LOVISA STAD. Utvärderingsberättelse Lovisa stads revisionsnämnd

LOVISA STAD Utvärderingsberättelse 2016 Lovisa stads revisionsnämnd 17.5.2017 1

Innehållsförteckning 1 NÄMNDENS VERKSAMHET... 3 a) Uppgifter, verksamhetens syfte och målsättningar... 3 b) Revisionsnämndens sammansättning och verksamhetsformer... 3 c) Revision... 4 2 UTVÄRDERING AV ÅTGÄRDER UTFÖRDA MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSER FÖR TIDIGARE ÅR... 5 3 UTVÄRDERING AV HUR MÅLEN UPPNÅTTS... 6 a) Strategiska mål... 6 b) Utfallet av de ekonomiska målen och det allmänna läget för stadens ekonomi... 6 4 PERSONALEN... 13 5 UTFALLET AV MÅLEN SOM STÄLLTS UPP FÖR KOMMUNKONCERNEN... 15 6 ÖVRIGA OBSERVATIONER... 16 7 SAMMANDRAG... 18 8 UNDERSKRIFTER... 20 BILAGA TABELL FÖR UTVECKLINGSOBJEKT 2

1 NÄMNDENS VERKSAMHET a) Uppgifter, verksamhetens syfte och målsättningar Enligt 121 i den nya kommunallagen ska revisionsnämnden 1) bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om 2) bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i kommunen och kommunkoncernen och huruvida verksamheten är ordnad på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt 3) bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens tillräcklighet, om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning 4) se till att granskningen av kommunen och dess dottersammanslutningar samordnas 5) övervaka att skyldigheten enligt 84 att redogöra för bindningar iakttas och tillkännage redogörelserna för fullmäktige 6) för kommunstyrelsen bereda ett förslag till bestämmelser om nämndens uppgifter i förvaltningsstadgan samt till budget för utvärderingen och granskningen. Revisionsnämnden gör upp en utvärderingsplan och lämnar för varje år fullmäktige en utvärderingsberättelse som innehåller resultaten av utvärderingen. b) Revisionsnämndens sammansättning och verksamhetsformer De av stadsfullmäktige 13.4.2016 utsedda ledamöterna och deras ersättare i revisionsnämnden är: Ordinarie ledamöter Personliga ersättare Pertti Lohenoja, ordförande SDP Jaakko Isotalo SDP Tapani Huuhtanen, vice ordförande Saml Rainer Santapukki Saml Päivi Melamies, vice ordf. fr.o.m. 14.9 Berndt Gustaf Schauman SFP Tony Granström SFP Raili Äijö SFP Mona Antas SFP Auli Lehto-Tähtinen SDP Kielo Kallio-Taponen SDP Mari Ståhls Saml Lisbeth Konttinen Saml Immo Stenberg Sannf Veli-Matti Mettinen Sannf OFR-revisorn har enligt nämndens beslut varit revisionsnämndens sekreterare. Revisionsnämnden sammanträdde tio gånger i anknytning till revisionen och utvärderingen för 2016; fyra gånger 2016 och resten under våren 2017. I sitt arbete har revisionsnämnden hört tjänsteinnehavare, tagit del av olike centralers verksamhet och gjort ett utvärderingsbesök till Tessjö skola, då revisionsnämnden fick höra om verksamheten båda skolorna i Tessjö. Dessutom har revisionsnämnden tagit del av förvaltningsorganens protokoll, budgeterna för 2016 och 2017, ekonomiplanen för 2017 2019 samt bokslutet och verksamhetsberättelsen för 2016. Då revisionsnämnden slutfört sitt arbetsprogram framlägger revisionsnämnden utvärderingsberättelsen för 2016 hos stadsfullmäktige. 3

c) Revision Lovisa stads revisor för 2016 var BDO Audiator Ab med OFR Krister Rehn som ansvarig revisor. Revisorn har rapporterat revisionsnämnden om hur granskningsplanen genomförts. Revisorn har tilldelat revisionsnämnden en mellanrapport om granskningar som utförts under revisionsperioden, revisionsberättelsen och slutrapporten för revisionen. Granskningarnas resultat har även rapporterats till stadens ledning. 4

2 UTVÄRDERING AV ÅTGÄRDER UTFÖRDA MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSER FÖR TIDIGARE ÅR Centralerna har lämnat sina bemötanden till observationerna som framkom i utvärderingsberättelsen för 2015. Revisionsnämnden konstaterar att svaren i regel var tillräckliga. Till den del som i denna utvärderingsberättelse inte separat nämns, framför revisionsnämnden som sin åsikt att stadsstyrelsen och nämnderna i huvudsak vidtagit tillbörliga åtgärder i enlighet med rekommendationerna i utvärderingsberättelserna för tidigare år. Revisionsnämnden anser det vara viktigt att tabellen för utvecklingsobjekt som utgör en del av utvärderingsberättelsen även i fortsättningen används som ett arbetsredskap för effektiveringen av stadens ledande och att framskridningen rapporteras i delårsrapporterna och verksamhetsberättelsen. För att vidare utveckla stadens och koncernens resultatrikhet och målstyrning fäster revisionsnämnden dock särskild uppmärksamhet vid följande faktorer som förts fram under tidigare år: Från och med 1.6.2015 är kommunstrategin en lagstadgad handling. Den gällande kommunallagen förutsätter i praktiken att de mål som innefattas i budgeten ska harmonisera med strategin och i mån av möjlighet också kunna härledas ur den. Revisionsnämnden uppmanar lika som året innan stadsstyrelsen och centralerna att ännu klarare anknyta sina årliga budgetmål till stadens strategi och att en årlig analys av strategiutfallet innefattas i den allmänna delen av bokslutet. Stadsfullmäktige godkände den nya strategin i december 2016. Till strategin har det i praktiken kopplats olika program som preciserar den. Revisionsnämnden anser det vara viktigt att även dessa program uppdateras systematiskt i enlighet med fattade beslut. Revisionsnämnden konstaterar att man fortsättningsvis ska ägna uppmärksamhet åt uppställningen av mål och deras mätbarhet så att de uppställda målen ska vara så konkreta, koncisa och mätbara som möjligt och dessutom ska de beskriva kärnfunktionerna och kunna härledas ur strategin. Uppnåendet av uppställda mål ska konsekvent rapporteras i verksamhetsberättelsen. Den fusionering av flera dottersammanslutningar som var ett mål i budgeten för 2016 förverkligades budgetenligt. Revisionsnämnden framför som sin slutledning att detta utgör ett viktigt steg mot förbättring och förenhetligande av koncernstyrningen och koncernövervakningen. Trots att det under året förekommit några brister i den direktivenliga koncernövervakningen, framför revisionsnämnden ändå som sin åsikt att staden vidtagit tillbörliga åtgärder för att förbättra saken. Särskild uppmärksamhet ska dock ägnas åt föreskrifterna i den förnyade kommunallagen om beviljande av borgen. För denna del har det under året förekommit brister som kräver korrigerande åtgärder av staden, i och med att Lovisa stad har beviljat en betydande borgen åt en av sina dottersammanslutningar utan lagenliga motsäkerheter. (Tabellen för utvecklingsobjekt 2016/1) Revisionsnämnden konstaterar även i år att Affärsverket Lovisa Vatten juridiskt hör under staden. Premissen är att staden ska aktivt styra och övervaka vattenaffärsverket. Revisionsnämnden anser fortfarande att det är behövligt att stadens fastigheter och enskilda lägenheter i stadens ägo genomgår omfattande kartläggning av skicket och att en fastighetsstrategi upprättas för att ha kontroll över reparationsskulden och investeringsbehovet. Rapporten som anknyter till direktörsavtalet och som ska lämnas hos stadsstyrelsen har för 2016 del inte getts. 5

3 UTVÄRDERING AV HUR MÅLEN UPPNÅTTS a) Strategiska mål Stadsfullmäktige godkände stadsstrategin under sitt sammanträde 13.6.2012 ( 64). Samtidigt specificerades tyngdpunktsområdena, de strategiska målen, de kritiska faktorerna för framgång och mätarna. De mål som ställdes upp i budgeten har grupperats i strategienliga mål och sålunda kan målen härledas från strategin klarare än tidigare. Vidare har det ur de strategiska målen härletts nyckelmål, vilkas entydighet och mätbarhet det är att rekommendera att man ägnar uppmärksamhet åt. De i strategin angivna kommuninvånar- och kundbelåtenhetsenkäterna som utvärderingsmätare, antalet av och innehållet i responsen, personalenkäterna samt utbudet och utfallet av utbildning har inte i alltför stor omfattning beaktats i utvärderingen av utfallet för målen. (Tabellen för utvecklingsobjekt 2015/13) Revisionsnämnden efterlyser även i år att en årlig analys av strategiutfallet innefattas i den allmänna delen av bokslutet. (Tabellen för utvecklingsobjekt 2015/2) Sammandrag av strategiutfallet Stadens strategi är den högsta handling som styr verksamheten och som ska följas i stadens beslutsfattande. Vad gäller utfallet av de strategiska målen konstaterar revisionsnämnden lika som i utvärderingsberättelserna för 2014 och 2015 att det för att genomföra de strategiska målen krävs allt resultatrikare satsning på att utveckla stadens näringslivsverksamhet och attraktivitet. Stadens ekonomiska utveckling kräver strukturella förändringar och en moderat utgiftsutveckling. Dessutom rekommenderar revisionsnämnden att kund-, personal- och företagarbelåtenhetsenkäterna samt åtgärderna som härletts ur dessa tas till en del av bedömningen av de strategiska och ur strategin härledda nyckelmålen. Enligt revisionsnämnden var befolkningsutvecklingen inte strategienlig. Befolkningsmängden har minskat, och i bokslutet för 2016 var den 15 218 då den i bokslutet för 2015 var 15 480. Detta harmonierar dåligt med målet om befolkningstillväxt i den då gällande strategin, som utgår från att stadens invånarantal 2020 skulle vara 17 000. Posintra Oy har i anknytning till stadens utvecklingsverksamhet varit en central samarbetspartner. Revisionsnämnden har fått veta att samarbetet med Posintra Oy inte baserat sig på ett avtal som stadsstyrelsen har godkänt så som det naturligtvis borde ha varit. Revisionsnämnden framför som sin åsikt att detta utgör en betydande brist inom den interna kontrollen och upprepar att man bör bilda ett centraliserat avtalsregister som omfattar hela staden och att man med hjälp av registret ska förvalta och övervaka avtal man ingått. (Tabellen för utvecklingsobjekt 2016/2) b) Utfallet av de ekonomiska målen och det allmänna läget för stadens ekonomi Stadens ekonomiska läge och resultatbildningen Lovisa stads resultat (inklusive affärsverket) var betydligt bättre än budgeten. Resultatet före bokslutsdispositionerna uppvisar ett överskott på 2,1 miljoner euro och efter bokslutsdispositionerna ett överskott på 0,7 miljoner euro, trots att den ursprungliga budgeten upprättades 1,6 miljoner euro underbalanserad och den ändrade budgeten till och med 2,3 miljoner euro underbalanserad. Enligt bokslutet inverkade på resultatbildningen det att skatteinkomsterna överskred det uppskattade med 2 miljoner euro och att utfallet för köpta tjänster underskred det uppskattade med 2,5 miljoner euro. Minskningen i köpta tjänster sågs framför allt i samkommunen för Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikts överskottsrestitutioner för den specialiserade sjukvården. 6

Revisionsnämnden betonar hur viktig aktuell uppföljning och rapportering är, ända till nämnderna, stadsstyrelsen och stadsfullmäktige. Koncernens överskott var i sin tur 1,7 miljoner euro. Tabell 1 Utfallet av de allmänna målen (källa: Statistikcentralen/nyckeltal för kommunernas ekonomi och verksamhet 2015 och Lovisa stads bokslut 2016). Lovisa stads nyckeltal för 2015 i jämförelse med medeltalen för hela landet och kommunerna i Nyland. Av tidigare perioder har det ackumulerats för staden ett överskott på inalles 17,4 miljoner euro. Enligt ekonomiplanen ackumuleras det under åren 2017 2019 en förlust på inalles 6,9 miljoner euro. Koncernens kumulativa överskott uppgår till 6,2 miljoner euro. 2015 2016 Nyckeltal Hela landet Nyland Lovisa Lovisa Invånarantal 31.12 15 480 15 218 Inkomstskattesats 19,82 18,85 19,75 19,75 Skatteintäkter, /inv. 3 967 4 670 4 253 4 334 Statsandelar, /inv. 1 500 571 1 597 1 720 Årsbidrag, /inv. 348 427 302 503 Årsbidrag, % av avskrivningarna 91 88 114,8 140,0 % av inkomstfinansiering för 56 54 176,2 71,3 investeringarna Likviditet (kassadagar) 36 59 24 22 Lånestock 31.12, /inv. 2 835 2 824 2 078 2 263 Ackumulerat under-/överskott, /inv. 1 735 3 551 1 087 1 141 Relativ skuldsättningsgrad, % 54,8 57 40 39,2 Självförsörjningsgrad, % 60,2 70 58,2 57,0 Koncernens lånestock 31.12, /inv. 5 975 7 414 3 385 3 572 Koncernens ackumulerade över- 1 694 3 165 237 405 /underskott, /inv. Revisionsnämnden betonar det att balansering av ekonomin har varit behövligt med referens till ovan nämnda faktorer, i synnerhet då balansen för ekonomin i enlighet med kommunallagen följs till väsentliga delar upp på koncernnivå. Revisionsnämndens bedömning är att om ekonomin utfaller i enlighet med gällande budget och ekonomiplan så uppkommer det ett kumulativt underskott i koncernen under planperioden. I bokslutet för 2016 uppgår stadens lånestock till inalles 34,4 miljoner euro, vilket är 2,2 miljoner euro mer än året innan. Den budgeterade nettoökningen av lånen uppgick till 8,9 miljoner euro. Vid nuläget uppgår lånen till 2 263 euro per invånare. På koncernnivå har lånen per invånare stigit från 3 385 euro till 3 572 euro. I tabell 2 nedan har man framställt utfallet för de bindande posterna som berör ekonomin enligt budgeten. 7

Tabell 2 Utfallet av resultaträkningens och finansieringskalkylens poster som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige Utfallet av bindande poster (staden, affärsverket inte medräknad) Ursprunglig Ändrad Utfall Avvikelse budget budget Årsbidrag 1 785 721 919 721 6 486 329 5 566 608 Investeringsutgifter 8 295 000 9 215 000 7 093 000-2 122 000 Finansieringsandelarna till 770 000 0 125 000 125 000 investeringsutgifterna Överlåtelseintäkter för 200 000 0 541 332 541 332 bestående aktiva nyttigheter Tillägg för långfristiga lån 9 000 000 9 000 000 9 000 000 0 Avdrag för långfristiga lån -3 730 000-3 730 000-3 430 100 299 900 Låneskötselbidrag 2,0 Investeringar Staden (utan vattenaffärsverket) Ursprungligen hade 8,3 miljoner euro och i den ändrade budgeten 9,2 miljoner euro budgeterats som investeringsutgifter. Utfallet var 7,1 miljoner euro. Graden för genomförda budgeterade investeringar var sålunda skälig och beloppet för ogenomförda investeringar uppgick till 2,1 miljoner euro. Det största enskilda projektet som inte genomfördes var Trålhamnen, för vilken man i budgeten hade reserverat 0,8 miljoner euro. Dessutom uppgick beloppet för ogenomförda eller inte slutförda investeringar för grundtrygghetscentralen till 0,9 miljoner euro. I den ursprungliga budgeten hade en miljon euro budgeterats som investeringsinkomster, och här skedde inga förändringar. Utfallet var 0,7 miljoner euro. Affärsverket Lovisa Vatten Ursprungligen hade 5,1 miljoner euro budgeterats som investeringsutgifter. Budgeten ändrades inte under året. Utfallet var 4,2 miljoner euro. Investeringsinkomsterna hade budgeterats till beloppet 0,7 miljoner euro. Utfallet var 0,4 miljoner euro (statsbidrag). Finansiering Nettoförändringen av stadens (vattenaffärsverket medräknat) lånestock hade ursprungligen budgeterats till 8,9 miljoner euro. Nettoökningen av stadens lånestock uppgick 2016 till 2,2 miljoner euro. Under perioden minskade kassamedlen med 0,4 miljoner euro, då också likviditeten sjönk till 22 dagar. Generellt sett är likviditeten fortfarande på tillräcklig nivå. Utfallet för driftsekonomin I den ursprungliga budgeten hade -89,2 miljoner euro och -91,2 miljoner euro i den ändrade budgeten budgeterats som verksamhetsbidrag för driftsekonomin (driftsekonomins nettokostnader). Utfallet var -87,3 miljoner euro, det vill säga 2,2 miljoner euro bättre än den ursprungliga budgeten. I stadens direktiv för verkställighet av budgeten finns bestämmelser om budgetanslagens bindande grad. Anslagsnivån som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige är för driftsekonomins del det externa verksamhetsbidraget. I tabell 3 nedan har utfallet på den nivå som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige framställts i förhållande till budgeten (det externa verksamhetsbidraget, tusen euro). Av tabellen framgår att inga betydande anslagsöverskridningar förekom för driftsekonomins del. 8

Tabell 3 Utfallet av driftsekonomin (1 000 euro) Anslag 1 000 euro Inkomststater 1 000 euro EXTERN DRIFTSEKONOMIDEL Bind. verkan N B Urspr. budget Budget ändr. Budget efter ändr. Utfall Avvikelse Val N 3 3 0,1 3 Revisionsnämnden N 44 44 44 Stadsfullmäktige N 123 123 111 12 Urspr. budget Stadsstyrelsen N 1 168 57 1 111 1 055 56 1 810-1 300 510 347-163 Allmän förvaltning och koncernförvaltning N 14 158-176 14 334 13 923 411 4 569 4 569 4 547-22 Grundtrygghetscentralen N 54 728-485 55 213 53 832 1 381 8 658 320 8 978 9 534 556 Bildningscentralen N 25 510 243 25 268 24 207 1 061 2 634 2 634 3 046 412 Tekniska centralen N 13 061-624 13 685 13 127 558 1 938 1 938 1 844-94 Utfallet av målen för verksamheten enligt central I budgeten har det per ansvarsområde framställts mål för verksamheten som stadsfullmäktige har godkänt. Ett godkänt mål binder stadens förvaltningsorgan. Budgetändringar gjordes under året. Allmänna förvaltningen och koncernförvaltningen Allmänna förvaltningen och koncernförvaltningen har i huvudsak uppnått sina nyckelmål och hållits inom budgeten. Organisationsreformen är inte ännu heller slutförd, utan det slutliga genomförandet har skjutits upp till 2017. Revisionsnämnden anser att beredningen av ärendet har dragit för mycket ut på tiden. Fusioneringen av bostads- och fastighetsaktiebolag samt stiftelser genomfördes dock i enlighet med målen mot slutet av 2016. Man har inte lyckats nå målen för attraktivitet och konkurrenskraft i och med att befolkningsändringen har varit negativ och ökningen i arbetsplatser har skjutits framåt på grund av att nya företag blivit försenade. Det har framgått att senaste årens betalningar till Posintra Oy inte baserar sig på ett avtal som godkänts av ett behörigt organ, i detta fall stadsstyrelsen. Sålunda förekommer det i alla fall följande väsentliga missförhållanden i samband med frågan: Behörighet har överträtts då Posintra Oy:s räkningar har godkänts. Den årliga avgiften till bolaget har till sin storleksordning varit ca 250 000 euro och enskilda räkningar till sin storleksordning 50 000 euro. Den interna kontrollen har gett vika. Behandlingen motsvarar inte god förvaltningssed. Som förmildrande omständigheter ser revisionsnämnden bland annat att anslag som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige inte har överskridits med anledning av missförhållandet i fråga Posintra Oy har preciserats som ansvarsperson vid många budgetmål som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige. Dessutom har revisionsnämnden fäst uppmärksamhet vid att man under beredningen av skolnätsbeslutet inte tillräckligt tagit ställning till det föreslagna nätets finansieringsaspekter. Detta trots att förslaget till stadsstyrelsen och stadsstyrelsens förslag till stadsfullmäktige inte var kongruenta med sakkunnignämndens det vill säga bildningsnämndens förslag. Revisionsnämndens åsikt är att beredningen var bristfällig. Beredningen ska motiveras och i mån av möjlighet ska alternativa lösningar och deras konsekvenser föras fram. Detta i synnerhet om beredningen och beslutsförslaget avviker från sakkunnigorganets förslag. Budget ändr. Budget efter ändr. Utfall Avvikelse 9

Beredningen av borgensbesluten som fattades under året överensstämde inte till alla delar med den nya kommunallagen och revisionsnämnden utgår att frågan korrigeras i efterhand i och med att det i fallet i fråga rör sig om stadens dottersammanslutning. (Tabellen för utvecklingsobjekt 2016/1) Revisionsnämnden konstaterar på det allmänna planet att det skulle vara oerhört viktigt i förväg säkerställa att beredningen och förslagen till beslut särskilt för stadsstyrelsen och ytterligare till stadsfullmäktige uppfyller kraven i lagen och principerna för god förvaltning. Personalförvaltningen utgjorde ett av utvärderingens tyngdpunktsområden och i samband med den lagstadgade revisionen granskades grunderna för de kilometerersättningar som staden betalat, med fokus på användning av egen bil under den dagliga verksamheten. På grundval av revisorns rapportering framför revisionsnämnden som sin åsikt att det förekommer preciseringsbehov i anvisningarna för och övervakningen av kilometerersättningarna och framför allt tydliga riktlinjer för vem som har rätt att ersatt använda egen bil i den dagliga verksamheten och i vilka fall det lönar sig för staden att anvisa stadens bil eller en leasingbil till den anställdas användning. (Tabellen för utvecklingsobjekt 2016/3) Grundtrygghetscentralen Grundtrygghetscentralens nyckelmål som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige har enligt revisionsnämnden huvudsakligen uppnåtts. Man har kunnat erbjuda kommuninvånarna de lagstadgade tjänsterna. Budgeten ändrades på ett väsentligt sätt vad gäller verksamhetsintäkterna. Verksamhetsintäkterna sänktes till ca 5,6 miljoner euro från det ursprungliga målet. Det externa verksamhetsbidraget utföll dock som över 2 miljoner euro bättre än det budgeterade. Kostnaderna för köp av tjänster underskred det budgeterade med nästan 2 miljoner euro. Orsaken till detta var samkommunen för Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt överskottsrestitutioner och en effektiverad verksamhet inom barnskyddet. Å andra sidan överskreds personalkostnaderna det budgeterade med ca 0,5 miljoner euro. Orsaken var en hembesöksökning som var större än man förutsett och att övertidstimmarna har ökat. Bildningscentralen De nyckelmål som ställts för bildningscentralen har enligt revisionsnämnden huvudsakligen uppnåtts. Man höll sig på ett berömligt sätt inom budgetramarna och verksamhetsbidraget underskreds med 1,5 miljoner euro. Bildningsnämnden utgjorde ett tyngdpunktsområde för revisionen 2016 och sålunda hade även ledande tjänsteinnehavare inom sektorn kallats för att bli hörda av revisionsnämnden. Bland annat diskuterades sektorns stora besparing i jämförelse med budgeten. Besparingen var i och för sig en positiv sak, i synnerhet då budskapet till revisionsnämnden var att de verksamhetsmässiga målen trots detta uppnåddes. Enligt revisionsnämndens syn bör ärendet ändå i efterhand noga analyseras med tanke på hur förutsägbar ekonomin är. Reparationsskulden för bildningsväsendets fastigheter är betydande i synnerhet i referens till det bevarade omfattande skolnätet men det har skett framsteg i frågan. Två projekt planeras, i vilka man bygger nya och renoverar grundligt skolbyggnader. Syftet är att genomföra projekten innan 2020. Skolnätsarbetsgruppen, som bestod av fyra tjänsteinnehavare, föreslog en trefas sammanslagning av lågstadieskolor. Ärendet behandlades av bildningsnämnden 30.3.2016. Nämnden ansåg inte att det är nödvändigt att stänga fler än de tre minsta skolorna innan 2021. Nämnden tog också ställning till platsen där den nya skolan för Lovisanejdens högstadium ska byggas. Stadsstyrelsen beslutade på förslag från föredraganden att föreslå stadsfullmäktige att det nuvarande skolnätet bevaras i sin helhet. Stadsfullmäktiges beslut är i detta avseende i enlighet med stadsstyrelsens förslag. 10

Revisionsnämndens anser att beslutsförslaget och alternativa lösningar om de ekonomiska konsekvenserna borde i mer omfattande grad ha klargjorts i beredningen till stadsstyrelsen. Man har strävat efter att ingripa i det missnöje bland personalen som observerades under den föregående perioden både i beslutsfattandet och genom att inrätta en ledningsgrupp för välfärd i samarbete med grundtrygghetscentralen. Dessutom har man ordnat utbildningar för de anställda och fört utvecklingssamtal. Trots åtgärderna har frånvarofallen med anledning av sjukdom ökat till och med 624 dagar jämfört med föregående år och sjukförsäkringsersättningsbeloppet som Folkpensionsanstalten betalat har nästan fördubblats. Man har strävat efter att i så liten grad som möjligt anställa vikarier till icke lagstadgade uppgifter. Tekniska centralen Tekniska centralen har uppnått de mål för verksamheten och ekonomin som ställts för centralen. Ett betydande problem har varit bristen på personal och att en del av tjänsterna och uppgifterna har varit obesatta under hela året. Enligt centralens egen analys saktar detta ner verksamheten och försvagar arbetshälsan. Investeringar genomfördes praktiskt taget planenligt. Förutom de planerade investeringarna har man varit tvungen att ordna ersättande lokaler på grund av problem med inomhusluften i skolor, och att göra nödvändiga ändringar i lokaler. Affärsverket Lovisa Vatten Utfallet av målen i budgeten Revisionsnämnden konstaterar att vattenaffärsverkets verksamhet i huvudsak utfallit i enlighet med budgeten och nyckelmålen. Enligt stadsfullmäktige ska Affärsverket Lovisa Vatten varje räkenskapsperiod sträva efter ett balanserat resultat. Vattenverkets resultat var aningen överbalanserat, men förlusterna som ackumulerats från de tidigare perioderna uppgår i balansräkningen ännu till dryga 0,5 miljoner euro. Vattenaffärsverket bör även i fortsättningen eftersträva ett överbalanserat resultat så att man kan täcka underskottet och uppnå en ekonomisk balans. Utfallet för Affärsverket Lovisa Vattens resultaträkning (1 000 euro) 1 000 euro BUDGET 2016 BUDGET- ÄNDRINGAR BUDGET 2016 EFTER ÄNDRINGAR UTFALL 2016 ÄNDRING BUDGET 2016/ UTFALL 2016 Omsättning 3 746 3 746 3 751 5 - varav interna poster 188 188 233 45 Övriga intäkter av affärsverksamhet Material och tjänster -1 622-1 622-1 608-13 - varav interna poster -95-95 -66 29 Personalkostnader -823-823 -803-20 Avskrivningar och nedskrivningar -961-961 -980 19 Övriga kostnader för affärsverksamhet -103-103 -149 46 - varav interna poster -44-44 -44 0 Rörelseöverskott (-underskott) 237 237 211-26 - varav interna poster 49 49 123 74 Finansiella intäkter och kostnader -55-55 -21 34 11

- varav interna poster ÖVERSKOTT/UNDERSKOTT INNAN EXTRAORDINÄRA POSTER OCH RESERVERINGAR -10-10 182 182 190 8 - varav interna poster 49 49 113 64 Extraordinära poster -200-200 -130 70 Ökning (-)/minskning (+) av avskrivningsdifferens RÄKENSKAPSPERIODENS ÖVERSKOTT (UNDERSKOTT) 20 20 20 0 2 2 80 +78 Affärsverket Lovisa Vattens investeringar Av vattenaffärsverkets uppskattade investeringsutgifter (netto) på 4,5 miljoner euro förverkligades 3,8 miljoner euro. Staten gav ca 0,4 miljoner euro i understöd för byggandet av överföringslinjerna i Pernå. Affärsverket Lovisa Vattens finansiering Som nettoökning av vattenaffärsverkets lånestock hade man budgeterat 3,6 miljoner euro. Utfallet var dock 4,9 miljoner euro, det vill säga betydligt mer. Av staden lånades ett icke-budgeterat kortfristigt lån på 1,2 miljoner euro. Ändringen av kassamedel överskred det budgeterade med över 2 miljoner euro. På lånen har betalats till staden ränta på ca 10 000 euro. Vattenaffärsverkets skuld till staden uppgick vid bokslutstidpunkten till inalles ca 6,3 miljoner euro. Revisionsnämnden lyfter lika som året innan återigen fram att effektiviteten och ändamålsenligheten av vattenverkets målstyrning ska bedömas ur stadsfullmäktiges och stadsstyrelsens synvinkel. Revisionsnämnden föreslog då att en ändring av stadens och vattenaffärsverkets budgetering och uppföljning tas för prövning av stadsstyrelsen och att ärendet enligt stadsstyrelsen omdöme framläggs stadsfullmäktige för beslutsfattande. Budgeteringen och uppföljningen skulle ändras så att de budgeterade resultat- och finansieringskalkylerna skulle i första hand uppgöras för hela stadens del, vattenaffärsverket medräknat, i och med att det officiella bokslutet och stadens de nyckelmål som ska följas ändå följer formeln i fråga. (Tabellen för utvecklingsobjekt 2015/7). Dessutom föreslår revisionsnämnden att man ska överväga att föreslå mer detaljerade bindande mål till vattenaffärsverket och att styrelsen ska noggrannare styra och följa upp målen. 12

4 PERSONALEN Nyckeltal 31.12 2014 2015 2016 Antal årsverken enligt personalplan 1 004 983 981 Förverkligade årsverken (avlönade) 1 051 1 054 1 046 Personal (utan bitjänster) 1 131 1 125 1 124 ordinarie 899 887 904 visstidsanställda 232 238 220 bitjänster/uppgifter 112 97 112 Medelålder 46,4 46,3 46,5 kvinnor 45,6 45,7 46,3 män 47,1 48,1 47,8 ordinarie 48,0 47,9 48,1 visstidsanställda 40,3 39,2 40,9 Könsfördelning % kvinnor 82,3 85,4 84,0 män 17,7 15,6 16,0 Frånvaro i arbetsdagar 69 732 68 081 67 983 sjukdomar 14 165 14 670 16 275 olycksfall 470 227 535 familjepolitiska skäl 8 309 9 744 8 198 andra skäl (semester, oavlönad ledighet, studieledighet o.s.v.) 46 788 43 440 42 975 Lönekostnader, miljoner euro 48,9 49,0 49,0 Det totala personalantalet har i praktiken varit nästan oförändrat sedan 2015, men den ordinarie personalens andel har varit i proportion större. Uttryckt i hela årsverken gjorde man dock åtta år mindre arbete än 2015. Antalet sjukfrånvarofall ökade betydligt, det vill säga med 12 % från året innan. Endast i grundtrygghetscentralen ökade sjukfrånvarofallen inte och i medeltal uppgick antalet sjukfrånvarodagar till 15 dagar per arbetstagare. I praktiken har det skett en ökning såväl i de korta sjukfrånvarofallen (1 3 dagar) som i långa sjukfrånvaroperioder (över 30 dagar). Man har följt upp sjukfrånvarofallen kvartalsvis och i år har man planerat ibruktagandet av ett nytt elektroniskt redskap för att underlätta uppföljningen. Antalet mottagningsbesök till företagshälsovården uppgick till 3 315, vilket är av samma nivå som 2015. Kostnaderna för företagshälsovården var 439 000 euro, det vill säga budgetenliga. För hälsofrämjande verksamhet på arbetsplatser (TYKY) användes 62 000 euro, varav en del delades ut till centralernas användning och resten till motions- och kultursedlar samt evenemang gemensamma för alla. Syftet var att utföra en personalenkät även 2016, men man var tvungen att flytta den till det följande året på grund av resurserna som gick åt till beredningen av social- och hälsovårdsreformen och landskapsreformen. Ett nytt redskap har tagits i användning för uppföljningen av utvecklingssamtalen. 13

De kommande organisationsändringarna och nationella ändringarna orsakar i någon mån osäkerhet bland personalen, vilket för sin del har försvagat arbetshälsan. Med bättre informering skulle man eventuellt ha kunnat undvika detta. 14

5 UTFALLET AV MÅLEN SOM STÄLLTS UPP FÖR KOMMUNKONCERNEN Enligt 14 i kommunallagen beslutar fullmäktige om kommunens och kommunkoncernens centrala mål för verksamheten och ekonomin samt och koncernstyrningens principer. För perioden 2016 2018 ställde stadsfullmäktige följande mål som berör koncernen: 1. Att fusionera fastighetsbolag. 2. Att utarbeta och sammanjämka en investeringsplan på lång sikt med Affärsverket Lovisa Vatten, Lovisanejdens Vatten Ab och ägarkommunerna. 3. Att precisera ägarpolitiska riktlinjer i relation till koncernbolagen. 4. Att planera och genomföra ett uppföljnings- och rapporteringssystem som uppfyller de åligganden som kommunallagsreformen medförde. 5. Att resultatet för Lovisa Hamn Ab är i balans samt att energieffektiviteten ökar och kolfotavtrycket minskar i hamnen. De ställda målen utföll i huvudsak enligt det följande: 1. Bostads- och fastighetsaktiebolag i stadens ägo fusionerades 31.12.2016 och det nya bolagets verksamhet inleddes vid ingången av 2017. 2. För vattenförsörjningens del är avsikten att man gör en kartläggning över kommande investeringar och organisationen av verksamheten. Revisionsnämndens tolkning är dock att det egentliga bindande målet inte uppnåddes för denna del, utan det kvarblir för uppnående under kommande år. (Tabellen för utvecklingsobjekt 2016/4) 3. De ägarpolitiska riktlinjerna har införts i stadens nya strategi. 4. De genomförda fusionerna underlättar för sin del uppföljningen och rapporteringen, och rapporteringen ska även omfatta den operativa verksamheten och den kommande utvecklingen. Ägarstyrning ska sökas hos staden i de frågor som nämnts i koncerndirektivet. 5. Lovisa Hamn Ab:s resultat uppvisade överskott och man nådde även de miljöpolitiska målen. Man sålde aktiemajoriteten så att bolagets majoritetsägare från och med 1.1.2017 är Helsingfors Hamn Ab. 15

6 ÖVRIGA OBSERVATIONER Allmänt Fortfarande 2016 observerades brister i klar tidtabellföring av åtgärder som beslutats på stadsfullmäktigenivå och i det att man håller sig inom beslutade tidtabeller. Revisionsnämnden rekommenderar även i år att stadsstyrelsen ägnar särskild uppmärksamhet åt ovan nämnda fråga. Enligt revisionsnämnden är ett exempel på dylikt det att stadens organisationsändring släpar åratal efter det eftersträvade. I samband med uppställning och uppföljningen av mål ska fortsättningsvis särskild uppmärksamhet ägnas i synnerhet åt följande frågor: Att stadsstrategin, substrategier, preciserande program och målen i budgeten är sinsemellan överensstämmande (i enlighet med kommunallagens anda). Förvaltningsövergripande strategiska planer. Att verksamhetsplanens nyckelmål preciseras till att stöda kärnfunktionerna, att målnivån är klar och entydig samt att man ser över bedömningssättet. Att utfallet för de strategienliga målen direkt analyseras i bokslutet. Enligt revisionsnämnden är en av stadens kritiska faktorer för framgång det att staden utvecklar måluppställningen, uppföljningen och styrningen av vattenaffärsverket till att bli klarare. Frågan har varit framme bland annat i utvärderingsberättelsen för 2015 och i punkt Affärsverket Lovisa Vatten i denna utvärderingsberättelse. Revisionsnämnden framför som sin klara åsikt att de ändringar som revisionsnämnden framfört i denna utvärderingsberättelse i stadens (vattenaffärsverket medräknat) och koncernens budgeteringssätt är i huvudsak förutsatta av den nya kommunallagen generellt sett förenliga med stadens intresse både vad gäller funktionaliteten av moderorganisationens och koncernens resultatstyrning till fördel för så positiv utveckling som möjligt av ovan framförda nyckeltal som enligt lagen ska uppföljas. Med tanke på resultatstyrningens funktionalitet anser revisionsnämnden det vara inkonsekvent att man vid utgången av året förutsåg ett betydligt underbalanserat bokslut och att slutresultatet dock var betydligt överbalanserat. Balansering av ekonomin Den nya kommunallagens kriterier för balansering av ekonomin är följande: Budgeten och ekonomiplanen ska göras upp så att kommunstrategin genomförs och förutsättningarna för skötseln av kommunens uppgifter tryggas. I budgeten och ekonomiplanen godkänns målen för kommunens och kommunkoncernens verksamhet och ekonomi. Ekonomiplanen ska vara i balans eller visa överskott. Ett underskott i kommunens balansräkning ska täckas inom fyra år från ingången av det år som följer efter det att bokslutet fastställdes. (110, delvis) Ett utvärderingsförfarande kan inledas om kommunen inte har täckt underskottet i kommunens balansräkning inom den ovan nämnda tidsfristen. Ett utvärderingsförfarande kan dessutom inledas om underskottet i kommunkoncernens senaste bokslut är minst 1 000 euro per invånare och i det föregående bokslutet minst 500 euro per invånare eller om de ekonomiska nyckeltal för kommunens och kommunkoncernens ekonomi som beskriver tillräckligheten eller soliditeten i kommunens finansiering två år i följd har uppfyllt följande gränsvärden: (118 ) 16

1) kommunkoncernens årsbidrag utan den höjning av statsandelen enligt prövning som beviljats enligt 30 i lagen om statsandel för kommunal basservice (1704/2009) är negativt 2) kommunens inkomstskattesats är minst 1,0 procentenheter högre än den vägda genomsnittliga inkomstskattesatsen för alla kommuner 3) lånebeloppet per invånare i kommunkoncernen överskrider det genomsnittliga lånebeloppet för alla kommunkoncerner med minst 50 procent 4) kommunkoncernens relativa skuldsättning är minst 50 procent. Revisionsnämndens lägesanalys I ljuset av ovan nämnda kriterier representerar siffrorna för både staden och koncernen i bokslutet för 2016 under bokslutstidpunkten kännetecknen för en balanserad ekonomi. På basis av gällande ekonomiplan försvagas nyckeltalen dock på ett oroväckande sätt: Budget 2017 Ekonomiplan 2018 Bokslut 2019 Underskott, 1 000-2 406-1 657-2 970 Lån/invånare 2 586 3 556 4 557 Revisionsnämnden konstaterar att om den ekonomiska utvecklingen utfaller enligt det ovan framställda under gällande ekonomiplanperiod, är det sannolikt att det uppkommer ackumulerat underskott i koncernbalansräkningen och flera kommunallagsenliga kriterier som påvisar otillräcklig finansiering uppfylls. Det att finansieringsmodellen för skolprojekten ändras från att ha varit lånefinansierat till att vara av leasingmodell kommer att inverka minskande på stadens skuldsättning, men resultatbelastande samtidigt som nyckeltalen blir svagare. Revisionsnämnden påminner om de obligatoriska kommunallagsenliga föreskrifterna om balanseringen av ekonomin. Vi konstaterar redan i detta skede att vår åsikt är att det föreligger ett klart behov av att balansera stadens och stadskoncernens ekonomi innan de så kallade kriskommunskriterierna uppfylls. I detta fall betonar revisionsnämnden särskilt vikten av en fungerande och aktiv koncernstyrning och koncernövervakning så att man med målstyrning och uppföljning kan inverka på koncernsammanslutningarnas nyckeltal, av vilka det för tillfället bildas de lagstadgade kriterierna för bedömningen av koncernens ekonomiska balans. I praktiken föreslår revisionsnämnden att man i ökande grad ställer konkreta och mätbara ekonomiska mål för stadens dottersammanslutningar och deras nyckeltal, med hjälp av vilka man skulle kunna inverka på nyckeltalen och resultatutvecklingen för koncernens bokslut. Man rekommenderar även att nyckeltalen som beskriver verksamhetens effektivitet och resultatrikhet, så som till exempel fastighetsbolagens fyllnadsgrad, ska preciseras. Slutligen påminner revisionsnämnden att stadens interna borgensansvar enligt bokslutet uppgår till sin storleksordning till 8 miljoner euro. Då nya borgen beviljas ska föreskrifterna i den nya kommunallagen beaktas. 17

7 SAMMANDRAG Som sammanslag kan det konstateras att Lovisa stads ekonomi 2016 utvecklades mot en riktning som är positivare än man uppskattade. Lovisa stads resultat (inklusive affärsverket) var betydligt bättre än budgeten. Resultatet före bokslutsdispositionerna uppvisade ett överskott på 2,1 miljoner euro och efter bokslutsdispositionerna ett överskott på 0,7 miljoner euro, trots att den ursprungliga budgeten upprättades 1,6 miljoner euro underbalanserad och den ändrade budgeten till och med 2,3 miljoner euro underbalanserad. På resultatet inverkade positivt framför allt det att skatteinkomsterna överskred det uppskattade med 2 miljoner euro och att utfallet för köpta tjänster underskred det uppskattade med 2,5 miljoner euro. Samkommunen för Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikts och den specialiserade sjukvårdens överskottsrestitutioner var betydande emedan att de minskade köpta tjänster under perioden. Stadens kumulativa överskott uppgår till 17,4 miljoner euro. Investeringarna utföll praktiskt taget planenligt såväl för stadens som för vattenaffärsverkets del. Stadens lån ökade 2016 inalles med 2,2 miljoner euro, vilket innebär att stadens lån vid utgången av året uppgick till 34,4 miljoner euro. Detta motsvarar 2 263 euro per invånare och beloppet närmar sig det nationella medeltalet. Trots detta väntar betydande investeringar och stadens reparationsskuld är enligt uppgifter som revisionsnämnden har fått ansenlig, bland annat med referens till inneluftsproblemen som förekommit i flera fastigheter. Koncernens resultat var 1,7 miljoner euro positiv och ackumuleringen av kumulativt överskott uppgick till 6,2 miljoner euro. Koncernens lånestock har under räkenskapsperioden uppgått till 54,4 miljoner euro, vilket motsvarar 3 572 euro per invånare. För att bevara stadens och koncernens ekonomiska balans föreslår revisionsnämnden att man i ökande grad ställer konkreta och mätbara ekonomiska mål för stadens dottersammanslutningar och deras nyckeltal, med hjälp av vilka man skulle kunna inverka på nyckeltalen och resultatutvecklingen för koncernens bokslut. Revisionsnämnden påminner även om att stadens interna borgensansvar vid bokslutstidpunkten uppgick till en aning över 8 miljoner euro och att man 2017 har beviljat 1,8 miljoner euro mer. Föreskrifterna i den nya kommunallagen om beviljande av borgen har blivit stramare bland annat så att motsäkerheter krävs. För denna del ska felet som ägde rum 2016 inom koncernen korrigeras. Revisionsnämnden påminner om det ovan framställda utvecklingsscenariot att om den ekonomiska utvecklingen utfaller enligt det ovan framställda under gällande ekonomiplanperiod, är det sannolikt att det uppkommer ackumulerat underskott i koncernbalansräkningen. Det att finansieringsmodellen för skolprojekten ändras från att ha varit lånefinansierat till att vara av leasingmodell kommer ytterligare att förstärka denna utveckling. I ljuset av uppgifterna i personalbokslutet framför revisionsnämnden som sin slutledning att man i fortsättningen ska ägna ännu mer uppmärksamhet åt personalens välfärd genom att säkerställa tillräckliga resurser och genom att arbeta för att minska sjukfrånvarofall. Generellt sett anser revisionsnämnden att man ska ägna särskild uppmärksamhet åt kvaliteten av beredningen både till stadsstyrelsen och vidare av stadsstyrelsen till stadsfullmäktige. På så sätt realiseras principerna för god förvaltning på alla nivåer i organisationen. Beslutsförslagen och besluten bör motiveras och deras lagenlighet granskas i samband med beredningen. Slutligen kan man konstatera att upprättandet av utvärderingsberättelsen för 2016 har varit klart lättare än under tidigare år. Vi har observerat att det skett en klar förbättring i hur ärendena skötts. Man har vidtagit åtgärder trots att alla objekt i tabellen för utvärderingsobjekt inte ännu har 18

genomförts. Det har endast kommit fyra nya objekt i tabellen. När man ännu effektiverar uppföljningen av tabellen kommer det att bli lättare att förverkliga den nya utmanande strategin. Revisionsnämnden föreslår att stadsfullmäktige begär av stadsstyrelsen en kommunallagenlig utredning om de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder, så att utredning tillställs stadsfullmäktige för stadsfullmäktiges användning senast 11.10.2017 innan budgeten för 2017 behandlas. Man föreslår att utredningarna fylls i, så att stadsfullmäktige särskilt kan följa upp ärendet, i tabellen för utvärderingsobjekt som bifogas denna utvärderingsberättelse. Revisionsnämnden framför ett tack till stadens personal och ansvariga förtroendevalda för ett gott och resultatrikt arbete 2016. 19

8 UNDERSKRIFTER Lovisa 17.5.2017 Pertti Lohenoja Päivi Melamies Raili Äijö ordförande vice ordförande ledamot Berndt-Gustaf Schauman ledamot Auli Lehto-Tähtinen ledamot Mari Ståhls ledamot Immo Stenberg ledamot 20