Rekrytera rätt - Rekryteringsprocess för Enköpings kommun Riktlinjer tagna av centrala ledningsgruppen 2007-10-26 reviderad hösten 2008
innehåll Rekrytering - en långsiktig investering... 1 Regler och prioriteringar... 2 Rekryteringens olika delprocesser... 3 Behovsinventering... 7 Förslag på kravprofil... 8 Val av media... 9 Tips och råd inför intervjun... 10 Förslag på intervjufrågor... 12 Utvärdering av intervjun... 22 Förslag till mall för Referenstagning... 23 Slutlig utvärdering av den sökande... 25
rekrytering - en långsiktig investering Rekrytering är det viktigaste verktyget för arbetsgivaren att hitta rätt person till rätt arbete. Det är en fantastisk möjlighet för arbetsgivaren att se över arbetsplatsens organisation och bemanning. Rekrytering ger en chans att komplettera och förnya arbetsgruppen en möjlighet att få in ny kompetens, nya erfarenheter och nya tankar. Varje rekrytering är en långsiktig investering till kommunen som helhet. Annonsen ska stimulera både kvinnor och män att söka. Vid urval och anställning skall intern rörlighet gynnas och rekrytering av underrepresenterat kön om möjligt tillgodoses. Vi ser mångfald som en tillgång, där alla känner sitt värde och allas talanger kommer till användning. Vi skall ta tillvara kraften i att människor är olika till ålder, kön, funktionshinder, kulturell bakgrund, värderingar och livsstil. Rekrytering sker i samverkan med de fackliga organisationerna. Vid frågor eller funderingar, kontakta din personalkonsult eller motsvarande. 1
regler och prioriteringar Rekryteringsprocessen styrs av såväl samverkansavtal som AB och LAS. Innan extern annonsering sker gäller nedanstående arbetsgång: Finns omplaceringsbehov p.g.a. personliga förhållanden? (LAS 7, 30) Undersök eventuell rekryteringsbegränsning hos centrala personalfunktionen. Finns omplaceringsbehov p.g.a. övertalighet? (LAS 7, 29) Undersök eventuell rekryteringsbegränsning hos centrala personalfunktionen. Finns anställd personal som önskar höjd sysselsättningsgrad? (AB 5 1b) Om inte arbetsgivaren bedömer att tjänsten ska annonseras externt ska undersökning göras om det finns tillsvidareanställd personal som anmält intresse för intern rörlighet. Undersök om det finns någon person som har LAS-företräde. När ovanstående punkter kontrollerats kan extern annonsering göras. Vid konkurrens i omplaceringsärenden ska kommunens rekryteringsrutiner gälla den som är mest kvalificerad och har störst förutsättningar att klara arbetsuppgifterna ska erbjudas arbetet. Samverkan med fackliga organisationer sker vid tillsättning av arbetsledande tjänster. Externt bemanningsbolag som kommunen har avtal med kan anlitas vid tillsättning av förvaltningschef eller mellanchef. 2
rekryteringens olika delprocesser Rekryteringsprocessen delas upp i tolv olika delar. Om du följer de olika delprocesserna kommer det att underlätta både urvalet av ansökningar och beslutet om anställning. Eftersom ingen rekrytering är den andra lik - tänk på att anpassa processerna efter varje enskild situation. Personalfunktionen ska delta redan i detta skede! 1) Behovsinventering Gör en behovsinventering utifrån verksamhetens aktuella och framtida behov. Vad för slags tjänst ska tillsättas och vilka ansvarsområden ska denna tjänst innehålla? Fundera även över vilka förändringsmöjligheter som finns i och med rekryteringen. (Se avsnitt Behovsinventering). 2) Kravprofil Vilka kompetenser, färdigheter och egenskaper eftersöks? Vilken ny kompetens behöver organisationen/arbetsgruppen? Utifrån detta kan du ta fram en kravprofil för den aktuella tjänsten, från grundläggande funktioner till personliga egenskaper. En tydlig kravprofil underlättar urvalet av ansökningshandlingar och vilka som ska kallas till intervju. (Se avsnitt Förslag på kravprofil). 3) Val av media och införande av annonstext Tänk på att utforma annonsen utifrån behovs- och kravprofilen. Annonsen ska väcka intresse och vara lättöverskådlig. Granska annonsen så att den inte riskerar att utestänga vissa grupper (diskrimineringslagsstiftningen). Annonsen ska minst läggas ut på Arbetsförmedlingens platsbank och på 3
kommunens webbplats. Genom att använda dessa kanaler får samtliga anställda tillgång till information om lediga tjänster (LAS 6 f informationsskyldighet för tidsbegränsat anställda). (Se avsnitt Val av media). 4) Svara på telefonförfrågningar och ta emot ansökningar Förbered kontaktpersonerna. De personer som står som kontakter i annonsen ska vara tillgängliga. De fackliga företrädarna ska namnges och nås via kommunens växel. Ansökningar tas emot och diarieförs (W3D3). De sökande får en bekräftelse att arbetsgivaren tagit emot ansökan och hur rekryteringsgången kommer att se ut. 5) Urval och analys Urvalet genomförs med hjälp av behovs- och kravprofilen. Välj ut de som ska kallas till intervju. Observera diskrimineringslagarna och ta hänsyn till mångfaldsaspekterna. 6) Planera intervjun Upprätta en realistisk tidsplan med goda marginaler. Se till att det finns tid för avstämning mellan intervjuerna. Bestäm vilka som ska närvara vid intervjun och dela upp ansvar mellan dem. En person bör ha huvudansvaret för intervjun och hålla den röda tråden. Det är viktigt att ha samma frågeställningar/frågeområden till alla som intervjuas. Intervjuerna ska hållas i en ostörd, trygg och samtalsvänlig miljö. (Se avsnitt Tips och råd inför intervjun samt Förslag på intervjufrågor). 4
7) Genomförande av intervjuerna Presentera organisationen, arbetsuppgifter, ansvar, utvecklingsmöjligheter, förväntningar etc. Dela eventuellt ut aktuellt informationsmaterial. Avslutningsvis bör den sökande få chans att ställa frågor och ge kompletterande information men också få information om vad som kommer att hända härnäst. Tänk på att intervjun ger möjlighet att skapa goodwill för kommunen. Den som intervjuas ska ses som en tillgång. 8) Utvärdera intervjuerna Efter varje intervju bör en kortfattad utvärdering ske. Dels hur ni uppfattade den sökande, dels rekryteringsgruppens insatser under intervjun. (Se avsnitt Utvärdering av intervjun). 9) Referenstagning Referenstagning är ett kraftfullt rekryteringsinstrument när det hanteras på rätt sätt. Diskutera med rekryteringsgruppen om tveksamheter eller otydligheter av de sökande. Utforma därefter de frågor som ska ställas. Tänk på att inte få för gamla referenser. Här är några allmänna råd: samma person ska helst ta hand om samtliga referenstagningar ta bara referenser från personer som den sökande har godkänt ta alltid referenser från fler än en referensperson begär fler referenspersoner av en sökande om behov finns 5
(Se avsnitt Förslag till mall för referenstagning). 10) Slutlig utvärdering Analysera och ta fram en lämplig kandidat. Utgå från den ursprungliga kravprofilen i analysen. Vid osäkerhet eller när flera kanditater är aktuella kan en andra intervju genomföras. Avstå från att anställa om de intervjuade inte uppfyller de krav ni ställer på personen! En ny rekryteringsomgång är alltid billigare än en felrekrytering. (Se avsnitt Slutlig utvärdering av den sökande). 11) Beslut om anställning Erbjud anställning. Diskutera lönesättning med personalfunktionen innan löneförhandlingen. Löneförhandling ska ske i dialog med den som ska anställas. Därefter bekräftar den anställde överenskommelsen genom underskrift på anställningsbeslutet. Allt ska vara klart innan personen tillträder. Delegationsordningen avgör vem som förhandlar och fastställer lön. 12) Avsluta rekryteringsprocessen Ring dem som varit på intervju och informera om beslutet. Tänk på goodwill den som inte fick jobbet kan vara aktuell nästa gång! Meddela skriftligt de som inte var aktuella för intervju att tjänsten är tillsatt. Behåll alla handlingar i minst två år. 6
behovsinventering En behovsinventering görs för att komma underfund med vilka behov som finns, vilken kompetens som är önskvärd. Behovsinventeringen kan även användas för att belysa hur man vill att organisationen ska se ut i framtiden. Här är förslag på några frågor att utgå från: Hur ser behovet ut idag? Hur ser behovet ut i framtiden? Hur ska tjänsten komplettera nuvarande arbetsgrupp? Hur ser det ut med kommande pensionsavgångar? Hur ser åldersfördelningen ut idag? Hur ser könsfördelningen ut idag? Hur ser mångfaldsaspekten ut idag och hur vill vi att den ska se ut? 7
förslag på kravprofil Exempel på vad som kan finnas med i kravprofilen: Kärnkompetens Beskrivning av relevant utbildning Data och IT-kunskaper Skriftlig och verbal förmåga Yrkeskompetens Beskrivning av vilka faktakunskaper som eftersöks Arbetslivserfarenhet Övrig yrkeskompetens som t.ex. konsultativt förhållningssätt, analytisk förmåga, förmåga att arbeta med klient/kund/patient, representativitet, inlärningsförmåga etc. Personlighet Beskrivning av önskade personlighetsdrag t.ex. motiverad, kreativ, samarbetsvillig, ansvarsfull, flexibel, kommunikativ etc. Här kan även frågan om mångfald bli aktuell En arbetsgrupp som består av människor med olika kön, ålder, bakgrund, personlighet och kompetens har större förutsättningar att förnya och förbättra verksamheten. 8
val av media Alla externa annonser för Enköpings kommun ska läggas ut på arbetsförmedlingens platsbank och på kommunens webbplats. Vill du använda dig av ytterligare annonsplatser finns det självklart möjlighet till detta. Beroende på vilken personalkategori som ska rekryteras finns det tre nivåer: Kommundirektör, förvaltningschef eller motsvarande - nivå 1 De senaste åren har vi annonserat i det så kallade Mälardalspaketet inkl DN. Här ingår, förutom DN, UNT, VLT, Eskilstuna-Kuriren och Nerikes Allehanda. I de flesta fall har vi även annonserat i Dagens Samhälle och EP. Mellanchef och kvalificerad handläggare - nivå 2 Vid rekrytering av denna personalkategori har delar av Mälardalspaketet använts. Här har även EP använts och ibland Dagens Samhälle eller fack-/branschtidning. En kategori som inte lämpar sig för annonsering i Dagen Samhälle är skolpersonal. Där är det lämpligare med fack-/branschtidning. Övrig personal som kan rekryteras lokalt eller i närområdet - nivå 3 Om du bedömmer att det finns en lämplig person lokalt räcker det att annonsera i EP. Vill du vidga området, använd delar av Mälardalspaketet. För utförligare information gällande utformning och layout av externa annonser, kontakta kommunens informationsavdelning. 9
tips och råd inför intervjun Presentera rekryteringsgruppen. Berätta hur rekryteringen och intervjun är upplagd. Berätta kortfattat om organisationen Enköpings kommun, förvaltningen, verksamheten/enheten och den aktuella tjänsten. Kandidaten intervjuas Börja med kontaktskapande frågor. Skapa en bra dialog, inget förhör. Var receptiv och uppmuntra den sökande att prata redan i ett tidigt skede. Ställ öppna frågor och följ upp svaren. Undvik ja- och nej-frågor. Be om förtydligande när något känns oklart. Ställ en fråga i taget. Undvik ledande frågor. Var uppmärksam på att inte svara i den sökandes ställe. Undvik egna värderingar. Se upp med dina fördomar. Försök att göra dig medveten om detta i förväg. Avbryt inte. Använd pausteknik. Var inte rädd för eventuell tystnad. Skygga inte för obehagliga frågor om de är befogade. 10
Ge ärliga svar. Undvik att föra löpande anteckningar under samtalet. Lyssna, lyssna, lyssna. Förespegla inte en anställning. Utvärdera samtalet så snart som möjligt. Gör ingen matchning innan alla samtalen är avklarade. Under intervjun bör den sökande ha fått information om: den aktuella tjänsten, krav och förväntningar arbetstider arbetsmiljö beredskap/jour arbetskläder semester personalsociala aktiviteter förmåner ersättning för resekostnader i samband med intervjun 11
förslag på intervjufrågor Frågor om civilstånd, sexuell läggning, religiös tillhörighet eller om den sökande har planer på att skaffa barn är aldrig relevanta, utan enligt lagen diskriminerande. Inledning 1. Vad vet du om Enköpings kommun? 2. Berätta lite allmänt om dig själv. 3. Hur vill du presentera dig själv? 4. Beskriv ditt nuvarande arbete/dina nuvarande arbetsuppgifter. 5. Hur kommer det sig att du söker denna tjänst? 6. Vilka faktorer/delar i arbetet stimulerar dig mest? 7. Vilka arbetsuppgifter skulle du vilja behålla från ditt nuvarande arbete? 12
8. Vilka arbetsuppgifter i ditt nuvarande arbete skulle du idag vilja bli av med? 9. Har du varit ansvarig för något projekt? Resultat? 10. Vad har du personligen lärt dig i dina tidigare anställningar? 11. Hur bedömer du dina fackkunskaper inom vårt verksamhetsområde? 12. Vilka erfarenheter har du från vårt verksamhetsområde? Egenskaper 13. Hur tror du att din chef/kollega/vän skulle beskriva dig? 14. Vilka egenskaper, tror du, att man måste ha för att bli bra på denna tjänst? 15. Nämn några positiva egenskaper hos dig själv. 16. Nämn något du kan utveckla hos dig själv. 13
17. Hur anser du att ett bra ledarskap ska vara? Värderingar/inställningar/attityder 18. Vilka situationer i ditt nuvarande arbete gör att du känner dig stressad? Varför? 19. Hur hanterar du dem? 20. Hur känner du dig inför nya arbetsuppgifter? 21. Hur reagerar du om du blir kritiserad? 22. Vad tycker du om att ha flera arbetsuppgifter samtidigt? 23. Vad får dig att fungera mindre bra? 24. När fungerar du som allra bäst? 25. Vad är du bra på? 14
26. Vad gör dig upprörd? 27. Vad gör dig glad? 28. Har du några idéer eller mål som du skulle vilja förverkliga? 29. Om du ser in i framtiden, hur tror du den ser ut för dig? 30. Hur föredrar du att arbeta? I grupp eller självständigt? 31. Vilken roll tar du i en grupp? 32. Vad innebär det för dig att arbeta ensam? Fördelar/nackdelar? 33. Vad är viktigt för dig när du arbetar i grupp? 34. Hur reagerar du på förändringar? 35. Vad gör du om du upptäcker att det förekommer något orätt/oärligt på din arbetsplats? 15
36. Ge exempel på hur du löser konflikter. 37. Vad är initiativförmåga för dig? 38. Anser du dig drivande? 39. Vilka händelser har varit viktiga för dig i livet? Arbetsmiljö/Hälsa 40. Hur är din hälsa? 41. Hur vill du att det ska vara på din arbetsplats för att du ska trivas? 42. Vilken typ av arbetsmiljö känner du att du klarar av mindre bra? 43. Vad gör du för att bibehålla din hälsa för att orka arbetslivet ut? 44. Vad behöver du för att bibehålla hälsan på arbetsplatsen? 16
45. Hur ser en arbetsplats med god arbetsmiljö ut för dig? Tillägg av frågor vid chef/arbetsledarrekrytering 46. Om du fick bestämma, hur skulle du lägga upp arbetet för denna tjänst? 47. Vilka egenskaper tycker du är viktiga hos dina kollegor/medarbetare för ett bra samarbete? 48. Var har du din styrka? (Kravprofil!) Fackkunskap Strategisk förmåga Visionär och kommunikativ förmåga Självkännedom och förmåga att hantera relationer 49. Vilken sorts stöd och uppmuntran behöver du för att fungera bra (som ledare)? 50. Vilka erfarenheter från ditt nuvarande arbete tror du att du kommer att kunna ta med dig in i det här arbetet? 17
51. Hur definierar du en duktig medarbetare? 52. Tänk dig att två eller flera i personalgruppen inte kan samarbeta med dig eller att de av någon anledning inte gillar dig och att detta påverkar verksamheten vad gör du? 53. Hur vill du att din chef ska vara för att samarbetet mellan er ska kunna fungera optimalt? 54. Om en personal har upplevt något i arbete, exempelvis våld eller hot, hur agerar du då? 55. Hur agerar du vid misstanke om mobbing? 56. Hur agerar du vid konflikter i arbetsgruppen? Vid internrekrytering 57. Hur tror du att du reagerar/agerar om du inte skulle få tjänsten? 58. Hur ser du på din ändrade roll? (Gäller medarbetare som söker arbetsledande tjänst) 18
Privat 59. Vad gör du på din fritid? 60. Vad är viktigt för dig i livet? 61. Har du några personliga mål/visioner? 62. Om du får en dag för dig själv, vad gör du då? 63. Vad prioriterar du mest när du inte arbetar? 64. Hur ser du på att arbeta övertid? 65. Om du skulle få detta arbete, hur ser din familj på det? Avslutning 66. Vill du fortfarande ha det här jobbet? I så fall varför? 19
67. Vad är förklaringen till eventuella luckor i din meritförteckning? 68. Kan du kort sammanfatta varför vi skulle anställa just dig till den här tjänsten? 69. Vilka funderingar och frågor hade du innan du kom på intervjun? Har du fått svar på dessa? 70. Har du sökt andra arbeten den senaste tiden? 71. Vilken typ av arbeten? 72. Vilka förutsättningar i övrigt måste vara uppfyllda för att du ska ha möjlighet att klara jobbet? 20
73. Finns det något du vill berätta som vi inte har frågat? 74. När skulle du kunna börja en anställning hos oss? 75. Vad har du för löneanspråk? 76. Vilka referenspersoner har du? Har dessa vidtalas? 77. Varför har du valt dessa personer? 78. Resekostnader? 21
Utvärdering av intervjun Fundera över vad som kan förbättras till nästa intervju? Hur ställde vi i gruppen frågorna till den sökande? Glömde vi fråga om något som var viktigt? Hade vi uppfattat ansökan på ett riktigt sätt? Fick vi i rekryteringsgruppen ett bra samtal med en personlig kontakt? Höll rekryteringsgruppen den röda tråden? Tror vi att den sökande har fått ett positivt intryck av kommunen oavsett om han/hon får det lediga arbetet? Informerade vi den sökande om: Organisationen? Arbetsmiljön? Arbetsuppgifterna? Anställningsförhållandena? Har vi fått den information vi behöver för att gå vidare om: Utbildning? Erfarenhet? Familj? Intressen? Attityder? Värderingar? Ska vi ha en eller flera kompletterande intervjuer? 22
förslag till mall för referenstagning Sökande: Referent: Tidigare arbetsuppgifter samt utförande: Initiativförmåga/Drivande: Flexibilitet: Samarbetsförmåga: Självständighet: Stresstolerans: Förmåga att uttrycka sig i tal och skrift: Planeringsförmåga/Hålla tidsplan/förmåga att avsluta: Dominans/Ledaregenskaper: 23
Konflikthantering: Humör: Hälsa/frånvaro: Social kompetens: Hur bedömer du XX teoretiska respektive praktiska kompetens? Hur bedömer du XX lämplighet till den sökta tjänsten? Har du något att tillägga som jag inte har frågat om? Skulle du anställa XX igen om du fick möjlighet? Tänk på att alltid ställa följdfrågor! 24
slutlig utvärdering av den sökande Hur ser den sökandes profil ut i förhållande till kravprofilen/annonsen? Vilka styrkor respektive svagheter finns i förhållande till kravprofilen? Hur agerade den sökande under intervjun? Vilket allmänt intryck har vi av samtalet? Vilket intryck fick vi av referenserna? Vad säger den samlade bilden? 25
Besöksadress: Kungsgatan 42 Postadress: 745 80 Enköping Telefon: 0171-62 50 00 telefax: 0171-392 68 www.enkoping.se