Staben 1 (35) Innehållsförteckning Sammanfattning 3 MA-Skånes uppdrag och verksamhet 3 Verksamhetens mål en rationell upphandling är en känslig fråga med ett delat ansvar 3 Årets viktigaste händelser 4 Utvecklingen framöver 6 Ekonomiskt resultat 7 Budgetuppföljning 2006 7 Ekonomiskt utfall åren 1999 2006 8 Ekonomiska förutsättningar inför budgetåret 2006 8 Budgetavvikelser i korthet 9 Under 2006 genomfördes flera större utrustningsinvesteringar 9 Tillgång till information ur Raindance och ebill ger goda analysmöjligheter 10 Intern kontroll 10 Uveckling av kundstöd 11 Årets viktigaste händelser 11 Verksamhetsresultat 11 Säkerhetsarbetet 11 Utvecklingen framöver 12 Informations- och kommunikationsarbetet 13 Måluppfyllelse 13 Projekt SI-Öresund 13 Verksamhetsresultat 13 Årets viktigaste händelser 14 Utvecklingen framöver 14 Kvalitetsarbete 15 Årets viktigaste händelser 15 Verksamhetsresultat 15 Utvecklingen framöver 15 Upphandling och inköp i Regionen 16 Måluppfyllelse 16 Årets viktigaste händelser 17 Verksamhetsresultat 17 Utvecklingen framöver 20 Kundcenter för kundens behov 22 Måluppfyllelse 22 Årets viktigaste händelser 23 Verksamhetsresultat 23 Utvecklingen framöver 24
Staben 2 (35) Materialförsörjning 26 Måluppfyllelse 26 Årets viktigaste händelser 26 Verksamhetsresultat 26 Utvecklingen framöver 28 Personalredovisning 29 Chefs- och ledarutveckling 29 Medarbetarutveckling 29 Medarbetarundersökning 29 Hälsa 29 Jämställdhet och mångfald 29 Verksamhetsnära lönekriterier 30 Restriktioner vid anställning 30 Arbetstid 30 Plusjobb 30 Miljöredovisning 31 Status i miljöledningsarbetet 31 Lagar och andra krav 31 Försiktighetsprincipen 31 Hållbar konsumtion 31 Avfallsminimering 33 Miljöfordon 33 Viktiga miljöhändelser och miljöförbättringar under år 2006 33 Ett viktigt miljömål under 2006 33 Informationsmaterial 34 Goda exempel 34 Kommunikation 34 Utbildningsbehov för medarbetarna 2007 35 Miljömål för 2007 35
Staben 3 (35) Sammanfattning MA-Skånes uppdrag och verksamhet (Kontaktperson: Lars-Erik Lindström) Det inledande avsnittet beskriver översiktligt verksamhetens förutsättningar och de viktigaste händelserna under året. Avsnittet berör också tankar om framtiden och kan läsas som en fristående sammanfattning. Verksamhetens mål en rationell upphandling är en känslig fråga med ett delat ansvar En sparad inköpskrona är en nettokrona för verksamheten. Denna enkla men viktiga insikt är lika angelägen för offentlig som för privat verksamhet. Att köpa för andras pengar i vårt fall skattemedel ställer stora krav på dem som kan påverka processen. Det är lätt att tillräcklig kvalitet för ett definierat behov i slutändan blir bästa möjliga kvalitet. Svensk sjukvård har ett bra anseende som baseras på hög kompetens, bra och ändamålsenliga lokaler och en generellt sätt hög kvalitetsnivå på material och utrustning. Det ställs stora krav på sjukvården och det är inte förvånande att bästa möjliga kvalitet ofta ses som en självklarhet för maximalt resultat av både personal och patienter. Med dagens ökande kostnader och stora ekonomiska underskott är det dock rimligt att kritiskt granska dagens material- och utrustningskostnader. En stabil och beprövad produkt eller utrustning måste ställas mot den senaste innovativa modellen. Vad är den funktionella skillnaden egentligen och hur påverkar den det medicinska resultatet? Tillför den ett mervärde som leder till besparingar eller effektiviseringar i behandlingsprocessen till glädje för både patienten och den behandlande enheten? Har utvecklingen initierats av ett faktiskt behov eller av företagets önskan att vinna marknadsandelar? Dessa frågor är givetvis svåra att både diskutera och bedöma men resonemanget måste ändå föras. Särintressen bör vägas mot samverkan och samordning. Detta sker också i många fall i en nära dialog mellan kravställare och MA-Skåne som inköpsorganisation. Det finns dock alltid utrymme för förbättringar. Den överblick som nu är tillgänglig bör ytterligare utnyttjas för att identifiera och diskutera inköpsbeteenden som leder till särlösningar och ett fragmenterat inköpsmönster inom Regionen. Förtydligade direktiv och ramar för Region Skånes upphandling måste komma från Regionens ledning. Det finns en direkt koppling mellan MA-Skånes resurser och intjänandeförmågan. Enligt den information som lämnats i de senaste årens verksamhetsplaner och årsuppföljningar ägnas allt mer tid åt strukturerad faktainsamling och analys av köpmönster och köpbeteenden. Nya upphandlingsområden identifieras men arbetet med underlagsmaterial från våra inköpshandläggare och ekonomer tillsammans med ett omfattande argumentationsarbete drar stora resurser. I prioriteringen mellan att i tid effektuera de upphandlingar och inköpsuppdrag som fortlöpande kräver vår uppmärksamhet får den analyserande verksamheten stå tillbaka. Ytterligare resurser i kombination med tydliga direktiv och förväntningar skulle utan tvekan kunna innebära stora nettobesparingar för Regionen utan att det påverkar kärnverksamhetens omfattning eller inriktning. Vi avser att återkomma i denna fråga under 2007.
Staben 4 (35) Årets viktigaste händelser Följande huvudteman berördes inledningsvis i förra årets årsuppföljning och har varit vägledande även under verksamhetsåret 2006. De ger också ett stöd för den programförklaring som lämnats under föregående rubrik. Ansvaret för en effektiv upphandling delas mellan verksamheterna och MA-Skåne Resurserna styrs mot områden där de gör bäst nytta Regionen måste bli bättre på avtalsförvaltning Fördröjd samlokalisering i Lund Efter inriktningsbeslut 2005 fastställdes under våren att MA-Skåne skulle samlokaliseras till Lund. Därmed stängs lokalkontoren i Malmö, Helsingborg och Kristianstad. Förändringen har som mål att stärka det interna samarbetet, öka kvaliteten i våra processer och ge en mer effektiv verksamhet. Den ökande andelen regional upphandling oavsett geografisk placering har också varit en bidragande faktor. En viktig del i förändringen är att fyra funktionsområden har ersatts av sju mindre och för kunderna tydliga team med olika inriktning och ansvarsområden. Den planerade inflyttningen i Regionhuset under hösten har av olika skäl tidsmässigt förskjutits i flera steg och är nu planerad till två tillfällen under 2007 (juni respektive november). Den tidsmässiga förskjutningen av samlokaliseringen har varit negativ och bundit energi i organisationen. Mellanlösningar har konstruerats för att så långt det har varit möjligt samla teamen inom ramen för befintliga lokaler. KundCenter etablerat i april Enligt planerna öppnades MA-Skånes KundCenter under maj månad i nya lokaler i SkåneFörrådets byggnad i Lund. Via ett telefonnummer kan Regionens verksamheter få samlad hjälp och rådgivning både i inköpsärenden och när det gäller SkåneFörrådets sortiment och leveranser. Ambitionen är också att vårt KundCenter ska ha en uppsökande informativ verksamhet riktad i första hand mot sjukhusen som även ger en värdefull återkoppling av MA-Skånes totala insatser. Tyvärr har året präglats av svåra och återkommande tekniska problem, inte minst med telefonsystemet och affärssystemet. Detta har inte bara påverkat den dagliga verksamheten negativt utan även resulterat i färre uppsökande externa kontakter. Dessa kommer istället att i ökad omfattning genomföras under 2007. Nytt affärssystem innebar initiala problem I början av oktober månad infördes ett nytt lager- och inköpssystem efter en längre tids planering och förberedelser. Systemet ersatte ett äldre förråds- respektive inköpssystem utan inbördes kommunikation och med en bristande långsiktig service och utveckling. Trots satsningen på ett på marknaden existerande och fungerande standardsystem blev implementeringen långt svårare än vad både vi och systemleverantören hade räknat med. Ansvaret får delas mellan parterna men resultatet innebar tyvärr långgående konsekvenser för våra kunder med omfattande och långvariga leveransproblem som följd. Alla resurser har därmed hittills fått inriktats på att stabilisera den grundläggande användningen av systemet och de inbyggda positiva möjligheter som systemet erbjuder kommer därmed först att kunna utnyttjas under 2007. Problemen på SkåneFörrådet har i första hand även påverkat vårt nyetablerade KundCenter, men också MA-Skånes verksamhet i övrigt. Vi kommer därför att förstärka olika former av förtroendeskapande insatser under 2007.
Staben 5 (35) Förändringar på SkåneFörrådet Nytt lagersystem Under en tidigare rubrik har redovisats att ett nytt lagersystem infördes under året med driftstörningar som följd. Det är dock viktigt att inte fastna i de beskrivna problemen. Dessa är övergående. Systemet innehåller många konstruktiva och utvecklande funktioner som kommer att underlätta intern planering, styrning och uppföljning för både SkåneFörrådet och KundCenter. Det är också viktigt att det nu finns en gemensam databas mellan lager- och inköpssystemet och att kommunikationen i flera dimensioner underlättas mellan SkåneFörrådet och KundCenter. Vi kommer att kunna se betydande förbättringar över tiden. Lagerautomater Fem lagerautomater är på plats sedan slutet av 2006 men är ännu inte i operativ drift beroende på de problem som tidigare har relaterats. När dessa har lösts rör det sig om en lönsam investering som kommer att innebära en rationalisering av den dagliga verksamheten samtidigt som arbetsmiljön förbättras. Leveranser till primärkommunerna Inom ramen för närsjukvårdskonceptet påbörjades under året leverans av förbrukningsartiklar till flertalet primärkommuner. Region Skåne har betalningsansvaret för dessa produkter och volymerna har ökat kraftigt under året. En delvis oväntad sidoeffekt är att antalet samtal av rådgivande karaktär till vårt KundCenter också har ökat under året. Den service som lämnas är dock uppskattad. En dialog kommer att föras i början av 2007 med uppdragsgivaren inom Hälsooch sjukvårdsledningen om de resurser som mer långsiktigt krävs för uppdraget. Samarbete med ITT Diskussion pågår med Universitetssjukhuset i Lund om en närmare samverkan kring det interna logistikprojekt (Logistikcentrum) som nu får en allt större spridning inom sjukhuset. Erfarenheterna kan vara intressanta även för andra sjukhus i Regionen. Internt kvalitetsprojekt Vid halvårsskiftet påbörjades arbetet med att skapa ett enhetligt kvalitetsledningssystem för MA- Skåne. Till projektet är knutet en erfaren projektledare som är utlånad till 50 procent från Medicinsk Teknik och Fysik i Kristianstad. Gäller även under 2007. Systemet ska ersätta de delsystem som hittills använts av olika enheter inom MA-Skåne och vi räknar med en certifiering (ISO 9001) under första kvartalet 2008. Därmed kompletteras förvaltningens ledningssystem där miljöområdet täcktes in med en certifiering 2003 (ISO 14001). Även detta projekt har påverkats tidsmässigt av de problem som införandet av det nya affärssystemet medförde men vi räknar med att arbetet, trots detta, ska vara avslutat i slutet av 2007. Efter några avslutande insatser i början av 2007 av process- och rutingenomgången inom verksamhetsområde Upphandling kommer arbetet att fortsätta med KundCenter och därefter SkåneFörrådet för att avslutas med stödfunktioner och ledning. Interreg III A projektet Projektet Inköpssamverkan till sjukhusen i Öresundsregionen har etablerats och också konkretiserats. Med stöd av det planerings- och beredningsarbete som har utförts i fyra tvärnationella temagrupper tas nu ett gemensamt förfrågningsunderlag fram avseende tre upphandlingar (bröstimplantat, EKG-elektroder och gips). Efter godkännande i respektive region kommer dessa upphandlingar att genomföras tidigt under våren 2007. Erfarenheterna utgör sedan grund för ett andra samarbetssteg där mer komplexa och värdemässigt tyngre
Staben 6 (35) upphandlingar blir aktuella. Vid lämplig tidpunkt under 2007 kommer erfarenheterna inom projektet att spridas i en vidare krets av intressenter på båda sidor om Sundet. Utvecklingen framöver I Verksamhetsplanen för 2006 anges sex fokusområden för perioden 2006-2007: Ökad kunddialog på vårt eget initiativ Etablering av systematiskt analysarbete Förstärkt samverkan mellan våra tre verksamhetsområden för totalt sett ökad kundnytta Konkreta exempel på internationell upphandling i egen regi eller tillsammans med andra huvudmän Fler lager- och logistikuppdrag från enskilda enheter inom Region Skåne Aktiv part i Interreg IIIA-projektet med snabb omsättning i praktisk handling Med stöd av det som sagts under inledande och kommande avsnitt kan vi konstatera att samtliga fokusområden varit föremål för aktiva åtgärder under 2006. Arbetet fortsätter nu med särskild observans på de tre inledande punkterna. Efter de två senaste årens omfattande interna förändringsarbete och de problem som uppstått i samband med vissa åtgärder är det nu viktigt att snabbt komma vidare och skapa positiva resultat med ett mer extrovert perspektiv. Ledningsgruppen har därför beslutat att 2007 ska präglas av konsolidering, kvalitetsgranskning, resultat och förtroendeskapande åtgärder. Förberedelser pågår för en anpassning av Regionens tjänstemannaorganisation till de styrprinciper som tillämpas av den nya politiska majoriteten. Oavsett vilken lösning som kommer att beslutas känns det angeläget att understryka behovet av en intern och extern tydlighet i uppdrag, mandat och organisation för MA-Skånes verksamhet på strategisk nivå.
Staben 7 (35) Ekonomiskt resultat (Kontaktperson:Rose-Marie Hansson) MA-Skånes ekonomiska resultat, i förhållande till tilldelat regionbidrag, blev ett underskott på 3,9 miljoner kronor. Resultatet prognostiserades under året till ett underskott på 1,0 miljoner kronor. Det försämrade resultatet vid årsslutet förklaras främst av ökade kostnader till följd av stora inkörningsproblem med det nya IT-stödet för lager, distribution och inköp samt avslut av transaktionsposter i det gamla systemet. Produktionsstörningarna på SkåneFörrådet krävde stora kostnadskrävande insatser i form av övertidsarbete, extrapersonal och transporter för att kunderna skulle kunna erhålla beställt gods. Till följd av system- och hanteringsfel i det nya systemet redovisas obalanser på lageranknutna konton i balansräkningen. I samarbete med systemleverantören kommer transaktioner i det nya systemet att kontrolleras och utredas och projektets införande anses avslutat först när en korrekt huvudbok redovisats. Budgetuppföljning 2006 Utfall i förhållande till budget (Mkr i löpande priser) Resultaträkning Bokslut 2006 Budget 2006 Avvikelse Regionbidrag 63,7 63,7 0 Verksamhetens intäkter 20,7 5,3-15,4*) Verksamhetens intäkter 84,4 69,0-15,4 Personalkostnader - 46,9-46,5-0,4 Omkostnader - 40,8-22,0-18,8*) Avskrivningar - 0,5-0,3-0,2 Verksamhetens kostnader - 88,2-68,8-19,3 Verksamhetens resultat - 3,8 0,1-3,9 Finansiella intäkter/kostnader - 0,1-0,1 0 Årets resultat - 3,9 0-3,9 *) I resultaträkningen ovan redovisas med lika belopp på intäkts- som kostnadssidan (15,6 miljoner kronor) den volym som genereras av de förrådsuttag till externa kunder där vi tidigare endast redovisade omkostnadspåslaget. Detta för att få en rättvisande intäkts- och kostnadsnivå på koncernens resultaträkning. I redovisade budgetavvikelser nedan bortses från detta belopp för att inte störa analysen.
Staben 8 (35) Ekonomiskt utfall åren 1999 2006 Bokslutsutfall åren 1999 2006 (Mkr i löpande priser) Resultaträkning Bokslut 2006 Bokslut 2005 Bokslut 2004 Bokslut 2003 Bokslut 2002 Bokslut 2001 Bokslut 2000 Regionbidrag 63,7 61,9 63,8 61,3 58,0 56,0 54,0 52,5 Verksamhetens intäkter 20,7 4,9 5,3 5,4 6,8 7,0 8,5 10,6 Verksamhetens intäkter 84,4 66,8 69,1 66,7 64,8 63,0 62,5 63,1 Bokslut 1999 Personalkostnader - 46,9-42,4-41,1-39,7-38,0-38,3-38,8-40,6 Omkostnader - 40,8-19,6-20,6-21,1-23,2-27,5-24,1-23,1 Avskrivningar - 0,5-0,1-0,2-0,3-0,3-1,0-1,0-1,3 Verksamhetens kostnader - 88,2-62,1-61,9-61,0-61,5-66,8-63,9-65,0 Verksamhetens resultat - 3,8 4,7 7,2 5,7 3,3-3,8-1,4-1,9 Finansiella intäkter/kostnader - 0,1 0-0,1-0,1-0,1-0,1-0,1-0,3 Årets resultat - 3,9 4,7 7,1 5,6 3,2-3,9 Eg - 1,2-1,5-2,2 MA-Skåne har under de senaste fyra åren redovisat ett överskott i verksamheten. Ett sammantaget resultat av en styrning av resurser till prioriterade områden kombinerat med en stark återhållsamhet på oprioriterade områden samt en inte fullt ut nyttjad personalstat. Detta har inneburit att förvaltningen har kunnat planera verksamheten mer långsiktigt och klarat oplanerade och opåverkbara förändringar under löpande budgetår. Resultatet 2006 i förhållande till 2005 har förändrats dramatiskt, - 8,6 miljoner kronor i löpande priser varav: personalkostnader 4,5 Mkr omkostnader 5,2 Mkr (varav 1,5 Mkr i korrigeringspost vid avslut av det gamla lagersystemet) kapitaltjänst 0,5 Mkr ökat regionbidrag + 1,6 Mkr Under år 2007 kommer ledningen att ytterligare öka styrningen av möjliga insatser och ständigt pröva nya utvecklingsområden mot prioriterade och beslutade områden. Ökad tydlighet kommer att krävas i verksamhets- och målbeskrivningarna och viktiga frånval kommer ständigt att ske. Uppföljningen och rapporteringen under det kommande verksamhetsåret kommer att fokusera än mer på resultatuppföljningen. Ekonomiska förutsättningar inför budgetåret 2006 Ett kostnadstyngt år kompensation först 2007 De ekonomiska förutsättningarna för 2006 var sämre än året innan. Enligt verksamhetsplan och målbeskrivningar planerades för större utvecklingsinsatser och utrustningsinvesteringar, samtidigt som personalstaten beräknades nyttjas i högre utsträckning (pensioneringar/generationsväxling). Förvaltningens regionbidrag reducerades kraftigt 2005 till följd av ett överskott som året tidigare genererats av ett flertal långtidssjukfrånvarande medarbetare. Det reducerade regionbidraget skulle dock återställas under år 2006 i takt med att medarbetarna återgick i aktiv tjänst. Även
Staben 9 (35) under 2006 sattes flera rehabiliteringsinsatser in och detta resulterade i en minskning av antalet långtidssjuka medarbetare inom MA-Skåne, vilket är ett glädjande resultat. En viss förskjutning i utvecklingsinsatser och utrustningsinvesteringar beräknades dock ske och det ekonomiska resultatet för året prognostiserades till en budget i balans. Det bedömdes då att ett kompenserat regionbidrag var aktuellt först år 2007. Under senare delen av året ändrades prognosen till ett underskott på 1 miljon kronor då högre kostnader redovisades på resultaträkningen än vad som beräknats. Inför budgetarbetet år 2007 finns nu ett förslag om kompensation. En god ekonomi är grunden för att verksamheten ska kunna få långsiktiga och hållfasta planeringsförutsättningar. För budgetåret 2006 kan konstateras att inga marginaler fanns för oförutsedda händelser i och med att året redan tyngdes av höga kostnader som skulle kompenseras först 2007. Budgetavvikelser i korthet (inom parentes anges förändringen mellan 2006/2005) Intäkterna uppgick i stort till budgeterad nivå. Färre externa förrådsuttag uppvägdes av erhållna bidrag till det pågående Interreg III A-projektet Sygehusindkøb Øresund från Københavns Amt (75 kkr) och Regional utvecklingsledning inom Region Skåne (110 kkr). Personalkostnaderna blev sammantaget något högre än budget, 0,3 miljoner kronor. Ökade personalkostnader noteras för timlön (488 kkr), övertid (641 kkr), utbildning (609 kkr) och rekrytering (160 kkr). Personalkostnadsökningen innehåller dels en prisökning till följd av årets lönerevision på 3,3 procent (inkl specialinriktad satsning inom verksamhetsområde Upphandling) och volymförändring till följd av förändringar i personalstat och löneglidning på 1,7 procent. Omkostnaderna blev också högre än budgeterad, 3,2 miljoner kronor, och förklaras av ökade kostnader för uppbokad korrigeringspost för avslut av det gamla lagersystemet (historik och öppna poster 1 519 kkr), IT-/konsultkostnader (2 493 kkr), transport-/frakt- och emballagekostnader (702 kkr), fastighetskostnader inkl el (200 kkr) samt IT-utrustning (126 kkr). De ökade kostnaderna för IT-/konsultkostnader innehåller bland annat ersättning för köpta tjänster (800 kr) av ITT (motsvarar lägre personalkostnader), kostnader för extrapersonal (481 kkr), utvecklingskostnader för IT-stöd (1 105 kkr) samt externt köp av upphandlingsstöd (248 kkr). Kapitaltjänstkostnader redovisar ökade kostnader (488 kkr) i förhållande till fjolåret och förklaras främst av att avskrivning av det nya IT-stödet påbörjades 2006-10-01. Under 2006 genomfördes flera större utrustningsinvesteringar Under året har följande utrustningsinvesteringar genomförts: Ombyggnad på Skiffervägen för nytt KundCenter (236 kkr) Möbler till KundCenter (404 kkr) Larmanläggning Skiffervägen (186 kkr) Scanner mm till nya IT-stödet (235 kkr) Vidare har förvaltningen erhållit investeringsmedel för införande av lagerautomater, vilka kommer att gå i produktion och aktiveras i anläggningsregistret i början av 2007. Det nya ITstödet för lager, distribution och inköp klassades under året som en immateriell tillgång (5 566 kkr).
Staben 10 (35) Tillgång till information ur Raindance och ebill ger goda analysmöjligheter MA-Skåne har en övergripande behörighet till ekonomisystemet Raindance och fakturahanteringssystemet ebill. Syftet med denna behörighet är att hämta samlad information ur systemen för analysarbete kring vad och hur Regionen köper. Region Skåne köper årligen varor, tjänster och byggentreprenader för miljardbelopp. Målet är att inköpen och upphandlingsarbetet bedrivs kostnadseffektivt och att Regionens roll som stor kund tillvaratas samt att inköp ska präglas av ett totalkostnadstänkande ur ett regionperspektiv. Här har MA-Skåne en viktig roll som Region Skånes organisation för upphandling och varuförsörjning. Under 2006 analyserades flera områden, dels egna prioriterade områden dels lämnades analys och uppgifter till koncernledningsstaben och revisionskontoret inom ett flertal utvecklingsområden. Arbetet med strukturerad faktainsamling och analys konkretiseras ytterligare under 2007. Den nya versionen av ekonomisystemet Raindance möjliggör ett förbättrat informationsuttag. Intern kontroll Inom MA-Skåne finns lokalt anpassade rutiner för att säkerställa den interna kontrollen och regelverket följer de centrala direktiven. En löpande intern kontroll sker dock i och med att kvalitetsarbetet är sammankopplat med kontrollmomenten. Som stöd finns anvisningar, lathundar, rutiner m m i det dagliga arbetet. Under 2005 påbörjades en kvalitetsbeskrivning av redovisningsprocessen, vilket resulterat i flera förbättringsområden. Samtliga medarbetare som är involverade i redovisningsprocessen har varit aktivt delaktiga i arbetet. Arbetet fortgår och förfinades ytterligare under 2006. Punkten Ständiga förbättringar finns på agendan vid varje ekonomimöte och på så sätt hålls kvalitetsbeskrivningarna och ständiga förbättringar levande.
Staben 11 (35) Uveckling av kundstöd (Kontaktperson: Christian Hill) MA-Skånes kundstöd består huvudsakligen av övergripande ansvar för Webbutiken, Avtalswebben och inköps- och lagersystem samt olika former av administrativ service, Kunderna finns såväl inom som utom Region Skåne. Årets viktigaste händelser I början av oktober byttes befintliga IT-system för lager och inköp mot ett nytt gemensamt system för inköp, lager och distribution. Utbildning av medarbetare vid KundCenter och SkåneFörrådet skedde under september. Inledningsvis innebar övergången stora problem, innan system- och hanteringsfel hade rättats till. En del problem återstod vid årets slut, vilka kommer att lösas i början av 2007. Det nya systemet kommer att ge en bättre överblick och kontroll över hela inköps-, leverans- och faktureringsprocessen. Servern till Webbutiken byttes under januari. Samtidigt skedde en omläggning till en annan teknisk plattform. En väsentligt förbättrad sökfunktion utvecklades och togs i bruk i mitten av året. Den förändringen kombinerades med möjligheten att kunna sätta behörigheter på produkt, produktgrupp, kund, kundgrupp med flera för att kunna differentiera sortimentet. Layouten har ändrats enligt önskemål från kunderna. En ny och bättre handdatorlösning utvecklades under året och tas i bruk i början av 2007. Olika projekt pågick, för att undersöka förutsättningarna för integration mellan kunders IT-system och Webbutiken. En detaljerad kartläggning av funktionerna i Webbutiken gjordes för att få med dem i Region Skånes kommande Beställningsportal. Verksamhetsresultat Under förstudie och test av det nya systemet för inköp, lager och distribution deltog cirka 15 medarbetare aktivt i arbetsgrupper eller på annat sätt. Alla medarbetare vid SkåneFörrådet och KundCenter blev utbildade i systemet. Minst 97 procent av kunderna inom Region Skåne beställer sitt dagliga behov av förbrukningsartiklar för sjukvård, tandvård, kontor m fl från SkåneFörrådet via Webbutiken. Alla Skånetvätts kunder beställer sitt dagliga behov av tvättgods via butiken, förutom vid Ängelholms lasarett, där endast hälften beställer, och vid Hässleholms sjukhus, där beställning sker på annat sätt. Antalet leveranstyper i Webbutiken har minskats från fem till tre när det nya systemet för inköp, lager och distribution togs i drift, vilket underlättar för kunderna vid val av produkter. Utbudet har breddats genom att fler produktgrupper lagts in. Produkterna har bland annat blivit enklare att beställa och kunderna sparar tid. I Avtalswebben ökar antalet gällande avtal och för närvarande finns redovisat mer än 1 100 avtal med över 850 leverantörer. Utredningen om att integrera Avtalswebben med Epi-server har fördröjts, men kommer att ske under 2007. Säkerhetsarbetet Avsikten var att under 2006 påbörja dokumentation av uppkomna skador och incidenter på ett systematiskt sätt för uppföljning och analys. Det har inte kunnat ske, då anskaffningen av ett ITsystem för avvikelsehantering har fördröjts. Ett system beräknas kunna vara i drift under 2007. Under året bildades en organisation för det systematiska brandskyddet:
Staben 12 (35) Brandskyddssamordnarna och brandskyddshandläggarna deltog i den av Region Skåne genomförda utbildningen. En brandskyddspolicy har utarbetats. Utrymningsövning skall årligen genomföras vid respektive arbetsplats inom MA-Skåne, men har inte skett på grund av olika omständigheter. Brandskyddskontroll enligt en till verksamheten anpassad checklista har genomförts enligt plan. Utvecklingen framöver Det nya IT-systemet för lager, distribution och inköp innebär möjligheter att ge våra kunder en ännu bättre service, t ex tidig information om leveransstatus på lagda beställningar hos SkåneFörrådet och andra leverantörer. Arbetsrutiner kommer att rationaliseras ytterligare och såväl medarbetare som arbetsledning kommer att få förbättrade möjligheter att göra analyser och att följa upp den löpande verksamheten. Förutsättningarna för fler samordnade leveranser ökar, vilket innebär miljövinster. En funktion kommer att läggas till i Webbutiken, vilken innebär att kunderna ska kunna ta ut följesedlar på leveranser från SkåneFörrådet. Avsikten är också att de via Webbutiken ska kunna få tillgång till underlag för att göra egen leveransstatistik. MA-Skånes del i utvecklingen av Beställningsportalen förväntas öka.
Staben 13 (35) Informations- och kommunikationsarbetet (Kontaktperson: Anita Stålbrand) Måluppfyllelse Informations- och kommunikationsarbetets uppgift är att sprida kunskap om och medvetandegöra MA-Skånes roll och resultat. Kanaler och budskap ska samverka och bilda verksamhetens profil. Signaler som sänds till kunder, leverantörer, medarbetare, regionledning och massmedia ska genomsyras av denna helhetssyn. Etik, kvalitet och miljöaspekter ska ingå som en naturlig del i såväl långsiktiga som kortsiktiga informationsaktiviteter. Informations- och kommunikationsarbetet ska syfta till att stärka bilden av MA-Skåne som en regiongemensam organisation med uppdrag att medverka till att verksamheternas samlade köpkraft utnyttjas så långt som möjligt. Det kan konstateras att många delar av intentionerna i upphandlingspolicyn är kända i Regionens verksamheter men att det fortfarande efter tre år finns ett behov av information som kan bidra till ökad avtalstrohet. I informationsarbetet ligger ett ansvar att skapa och utveckla kontakter med olika media. Under 2006 har MA-Skåne vid ett flertal tillfällen haft kontakter med media i avtalsfrågor men främst med anledning av det gemensamma Interregprojektet med inköpsorganisationerna i Hovedstadsregionen i Danmark. Projekt SI-Öresund Vid årsskiftet startade ett gemensamt EU-projekt mellan MA-Skåne och inköpsorganisationerna inom den nu bildade Hovedstadsregionen i Danmark. Syftet var att skapa bättre förutsättningar för ett samarbete mellan offentliga inköpsorganisationer på ömse sidor om sundet. En gemensam webbplast har byggts upp där alla intressenter kan följa projektets utveckling. Informationsenheten har en central roll i projektet och ansvarar förutom för projektets webbplats även för marknadsföring och mediakontakter på den svenska sidan. Verksamhetsresultat Avtalsinformationen på webbplatsen har ytterligare vässats och kompletterats. Den samlade informationen i de webbaserade portalerna har uppdaterats och nya portaler har sammanställts för specifika avtal. Etableringen av MA-Skånes nya KundCenter har krävt informationsinsatser under hösten såväl internt som externt. Avtalswebben har fungerat väl och kommer att utvecklas under 2007. Avtalsredaktionen har inte nyttjats lika flitigt i en jämförelse med 2005, vilket kan ses som ett tecken på att Regionens avtal har blivit enklare att hitta. En analys av inkomna ärenden visar att svarstiden i Avtalsredaktionen är mellan två minuter till 5 tim med ett genomsnitt på 1 tim 21 min. Under 2006 har en ny webbplats byggts upp för att beskriva och rapportera arbetet i Interreg-projektet III A www.si-oresund.org den samlade informationen i de webbaserade portalerna har uppdaterats och specifik information har ytterligare sammanställts sökfunktioner förenklats på webbplatsen. Avtal i korthet lagts upp som en enkel sökväg för medarbetarna vid KundCenter en katalog sammanställts över förbruknings- och sjukvårdsartiklar som ordinerats av läkare i kommunernas hemsjukvård. Produkterna levereras från SkåneFörrådet och presenteras i en produktkatalog på MA-Skånes webbplats. informationen i Reseportalen flyttats över i Epi-server
Staben 14 (35) en kort beskrivning på webbplatsen tagits fram om hur anbud lämnas som underlättar för leverantörer och frigör tid för distriktskanslier och inköpare Årets viktigaste händelser SI-Öresund Vid årsskiftet startades det gemensamma EU-projektet mellan MA-Skåne och inköpsorganisationerna inom den då kommande Hovedstadregionen i Danmark (etablerades januari 2007). Informationsenheten har under året koordinerat arbetet från den svenska sidan med bildande av temagrupper, planering av konferenser, workshops, publicering av gemensam webbplats m.m. Projektet har väckt uppmärksamhet i både dagspress, fackpress, radio. Samarbetet har varit oerhört spännande och utvecklande och under 2007 förväntas projektet omsättas i praktisk handling med konkreta upphandlingar inom tre områden. Nytt inköps- och lagersystem på SkåneFörrådet Höstens driftstart med nytt inköps- och lagersystem på SkåneFörrådet krävde stora insatser. Informationsenheten involverades under tre månader mer eller mindre i den dagliga driften med fortlöpande information till interna och externa kunder, avvikelsehantering och telefonservice. Utvecklingen framöver Kraven kommer ytterligare att öka för överskådlig avtalsinformation på webbplatsen. Avtalswebben kommer att utvecklas till ett än mer modernt och lättnavigerat verktyg för såväl inköpare som kunder och leverantörer. Under 2007 behöver tid skapas för inriktning av mer strategisk information som kan leda till att fler samordnade upphandlingar i Regionen kan genomföras. De så kallade KIM-grupperna (Kontaktpersoner för Implementering av upphandlingspolicyn) behöver finna nya arbetssätt för att fortsatt vara de strategiska forum som är så viktiga för Regionens upphandlingar. Vårt gemensamma inköpsprojekt med Hovedstadsregionen i Danmark tar ytterligare form och minst tre gemensamma upphandlingar genomförs under 2007.
Staben 15 (35) Kvalitetsarbete (Kontaktperson: Anita Stålbrand) Under våren 2006 togs beslut om att kvalitetssäkra MA-Skånes arbetsprocesser och påbörja ett certifieringsarbete. Verksamheten ska förberedas för en kvalitetssäkring mot SS-EN-ISO 9001:2000. Målsättningen med en certifiering är att befästa MA-Skånes nya organisation och skapa enkla och effektiva processer. Genom certifieringsarbetet kommer MA-Skånes roll och arbetssätt att synliggöras för både medarbetare och uppdragsgivare. Årets viktigaste händelser En projektledare har tillsats på 50 procent tjänst för att leda certifieringsarbetet, som påbörjades i september 2006. Certifieringsarbetet blev till viss del försenat under hösten på grund av de inkörningsproblem som uppstod vid införandet av nytt inköps- och lagerhanteringssystemet på SkåneFörrådet. Fler resurser än planerat fick avdelas för att lösa uppkomna problem. Verksamhetsresultat En kartläggning av upphandlingsprocessen genomfördes Riktlinjer och rutiner relaterade till upphandlingsprocessen har setts över och korrigerats för att optimera processen. Rutiner som var oklara har setts över och nya dokumenterade rutiner har tagits fram. Ansvarsfördelningen mellan MA-Skåne och uppdragsgivaren och mellan inköpare och materialkonsulenter har tydliggjorts Kompetensförsörjningen har kartlagts och dokumentering av tillhörande riktlinjer och rutiner har påbörjats Arbetet med ekonomiprocessen har påbörjats Förvaltningsövergripande rutiner relaterat till ledningsprocessen har setts över Utvecklingen framöver Enligt projektplanen skulle arbetet med upphandlingsprocessen ha varit klar vid årsskiftet 2006/2007, men en del arbete återstår som ska slutföras under våren. Om tilltänkta resurser finns tillgängliga och inget oförutsett inträffar under våren kommer arbetet att följa projektplanen.
Staben 16 (35) Upphandling och inköp i Regionen (Kontaktperson: Kristian Silverberg) Måluppfyllelse Verksamhetsområde Upphandling (benämns i det följande Upphandling) har till uppgift att på ett optimalt sätt genomföra upphandlingar och teckna avtal för varor och tjänster, dels för enskild förvaltning men framförallt gemensamt och samordnat för hela Region Skåne. För att säkerställa kvaliteten och vara så effektiva som möjligt har verksamhetsområdet sedan halvårsskiftet 2006 delats in i sju team: Team Centrum upphandlar varor, tjänster och medicinteknisk utrustning Team Sjukvård/Tandvård/Teknik upphandlar huvudsakligen förbrukningsartiklar med tyngdpunkt på medicintekniska förbrukningsartiklar och för tandvården Team Teknik upphandlar såväl större som mindre medicintekniska utrustningar Team Tjänster upphandlar sjukvårdstjänster, övriga tjänster och entreprenader Team IT/Telefon upphandlar IT-system, hårdvara och telefoni Team Läkemedel upphandlar läkemedel och sjukhusapotek Team Materialkonsulenter arbetar tillsammans med inköpare vid upphandlingar av medicintekniska förbrukningsartiklar som produktspecialist Upphandling ska: Sluta avtal avseende varor och tjänster för Regionens olika verksamheter Samordna upphandlingar och avtal inom Region Skåne Fortlöpande köpa in varor och tjänster för Regionens verksamheters olika behov MA-Skånes övergripande strategiska mål har brutits ner i verksamhetsmål, framgångsfaktorer, mättal och handlingsplan för de fem målområdena; Kunder Nöjda och välinformerade kunder Medarbetare Efterfrågade, kunniga och stolta medarbetare Arbetsprocesser Affärsmässighet (den totalt bästa lösningen för Region Skåne och helheten) Kvalitet och miljö. Utveckling Nätverksbyggande, kvalitetssäkra upphandlingsprocessen samt fokus på affärsmässigheten Ekonomi Optimala upphandlingar och upphandlingsområden Kunder Under året har Upphandling fortsatt att förbättra och förenkla informationen på webbplatsen och två nya portaler har skapats. Upphandling genomför regelbundet informationsmöten och utbildningar för uppdragsgivare i olika grupperingar. Detta görs i syfte att informera om de förändringar och utvecklingsaktiviteter som sker inom verksamheten. En kontinuerlig dialog förs hur Upphandling uppfattas, hur samarbetet sker och behov av utveckling. För att öka avtalstroheten och förankra resultatet av genomförda upphandlingar genomförs minimässor regelbundet efter avslutat upphandling. Vid dessa mässor får verksamhetsföreträdare information och utbildning om de nya produkterna som valts sedan föregående upphandling. För att öka tillgängligheten och ge snabba svar på avtalsfrågor har MA-Skåne sedan tidigare skapat en webbaserad Avtalsredaktion. Svarstiden mäts för att få ett mått på tillgänglighet och under 2006 uppgick svarstiden i snitt till 1 timme och 21 minuter.
Staben 17 (35) Medarbetare Det är av avgörande betydelse för verksamhetsområdet att medarbetarna både är och uppfattas som kompetenta. Under 2006 har en ökning av den samlade kompetensutbildningen ökat jämfört med fjolåret (102 till 174 dagar), främst i satsningen på juridikutbildningar. Årets goda resultat vid överprövningar kan ses ett resultat av detta. Lagen om Offentlig upphandling omarbetas för närvarande i enlighet med antagna EU-direktiv. Förändringarna kommer bland annat att innebära att utvärderingskriterierna ska viktas och antagna anbudsgivare ska rangordnas. När reglerna väl träder i kraft kan det innebära att varje upphandling tar längre tid. Som föreberedelse för kommande lagändringar har utbildning genomförts för samtliga handläggare tillsammans med kollegor i Landstinget Halland, Landstinget Kronoberg och Blekinge Läns landsting. Utbildningar har också anordnats med juridiska avdelningen och under 2007 kommer satsningar att fortsätta. Arbetsprocesser Arbetssätt och Utveckling Under 2006 fattade MA-Skåne beslut om att påbörja arbetet med att införa ett kvalitetsledningssystem och förbereda för en certifiering enligt ISO 9001. En kartläggning av arbetsprocesserna är genomförd och arbetet fortsätter under 2007 med bland annat kvalitetssäkring av upphandlingsmallar. Upphandling har under de senaste åren medvetet arbetat för att upphandlingsfrågorna ska komma in så tidigt som möjligt i anskaffningsprocessen så att förutsättningar skapas för att uppnå bästa möjliga slutresultat. För att lyckas krävs: Definition av tydliga mål Skapande av projekt Tillsättning av resurser Realistiska tidplaner Att mål inte låses till viss slutledning Ett mandat Årets viktigaste händelser Omorgansation av verksamhetsområdet har genomförts. Sju team har skapats, huvudsakligen efter ämnesområden. Genom denna förändring har ledningskapaciteten stärkts avsevärt. Uppstart av certifieringsarbete enligt ISO 9001 Arbetet med målkort, som under 2007 kommer att bytas ner ytterligare på teamnivå Verksamhetsresultat Upphandlingsvolymer Den årliga upphandlingsvolymen och antalet upphandlingar är förhållandevis konstant över tiden även om det enstaka år sker avvikelser. Emellertid finns det en tydlig trend att upphandlingsvolymerna successivt ökar till följd av nya upphandlingsområden.
Staben 18 (35) Upphandlingsvolym 2004; 2 700 Mkr Upphandlingsvolym 2005; 6 400 Mkr Upphandlingsvolym 2006; 3 600 Mkr
Staben 19 (35) Kostnadseffektiva upphandlingar och inköp Under 2006 149 upphandlingar genomförts, vilket kan jämföras med 2005 då 182 upphandlingar genomfördes och 2004 då 171 genomfördes. Det sammanlagda värdet har nästan halverats mot föregående år. Förändringen beror på att det under 2005 genomfördes några ovanligt stora upphandlingar (Närsjukvården Österlen 1 260 Mkr, Läkemedel 1 090 Mkr, Telefoni 615 Mkr, Närsjukvård MSS 400 Mkr m.m.). De tolv största upphandlingarna svarade under 2005 för 80 procent av den totala avtalssumman. Kostnadsreduceringar Nedan redovisas några av de under 2006 genomförda upphandlingarna där kostnadsreduceringar konstaterats. Upphandlingsområde Avtalssumma/år, Mkr Kostn.reducering/år, Mkr Läkemedelsbonus 450,0 80,5 18 Röntgenkontrast 37,0 25,0 68 Vätsketerapi 45,2 15,0 33 Onkologi Paklitaxel 15,5 12,3 79 Kontorsartiklar 12,2 4,5 37 Blodgruppsutrustning 4,2 2,4 58 Dialys 7,8 1,6 26 Steriliserings.mtrl 6,0 1,2 20 Undersökn angiografi 6,4 0,9 14 Massör 0,6 0,5 7,0 Bevakning 0,6 0,2 30 Op Dränage 4,3 0,1 2 Procent.reducering/År, Mkr Den totala kostnadsreduceringen uppgår under året till 144,2 miljoner kronor. Detta är en förbättring med cirka 25 miljoner kronor mot föregående år. Förutom direkta kostnader resulterar en upphandling i förbättrad standardisering, en ökad effektivitet, minskade hanteringskostnader, minskat antal fakturor och en ökad kvalitet. Det finns många olika förklaringar till att kostnadsreduceringarna uppstått. En samordnad upphandling av vanligt förbrukningsmaterial leder ofta till en kostnadsreducering om man samtidigt styr upphandlat sortiment och avtalstrohet. Kostnadsreduceringar uppstår som en följd av att den konkurrens som finns på marknaden tillvaratas. När en leverantör vill komma in på en ny marknad sker ofta en prisdumpning initialt. I vissa fall stannar kostnaden kvar på en lägre nivå även framöver. I de fall en kostnadsreducering inte kunnat påvisas efter genomförd upphandlingen, finns det ett stort värde i att upphandlingen pressar tillbaka en trolig kostnadsökning. Värde är dock svårt att uppskatta. Volymer Upphandlingsvolymer redovisas i bilaga Nyckeltal VO Upphandling. Överprövningar Under 2005 har femton överprövningar slutförts. Motsvarande siffra för 2006 uppgår till tolv överprövningar. I samtliga fall vann Regionen.