Kommunstyrelseförvaltningen REKRYTERING

Kommunstyrelseförvaltningen REKRYTERING Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2. HANDLINGSPLAN... 2 2.1 Inledning... 2 2.2 Rutiner för rekryteringsarbetet... 3 2.3 Mångfald... 5 2.4 LAS- hantering (25 ) i Falkenbergs kommun... 6 2.5 Automatisk anställning 5 LAS... 6 2.6 Företrädesrätt för deltidsanställda... 7 Bilagor: 1. Exempel på kravanalys 2. Exempel på intervjuguide 3. Checklista vid rekrytering

2. Handlingsplan 2.1 Inledning För att möta framtiden kommer det att behöva rekryteras många nya medarbetare som aktivt och självständigt kan bidra till verksamhetens utveckling och effektivisering. Vid rekrytering är det viktigt att medarbetarnas kompetens representerar olika kunskaper och inriktning som täcker verksamhetens skilda kompetenskrav nu och i framtiden. Organisations- och verksamhetsförändringar eller införande av ny teknik och nya arbetsmetoder kan innebära att personalbehovet förändras inom vissa förvaltningar eller yrkesgrupper inom kommunen. 2.2 Rutiner för rekryteringsarbetet Vakans uppstår När vakans uppstår skall förvaltningen alltid besluta huruvida tjänsten skall återbesättas. Möjligheter till organisationsförändringar, omfördelning av arbetsuppgifter bland befintlig personal, förändrade rutiner och sammansättning av arbetsuppgifterna skall utredas. Kravanalys Om förvaltningen beslutar att tillsätta den vakanta tjänsten skall en kravanalys göras. Vid kravanalysen görs en beskrivning av arbetsuppgifterna och dessutom fastställs vilka krav befattningen ställer på innehavaren ifråga om utbildning, erfarenhet, personlighet och fysiska egenskaper (se bilaga 1). När det gäller kravanalysen är det viktigt att fokusera på vad som är skall respektive bör krav. Rekryteringsordning Förvaltningen skall beakta följande rekryteringsordning. Följande alternativ finns: - Företräde för deltidsanställda, se 2.6. - Företrädesrätt genom omplacering - Företräde med stöd av LAS (Lagen om anställningsskydd) - Tjänsten ledigförklaras internt - Extern annonsering Att välja medium för en platsannons beror till stor del på hur man definierar målgruppen. Att nå rätt målgrupp är en förutsättning för att hitta rätt sökande. Offentliga jobb Ansökning till tjänster inom Falkenberg kommun sker främst via Offentliga jobb. Det är ett verktyg som man jobbar i för att skapa och administrera elektroniska annonser på Internet. Systemet tar emot och hanterar inkomna elektroniska ansökningar. Till varje annons finns ett kopplat ansökningsformulär för kandidaterna att fylla i online. Användare (arbetsledare, 3

assistenter och personalsekreterare) skapar direkt i systemet annonser, gör urval, sorterar och selekterar inkomna elektroniska ansökningar, tar fram meritsammanställningar, skickar svarsbrev. Se www.offentligajobb.se för ytterligare information eller kontakta din närmsta personalsekreterare för hjälp. Frågor om respektive tjänst besvaras av ansvarig på respektive förvaltning. Frågor om Offentliga jobb besvaras av Pa-konsult på arbetsgivarenheten. Annonsering Vid annonsering beslutar förvaltningen om utformning av annonsen samt i vilka medier annonsering eventuellt skall ske. Via systemet Offentliga jobb läggs annonsen alltid ut internt och i de flesta fall externt. Undantag kan göras i särskilda fall efter förhandling med berört fack. De fackliga representanterna har tillgång till systemet och kan på så vis följa rekryteringsprocessen. Om rekryteringen endast sker internt sker annonsering via offentliga jobb, och synliggörs för den internsökande endast under lediga interna tjänster på intranätet. Annonseringen hanteras av ansvariga inom respektive förvaltning utifrån respektive förvaltnings rutiner. Annonskostnaderna belastar förvaltningen. En platsannons ger möjligheter att göra reklam för arbetsplatsen. Ansökningar Ansökningarna tas emot via systemet Offentliga jobb där det också automatiskt diarieförs. Urvalsmetoder Utifrån de krav man ställer på innehavaren av befattningen fastställer man de instrument som möjliggör att man kan bedöma de sökandes lämplighet. Hjälpmedel vid urval är t.ex. intervjuer, betyg och intyg, referenser, test, hälsokontroller etc. Förvaltningen ansvarar för urvalet av de sökande. Ansökningshandlingarna skall bedömas i relation till kravanalysen. Teoretisk utbildning, praktisk erfarenhet, kontinuitet beträffande tidigare anställningar, löneanspråk och andra eventuella anspråk på anställningen samt ansökningshandlingens allmänna utseende skall bedömas. Intervjun syftar till att samla in fakta och göra observationer på de sökande samt att lämna upplysningar om kommunen och arbetet. Intervjun är också ett medel att skapa good-will för kommunen genom en positiv och korrekt behandling av alla sökande. Intervjun Intervjuaren bör tänka på att skapa god kontakt med den sökande, att formulera frågor så att den sökande förstår samt att ställa innehållsmässigt riktiga frågor, som verkligen ger önskad information (se frågeformulär i bilaga 3; intervjuguide exempel). Vid intervjutillfället bör så få som möjligt delta. Om man önskar att flera skall få möjlighet att träffa de sökande kan intervjun istället delas upp i olika stationer. I samband med eller efter intervjun skall lönefrågan diskuteras, för att veta vilka lönekrav den arbetssökande har. 4

Referenser Referenser tas för att få kompletterande data till intervjuerna. Referenser tas i första hand efter intervjun då man vet vad som bör belysas ytterligare samt för att undvika förutfattade meningar om den sökande. Man bör alltid inhämta den sökandes samtycke till referenstagning vid de fall detta inte är angivet i ansökan. Detta är speciellt viktigt vid kontakter med nuvarande arbetsgivare. Flera referensgivare bör alltid höras och man bör tänka på att vara kritisk mot den erhållna informationen. Det är viktigt att ställa etiska krav på bedömningsförfarandet. De utlåtanden som upprättas och den information som delges i förtroende skall behandlas på ett konfidentiellt sätt så att den sökande ej kan skadas. Se 2.3 för Mångfald. Förhandling/tjänstbarhetsintyg Förvaltningen ansvarar för att MBL-förhandling genomförs (gäller enbart vid arbetsledande befattningar) och att ev. tjänstbarhetsintyg lämnas enligt AB Förhandling skall ske senast sju kalenderdagar före anställningsbeslut. Beslut/anställning Förvaltningen tar beslut i enlighet med gällande delegationsordning om anställningen, utom vid tillsättning av förvaltningschefer. Innan beslut fattas skall det ske en uppgörelse om lönen. Därefter skrivs ett anställningsbeslut, se Flik 16 för Anställningsformer. Provanställning kan tillämpas enligt AB, dock måste en förhandling genomföras innan. Provanställningen får som längst pågå 6 månader. När tillsättningen är klar skall samtliga intervjudeltagare kontaktas av chefen eller någon annan ansvarig i rekryteringsprocessen via telefon och övriga sökanden meddelas via mail genom Offentliga jobb. I de fall då rekryteringen drar ut på tiden, bör de sökande underrättas och informeras om beräknad handläggningstid via Offentliga jobb. Chefen är ytterst ansvarig för att se till att den nyanställdes ansökningshandlingar inkl betyg samt anställningsbeviset sänds till pensionshandläggaren på arbetsgivarenheten så fort anställningsbeviset är undertecknat. Gällande barn och utbildningsförvaltningen sänds ansökningshandlingarna istället till någon av personalsekreterarna på BUN. Detta är mycket viktigt för att vi skall kunna säkerhetsställa kompetensen inom kommunen. Detta förvaras sedan i respektive medarbetares personalakt. 2.3 Mångfald Falkenbergs kommuns personalsammansättning skall präglas av mångfald. Parterna skall aktivt verka för att insatser görs i syfte att sammansättningen av medarbetarna motsvarar samhällets struktur beträffande mångfald. Sedan 2009 gäller diskrimineringslagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet. Lagen förbjuder diskriminering i arbetslivet på grund av etnisk tillhörighet. Där ingår även 6 andra diskrimineringsgrunder; kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion och annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder (se flik 10 Mångfald). 5

2.4 LAS- hantering (25 ) i Falkenbergs kommun Då en visstidsanställd arbetstagare avslutar sin anställning lämnar inte arbetsgivaren något besked i förväg, informerar om förtur eller varslar till fack. Anställningen avslutas enbart vid den tidpunkt som man kommit överens om. Arbetstagaren behöver inte heller göra anspråk på företrädesrätt. Vid en vakans och nyanställning erbjuds inte anställningen till den arbetstagare som har längst anställningstid. I stället ledigförklaras befattningen och de som är intresserade kan söka. Av de sökande erhåller den tjänsten, av de med företrädesrätt, som har längst anställningstid. Arbetsgivaren har även möjlighet att istället anställa någon med en tillsvidareanställning, men måste därefter följa turordningen. De som söker den lediga befattningen kan vara i aktiv tjänstgöring. Begränsningen att företrädesrätten enbart omfattar arbetslösa eller de i beskedsmånad följs ej. Genom att de med företrädesrätt därtill har möjlighet att endast söka befattningar de är intresserade av finns inte risken att behöva avböja ett skäligt erbjudande, och därmed gå miste om sin företrädesrätt, vid de tillfällen intresse inte finns från arbetstagaren. Även om inte de formella reglerna följs kan man dock konstatera att den annorlunda hantering som tillämpas i Falkenberg har två vinnare. Arbetstagarna har möjlighet att avvakta tills dess att ett arbete som stämmer överens med olika förväntningar blir ledigt (och under tiden ständigt vara företrädesberättigad trots att man befinner sig i ex. vikariattjänstgöring). Arbetsgivaren slipper en tung administrativ hantering. Enbart företrädesrättslistan är en grannlaga uppgift, att ständigt ha aktuell och korrekt. All anställningstid i kommunen skall tas med och korttidsrekrytering handläggs av (p.g.a. decentraliseringen) ett stort antal personer. En övergång till LAS regelsystem skulle kräva både mer administrativ personal och central hantering. Ovanstående är inget avtal utan endast en riktlinje som arbetsgivaren står bakom. 2.5 Automatisk anställning 5 LAS Regeln innebär att: - om en arbetstagare varit vikarie eller haft en allmän visstidsanställning hos en arbetsgivare (Falkenbergs kommun för sig och varje bolag för sig) i sammanlagt mer än 720 arbetsdagar inom en femårsperiod, blir arbetstagaren tillsvidareanställd på den sysselsättningsgrad hon/han har vid det aktuella tillfället på den aktuella arbetsplatsen. Observera att olika slags anställningar inte kan räknas ihop. Regeln är s.k. konverteringsregel, d.v.s. anställningen för en arbetstagare som kvalificerar sig enligt regeln omvandlas från visstidsanställning till en tillsvidareanställning. Arbetstagaren behöver alltså inte själv anmäla något anspråk på att få bli tillsvidareanställd. 6

2.6 Företrädesrätt för deltidsanställda Reglerna angående företrädesrätten till utökad tjänstgöringsgrad ändrades till att förutom att den enskilde, i likhet med tidigare regler, skall inneha tillräckliga kvalifikationer för de tillkommande arbetsuppgifterna, föreligger det på den enskilde att själv anmäla sitt intresse till utökad tjänstgöringsgrad. Enligt AB gäller: Vid behov av arbetskraft skall det, innan nyanställning sker, prövas om arbetstagare som är anställd på arbetsstället och som anmält intresse skall erbjudas höjd sysselsättningsgrad Följande riktlinjer skall tillämpas: 1. Vid ledig deltidstjänst skall det i första hand undersökas om det på arbetsstället går att utöka befintliga deltidstjänster. 2. Vid varje förvaltning skall det finnas en lista, så att de deltidsanställda som har önskemål om höjd sysselsättningsgrad. 3. Arbetsgivaren avgör - vid varje tillfälle - utifrån sedvanliga rekryteringsrutiner, vem som kan erbjudas den höjda sysselsättningsgraden. 4. De arbetstagare som har deltidstjänstgöring p.g.a. delpension, förtidspension, sjukbidrag eller arbetsskadelivränta omfattas inte av bestämmelsen. 5. Anställning av extern (d.v.s. de i kommunen ej anställda) sökande får ej ske i det fall det finns deltidsanställda som anmält intresse och har tillräckliga kvalifikationer. 6. Ett erbjudande enligt dessa bestämmelser går före företrädesrätten enligt LAS. 7

Exempel på kravanalys Bilaga 1 Kravprofil xxxxx Utbildning högskolenivå - xxxxx inriktning, men även annan xxxxx examen - xxxxx studier meriterande Erfarenhet av xxxxx arbete - kommunal erfarenhet och/eller övergripande nivå meriterande - erfarenhet av att arbeta i projekt och gärna projektledning - erfarenhet av xxxxx Administrativ förmåga - ordning och reda - planering - formuleringsförmåga Självständighet - kunna planera och genomföra uppgifter på egen hand - pedagogisk förmåga - kreativ förmåga (komma med nya uppslag och idéer) Social kompetens - öppen, smidig och flexibel - positiv människosyn - högt engagemang - ledaregenskaper (lyssna in, bedöma, tänka övergripande) - kunna gå in i gänget Datakunskaper xxxxx utbildning 8

Exempel på Intervjuguide Bilaga 2 Alla presenterar sig Rekryteringsprocessen någon av deltagarna i rekryteringen går igenom: 1. X antal sökande 2. X är kallade till intervju 3. Övergripande om Organisationen chefen 4. Chefen berättar mer om befattningen och ställer främst verksamhetsinriktade frågor 5. Rekryteringssamordnaren om hon/han medverkar ställer främst egenskaps och kvalifikationsinriktade frågor. Rekryteringssamordnaren eller chefen berättar om vad Falkenbergs kommun erbjuder t.ex - friskvårdsersättning, kulturkort, fågelfri och berättar om arbetstidsförhållanden. Bakgrund - Berätta om dig själv/beskriv din bakgrund, börja gärna från början? - Vad gör du på din fritid? - Beskriv ditt senaste arbete - Vad är din drivkraft? - Vilken situation trivs du bäst i? - Hur kommer det sig att du vill byta jobb? - Hur kommer det sig att du sökte detta arbetet? - Vilka förväntningar har du på detta arbete? - Har du erfarenhet av att stå inför folk och presentera material? Personligt - Hur beskriver du dig själv som person? - Hur tror du att dina arbetskamrater skulle beskriva dig? - Beskriv dina främsta kvalifikationer? Hur skulle du kunna avända detta i denna tjänst? - Har du någon utvecklingsbar sida? utveckla 9

- Kan du ge exempel på dina ledaregenskaper? - Beskriv en bra/mindre bra chef? - Beskriv en bra/mindre bra medarbetare? - Beskriv situationer som gjort/gör dig stressad, hur hanterar du det? Framtid - Mål i framtiden? Drömjobb? - Varför tycker du att vi ska anställa dig? - Tar du jobbet om du får det? - Kan du tänka dig att flytta hit? - När kan du börja? - Något annat viktigt för arbetet som du vill framföra? Lönekrav Vad har du för lön idag? Referenser Referenser, vi kontaktar de referenser du nämnt i din CV, finns det fler vi kan kontakta? Vad tror du att de kommer att säga om dig? Rekryteringssamordnare eller chefen meddelar att: Vi hör av oss någon gång under v. Vi ersätter resekostnader Intervjun avslutas med en rundvandring på arbetsplatsen, och chefen presenterar kandidaten för övrig personal. Det är att föredra att övrig personal får tid för diskussion med den sökande. 10

Checklista vid Rekrytering Bilaga 3 1. Rekryteringsordning - Företräde för deltidsanställda - Företrädesrätt genom omplacering - Företräde med stöd av LAS (Lagen om anställningsskydd) Om tjänsttillsättningen innebär en förändring i verksamheten eller vid chefstillsättning skall detta alltid samverkas med respektive fack. 2. Kravprofil Tänk igenom kravprofilen och bestäm vilka skall och bör krav som är viktiga för tjänsten. Vilka egenskaper hon/han skall besitta, kvinna/man, personlig lämplighet, utbildningskrav, mångfald osv. 3. Annonsering Via systemet Offentliga jobb läggs annonsen alltid ut internt och i de flesta fall externt om det inte i särskilda fall samverkats något annat med berört fack. Annonsen skickas till ansvarig för annonsering i Offentliga jobb inom respektive förvaltning. 4. Urvalsmöte En rekryterings-ansvarig eller grupp ser tillsammans över vilka kandidater som matchar kravprofilen. Ansvarig kallar intervjukandidaterna. Vidare läggs även en tydlig struktur för intervjutillfället upp. 5. Intervjun Rekryterings-ansvarig eller grupp skapar en trevlig atmosfär och ställer frågor för att kartlägga om kandidaten även personligt matchar kravprofilen. 6. Beslut Rekryteringsansvarig eller grupp diskuterar val av kandidat. Respektive chef tar det yttersta beslutet. Beslut skall samverkas med berörda parter. 7. Referenstagning Någon som varit med i rekryteringsgruppen utses för referenstagning. Minst 2 personer skall kontaktas. Detta återkopplas till ansvarig chef och till övriga i gruppen. 11

8. Besked och avslut Vald kandidat får besked om att hon/han fått tjänsten. Övriga intervjukandidater meddelas via tfn. Övriga sökanden får besked via Offentliga jobb med hjälp av ansvarig för annonsering i Offentliga jobb inom respektive förvaltning. 9. Ansökningshandlingar inkl betyg Den nyanställdes ansökningshandlingar inkl betyg och anställningsbeslut sänds till ansvarig inom respektive förvaltning så fort anställningsbeslutet är undertecknat. Detta förvaras sedan i respektive medarbetares personalakt. * Barn och utbildningsförvaltningen har specifika checklistor vid medarbetar- och chefsrekryteringar. 12