1(14) Plats och tid Norrtäljesalen, tisdagen den 6 februari 2018 kl 13:00-14:30 ande Ledamöter Louise Branting (C), ordförande Nils Matsson (M), vice ordförande Christina Pettersson (S) Roine Wallin (L) Lars Hasselfeldt (KD) Sören Karlsson (SD) Holger Forsberg (S) Tjänstgörande ersättare 1-12 Ersättare Ulla Malutchenko (M) Bengt Karlström (KD) Sune Rehnberg (SD) Övriga närvarande Ola Andersson, säkerhetschef Pontus Gillnäs, administratör Nina Svensson, nämndsekreterare Justerare Nils Matsson Justeringens plats och tid Kommunhuset Ankaret, 2018-02-12 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-12 Nina Svensson Ordförande Louise Branting Justerare Nils Matsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2018-02-12 Datum då anslaget tas ned 2018-03-06 Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen, Kommunstyrelsekontoret Underskrift Nina Svensson
2(14) Ärendelista 1 Dnr 299 Fel! Bokmärk Upprop... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2 Dnr 300 Val av justerare... 3 3 Dnr 538 Ändringar i föredragningslistan... 4 4 Dnr 569 Informationsärenden... 5 5 Dnr 2018-000005 110 Investeringsärende - inköp av valboxar och valskärmar... 6 6 Dnr 2018-000004 110 Riktlinjer vid bokning av vallokaler... 7 7 Dnr 2018-000003 110 Riktlinjer vid bokning av förtidsröstningslokaler... 8 8 Dnr 2018-000002 110 Kommunikationsplan för de allmänna valen 2018... 9 9 Dnr 2018-000007 110 Mall för redovisning av partistöd... 10 10 Dnr 2017-000024 024 Avdrag på grundarvode för förtroendevalda på grund av frånvaro vid sammanträden med kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna 2017... 11 11 Dnr 252 Meddelanden... 13 12 Dnr 184 Redovisning av delegationsbeslut... 14
3(14) 2 Dnr 300 Val av justerare utser Nils Matsson (M) att tillsammans med ordföranden justera protokollet. Justering äger rum i kommunhuset Ankaret den 12 februari klockan 10:00.
4(14) 3 Dnr 538 Ändringar i föredragningslistan beslutar att godkänna ändringen i föredragningslistan. ande sammanträde Yrkanden Ordförande Louise Branting yrkar att ett ärende tillkommer i sammanträdets föredragningslista då förteckningen över de förtroendevalda ska ha avdrag på grundarvodet på grund av frånvaro vid hälften eller mer än hälften av ordinarie sammanträden under perioden 1 januari 31 oktober 2017 har reviderats av kansliavdelningen på grund av avvikelser. sgång Ordföranden föreslår att val- och förtroendemannanämnden beslutar i enlighet med Louise Brantings yrkande och finner att nämnden beslutar i enlighet med yrkandet.
5(14) 4 Dnr 569 Informationsärenden Säkerhetschef Ola Andersson informerar om säkerhetsfrågor som rör förtroendevalda och de allmänna valen 2018. Valprojektledare Nina Svensson och valadministratör Pontus Gillnäs informerar om pågående arbete med de allmänna valen 2018. tar del av information om det preliminära resultatet för 2017. Valprojektledare Nina Svensson informerar om val- och förtroendemannanämndens preliminära budget för 2018.
6(14) 5 Dnr 2018-000005 110 Investeringsärende - inköp av valboxar och valskärmar beslutar att köpa in valmaterial för maximalt 40 000 kronor inför de allmänna valen 2018. Sammanfattning av ärendet I samband med förberedelserna inför de allmänna valen 2018 har valadministrationen gjort en inventering av valmaterial. Utifrån inventeringslistan har valadministrationen sett ett behov av att köpa in ytterligare valboxar och rullstolsanpassade valskärmar. Kostnaden för 13 valboxar samt 23 rullstolsanpassade skärmar bedöms bli cirka 40 000 kronor. Medel för investeringen finns avsatta i budget men då delegation saknas måste ärendet behandlas av val- och förtroendemannanämnden. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 26 januari 2018. Bilaga 1. Inventeringslista et ska skickas till Kansliavdelningen. Upphandlingsenheten. Redovisningsenheten.
7(14) 6 Dnr 2018-000004 110 Riktlinjer vid bokning av vallokaler beslutar att anta följande riktlinjer inför bokning av vallokaler i de allmänna valen 2018: 1. Endast lokaler som är tillgängliga för alla invånare, oavsett funktionsvariation, godkänns. 2. Lokaler som drivs av företag eller organisationer där det framgår av stadgar att organisationen är partipolitiskt obunden godkänns. 3. Lokaler som drivs av icke partipolitiska organisationer och där lokalen är fri från politisk eller religiös propaganda godkänns. 4. Lokaler där röstningen inte bedöms kunna ske under ordnade former eller där valhemligheten riskeras refuseras. 5. Lokaler som drivs av partipolitiska sammanslutningar refuseras. 6. Lokaler som utgör kyrkorum eller motsvarande refuseras. Församlingshem räknas inte till denna kategori. Sammanfattning av ärendet Riktlinjerna som föreslås bedöms förenkla och förtydliga valadministrationens arbete inför bokning av förtidsröstningslokaler i samband med skärpta lagkrav på värdeneutralitet som träder i kraft inför de allmänna valen 2018. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 22 januari 2018. et ska skickas till Kansliavdelningen
8(14) 7 Dnr 2018-000003 110 Riktlinjer vid bokning av förtidsröstningslokaler beslutar att fastställa följande riktlinjer vid bokning av förtidsröstningslokaler vid de allmänna valen 2018: 1. Lokalen ska vara tillgänglig för alla invånare, oavsett funktionsvariation. 2. Lokalen bör ha generösa öppettider, gärna utanför kontorstid. 3. Röstningslokaler bör placeras så att hela kommunens yta utnyttjas för att minimera avståndet till närmaste röstningslokal för samtliga invånare i kommunen. 4. Vid placering av förtidsröstningslokal bör hänsyn tas till befolkningstätheten för att i möjligaste mån ytterligare minska avståndet till närmaste förtidsröstningslokal för så många invånare som möjligt. Sammanfattning av ärendet Varje kommun ansvarar för att det finns röstningslokaler som i fråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta i allmänna val. Riktlinjerna som föreslås bedöms förenkla och förtydliga valadministrationens arbete inför bokning av förtidsröstningslokaler. Särskild hänsyn har tagits till de geografiska avstånd som särskiljer Norrtälje kommun. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 19 januari 2018. et ska skickas till Kansliavdelningen.
9(14) 8 Dnr 2018-000002 110 Kommunikationsplan för de allmänna valen 2018 beslutar att anta kommunikationsplan för de allmänna valen 2018. Sammanfattning av ärendet Syftet med att upprätta en kommunikationsplan är att konkretisera hur valoch förtroendemannanämndens arbete med att öka valdeltagandet och sprida information om valsystemet ska kommuniceras ut till kommunens invånare på ett effektivt och strategiskt vis inför och i samband med de allmänna valen 2018. Dokumentet skall fungera som ett förankringsunderlag för att säkerställa att man internt rör sig åt samma håll. Kommunikationsplanen fastställer prioriterade målgrupper och kommunikationsstrategier för att på ett effektivt sätt nå målen om ökat valdeltagande och informationsspridning om valprocessen. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 25 januari 2018. Bilaga 1. Kommunikationsplan för de allmänna valen 2018. et ska skickas till Kansliavdelningen. Kommunikationsavdelningen.
10(14) 9 Dnr 2018-000007 110 Mall för redovisning av partistöd beslutar att fastställa mall för redovisning av lokalt partistöd med tillägget att datum för sista inlämningsdag ska finnas med i mallen. Sammanfattning av ärendet beslutade på sammanträdet den 10 oktober 2017 att ge kommunstyrelsekontoret i uppdrag att ta fram en mall för redovisning av lokalt partistöd. En mall har nu tagits fram för detta ändamål. sunderlag Kommunstyrelsekontorets tjänsteutlåtande daterat 26 januari 2018. Bilaga 1. Mall för redovisning av lokalt partistöd ande sammanträde Yrkanden Ordförande Louise Branting yrkar att lägga till datum för sista inlämningsdag i mallen för redovisning av lokalt partistöd. sgång Ordföranden föreslår att val- och förtroendemannanämnden beslutar i enlighet med Louise Brantings yrkande och finner att nämnden beslutar i enlighet med förslaget. et ska skickas till Kansliavdelningen. Gruppledarna för de partier som är representerade i kommunfullmäktige.
11(14) 10 Dnr 2017-000024 024 Avdrag på grundarvode för förtroendevalda på grund av frånvaro vid sammanträden med kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna 2017 beslutar att avdrag ska göras på grundarvoden för de ledamöter och ersättare som varit frånvarande hälften eller mer än hälften av ordinarie sammanträden under perioden 1 januari 31 oktober 2017 enligt den reviderade förteckningen. Sammanfattning av ärendet Inför val- och förtroendemannanämndens sammanträde den 5 december 2017 sammanställde kansliavdelningen en förteckning över de förtroendevalda som varit frånvarande vid nämnd- eller fullmäktigesammanträden under perioden 1 januari 31 oktober 2017. Valoch förtroendemannanämnden beslutade under sammanträdet den 5 december 2017 att avdrag på grundarvodet ska göras enligt förteckningen. I efterhand kom det till kansliavdelningens kännedom att förteckningen innehöll avvikelser och således har kansliavdelningen tagit fram en reviderad förteckning. sunderlag Kommunstyrelsekontorets reviderade förteckning över förtroendevalda som varit frånvarande på hälften eller mer än häften av antalet sammanträden under perioden 1 januari 31 oktober 2017. ande sammanträde Yrkanden Ordförande Louise Branting yrkar att val- och förtroendemannanämnden beslutar att avdrag ska göras på grundarvoden för de ledamöter och ersättare som varit frånvarande hälften eller mer än hälften av ordinarie sammanträden under perioden 1 januari 31 oktober 2017 enligt den reviderade förteckningen.
12(14) sgång Ordföranden föreslår att val- och förtroendemannanämnden beslutar i enlighet med Louise Brantings yrkande och finner att nämnden beslutar enligt yrkandet. et ska skickas till Kansliavdelningen
13(14) 11 Dnr 252 Meddelanden Ordförande Louise Branting informerar om de säkerhetsfrågor som togs upp på Sveriges Kommuner och Landstings konferens En trygg valrörelse den 11 december 2017, där även vice ordförande Nils Matsson, säkerhetschef Ola Andersson, räddningschef Magnus Wallin och valprojektledare Nina Svensson deltog.
14(14) 12 Dnr 184 Redovisning av delegationsbeslut godkänner redovisningen av delegationsbesluten. sunderlag s ordförandes beslut om ersättning för förlorad arbetsinkomst för förtroendevalda daterat 10 januari 2018.