A NVÄNDARHANDLEDNING FIFA 3.5 (2019) F örbättrad I nformation F ör A rbete på väg, är systemet som hanterar ansökan trafikanordningsplaner, handläggning, beslut, trafikföreskrifter, diarieföring, kontroller, statistik och administration. Innehållsförteckning ALLMÄN INFORMATION FÖR HELA SYSTEMET... 2 Denna handbok... 2 Logga in... 2 Skapa ett användarkonto i FIFA... 3 Förberedelser... 3 Administration... 3 Föreskrift för vägskada... 5 Definitioner på förkortningar... 5 HANTERING AV TA-PLANER, EXTERNA SÖKANDE... 5 Allmänt för sökande... 5 Hantering av uppdateringar, effektivare hantering... 6 Nationell trafikingenjör... 6 Trafikföreskrifter... 6 Startsidan i FIFA... 6 Gör en ansökan... 8 Fliken Grunduppgifter... 9 Fliken Bifogade filer... 9 Fliken vägarbete... 10 Fiken kontaktuppgifter... 13 Fliken föreskrifter... 14 Ledningsärenden... 16 Rapportera aktivitet på vägen... 17 Sök och se tidigare inlagda TA-planer... 17 Ansökan/ändring... 18 Hantering av TA efter att Trafikverket tilldelat TA till entreprenör... 18 Uppdateringar i Tillåten TA... 19 TA-PLAN/TA (TRV) FÖR TRAFIKVERKET... 20 Startsidan i FIFA... 20 FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 1(26)
Tillåta vissa vägarbeten... 21 Skapa APV koder (OTB)... 22 Förändringar av redan tillåten TA... 23 Trafikföreskrifter... 24 Tillåtelse... 24 Trafikverkets hantering av sökandes TA-planer... 24 Trafikverkets hantering av sökandes TA-planer, Ledningsärenden... 25 Bra att veta som trafikingenjör... 25 SYSTEMINFORMATION OCH SYSTEMSTÖD... 26 Webbläsare... 26 Windows... 26 Skärm... 26 Internetuppkoppling... 26 ALLMÄN INFORMATION FÖR HELA SYSTEMET Denna handbok Denna handbok riktar sig till sökande, entreprenörer, handläggare och andra som på något sätt använder FIFA. Systemet är till stora delar självförklarande med hjälptexter. Håll bara muspekaren över det område du undrar över så kommer i de flesta fall en hjälptext fram. Handboken förklarar inte i detalj hur man genomför respektive del av exempelvis en ansökan utan förklarar valda delar som inte framgår av systemet. Logga in Starta systemet nya FIFA via länken https://fifa.trafikverket.se/fifa/login.aspx Om du inte har konto; välj Skapa konto. Har du ett användarkonto så anger du användarnamn och lösenord samt fyller i de 6 tecken som visas i bilden. Sedan trycker du på knappen Logga in. Har du ett användarkonto men glömt ditt lösenord klickar du på länken Jag har glömt mitt lösenord. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 2(26)
Skapa ett användarkonto i FIFA Fyll i uppgifterna och tryck på knappen skapa konto Tänk efter om du vill skapa personligt användarkonto eller gemensamt användarkonto för ditt företag. Skapa användare för företag (flera användare) Du måste nu ha en gemensam brevlåda som alla sökande på Ert företag också kan ansluta till för bevakning av e-post. Kontakta ditt företags egna användarstöd för mer information. Skapa personligt användarkonto Förberedelser Webbläsare FIFA hanterar de vanligaste webbläsarna, men vi rekommenderar ändå att Internet Explorer 11 används. Läs mer om webbläsare på sidan 25. Administration Registrera dina kontakter Du kan lägga upp nya kontakter under tiden du gör en ansökan. Dessa sparar du så finns de i din kontaktlista. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 3(26)
Du kan också välja fliken Administration och lägga upp så många kontakter du känner till. Detta förenklar ditt arbete när du sedan ska göra en ansökan. Upplagda kontakter kan du sedan hämta in/använda när du gör en ansökan. Under administrationsfliken kan du för ditt eget användarkonto också bl.a. Byta lösenord Byta telefonnummer Byta användarnamn Ändra e-postadress Ändra kontaktuppgifter på dina upplagda kontakter På startsidan kan du via inställningar hantera vilka ärenden du vill se: Uppföljning från kontrollverksamheten Mer information om kontrollverksamheten finns på hemsida https://www.trafikverket.se/for-digibranschen/arbetsmiljo-och-sakerhet/kontroll-av-arbetsplatser/ Trafikinformation När vägarbetet aktiverats skickas information till flera mottagare som slutligen också kan läsas på bland annat https://www.trafikverket.se/trafikinformation/vag/?traffictype=personaltraffic&map=0%2f650778 %2F7200000%2F&Layers=TrafficSituation%2bRoadWork%2bRoadCondition%2b och www.trafiken.nu. Kontaktuppgifter och uppgifter om kvarvarande vägbredder och påverkansgrader kräver ingen ny tillåtelse från Trafikverket i FIFA. Varje gång du trycker på knappen Skicka in så går mail till berörda samt genererar ny trafikinformation. Se under rubriken Rapportera aktivitet på vägen längre fram i detta dokument för mer information. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 4(26)
Äldre TA-planer Behöver du hjälp med att finna en gammal TA-Plan som fanns i det första FIFA (innan 2013), som nu är nedsläckt, kontaktar du FIFA förvaltningen (fifa.forvaltning@trafikverket.se). Denna tjänst är i första hand till för hantering av skadeärenden och liknande frågor där TA-planen ligger till grund för ansvar för tredje man vid vägarbeten. Föreskrift för vägskada En roll i systemet ger möjlighet att personer som inte i vanliga fall arbetar med trafikanordningsplaner kan göra föreskrifter för vägskada, men inget annat. Definitioner på förkortningar OTB Objektteknisk beskrivning. En OTB beskriver hur arbetet ska utföras. Exempelvis utmärkning på vägen. APV Arbete på väg, TRVK APV är ett kravdokument som ligger till grund för TA. AF AF = Allmänna förutsättningar (AFC, AFD mm) från kontraktshandlingar. BC BC = Den objektspecifika tekniska beskrivningens kodsystem med underrubriken Hjälparbeten (B). APV koder Sammanställning från kontraktets handlingar som berör APV. TB Teknisk beskrivning. RDT Transportstyrelsens rikstäckande databas för Trafikföreskrifter. HANTERING AV TA-PLANER, EXTERNA SÖKANDE Allmänt för sökande https://fifa.trafikverket.se/fifa/login.aspx Regional trafikingenjör handlägger regionens TA-Planer och denne person avläser regionens ansökningar på sin startsida. Därefter kontrolleras grunduppgifter, plats, föreskrifter etc., trafikingenjören beslutar sedan om tillåtelse för: 1) Tillåtelse av TA-Plan uppdateringen syns i sökandes startsida under mina aktuella TA-Planer 2) Trafikföreskrift(er) Om ansökan avser ett ledningsarbete (eller annat tillståndspliktigt arbete) kontrolleras även att det finns ett giltigt tillstånd eller avtal innan tillåtelse av TA-Plan beslutas. På startsidan finns rubriken status, som för sökande kan vara följande: Under registrering - Den är bara synlig hos den som skapat TA-planen Registrerad - Den ligger nu synlig hos Trafikverket, kan hanteras av båda parter. Tillåten - TA-planen är klar och arbetet kan påbörjas. Arbetet ska aktiveras om detta krav finns. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 5(26)
Hantering av uppdateringar, effektivare hantering I FIFA kan följande punkter uppdateras i tillåten TA-plan utan ny tillåtelse av trafikingenjören: Riskbedömning har gjorts, JA eller NEJ Beskrivning av arbete Påverkansgrad Rekommenderad hastighet Arbetsplanering Tillgängligt utrymme på det smalaste stället Plats och läge (för trafikinformation) Arbetsledare Utmärkningsansvarig Ytterligare som skall meddelas beslut (för entreprenören) Journummer Observera att mail går iväg till dina kontakter varje gång TA-planen skickas iväg med ny information om att din TA-Plan har uppdaterats. Detta innebär också att du som hanterar TA erhåller större ansvar avseende inrapportering. Informationen i TA-planen genererar hela tiden uppdaterad trafikinformation. Nationell trafikingenjör Den nationella trafikingenjören har möjlighet att handlägga Ej platsspecifika TA-Planer och tillåta TAplan som berör två eller flera regioner. Trafikföreskrifter Trafikingenjör med delegering kan överföra föreskrift direkt från FIFA till RDT (Transportstyrelsens Rikstäckande Databas för Trafikföreskrifter). Om du är intresserad av att se de publicerade trafikföreskrifterna se https://rdt.transportstyrelsen.se/rdt/af06_search.aspx?usestfs=1 Startsidan i FIFA Genom att klicka på en rubrik så kommer sortering av ärendena att ske utifrån vald rubrik. Genom att klicka på symbolen i den blå ringen så kan man sortera vilka ärenden man vill se på startsidan. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 6(26)
Om du klickar på ärenderaden för en TA-plan, men inte på ärendenumret, så kommer ovanstående ruta upp innehållande utökad information om TA-planen. Klicka igen så försvinner den. Rubriken Status betyder att TA-Planen är i olika skeden och ska hanteras därefter: Under registrering. Detta innebär att skaparen arbetar med framtagningen av krav och andra uppgifter. Ingen annan ser TA-Planen. Registrerad. I denna status väntar skaparen på att uppgifter ska kontrolleras eller kompletteras. Båda parter (sökande och handläggare) kan se TA-Planen. Tilldelad. Här är det en ny ägare av TA, det är nu den entreprenör som fått anbudet som är ägare. Tillåtelseprövas. Innebär att handläggare skall kontrollera uppgifter innan de kan godkännas. När entreprenören fyllt i uppgifter och trycker på knappen Skicka in, så går ärendet tillbaka till Trafikverket. Tillåten. Nu kan arbetet starta. Här kan entreprenören starta, pausa och stoppa arbetet via FIFA systemet eller via smartphone. Det går dessutom att uppdatera (byta namn, arbetstider, påverkansgrader mm) utan att ny tillåtelse behövs. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 7(26)
Gör en ansökan Öppna fliken Skapa/Ändra/Ansök på startsidan, fyll i efterfrågade uppgifter. Trycker du på någon av nedanstående knappar så kommer rutor som ska fyllas i upp. Se längre ner i handboken för vissa förklaringar och förtydliganden. Varje fält med en pil som i blåa ringen, går att öppna och stänga. (*) Fält markerade med röd stjärna är tvingande fält, meddelande om felaktigheter kommer visas om systemet inte godkänner det som står i fälten eller om man glömmer att fylla i. Man kan också välja vilket fält som ska vara öppet varje gång ett ärende öppnas, vid blåa fyrkanten. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 8(26)
Fliken Grunduppgifter Om du här anger vägarbetet EJ PLATSSPECIFIKT kan du inte ange plats på karta, längre fram i ansökan, mer information i detta steg. Om du här anger vägarbetet är PLATSSPECIFIKT ska du ange plats på karta, längre fram i ansökan. Något av dessa nummer måste också fyllas i för att ansökan ska kunna skickas. Objektnummer - Upphandlingens objektnummer Diarienummer enligt Väglag - Hämta uppgifter från t.ex. beslutat ledningsavtal Referensnummer - Entreprenörens egen kodsträng för objektet Är arbetet ett tillståndsgivet arbete (exempelvis ett ledningsarbete enligt 44 väglagen) är det alltid diarienumret från Trafikverket som ska anges. I de flesta andra fall anger man arbetets objektnummer. Dessa nummer finns med för att kunna följa upp TA-planen och för att enkelt kunna se ansvarsförhållanden för arbetet. Fliken Bifogade filer Här går det att bifoga PDF dokument. Det är även här du hittar dokument som fått tillåtelse av trafikingenjör (föreskrifter, beslut mm). FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 9(26)
Under utmärkningsexempel bifogar du egna utmärkningsexempel om de skall tillhöra TA-planen. Egna filer som läggs in här måste vara PDF och filstorleken är max 20 megabyte. Fliken vägarbete Arbetsmetod för markering på karta vid platsspecifika vägarbeten Öppna fliken vägarbete, klicka på Följ anvisningarna nedan och gör om proceduren till alla berörda vägsträckor är registrerade. När ni senare utför själva arbetet kan ni starta och stoppa arbetena på varje inlagd vägsträcka separat. Detta ger bra trafikinformation och förhoppningsvis mindre trafik förbi arbetsplatsen. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 10(26)
När vägen/vägarbetet korsar två eller flera län Riksväg: När du skall arbeta på en riksväg och vägnumret är samma oavsett län, anger du sträckan i ett län och sedan sträckan i nästa län, kom ihåg att mellan olika markering trycka på knappen lägg till. Du måste ange länsbenämning innan du kan ange platsen i länet. Länsväg: När du skall arbeta på en länsväg skiljer sig vägnumret mellan länen. Du anger vägnummer och sträcka i ett län åt gången och väljer lägg till du väljer alltså nytt vägnummer och sträcka för nästa län för att sedan trycka på knappen lägg till. Detta bygger på din kunskap om vägnummer i respektive län. Du kan gå in i kartan (genom att välja ett vägnummer i närheten som man känner till) för att i kartan se vilket vägnummer som aktuell väg har. Därefter går man in i kartan på nytt med rätt vägnummer angivet. När vägen/vägarbetet befinner sig på en väg i ett län Välj län och ange vägnummer, tryck sedan på visa på kartan, ange sträckan från/till i kartbilden, se bilden nedan. Ange geografiskt område: Län, vägnummer och tryck därefter på knappen visa på karta Markera: Vägsträckan i kartan använd knapparna från och till som du ser i kartan. Ange namn: Namnet på arbetet kan vara objektnummer eller kontraktsnummer etc. Ange riktning Riktning är alltid viktigt att fylla i, men ett absolut krav på mötesseparerade vägar. Här kan du lägga in flera arbetsuppgifter med olika riktningar. Försök att använda dig av kompassens benämningar nord, syd, väst och öst. Ange beskrivning: Beskrivningen kan innehålla vilken typ av arbetsuppgift du håller på med, exempelvis reparation av räcke, dikning etc. Plats och läge - för trafikinformation: Ange information så noggrant som möjligt. Denna information används av Radio, TV, Läget i trafiken, Trafiken.nu, osv. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 11(26)
Upprepa ovanstående till du fått med de sträckor som du tänkt. Varje sträcka kan hanteras separat när arbetet ska startas och stoppas senare. När du angivit ditt geografiska område Överst i högra hörnet har du ett plustecken, klicka på detta och du får upp en blå ruta där du kan välja vad du vill visa. Du kan också dubbelklicka i kartan för att zooma in. Tillgängligt utrymme förbi arbetsplats på det smalaste stället Här ska angiven bredd vara den bredd som totalt är smalast att passera på sträckan. Påverkan på körbana/körfält Bredd, fasta hinder: Ange återstående vägbredd där du har monterat hinder som inte kan flyttas, exempelvis längsgående skyddsanordningar, ställning, schaktgrop eller materialupplag. Bredd, rörliga hinder: Ange återstående vägbredd där du har hinder som är flyttbara, exempelvis markeringsskärmar, vägmärkesvagnar eller fordon. Broarbete, avstängd bromitt: Dessa uppgifter används bl.a. som stöd vid planering av tunga transporter som sker på vägar där vägarbeten pågår. Tänk på dispenstransporterna! Var därför så exakt som möjligt i breddangivelserna. Dispens för vissa typer av tunga transporter kan inte tillåtas av Trafikverket där arbetet kräver avstängd bromitt. Arbetsplanering och planerade datum Ange när ni tänker arbeta så exakt som möjligt. Dels genom att sätta planerade tider för arbetet om dessa avviker från TA-planens datum, men även för arbetsplaneringen som anger de tider som arbete vid vägen pågår. Kom ihåg att uppdatera era uppgifter så fort något på arbetsplatsen ändras då all denna information genererar uppdaterad trafikinformation när den skickas in på nytt. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 12(26)
Arbetsmetod för ej platsspecifika vägarbeten Öppna fliken vägarbete och lägg till de nödvändiga uppgifterna. Det räcker med exempelvis driftområde. Alla rutor måste fyllas i. Fiken kontaktuppgifter Ange de fält som är markerade med röd stjärna (*), dessa måste fyllas i. Fält markerade med röd stjärna är tvingande fält, meddelande om felaktigheter kommer visas om systemet inte godkänner det som står i fälten eller om man glömmer att fylla i. Ytterligare som skall meddelas beslut kan exempelvis vara, bussföretag, skyddsombud, arbetsmiljösamordnare eller liknande. Trafikverket och entreprenören har var sin ruta för denna funktion. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 13(26)
Fliken föreskrifter Här anger du om du ansöker om någon typ av föreskrift vid din vägarbetsplats. I bilden ser du vilka föreskrifter som kan användas vid vägarbete. Att ni gör en ansökan innebär inte att ni får en föreskrift även om TA-planen blir tillåten, se även rutan Bifogade dokument. Om trafikingenjören tillåtit föreskriften ser ni den i den rutan. En föreskrift är inte giltig innan den finns i databasen RDT https://rdt.transportstyrelsen.se/rdt/af06_search.aspx?usestfs=1 Handhavande av föreskrifter Tänk på att skicka in dokumentation efter avslutat arbete, enligt TRVK Apv eller IFS Knappen skicka in När alla nödvändiga uppgifter är ifyllda så skickar ni in TA-Planen för handläggning. Trafikverket går igenom uppgifterna och förhoppningsvis så blir TA-Planen Tillåten. Den är då klar att använda och arbetet kan starta. Skriv ut tillåten TA-Plan Välj TA-Plan från startsidan eller via sökfunktionen Bild 1) Klicka sedan på funktionen Visa tillåten TA-plan Bild 2) Välj spara och utskriftsformat, skriv sedan ut alternativt spara på egen disk. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 14(26)
FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 15(26)
Ledningsärenden För att registrera ett Ledningsärende krävs att det finns ett beslutat ledningsärende med villkorsbilaga för trafik- och skyddsanordningar. Öppna fliken Skapa/Ändra/Ansök på startsidan. Välj Ledningsärende för att starta en registrering. För valet Ledningsärende går det endast att registrera Platsspecifika TA-planer. Fyll i efterfrågade uppgifter. Tänk på att datumet för TA-planens giltighet ska vara inom den tidsperiod som är angiven i ledningstillståndet. Du måste mata in ett korrekt diarienummer (beslut med villkorsbilaga), som knyter an till berört vägavsnitt. Samtliga ledningsarbeten behöver ligga i samma kommun. Berör arbetet flera kommuner så behöver fler TA-planer skapas. För att kontrollera inmatat diarienummer - tryck på Validera ärendeuppgifter. Vid inskickande av TA-plan så kontrollerar FIFA att inmatad information stämmer överens med diariet på följande punkter: Ärendets status i diariet - Beslutad Ärendetyp - Ledningsärenden Startdatum: 2018-12-05 00:00:00 Slutdatum: 2018-12-07 00:00:00 Län: Jönköpings län Kommun: Värnamo Vägnummer: 27 FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 16(26)
Då ledningsärende är valt och beställare är valt som annan och ingen föreskrift är ansökt så blir TA-planen automatiskt tillåten och information skickas till Trafikcentralen. TA-planen får status tillåten. Om Trafikverket istället är valt och/eller föreskrift finns med så kommer TA-planen gå till en trafikingenjör för handläggning och får status registrerad. Om du skickar in ett redan registrerat/tillåtet ärende som hanterats av Trafikverket kommer det också att gå via en trafikingenjör för handläggning och få status registrerad. Rapportera aktivitet på vägen Det är viktigt att detta utförs då både entreprenören och trafikanterna kan vinna på en anmälan. Entreprenörerna vinner på en lugnare miljö då trafikanterna är förberedda på en störning och trafikanterna vinner på att kunna välja väg och tid för resan på ett annat sätt. Se aktuella dokument på sidan http://www.trafikverket.se/fifa/ Sök och se tidigare inlagda TA-planer Du kan söka tidigare skapade TA-planer via fliken Sök TA-planer. Gör ett urval och tryck på knappen Sök, så erhåller du ett sökresultat/lista på dina sökbegrepp. Sökresultatet Klicka på denna knapp och du erhåller en bild för att se uppgifterna om TA-Plan eller Klicka på denna knapp och du erhåller en bild för att Skapa/Ändra/Ansök TA-planer, fliken TAplaner ändrar skepnad till Skapa/ändra TA-Planer. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 17(26)
Ansökan/ändring Tänk på att: göra ansökan minst 3 veckor innan själva arbetet planeras att starta. du kan ansöka ej platsspecifik TA-plan för flera län som omfattar två eller fler regioner Hantering av TA efter att Trafikverket tilldelat TA till entreprenör När Trafikverket upphandlar arbeten tillhandahåller de i flesta fall första delen av en TA, tidigare benämnt TA-plan. När entreprenören har fått ett kontrakt för arbetet kommer Trafikverket att via FIFA att Tilldela den TA som skapats i projektet. För att detta ska bli möjligt måste entreprenören meddela Trafikverket det användarnamn i FIFA som ska sköta hanteringen och ha ansvar för TA under utförande tiden i projektet. Detta sker med fördel i samband med kontraktsgenomgången, eller med ett mail, det räcker med bara användarnamnet, inget lösenord behöver anges. När detta är fallet kan statusarna på startsidan se ut så här: Tilldelad. Här är det en ny ägare av TA, det är nu den entreprenör som vann anbudsgivningen som är ägaren. (Kom ihåg personliga inställningar) Tillståndsprövas. Det innebär att entreprenören fyllt i efterfrågade uppgifter och tryckt på knappen Skicka in, TA finns nu hos Trafikverket, på startsidan. Vilka uppgifter som ska fyllas i beror på om TA ska Tillståndsprövas eller inte. Fyll i detta om Tillståndsprövning ska ske: Under fliken Grunduppgifter ska exempel för utmärkningen biläggas, detta sker i Bifogade dokument, systemet hanterar bara PDF filer. En grön bock visar att Trafikverket har granskat filen och gett sin tillåtelse. Kommunikationsrutan är till för bägge parter, skriv in vad ni ändrat eller något som ni kommit överens om. Detta är valfritt. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 18(26)
Vidare fyller ni i kontaktuppgifter och allt utom typ av vägarbete under fliken Vägarbete. Här kan ni sända TA till e-postadress: Den får då alla kommande uppdateringar som utförs, när skicka knappen aktiveras. När ni är klar med registreringen så trycker ni på knappen Skicka in, Trafikverket handlägger TA och ni får tillbaka den på startsidan, förhoppningsvis med statusen Tillåten. Fyll i detta om Tillståndsprövning inte ska ske: Fliken Kontaktuppgifter och fliken Vägarbete är det som behöver fyllas i. När ni är klar med registreringen så tryck på knappen skicka in, då blir TA tillåten och mail går till alla berörda. Kom ihåg att arbetet kan behöva aktiveras se http://www.trafikverket.se/fifa. Uppdateringar i Tillåten TA TA går att uppdatera utan att Trafikverket behöver tillåta på nytt, så länge ingen tillåtelseprövning krävs. Tänk på att varje gång som knappen Skicka in aktiveras så går det mail till alla berörda. Uppstår nya förutsättningar som kräver avancerade lösningar eller omledning som inte tidigare framkommit så ta kontakt med projektledaren eller trafikingenjören så samråder dessa om förändringen ska ske. Om så är fallet så kommer Trafikverket att ändra Ta så den kräver Tillåtelseprövning, då kan entreprenören lämna in sitt förslag på utmärkningen under Bifogade dokument och Trafikverket kontrollerar dokumentet och ger sin tillåtelse om allt är OK. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 19(26)
TA-PLAN/TA (TRV) FÖR TRAFIKVERKET Handläggning av TA-planer och TA där Trafikverket är beställare, för Trafikingenjörer och övriga användare. Startsidan i FIFA Genom att klicka på en rubrik så kommer sortering av ärendena att ske utifrån vald rubrik. Genom att klicka på symbolen i den blå ringen så kan man sortera vilka ärenden man vill se på startsidan. Om man klickar på ärenderaden, men inte på ärendenumret, så kommer ovanstående ruta upp. Klicka igen så försvinner den. Det finns en klickbar ruta för trafikingenjörerna under rubriken ANM vid varje ärenderad, syns i den blå rektangeln, den är tänkt att användas som en kom ihåg markering för användaren. Den har ingen funktion i övrigt. Rubriken Status betyder att TA-Planen är i olika skeden och ska hanteras därefter: Under registrering. Detta innebär att skaparen arbetar med framtagningen av krav och andra uppgifter till systemet. Ingen annan ser TA-Planen. Registrerad. I denna status väntar skaparen på att uppgifter ska kontrolleras eller kompletteras. Båda parter kan se TA-Planen. Tilldelad. Här är det en ny ägare av TA, det är nu den entreprenör som vann anbudsgivningen som är ägaren. Tillståndsprövas. Här finns krav på att viss information måste kontrolleras mer av Trafikverket. Det innebär att när entreprenören fyllt i efterfrågade uppgifter och trycker på knappen Skicka in, så går ärendet tillbaka till Trafikverket. Tillåten. Nu kan arbetet starta. Här kan entreprenören starta, pausa och stoppa arbetet via FIFA systemet eller via smartphone. Det går dessutom att uppdatera (byta namn, arbetstider, påverkansgrader mm) utan att ny tillåtelse behövs. Allmänt om handläggning av ärenden som skapats av Trafikverket. För planer som skapats av Trafikverket så kallas det TA istället för TA-plan. Projektet skapar en TA som innehåller krav för hanteringen av trafik i projektet redan innan upphandling av entreprenör skett. När arbetet har en entreprenör tilldelar trafikingenjören TA till entreprenören. Därmed går ansvaret och ägarskapet för TA över till entreprenören. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 20(26)
Entreprenören hanterar sedan TA och kan i många fall göra uppdateringar om och om igen utan att ny tillåtelse behöver av Trafikverket. Det är viktigt att entreprenören sköter start och stopp av arbetet som påverkar trafikanterna, läs med på www.trafikverket.se/fifa. Skapa/Ändra TA(TRV) Fliken Skapa/Ändra TA hanteras av trafikingenjör/projektledare. Ny registrering: Trafikingenjör/projektledare öppnar fliken Skapa/ Ändra TA. o Nu ska projektets namn anges, skriv även vägnummer här så blir sökvägen tydlig längre fram i hanteringen. Vidare ska krav i projektet (OTB) läggas in under bifogade filer, tiden för projektet ska anges och projektets diarienummer under fliken Grunduppgifter. Under fliken Vägarbete behöver endast typ av vägarbete fyllas i. Dessa båda flikar kan öppnas och stängas med pilsymbolen. Mer som ska fyllas i är projektledare och eventuell byggledare, det sker under fliken kontaktuppgifter. Platsen ska också anges, följ instruktionerna under platsfliken. Det går att spara när som helst under handläggningen. o Helt nytt är möjligheten att slippa hantera TA efter överlämnande, tilldela, till entreprenör. Det sker genom att klicka i tillåtelseprövning Nej. Väljer man Tillåtelseprövning Ja kommer TA tillbaks till trafikingenjören för en ny översyn när entreprenören fyllt i efterfrågade uppgifter. Den hamnar då på startsidan. Tillåta vissa vägarbeten Om Tillåtelseprövning är valts kan trafikingenjören välja att tillåta vissa vägarbeten under förutsättning att alla uppgifter är ifyllda för dessa. Det ser ut så här: På bilden ovan är 2 av 3 vägarbeten tillåtna och kan hanteras av entreprenören med smartphone eller i fliken Rapportering av aktivitet på vägen. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 21(26)
Skapa APV koder (OTB) Trafikverket har i FIFA möjlighet att genom att klicka på knappen Hämta APV koder kunna göra ett PDF dokument med rätt APV koder. För att det ska vara möjligt krävs att datorn kan hitta rätt dokument som måste vara i WORD format. Möjlighet att lägga till egna dokument finns kvar, lika som tidigare. Systemet hanterar bara PDF filer. Aktuella APV koder syns om man klickar Visa APV koder och administreras av personer med administrationsrättigheter. Man kan lägga till ytterligare krav med knappen Kompletterande krav. Det är en mall som hjälper att skapa APV-krav med TRVK apv som upphandlingsdokument. Trafikverket har möjligheten att välja vem TA ska sändas till när den blivit tillåten, entreprenören kan inte röra uppgifter i denna ruta: När alla efterfrågade uppgifter är ifyllda trycker man på TA klar för tilldelning knappen, även en huvudentreprenör måste finnas, så byter TA status. Den går fortfarande att ändra, men det bör man inte göra. Tilldelning: När kontraktet för projektet vunnit en ägare ska ägaren tillhandahålla ett användarnamn som ska ha ansvaret för TA. Namnet ska vara registrerat i FIFA. Trafikingenjören/projektledaren trycker på knappen Tilldela, för in namnet och tilldelar TA. TA går att tilldela om igen vid behov med denna knapp: FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 22(26)
Tillåtelse: Om ingen Tillåtelseprövning krävs kommer TA att bli tillåten när entreprenören fyllt i sina kontaktuppgifter, arbetstider samt påverkansgrad för trafikanterna och trycker på knappen Skicka in Om Tillåtelseprövning krävs kommer TA sändas till trafikingenjören som då kontrollerar de nya uppgifterna. Här kan även en konsult, granskare, vara inblandad, då klickar denne i rutan Granskad av någon annan än beslutande, när denne är klar med granskningen. Det innebär att ansvaret för uppgifterna ligger hos granskaren. Det är enbart trafikingenjören som tillåter TA. Entreprenören kan uppdatera sina uppgifter om och om igen när TA har statusen tillåten, utan att ny tillåtelse krävs av trafikingenjören. OBS! Det går ut mail till alla berörda varje gång denna knapp aktiveras. Förändringar av redan tillåten TA Om något som har betydande påverkan för trafikanterna behöver ändras eller läggas till i en redan tillåten TA under byggtiden, tar entreprenören kontakt med projektledaren eller trafikingenjören. Ett samråd sker internt för Trafikverket, behövs förändringen klickas rutan för tillåtelseprövning i av Trafikverket. Entreprenören kan då lägga in sina förslag på förändringen i TA och få dessa tillåtna av Trafikverket. Handläggningen blir samma som vanligt. Trafikverket väljer vilka filer som man tar ansvar för. De gröna bockarna innebär att Trafikverket har kontrollerat och gett tillåtelse till dokumenten. Systemet har en ruta med namnet kommunikation i fliken Grunduppgifter, den är till för kommunikation mellan Trafikverket och entreprenören i handläggningsskedet. Det går inte att ta bort det som läggs in i denna ruta. Statusar på TA i FIFA Det nya arbetssättet har gjort att fler statusar behövs, de gamla statusarna finns också kvar. Här är en kort förklaring vad några statusar innebär i nya flödet: Under registrering. Detta innebär att trafikingenjören/projektledare arbetar med framtagningen av krav och andra uppgifter till systemet. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 23(26)
Registrerad. I denna status väntar trafikingenjören/ projektledaren på att upphandlingen av projektet ska bli klar. Tilldelad. Här är det en ny ägare av TA, det är nu den entreprenör som vann anbudsgivningen som är ägaren. (Kom ihåg personliga inställningar) Tillståndsprövas. Det innebär att entreprenören fyllt i efterfrågade uppgifter och tryckt på knappen Skicka in, TA finns nu hos Trafikverket, på startsidan. Tillåten. Här kan entreprenören starta, pausa och stoppa TA via FIFA systemet eller via smartphone. TA går dessutom att uppdatera (byta namn, arbetstider, påverkansgrader mm) utan att ny tillåtelse behövs. Trafikföreskrifter Trafikingenjör med delegering kan överföra föreskrift direkt från FIFA till RDT (Transportstyrelsens rikstäckande databas för Trafikföreskrifter). Publicerade trafikföreskrifter se https://rdt.transportstyrelsen.se/rdt/default.aspx?usestfs=1 Tillåtelse Trafikingenjör med delegering är den person som kan tilldela TA, och ge tillåtelse till TA. Tillåtelsen publiceras via FIFA:s startsida och under rubriken mina aktuella ärenden. Trafikverkets hantering av sökandes TA-planer När en sökande har skapat en TA-plan som skickats in till Trafikverket ska en trafikingenjör handlägga detta ärende. I dagsläget kan detta medföra bryderier om hur ärendet ska hanteras beroende på hur det har uppkommit. För att kunna ställa krav på ett någorlunda enhetligt sätt har FIFA olika beslutsmallar som kan uppdateras eller bytas ut om man upptäcker att det är fel kravdokument för ta-planen. Möjligheten finns under fliken Beslut och ser ut så här: Mallar med redigeringsbar text finns under beslutstyp. Är TA-Planen ej platsspecifik och ni väljer att lägga in en föreskrift så var noga med att ange kommun och vägnummer i beslutet. Den kopplingen kan FIFA inte göra då ingen väg är presenterad på karta. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 24(26)
Trafikverkets hantering av sökandes TA-planer, Ledningsärenden Vid registrerat ärende så är valet ledningsärende låst och kan INTE ändras. (Trafikingenjör kan inte skapa ett ledningsärende.) I normala fall går en TA-Plan med ett ledningsärende direkt till trafikcentralen utan att hanteras av någon trafikingenjör. Om en föreskrift ingår ledningsärendet eller att "Trafikverket" valts som beställare kommer dock Ta-planen att gå till en trafikingenjör för handläggning. Detta gäller även för ett ledningsärende som sedan tidigare varit registrerat hos, eller har hanterats av en Trafikingenjör. Kontrollera att inmatat diarienummer stämmer överens med ansökan genom att trycka på Validera ärendeuppgifter. FIFA kontrollerar att inmatad information stämmer överens med diariet på följande punkter: Ärendets status i diariet - Beslutad Ärendetyp - Ledningsärenden Övrig information behöver trafikingenjören kontrollera manuellt. Man behöver ange om ett tilläggsdokument ska skapas eller inte. Inget krav på att tilläggsdokument finns eftersom krav finns ställda i villkorsbilagan i ledningstillståndet. Bra att veta som trafikingenjör Ärenden under Bifogade filer går inte att ta bort, tänk på att utmärkningsexempel inte bör vara med. Text i rutan Tjänsteanteckningar syns bara internt. Var noga med datum angivelse när ni skriver föreskrifter, skriv gärna 11 september istället för 11-09. FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 25(26)
Var vaksam på datum för TA-planen giltighets tid, det finns ingen koppling till verklig tid under handläggningen innan TA-planen är tillåten. TA-plan går att tilldela om igen vid behov med en knapp som ligger uppe under fliken Trafikverkets uppgifter SYSTEMINFORMATION OCH SYSTEMSTÖD Felanmälan, användarstöd Systemproblem: Anmäler du till anvandarstodit@trafikverket.se Webbläsare Här hittar du bland annat information om vilka webbläsare som vi har testat och vilken Internetuppkoppling vi rekommenderar för att det ska fungera bäst när du besöker vår webbplats. Följande webbläsare har testats för att fungera med webbplatsen. Om du har en äldre eller annan webbläsare än dessa är det inte säkert att webbplatsen ser korrekt ut eller fungerar felfritt. Windows Windows 10: Senaste versionen av Internet Explorer förespråkas men även senaste versionerna av Google Chrome, Firefox, Edge och Safari bör fungera bra. Windows 8: Senaste versionen av Internet Explorer förespråkas men även senaste versionerna av Google Chrome, Firefox och Safari bör fungera bra. Windows 7: Senaste versionen av Internet Explorer förespråkas men även senaste versionerna av Google Chrome, Firefox och Safari bör fungera bra. MacOS FIFA har ingen support till MacOS, men senaste versionerna bör fungera. Skärm Färgdjup: tusentals färger eller mer PC: minst 800 x 600 bildpunkter Macintosh: minst 832 x 624 bildpunkter Internetuppkoppling Bandbredd: minst 56 kbit/s FIFA 3.5 Användarhandledning Sida 26(26)