Göteborgs universitet Sid 1 (7) Intern miljörevision av Konstnärliga fakulteten Tid: 2014-10-13 Plats: Göteborg Revisionsledare: Ullika Lundgren Revisor: Rita Grandér Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning. Omfattning iljöledningssystemet omfattar följande verksamheter: Fakultetskansliet Akademin Valand HDK - Högskolan för Design och Konsthantverk Högskolan för scen och musik Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om iljöhandbok för Konstnärliga fakulteten (http://www.konst.gu.se/internt/miljo/miljohandbok/), genomfört samtal med administrativ chef vid institution, viceprefekt utbildning, forskare, ingenjör, teknisk chef, miljösamordnare för fakulteten och miljörepresentant tillika intendent samt genomfört besök i verksamheten. Revisorerna har också granskat tidigare avvikelser från interna och externa miljörevisioner. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid Högskolan för scen och musik och platsbesök genomfördes på Artisten, Fågelsången 1. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande: Antal större avvikelser 1 Antal mindre avvikelser 7 Antal förbättringsmöjligheter 2 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Fakultetens miljösamordnare och/eller institutionens miljörepresentant beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare arianne Dalbro (marianne.dalbro@gu.se) Kommentarer och slutsatser Fakulteten arbetar aktivt och med stort engagemang inom sitt miljöledningssystem. an har bland annat ett miljöråd som har kontinuerliga möten för att diskutera förbättringsförslag inom
Göteborgs universitet Sid 2 (7) miljöområdet. Det finns en bra miljöaspektlista med identifierade prioriterade områden som grund för de aktiviteter som finns listade för miljö och hållbar utveckling. Ledning och styrning av verksamheten: iljöarbetet är delegerat från prefekt till enhetschefer, administrativ chef samt teknisk chef. De har ansvar för att de mål som finns i arbetsmiljöplanen uppfylls, inklusive aktiviteter för miljö och hållbar utveckling som är integrerade i planen. Alla chefer skall gå både arbetsmiljöutbildning och miljöutbildning för chefer. Arbetsmiljöronderna görs tillsammans med miljöronderna. Nya studenter får introduktion till verksamheten avseende arbetsmiljö; t ex ergonomi och hörselskydd samt brandskydd men ingen tydlig miljöintroduktion. Forskning: Forskning och utbildning vid Högskolan för scen och musik har ett starkt fokus på socialt hållbar utveckling och man arbetar för breddad rekrytering bl a genom projektet usic College i Angered som är ett samarbete mellan Folkhögskolan i Angered och Högskolan för scen och musik. Ett annat exempel är forskning kring El Sistema villkor för musikaliskt lärande och identitet i en interkulturell kontext. an har också deltagit i ett konstnärligt och pedagogiskt utvecklingsprojekt kring genusperspektiv med andra högskolor. Kompetensutveckling: Det finns en videokonferensutrustning som används flitigt. Flera medarbetare har gått Jabberutbildning och även teknikerna skall nu genomgå utbildningen. Önskemål finns om tillgänglig statistik över genomgångna miljöutbildningar. Resor och energi: Det är mycket upp till den som reser att själv ta ansvar för val av färdmedel. Inom resor till och från arbetet ser man en trend att det numer är gott om plats i garaget och att de anställda i ökad utsträckning tar cykel eller åker kollektivt till jobbet. Några av parkeringsplatserna i garaget kommer att byggas om till en cykelparkering. Genom ett omarbetat hyresavtal betalar skolan 70 % av elförbrukningen och Akademiska Hus 30 %. an kan följa elförbrukningen i fastigheten genom tillgänglig statistik. Byte av belysning till LED lampor har genomförts på scenerna. Inköp, återvinning och återanvändning: Institutionen har en person som kordinerar inköpen. Allt handlas genom avtalsdatabasen eller GUshopen. ålet är att alla plastmuggar skall tas bort och alla skall ha med sig sin egen mugg. Institutionen har investeringsbudget för ny inredning. Diskussioner pågår om det finns möjlighet till förvaring av gamla möbler för återanvändning. an har samarbete om användning av scenpodier med Backateatern. Kemikalier: Alla kemikalier är inventerade och de har en ansvarig person som sköter inventeringen av kemikalierna. Säkerhetsdatabladen är insatta i pärmar som finns lätt tillgängliga. Uppdatering av nya säkerhetsdatablad görs kontinuerligt. Samtliga avvikelser förutom en från tidigare interna och externa miljörevisioner har åtgärdats.
Göteborgs universitet Sid 3 (7) Rekommendationer Fakulteten rekommenderas att arbeta vidare med sitt miljöledningssystem i nuvarande engagerade form. iljörådet bör fortsätta sina regelbundna möten men uppmanas också att engagera representanter från samtliga institutioner att medverka. Ullika Lundgren Revisionsledare tel: 031-7869870 e-post ullika@gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet iljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av Ullika Lundgren, 2014-11-06 Dnr: 2014/15
Göteborgs universitet Sid 4 (7) BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse (ISO 14001) 1 4.4.6 Enligt Regler för miljöanpassad kemikaliehantering vid konstnärliga fakulteten Dnr V 2012/765 är det avfallsansvarigs ansvar och uppgift att rutiner för att tömma slamavskiljare finns och följs. I verkstad finns en slamavskiljare som ingen verkar ha ansvar för och ingen av de intervjuade personerna hade kunskap om när den senast tömts. Detta har påpekats vid tidigare revisioner. 2 4.4.4 Det finns inget krav på ledningens genomgång av miljöledningssystemet på fakultetsnivå men det finns ingen information vid Konstnärliga fakulteten om hur miljö- och hållbarhetsarbetet följts upp och utvecklats sedan november 2012. Enligt Roller ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet Dnr V 2014/312 ska dekan sammanställa och analysera institutionernas uppföljning av genomförda aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling samt sammanställa och analysera institutionernas återrapportering avseende GU:s miljömål och handlingsplan Typ S 3 4.4.5 Den person som i förteckning över kemikalieadministratörer vid fakulteten står som ansvarig för KLARA arbetar inte längre vid fakulteten. 4 4.4.5 Aktivitetslistan för miljö och hållbar utveckling saknar uppgifter om vem som uppfört den, när den skrevs och vem som fastställt den. Den bör också vara tillgänglig för medarbetarna men finns inte publicerad på hemsidan. 5 4.4.6 Enligt Regler för miljöanpassad kemikaliehantering vid konstnärliga fakulteten Dnr V 2012/765 ska nya studenter och anställda blir informerade om rutiner avseende avfallshantering, hantering av kemikalieavfall samt kemikaliehantering. Vid intervjuer framkommer oklarheter om vem som faktiskt utför detta. 6 4.4.6 Kemikalieskåpet i verkstaden var uppmärkt med faropiktogrammet dödskalle med korsande benknotor, trots att det inte fanns några sådana kemikalier i skåpet. 7 4.4.6 På en hylla ovanpå kemikalieskåpet stod ett antal plastburkar med färgpigment. De pigment som är märkningspliktiga saknar etikettering och korrekt märkning, t ex methylenblått. Produkten skall vara märkt med faropiktogrammet utropstecken. Produkten skall inventeras i KLARA. Enligt AFS 2011:19 19 ska förpackningar och behållare som innehåller farliga kemiska produkter vara korrekt märkta med produktens namn, faropiktogram, alternativt farosymboler och faro-beteckningar. Detta finns också uttryckt i Regler för miljöanpassad kemikaliehantering vid konstnärliga fakulteten Dnr V 2012/765.
Göteborgs universitet Sid 5 (7) 8 4.4.6 Färgpigmenten som är märkningspliktiga förvarades utanför kemikalieskåpet på en hylla. Enligt AFS 2011:19 19 ska förpackningar och behållare som innehåller farliga kemiska produkter vara korrekt märkta med produktens namn, faropiktogram, alternativt farosymboler och faro-beteckningar. Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. En avvikelse kan också vara att miljölagstiftning eller andra miljökrav inte är uppfyllda. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. En större avvikelse avser att krav som ställs i miljölagstiftning eller standarden inte uppfylls. En mindre avvikelse avser att en dokumenterad rutin inte tillämpas. Den kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat.
Göteborgs universitet Sid 6 (7) BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter 1 4.4.1 För att ha en bra representation för miljö och hållbar utveckling för hela Konstnärliga fakulteten är det bra om samtliga institutioner/högskolor företräds. Ingen representant för Valand har medverkat i miljörådet under 2014. 2 4.4.1 Oklart om någon ny miljösamordnare för Stenebyskolan utsetts. Det är bra om samtliga högskolor/institutioner företräds i miljörådet. Förbättringsmöjligheter innebär mindre observationer och rekommendation om förbättringar men utan krav på uppföljande hantering. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.
Göteborgs universitet Sid 7 (7) BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse indre avvikelse Förbättringsmöjligheter Reviderat 4.1 Generella krav 0 0 0 JA 4.2 iljöpolicy 0 0 0 JA 4.3.1 iljöaspekter 0 0 0 JA 4.3.2 Lagar och andra krav 0 0 0 JA 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner 0 0 0 JA 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet 0 0 2 JA 0 0 0 JA 4.4.3 Kommunikation 0 0 0 JA 4.4.4 Dokumentation 0 1 0 JA 4.4.5 Dokumentstyrning 0 2 0 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 1 4 0 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid 0 0 0 JA nödlägen 4.5.1 Övervakning och mätning 0 0 0 JA 4.5.2 Utvärdering av att lagar och 0 0 0 JA andra krav följs 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och 0 0 0 JA förebyggande åtgärder 4.5.4 Redovisande dokument 0 0 0 JA 4.5.5 Intern revision 0 0 0 JA 4.6 Ledningens genomgång 0 0 0 JA Totalt 1 7 2 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. I vissa fall hänvisas även till kraven i EAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004 och EAS III 2009, återfinns på sidan: http://www.mls.adm.gu.se/miljoarbete/uppfoljning/revision/rad-och-hjalp-for-interna-miljorevisorer/