaltningsbesvär har endast den som beslutet angår, om det gått honom eller henne emot och beslutet kan överklagas. I de beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär är beslutsfattaren skyldig att upplysa den beslutet rör om hur man överklagar och vart man ska skicka sitt överklagande. Skrivelsen med överklagande ska skickas till den myndighet som meddelat beslutet och ska ha kommit in till myndigheten inom tre veckor från den dag då klagande fick del av beslutet. Myndigheten som fattat beslutet prövar sedan om överklagandet kommit in i rätt tid och bedömer om ärendet ska omprövas eller inte. Om överklagandet har kommit in i rätt tid och myndigheten inte har för avsikt att ändra det,

8 3 (9) skickar myndigheten vidare överklagandet och andra handlingar till Förvaltningsrätten. Övrigt I övrigt gäller följande: Delegaten ska följa de anvisningar som nämnd meddelar. Den som erhållit delegerad beslutanderätt får överlämna ärendet till nämnden för beslut om så behövs. Om beslutet innebär en kostnad för kommunen ska det finnas pengar tillgängliga för ändamålet. Delegat ska samråda med överordnad innan beslut fattas utöver riktlinjer samt i principiellt viktiga ärenden. Handlingar som utfärdas med stöd av delegation undertecknas av delegat på nämndens vägnar. Delegering av beslutanderätt Barn- och ungdomsnämnden delegerar (överlämnar) rätten att fatta beslut inom barn- och ungdomsnämndens ansvarsområde på det sätt som framgår av denna delegationsordning. Vidaredelegation Ärenden som delegeras till förvaltningschefen får vidaredelegeras. Beslut som fattats med stöd av vidaredelegation anmäls till förvaltningschefen, som i sin tur anmäler dem till barn- och ungdomsnämnden. Innehållsförteckning Avsnitt A. Förskoleverksamhet och fritidshem B. Förskoleklass, grundskola och särskola C. Personal D. Övrigt

9 4 (9) A. Förskoleverksamhet och fritidshem A Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 1 Beslut om plats då barnet/eleven behöver särskilt stöd Förskolechef/rektor SL 8:7 SL 14:6 2 Beslut om att ta emot barn/elev från annan kommun än hemkommun Förskolechef/rektor Förskolechef/rektor Administrativ chef 3 Beslut om nedsättning, befrielse eller avskrivning av fordran avseende belopp upp t.o.m. 10 % av basbeloppet per år 4 Beslut om nedsättning, befrielse eller avskrivning av fordran avseende mer än 10 % av basbeloppet per år 5 Beslut om nedsättning, befrielse eller avskrivning av fordran avseende mer än 10 % av basbeloppet per år gällande barnomsorgsavgift för person som har ekonomiskt bistånd 6 Godkännande av: - fristående förskola, - fritidshem som anordnas av andra än skolenhet med förskoleklass, grundskola eller grundsärskola - pedagogisk omsorg 7 Beslut rörande tilläggsbelopp för fristående förskola/fritidshem Förskolechef/rektor Administrativ chef Förvaltningschef 8 Tillsyn av enskild verksamhet Administrativ chef 9 Beslut om att placera barn/elev i annan Förskolechef/rektor kommun än hemkommunen, pga. särskilda skäl, personliga förhållanden eller vårdnadshavares önskemål. 10 Upprättande av plan mot diskriminering och kränkande behandling för respektive enhet 11 Beslut om att utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling Förskolechef/rektor Förskolechef/rektor SL 8:13,17 SL 14:14 SL 2:5,7 SL 25:10 SL 8:23 SL 14:17 SL 26:4 SL 8:12,17 SL 14:14 SL 6:8 DL 3:16 SL 6:10 Avser interkommunal ersättning Avser barnomsorgsavgift Avser barnomsorgsavgift Förvaltningsrätt Avser interkommunal ersättning Rapport till nämnd, årligen

10 5 (9) B. Förskoleklass, grundskola och grundsärskola B Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 1 Beslut att ta emot barn i förskoleklass före höstterminen det år då barnet fyller sex år Rektor SL 9:5 Skolväsendets överklagandenämnd 2 Beslut om att börja fullgöra skolplikt först det Rektor SL 7:10 Skolväsendets överklagandenämnd kalenderår då barnet fyller åtta år 3 Beslut om att börja fullgöra skolplikt redan det kalenderår då barnet fyller sex år Rektor SL 7:11 Skolväsendets överklagandenämnd 4 Beslut om att förlänga skolplikten med ett år, eftersom elev inte gått ut högsta årskursen Rektor SL 7:13 Skolväsendets överklagandenämnd när skolplikten annars skulle upphört 5 Beslut om skolpliktens upphörande före 16 års ålder Rektor SL 7:14 Skolväsendets överklagandenämnd 6 Beslut om att eleven får slutföra utbildningen Rektor SL 7:15- efter skolplikten 7 Beslut om mottagandet av elev i grundsärskola eller specialskola 8 Beslut om att en elev som tas emot i särskolan ska gå i den särskilda inriktningen träningsskolan 9 Beslut om att elev mottagen i grundsärskolan huvudsakligen ska läsa ämnen eller ämnesområden 10 Beslut om att gå över till grundskola från särskola eller specialskola Chef för central elevhälsa Chef för central elevhälsa 16 SL 7:5 SL 11:3 Rektor SL 11:8 Chef för central elevhälsa SL 7:5 Skolväsendets överklagandenämnd Skolväsendets överklagandenämnd 11 Beslut om försöksperiod i annan skolform Rektor SL 7:8 Gäller särskola/ grundskola 12 Avslag på Beslut med anledning av begäran om skolskjuts Rektor SL 10:32, 40 SL 11:31-32,39 13 Beslut om åtgärder för elever som måste bo utanför det egna hemmet Rektor SL 10:29 Skolväsendets överklagandenämnd 14 Beslut om att ta emot elev från annan kommun än hemkommun, pga. särskilda skäl, personliga förhållanden eller vårdnadshavares önskemål Rektor SL 9:12-13, 16 SL 10:24-25,27 SL 10:34 SL 11:24-26 Avser interkommunal ersättning Skolväsendets överklagandenämnd 15 Beslut om att placera barn i annan kommun än hemkommun, pga. särskilda skäl, personliga förhållanden eller vårdnadshavares önskemål Rektor SL 9:12-13, 16 SL 10:24-25,27 SL 10:33-34 SL 11:24-26 Avser interkommunal ersättning Skolväsendets överklagandenämnd

11 6 (9) 16 Beslut om att avslå mottagande av elev från annan kommun om det föreligger särskilda skäl 17 Beslut om att bifalla, alternativt avslå en begäran om placering vid viss skola Rektor SL 9:16 SL 10:34 SL 11:33 Rektor SL 9:15 SL 10:30 SL 11:29 20 Beslut om fördelning av antalet timmar för ämnen, ämnesgrupper, språkval och elevens val Rektor SL 9:21 SL 10:39 SL 11:38 18 Beslut om elevpeng vid vistelse utomlands Administrativ chef 19 Beslut rörande tilläggsbelopp för fristående skola Förvaltningschef Skolförordning 9:3-8, 10: Beslut om ämnen som elevens val Rektor Skolförordning 9:3-8, 10: Upprättande av plan mot diskriminering och kränkande behandling för respektive enhet 23 Beslut om att utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling. 24 Beslut om att person som inte uppfyller kraven enligt SL 2:13 ska användas för att bedriva undervisning 25 Beslut om särskild undervisning för elever som på grund av sjukdom eller liknande skäl inte kan delta i vanligt skolarbete och som vårdas på sjukhus eller en institution som är knuten till ett sjukhus. 26 Beslut om särskild undervisning i hemmet eller på annan lämplig plats för elev som på grund av sjukdom eller liknande skäl inte kan delta i vanligt skolarbete under längre tid men som inte vårdas på sjukhus eller en institution som är knuten till ett sjukhus 27 Beslut om medgivande att skolplikten kan fullgöras på annat sätt och beslut om återkallande av ett sådant medgivande Rektor SL 6:8 DL 3:16 Rektor SL 6:10 Avser interkommunal ersättning Skolväsendets överklagandenämnd Skolväsendets överklagandenämnd Förvaltningsrätt Rapport till nämnd, årligen Rektor SL 2:19 Om det inom huvudmannens organisation saknas behöriga lärare eller om det finns andra särskilda skäl med hänsyn till eleverna eller barnen. Beslut att bedriva undervisningen får gälla högst ett år i sänder. Rektor SL 24:19 Rektor SL 24:20-22 Rektor SL 24:23-25 Avser längre frånvaro vid t.ex. filminspelning. Förvaltningsrätt

12 7 (9) C C. Personal Ärenden Delegat Lagrum Anmärkning 1 Tillsvidareanställa administrativ chef, förskolechef/rektor, kanslisekreterare Förvaltningschef 2 Tillsvidareanställa befattningshavare underställd administrativ chef Administrativ chef 3 Tillsvidareanställa befattningshavare underställd förskolechef/rektor Förskolechef/rektor 4 Förordna vikarie för administrativ chef, förskolechef/rektor och kanslisekreterare Förvaltningschef 5 Att förordna andra vikarier och besluta om tillfälliga anställningar än enligt punkt C4, ligger inom ramen för uppdragen enligt punkt C2 och C3 (s.k. ställningsfullmakt). I dessa fall är det inte fråga om någon delegerad beslutanderätt och besluten ska därför inte anmälas till barn- och ungdomsnämnden 6 Uppsägning på grund av arbetsbrist Förvaltningschef 7 Uppsägning på grund av personliga skäl Förvaltningschef 8 Avskedande Förvaltningschef 9 Avstängning på grund av förseelser och medicinska Förvaltningschef skäl 10 Disciplinär åtgärd Förvaltningschef 11 Omplacering/förändring av arbetsuppgifter för personal inom ansvarsområdet Följer delegationsordning för anställning LAS Allmänna bestämmelser LAS LAS 18 Allmänna bestämmelser Allmänna bestämmelser

13 8 (9) D. Övrigt D Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 1 Deltagande i kurser och konferenser för förtroendevalda inom barn- och ungdomsnämnden Ordförande 2 På barn- och ungdomsnämndens vägnar fatta Ordförande beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas 3 Yttrande i anledning av remisser, överklaganden, anmälningar m.m. (dock inte till kommunfullmäktige) Förvaltningschef 4 Rutinmässiga ombudgeteringar Förvaltningschef 5 Teckna personbiträdesavtal Förvalt- 6 Teckna hyresavtal mellan barn- och ungdomsnämnden och fastighetsägare när avtalstiden är över 5 år 7 Teckna hyresavtal mellan barn- och ungdomsnämnden och fastighetsägare när avtalstiden är 1-5 år 8 Teckna städavtal och liknande verksamhetsavtal när avtalstiden är över 5 år 9 Teckna städavtal och liknande verksamhetsavtal för central förvaltning när avtalstiden är 1-5 år ningschef Förvaltningschef Förskolechef/rektor Förvaltningschef Administrativ chef 10 Teckna städavtal och liknande verksamhetsavtal för enhet när avtalstiden är 1-5 år Förskolechef/rektor 11 Uthyrning av lokaler på central förvaltning Administrativ chef 12 Uthyrning av lokaler, exklusive kök, på enheten Förskolechef/rektor 13 Försäljning av utrangerade inventarier och undervisningsmaterial på central förvaltning till ett värde av högst 1/2 basbelopp Administrativ chef 14 Försäljning av utrangerade inventarier och undervisningsmaterial på enheten till ett värde av högst 1/2 basbelopp 15 Avskrivning av fordran på enhet t.o.m. 10 % av basbeloppet per år 16 Avskrivning av fordran mer än 10 % av basbeloppet per år Förskolechef/rektor Förskolechef/rektor Administrativ chef Regler finns vid försäljning av datorer Regler finns vid försäljning av datorer

14 9 (9) 17 Beslut att inte lämna ut allmän handling på förvaltningskontoret 18 Beslut att inte lämna ut allmän handling på enheten Förskolechef/rektor 19 Omprövning av beslut Delegat som fattat beslut Förvaltningschef Offentlighets- och sekretesslagen, 6 kap Förvaltningslagen, Offentlighets- och sekretesslagen, 6 kap Förvaltningslagen, Förvaltningslagen, 27 Motivering och överklagandehänvisning ska lämnas till den som begär och nekas tillgång till allmän handling Motivering och överklagandehänvisning ska lämnas till den som begär och nekas tillgång till allmän handling

15 Helårsprognos efter september Barn- och ungdomsnämnden

16 Innehåll Verksamhetsmål 3 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 4 Återkoppling till riskanalysen i årsrapporten 4 Driftsredovisning 10 Prognos Resultat per förskola och skola Investeringsredovisning 15 Bilagor 16

17 Verksamhetsmål Uppföljning av verksamhetsmålen har gjorts i augusti och redovisades i samband med delårsbokslut. Måluppfyllelse Uppfyllda/ Klara Positiv trend/ Pågående Oförändrad eller negativ trend/ Ej påbörjat Totalt Nämndsmål 2 (12 %) 8 (44 %) 8 (44 %) 18 Aktiviteter 4 (24 %) 12 (70 %) 1 (6 %) 17 Uppdrag 5 (100 %) 5 Sammanfattningsvis kan sägas att utav de 8 mål som utvärderats till oförändrade eller negativ utveckling, så bedöms 3 av dessa att vara oförändrade och på 5 av målen ses negativ utveckling. Den negativa utvecklingen gäller bästa skolkommun, meritvärde i åk 6 och åk 9, fullständiga betyg i åk 6 och sjukfrånvaro. De uppfyllda målen är; kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt samt måluppfyllelsen i åk 3 på nationella prov. 3

18 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Beskrivning av verksamheten som bedrivits under året med fokus på väsentliga händelser per verksamhetsområde. Återkoppling till riskanalysen i årsrapporten Återkoppling görs på de risker som beskrevs i årsrapporten kapitel Strategiska framtidsfrågor och riskanalys. Barn- och elevantal Tabellen redovisar barn- och ungdomsnämndens antal barn och elever och vad budgetramen förväntas minskas eller ökas med ekonomiskt under Beloppen ingår i prognosen. Uppgifterna avser barn och elever som tillhör barn- och ungdomsnämnden och går i kommunala och fristående skolor. 10 % av barnen väntas gå i fristående förskolor och 11 % av eleverna väntas gå i fristående skolor. Antal barn och elever 2017 Budget Prognos Skillnad Tkr Förskola Förskoleklass Åk Åk Åk Summa förskoleklass till åk Fritidshem Total Förskola I årsrapporten kapitel Strategiska framtidsfrågor och riskanalys fanns bl.a. följande text: Antalet förskolebarn fortsätter att öka och födelsetalen förväntas stiga kommande år föddes 784 barn och år 2020 räknar vi med att det föds ca 860 barn. Till detta kommer att Kalmar är en inflyttningskommun och många barnfamiljer flyttar hit. Bostadsbyggandet har nu tagit fart och inom några år finns många nya bostäder färdigställda. Innevarande år, 2017, kommer vi att ha en markant ökning jämfört med året innan Vi går in i 2017 med ett underskott av förskoleplatser eftersom utbyggnaden släpar efter. Det rör sig om ca 10 förskoleavdelningar. Totalt kommer 26 nya förskoleavdelningar (inklusive underskottet på 10 avdelningar) att behövas i barn- och ungdomsnämndens område under perioden De långa ledtiderna d.v.s. från det att behovet i ett område är identifierat till att en förskola kan tas i bruk är ett problem i sammanhanget. I ett växande Kalmar med ett högt bostadsbyggande och stark inflyttning behöver processerna bli snabbare. Vi riskerar annars att inte kunna klara uppdraget att erbjuda förskoleplats i rätt tid och i rätt område. Det ser ut som att nämnden kommer att ha färre barn än vad som budgeterats för i förskoleverksamheten, till skillnad mot förra prognosen som pekade på ett antal som överensstämde med budgeterat antal barn. Prognosen bygger på utfallet t.o.m. september samt det som förskolorna prognostiserar oktober till december. Även om det ser ut att bli något färre barn än budgeterat 2017 är det fortfarande en stark ökning av antalet barn i förskolan. Vi har gått in i 2017 med ett underskott av platser i förskolan. Detta gäller i synnerhet i norra Kalmar där det är svårt att klara behovet. Förskolan Ljusglimten har utökats med ytterligare två paviljonger och tre paviljonger på Kalmarsundsskolans gård tas i bruk under hösten. Även i Lindsdal kommer ytterligare två paviljonger vid Sjöängsskolan från 1 januari Totalt i hela kommunen finns nu ett tjugotal förskoleavdelningar i paviljonger. 4

19 Kalmar är i ett expansivt skede och kommer sannolikt ha ca invånare år Det innebär att ca 680 fler förskolebarn behöver ha plats. Det finns därför behov av utbyggnad i flera områden. Detta är dock inte helt problemfritt. Dels handlar det om stora investeringar och dels är byggmarknaden överhettad, vilket innebär svårigheter att få in anbud eller att priserna ökar. Den snabba utvecklingen understryker också behovet av effektivare processer (planarbete investeringsbeslut upphandling - genomförande) och diskussioner har startat med berörda förvaltningar kring detta. Grundskola inklusive förskoleklass och fritidshem I årsrapporten kapitel Strategiska framtidsfrågor och riskanalys fanns bl.a. följande text: De närmaste åren sker en kraftig ökning av antalet elever i grundskolan. Under perioden ökar det totala antalet elever med ca 607 i barn-och ungdomsnämndens område. På 10 års sikt ökar antalet elever i grundskolan med ca i hela kommunen, d.v.s. en ökning med 22 %. I grundskolan pekar prognosen mot att antalet elever blir lägre än planerat, men ändå ett tjugotal fler än föregående prognos. Några rektorer såg redan i början av året att de har överskattat budgeterat antal elever som kommer gå hos dem. Detta ger även negativa följdverkningar på antalet elever i fritidshem. Den nya befolkningsprognosen för Kalmar kommun visar också på att elevökningen fortsätter. Det ser nu ut som att vi kommer att ha ca fler elever i skolan år Det innebär att även skolan behöver byggas ut. Utöver nya skolor i Rinkabyholm (Södra staden) och centrala Kalmar (Tallhagsskolan, Gröndalsskolan) bedömer vi att ett helt nytt skolområde kommer att behövas i norra Kalmar tätort. Personalrekrytering behovet ökar Förskola I årsrapporten kapitel Strategiska framtidsfrågor och riskanalys fanns följande text: Barn- och ungdomsnämnden står inför stora utmaningar i och med det ökade barn- och elevantalet. Detta i kombination med pensionsavgångar och nya riktade statsbidrag, kräver ett strategiskt arbete kring kompetensförsörjningen. Här kommer marknadsföring mot framtida medarbetare att spela en stor roll. Det är ett arbete som redan påbörjats, bl.a. i form av deltagande vid olika mässor samt inbjudan till rekryteringsmöten för snart examinerade förskollärare. Syftet med rekryteringsmötena är att berätta om förskoleverksamheten och varför de ska välja att arbeta i Kalmar kommun. I och med svårigheten att hitta vikarier till förskolan, både för korta och längre vikariat, har tillsvidareanställningar medvetet erbjudits från barn- och ungdomsförvaltningens sida. En högre andel tillsvidareanställningar innebär också bättre anställningsvillkor och att Kalmar kommun upplevs vara en attraktivare arbetsgivare, vilket är avgörande för den framtida komptensförsörjningen. Att vara en attraktiv arbetsgivare handlar också om bra arbetsmiljö, bra scheman, arbetskläder, bra löner och löneutveckling. Det finns också en risk i att det blir svårare att tillsätta behörig personal då andelen behöriga sökande inte når upp till det antal som verksamheten har behov av. Bristen på utbildade förskollärare börjar visa sig trots att Kalmar är en utbildningsort för förskollärare. Konsekvenser kan bli försämrad personaltäthet som i sin tur kan ge högre sjukskrivningstal, eller att verksamhetens kvalitet och utformning påverkas. Barn- och ungdomsförvaltningens marknadsföringsmetoder utvecklas ständigt. Under innevarande år har såväl intern- som externproducerade filmer tagits fram. I september har en rekryteringskampanj som har namnet Ett lätt beslut! startat. Kampanjen kommer att användas i olika sammanhang men framförallt i sociala medier i anslutning till rekryteringar. Den externproducerade filmen kommer även att användas vid mässor, i bussar och i radio samt finnas tillgänglig på YouTube. I vårens samordnade rekrytering var behovet av förskollärare större än tillgången på sökande som uppfyllde de krav på examen och legitimation som ställs. Rekrytering av barnskötare har gjorts för att täcka befintliga barnskötarvakanser. Då det inte har funnits tillräckligt många sökande förskollärare för att täcka vakanserna har förskolorna i stället valt att rekrytera fler barnskötare. Därmed kvarstår risken med att det är svårt att tillsätta behörig personal då andelen behöriga sökande inte når upp till det behov som finns. 5

20 Förvaltningens behov av förskollärare fortsätter att vara stort. I samband med den samordnade annonsering av lediga förskollärartjänster i september/oktober görs insatser för att locka snart examinerade förskollärare att söka sig till Kalmar kommun. Detta gör vi genom att skicka särskilda inbjudningar till informationsmöte för dessa studenter. Studenterna får både en inbjudan till möte via vykort men också via e- post. Personalrörligheten ökar inom såväl barn- och ungdomsförvaltningen som i Kalmar kommun. Det ackumulerade värdet för personalrörligheten till och med juli 2017 är 8,5 %. För 2016 var värdet 6,2 % för motsvarande period. I månadsskiftet augusti/september startade vikariepoolen Förstärkningsgruppen. Gruppen som består av tillsvidareanställda medarbetare servar 6 förskolor med att täcka upp vid akut vikariebehov. Gruppen har inte har varit aktiv under så lång period så att det går att göra relevant uppföljning men vi ser att den fyller ett behov för verksamheten. Grundskola I årsrapporten kapitel Strategiska framtidsfrågor och riskanalys fanns följande text: Barn- och ungdomsnämnden står, som tidigare nämnts, inför stora utmaningar med att rekrytera behörig personal. Även inom grundskole-, förskoleklass- och fritidsverksamheten krävs ett strategiskt arbete vad gäller rekrytering av behöriga pedagoger. Att marknadsföra sig mot framtida medarbetare och fortsatt samarbete med Linnéuniversitetet är, precis som för förskolan, även här ett prioriterat område för att säkerställa att kommunens framtida efterfrågan tillfredställs. Övergripande handlar det om att vara en attraktiv arbetsgivare som tillhandahåller en bra arbetsmiljö, bra scheman, arbetskläder, bra löner och löneutveckling. Inom skolan tar rekryteringen ytterligare en dimension då lärarna inte bara ska vara behöriga lärare, de ska även vara behöriga i de ämnen och årskurser behovet finns att undervisa i. I detta ligger en risk, om det inte finns behörig personal, alternativt att inte tillräckligt många behöriga söker tjänster i Kalmar kommun, utmanas kvaliteten på undervisningen vilket kan resultera i lägre måluppfyllelse hos eleverna. Inom vissa ämnen/områden finns det god tillgång på behöriga lärare, inom andra ämnen sämre. Verksamhetens behov av vissa grupper av behöriga lärare och yttre faktorer så som tillgång till vissa utbildade grupper skiftar över tid. Till exempel är speciallärare ett bristyrke där det är svårt att rekrytera i nuläget. Barn- och ungdomsförvaltningens marknadsföringsmetoder utvecklas ständigt. Under innevarande år har såväl intern- som externproducerade filmer tagits fram. Dessa filmer används framförallt allt i sociala medier vid rekryteringar. I september har en rekryteringskampanj som har namnet Ett lätt beslut! startat. Denna kampanj är tänkt att fungera som draghjälp i rekrytering av personal till både grundskola samt till förskola och fritidshem. Förvaltningen arbetar medvetet med tydliga karriärvägar för att behålla kompetenta medarbetare samt locka nya. Under första delen av september har ett ledarförsörjningsprogram med inriktning mot förskola och skola startats. Programmet som pågår under läsåret 2017/2018 har 10 deltagare. Innehållet i utbildningen är bland annat Ledarskap med specifik inriktning mot förskolans och grundskolans verksamhet. Övrigt innehåll i utbildningen är ekonomi, personal, arbetsrätt, arbetsmiljö, kvalitetsarbete, aktuella planerings- och utvecklingsinsatser, IT, skoljuridik och elevhälsa. Denna utbildning har startats i syfte att kunna tillgodose framtida chefsförsörjningar inom verksamheten. Samarbetet med Linnéuniversitetet är viktigt. Hösten 2016 bestämde kommunens universitetsstrateg, tillsammans med kåren att Kalmar kommuns representanter skulle stå vid Universitetsbiblioteket en dag i månaden. Representanterna sprider information om Kalmar kommun som arbetsgivare såsom sommarjobb, timvikariat med mera. Barn- och ungdomsförvaltningen har deltagit vid fyra tillfällen under hösten 2016 och fyra tillfällen under våren Det har varit antingen en eller två förskolechefer alternativt pedagoger på plats från förvaltningen. Den verksamhetsförlagda utbildningen och övningsskolor är bra möjligheter för oss som arbetsgivare att intressera studenterna för att söka arbete i Kalmar kommun efter avslutad utbildning. 6

21 I vårens personalplaneringsprocess gjordes matchningar mellan vakanser och övertaligheter. Då det endast fanns en liten andel övertalighet kunde dessa matchningar endast lösa en mindre del av vakanserna. Rekrytering av ca 25 lärartjänster med olika ämnesbehörigheter har gjorts inför läsåret 2017/2018. Personalstruktur Antal tillsvidareanställd personal, årsarbetare exkl. vilande tjänster feb 2016 dec 2016 feb 2017 maj 2017 aug 2017 Förskola Förskoleklass Grundskola Fritidshem Särskola Ledning och administration Summa Totalt har antalet anställda ökat med knappt 85 heltidstjänster mellan februari 2016 och aug 2017, och sedan slutet av 2016 har antalet ökat med 22. Trenden är uppåtgående i samtliga verksamheter. I den pedagogiska omsorgen har personalen minskat från 3 till 2 tjänster under perioden, dessa ingår i förskolans siffra i tabellen. Ökade vistelsetider i förskolan I årsrapporten kapitel Strategiska framtidsfrågor och riskanalys fanns följande text: Föräldrarnas behov av längre vistelsetider i förskolan ökar kontinuerligt. År 2004 var den genomsnittliga vistelsetiden 29 timmar per vecka var den genomsnittliga vistelsetiden 33,6 timmar per vecka, en ökning på 16 %. Nuvarande form av ersättningssystem från kommunfullmäktige tar inte hänsyn till vistelsetiderna, tilldelning görs endast efter hur många barn som finns i verksamheten. För 2016 har schemasnittet ökat med 1-3 % beroende på verksamhetsform vilket har kostat 2,5 mnkr utöver budget. Barn- och ungdomsnämnden begär kompensation för denna merkostnad. Vi har nu nått en punkt där det är svårt att få en tillräcklig personalbemanning över dagen. Detta riskerar att verksamhetens kvalitet och arbetsmiljö blir sämre för både barn och personal. Förändringar i barnens genomsnittliga vistelsetider under året borde också kompenseras inte bara antalet barn. I verksamhetsplan 2017 finns ett uppdrag: Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med barn- och ungdomsnämnden se över resursfördelningssystemet vad gäller vistelsetid i förskolan. En justering av ersättningssystemet begränsar risken att verksamhetens kvalitet och arbetsmiljö blir sämre, både för barn och för personal. Även om vistelsetiden byggs in i resursfördelningssystemet fr. o m 2018 är det inte tillräckligt för att lösa problemen med otillräcklig bemanning i förskolan. Det behöver tillföras ytterligare medel för att få en tillräcklig bemanning över hela barnens vistelsetid i verksamheten Om varje avdelning förstärkas med en personaltimme mer per dag (0,125 tjänst) kostar det 14 mnkr för hela barn- och ungdomsnämndens verksamhet. Just nu är vistelsetiderna i kommunal förskola ungefär samma som budgeterade 33,6 timmar per vecka. I den fristående verksamheten är barnen inskrivna 1,3 timmar mer per vecka än planerade 34. Personalläget i de kommunala förskolorna är fortsatt ansträngt. Översynen av resursfördelningssystemet tillsammans med kommunledningskontoret pågår. Det hölls ett möte före jul där barn- och ungdomsförvaltningen informerade om läget. Kommunledningskontoret skulle därefter ta med sig detta i fortsatta diskussioner med kommunledningen. Ingen ytterligare information i frågan har kommit från kommunledningskontoret. Den framskjutna budgetprocessen påverkar möjligheten att få ytterligare information i dagsläget. 7

22 Statsbidrag Förskola I årsrapporten kapitel Strategiska framtidsfrågor och riskanalys fanns följande text: Den nya regeringen har genomfört en mängd nya reformer inom barn-och ungdomsnämndens verksamhetsområde som utmynnat i nya statsbidrag, ett exempel är bidraget som syftar till att minska barngruppernas storlek. Statsbidragen är villkorade. Sambandet mellan de sparbeting som gjorts de senaste åren och att kommunen erhåller nya statsbidrag innebär en risk. T.ex. jämförs ofta nyckeltal, som personaltäthet eller gruppstorlekar, vid två olika tidpunkter i uppföljningen av bidraget för att visa att man använt statsbidraget till det som det var avsett för. Uppföljningen av statsbidraget för mindre barngrupper som gjorts under hösten 2016 (avsåg LÅ 2015/2016) utgjordes till större del av en beskrivning av insatser och åtgärder istället för jämförelse av nyckeltal vid olika tidpunkter. Som indikerat tidigare utgjorde denna typ av beskrivande uppföljning en lägre risk. Uppföljningen godkändes under hösten. Dock bör påpekas att risken kvarstår då alla förskolor inte fick sina ansökningar beviljade Skolverket tog, utöver gruppstorleken, även hänsyn till personaltätheten i sin bedömning av tilldelningen, vilket medförde förändrade planeringsförutsättningar. Risken ligger i att om man får bidrag ett år men inte nästa, kan en jojo-effekt uppstå som kan innebära både ekonomiska och organisatoriska konsekvenser. I budget 2017 har förskolorna generellt varit försiktiga med att lägga in bidrag som inte är beslutade av Skolverket ännu (d.v.s. det som avser HT 2017). Ansökan till statsbidraget för mindre barngrupper gjordes i maj. I tidigare prognoser ha det påtalats att risken med hur Skolverkets kriterier för tilldelning av bidraget utformas i år kvarstår. Beslut om tilldelning från Skolverket kom i juni. Endast tre av de åtta förskolor som sökt bidrag tilldelades bidrag motsvarande 2,1 mnkr. Det totala beloppet som sökts var 5,6 mnkr. De två tidigare läsåren har bidraget varit mellan 7,5 och 9,5 mnkr. Som skrevs i årsrapporten så var de flesta förskolorna försiktiga med att budgetera för stora intäkter, många bortsåg från höstterminens bidrag vilket ger en minskad risk för bakslag i form av att man lagt sig på en för hög kostnadsnivå. Dock drabbar detta ändå några förskolors resultat negativt. Kalmar kommun har fått godkänd redovisning på uppföljning av statsbidraget föregående år. Sammantaget konstateras att risken för återbetalning i stort sett har eliminerats och den befarade risken för utebliven eller mindre tilldelning förverkligades. Anledningen till mindre tilldelning än ansökan är att Kalmar kommun har en bättre gruppstorlek ( ,2) än genomsnittet för riket ( ,8) samt att kriterierna för tilldelning av bidrag har förändrats ännu en gång. Denna gång har man bl.a. tagit hänsyn till andel förskollärare, föräldrarnas utbildningsbakgrund samt om barnen har utländsk bakgrund. Grundskola I årsrapporten kapitel Strategiska framtidsfrågor och riskanalys fanns följande text: Precis som inom förskoleverksamheten så har det genomförts reformer som innebär att grundskolorna i Sveriges kommuner har tillförts nya statsbidrag, t.ex. lågstadiesatsning, läxhjälp, lovskola och fritidshemssatsningen. Skolorna gynnas ekonomiskt av statsbidragen. Däremot medför inte alltid ökade intäkter ökade kostnader i skolans verksamhet, åtminstone inte i ett initialt skede. Det finns en startsträcka för t.ex. att rekrytera mer personal i samband med att ett nytt statsbidrag kommer. Risken är densamma som för förskoleverksamheten, d.v.s. om nyckeltal vid två tidpunkter används för jämförelse i uppföljningen av statsbidragen så finns en risk för återbetalning om man inte kan uppvisa en förbättring. Statsbidrag för lovskola och läxhjälp medför dock inte någon personalutökning och därmed inte någon uppföljning i form av jämförande nyckeltal. Det handlar istället om att inom befintlig organisation skapa förutsättningarna för ändamålet. Ansökningar och rekvirering av statsbidragen har gjorts under våren I prognosen i mars angavs en risk för statsbidraget för Läxhjälp (fokustid), att det kunde bli lägre än förra året då det troligen skulle sökas av fler kommuner än innan (2016 fick Kalmar kommun 5,6 mnkr) och därmed skulle bidraget delas på fler. Beslut kom i juni som meddelade att Kalmar kommun tilldelas ungefär samma belopp 2017 som I arbetet med budget 2017 intogs en försiktig hållning till statsbidragen, d.v.s. man budgeterade främst intäkter som avsåg vårterminen i de fall statsbidraget löper över läsåret. Detta eftersom beloppen var 8

23 kända och meddelade av Skolverket. Däremot var höstterminens bidrag mer osäkra då beloppen inte var kända vid tidpunkten för budgetarbetet, och är det fortfarande inte. Vetskapen finns om att bidrag kommer men inte hur mycket. Kalmar kommun har fått godkända redovisningar på uppföljning av statsbidrag föregående år avseende Lågstadiesatsningen och Lovskola. Sammantaget görs bedömningen att risken kvarstår men har minskat p.g.a. försiktig budgetering av intäkterna samt att det börjar droppa in fler och fler godkända redovisningar av statsbidragens användning. 9

24 Driftsredovisning Prognos 2017 Driftsredovisning 2017 tkr Budget Prognos Skillnad Skillnad Verksamhet sept juni Förskola Förskoleklass Grundskola Fritidshem Särskola inkl dess fritidshem Lokal ledning och adm Förvaltningsledning och adm Summa Prognos 2017 prognos sept Prognos juni Prognos mars Bokslut Förskola Förskoleklass Grundskola Fritidshem Särskola inkl dess fritidshem Lokal ledn. och adm Förvaltn.ledn och adm På totalen skiljer sig resultatet i september inte mycket från juniprognosen. Förskoleverksamhetens resultat har försämrats, till större del beroende på negativa förändringar i antal barn som förväntas i verksamheten. Grundskoleverksamhetens resultat har förbättrats eftersom antalet elever ser ut att bli fler än vad man trodde i juni samt att det kommit intäkter från migrationsverket som inte var medräknade i juni. Förskola Prognosen visar ett underskott på -12,7 mnkr. I jämförelse med prognosen i juni så har förskolornas resultat försämrats med 4,6 mnkr främst p.g.a. färre antal barn än vad man trodde i juni. Minskade intäkter p.g.a. det lägre barnantalet har inte kunnat pareras med minskat antal tjänster på så kort tid är en förklaring, en annan är att en del överskattade höstens barnantal i den tidigare prognosen. Något lägre prognos på vistelsetiderna ger också minskade intäkter för förskolorna. Prognosen för den genomsnittliga vistelsetiden ligger nu på 33,5 timmar per vecka mot budgeterad 33,6. Fristående förskolor verkar i nuläget komma upp i högre vistelsetider än planerat vilket ger underskott på -0,1 mnkr mot planerade utbetalningar. De fristående fritidshemmen ser ut att omfatta fler barn än planerat vilket ger ett underskott på -1,2 mnkr mot planerade utbetalningar. 10

25 11 av 15 förskolor (inklusive blandade enheters förskoleverksamhet) visar underskott och 6 av dessa kan ge underskott på ca -1 till -2,3 mnkr. Det är främst på personalkostnaderna som underskotten uppstår, och då är de pengar som förskolorna får/dras av för fler/färre barn eller förändrade vistelsetider inräknade samt statsbidragsintäkter. Fyra förskolor (eller enheter med förskoleverksamhet) har en prognos som säger att de kan gå plus i år. Detta beror främst på fler barn och högre vistelsetid än planerat, vilket ger mer intäkter än vad justeringar av personal kostar. Totalt är underskottet på personalkostnaderna i förskolan -10,0 mnkr. Hyreskostnaderna överstiger budget och ger ett underskott mot budget på ca -0,4 mnkr p.g.a. utökade lokaler. De utökade lokalerna medför även mindre underskott för nyinköp av förbrukningsinventarier och liknande på -0,2 mnkr. Inköp av pedagogiskt material kan ge ett underskott på -0,6 mnkr. Fortbildning kan ge ett underskott på - 0,2 mnkr. Grundskola inklusive förskoleklass Prognosen visar ett överskott på 9,3 mnkr. Prognosen i september visar ett resultat som är 4,6 mnkr bättre än juni. Detta beror på att ytterligare intäkter från migrationsverket som avser VT 2017 har kommit, och personalkostnaderna ger ett bättre resultat mot budget än innan samt att antal elever har ökat jämfört juniprognosen. De tre orsakerna bidrar med ungefär en tredjedel var till ett bättre resultat än i juni. Grundskolorna har fortfarande bra ekonomi överlag i det avseendet att de flesta har balans mot budget. Skolornas budgetar för pedagogisk personal ser ut att ge ett överskott på 1,5 mnkr på totalen. Då är de pengar som skolorna får/dras av för fler/färre elever inräknade samt statsbidragsintäkter. Några skolor har överskattat antalet elever som kommer gå hos dem, vilket påverkar ekonomin i form av att man inte får in de intäkter som man trott. Det centrala kontot för förvaltningsgemensamma personalkostnader kommer inte användas fullt ut, 2,2 mnkr beräknas finnas kvar vid årets slut. Centralt finns också ytterligare överskott på 4,2 mnkr. Större delen finns på det så kallade avstämningskontot för fler/färre elever. Det är pengar som kommer från kommunstyrelsen när budgetramen utökas eller minskas p.g.a. ny befolkningsprognos. Det är viktigt att det finns tillförlitliga befolkningsprognoser när verksamheten lägger sina budgetförslag. Personalkostnader för elevhälsa kan ge ett överskott på 2,2 mnkr. Överskottet finns främst på tre skolor där man för närvarande har lägre tjänstgöringsgrader än planerat eller har avvaktat med att tillsätta budgeterade vakanta tjänster till hösten för att återhämta en del av intäktsbortfallet på grund av färre elever än budgeterat. Det sistanämnda är en av de största skolorna så man har tillgång till elevhälsapersonal ändå, bara tillfälligt mindre än tänkt i planeringen under våren. Kostnader för förbrukningsinventarier kan ge underskott mot budget på -0,8 mnkr, då en del skolor har behov av nyanskaffning. Pedagogiskt material ger underskott på -0,9 mnkr p.g.a. inköp av fler Chromebooks än planerat på några skolor. Kostnader för fortbildning kommer troligen ge ett överskott mot budget med 0,9 mnkr. Fritidshem Prognosen ser 1,1 mnkr bättre ut än i juni. Avgifterna som föräldrarna betalar för fritidshemsplatser ser ut att bli 2 mnkr högre än planerat då ett räknefel smugit sig in i budgetberäkningen. Resterande del, 4,6 mnkr, är överskott på personalkostnaderna, vilket är 1,1 mnkr mer än i juni. Större delen av denna summa återfinns på en skola där man fördelat tjänsterna fel mellan skola och fritidshem i budgeten, då personal ofta jobbar i båda verksamheterna. Det är alltså inte fråga om någon neddragning på fritidshemspersonalen, utan endast en felfördelning i budgeten. 11

26 Särskolan Särskolan ser ut att ge ett underskott på -0,7 mnkr. Särskolans verksamhet växlar över tid beroende på elevernas aktuella förutsättningar. Just nu finns det något fler extra resurskrävande elever inskrivna vilket kräver mer personalresurser. Särskolans speciella förutsättningar medför också att vikarier behöver tillsättas vid i princip varje frånvarotillfälle vilket medför ökade kostnader. Det har börjat fler elever höstterminen 2017 vilket ger ökade elevintäkter på 0,4 mnkr. Lokalerna går med ett underskott på -0,3 mkr vilket kan tillskrivas de problem i arbetsmiljön som nu är åtgärdade. Oxhagsskolan har sedan förra året haft problem med lukt i lokalerna. Serviceförvaltningen har gjort omfattande insatser men delar av personalen upplever fortfarande problem. Personal och elever har flyttats över till grundsärskolan på Tullbroskolan i den omfattning som har varit möjlig. Personalkostnaderna ger ett underskott på -0,8 mnkr. Rektor har gått igenom och justerat bemanningen inför höstterminen. Allt fler elever kräver fortfarande mer än ordinarie bemanning när de först kommer till särskolan men har efter en tid i verksamheten acklimatiserat sig och bemanningen kan minska. Vikariekostnaderna är fortsatt höga eftersom verksamheten är svår att organisera på färre händer. Lokal ledning och administration Ett överskott på 3,2 mnkr förväntas på de administrativa kostnaderna i förskolorna och skolorna. I samband med budgetarbetet satte sju enheter undan pengar för att helt eller delvis kunna återställa sina negativa resultatutjämningsfonder. Dessa pengar genererar ett överskott på 2,6 mnkr d.v.s. de ska inte förbrukas under året. Resterande 0,6 mnkr är överskott på personalkostnader p.g.a. delvis ej tillsatta tjänster (0,3 mnkr) samt lägre telefonikostnader jämfört budget (0,3 mnkr). Förvaltningsledning och administration Några medarbetare på förvaltningskontoret arbetar inte exakt så mycket som budgeten planerades för, vilket ger ett överskott på 0,3 mnkr. 12

27 Resultat per förskola och skola 2017 Tabellen visar enheternas bedömningar av resultatet för Enheter som inte har en budget i balans får hjälp av förvaltningskontorets personal med att komma till rätta med underskottet och med att upprätta åtgärdsplaner för att hamna i balans. Enhet (belopp i tkr) Budget 2017 Prognos sept Skillnad Ing RUF Utg RUF CENTRALA VERKSAMHETSKOSTNADER DÖRBYSKOLAN SKOLMOTTAGNINGSENHETEN LINDSDALSSKOLORNA ÅBYSKOLAN ESPLANADSKOLAN RINKABYHOLMSSKOLAN FÖRSKOLAN RINKABYHOLM FUNKABOSKOLAN ROCKNEBYSKOLAN DJURÄNGSSKOLAN VASASKOLAN LINDÖSKOLAN FÖRSKOLAN LINDEBERGA-SJÖÄ KALMARSUNDSSKOLAN FÖRSKOLAN ÖGONSTENEN FÖRSKOLAN PULPETEN-SMEDJA FÖRSKOLAN SVÄRDSLILJAN FÖRSKOLAN TROLLET BARKESTORPSSKOLAN SÄRSKOLAN I KALMAR FÖRSKOLAN BJÖRKENÄS TREKANTENSKOLAN FÖRSKOLAN ROCKNEBY FÖRSKOLAN VALLMON FÖRSKOLAN LINDÖ FÖRSKOLAN OXHAGEN-MALMEN FALKENBERGSSKOLAN FÖRSKOLAN SMEDBY SUMMA Åtgärder och konsekvenser De enheter som visar minusresultat för året samt har en negativ resultatutjämningsfond som ökar fortsätter arbeta för att nå ett +-0-resultat vid årets slut. Dessa enheter får extra stöd och hjälp under året från förvaltningskontoret. Det kan handla om hjälp med ekonomiska beräkningar, tätare uppföljningar och bollande med någon annan hur man kan organisera sin enhet. De negativa utgående fonderna ska återhämtas inom en period av två till tre år beroende på hur stort underskottet är. Följande tabell visar skillnaden i avvikelserna mot budget för prognos juni och september, sorterat efter avvikelsens storlek i september. 12 enheter visar bättre resultat än i juni och två av dem ser ut att ha vänt ett minusresultat till plus. 10 av enheterna prognosiserar underskott mot budget som är större än 400 tkr. 10 av dessa har eller riskerar att få en negativ resultatutjämningsfond som ska återhämtas. 13

28 Avvikelse mot Avvikelse mot budget Enhet (belopp i tkr) budget juni sept CENTRALA VERKSAMHETSKOSTNADER DÖRBYSKOLAN SKOLMOTTAGNINGSENHETEN LINDSDALSSKOLORNA ÅBYSKOLAN ESPLANADSKOLAN RINKABYHOLMSSKOLAN FÖRSKOLAN RINKABYHOLM FUNKABOSKOLAN ROCKNEBYSKOLAN DJURÄNGSSKOLAN VASASKOLAN LINDÖSKOLAN FÖRSKOLAN LINDEBERGA-SJÖÄ KALMARSUNDSSKOLAN FÖRSKOLAN ÖGONSTENEN FÖRSKOLAN PULPETEN-SMEDJA FÖRSKOLAN SVÄRDSLILJAN FÖRSKOLAN TROLLET BARKESTORPSSKOLAN SÄRSKOLAN I KALMAR FÖRSKOLAN BJÖRKENÄS TREKANTENSKOLAN FÖRSKOLAN ROCKNEBY FÖRSKOLAN VALLMON FÖRSKOLAN LINDÖ FÖRSKOLAN OXHAGEN-MALMEN FALKENBERGSSKOLAN FÖRSKOLAN SMEDBY SUMMA

29 Investeringsredovisning Prognos 2017 Investeringsredovisning 2017 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet Förskola Grundskola Särskola Central ledning och adm Summa Investeringsbudgeten kommer troligen att hållas. 15

30 Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsmål Uppföljning av verksamhetsmål efter tredje tertialet kommer i Årsrapporten. Verksamhetsspecifika bilagor Inga. 16

31 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Peter Sunnanek BUN 2017/0897 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Yttrande över motion: Bättre skola genom aktivt skolval och gemensamt kösystem Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige beslutar att 1. avslå motionens förslag avseende punkt 1, 4 och 5, 2. anse motionens förslag avseende punkt 2 och 3 som besvarade. Motionen ska härmed anses vara besvarad. Bakgrund Allians för Kalmar (Liberalerna, Moderaterna och Kristdemokraterna) har inkommit med en motion syftande till att införa Aktivt skolval i Kalmar kommun. Följande punkter föreslås: 1. att Kalmar kommun inför ett aktivt skolval för alla. 2. att elever och föräldrar inför skolvalet ska ges utförlig, jämförande information om utbudet av skolor. 3. att information inför skolvalet ska erbjudas på de vanligaste språken i kommunen. 4. att se över möjligheterna att inom ramen för nuvarande lagstiftning förbättra möjligheten till skolresor och skolskjuts vid val av skola långt ifrån hemmet. 5. att undersöka möjligheterna och förutsättningarna för att införa ett transparent och gemensamt administrerat kösystem till alla skolor i Kalmar, fristående såväl som kommunala. Precis som motionärerna beskriver fanns det i Skolkommissionens slutbetänkande (SOU 2017:35) skrivningar syftande till att minska skolsegregationen, i detta fall genom att införa aktivt skolval. Kommissionens betänkande har barn- och ungdomsnämnden vid två tillfällen yttrat sig om, bland annat med påpekande om att just skrivningarna om aktivt Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Peter.Sunnanek@kalmar.se

32 BUN 2017/ (2) skolval behöver förtydligas ytterligare och kriterier för att säkra minskad skolsegregation behöver arbetas fram. Vidare tryckte barn- och ungdomsnämnden på att många av de insatser som nämndes högst troligt är förknippade med ökade kostnader för skolhuvudmannen. Skolkommissionen problematiserar runt nuvarande skrivning i skollagen (10 kap 30 ) - den så kallade närhetsprincipen. För att ett aktivt skolval ska kunna bli verklighet behöver denna skrivning justeras. Yttrande 1. Att införa aktivt skolval i Kalmar kommun innan staten hunnit reda ut de detaljer som barn- och ungdomsnämnden redan konstaterat vara i behov av förtydliganden är komplicerat. Dessutom behöver skollagen justeras avseende närhetsprincipen. Att genomföra ett antal åtgärder som dessutom kan vara kostnadskrävande innan staten hunnit genomföra sina delar av Skolkommissionens slutbetänkande är inget som barn- och ungdomsnämnden ställer sig bakom. Barn- och ungdomsnämnden anser att det är bättre att avvakta vad staten kommer fram till avseende aktivt skolval. 2. Idag finns på kommunens hemsida en del information om hur elever och vårdnadshavare går till väga för att byta skola. Detta kan förbättras och översyn bör ske på barn- och ungdomsförvaltningen. 3. Idag informeras alla elever och vårdnadshavare som passerar genom skolmottagningsenheten om sin rätt att välja skola, detta på familjens språk. Utöver detta finns utrymme för förbättring och översyn bör ske på barn- och ungdomsförvaltningen. 4. Alla elever i Kalmar kommun har redan idag rätt till busskort för att ta sig till och från skolan om de uppfyller avståndskravet. Nuvarande ordning i Kalmar kommun är med andra ord redan mera frikostig än lagstiftarens krav som enbart kräver skolskjuts till elever på anvisad skola under förutsättning att avståndskravet är uppfyllt. 5. Om Kalmar kommun inför aktivt skolval blir det ändå svårt att ha ett gemensamt kösystem med fristående huvudmän eftersom den fristående huvudmannen i nuvarande lagstiftning har möjlighet att ha egna urvalskriterier så länge dessa inte strider mot de kriterier som skolinspektionen har satt upp. Dessa är inte möjliga att följa som offentlig huvudman som är hänvisad till närhetsprincipen. För att kunna genomföra denna punkt behöver skollagen justeras vad gäller urvalsprinciper. Mats Linde Förvaltningschef Peter Sunnanek Planeringssekreterare

33 Motion från Allians för Kalmar Bättre skola genom aktivt skolval och gemensamt kösystem Den svenska skolan innebär en fantastisk möjlighet att ge varenda unge en chans att hitta sin väg och uppnå sin dröm, även om starten i livet ser olika ut. Det fria skolvalet är viktigt. Det ger alla elever möjlighet att välja den skola som passar dem bäst och är ett medel för att bryta segregationen. Det visar sig också att elever som går i den skola de valt i högre grad är nöjda med sin skola. Men samtidigt har den ökande boendesegregationen i Sverige de senaste decennierna bidragit till växande klyftor. Därför har det fria skolvalet inte brutit segregationen i den utsträckning som vi skulle önska. Nu måste mer göras för att elever med olika bakgrund oftare ska hamna i samma klassrum. Skolkommissionen (SOU 2017:34) har granskat orsaker till skolsegregation samt förutsättningarna för att välja skola. Bland annat erfar man att det finns många invandrare som inte känner till att det är gratis att gå på fristående skolor i Sverige. Man tror att det handlar om privatskolor med höga avgifter. (s296) Om föräldrar från olika socioekonomiska förhållanden har olika tillgång till information om hur skolvalet fungerar och vilka urvalsgrunder som tillämpas, kan segregation uppstå. Skolval kan dock även vara ett verktyg att för elever att bryta sin boendesegregation genom att välja bort skolan i närområdet och därmed bryta den segregation som uppstår i och med närhetsprincipen. (s292) Med ett så kallar aktivt skolval måste kommunen låta elever och deras familjer välja skola. Kommunen kan inte förutsätta att elever vill gå på den skola som ligger närmast, utan måste se till att varje elev gör ett aktivt val baserat på god information om olika alternativ. Därmed får även familjer som inte övervägt eller ens känt till skolvalet en tydlig signal om att de förväntas utvärdera alternativen och ta ställning utifrån vad som är bäst för deras barn. Detta har prövats framgångsrikt i bland annat Botkyrka och Nacka. Flera undersökningar (Skolverket 2005, Mer kunskap för pengarna eller IFAU 2012, Har den växande friskolesektorn varit bra för elevernas utbildningsresultat på kort och lång sikt? ) har visat att när konkurrensen mellan grundskolor ökar så ökar även skolornas ekonomiska effektivitet, elever lär sig mer och fler går vidare till högre utbildning. Med ett aktivt skolval kan vi räkna med att skärskådningen och konkurrensen mellan skolor ökar än mer, vilket kan tänkas förstärka dessa positiva effekter ytterligare. När Barn och ungdomsnämnden har yttrat sig till Skolkommissionen (BUN 2017/0558) har den bland annat pekat på att ett förstärkt skolval fordrar en översyn av reglerna för skolskjuts. Elever i glesbygd riskerar att i praktiken inte ha något aktivt skolval med nuvarande regelverk runt skolskjuts. Vi bör se över vilket utrymme nuvarande skollag ger kommunen (och fristående aktörer i kommunen) att erbjuda bättre möjligheter till skolskjuts vid val av en skola långt ifrån hemmet.

34 För att alla elever och föräldrar ska kunna göra ett genomtänkt och välgrundat val, måste det finnas tydlig information som gör det lätt att jämföra olika skolors kvalitet och kunskapsresultat. Man behöver inte uppfinna hjulet på nytt för detta. Den nationella satsningen är ett bra verktyg att hänvisa till, likaså de jämförelseskrifter som Barn och ungdomsförvaltningen tar fram årligen, som Måluppfyllelse i fokus och Elevernas och vårdnadshavarnas syn på verksamheten. Det är dock viktigt att informationen om såväl skolval som de olika alternativen presenteras lättillgängligt för alla och översätts till flera språk. Dagens kösystem med separata köer till kommunala och fristående skolor innebär att elever och föräldrar har svårt att få en överblick över vilken skola de har möjlighet att komma in på. Teveprogrammet Uppdrag Granskning visade härom året att bristen på transparens gjort det möjligt för fristående skolor att under vissa förutsättningar välja sina elever istället för tvärtom. För att förebygga detta samt underlätta det aktiva skolvalet för alla bör kommunen undersöka möjligheten att införa ett gemensamt administrerat kösystem till kommunens alla skolor, fristående som kommunala. Ett sådant system finns till exempel i Stockholms kommun. Med anledning av detta föreslår vi kommunfullmäktige att besluta 1. att Kalmar kommun inför ett aktivt skolval för alla. 2. att elever och föräldrar inför skolvalet ska ges utförlig, jämförande information om utbudet av skolor. 3. att information inför skolvalet ska erbjudas på de vanligaste språken i kommunen. 4. att se över möjligheterna att inom ramen för nuvarande lagstiftning förbättra möjligheten till skolresor och skolskjuts vid val av skola långt ifrån hemmet. 5. att undersöka möjligheterna och förutsättningarna för att införa ett transparent och gemensamt administrerat kösystem till alla skolor i Kalmar, fristående såväl som kommunala. Björn Brändewall (L) Måns Linge (M) Christopher Dywik (KD)

35 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jennie Ljunggren/Clas Wolke BUN 2017/ / Barn- och ungdomsnämnden Internkontrollplan 2018 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta internkontrollplan Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden ska enligt kommunens Reglemente för intern kontroll, KF 256, , inom sitt område organisera samt dokumentera och anta regler och anvisningar i syfte att åstadkomma god intern kontroll. Fr.o.m ingår internkontroll i en process, utformad så att kommunen kan göra avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Syftet är lyfta och bedöma risker som kan påverka kommunens verksamhet och ekonomiska resultat. Inte bara ekonomiska faktorer ska framöver vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för barn- och ungdomsnämndens verksamhet. Internkontrollplan 2018 Till 2018 har kommunledningskontoret identifierat och tagit fram de risker som finns i de kommunövergripande processerna, så som hantera ekonomi, hantera ärende och dokument, informera och kommunicera, personalprocessen, leverera IT stöd, tillhandahålla lokaler/tjänster samt stödja och utveckla den demokratiska processen. Dessa risker kan den enskilda nämnden inte påverka. Utöver dessa kommunövergripande risker innehåller barn- och ungdomsnämndens kontrollplan även ett antal verksamhetsspecifika risker med tillhörande kontrollmoment, det vill säga risker kopplade till att bidra till individers utveckling och lärande. Kontrollplanen innefattar också de risker som lyftes i verksamhetsplanen för Avrapportering av internkontrollplan 2018 sker i samband med årsredovisningen för samma år. Mats Linde Förvaltningschef Jennie Ljunggren Ekonom Clas Wolke Verksamhetsutvecklare Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx jennie.ljunggren@kalmar.se

36 Organisationsenhet: Barn- och Ungdomsnämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Riskanalys och intern kontrollplan Alla risker grupperade på process Jennie Ljunggren, :07 1

37 Ledningsprocesser Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar Jennie Ljunggren, :07 2

38 Huvudprocesser Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Risk - Diskriminering och kränkande behandling Ett barn/en elev som utsätts för diskriminering eller kränkande behandling löper en stor risk att få livslånga (psykiska) skador samt gå miste om möjligheterna till utveckling och lärande. Kategori: Legal risk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandli ng Uppföljning av: Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandling. Clas Wolke Stödprocessen och tillhörande dokument följs upp och utvärderas årligen. Uppföljningen sker vid stadienätverken samt vid möte med representanter av skolkuratorer. Minst en gång per läsår eller så fort behov uppstår. Risk - Anmälan vid misstanke om att barn far illa Det finns en risk att barn inte får det stöd och den hjälp som de behöver om personal i n t e anmäler sin oro för att barn far illa, till socialförvaltningen. Den som är anmälningsskyldig ska genast anmäla till socialtjänsten om man i sin yrkesroll misstänker eller får kännedom om att ett barn far illa. Som anmälare behöver du inte vara säker på att barnet far illa, det räcker att du misstänker det. Kategori: Legal risk Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Jennie Ljunggren, :07 3

39 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Stödprocess vid misstanke om att barn far illa Uppföljning av: Stödprocess vid misstanke om att barn far illa Åse Porsefjord Chef för central elevhälsa ansvarar för att stödprocessen årligen revideras, i samverkan med socialförvaltningen; representanter för barn- och ungdomsförv altningens kuratorer samt planeringssekrete rare på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. Minst en gång per läsår eller så fort behov uppstår. Risk - Elevs frånvaro i skolan Om en elev inte är närvarande i skolan finns en risk för att hen inte möts av en strukturerad undervisning (timplan, kursplaneinnehåll) och får ett kontinuerligt och aktivt lärarstöd (återkoppling/omdömen/iup) i den omfattning som behövs för att skapa förutsättningar så att hen når de kunskapskrav som minst ska uppnås och i övrigt utvecklas så långt som möjligt inom ramen för utbildningen (Lgr 11 - Skolans värdegrund och uppdrag/övergripande mål och riktlinjer). Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Stödprocess för elevers närvaro i skolan Uppföljning av: Stödprocess för elevers närvaro i skolan Åse Porsefjord Chef för central elevhälsa ansvarar för att stödprocessen årligen revideras i samverkan med socialförvaltningen samt planeringssekrete rare på barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningskontor. En gång per läsår eller så fort behov uppstår. Risk - Barns utveckling i förskolan Om undervisningen/utbildningen inte sker i enlighet med skrivningarna i skollagen, läroplanen och andra styrdokument finns en risk att förskolan inte tillgodoser barnets möjligheter till inlärning och utveckling. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Stödprocess för barns utveckling i förskolan Uppföljning av: Stödprocess för barns utveckling i förskolan. Zejfa Buljugic Stödprocessen ska revideras årligen i juni av förskolechefer i Förskolenätet. En gång per år. Risk - Elevers måluppfyllelse i grundskolan Om undervisningen/utbildningen inte sker i enlighet med skrivningarna i skollagen, läroplanen och andra styrdokument finns en risk att skolan inte tillgodoser elevens rättigheter och möjligheter till lärande och utveckling. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Jennie Ljunggren, :07 4

40 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Stödprocess för elevens måluppfylle lse i grundskolan Uppföljning av stödprocess för elevens måluppfyllelse i grundskolan. Åse Porsefjord Stödprocessen revideras årligen, i juni, av rektorer i F-6nätverket och Högstadienätverket. En gång per läsår. Risk - Nyanlända elever Om en nyanländ elev inte får den bästa tänkbara starten i sin grundskoleutbildning är risken en låg måluppfyllelse. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 1, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Stödprocess för nyanlända elever Uppföljning av: stödprocess för nyanlända elever. Richard Wykman Verksamhetschef på Skolmottagningsenhete n sammankallande till möte, för översyn av arbetsgången i stödprocessen samt tillhörande dokument. Övriga deltagare: ett urval av rektor, klasslärare/mentor samt SVA-lärare, på mottagande skolor. En gång per år. Risk - Att inte kunna erbjuda förskoleplats i rätt tid, i rätt område De långa ledtiderna från det att behovet i ett område är identifierat till att en förskola kan tas i bruk är ett problem. I ett växande Kalmar med ett högt bostadsbyggande och en stark inflyttning behöver processerna bli snabbare. Vi riskerar annars att inte kunna klara uppdraget att erbjuda förskoleplats i rätt tid och rätt område. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Bevakning av detaljplaner Se över de processer där förändringar kan göras, med syftet att korta ledtiden, från identifierat behov till en förskola färdig att tas i bruk. Torbjörn Hansson Vid möten med representanter från serviceförvaltningen (SF) och samhällsbygg nadskontoret (SBK). Risk - ökade vistelsetider i förskolan urholkar personaltätheten Föräldrarnas behov av ökade vistelsetider i förskolan ökar kontinuerligt. En ökning på 16% mellan Nuvarande form av ersättningssystem från kommunfullmäktige tar inte hänsyn till vistelsetiderna, utan tilldelning görs endast utifrån hur många barn som finns i verksamheten. Vi är nu vid en punkt där det inte finns tillräckligt med bemanning över dagen, vilket utgör en risk både för verksamhetens kvalitet, barnen som vistas i den och arbetsmiljön för personalen. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Jennie Ljunggren, :07 5

41 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Ökade schemasnitt et i förskolan Förändringar i barnens genomsnittliga vistelsetider under året borde också kompenseras - inte bara antalet barn. I verksamhetsplan 2017 finns ett uppdrag där kommunstyrelsen har fått i uppdrag att i samverkan med barn- och ungdomsnämnden se över resursfördelningssystemet i förskolan. Det uppdraget bör mynna ut i en kompensation vad gäller vistelsetiderna fr o m budget Jennie Ljunggren Uppdrag till kommunstyrelsen att samverka med barnoch ungdomsnämnden. En gång om året, eller när behov uppstår Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Erbjuda energirådgivning Hantera frågor om naturvård Hantera avfall Ta emot felanmälan Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur Hantera strandskyddsdispens Jennie Ljunggren, :07 6

42 Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk - Brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta sker bedöms som stor då det är många personer som hanterar verifikationer, fakturor och avtal. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till förtroendeskada eller ekonomisk skada för kommunen. Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Beslutsattest Kontrollera att beslutsattest skett av rätt person med hjälp av stickprov från leverantörsreskontran. Beslutsattest och kontroll i enlighet med gällande attestförteckning, samt jävs och integritetsreglerna enligt reglementet för verifikationerna. Jennie Ljunggren Stickprovet bör omfatta minst 2% av förvaltning ens totala leverantörsfa kturor under kontrollperi oden. Vid tre tillfällen per år. Attestförteckning Kontrollera att attestförteckning är uppdaterad av nämnd, samt att attestförteckning kommit systemförvaltare av utbetalande system till handa. Jennie Ljunggren Hämta attestförteckning i ärendehanteringssyst emet och jämför med systemförvaltarens handling. Minst en gång per år, men alltid om förändring av attestförteckning sker. Risk - Brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta inträffar bedöms som mycket stor då hantering av leverantörsfakturor sker av ett stort antal personer och flertalet av dessa har inte detta som sin huvudsakliga arbetsuppgift. Konsekvensen om detta inträffar bedöms bli allvarlig då detta kan leda till ökade kostnader för kommunen i form av räntor och påminnelseavgifter samt att redovisningen inte är tillförlitlig vilket kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder. Jennie Ljunggren, :07 7

43 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Leverantörsfaktura Kontroll av kontering. Kontroll av fakturor som avser representation, kurser, resor. Syfte och deltagare obligatoriskt. Förfallna fakturor. Rutiner för fakturahantering under semesterperiod. Jennie Ljunggren Förfallna fakturor; veckovis kontroll och åtgärd. Återkopplas vid inter revision. Rutiner för fakturahantering under semesterperiod; muntligt. Övrigt; genom urval i ekonomisysteme t. Årligen, respektive veckovis. Kontering Kontroll av kontering mot kommunbas 13 Jennie Ljunggren Stickprov av leverantör sfakturor ur ekonomisys temet som kontrolleras mot kommunbas 13 avseende kontoslag och motpart. Stickprove t bör omfatta 2 procent av kontrollerad periods leverantörsfakturor. Vid tre tillfällen under året. Förfallna fakturor Kontrollera att det inte finns några förfallna leverantörsfakturor vid månadsbryt. Jennie Ljunggren Kontrollera via fakturahanteringsystem et att inga fakturor förfallit till betalning den 10e varje månad. En gång varje månad Risk - Brister i redovisningen Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor så rättelse av fel och löpande redovisning sköts av ett flertal personer. Sannolikheten att dokumentationen brister bedöms också som stor utifrån tidigare genomförda kontroller. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som allvarlig då detta kan leda till att beslut fattas på felaktiga grunder samt att kommunen bryter mot gällande lagstiftning. Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Bokföringsorder kontroll att rättelse och omföring av bokföringsorder har tillräckliga underlag och kan härledas till ursprunget. Jennie Ljunggren Stickprov ur redovisnin gen. Stickprovet bör omfatta 2% av kontrollerad period. Vid tre tillfällen under året. Avstämning av balanskonton Tillse att balanskonto stäms av regelbundet och mot korrekta underlag. Jennie Ljunggren Balanskonton stäms av mot redovisningen. Vid två tillfällen under året. Bokförda investerin gar Inventarier som uppfyller kraven för investering enligt redovisningslagen skall också bokföras som en sådan då utrymmesprincipen inte existerar. I och med att dessa investeringskonton ligger öppna för bokföring under en längre tid (ibland upp till ett helt år) så behövs en kontroll där vi säkerställer att inga förbrukningsinventarier ligger bokförda som investering. Jennie Ljunggren Förvaltnings ekonom reviderar bokade fakturor på innevarande års investeringsprojekt och kontrollerar att inga förbrukningsinvent arier finns redovisade. Undantag görs i de fall tex en helt ny förskola/förskoleavdelni ng har upprättats (se rutin för investeringar). Ej godkända bokningar bokas om som driftskostnad. 1 gång per år, i samband med bokslut Jennie Ljunggren, :07 8

44 Risk - Brister i hantering av kundfakturering Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroende för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att det finns brister i hanteringen av kundfakturering bedöms som stor då det kan hända några gånger om året. Den största delen av faktureringen sker i försystem utifrån förbrukning och här är sannolikenheten mindre om gällande rutiner följs. Sannolikheten att detta skulle inträffa är störst vad gäller ströfakturering där inget försystem initierar fakturering utan den initieras av en tjänsteperson. Konsekvensen bedöms bli allvarlig eller få stor påverkan på verksamheten om vi inte fakturerar i rätt tid eller till fel belopp eller glömmer att fakturerar helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration om vi måste göra kreditar och att förtroende för kommunen skadas. Vi kan också förlora intäkter p g a detta vilket kan påverka verksamheten. Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Korrekt debiterade avgifter Kontrollera att debiterade avgifter stämmer överens med tagna taxor och avtal. Kontrollera baskonton för interkommunalersättning och uthyrning av lokaler. Jennie Ljunggren Stickprov ur bokföringe n. Stickprov bör omfatta 2% av kontrollerad period. Vid två tillfällen under året. Rutiner för ströfaktu rering Uppföljning mot budget för att fånga upp avvikande intäkter, dvs intäkter som kan ha missats att faktureras. Jennie Ljunggren Kontroll av bokförda intäkter mot budget. Vid tre tillfällen under året. Kontroll av nollfaktu ror Kontroll av beslutsunderlag till familjer med helt nedsatt barnomsorgsavgift, sk "nollfakturor". Jennie Ljunggren Systemförvaltare på förvaltningskontoret tar ut underlag på familjer som mottagit "nollfaktur or" från procapita. Ett uttag görs på det som är fakturerat i april och ett för september. Stickprov omfattande 10% av varje uttag plockas ut av systemförvaltare som sammanställer detta till ett underlag och skickar till kontrollansva rig. Underlaget tas med ut till respektive enhet vid verksamhetsb esöket och matchas där mot verkställda beslut. Besluten hanteras och dokumenteras enligt arkivplan. Kontroll dokumenteras i hypergene vid utförande. 1 gång per år i samband med verksamhetsbesök en Jennie Ljunggren, :07 9

45 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Kontroll av förändrad familjesa mmansättning En förändring av barnsomsorgsavgift för den enskilda familjen kan bli aktuell när det sker en förändring i familjesammansättningen. Detta gäller förskola och fritids. Därav görs en kontroll mellan registrerad familjesammansättning i Procapita gentemot aktuell familjesammansättnin g i kiren (skatteverket). Kontrollen utförs av respektive skolsekreterare. Ann-Christin Linde Skolsekreteraren utför kontrollen 2 ggr per år (per den 31/5 och 31/10) genom att plocka ut de ensamhushåll som finns registrerade i procapita och matchar dessa mot vad som är registerat hos skatteverket. Instruktion skickas ut från förvaltningskontorets systemförvaltare i början av maj och oktober. Dokumentation görs av skolsekreterar e i Bou's gemensamma barn- och elevmätning sfil. Systemförvaltare sammanställer kontrollen i IKP. 2 ggr per år. Inkomstjämförelse Varje år görs en inkomstjämförelse mellan familjens uppgivna inkomst i kommunens system mot den taxerade förvärvsinkomsten. Detta resulterar i antingen en tilläggsfaktura eller en återbetalning. Ann-Christin Linde Inkomstjämförelsen görs i februari varje år daterad 2 år bakåt (dvs 2017 görs inkomstjämfö relsen för 2015). Taxerad förvärvsinkom st jämförs med den sammanlagda inkomst till hushållet familjen angivit för tidpunkten och resulterar in tilläggsfaktura eller en återbetalning. Den totala nettojusteringen för nämnden redovisas i kontrollkommentaren. All data genereras per automatik i en årlig körning. Kontrollen utförs av förvaltningens systemförvaltare. 1 gång per år Risk - Brister i hanteringen av mervärdesskatt Det finns risk för att kommunens hantering och redovisning av mervärdesskatt är felaktig. Momslagstiftningen är komplicerad vilket ökar risken för fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att det skulle bli fel på momsen bedöms som liten då kommunen har bra system och rutiner för detta. Största risken för felaktig momsredovisning finns avseende hyrbilsfakturor och representationsfakturor samt vid ströfakturering av kundfakturor. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms bli allvarlig och leda till skada för verksamheten. Felaktig redovisning av ingående moms kan ge upphov till skattetillägg och förtroendeskada för kommunen. Jennie Ljunggren, :07 10

46 Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Redovisning av moms på mer än en verksamhet När en kostnad redovisas på mer än en verksamhet måste momsen delas på samma sätt. Kontroll sker mot bokförda leverantörsfakturor med kostnad på mer än en verksamhet. Jennie Ljunggren Stickprov genom urval ur ekonomisystemet. Stickproven bör omfatta 1% av förvaltningens ankomstregistrerade fakturor under perioden. Årligen Representation och hyra/leasing Kontroll att mervärdesskatten vid representation och hyra/leasing följer avdragsreglerna. Jennie Ljunggren Stickprov från beslutsattesterade fakturor. Stickproven bör omfatta en procent av respektive baskontos leverantörsfa kturor för kontrollerad period. Kontrollera baskonto för representa tion och hyra/leasing. Vid tre tillfällen under året. Risk - Brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då kommunen har bra rutiner och riktlinjer för detta som följs. Konsekvensen om detta inträffar bedöms som mycket allvarlig då detta skulle kunna skada förtroendet för kommunens verksamhet. Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Handkassor Kontanthantering (t.ex. cafeteria, studiebesök) Rekvisitionsblock Kontokort Förteckning Kassakontroll av handkassor. Kontroll av ansvarig för kassan. Kontroll av utbetalningsadress. Förvaring av kontanter. Kontroll av underlag för försäljning i kassabok eller kassaregister (kassaapparat). Kontroll av att insättningar görs regelbundet. Kontroll av förvaring. Kontroll av kvittens. Kontroll av förvaring av kontokort. Kontroll av eventuell kodförvaring. Kontroll att utkvitterade handkassor är aktuella. Jennie Ljunggren Jennie Ljunggren Jennie Ljunggren Kontrollräkning av att kvitto och kontanter stämmer med utkvittera t belopp. Kontroll mot förteckning över kassaansvariga, samt kontroll i ekonomisyste met (utbetalningsadres s). Kontroll på enheten. Urval i räkenskapsmate rial, kontroll mot underlag. Kontroll i ekonomisystemet. Kontroll på enheten. Kontroll i rekvisitionsblo ck. Årligen Årligen Årligen Jennie Ljunggren Kontroll på enheten. Årligen Jennie Ljunggren Kontroll av underlag gentemot aktuella enheter som innehar handkassa. Två gånger per år. Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Jennie Ljunggren, :07 11

47 Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att kommunen skulle bryta mot lagstiftningen bedöms som stor då osäkerhet finns hos personalen om vad som ska diarieföras och inte samt vad som ska gallaras och inte. Utbildning och information sker till personal varmed sannolikheten bedöms som lägre än tidigare år. Konsekvensen om kommunen bryter mot lagen bedöms som stor och kan leda till allvarlig förtroendeskada för kommunen. Det är också allvarligt om dokument som ska diarieföras/bevaras inte återfinns. Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Rutin förvaring och gallring Förvaring, diarieföring och gallring. Jennie Ljunggren Kontroll att räkenskaps material förvaras korrekt (i enlighet med bokföringslag). Kontroll av diarieföring enligt arkivplan. Kontroll av gallring enligt rutin. En gång per år. Risk hantera ärenden och dokument Det finns risk för att ärenden och skrivelser inte hanteras eller besvaras. Risken ökar om post/ärenden går direkt till tjänsteperson istället för till myndigheten. Det finns också risk för att uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige inte hanteras eller besvaras. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att inkommen post eller andra ärenden och skrivelser inte behandlas bedöms som liten. Kommunen har rutiner för hur posthantering ska ske och hur inkomna handlingar och uppdrag ska registreras. Sannolikheten för att ärenden som går direkt till tjänsteperson inte behandlas bedöms också som liten och orsaken är i sådana fall den mänskliga faktorn. Konsekvensen för om ett ärende inte behandlas eller besvaras bedöms som allvarlig då detta innebär en förtroendeskada för kommunen. Även annan skada kan förekomma beroende på ärendets karaktär. Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Jennie Ljunggren, :07 12

48 Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då informationsflödet är högt i samhället och informationskanalerna är många. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som allvarlig då påverkan på verksamheten kan bli stor beroende på vad som informeras om. Risk för att informationen är felaktig Det finns risk för att informationen är felaktig, inte uppdaterad, bristfällig eller kan misstolkas. Kommunen hanterar och tar emot mycket information vilket medför en risk för felaktigheter. Det finns också flera informationskanaler in och ut vilket gör det svårare att få kontroll över hela informationsflödet. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kvalitetssäkring av den information som lämnas görs. Det svåra är den kommunikation som inte går via kommunikationsenheten där kontroll inte är möjlig. Konsekvensen kan bli allvarlig och leda till förtroendeskada för kommunen. Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten Risk för att IT-system inte stödjer användarna och därmed verksamheten. Detta kan innebära att arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt\, till exempel om användare inte hittar den information som han/hon söker. Kategori: IT-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då verksamheten hanterar ett stort antal IT-system och personalen i ett flertal fall är sällananvändare. Kommunen har en löpande dialog med leverantörer av IT-system angående förbättringsförslag vilket minskar sannolikheten för att detta inträffar. Konsekvensen om IT-systemen inte stödjer verksamheten bedöms ha stor påverkan då det kan orsaka störningar, minskad effektivitet och felhantering. Risk att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. Kategori: IT-risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som stor då påtalande har gjorts vid ett flertal verksamheter under riskanalysens genomförande. Det saknas en systemförvaltarmodell och de nyligen framtagna dokumenten inom informationssäkerhet behöver implementeras. Konsekvensen om detta inte fungerar bedöms som allvarlig då verksamhetens effektivitet påverkas. Risk att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet. Jennie Ljunggren, :07 13

49 Kategori: IT-risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 2) Kommentar: Kommunen hanterar ett stort antal IT system och sannolikheten att införskaffande sker utan IT enhetens medverkan bedöms som stor. Konsekvensen bedöms leda till begränsad skada på verksamheten. Risk - Felaktiga behörigheter i system Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta ska inträffa bedöms som stor. Behörigheter sätts idag helt utan automatik vilket borgar för misstag vid behörighettilldelning samt att förändringar inte hanteras enligt gällande rutiner. Detta innebär i sin tur att felaktiga behörigheter kan finnas utan möjlighet till uppföljning. Det är också svårt att följa upp att behörigheter rensas när medarbetare slutar eller byter tjänst. Konsekvensen bedöms som allvarlig då det kan leda till lagbrott och överträdelser av befogenheter. Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk - Hantera lön Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80% Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att lönehanteringen skulle bli felaktig bedöms som stor då många moment kräver handpåläggning och det finns då risk för fel beroende av den mänskliga faktorn. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då detta kan påverka kommunens förtroende samt i vissa fall den anställdes ekonomi. En felaktig hantering kan leda till att fel lön utbetalas och att beslut fattas på felaktiga grunder om redovisningen av lönen hanterats fel. Risk för att kommunen inte kan säkerhetsställa personalförsörjningen med rätt kompetens Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste tillse att vara en attraktiv arbetsgivare samt att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att Jennie Ljunggren, :07 14

50 kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor eftersom kraven på våra verksamheter förändras ofta och behov av personal med uppstår nästan varje dag i en kommun. Konsekvensen om vi inte klarar av att säkerställa personalförsörjningen bedöms ha en allvarlig påverkan på verksamheten då avsaknad av personal med rätt kompetens kan betyda att kommunens mål inte nås. Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att kommunen som organisation inte kan uppfylla kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet i sin helhet bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet med flera olika arbetsställen och mycket personal. Konsekvensen om kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls bedöms ha allvarlig påverkan på verksamheten i form av minskad trivsel, ökad sjukfrånvaro, högre personalomsättning samt ökad risk för tillbud och arbetsskador. Detta kan leda till bristande måluppfyllelse, minskad kvalitet och sämre resultat i kommunens verksamheter. Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen Det finns risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har rutiner som ska följas för att administrera nämnder och styrelsers verksamhet samt att det finns lagar att följa. Om dessa inte är kända eller inte följs i verksamheten finns risk för att fel görs. Risk finns att protokollen utformas på ett otydligt sätt och att tveksamheter uppstår om vad som har beslutats. Kategori: Legal risk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Kommentar: Det finns risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har rutiner som ska följas för att administrera nämnder och styrelsers verksamhet samt att det finns lagar att följa. Om dessa inte är kända eller inte följs i verksamheten finns risk för att fel görs. Risk finns att protokollen utformas på ett otydligt sätt och att tveksamheter uppstår om vad som har beslutats. Risk för att delegationsbeslut inte rapporteras Det finns risk för att delegationsbeslut inte återrapporteras enligt antagen delegationsordning. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 4 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 2) Jennie Ljunggren, :07 15

51 Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då verksamheten är väl medvetna om vilka beslut de har behörighet att ta på delegation. Skadan som skulle uppkomma om detta inträffade bedöms som begränsad då nämnden inte har möjlighet att återkalla beslutet men har möjlighet att återkalla den givna beslutande rätten. Konsekvensen skulle vara att nämnden inte har kännedom om att beslutet har tagits. Risk för att tagna beslut inte verkställs Det finns risk för att tagna beslut inte verkställs eller att det finns tveksamheter om vad som är beslutat. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 8 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten att detta skulle inträffa bedöms som liten då kommunen har systemstöd för hantering av nämndsadministrationen samt att rutiner för detta finns och är kända i verksamheten. Uppföljning görs av att tagna beslut har verkställts eller på annat sätt hanterats. Konsekvensen om detta skulle inträffa bedöms som mycket allvarlig då verksamheten inte skulle arbeta med rätt saker eller mot fastställda mål. Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering Planera underhåll av fastigheter Risk för orationell hantering av lokaler Det finns risk för att samordningsvinsterna uteblir och hanteringen av lokaler inte blir optimal då lokalhantering sker av andra än fastighetsförvaltarna. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 6 (Sannolikhet: 2, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att detta inträffar bedöms som liten då verksamheten har rutiner för hantering av lokaler. Dock växer verksamheten och ibland uppstår lokalbehov med kort varsel vilket kan medföra att verksamheten finner egna lösningar. Konsekvensen bedöms bli allvarlig då kostnadseffektivitet och samordningsvinster uteblir. Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer Jennie Ljunggren, :07 16

52 Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet Risk att inköp inte sker enligt avtal Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att avtal inte följs, sägs upp i tid eller förlängs bedöms som mycket stor då inköp sköts av flera olika personer på förvaltningen och därmed ökar risken att avtalen inte är kända. I riskanalysen har också framkommit att samtliga avtal inte finns samlade i systemstöd vilket ökar sannolikheten för brister i hanteringen (mänskliga faktorn). Konsekvensen om kommunen inte följer avtal, säger upp dem i tid eller förlänger dem bedöms ha stor påverkan på verksamheten och kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada. Kontrollmoment Beskrivning Ansvarig Metod Frekvens Inköp följer avtal Kontroll av att Bou handlar i enlighet med kommunens avtalade leverantörer. Jennie Ljunggren Kontroll av leverantörsf akturor mot avtalsdatab asen. Gruppera efter inköpsområden (tex elektronik, pedagogiskt material, sjukvårdsartikl ar) och notera avvikelse i gemensamt upprättat dokument för kontroll av inköp utanför avtal. 1 gång per termin (2 ggr per kalender år) Risk för att direktupphandling inte sker Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten att reglerna för direktupphandling inte följs bedöms som stor då det är många personer som gör inköp och kunskapen om gällande lagstiftning varierar. Sannolikheten att genomförd direktupphandling inte redovisas till upphandlingsenheten bedöms också som stor då dessa rutiner inte är kända i verksamheten samt på grund av den mänskliga faktorn. Konsekvensen om direktupphandling inte sker eller redovisas bedöms som allvarlig då detta kan leda till ekonomisk skada för kommunen samt förtroendeskada. Risk för mutor, jäv och oegentligheter Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter skall varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen. Kategori: Legal risk Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Jennie Ljunggren, :07 17

53 Sannolikheten för att detta skulle inträffa bedöms som stor då kommunen har en omfattande verksamhet, hanterar många inköp och har många anställda. Konsekvensen anses bli allvarlig eftersom det skulle innebära enorma förluster i såväl kapital som anseende om detta skulle inträffa. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet men mödosamt och tidsödande att bygga upp igen. Jennie Ljunggren, :07 18

54 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Clas Wolke BUN 2017/0732 Tfn Barn- och ungdomsnämnden Svar på revisorernas rapport Granskning av grundskolornas arbete för att motverka kränkande behandling Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att överlämna svaret till kommunens revisorer. Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun har EY genomfört en granskning av hur arbete avseende likabehandling samt diskriminering och trakasserier bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen genomfördes på Barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd. Rapporten har överlämnats till bland andra Barn- och ungdomsnämnden för kännedom. Barn- och ungdomsnämnden väljer att besvara rapporten för att klargöra hur nämnden arbetar och kommer att arbeta med en del synpunkter och rekommendationer som framkom i rapporten. Svaret nedan består av nämndens redogörelse för vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av rapporten. Svaret är strukturerat utifrån fyra (nedanstånde) punkter där revisorerna utifrån granskningsresultatet rekommenderar båda nämnderna att åstadkomma förändringar. 1. Säkerställa att nämnderna har en tydlig rutin kring hur de tar del av de utredningar kring diskriminering och kränkande behandling som skolor och förskolor genomför. Förslag till åtgärd: I dokumentet, Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandling, läggs följande formulering till: Förskolechef eller rektor kan vid behov bjudas in till presidie- och/eller nämndssammanträde för att informera om avslutade och/eller pågående utredningar av kränkningar. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Fax Clas.Wolke@kalmar.se

55 BUN 2017/ (2) 2. Säkerställa ett ändamålsenligt arbete gällande att samtliga förskolors och skolors likabehandlingsplaner (eller motsvarande) innehåller kartläggningar av verksamheten, en analys utifrån dessa kartläggningar samt tydliga och uppföljningsbara mål med koppling till verksamhetens konstaterade behov inom området. Förslag till åtgärd: Metoder (stödmaterial och goda exempel) för olika former av kartläggningar, analys och, tydliga och uppföljningsbara mål med koppling till verksamhetens konstaterade behov tas fram av verksamhetsutvecklare på förvaltningskontoret i samverkan med kuratorsnätverket. Resultatet presenteras vid workshop (obligatorisk?) för föskolechefer/rektorer. 3. Genom rutin säkerställa att samtliga skolors likabehandlingsplaner (eller motsvarande) är uppdaterade och finns tillgängliga för elever och vårdnadshavare. Förslag till åtgärd: A. Synkronisera så att samtliga förskolor och skolor förnyar sina planer mot diskriminering och kränkande behandling inför varje kalenderår. B. Ge uppdraget till IT-pedagog att på nätverkets publika hemsidor publicera uppdaterade planer. C. Förtydliga den nya arbetsgången (A och B) i dokumentet, Vägledning i arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. 4. Utveckla nämndernas övergripande systematiska kvalitetsarbete inom området likabehandling samt diskriminering och kränkande behandling. Som en del av detta kritiskt analysera insamlat underlag (till exempel utifrån sammanställning av elevenkäter eller enheternas likabehandlingsplaner) med fokus på att identifiera eventuella nämndsövergripande utvecklingsområden. Förslag till åtgärd: I dokumentet, Systematiskt kvalitetsarbete, läggs följande text till: Uppföljning av arbetet mot diskriminering och kränkande behandling Planeringssekreterare analyserar sammanställningen av svaren från enkäter (se 1.2, sida 2 i detta dokument) som elever och vårdnadshavare årligen svarar på. Utifrån analysen föreslås eventuella förvaltningsövergripande utvecklingsområden. Sammanställning och analys delges barn- och ungdomsnämndens politiker vid närmast följande nämndssammanträde. Kontaktpolitiker hanterar sammanställning och analys för det geografiska nätverk som man representerar. Mats Linde Förvaltningschef Clas Wolke Planeringssekreterare

56

57

58 Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Augusti 2016 Kalmar kommun Granskning av grundskolornas arbete för att motverka kränkande behandling

59 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Tillvägagångssätt och avgränsning Begreppsdefinitioner Revisionskriterier Skollagen Diskrimineringslagen Förordning om barns och elevers deltagande Läroplan för grundskolan, reviderad Skolverkets vägledning kring arbetet mot kränkande behandling Granskningsresultat Nämndernas övergripande processer kring likabehandlingsarbetet Nämndernas förebyggande och främjande insatser Nämndernas arbete avseende att upptäcka kränkande behandling Nämndens arbete avseende att utreda och åtgärda kränkande behandling Nämndens uppföljning av arbetet kring kränkande behandling och likabehandling Sammanfattande bedömning Källförteckning

60 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskat barnoch ungdomsnämndens och Södermöre stadsdelsnämnds arbete med att motverka kränkande behandling. Vår sammanfattande bedömning är att båda nämnderna i vissa delar bedriver ett ändamålsenligt arbete avseende likabehandling samt diskriminering och trakasserier. Vi bedömer dock att nämnderna har brister i rutinerna för att löpande hålla sig informerade om enskilda ärenden. Vi har bland annat gjort följande iakttagelser: Nämnderna har genomgående likartade rutiner i arbetet, där Södermöre kommundelsnämnd använder sig av barn- och ungdomsnämndens framtagna blanketter och stödmaterial. Skolornas likabehandlingsplaner ligger i många fall inte på deras hemsidor, då länken är bruten. En del planer redogör därtill endast för de aktiviteter som genomförts och ska genomföras. Planerna anknyter inte till vilka resultat dessa insatser förväntas leda till eller varför aktiviteterna genomförs. På skolorna finns i många fall tydliga rutiner och en tydlig ansvarsfördelning, där kurator har en framträdande roll. Skolorna gör anmälningar av kränkningsärenden, som redovisas för respektive nämnd månadsvis. Nämnden tar inte del av utredningar i kränkningsärenden. Avsändandet av yttranden till bland annat Skolinspektionen och Diskrimineringsombudsmannen är delegerat till förvaltningschef. Nämnden tar först del av yttrandena efter att de avsänts, och då endast i en lista på delegationsbeslut. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi båda nämnderna att: Säkerställa att nämnderna har en tydlig rutin kring hur de tar del av de utredningar kring diskriminering och kränkande behandling som skolor och förskolor genomför. Säkerställa ett ändamålsenligt arbete gällande att samtliga förskolors och skolors likabehandlingsplaner (eller motsvarande) innehåller kartläggningar av verksamheten, en analys utifrån dessa kartläggningar samt tydliga och uppföljningsbara mål med koppling till verksamhetens konstaterade behov inom området. Genom rutin säkerställa att samtliga skolors likabehandlingsplaner (eller motsvarande) är uppdaterade och finns tillgängliga för elever och vårdnadshavare. Utveckla nämndernas övergripande systematiska kvalitetsarbete inom området likabehandling samt diskriminering och kränkande behandling. Som en del av detta kritiskt analysera insamlat underlag (till exempel utifrån sammanställning av elevenkäter eller enheternas likabehandlingsplaner) med fokus på att identifiera eventuella nämndsövergripande utvecklingsområden. 2

61 2. Inledning 2.1. Bakgrund Huvudmannen har enligt skollagen och diskrimineringslagen ett långtgående ansvar i alla led när det gäller att motverka kränkande behandling. Rutiner och aktiva insatser förväntas finnas på plats för att förebygga, upptäcka, utreda och åtgärda kränkande behandling, vilket framgår bland annat av Skolverkets allmänna råd på området. Vidare ska det förebyggande arbetet i stor utsträckning ske under medverkan av eleverna, vilket framgår av särskild förordning. Sammantaget krävs att huvudmannen kontinuerligt uppdaterar och följer upp rutiner och riktlinjer, samt ger förutsättningar för att styrande och stödjande dokument blir levandegjorda inom ansvarsområdet. De förtroendevalda revisorerna har med utgångspunkt i detta beslutat genomföra en granskning av barn- och ungdomsnämndens samt Södermöre stadsdelsnämnds arbete för att motverka kränkande behandling Syfte och revisionsfrågor Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om barn- och ungdomsnämnden samt Södermöre stadsdelsnämnd har tillräckliga rutiner för att motverka kränkande behandling och främja likabehandling inom grundskolan. I granskningen besvaras följande revisionsfråga: Har nämnderna säkerställt att det finns en god kvalitet vad gäller att o förebygga, o upptäcka, o utreda, o åtgärda, samt o följa upp arbetet med att motverka kränkande behandling och främja likabehandling inom grundskolan? 2.3. Tillvägagångssätt och avgränsning Granskningen har genomförts under perioden april till augusti Granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer med verksamhetsledning inom barn och ungdomsförvaltningen, Södermöre kommundelsförvaltning samt enhetsansvariga rektorer (se källförteckning). Granskningen omfattar kommunal förskoleklass, grundskola samt fritidshem. Rapporten omfattar utöver det som ingår i begreppet kränkande behandling företeelser avseende diskriminering och trakasserier. I den del uppdraget som gäller granskning av enskilda Skolinspektionsärenden har granskningen genomförts utifrån allmänna synpunkter i enlighet med kommunallagens 9 kap. 10 punkt 4. 3

62 2.4. Begreppsdefinitioner Genomgående i rapporten använder vi oss av begreppet likabehandlingsplan, trots att en sådan, enligt ändrade regler i diskrimineringslagen, inte längre är nödvändig. Detta beror på att skolorna använder sig av begreppet likabehandlingsplan, och i de allra flesta fall också benämner sina dokument så. Planen ska enligt aktuell lagstiftning innehålla två delar (eller bestå av två separata planer): Riktlinjer och åtgärder för diskriminering och trakasserier (diskrimineringslagen) Plan för arbete mot kränkande behandling (skollagen) Se vidare i kommande avsnitt om revisionskriterier. Nedanstående begreppsdefinitioner är hämtade ur Skolverkets allmänna råd kring arbetet mot diskriminering och kränkande behandling (2014). Även om dessa råd har utgått (se avsnitt om revisionskriterier) är definitionerna fortfarande tillämpliga. Diskriminering innebär att ett barn eller en elev missgynnas, direkt eller indirekt, av skäl som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Eftersom diskriminering handlar om missgynnande förutsätter det någon form av makt hos den som utför diskrimineringen. I verksamheterna är det huvudmannen eller personalen som kan göra sig skyldig till diskriminering. Barn och elever kan inte diskriminera varandra i juridisk bemärkelse. Trakasserier är ett uppträdande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etniskt tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Om någon ur personalen utsätter ett barn eller en elev för trakasserier benämns det diskriminering. Kränkande behandling är ett uppträdande som, utan att vara diskriminering enligt diskrimineringslagen, kränker barns eller elevers värdighet. Trakasserier och kränkande behandling kan utföras av en eller flera personer och riktas mot en eller flera. De kan vara synliga och handfasta likaväl som dolda och subtila. De kan utföras inte bara direkt i verksamheten utan även via exempelvis telefon och internet. Trakasserier och kränkande behandling kan t.ex. uttryckas genom nedsättande tilltal, ryktesspridning, förlöjliganden eller fysisk våld. Kränkningarna kan även handla om att frysa ut eller hota någon. Kränkande behandling kan äga rum vid enstaka tillfällen eller vara systematiska och återkommande. Mobbning är en form av kränkande behandling eller trakasserier som innebär en upprepad negativ handling när någon eller några medvetet och med avsikt tillfogar eller försöker tillfoga en annan skada eller obehag. Begreppet mobbning förekommer inte längre i författningarna. 4

63 3. Revisionskriterier Nedan anger vi kortfattat vilka revisionskriterier som är tillämpliga i denna granskning Skollagen Skollagen (2010:800) stadgar att utbildningen ska utformas på ett sådant sätt att alla elever tillförsäkras en skolmiljö som präglas av trygghet och studiero. Huvudmannen ska se till att: Det inom ramen för varje särskild verksamhet bedrivs ett målinriktat arbete för att motverka kränkande behandling av barn och elever. Det genomförs åtgärder för att förebygga och förhindra att barn och elever utsätts för kränkande behandling. Det varje år upprättas en plan med en översikt över de åtgärder som behövs för att förebygga och förhindra kränkande behandling av barn. Planen ska innehålla en redogörelse för vilka av dessa åtgärder som avses att påbörjas eller genomföras under det kommande året. En redogörelse för hur de planerade åtgärderna har genomförts ska tas in i efterföljande års plan. Huvudmannen eller personalen får inte utsätta ett barn för kränkande behandling. Den personal som får kännedom om att ett barn anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling i samband med verksamheten är skyldig att anmäla detta till rektorn. Denne är i sin tur skyldig att anmäla det till huvudmannen, som är skyldig att skyndsamt utreda omständigheterna kring de uppgivna kränkningarna och i förekommande fall vidta de åtgärder som kan krävas för att förhindra kränkande behandling i framtiden. Tillsynsansvaret för fristående huvudmän, däri deras rutiner kring kränkande behandling, ligger på Skolinspektionen (skollagen, 2 kap. 5-7 ) Diskrimineringslagen Diskrimineringslagen (2008:567) syftar till att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Enligt diskrimineringslagen får den som bedriver verksamhet enligt skollagen inte diskriminera något barn eller någon elev. Utbildningsanordnaren ska vidta åtgärder för att förebygga och förhindra att något barn som deltar i eller söker till verksamheten utsätts för trakasserier som har samband med diskrimineringsgrunderna. Utbildningsanordnaren ska varje år upprätta en plan med en översikt över de åtgärder som behövs för att dels främja lika rättigheter och möjligheter för de barn som deltar i eller söker till verksamheten, dels förebygga och förhindra trakasserier. Planen ska innehålla en redogörelse för vilka av dessa åtgärder som utbildningsanordnaren avser att påbörja eller genomföra under det kommande året. En redovisning av hur de planerade åtgärderna har genomförts ska tas in i efterföljande års plan. Från och med den 1 januari 2017 har det införts nya regler i diskrimineringslagen, som bland annat omfattar följande: Arbetet med aktiva åtgärder för att motverka diskriminering och på annat sätt verka för lika rättigheter och möjligheter ska omfatta samtliga diskrimineringsgrunder: kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk 5

64 tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Det har införts en skyldighet att ha riktlinjer och rutiner för verksamheten i syfte att förhindra trakasserier och sexuella trakasserier. Kravet på en likabehandlingsplan har ersatts med ett allmänt krav på att hela arbetet ska dokumenteras Förordning om barns och elevers deltagande I januari 2017 ändrades förordningen om barns och elevers deltagande i arbetet med planer mot diskriminering och kränkande behandling. Förordningen reglerar från och med den 1 januari 2017 endast barns och elevers deltagande i arbetet med planen mot kränkande behandling. Enligt förordningen ska den plan mot kränkande behandling som ska upprättas enligt skollagen följas upp och ses över under medverkan av barnen vid den verksamhet för vilken planen gäller. Utformningen och omfattningen av barnens deltagande ska anpassas efter deras ålder och mognad Läroplan för grundskolan, reviderad 2015 Läroplanen anger utbildningens värdegrund. Utbildningen ska förmedla och förankra respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande demokratiska värderingar som det svenska samhället vilar på. Var och en som verkar inom skolan ska också främja aktning för varje människas egenvärde och respekt för vår gemensamma miljö. Människolivets okränkbarhet, individens frihet och integritet, alla människors lika värde, jämställdhet mellan kvinnor och män samt solidaritet med svaga och utsatta är de värden som skolan ska gestalta och förmedla. Eleven ska i skolan möta respekt för sin person och sitt arbete. Alla som arbetar i skolan ska aktivt motverka diskriminering och kränkande behandling Skolverkets vägledning kring arbetet mot kränkande behandling Skolverkets allmänna råd om arbetet mot diskriminering och kränkande behandling (2014) har utgått på grund av ett antal regeländringar som påverkar innehållet. Nya råd kommer att publiceras men har inte kommit vid tidpunkten för denna granskning. Stora delar av innehållet i de allmänna råden är dock fortfarande giltigt, då skollagens bestämmelser inte har ändrats. Däremot har det tillkommit bestämmelser i diskrimineringslagen och förordningen om barns och elevers deltagande (se ovan). Skolverket beskriver på sin hemsida arbetet med kränkande behandling och hur detta bör ske. 1 1 Se 6

65 4. Granskningsresultat 4.1. Nämndernas övergripande processer kring likabehandlingsarbetet I barn- och ungdomsnämndens reglemente anges att nämnden ansvarar för kommunens skolverksamhet, häribland annat grundskolan i kommunen, förutom i de fall kommunfullmäktige uppdragit åt annan att ansvara för dessa uppgifter. I Södermöre kommundelsnämnds reglemente anges att nämnden ansvarar för skolverksamheten inom sitt geografiska område. Kalmar kommun är certifierad enligt ISO 9001 och 14001, en ledningssystemstandard för kvalitetsprocesserna. Inom ramen för kvalitetsarbetet finns en verksamhetshandbok framtagen, där samtliga processer och rutiner ska ingå. Förvaltningarna har även egna verksamhetshandböcker. I barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetshandbok finns ett dokument vid namn Vägledning i arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Dokumentet är kortfattat och beskriver till stor del ansvarsfördelningen och kravet på åtgärder utifrån skollagen och diskrimineringslagen. Därefter ligger hänvisningar till relevanta lagar och stöddokument. Även Södermöre kommundelsförvaltning använder sig av detta dokument. Stöddokumentet hänvisar till att nya regler gäller kring arbetet med åtgärder mot diskriminering (se avsnitt 3.2), men det anges inte om en eller två planer ska upprättas. Däremot anges längst ner på s.2 följande: Hur effektiva åtgärderna mot kränkningarna är beror alltid på hur planen används, i vilket sammanhang den används och hur väl den svarar mot behoven i den verksamheten där den används. Detta är taget från Skolverkets allmänna råd mot kränkande behandling (s.38), men med ett litet tillägg. I de allmänna råden (som vid tidpunkten för framtagandet av denna rapport utgått, utan att nya utgetts) nämns nämligen i motsvarande stycke inte någon plan, utan det handlar där om hur åtgärderna används och hur väl de svarar mot behoven. Skolverkets formulering syftar alltså snarare till att uppmärksamma att det är viktigt att åtgärderna är lämpliga och svarar mot behoven Nämndernas förebyggande och främjande insatser Iakttagelser Likabehandlingsplaner Barn- och ungdomsförvaltningen och Södermöre kommundelsförvaltning har gemensamt tagit fram en uppdaterad mall som ska uppfylla diskrimineringslagens nya regler kring bland annat aktiva åtgärder. Blanketten (mallen) heter Skriftlig dokumentation av förskolans/skolans arbete för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter. Mallen är indelad i fyra steg: 1) Undersöka risker för diskriminering 2) Analys av upptäckta risker och hinder 3) Åtgärder för att förebygga diskriminering och främja rättigheter och möjligheter för barn och elever 4) Uppföljning och utvärdering I blanketten finns dock ej utrymme för dokumentation enligt skollagens skrivning (6 kap. 8 ) om att huvudmannen ska se till att det varje år upprättas en plan med en översikt 7

66 över de åtgärder som behövs för att förebygga och förhindra kränkande behandling av barn och elever. Blanketten ska enligt uppgift ersätta skolornas likabehandlingsplaner, men arbetet är pågående och rutin för detta har ej tagits fram. Det innebär att skolorna tillsvidare använder sig av befintliga likabehandlingsplaner. I vår stickprovskontroll avseende skolornas likabehandlingsplaner ser vi att flera av planerna endast redogör för de aktiviteter som genomförts och ska genomföras. Planerna anknyter inte till vilka resultat dessa insatser förväntas leda till eller varför aktiviteterna genomförs. Vid en granskning av skolornas och förskolornas hemsidor ser vi att endast 7 av 18 kommunala grundskolor har fungerande länkar till sina likabehandlingsplaner. 2 Vi ser även att några planer är inaktuella och att någon plan saknar tidsangivelse för när den gäller. Vidare ser vi att en del planer gäller för kalenderåret medan andra gäller för läsåret. Plan mot kränkande behandling enligt skollagen 6 kap. återfinns inte i någon av nämndernas delegationsordningar. Vid samtal med rektorer framgår det att det är respektive rektor som tar beslut om skolans likabehandlingsplan. Det finns dock ingen rutin kring hur nämnden förvissar sig om att de likabehandlingsplaner (eller motsvarande) som finns är tillgängliga för elever/vårdnadshavare samt uppdaterade. Kuratornätverk Samtliga kuratorer tillhör sin respektive skolenhet och har rektor som chef. De samlas dock i ett nätverk ca en gång per månad. Kuratorerna har enligt uppgift av tradition en stor roll i arbetet med att förebygga kränkande behandling och främja likabehandling. I den förvaltningsgemensamma funktionsbeskrivning som finns avseende kurators roll framgår att kurator ska arbeta med skolans struktur och organisation för utveckling av värdegrund och likabehandling. Skolornas insatser Skolorna dokumenterar sina insatser i respektive likabehandlingsplan. Det framgår av intervjuer att många skolor under det senaste året använt sig av en polis som föreläst om nätkränkningar för eleverna, och som även fört diskussioner med personal och föräldrar. Det har dock legat på varje enskild skola att ta initiativ till denna insats. I flera intervjuer hänvisas också till det förebyggande team som finns inom socialtjänsten, som har en nära koppling till skolverksamheten. Detta team uppges ha särskild kunskap om nätkränkningar och därmed vara en användbar resurs för skolorna i det förebyggande arbetet Bedömning Vår bedömning är att likabehandlingsplanerna i vissa fall brister när det gäller att ställa upp konkreta mål som utgår från kartläggningar av verksamheten. Med andra ord saknas det på vissa skolor en systematik när det gäller att analysera verksamhetens behov inom området och utifrån behoven formulera tydliga uppföljningsbara mål. Vi ser dock också exempel på ändamålsenliga planer, där det finns en tydlig koppling mellan den 2 Vid kontroll genomförd

67 kartläggning som genomförts och de mål som sätts upp samt en plan för hur målen ska följas upp. Vi bedömer vidare att det finns brister avseende tillgängligheten av likabehandlingsplanerna, då endast ett fåtal skolor har fungerade länkar till aktuella likabehandlingsplaner på sina hemsidor. Detta är inte förenligt med de nationella styrdokumentens formuleringar kring att planerna ska vara tillgängliga och välkända för alla barn, elever och vårdnadshavare. Vi menar att då skolorna har varierande rutiner kring huruvida planen följer läsåret eller kalenderåret kan detta försvåra en uppföljning från nämndens sida kring att likabehandlingsplanerna är aktuella. Det kan också innebära att kartläggningsunderlag i form av elevenkät för en del skolor inte är lika uppdaterat och aktuellt. Slutligen vill vi uppmärksamma att den nya mall som implementeras för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter inte fullt ut kan ersätta den tidigare likabehandlingsplanen, utan i så fall bör kompletteras med ytterligare ett dokument kring att förebygga och förhindra kränkande behandling. Ett alternativ är att fortsätta använda sig av likabehandlingsplaner och istället säkerställa att båda dessa delar ryms där. Det finns i lagens mening inget hinder av att använda sig av begreppet likabehandlingsplan, även om kravet på en sådan har slopats Nämndernas arbete avseende att upptäcka kränkande behandling Iakttagelser I barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetshandbok finns ett dokument som heter Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandling. I syftet anges att denna process beskriver arbetsgången då diskriminering eller kränkande behandling har uppmärksammats på en förskola/skola. Stödprocessen är kortfattad och består främst av en beskrivning av ansvaret på olika nivåer, samt en processkarta med två blanketter kopplade till sig. 9

68 Blankett 1A avser anmälan om diskriminering/trakasserier/kränkande behandling och blankett 1B avser utredningen. Enligt uppgift har anmälningsblanketten under våren 2017 utvecklats. Den uppdaterade blanketten har bland annat utrymme för att ange vilken typ av kränkning som förekommit (verbal, fysisk, psykisk, via sociala medier) samt utrymme för en kortfattad redogörelse av händelsen. Blanketten har också rutor där det går att ange om utredning har påbörjats och om ärendet är avslutat. Blanketten ska skickas till barn- och ungdomsnämnden. Blankett 1B avser utredning av diskriminering, trakasserier eller annan kränkande behandling. Blanketten innehåller bland annat utrymme för att ange beskrivning och analys av orsaker till händelsen, dokumentation av samtal samt vilka åtgärder som kommer vidtas. Blanketten skickas inte till barn- och ungdomsnämnden, utan förvaras på skolan. Ovanstående process och rutiner gäller även inom Södermöre kommundelsnämnd, som använder sig av samma blanketter och dokument. Anmälningar kring kränkande behandling redovisas till nämnderna varje månad i form av en sammanställning. I sammanställningen anges följande: Datum för när anmälan är inkommen till huvudmannen Vilken förskola/skola anmälan gäller Typ av kränkning (kränkande behandling, trakasserier och/eller diskriminering) Händelse (verbal, fysisk, psykisk, via sociala medier) anges ej på samtliga ärenden Diarienummer När utredning påbörjats Om ärendet är avslutat och i så fall när 10

69 Anmälningslistan ger därmed en överblick över om särskilda skolor är överrepresenterade i anmälningsstatistiken. Enligt nämndens ordförande kan en sådan överrepresentation leda till att skolans rektor blir inbjuden till presidiet för muntlig föredragning. Enligt uppgift kan dock en överrepresentation av anmälningsärenden på en specifik skola snarare bero på förbättrade rutiner gällande anmälan av ärenden än en ackumulation av kränkningsärendena som sådana. En intervjuad rektor uppger att hen enligt sin egen uppfattning är en av dem som gör flest kränkningsanmälningar och även polisanmälningar när något sker. I den sammanställning vi fått ta del av framgår att antalet anmälda kränkningsärenden mellan 1 januari 31 maj 2017 uppgår till 87 stycken. Det går dock inte att utläsa för samtliga ärenden vad de handlar om. För ett fåtal ärenden redovisas om det rör sig om exempelvis verbal eller fysisk kränkande behandling. Vidare finns en tabell över tidsåtgång från händelse till avslutat ärende. Tidsåtgång från händelse till avslutat ärende Antal <1 månad månader 10 >2 månader 5 Pågående ärenden 24 Tabell: tidsåtgång, hämtad från barn- och ungdomsförvaltningens sammanställning, daterad Ur tabellen kan vi bland annat utläsa att det finns fem ärenden som pågått i över två månader samt att det finns 24 pågående ärenden. Enligt uppgift är denna typ av sammanställning till nämnden införd under våren 2017, varför det inte finns tidigare sammanställningar att ta del av. Presidiet träffas regelbundet tillsammans med förvaltningschef och nämndssekreterare vid så kallade presidiemöten. Enligt uppgift får nämndpresidiet vid dessa möten information om enskilda kränkningsärenden eller allvarligare incidenter. Mötena dokumenteras dock inte, och vi kan inte heller i framtagna rutiner se att det finns beskrivet hur nämnden involveras i enskilda ärenden. Skolornas rutiner Mycket av ansvaret kring arbetet med att upptäcka kränkande behandling ligger på skolledare och personal, då det är dessa som arbetar i verksamheten. Till exempel handlar det om att ha uppsikt över de utrymmen där barn och elever befinner sig. I de likabehandlingsplaner vi tagit del av finns olika tillvägagångssätt för att förebygga och upptäcka kränkande behandling dokumenterade. Till exempel anges i en plan att det ska finnas hög vuxennärvaro på rasterna och därför upprättas rastvaktscheman. Skolorna har dock, som tidigare nämnt, enligt uppgift olika rutiner när det gäller vad som bedöms utgöra kränkande behandling och därmed anmäls. Därför kan det också skilja sig åt i statistiken mellan hur ofta olika skolor förekommer inte nödvändigtvis för att en skola är överrepresenterad när det gäller kränkningar utan för att skolan är noggrann med att anmäla. Detta är en aktuell fråga i kuratorsnätverket, som arbetar med att ta fram exempel på vad som bör anmälas. De aktuella Skolinspektionsärenden som vi tagit del av visar också att det finns flera fall där kränkningar ej anmälts till huvudmannen. 11

70 Bedömning Vår bedömning är att nämnden i delar har en ändamålsenlig rutin kring anmälan av kränkande behandling. Den del vi menar kan utvecklas handlar om att kunna urskilja digniteten i enskilda ärenden. I anmälningslistan som redovisas för nämnd framgår inte om eleven blivit kränkt upprepade gånger, hur allvarlig kränkningen bedöms vara eller om kränkningen är utförd av en vuxen. Vi bedömer också att det är viktigt att nämnden arbetar för att säkerställa att samtliga skolor har ändamålsenliga rutiner när det gäller att anmäla kränkande behandling Nämndens arbete avseende att utreda och åtgärda kränkande behandling Iakttagelser Beslut om att utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling är enligt barn- och ungdomsnämndens och Södermöre kommundelsnämnds delegationsordningar delegerat till respektive rektor. Barn- och ungdomsförvaltningen har en gemensam blankett för utredning (se avsnitt 4.2). Där finns även utrymme att ange när uppföljningssamtal ska ske, samt vad som framkommit vid detta samtal. Rektorerna skickar in en anmälan till förvaltningen när det sker diskriminering eller kränkande behandling. Anmälningarna redovisas i nämnd månadsvis, men utredning och uppföljning av ärendena redovisas inte. Det innebär att förvaltning och nämnd inte kan följa och bedöma utvecklingen i varje enskilt fall av uppgivna trakasserier eller kränkande behandling. Det finns en rutin i verksamhetshandboken vid namn När brott har begåtts på skolan. Denna är gemensamt utarbetad tillsammans med polisen och socialförvaltningen. I rutinen anges att huvudmannen är skyldig att skyndsamt utreda omständigheterna kring en upplevd kränkning oberoende av pågående polisutredning. Denna rutin har enligt uppgift förtydligats på förekommen anledning, då en skola i ett av Skolinspektionen utrett ärende inte gick vidare med utredning i avvaktan på hantering av polisanmälan. Enligt uppgift har många av kuratorerna ett särskilt ansvar för att utreda kränkande behandling på skolan. En av de största skolorna, med över 600 elever i årskurs F-9, har tre kuratorer och anger i sina styrdokument att kuratorerna tillsammans de biträdande rektorerna är ansvariga för att driva trygghetsarbetet. De är också delaktiga i processen kring anmälan och utredning av kränkande behandling, framtagande av åtgärder och dokumentation i ärendet. Enligt uppgift arbetar flera andra skolor på liknande vis, där kuratorer har en viktig roll både i det förebyggande arbetet och när kränkningar väl uppstår. Vi noterar dock även en skola som enbart har kurator på 20 procents arbetstid och som istället lagt ansvarsfördelningen på lärare, bland annat i form av en trygghetsgrupp. Ärenden hos Skolinspektionen och diskrimineringsombudsmannen Ärenden som rör kränkningar, diskriminering eller trakasserier som initieras av Skolinspektionen, barn- och elevombudet (BEO) eller diskrimineringsombudsmannen (DO) är delegerade av respektive nämnd till respektive förvaltningschef. Delegationsordningen är dock vag på denna punkt, då det endast finns en allmän beskrivning under avsnitt D som heter Yttrande i anledning av remisser, överklagande m m (dock inte till kommunfullmäktige). 12

71 Vid tidpunkten för denna granskning finns det några aktuella ärenden hos dels Skolinspektionen, dels BEO avseende kränkande behandling. Ärendena har genomgåtts som en del av granskningen kring hur nämnden hanterar Skolinspektionsärenden. I ett av ärendena lämnas dels yttrande av rektor, dels av förvaltningschef. Yttrandet redovisas som delegationsbeslut för nämnden, men först efter att det avsänts. I yttrandet beskrivs det bland annat att eleven i fråga (som utsatts för kränkningar) upplever [inte] att han blir behandlad som den efterlängtade elev han ser sig vara. Han bemöts med respekt och tolerans men hyllas inte såsom han önskar när han själv beskriver sin syn på mottagandet i skolan. Nämnden är oavsett delegation eller ej ansvarig för avsända yttranden, bland annat till Skolinspektionen. Eftersom nämnden först tar del av yttrandena efter att de avsänts har nämnden dock ingen möjlighet att godkänna innehållet. Yttrandena finns enligt uppgift endast utskrivna i en pärm, som cirkulerar under nämndssammanträdena. Dokumenten finns därmed inte tillgängliga digitalt Bedömning Vi bedömer att nämnden inte fullt ut har säkerställt en god kvalitet avseende att utreda kränkande behandling. Även om nämnden delegerat genomförandet av utredningar till rektorer och förskolechefer måste de hålla sig informerade om ärendena. Nämnden har ingen rutin för hur de tar del av de utredningar som genomförs, och den blankett som tagits fram för utredningar behåller respektive skola. Vidare ser vi en brist i att yttranden till Skolinspektionen först redovisas efter att de avsänts. I vissa fall kan det därmed ta flera månader innan nämnden får reda på hur ett ärende hanterats. Vi vill också poängtera att nämnden har det yttersta ansvaret för innehållet i de avsända yttrandena, och att det i de ärenden vi granskat finns förhållningssätt och formuleringar som vi anser är anmärkningsvärda (se föregående avsnitt). Tonen i det tidigare beskrivna yttrandet är hård och riktar snarare kritik mot eleven i fråga än att hantera vilka åtgärder nämnd/förvaltning/rektor anser nödvändiga. Vi vill dock påpeka att vi utifrån flera av de skolor vi studerat ser att det sker ett ändamålsenligt arbete på dessa skolor, där det finns såväl tydliga rutiner och strukturer för hur utredning och åtgärder ska ske som en specifik ansvarsfördelning, där kuratorer är särskilda nyckelresurser Nämndens uppföljning av arbetet kring kränkande behandling och likabehandling Iakttagelser Enkät till elever och vårdnadshavare Barn- och ungdomsförvaltningen genomför årligen en enkätundersökning bland elever och vårdnadshavare på samtliga kommunala grundskolor. Undersökningen sammanställs i ett häfte vid namn Elevernas och vårdnadshavarnas syn på verksamheten. Resultaten redovisas också muntligt för båda nämnderna. I sammanställningen finns totalvärde samt statistik för de enskilda skolenheterna samt fritidshemmen. Resultatet visas i stor del i form av spindeldiagram (se bild nedan), där det inte finns angivet numerärt hur stor andel som använt sig av olika svarsalternativ. Det försvårar en utläsning av siffrorna. 13

72 Bild hämtad från barn- och ungdomsförvaltningens sammanställning Elevernas och vårdnadshavarnas syn på verksamheten 2017, s. 6. Totalsiffrorna för årskurs 6-9 visar likväl dock att cirka en fjärdedel till tredjedel av eleverna vet någon/några på skolan som har kränkt annan elev. Ca 10 procent ter sig ha själva upplevt kränkningar de senaste två månaderna före enkätens genomförande. Vi har inte tagit del av en vidare analys kring denna statistik. Enligt uppgift handlar dock en av verksamhetsdialogerna inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet om elevers och vårdnadshavares syn på grundskolan. Skolenheter vars värden är lägre får specifika mål riktade mot sig i samband med dessa dialoger. I rutindokumentet Verksamhetsdialoger finns dock vare sig innehåll för dialogerna eller frekvens för dessa angiven. Systematiskt kvalitetsarbete avseende likabehandling och kränkande behandling De två granskade nämndernas systematiska kvalitetsarbete dokumenteras i nämndernas årsrapporter. I barn- och ungdomsnämndens årsrapport för 2016 nämns på s.18 under avsnittet Enkäter att det man, som tidigare, måste fortsätta arbeta med gällande årskurs 6-9-skolorna är att skapa lust att lära hos eleverna och att eleverna upplever att kränkningar förekommer på skolorna. Det anges även längre ner på samma sida att i grundskolan upplever vårdnadshavarna fortfarande att vuxennärvaron på raster behöver förbättras. Det anges dock ej, inte heller i verksamhetsplanen för 2017, hur nämnden avser att arbeta med dessa utvecklingsområden. I Södermöre kommundelsnämnds årsrapport finns inget angivet kring området kränkande behandling, ej heller i verksamhetsplan för Vi kan inte se att det i riskanalyser eller intern kontrollplan finns angivet riskområde/kontrollmål som relaterar sig till området kränkande behandling Bedömning Vi bedömer att det är positivt att enkätresultaten lyfts i enskilda dialoger med respektive skolledare, men vi ser inte att det finns dokumenterat att nämnden på en övergripande nivå systematiskt och kritiskt analyserar de utvecklingsområden samt tillhörande 14

73 åtgärder som eventuellt bör bedrivas inom detta område. Vi bedömer därför detta som en brist. 15

74 5. Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande bedömning är att båda nämnderna i vissa delar bedriver ett ändamålsenligt arbete avseende likabehandling samt diskriminering och trakasserier. Nämnderna har genomgående likartade rutiner i arbetet, där Södermöre kommundelsnämnd använder sig av barn- och ungdomsnämndens framtagna blanketter och stödmaterial. På skolorna finns i många fall tydliga rutiner och en tydlig ansvarsfördelning, där kurator har en framträdande roll. Vi bedömer dock att nämnderna har brister i rutinerna för att löpande hålla sig informerade om enskilda ärenden. Detta då anmälda ärenden endast redovisas kvantitativt utan reell möjlighet för nämnden att avgöra enskilda ärendens dignitet. Därtill har nämnden inte möjlighet att ta del av utredningar i kränkningsärenden, då dessa sparas på respektive skola med avsaknad av rutin om diarieföring och digital hantering. Vi vill också understryka vikten av att nämnden har det fulla ansvaret för de yttranden som avsänts, bland annat till Skolinspektionen, även om det är delegerat till tjänsteman. Gemensamt för båda nämnderna är att det finns brister både gällande innehåll och tillgänglighet för en del av förskolornas och skolornas likabehandlingsplaner. Vi ser därtill brister när det gäller nämndernas övergripande systematiska kvalitetsarbete avseende uppföljning av arbetet med att motverka kränkande behandling och främja likabehandling. Revisionsfråga Har nämnderna säkerställt att det finns en god kvalitet vad gäller att förebygga kränkande behandling och främja likabehandling? Har nämnderna säkerställt att det finns en god kvalitet vad gäller att upptäcka kränkande behandling? Har nämnderna säkerställt att det finns en god kvalitet vad gäller att utreda och åtgärda kränkande behandling? Har nämnderna säkerställt att det finns en god kvalitet vad gäller att Svar Nej, vi bedömer att det finns brister avseende tillgänglighet och innehåll i likabehandlingsplanerna. Delvis. Vår bedömning är att nämnden i delar har en ändamålsenlig rutin kring anmälan av kränkande behandling. Den del vi menar kan utvecklas handlar om att kunna urskilja digniteten i enskilda ärenden. I anmälningslistan som redovisas för nämnd framgår inte om eleven blivit kränkt upprepade gånger, hur allvarlig kränkningen bedöms vara eller om kränkningen är utförd av en vuxen. Vi bedömer också att det är viktigt att nämnden arbetar för att säkerställa att samtliga skolor har ändamålsenliga rutiner när det gäller att anmäla kränkande behandling. Delvis. Vi bedömer att arbetet på skolorna i många fall är ändamålsenligt. Däremot tar inte nämnden del av utredningarna. Yttranden till bland annat Skolinspektionen redovisas också först efter att de avsänts. Nej, vi bedömer inte att nämndens dokumenterade systematiska kvalitetsarbete 16

75 följa upp arbetet med att motverka kränkande behandling och främja likabehandling? avseende kränkande behandling och likabehandling är tillräckligt. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi båda nämnderna att: Säkerställa att nämnderna har en tydlig rutin kring hur de tar del av de utredningar kring diskriminering och kränkande behandling som skolor och förskolor genomför. Säkerställa ett ändamålsenligt arbete gällande att samtliga förskolors och skolors likabehandlingsplaner (eller motsvarande) innehåller kartläggningar av verksamheten, en analys utifrån dessa kartläggningar samt tydliga och uppföljningsbara mål med koppling till verksamhetens konstaterade behov inom området. Genom rutin säkerställa att samtliga skolors likabehandlingsplaner (eller motsvarande) är uppdaterade och finns tillgängliga för elever och vårdnadshavare. Utveckla nämndernas övergripande systematiska kvalitetsarbete inom området likabehandling samt diskriminering och kränkande behandling. Som en del av detta kritiskt analysera insamlat underlag (till exempel utifrån sammanställning av elevenkäter eller enheternas likabehandlingsplaner) med fokus på att identifiera eventuella nämndsövergripande utvecklingsområden. Kalmar den 17 augusti 2017 Sara Shamekhi EY 17

76 Källförteckning Intervjuade funktioner: Ordförande barn- och ungdomsnämnden Ordförande Södermöre kommundelsnämnd Förvaltningschef barn- och ungdomsförvaltningen Administrativ chef barn- och ungdomsförvaltningen Planeringssekreterare med fokus på arbetet med kränkande behandling, barn- och ungdomsförvaltningen Tillförordnad förvaltningschef Södermöre kommundelsförvaltning Ett urval av rektorer på skolor inom barn- och ungdomsnämnden samt Södermöre kommundelsnämnd Dokument: Barn- och ungdomsnämndens reglemente, beslutat Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning, beslutad Barn- och ungdomsnämndens årsrapport Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsplan med internbudget Barn- och ungdomsnämnden. Riskanalys och intern kontrollplan Barn- och ungdomsförvaltningen. Anmälningar om diskriminering/trakasserier/kränkande behandling. Avser anmälningar mellan januari maj Daterat Ur barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetsbok: Stödprocess vid diskriminering och kränkande behandling. Uppdaterad Ur barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetsbok: Vägledning i arbetet mot diskriminering och kränkande behandling. Uppdaterad Ur barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetsbok: Funktionsbeskrivning kurator. Uppdaterad Barn- och ungdomsförvaltningen. Elevernas och vårdnadshavarnas syn på verksamheten Ur barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetsbok: Kundtillfredsställelse. Uppdaterat Ur barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetsbok: Systematiskt kvalitetsarbete. Uppdaterat Ur barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetsbok: Verksamhetsdialog (rutin). Uppdaterat Ur barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetsbok: När brott har begåtts på skolan. Uppdaterat

77 Ur kommungemensamma verksamhetshandboken: Skriftlig dokumentation av förskolans/skolans arbete för att motverka diskriminering och främja lika rättigheter. Uppdaterad Södermöre kommundelsnämnds reglemente, beslutat Södermöre kommundelsnämnds delegationsordning, beslutad Södermöre kommundelsnämnds årsrapport Södermöre kommundelsnämnds verksamhetsplan med internbudget Södermöre kommundelsnämnd. Intern kontrollplan

78 Barn- och ungdomsnämnden Anmälningsärenden 1. Skrivelse från förälder om fokustiden samt administrativ chefs svar (dnr 2017/0781). 2. Skolinspektionens beslut med anledning av anmälan om kränkande behandling vid Funkaboskolan (dnr 2017/0212). 3. Skolinspektionens beslut med anledning av uppföljning av beslut om skolsituationen för en elev vid Funkaboskolan (dnr 2016/0991). 4. Södermöre kommundelsnämnds protokoll Evenemangsstrategi för Kalmar - remissvar (dnr 2017/0779). 6. Centrala samverkansgruppens protokoll Inkomna anmälningar om kränkande behandling från förskolor och skolor. Anmälan av delegationsbeslut 1. Förvaltningschefens beslut december 2016, januari 2017, juni 2017: D 4 Rutinmässiga ombudgeteringar (dnr 2016/0861, 2016/1010, 2017/0484). Beslut september: D 4 Rutinmässiga ombudgeteringar (tilläggsbelopp), C 1 Anställning. 2. Administrativ chefs beslut oktober: A 6 Godkännande av enskild pedagogisk omsorg - FORMA Utbildning AB (dnr 2017/0594). 3. Rektor Vasaskolan, beslut maj-augusti: C 3 Anställning. 4. Rektor Dörbyskolan, beslut juni-september: C 3 Anställning, A 3 Beslut om nedsättning, befrielse eller avskrivning av fordran, D 12 Uthyrning av lokaler på enheten. 5. Förskolechef Förskolan Trollet, beslut augusti: A 1 Beslut om plats då barnet behöver särskilt stöd (dnr 2014/0618, 2015/0698, 2016/0987, 2017/0098, 2016/0696, 2017/0045, 2014/0882, 2015/0472, 2017/0753, 2016/0658, 2016/0887, 2016/0656, 2015/1182, 2017/0758, 2015/1183, 2014/0810, 2015/0738, 2013/0749, 2014/0035, 2017/0774, 2016/0697). 6. Rektor Lindöskolan, beslut september: C 3 Anställning, A 2 Beslut om att ta emot barn från annan kommun (dnr 2017/0788). 7. Förskolechef Förskolan Oxhagen-Malmen, beslut juni-augusti: C 3 Anställning. 8. Rektor Vasaskolan, beslut maj-oktober: A 3 Beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift (dnr 2017/0864). 9. Förskolechef Förskolan Oxhagen-Malmen, beslut december 2016-september 2017: A 1 Beslut om utökad vistelsetid (dnr 2017/0300, 2017/0166, 2015/0220, 2017/0871, 2017/0301, 2017/0847, 2017/0876, 2017/0300, 2017/0167, 2017/0866, 2017/0004, 2015/0581, 2015/0906, 2017/0146, 2017/0847, 2017/0873), A 3 Beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift (dnr 2014/0749, 2017/0034, 2013/0725, 2017/0167, 2014/0745). 10. Förskolechef Förskolan Svärdsliljan, beslut augusti: A 3 Beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift (dnr 2017/0851). 11. Rektor Vasaskolan, beslut september: B 11 Avslag på begäran om skolskjuts (dnr 2017/0850). 12. Chef Central skolresurs, beslut maj-juli: C 3 Anställning (dnr 2017/0854, 2017/0848).

79 13. Förskolechef Förskolan Smedby, beslut september: A 1 Beslut om utökad vistelsetid (dnr 2017/0801), A 3 Beslut om nedsättning av barnomsorgsavgift (dnr 2017/0841, 2017/0782). 14. Förskolechef Förskolan Rinkabyholm, beslut juni: A 1 Beslut om utökad vistelsetid (dnr 2017/0880). 15. Rektor Vasaskolan, beslut augusti: A 1 Beslut om utökad vistelsetid (dnr 2017/0233, 2017/0884, 2017/0885, 2017/0888, 2017/0890, 2017/0891, 2017/0895, 2017/0066, 2017/0901, 2017/0902, 2015/0977, 2017/0903, 2017/0904, 2013/0686, 2017/0660, 2013/0728). 16. Förskolechef Förskolan Lindö, beslut september: C 3 Anställning. 17. B 21 Förskolechefs/rektors beslut om att utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling (se anmälnings- och kännedomsärendet Inkomna anmälningar om kränkande behandling från förskolor och skolor ). 18. Administrativ chefs beslut oktober: B 17 Beslut om elevpeng vid vistelse utomlands (dnr 2017/0898).

80 Iréne Jonsson Ämne: AppServerName: VB: Fokustid S356 Från: Emad Soukiyh Skickat: den 7 september :19 Till: Kopia: Iréne Jonsson Ämne: VB: Fokustid Hej, Mats är inte på plats torsdag och fredag. Jag ska försöka besvara dina frågor. När det gäller Kommunens syfte och mål gällande vad man vill uppnå med fokustiden så ska jag försöka sammanfatta det i punktform: Erbjuda elever möjlighet till mer tid i skolan. Tid där de kan fokusera och arbeta i lugn och ro arbeta med skoluppgifter såsom läxläsning, fördjupning och/eller förstärkning inom ett ämne eller intresseområde. Fokustiden ska ge alla elever ytterligare möjligheter att utvecklas så långt som möjligt i sitt lärande utifrån sina egna förutsättningar. Med fokustid ska hemförhållanden och elevbakgrund, de socioekonomiska bakgrundsfaktorerna, spela mindre roll för studieresultaten. Insatsen ska bidra till högre meritvärden och högre andel behöriga till gymnasieprogram. Finns det förutsättningar? Ja, samtliga skolor har fått förutsättningar i form av extraresurser och tid för planering för att kunna genomföra fokustid. När det gäller kommunikation och genomförande av fokustid från ledning och personal till elever och vårdnadshavare så ansvarar varje skola för sätt och modell utifrån sina egna lokala förutsättningar och behov. Storleken på en skola är en sådan lokal förutsättning Det finns en tanke med fokustid. Det ska ge eleverna möjlighet att få hjälp med läxor eller stöd av lärare med skoluppgifter och även utmaningar för de som behöver det. Allt detta ska hjälpa till med vårt kärnuppdrag att utveckla eleverna så långt som möjligt utifrån elevens egna förutsättningar. Hemförhållanden ska spela mindre roll för studieresultaten. Fokustiden har varit i full gång på samtliga skolor i kommunen i ett år nu. Vi planerar att följa upp hur den fungerar under detta läsår i samband med våra ordinarie undersökningar. Redan från starten har vi samlat in information kring andel elever som deltar per skola samt vilka ämnen eleverna väljer att fokusera på. Vidare kommer vi under detta läsår att undersöka vad lärare, elever samt vårdnadshavare tycker om fokustiden samt om de tror att den bidrar till högre måluppfyllelse. Detta kommer att analyseras och presenteras för nämnden. Hör gärna av dig om du har ytterligare frågor eller vill att jag utvecklar vidare något resonemang eller om du vill ha underlaget till beslut då fokustiden infördes. Med vänlig hälsning Emad Soukiyh Administrativ chef tfn emad.soukiyh@kalmar.se Kalmar kommun Barn och ungdomsförvaltningen Box Kalmar 1

81 From: Sent: onsdag, september 6, :06 Subject: Fokustid To: Mats Linde Hej Jag är förälder till barn i grundskolan i Kalmar kommun. Vad är syftet med fokustid? Vad vill kommunen uppnå med detta? Finns det förutsättningar hos skolorna att genomföra detta? Hur borde skolorna kommunicera i ämnet fokustid? (jag har hört tre varianter) Är det en politisk trollstav som svängts eller finns det en tanke, utredning, analys och potential att detta initiativ ska fungera? Vad det nu än syftar till... Tacksam för förtydligande //D 2

82

83

84 PROTOKOLL Sammanträdesdatum Södermöre kommundelsnämnd Tid Onsdagen den 20 september 2017 kl. 17:00-20:00 Plats Halltorpsskolan Omfattning Beslutande Elisabeth Gustavsson (S), ordförande Christopher Dywik (KD), vice ordförande Elisabeth Sjögren Heimark (S) Johan Kesselmark (S) Magnus Uhr (S) Annika Lindwall (S) Carina Sjögren (C) Jan Martinsson (V) Fredrik Lindström (M) Christian Lindström (L) Lars Rosén (SD) Ersättare Kurt Hallberg (C) Karin Nilsson (C) Sören Hjertqvist (V) Karin Lindsten (L) Övriga Martin Westbrandt, verksamhetsutvecklare, 62, 63 Lena Thor, förvaltningschef, 62, 64, 66c, 68 Hanna Ivarsson, kommundelsutvecklare, 62, 65, 67 Maria Engblom, förvaltningsekonom, 61, 62 Annika Wahlqvist, dietist, 66a Paula, Jacobsson, specialistundersköterska, 66b Ing-Britt Pettersson, specialistundersköterska, 66b Anslaget på kommunens anslagstavla den 28 september

85 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) Sekreterare Martin Westbrandt Justeras Elisabeth Gustavsson ordförande Annika Lindwall

86 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 61 Beslutsattestanter 2017 Dnr SKDN 2017/0046 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund Södermöre kommundelsnämnd beslutar om ändring av beslutsattestanter för kommundelsnämndens verksamheter. Beslut Södermöre kommundelsnämnd beslutar att fastställa förvaltningens förslag om beslutsattestanter för 2017

87 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 62 Delårsuppföljning 2017 Dnr SKDN 2017/0046 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund Södermöre kommundelsförvaltning har tagit fram ett förslag till delårsrapport för verksamheten Den ekonomiska prognosen redovisas och analyseras. Prognosen för Södermöre kommundelsnämnd visar ett överskott om 670 tkr. Delårsrapporten sammanfattar också det aktuella läget av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som förvaltningskontoret arbetar med. Delårsrapporten sammanfattar också utfallet av de utförda kontrollmomenten utifrån den beslutade interna kontrollplanen Slutsatsen är att den interna kontrollen är god. Beslut Södermöre kommundelsnämnd godkänner delårsrapporten 2017 med uppföljning av verksamhetsplan.

88 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 63 Utbildningspolitiskt program Södermöre 2018 Dnr SKDN 2016/0157 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund Utifrån utbildningspolitisk vision för Kalmar kommun har Södermöre kommundelsnämnd upprättat ett utbildningspolitiskt program för varje budgetår. Programmet bryter ned visionen i ett årligt program där nämnden specificerar satsningar som syftar till att stärka måluppfyllelsen av den utbildningspolitiska visionen. Kalmar ska bli en av Sveriges bästa skolkommuner. Utifrån detta vill nämnden utarbeta ett program som fullföljer påbörjade satsningar samt initiera nya. Till den utbildningspolitiska visionen och det utbildningspolitiska programmet knyts nämndens strategiska medel i respektive års budget. Syftet är att nämnden skall kunna sätta pengar direkt bakom satsningarna i det utbildningspolitiska programmet. Nämndens strategiska medel i Södermöre kommundelsnämnds budget för år 2018 uppgår till cirka 500 tkr, vilket motsvarar cirka 0,4 % av Södermöres skolbudget. Kalmar kommuns utbildningspolitiska vision inleds med: Kunskap och kreativitet skapar Sveriges bästa skolkommun Kalmar, en kommun med kunniga, trygga, självständiga och kreativa barn och elever!! För budgetåret 2018 vill nämnden göra följande satsningar: tkr 1 Utvecklingstjänster Gemensam rättning av nationella prov 98 3 Fokustid Programmering i förskolan och grundskolan 20 5 Förstärkning specialpedagogik för lärande 52 6 Lovskola 30 7 Estetiska lärprocesser Ateljén-Byteatern-Länsmuséet 65 Summa 615 Utvecklingstjänster i förskola, förskoleklass, skola och fritidshem Utifrån arbetet med den utbildningspolitiska visionen, implementeringen av Skola 2011 samt genom aktuell forskning har förvaltningen sett ett behov av att ta tillvara lärare som besitter stor kompetens samt vidareutveckla och sprida denna kompetens för att utveckla förskolorna och skolorna i Kalmar kommun till att bli bland de bästa i Sverige. Under 2012 utarbetades ett förslag på tjänst, utvecklingslärare, för lärare som ska stärka arbetet i skolorna, förskolorna och

89 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) fritidshemmen. Utvecklingslärarna ska arbeta både med ämnesdidaktik och allmändidaktik för att stärka och höja barnens och elevernas måluppfyllelse. Nämnden fortsätter satsningen på utvecklingstjänster. För 2018 avsätts 250 tkr för insatsen. Gemensam rättning av nationella prov Södermöre kommundelsnämnd vill förbättra kvaliteten och öka likvärdigheten i rättningen av de nationella proven. Detta sker genom att rättningen görs gemensamt. Insatsen avser samtliga nationella prov i 3:an, 6:an och 9:an och i samtliga ämnen. För 2018 vill nämnden avsätta 98 tkr för detta ändamål. Fokustid Södermöre kommundelsnämnd vill öka ansträngningarna för att minska de socioekonomiska bakgrundsfaktorernas betydelse för studieresultaten. En insats för att uppnå detta är att erbjuda elever möjlighet till mer tid i skolan. Tid som i huvudsak är utöver ordinarie undervisningstid. På denna tid ska elever kunna fokusera och arbeta i lugn och ro med skoluppgifter såsom läxläsning, alternativt fördjupning och/eller förstärkning inom ett ämne eller intresseområde. Fritidspedagog, lärare och speciallärare ska finnas för handledning och stöd. En sådan insats skulle också tydliggöra fritidshemmets viktiga roll i arbetet för att uppfylla det kompensatoriska uppdraget. Ett uppdrag som i korthet innebär att alla våra verksamheter ska sträva mot att uppväga skillnader i barnens och elevernas förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen. Detta genom att anpassa, utveckla och förbättra undervisningen så att eleverna ges bästa möjliga förutsättningar för att lära och utvecklas. Det gäller oavsett vilka förutsättningar eleverna har och i synnerhet när eleverna kommer från en miljö som saknar studietradition. Södermöre kommundelnämnd vill möjliggöra fortsatt satsning på fokustid och därmed avsätter 100 tkr till insatsen Programmering i förskolan och grundskolan Programmering blir en allt viktigare färdighet i vårt samhälle. I takt med att vi blir mer och mer digitaliserade, ökar behovet av individer som kan programmera de webbplatser, spel, appar och system som omger oss. Det är viktigt att skolan får förutsättningar att hänga med i samhällsutvecklingen. Vidare har regeringen fattat beslut om tydligare skrivning om digital kompetens i läroplaner. Kursplanerna i tretton ämnen ändras och får tydligare skrivning runt digitaliseringen i skolan. Södermöre kommundelsnämnd vill vara med i arbetet tillsammans med barnoch ungdomsnämnden för att möjliggöra satsning på programmering enligt förslagen i utredningen Programmering i skolan (digital kompetens), BUN 2016/0977. Nämnden avsätter 20 tkr för år Förstärkning av specialpedagogik för lärande Specialpedagogik för lärande är en statlig kompetensutvecklingssatsning som bygger på kollegialt lärande och syftar till förbättring och utveckling av undervisningen. Upplägget i specialpedagogik för lärande är likt läslyftet. Erfarenheter från läslyftet visar att våra skolledare och lärare är positiva kring modell och metodik. Intresset för dessa kompetensutvecklingssatsningar är större än vad som

90 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) ryms inom statsbidraget. Dessutom exkluderas förskoleklass från statsbidrag i den statliga satsningen. Södermöre kommundelsförvaltning har för avsikt att genomföra lyftet i större skala än vad statsbidraget ger möjlighet till samt inkludera personal i förskoleklassen via egen finansiering. Södermöre kommundelsnämnd vill möjliggöra större satsning på specialpedagogik för lärande och avsätter därför 52 tkr Lovskola en framgångsrik väg för ökad måluppfyllelse Under 2016 och 2017 genomfördes lovskola i egen regi i Södermöre. Tidigare har eleverna i Södermöre haft möjlighet att delta i Barn- och Ungdomsförvaltningens lovskolor i andra delar av kommunen. Södermöre kommundelsnämnd vill underlätta för kommundelens elever att delta i lovskola. Med lovskola närmare hemmet, i hembygden, är förhoppningen att fler elever än tidigare ska välja att delta. Lovskolan erbjuder elever en chans att komma ifatt i studierna och öka måluppfyllelsen. Lovskola ska erbjudas på Södermöreskolan för elever i årskurserna 4-9. Södermöre kommundelsnämnd avsätter därför 30 tkr till lovskolan Estetiska lärprocesser Ateljén-Byteatern-Länsmuséet Estetiska lärprocesser är ett sätt att arbeta på i skolan som gynnar en kunskapsutveckling där eleven får knyta samman känslor, upplevelser, kunskaper, erfarenheter och analys till en helhet. Syftet bakom detta sätt att arbeta är att skapa bättre helheter för eleverna och på så sätt öka förståelsen för utbildningen. Under har ett projekt pågått där Kalmar kommuns samarbete med Kalmar konstmuseum, via Ateljén utökats till att även omfatta Kalmar Länsmuseum och Byteatern. Södermöre kommundelsnämnd har för avsikt att ingå i detta samarbete och kommer under 2018 avsätta 65 tkr för projektet. Övrigt prioriterat område Livslångt lärande och Att lära sig om livet Skolan har i uppdrag att överföra grundläggande värden och främja elevernas lärande för att därigenom förbereda dem för att leva och verka i samhället. Vidare är en viktig uppgift för skolan att ge överblick och sammanhang. Skolan ska stimulera elevernas kreativitet, nyfikenhet och självförtroende samt vilja till att pröva egna idéer och lösa problem. Södermöre kommundelsnämnds inriktning är att skolan ska erbjuda en undervisning som, i ännu större utsträckning än i dag, är inriktad mot lärande i närsamhället. Skolan ska i samverkan med Södermöres verksamheter och företagarförening arbeta fram former för gemensamma kontaktytor i samhället, t.ex. studiebesök och föreläsningar. Beslut Södermöre kommundelsnämnd beslutar att fastställa utbildningspolitiskt program 2018.

91 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 64 Omsorgspolitiskt program Södermöre 2018 Dnr SKDN 2017/0097 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund Utifrån Kalmar kommuns fullmäktigemål att Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år 2020 vill nämnden göra prioriterade satsningar för att målet ska uppnås i ett omsorgspolitiskt program. Till programmet knyts nämndens strategiska medel i respektive års budget. Syftet är att nämnden skall kunna sätta pengar direkt bakom satsningarna i det omsorgspolitiska programmet. Nämndens strategiska medel i Södermöre kommundelsnämnds budget för år 2018 uppgår till cirka 250 tkr, vilket motsvarar cirka 0,4 % av Södermöres omsorgsbudget. För budgetåret 2018 vill nämnden göra följande satsningar: tkr 1 Socialt innehåll Social dokumentation: Genomförandeplaner 80 3 Hemtjänst 50 Summa 250 Visionen för Södermöre kommundelsnämnd beslutades om år 2000 och gäller tills vidare. Södermöre kommundelsnämnd skall verka för: Att skapa en bygd genomsyrad av delaktighet, samhörighet, kreativitet, lust och glädje. Visionen för Södermöre kommundel skall användas som inspirationskälla för samtliga verksamheter i kommundelsförvaltningen. För Södermöre verksamheter inom omsorgen har visionen inspirerat till följande målbild: I Södermöre kommundel genomsyras vård- och omsorgstjänsterna av hög kvalitet. Delaktighet, ett rehabiliterande förhållningssätt, individuell och personcentrerad omvårdnad och omsorg är ledstjärnor i verksamheten där omsorgstagaren både känner sig trygg och upplever meningsfullhet i tillvaron. Personal ges förutsättningar för att både utvecklas professionellt och att utveckla verksamheten. Organisationen arbetar integrerat och samverkan sker både inom och mellan enheter samt med andra externa aktörer. Allt i syfte att skapa en trygg och värdig äldreomsorg som ger utrymme för lust och glädje.

92 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) Socialt innehåll Kalmar kommuns centrala mål: Det sociala innehållet på kommunens äldreboenden ska vidareutvecklas. Sedan 1 januari 2011 finns värdegrund för äldre införd i socialtjänstlagen. Enligt värdegrunden ska socialtjänstens omsorg om äldre inriktas på att äldre människor får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Socialstyrelsen rekommenderar två gemensamma aktiviteter/vardag och en gemensam aktivitet/helgdag. Det sociala innehållet i särskilt boende är viktigt för att omsorgstagaren ska känna välbefinnande. Egna brukarundersökningar som riktas till omsorgstagare och/eller anhöriga visar också tydligt att det sociala innehållet och aktiviteter är ett förbättringsområde. Södermöre kommundelsnämnd har fastställt att det sociala innehållet på de särskilda boendena i Södermöre ska vidareutvecklas. Det sociala innehållet omfattar även träffpunktsverksamhet och arbetet med frivilligkrafter. Handlingsplan ska upprättas. Målet är att omsorgstagare ska få leva ett värdigt liv och känna välbefinnande, ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra samt kunna välja när och hur det sociala innehållet sker. Allt arbete med socialt innehåll ska genomsyras av ett rehabiliterande förhållningssätt. Vi har definierat ett antal målgrupper som är fokus för de som är mottagare av insatserna gällande det sociala innehållet. Det handlar om omsorgstagare på särskilt boende, omsorgstagare i ordinärt boende, omsorgstagare med demensdiagnos på särskilt boende och andra äldre som besöker våra verksamheter som t.ex. träffpunktsverksamheten Tre nivåer Individuell anpassning dagliga aktiviteter: Aktiviteter som sker utifrån personens specifika behov samt mentala och fysiska förutsättningar. Gruppaktivitet gemenskap med andra: Enkla aktiviteter som omsorgspersonalen utför dels som en del av de dagliga rutinerna och dels som planerade trivselstunder för de äldre. Träffpunktsverksamhet med gemensamma evenemang som är inplanerade. Aktiviteterna ska utgöra en guldkant för de äldre. I verksamhetsplanen för Södermöre kommundelsnämnd fastställs årliga mål för verksamheten. I verksamhetsplan finns målet öka andelen omsorgstagare som är nöjda med utbudet av sociala aktiviteter i vård- och omsorgsboende Målet är utdelat till Södermöre kommundels tre enheter som sedan har uppdraget att formulera enhetens egna mål med anledning av nämndmålet. Enheten ska också beskriva vilka aktiviteter de avser genomföra för att nå målet. Uppföljning av nämndmål och enhetsmål görs tertialvis på både nämnd- och

93 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) enhetsnivå. Redovisning sker till nämnden i delårsrapport. Metod för att sköta uppföljning och efterlevnad av mål sker i Hypergene. För 2018 vill nämnden avsätta 120 tkr för detta ändamål. Social dokumentation- genomförandeplaner Genomförandeplanen är ett hjälpmedel för personal inom äldreomsorgen där man utförligt beskriver vad brukaren har fått beviljat av biståndshandläggaren vid ett möte med brukaren. Syftet med en genomförandeplan enligt socialstyrelsen är att skapa en tydlig struktur för det praktiska genomförandet och uppföljning av beslutad insats. Efter biståndsbedömningen avgörs vad som konkret ska utföras. Det ställer höga krav på den som har genomförandesamtal med den äldre. Viktigt att skapa ett gott samarbetsklimat och fånga upp den enskildes önskemål om hur hjälpen ska utformas, för att på så sätt se till att den äldre får ett verkligt inflytande över vad som planeras. Genomförandeplanen tydliggör både för den enskilde och för personalen: 1.) Vad som ska göras? 2.) Vem som ska göra vad? 3.) När det ska göras? 4.) Hur det ska göras? I genomförandeplanen bör det också framgå: Vilka mål som gäller för insatsen På vilket sätt den enskilde utövat inflytande över planeringen Om insatsen består av flera delar och i så fall vilka Vilka personer som deltagit i planeringen När planen har fastställts När uppföljning ska ske och resultatet av uppföljningen Om den enskilde är oförmögen att medverka i planeringen bör man se till att den enskilde företräds av någon annan- en legal företrädare om en sådan finns, t ex god man. Den dagliga omvårdnaden och omsorgen ska formas utifrån genomförandeplanen som bygger på den individuella behovsbedömningen. Varje omsorgstagare ska ha en aktiv plan med formulerade målsättningar som stärker omsorgstagarens förmåga att leva ett självständigt och meningsfullt liv. En tydlig struktur och mötesordning för genomförandeplansarbetet måste finnas för att omsorgstagarens behov, önskemål och vilja formuleras till tydliga mål med ansvarsfördelning och att detta regelbundet följs upp. Rehabiliterande förhållningssätt: Att fånga ögonblicken i vardagen kan vara aktiviteter enskilt eller i grupp som kräver små resurser och utförs av omsorgs-

94 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) personalen och ibland kanske i samarbete med närstående. Det kan vara både en del av de vardagliga rutinerna, att fånga stunden, duka vackert och skapa en trevlig måltid, fika, grilla, sjunga, lösa korsord mm. De äldre deltar i vardagssysslor som att vattna blommor, städa samt i planerade trevligheter. Kontaktpersonen för omsorgstagaren ska tillsammans med omsorgstagaren ta fram en genomförandeplan som syftar till att ge omsorgstagaren de individuella behov som just den personen har. Planen ska revideras minst var tredje månad eller när behoven radikalt förändras. Två specialistundersköterskor tar examen våren 2017 och har i sitt examensarbete valt att fokusera på genomförandeplaner. Dessa två undersköterskor kommer att vara processtödjare i det fortsatta arbetet med att utveckla genomförandeplaner. Genomförandeplaner följs upp i den interna kvalitetsuppföljningen genom stickprov två gånger om året. Resultatet av uppföljningen utifrån mål för sociala insatser i genomförandeplanerna redovisas på nämnd. Södermöre kommundelnämnd vill möjliggöra fortsatt satsning på genomförandeplaner och därmed avsätter 80 tkr till insatsen Hemtjänst En analys av verksamheten har gjorts och resulterat i ett beslut om gemensam planering och samordning för hemtjänsten i Södermöre kommundelsförvaltning. Hemtjänsten kommer från och med hösten 2017 att samordnas av en och samma person, vilket kommer att ge en helhetsbild av hemtjänstens omsorgstagare och en möjlighet att kunna använda resurserna på bästa sätt. Målet är att se samordningsvinster och på så sätt kunna reducera restid mellan omsorgstagare. En fortsatt översyn av hemtjänstens organisation behövs för en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet. Nämnden avsätter 50 tkr för år Beslut Södermöre kommundelsnämnd beslutar att fastställa omsorgspolitiskt program 2018.

95 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 65 Missiv- Remiss angående evenemangsstrategi för Kalmar Dnr SKDN 2017/0152 Handlingar Förvaltningskontorets skrivelse Bakgrund 2013 beslutades ett program för idrottsturism med syfte och mål att utveckla fler idrottsevenemang och därmed öka den idrottsturistiska omsättningen. Arbetet har bl.a. gett ökade intäkter till näringslivet, skapat nya arbetstillfällen, inneburit stor medieexponering - lokalt, nationellt och internationellt. Strategin kring idrottsturismen ingår nu som en del av evenemangsstrategin och som hanterar alla olika typer av evenemang. Det nya strategidokumentet innefattar vision och syfte, verktyg för värdering och urval, organisation och ansvarsfördelning samt uppföljning. Många verksamheter inom Kalmar kommun och dess bolag samverkar runt evenemangen. Destination Kalmar och kommunens styrgrupp för evenemang vill därför ha in synpunkter på strategin innan den lyfts upp för beslut i kommunfullmäktige. Södermöre kommundelsnämnd tycker det är bra att det föreslås en strategi för evenemang i Kalmar kommun. Södermöre kommundelsnämnd tycker strategin är tydlig men vill att strategin förtydligar landsbygdsperspektivet. Flera av evenemangen på landsbygden går in i strategins evenemangspyramid nivå 1 och 2. Enligt beskrivningen i strategin ska dessa i första hand hanteras av kultur och fritidsförvaltningen. Södermöre kommundelsnämnd vill upplysa om att de tre biblioteken i Södermöre som är aktiva att bjuda in till olika evenemang, ligger under Södermöre kommundelsförvaltnings ansvar. Det bör tydliggöras i strategin och därmed bör även Södermöre kommundelsförvaltnings roll beskrivas. För att strategin ska vara förankrad och täcka landsbygden bör den i strategin beskrivna styrgruppen och Södermöre kommundelsförvaltning samt landsbygdsutvecklaren ha avstämning en till två gånger per år eller efter behov för att säkerställa att evenemang inom Södermöre kommundel och även landsbygden i övrigt i Kalmar kommun, synliggörs. Beslut Södermöre kommundelsnämnd beslutar att godta förvaltningskontorets svar på remissen angående evenemangsstrategi för Kalmar med följande tillägg: - Förtydligande bör göras i strategin gällande när det rör Kalmar stad eller Kalmar kommun. - Stategin bör kopplas till det kulturpolitiska programmet. - Ändra frekvensen av avstämning i styrgruppen från 1-2 gånger per år till några gånger per år.

96 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 66 Informationsärenden a) Måltidsobservationer Dietist Annika Wahlqvist informerar om måltidsobservationer gjorda på äldreomsorgsboenden i Södermöre kommundel. Resultatet visar bra resultat men det finns områden som behöver förbättras ute i verksamheten. b) Genomförandeplaner Nyblivna specialistundersköterskorna Paula Jacobsson och Ing-Britt Pettersson informerar kring sin genomförda utbildning och sitt projektarbete kring genomförandeplaner. Tanken är att de ska besöka äldreomsorgsboenden i Södermöre kommundel och kompetensutveckla övrig personal kring hur man bör arbeta med genomförandeplaner i verksamheterna. c) Förslag till avgift för transport av avliden Kommunen ansvarar för att den avlidne transporteras till och förvaras i bårhus. Kommunens ansvar upphör när detta skett. Kommunens ansvar kan lösas på två sätt: 1. Kommunen gör överenskommelse med anhöriga att de själva tar över ansvaret och beställer transport till bårhus. 2. Om anhöriga inte vill eller saknas anhöriga ombesörjer kommunen att transport beställs och utförs till bårhus. Kommunen har rätt att enligt bestämmelser om vårdavgifter i 26 hälso- och sjukvårdslagen ta ut avgift i samband med omhändertagande av avlidna. I Kalmar kommun föreslås avgift för transport av avliden till bårhus tas med 1500 kr. Indexreglering av avgiften föreslås enligt taxiindex. Avgiften föreslås gälla ifrån 1 oktober Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

97 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 67 Lägesrapport kommundelsutveckling Kommundelsutvecklare Hanna Ivarsson informerar: Konst runt genomfördes 9-10 september. Samlingsplatsen i år var förlagd i Torsås är det Södermöre kommundels tur och arbete pågår för att hitta lämplig lokal. Lantbruk i Ljungbyholm har ansökt om att bygga ett nytt svinstall hos länsstyrelsen men det kommer dröja ca ett år. En nybyggnation av spannmålsanläggning pågår. Ett mejl har inkommit till kommunen där en invånare önskar sänkt hastighet i Vassmolösa med hänsyn till främst barn och ungas säkerhet. Invånaren har skickat skrivelse till Trafikverket och Länsstyrelsen i Kalmar län. Södermöre kommundelsnämnd ställer sig positiva till invånares förslag till åtgärder. Vid sammanträdet diskuterades fler områden i Södermöre med bristande trafiksäkerhet och förvaltningskontoret arbetar vidare med en övergripande trafiköversikt gällande hela kommundelen. Information ges angående demokrativeckan som hålls vecka 41 i Södermöre kommundel. - 9 oktober, öppet hus med frukost på Södermöre kommundels förvaltningskontor, kl oktober, äldredialog på träffpunkten i Hagby - 11 och 13 oktober, barnpanel på mellanstadiet i Ljungbyholmsskolan - 12 oktober, representanter från Södermöre kommundelsnämnd utanför Allans livs i Vassmolösa oktober, Event södermöre på Södermöreskolan och kommundelssalen i Ljungbyholm. Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

98 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 68 Förvaltningschefen informerar Linda Johansson påbörjade sin anställnings som förskolechef på Ljungbyholms förskola 23 augusti. Maria Nyberg påbörjade sin anställning som enhetschef på Björkhaga i Påryd 11 september. På kommunstyrelsen den 7 juni 2017 beslutades att Kalmar kommun inklusive bolagen ska kranmärkas. Kranmärkning är ett initiativ från Svenskt vatten, där organisationer som märker sig åtar sig att välja bort flaskvatten till förmån för kranvatten. Kranmärkt är inte en certifiering, och kontrolleras därför inte, utan organisationen intygar själv att kranmärkningen följs. Flaskvatten får inte konsumeras på arbetsplatsen under arbetstid, vid möten och konferenser, utbildningar etc. Detta innebär att Kalmar kommun kan marknadsföra sig som en vatten- och klimatsmart kommun! Om tre år ska Kalmar kommun vara en av Sveriges 30 bästa omsorgskommuner. Som en del i denna satsning anordnar Södermöre kommundelsförvaltning en omsorgskväll som riktar sig till alla anställda inom omsorgsverksamheten i Södermöre kommundel. Eftersom omsorgsverksamheten är igång 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan, kan aldrig all personal träffas samtidigt. Av den anledningen är Södermöre kommundels omsorgskväll uppdelad på tre kvällar, 9-11 oktober. Frukostmöten i kommunhuset är inplanerade 9 oktober och 6 december. Alla anställda och boenden i kommundelen är välkomna. Södermöres guldstund kommer att äga rum efter nämndsmöte i januari. Även i år utses årets företagare, årets eldsjälspris, årets personalpris. Även personal som varit anställda 25 år i kommunen uppmärksammas. Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

99 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 69 Rapporter från olika demokratiska mötesformer 12 september hölls lokalt pensionärsråd i Halltorp. Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

100 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 70 Kontaktmannaskap Södermöre kommundelsnämnd har flera nya nämndsledamöter och rutinen för kontaktmannaskap gicks igenom för att aktualisera innehållet. Kontaktpolitiker uppmanas till besök på sina tilldelade enheter. Arvode beviljas för fyra besök per år. Varje besök maximeras till fyra timmar. Vid besök dagtid betalas ett grundarvode och max tre timarvoden. För besök som påbörjas efter klockan betalas endast timarvode. Reseersättning betalas om avståndet från den fasta bostaden eller arbetsplatsen inom kommunen till besöket överstiger fem kilometer per enkel resa. Eventuella besök som görs utöver föreskrivet antal ska vara godkända av ordförande för att vara berättigade till arvode. Tjänstgöringsrapport och körjournal lämnas till nämndsekreteraren. Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

101 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 71 Kommande aktiviteter 5 oktober klockan hålls ett samråd för vindkraft i Halltorp mötet äger rum på Stufvenäs. Torsdagen den 12 oktober klockan 19:00 gästar populärhistorikern Christopher O Regan Södermöre med sin föreläsning Försvunnet så som en dröm. Platsen är Södermöreskolans aula i Ljungbyholm. Beslut Södermöre kommundelsnämnd fattar inget beslut med anledning av informationen.

102 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 72 Delegationsbeslut E: 21 Förskolechefs/rektors beslut om att utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling. B: 2 Rektor Södermöreskolan, beslut anställning augusti. B: 2 Rektor Ljungbyholmsskolan, beslut anställning augusti. Beslut Södermöre kommundelsnämnd godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut.

103 Södermöre kommundelsnämnd PROTOKOLL Sammanträdesdatum (20) 73 Anmälnings- och kännedomsärenden Centrala samverkansgruppens protokoll Centrala samverkansgruppens protokoll Avslutat ärende skolinspektionen Avslutat ärende IVO Beslut Informationen om anmälnings- och kännedomsärenden noteras i protokollet.

104 Handläggare Datum Ärendebeteckning Peter Sunnanek BUN 2017/0779 Tfn Pär Israelsson Destination Kalmar AB Evenemangsstrategi för Kalmar - remissvar Bakgrund 2013 beslutades ett program för idrottsturism med syfte och mål att utveckla fler idrottsevenemang och därmed öka den idrottsturistiska omsättningen. Arbetet har bl.a. gett ökade intäkter till näringslivet, skapat nya arbetstillfällen, inneburit stor medieexponering - lokalt, nationellt och internationellt. Strategin kring idrottsturismen ingår nu som en del av evenemangsstrategin och som hanterar alla olika typer av evenemang. Det nya strategidokumentet innefattar vision och syfte, verktyg för värdering och urval, organisation och ansvarsfördelning samt uppföljning. Många verksamheter inom Kalmar kommun och dess bolag samverkar runt evenemangen. Destination Kalmar och kommunens styrgrupp för evenemang vill därför ha in synpunkter från respektive nämnd på strategin innan den lyfts upp för beslut i kommunfullmäktige. Kommentar I evenemangsstrategin står att Kalmar kommun ska aktivt arbeta för att samordna kommuns resurser på ett så effektivt sätt som möjligt. Självklart ska barnoch ungdomsnämnden medverka efter förmåga. Det kan handla om: Upplåtande av skollokaler för övernattning i samband med evenemang (om det inte inkräktar på kärnuppdraget). Upplåtande av skollokaler för genomförande av evenemang, t.ex. gymnastiksalar/idrottshallar (om det inte inkräktar på kärnuppdraget). Att förskolor och grundskolor under evenemangen anknyter till evenemanget i det dagliga arbetet (något som redan sker under Pride-veckan). Destination Kalmar kan vara mera synliga på våra förskolor/skolor i samband med evenemangen för att barnen/eleverna ska kunna bidra och känna sig delaktiga. Barn- och ungdomsförvaltningen Förvaltningskontoret Adress Box 951, KALMAR Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Peter.Sunnanek@kalmar.se

105 BUN 2017/ (2) Beslut Barn- och ungdomsnämndens presidium beslutade vid möte den 4 oktober 2017 att ställa sig positiv till evenemangsstrategin för Kalmar med ovan beskrivna kommentarer. Lasse Johansson Ordförande barn- och ungdomsnämnden Peter Sunnanek Planeringssekreterare Bilaga: Barn- och ungdomsnämndens beslut , 75, om att uppdra åt presidiet att besvara remissen angående evenemangsstrategi för Kalmar.

106 UTDRAG 1 (1) Sammanträdesdatum Barn- och ungdomsnämnden 75 Remiss angående evenemangsstrategi för Kalmar Dnr BUN 2017/0779 Handlingar - Destination Kalmar AB:s remiss angående evenemangsstrategi för Kalmar. Bakgrund 2013 beslutades ett program för idrottsturism med syfte och mål att utveckla fler idrottsevenemang och därmed öka den idrottsturistiska omsättningen. Arbetet har bl.a. gett ökade intäkter till näringslivet, skapat nya arbetstillfällen, inneburit stor medieexponering - lokalt, nationellt och internationellt. Strategin kring idrottsturismen ingår nu som en del av evenemangsstrategin som hanterar alla olika typer av evenemang. Det nya strategidokumentet innefattar vision och syfte, verktyg för värdering och urval, organisation och ansvarsfördelning samt uppföljning. Många verksamheter inom Kalmar kommun och dess bolag samverkar runt evenemangen. Destination Kalmar och kommunens styrgrupp för evenemang vill därför senast den 6 oktober ha in synpunkter på strategin innan den lyfts upp för beslut i kommunfullmäktige. Beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att uppdra åt presidiet att besvara remissen angående evenemangsstrategi för Kalmar. Sekreterare Iréne Jonsson Justeras Lasse Johansson Ordförande Helena Olsson

107 PROTOKOLL 1 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Tid Måndagen den 18 september, kl Plats Barn- och ungdomsförvaltningens sammanträdesrum Närvarande Mats Linde, förvaltningschef Emad Soukiyh, administrativ chef Per Fryxell, Lärarförbundet Pia Ihse, Lärarförbundet skolledare Lars Selin, Lärarnas Riksförbund Malin Komstedt, Lärarnas Riksförbund Sofie Andersson, Vision Camilla Ekman, Kommunal Ulf Nilsson, Sveriges Skolledarförbund Underskrifter... Iréne Jonsson, sekreterare... Mats Linde, ordförande... Pia Ihse, justerare 1 Godkännande av dagordning Utsänd kallelse, jämte två övriga frågor, godkänns som dagordning för sammanträdet. 2 Föregående protokoll Centrala samverkansgruppen har inga synpunkter på protokollet från den 21 augusti 2017.

108 PROTOKOLL 2 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Arbetsmiljö Enhetschef Ylva Gorton informerar: - Regeringen har beslutat att inrätta en ny myndighet för arbetsmiljökunskap. Myndigheten ska placeras i Gävle och inleda sin verksamhet den 1 juni Den nya myndigheten får i uppdrag att sammanställa och tillgängliggöra kunskap om arbetsmiljö samt kommunicera denna på ett målgruppsanpassat sätt. Syftet är att stödja det praktiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatserna. Myndigheten ska även utvärdera och analysera arbetsmiljöpolitiken och stödja regeringen i det internationella arbetsmiljöarbetet. Myndigheten ska också arbeta med frågor som rör företagshälsovård. - Regeringen har i lagrådsremiss Förstärkt rehabilitering för återgång i arbete lämnat förslag som syftar till att stärka individers möjligheter till rehabilitering för att därigenom öka förutsättningarna för återgång i arbete efter en sjukperiod. Det föreslås att arbetsgivaren, om det kan antas att den försäkrades arbetsförmåga kommer att vara nedsatt på grund av sjukdom under minst 60 dagar, ska ha upprättat en plan för återgång i arbete senast den dag när arbetsförmågan har varit nedsatt under 30 dagar. Den gällande bestämmelsen att den försäkrade, om Försäkringskassan begär det, ska lämna in ett utlåtande från sin arbetsgivare föreslås tas bort. Försäkringskassan bör i ökad utsträckning följa upp arbetsgivarens planer och åtgärder inom ramen för gällande tillsynsansvar för rehabiliteringsverksamheten. Förslagen föreslås träda ikraft den 1 juli Ann-Charlotte Lotta Strid är RTW-koordinator på arbetsmiljöenheten (RTW=return to work). Lotta presenterar sig och informerar om sina arbetsuppgifter som RTW-koordinator. Exempel på arbetsuppgifter: - Stöd till HR, chefer och medarbetare med inriktning på en aktiv/tidig arbetslivsinriktad rehabiliteringsprocess så att återgång i arbete stimuleras. - Stödja medarbetaren i tidig kontakt med arbetsgivare, Försäkringskassa, hälsooch sjukvård m.m. - Samverka externt genom att vara samarbetspartner och kontaktperson för aktörer som hälso- och sjukvården, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen m.fl. så att de tidigt kan komma i kontakt med arbetsgivaren. - Följa och analysera verksamhetens sjukskrivningsstatistik tillsammans med arbetsgivaren. Arbetsmiljöingenjör Monica Gullberg Wiklund informerar om att bl.a. rutinen Samordningsansvar för arbetsmiljöarbetet håller på att uppdateras. En checklista kommer att kopplas till rutinen. Tillbud och arbetsskador maj-augusti redovisas. Ett nytt system för att rapportera tillbud och arbetsskador undersöks.

109 PROTOKOLL 3 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Frisknärvaro- och sjukfrånvarostatistik HR-specialist Ann Gustafsson informerar om frisknärvaro- och sjukfrånvarostatistiken för barn- och ungdomsförvaltningen. T.o.m. juli är frisknärvaron 39,2 % och sjukfrånvaron 6,31 %. För juli månad är sjukfrånvaron 3,6 %. 5 Funktionsbeskrivning lärarassistent Utifrån ett ökat behov av gemensam befattning för en annan yrkesgrupp i klassrummet har funktionsbeskrivning för lärarassistent arbetats fram. Centrala samverkansgruppen diskuterar framtaget förslag på funktionsbeskrivning för yrkesgruppen. Ärendet återkommer för samråd före beslut på centrala samverkansgruppens sammanträde den 16 oktober Titlar Före sommaren 2017 fanns ca 70 olika befattningar inom barn- och ungdomsförvaltningen. HR-specialist Carina Petersson informerar om att det av olika anledningar, t.ex. registervård, eventuell övertalighet och löneöversyn finns behov av att minska antalet befattningar. Främst är det vid nyanställningar som förskolechef/rektor ska ha färre befattningar att välja bland. Följande befattningar ska hädanefter användas. Grundskola: Förskola: Lärare tidigare år Förskollärare Lärare senare år Barnskötare Lärare praktiskt/estetiskt Barnassistent Fritidspedagog Dagbarnvårdare Modersmålslärare Förskollärare obehörig Fritidsledare Skolvärd Särskola: Lärarassistent Särskollärare L/M trän Studie- och yrkesvägledare Särskollärare L/M Grund Lärare utan examen Pedagogisk assistent

110 PROTOKOLL 4 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Elevhälsa: Speciallärare Specialpedagog Skolläkare Skolsköterska Talpedagog Hörselpedagog Psykolog Kurator Socialpedagog Ledning och administration: Förvaltningschef Rektor Förskolechef Administrativ chef Rektor Biträdande Förskolechef Biträdande Ekonom Förvaltningskamrer Jurist Planeringssekreterare Verksamhetsutvecklare Kanslisekreterare Systemförvaltare Skolsekreterare Vaktmästare Bibliotekarie Biblioteksassistent IT-pedagog 7 Sammanträdestider för centrala samverkansgruppen 2018 Förslag till sammanträdestider för centrala samverkansgruppen 2018: Januari 22 Februari 12 Mars 19 April 16 Maj 14 Juni 11 Juli -- Augusti 27 September 17 Oktober 15 November 19 December 10 Samtliga sammanträden äger rum måndagar klockan

111 PROTOKOLL 5 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Beslut Förvaltningschef Mats Linde beslutar att fastställa centrala samverkansgruppens sammanträdestider för Arbetstagarrepresentanterna har inget att invända mot förvaltningschefens beslut. 8 Yttrande över remiss Förebyggande insatser mot våldsbejakande extremism - Handlingsplan Barn och ungdomsnämnden är remissinstans att yttra sig kring kommunstyrelsens förslag på Förebyggande insatser mot våldsbejakande extremism - Handlingsplan. Föreslagen handlingsplan utgår från rekommendationer som Nationella samordnaren mot våldsbejakande extremism samt Sveriges kommuner och landsting föreslagit och innehåller insatser på tre tydliggjorda förebyggande preventionsnivåer; generella, specifika samt individinriktade insatser. Handlingsplanen trycker även på vikten av stärkt samverkan i befintliga strukturer samt samverkan med civilsamhällets aktörer. Genusperspektivets betydelse ska beaktas och insatserna kan komma att anpassas utifrån kön. Förvaltningskontoret har tagit fram förslag till yttrande över remissen. Förvaltningskontorets förslag till beslut i barn- och ungdomsnämnden: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att överlämna yttrandet till kommunstyrelsen. Arbetstagarrepresentanterna har inget att invända mot förslaget. 9 Remiss angående evenemangsstrategi för Kalmar 2013 beslutades ett program för idrottsturism med syfte och mål att utveckla fler idrottsevenemang och därmed öka den idrottsturistiska omsättningen. Arbetet har bl.a. gett ökade intäkter till näringslivet, skapat nya arbetstillfällen, inneburit stor medieexponering - lokalt, nationellt och internationellt. Strategin kring idrottsturismen ingår nu som en del av evenemangsstrategin som hanterar alla olika typer av evenemang. Det nya strategidokumentet innefattar vision och syfte, verktyg för värdering och urval, organisation och ansvarsfördelning samt uppföljning. Många verksamheter inom Kalmar kommun och dess bolag samverkar runt evenemangen. Destination Kalmar och kommunens styrgrupp för evenemang vill därför senast den 6 oktober ha in synpunkter på strategin innan den lyfts upp för beslut i kommunfullmäktige.

112 PROTOKOLL 6 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Förvaltningskontorets förslag till beslut i barn- och ungdomsnämnden: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att uppdra åt presidiet att besvara remissen angående evenemangsstrategi för Kalmar. Arbetstagarrepresentanterna har inget att invända mot förslaget. 10 Bidrag till fristående verksamhet Förskolan Undringen AB Barn- och ungdomsnämnden ska fatta ett särskilt beslut om bidrag för varje fristående huvudman i vilken barn- och ungdomsnämnden har elever, vilket Förskolan Undringen AB har fr.o.m. hösten Bidraget ska beräknas efter samma grunder som kommunen tillämpar vid fördelning av resurser till den egna verksamheten av motsvarande slag. Enheten tar själv in sina egna barnomsorgsavgifter. Antal barn och elever mäts varje månad och bidraget som betalas ut månadsvis grundar sig på aktuellt uppmätt antal barn och elever för samma månad. För skolan grundas julibidraget på antal elever i augusti. För förskola och fritidshem grundas julibidraget på antal barn i juli. En preliminär utbetalning baserad på junimätningen görs och beloppen justeras sedan i augusti. Förvaltningschefen fattar beslut om tilläggsbelopp på delegation av barn- och ungdomsnämnden dagen efter nämndbeslutet om budget 2017 den 16 november Förvaltningskontorets förslag till beslut i barn- och ungdomsnämnden: Barn- och ungdomsnämnden beslutar - att fastställa bidragsbeloppen för Förskolan Undringen AB till följande: - Grundbelopp kr per barn och år Momskompensation 6 % på utbetalt belopp - att det totala bidragsbeloppet för 2017 förändrar sig relativt avseende antal barn och vistelsetid - att bidragsbeloppen ändras i förhållande till de eventuella justeringar i budgetbeloppen som kommunfullmäktige beslutar om Arbetstagarrepresentanterna har inget att invända mot förslaget. 11 Delårsuppföljning och prognos augusti 2017 Planeringssekreterare Katarina Sandberg informerar om uppfyllelsen av nämndens mål efter tertial 2.

113 PROTOKOLL 7 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Sammanfattning: Av totalt 18 mål bedöms 2 mål vara uppfyllda, 8 mål bedöms ha positiv trend och resterande 8 mål bedöms ha oförändrad eller negativ trend. Av de 8 mål som utvärderats till oförändrad eller negativ utveckling, så bedöms 3 av dessa att vara oförändrade och på 5 av målen ses negativ utveckling. Den negativa utvecklingen gäller bästa skolkommun, meritvärde i åk 6 och åk 9, fullständiga betyg i åk 6 och sjukfrånvaro. De uppfyllda målen är Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt samt måluppfyllelsen i åk 3 på nationella prov. 12 Funktionsbeskrivning för personal i barnomsorg på kvällar, nätter och helger I samråd med Kommunal och Lärarförbundet har funktionsbeskrivning för personal i barnomsorg på kvällar, nätter och helger tagits fram. Ärendet återkommer för samråd före beslut på centrala samverkansgruppens sammanträde den 16 oktober Uppföljning av svar på skolinspektionens identifierade utvecklingsområde; mottagande av nyanlända elever I oktober 2016 genomförde skolinspektionen en kvalitetsgranskning av mottagandet av nyanlända elever i Kalmar kommun. I beslutet bedömer skolinspektionen sammanfattningsvis att Kalmar kommuns arbete med mottagande av nyanlända elever är av god kvalitet. Ett utvecklingsområde identifierades dock: Huvudmannen behöver se till att inledande bedömningar av de nyanlända elevernas kunskaper utgör individuella underlag för planering av elevernas utbildning. De resultat som framkommer i de inledande bedömningarna behöver användas bättre för att planera undervisning så att beslut om studiehandledning kan fattas efter behov. Barn- och ungdomsnämnden beslutade vid sitt sammanträde i januari 2017 att till skolinspektionen överlämna de åtgärder som har vidtagits, och de åtgärder som planeras att vidtas, för att förbättra det område som identifierats som utvecklingsområde. Senast den 14 november 2017 ska sedan huvudmannen redovisa vidtagna åtgärder samt resultat av de vidtagna åtgärderna. Planeringssekreterare Peter Sunnanek informerar om framtaget förslag till beslut i barn- och ungdomsnämnden. Barn- och ungdomsnämnden föreslås fatta beslut i ärendet vid sitt sammanträde den 18 oktober 2017.

114 PROTOKOLL 8 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Revidering av barn- och ungdomsnämndens delegationsordning Planeringssekreterare Peter Sunnanek informerar om framtaget förslag på revidering av barn- och ungdomsnämndens delegationsordning. Barn- och ungdomsnämnden föreslås fatta beslut i ärendet vid sitt sammanträde den 18 oktober Alternativ vikariepool På centrala samverkansgruppens sammanträde i juni 2017 informerades om att diskussioner förs med ett rekryterings- och bemanningsföretag om ett eventuellt samarbete avseende vikariepool. Vid dagens sammanträde informerar administrativ chef Emad Soukiyh om att samarbetet avseende vikariepoolen inte kommer att genomföras eftersom intresset bland förskolechefer/rektorer var för lågt. 16 Statsbidrag för ökad jämlikhet - mobilt elevhälsoteam Statsbidraget för ökad jämlikhet ska gå till insatser för att öka andelen elever som blir behöriga till gymnasieskolans nationella program. Kalmar kommuns bidragsram är tkr. Följande insatser kommer Kalmar kommun att söka statsbidrag för: Matematik delux 250 tkr Förstärkningslärare 2, tkr Kompetensutveckling 250 tkr Mobilt elevhälsoteam tkr Utvecklingslärare i matematik tkr Engelska delux 250 tkr Mobilt elevhälsoteam Administrativ chef Emad Soukiyh informerar om satsningen gällande förstärkning av elevhälsan i form av mobilt elevhälsoteam: Under vissa perioder och i samband med större ärenden kan lokala elevhälsan på enskilda enheter behöva förstärkas för att än snabbare skapa större trygghet och undanröja hinder för lärandet. För att möjliggöra sådan förstärkning kommer förvaltningen att frigöra resurser som används mer flexibelt. Dessa resurser kommer att samlas i ett mobilt elevhälsoteam. Teamet ska bestå av minst fyra halvtider. Funktionerna specialpedagog, kurator, skolsköterska och psykolog ska ingå. Elevhälsoteamets huvuduppdrag är att tillfälligt förstärka lokal barnhälsa/elevhälsa på enskilda enheter och tillsammans arbeta aktivt i barn- eller elevgrupp och även på

115 PROTOKOLL 9 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum individnivå. Teamet kan också, utifrån specialkompetensen inom gruppen, handleda och genomföra kompetensutvecklingsinsatser på enheter. Handledning och kompetensutveckling ska i första hand ske på enheten. Inom uppdraget ska teamet särskilt uppmärksamma hemmasittare och familjehemsplacerade barns skolgång. Insatser på enheter påbörjas under första kvartalet Rekrytering av utvecklingslärare Under hösten kommer ett antal utvecklingslärare att rekryteras. Förvaltningen kommer att använda sig av samma tillvägagångssätt som tidigare. 18 Beslut om disponering av förvaltningschefens strategiska medel - Projekt Den fysiska arbetsmiljön Projektet Den fysiska arbetsmiljön - Standardarbetsplats samt standardarbetsrum syftar till att förbättra arbetsplatserna för lärare inom barn- och ungdomsförvaltningen. Förvaltningschefen har för avsikt att disponera medel årligen från 2018 till och med 2020 till projektet. Ärendet återkommer för samråd före beslut på centrala samverkansgruppens sammanträde den 16 oktober Beslut om förvaltningschefens strategiska medel 2017 och ,25 tjänst biträdande förskolechef centralt Den nya enheten Förskolan Vimpeltorpet börjar som en del av Förskolan Trollet. Uppbyggnaden av husen Förskolan Snurrom och Kapten Karlssons förskola görs i enheten Förskolan Trollets regi t.o.m. vt Fr.o.m. den 1 juli 2018 är Förskolan Vimpeltorpet en egen enhet. Under uppbyggnadstiden tjänstgör Annika Wirefeldt som biträdande förskolechef på Förskolan Trollet. Förvaltningschefen har för avsikt att disponera medel perioden fr.o.m t.o.m för att hantera kostnader i samband med utökad tjänst av biträdande förskolechef i samband med uppbyggnaden av två nya förskolor. Ärendet återkommer för samråd före beslut på centrala samverkansgruppens sammanträde den 16 oktober 2017.

116 PROTOKOLL 10 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum Förvaltningschefens gemensamma utvecklingsområden 2018 Förvaltningschef Mats Linde informerar om förslag till förvaltningschefens gemensamma utvecklingsområden Ärendet återkommer för information på centrala samverkansgruppens sammanträde den 16 oktober Ämnesgrupper/pedagogiska utvecklingsgrupper vt 2018 Förslag till mötesfrekvens för ämnesgrupper i skolan och förskolan samt för pedagogisk utvecklingsgrupp i förskoleklass och fritidshem för vt 2018 har tagits fram. Ärendet återkommer för samråd före beslut på centrala samverkansgruppens sammanträde den 16 oktober Personalnytt, organisations- och lokalförändringar - Rekryteringen av förskolechef för Förskolan Rinkabyholm, förskolechef för Förskolan Kroggärdet samt förskolechef för förskolan Djurängen är inne i sitt slutskede. - Rekrytering av förskolechef för Förskolan Ögonstenen måste genomföras eftersom nuvarande förskolechef slutar den 30 november Förskolan Vallmon - Byggstart vecka 40/ Tre förskolor; Karlssons Äng, Milstenen i Lindsdal och ny förskola i Norrliden centrum, kommer med största sannolikhet att upphandlas via gemensamt anbudsförfarande. - Djurängsskolan - Planerat anbudsförfarande i november och behandling i planutskottet i december Övriga frågor a) Anställningsbeslut Lärarförbundet påminner om att kopia på anställningsbeslut ska skickas till facklig organisation.

117 PROTOKOLL 11 (11) Barn- och ungdomsförvaltningen Centrala samverkansgruppen Sammanträdesdatum b) Utvärdering koncentrerad administration Utifrån fråga från Lärarnas Riksförbund meddelar arbetsgivaren att frågan om utvärdering av koncentrerad administration, i syfte att hitta förbättringsområden, ligger hos berörd chef för organisationen.

118 Inkomna anmälningar om kränkande behandling Information till barn- och ungdomsnämnd/presidium oktober 2017 Inkommen till huvudmannen Förskola/skola Händelse Typ av kränkning Personer som anges delaktiga Dnr Datum för händelsen Utredning påbörjats Ärendet avslutat Esplanadskolan Kränkande behandling Verbal Elever Esplanadskolan Kränkande behandling Fysisk Elever Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Verbal Barn Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk Elever Trekantenskolan Kränkande behandling Fysisk Elever Ht 17: Esplanadskolan Kränkande behandling Fysisk Elever/personal Falkenbergsskolan Kränkande behandling Verbal Elever Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Fysisk Barn Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Fysisk Barn Förskolan Trollet Kränkande behandling Verbal/fysisk Personal Lindöskolan Kränkande behandling/trakasserier Via sociala medier Barn 2017/ Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Verbal Barn Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk Barn Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk Barn Kalmarsundsskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk Barn Dörbyskolan Trakasserier Verbal Elever 2017/ Dörbyskolan Kränkande behandling Fysisk Elever 2017/ Dörbyskolan Kränkande behandling Verbal Elever/personal 2017/ Dörbyskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk 2017/ Falkenbergsskolan Kränkande behandling Via sociala medier Falkenbergsskolan Kränkande behandling Verbal/via sociala medier Elever Barkestorpsskolan Kränkande behandling Verbal Elever Djurängsskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk Elever/personal Trekantenskolan Kränkande behandling Verbal Elever Ht 17: Trekantenskolan Kränkande behandling Verbal/fysisk Elever Ht 17: Trekantenskolan Kränkande behandling Psykisk Ht 17: Adress Box 951, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55, plan 5 Tel vx Fax barnungdom@kalmar.se