PROTOKOLL 2013-05-28 1(6) Utfärdare Lotta Ruderfors, 0705-717747 lotta.ruderfors@sambruk.se Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid 28 maj 16.30 18.00 Plats Offentliga rummet, Elmia, Jönköping Lokal: Konferensrum 19 Deltog Joakim Järrebring Alingsås Mikael Lagergren Västerås Jens Lindh Södertälje Inge Hansson Karlstad Torbjörn Larsson Falkenberg Lars Flintberg Sandviken Lämnat återbud Claes-Olof Olsson Maritha Enström Torbjörn Stefansson Jan Långström Mikael Pallin Ove Frid Föreningen Sambruk Göteborg Härryda Umeå Lycksele Mariestad Deltog ej Anders Fredriksson Knivsta Alec Magi Särnholm Härryda Peter Dacke Botkyrka Peter Åberg Storuman Niklas Sjöberg Skurup Kjell Öhrström Bollnäs Jimmy Jansson Eskilstuna Stellan Sjögren Kristinehamn Siw Kullberg Landstinget Jkpgs Län Bengt Svenson SKL Protokollförare Lotta Ruderfors Föreningen Sambruk Framställd från en av FORMsoft ABs mallar Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE-811 32 Sandviken Hemsida www.sambruk.se E-post info@sambruk.se Organisationsnr 802428-2785 Bankgiro XXX-XXXX
2(6) 24 Mötets öppnande Ordföranden Joakim Järrebring hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 25 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns. 26 Val av justeringsman Till justeringsman väljs Jens Lind, Södertälje. 27 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns. 28 Ekonomi 28.1. 2012 års kostnader Informeras om att uträkningen under Not 3 i Årsredovisningen 2012 inte stämde gällande rörelsens kostnader. Detta berodde på en felberäkning av övriga kostnader. Det påverkar INTE den totala summan för kostnader och alltså inte slutresultatet, endast posten övriga kostnader. Varje ledamot som skrev under har godkänt förklaringen. 28.2. Resultat Verkställande tjänsteman informerar om resultatet för tertial 1. Det projektöverskott som fanns för 2012 är överflyttat till årets budget. Styrelsen har inget att invända mot redovisningen eller resultatet per 2013-04-30. 29 Genomgång Sambruk nuläge 29.1. Projektrapportering Bita Kommunerna har bjudits in till systemvisning 11/6 i Kumla. 6 kommuner intresserade. Vid tillfället kommer de olika vyerna presenteras och samverkan/utveckling, förvaltningsavtal och förvaltningsråd kommer att diskuteras. Ekonomiskt bistånd Vidareutveckling av Multifråga, med information från SKV & PM (via FK LEFIOnline2.0).
3(6) SKV meddelat försening och information kommer att levereras i augusti 2013. Informeras om att FK, LEFI2 version 2, är i drift och testas för närvarande. Ansökan till VINNOVA/UDI; Medborgardrivet informationsflöde i socialtjänsten, där projektet ville gå ytterligare ett steg för att kvalitetssäkra, godkändes ej av Vinnova. Förvaltnings- & utvecklingsbudgetar under fastställande. FixaMinGata Nationell tjänst som är i drift sedan vårkonferensen i april 2013. Kommunerna upplevs vara försiktigt intresserade och tjänsten har fått ett positivt/avvaktande mottagande. Vid fördjupningsdagen vid Offentliga rummet deltog bl.a. Tony Bowden från My Society som presenterade ursprunget FixMyStreet och ytterligare tjänster som kommit till på medborgarnas villkor. Förvaltningsplan för Fixa min gata är under framtagande. Webbaserad lösning ICF-KVÅ, förstudie Förstudierapport framtagen som lämnats till CeSam, Socialstyrelsen och KSL för synpunkter. Återkoppling från KSL, som håller med om behovet av att IT-stöd för hur koder och klassificeringar används behövs, och att det bör vara nationellt. Avvaktar återkoppling från Socialstyrelsen. Skjuter på beslut om att hålla seminarium alternativt starta upp ett projekt till hösten. SKL/CeSams projektportfölj, finansierad av VINNOVA Projektkoordineringsstöd Informeras om att första lägesrapporten för ramprojektet till VINNOVA är inlämnad och godkänd. Uppdraget har utökats till att även omfatta kommunikation från varje projekt till SKLs webb. Material enligt detta tilläggsuppdrag har levererats. Ramprojektet har slutdatum 2013-06-15 och ska slutrapporteras till Vinnova i augusti. Representation i styrgrupp Sambruk har en representant i styrgruppen för förstudieprojektet Crowdfunding i vilket två möten genomförts.
4(6) IMAN2 - Effektivare och förbättrad e-förvaltning genom språkintelligenta ärendehanteringssystem Ett Vinnova-projekt med ärendehantering via röstinput. Sambruk deltar i en observerande funktion, samt för informationsspridning om projektet i våra nätverk. Deltog vid projektmötet i maj tillsammans med Stockholms universitet/dsv. Projektet söker i nuläget en kommersiell partner för realisering. Projekttiden löper 2012-11-19 2014-11-30. Kompetensförstärkning Öppna data Projekt är initierat och drivs av Morus konsult AB (FFKP) från Göteborg. För Sambruks del deltar Thomas Rosenfall, Linköpings Universitet, med expertis inom området. Projektet löper från februari november 2013. Projektet ska ta fram konkret material och verktyg för användande av öppna data, till kommunerna. Projektet kommer att presentera en kommunikationsplan efter sommaren. Projektet samverkar med Wikimedia Öppen databas för offentlig konst/erfarenheter Göteborgsregionens kommunalförbund, Öppen data i utbildningssektorn 29.3. Övriga aktiviteter ÖFM Diskussion/planering pågår för samverkan kring förvaltning av ett nytt system, där beställare är Västerås stad, som i samverkan med Stockholm stad tagit fram ett system för överförmyndarmyndigheten. Kommersiell partner är Softgear AB i Västerås, och förvaltningsavtalet baseras på Sambruks SGM. Koden ägs av Västerås stad. I nuläget undersöks kommunernas intresse av att dela system och samverka kring förvaltningen. Kommunerna har bjudits in till visning av systemet och Sambruks verkställande tjänsteman deltar och presenterar samverkansupplägg, Sambruk-SGM, i Västerås den 4 juni. Driftstart planeras till efter sommaren 2013. BoPlats - bostadsförmedling, Göteborg & Malmö Malmö stad, genom dess avdelning BoPlats Syd, har meddelat intresse för att undersöka Sambruks möjlighet att förvalta ett nytt system för bostadsförmedling, som idag utvecklas av BoPlats Göteborg. Motsvarande förslag till upplägg som ÖFM kommer att presenteras.
5(6) Höstplanering Nya seminariedagar som planeras ICF/KVÅ Nyttovärdering integrationer 30 Intresseföreningen 30.1. Internkontroll Valberedning 2014 Informeras om att under stämman 10 april 2013 föreslogs inga kandidater till valberedning. Styrelsens gavs i uppdrag av stämman att utse valberedning vid kommande styrelsemöte. Beslutas att ledamöter uppmanas via mejl att komma in med förslag till mötet i september. 30.2. Höstkonferens 2013 5-7 november, Upplands Väsby Rubrik: Just do IT! Från idé till resultat! 30.3. Kommunikation; Facebook & Twitter Informeras om att tidigare resurser från Malmö gick i pension hösten 2012. Finns nu ett behov av att hantera de sociala medier som Sambruk använder. Olika alternativa lösningar diskuteras. - Lathund kring vad som ska tweetas för att informera kommun, om kommun ska ta över - Köpa in tjänsten - Undersöka om någon av de som använder retweets/fb kan vara intresserade Beslutades att v tjänsteman återkommer med ett konkret förslag till nästa möte. 30.4. Kommunikation; Broschyr Diskuterades om ny broschyr som ersätter broschyr från 2011 ska tas fram. Förslag på underlag till broschyr- Hur Sambruk fungerar i denna värld en del av en nödvändig infrastruktur Beslutades att ny broschyr ska tas fram och att CeSam ska erbjudas delta med information.
6(6) 31 SKL - Sambruk V tjänsteman informerade om att möte för att diskutera fortsatt samarbete med CeSam, Per Mosseby och Åsa Zetterberg, kommer att ske 29 maj. 32 Aktuell information från styrelsemedlemmar Alingsås outsourcing - beslutat att särskilja strategi och drift/multisourcing, i höstens budget förväntas mer resurser till det IT-strategiska. Västerås upplevelsen 6 månader efter outsourcing är positiv verksamheten ser kvarvarande IT-enhet som utvecklingspart. Södertälje 14 års erfarenhet av outsourcing. Upplever en ny tendens där leverantörerna lägger ut tjänsterna i sin tur. Påpekar vikten av att stödja verksamheten med SLA krav. Förstärker i nuläget sin centrala beställarkompetens. 33 Övriga frågor 33.1. Strategisk planering Beslutades att hålla mötet i samband med tidigare bestämt styrelsemöte 10/9 och genomföra en heldag. Startar 9.00 17.00. 34 Nästa styrelsemöte 10/9 Strategisk planering och styrelsemöte 09.00 17.00 SKL, Sthlm 35 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Joakim Järrebring Namnförtydligande Jens Lind