Malmö stad Revisionskontoret

Malmö stad Revisionskontoret Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Malmö granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna i revisorskollegiet och de sakkunniga revisorerna på revisionskontoret. I Kommunallag (1991:900) 6 kap 7 anges att nämndernas ansvar för verksamheten är att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I revisionskontorets årsrapport sammanfattar den sakkunniga revisorn det gångna årets granskning av respektive nämnd vilket ger de förtroendevalda revisorerna underlag för sin prövning utifrån kommunallagen. Fördjupade granskningar som görs under året rapporteras i sin helhet i enskilda rapporter. Alla publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida

Sammanfattning 2 Årets granskning 4 Intern kontroll 5 Verksamheten 10 Ekonomi 12 Räkenskaper 12 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 13 Bilaga 2 - Fördjupade granskningar 14 Bilaga 3 Uppföljning tidigare granskningar 14 Bilaga 4 Nyckeltal 16 1

Sammanfattningsvis bedöms servicenämndens interna kontroll vara tillräcklig. Bedömningen grundar sig på granskning av nämndens budget, styrdokument, riskhantering, systematiska kontroll och uppföljningsstruktur. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har i huvudsak fastställt mätbara och uppföljningsbara mål som i delårsrapporterna och årsanalysen har följts upp, analyserats och tydligt visat nämndens måluppfyllelse 2016. Tre nämndsmål avser stadsfastigheters beställarfunktion för förskolor/ grundskolor, äldreomsorg/lss respektive fritid/ kultur. Samtliga tre mål har följts upp genom identiska indikatorer och målvärde som avser nöjd kundindex för stadsfastigheter som helhet. Uppföljningen av de trenämndsmålen kan förbättras och bör mätas separat och specifikt för respektive område. Nämnden har identifierat bristen i mätbarhet för målen och kommer enligt uppgift att ändra indikatorerna 2017. Mätmetoden kopplat till nämndsmålet som avser tjänsteupphandling bör stärkas. Indikatorn som avser vita jobbmodellen uppnåddes redan till 100 % 2015 och är formulerad mer som en kontroll än något som ska uppnås. Rutinen bedöms fungera redan 2015 och bedöms inte yttreliggare bidra till fulmäktiges måluppfyllelse 2016. Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns styrdokument för att hantera förtroenderisker. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens genomgripande riskanalys är indelad per verksamhet och identifierar risker som dokumenteras, kontrolleras, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning av sannolikhet och konsekvens. Nämndens bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamheten. Sammantaget bedöms nämnden under 2016 ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden har bedrivit verksamheten i enlighet med reglemente, lagar, riktlinjer och uppdrag samt huvudsakligen bidragit till uppfyllelse av kommunfullmäktigemålen. I årsanalys 2016 har nämnden bedömt att 14 av 19 nämndsmål har uppnåtts. Tre nämndsmål bedöms ha delvis uppnåtts 2016 och avser systema- 2

tiskt miljöarbete, egenproducerad förnybar energi och ren, grön och attraktiv stad. Samtliga tre mål är miljörelaterade och har kopplade indikatorer med låga utfall. Nämnden bör fokusera på att stärka resultatet avseende de miljörelaterade målen 2017. Nämndsmålet avseende ren, grön och attraktiv stad har utifrån indikatorn inte uppnåtts 2016. Nämnden bedömer målet som delvis uppnått utifrån en helhetsbedömning som motiveras i årsanalysen. Nämndsmålens uppfyllelse bör vara i linje med indikatorns utfall, om avsteg från indikatorn bör mätmetoden förbättras nästkommande år. Två mål bedöms inte ha uppnåtts 2016. Målen avser skolmaten och systematiskt jämställdhets- och anti diskrimineringsarbete. Nämndens uppföljning och analys tydliggör varför målen inte uppnås och anger aktiviter för förbättrad måluppfyllelse. Nämnden har för 2017 tagit fram nya indikatorer för att förbättra mätmetoden för de två målen som inte uppnåddes 2016. Nämndens totala måluppfyllelse 2016 har som helhet förbättrats mot föregående år. Granskande yrkesrevisor delar huvudsakligen nämndens bedömning av måluppfyllelse. Nämnden har följt upp de av kommunfullmäktige till nämnden riktade uppdrag. Nämnden har tilldelats två uppdrag som analyserats och redovisats i enskilda ärenden till nämnden i januari 2017 och sammanfattats i årsanalysen. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per 161231 ett överskott om 155 Mkr mot budget. Överskottet hänförs huvudsakligen till stadsfastigheter och beror på lägre räntenivå än bugeterat, lägre fastighetsrelaterade kostnader på grund av mildare väder än budgeterat och ny redovisningsmodell för underhållskostnader. Nämndens balans- och resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. 3

Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Intern kontroll Verksamhet Ekonomi Räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen. Revisionsarbetet bedrivs enligt god revisionssed för yrkesrevisorer som den uttrycks i SKYREV:s vägledningar och rekommendationer. Granskningen utgår från en riskanalys och genomförs med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. I årsrapporten redovisas översiktligt resultatet av årets granskningar av nämnden. De fördjupade granskningar som genomförts under året redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vilken mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. För nämnden relevanta nyckeltal finns redovisade i bilaga 4. Nämndernas arbete med jämställdhetsintegrering har beaktats i granskningen. De förtroendevalda revisorerna i styrgrupp service träffar servicenämndens presidium och förvaltningsledning i samband med höstens delårsrapportering och årsbokslutet 2016. Sakkunnig revisor har varit Fredrik Jerntorp vid revisionskontoret. Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation R2 och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Årsrapporten är ett utkast och inte en offentlig handling fram till dess att revisorskollegiet beslutar om revisionsberättelsen för 2016. 4

Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens interna kontroll är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Vidare bedöms om den interna kontrollen säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och i enlighet med beslutade mål, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedöms servicenämndens interna kontroll 2016 som tillräcklig. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Nämndsbudget En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Utifrån servicenämndens budget för år 2016 är bedömningen att nämndens egna mål konkretiserar kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har beslutat om en budget i balans (inte underbudgeterad). Nämnden har genom ett negativt kommunbidrag (resultatkrav) budgeterat ett överskott på 143 mkr för 2016. Servicenämnden har beslutat om 19 nämndsmål som avser systematiskt miljöarbete, social hållbarhet, upphandling, självförsörjning, skolmat, beställning och förvaltning av förskolor och skolor, jämställdhet och antidiskriminering, medborgarservice, färdtjänst, beställning och förvaltning av LSS- och äldreboende, färdtjänst, trygg och tillgänglig stad, beställning och förvaltning av fritids- och kulturanläggningar, klimatanpassa bostäder med fokus på skyfall, förnybar energi, ren, grön och attraktiv stad, ekologiska produkter, giftfri miljö samt arbetsvillkor. Nämndsmålens koppling till kärnverksamheten har förbättrats mot 2015 då det 2016 tillkommit två nämndsmål som avser avdelningarna kommunteknik och kommuntjänster. Nämndsmålens uppfyllelsegrad är mätbar då 18 av 19 mål har kopplade indikatorer och målvärden. För 17 av dessa 18 mål finns kvantifierbara målvärden i fasta antal eller procentenhet. Ett mål mäts genom kvalitativ analys. Nämndsmålet Servicenämndens medarbetare ska ha bra arbetsvillkor saknar mätbar indikator 2016 då kopplat målvärde utgör basår som kan enligt skrivelsen i budget mätas jämtemot först 2017. Tre nämndsmål avser stadsfastigheters beställarfunktion för förskolor/ grundskolor, äldreomsorg/lss respektive fritid/ kultur. Samtliga tre mål har följts upp genom identiska indikatorer och målvärde som avser nöjd kundindex för stadsfastigheter som helhet. Uppföljningen av de trenämndsmålen kan förbättras och bör mätas separat och specifikt för re- 5

spektive område. Nämnden har identifierat bristen i mätbarhet för målen och kommer enligt uppgift att ändra indikatorerna 2017. Mätmetoden kopplat till nämndsmålet som avser tjänsteupphandling bör stärkas. Indikatorn som avser vita jobbmodellen uppnåddes redan till 100 % 2015 och är formulerad mer som en kontroll än något som ska uppnås. Rutinen bedöms fungera redan 2015 och bedöms inte yttreliggare bidra till fulmäktiges måluppfyllelse 2016. Styrdokument Nämndens kontrollmiljö avseende styrdokument för verksamheten och ekonomin har granskats och bedömts. Granskningen visar att det finns styrdokument för att hantera förtroenderisker. Fördelningen av ansvar och befogenheter är tydligt angivet i nämndens delegationsordning. Nämnden har tagit fram ett nytt mer aktuellt reglemente som har beslutats av fullmäktige 2016. Riskhantering En del i nämndens interna kontroll är att identifiera och löpande analysera organisationens risker. Riskanalysen syftar till ändamålsenlig verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Nämndens riskhantering har granskats och bedömts. Nämnden bedöms ha en tillräcklig process för att hantera risker. Nämndens riskhantering innefattar en dokumenterad och av nämnden antagen metod/arbetssätt för riskhantering. Nämndens genomgripande riskanalys är indelad per verksamhet och identifierar risker som dokumenteras, kontrolleras, följs upp och tydliggör vad riskerna består av och vilka risker som är prioriterade enligt en bedömning av sannolikhet och konsekvens. Det finns dokumenterade rutiner för tillkommande eller förändrade risker som kan uppkomma löpande under året. Flera risker följs och kontrollers även om de inte ingår i den interna kontrollplanen för året. Systematisk kontroll Granskningen av nämndens systematiska kontroller visar att nämnden genomfört den beslutade interna kontrollplanen i enlighet med tidplanen. De systematiska kontrollerna har byggt på riskanalysen och har angivit vilka rutiner som ska följas upp, omfattningen, ansvar, åtgärder och tidplan för rapportering till nämnden löpande under året. Nämndens systematiska kontroller görs även på risker utöver de som ingår i den interna kontrollplanen. 6

Uppföljningsstruktur Nämndens uppföljningsstruktur för intern kontroll, verksamhet och ekonomi har granskats och bedömts. Nämndens bedöms ha en tillräcklig uppföljningsstruktur avseende verksamheten. Nämnden har löpande under året följt upp den interna kontrollen. Uppföljning har beslutats av nämnden i maj och september 2016. Uppföljningen beskrev resultatet av sex kontrollaktiviteter varav tre var direktåtgärder och tre var granskningar. Vid konstaterade brister har åtgärder vidtagits eller förslag på åtgärder lämnats. Uppföljning av riskanalysen görs löpande på förvaltningen. I januari 2017 beslutade servicenämnden om en helårsuppföljning av intern kontrollplan 2016. Uppföljningen sammanfattar samtliga kontroller och åtgärder som genomförts under året. Samtliga kontroller har genomförts enligt tidplan. Förvaltningen har i december 2016 genomfört en självskattning utifrån kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll. Självskattningen visas nedan. Granskande yrkesrevisor delar förvaltningens bedömning i självskattningen. Utöver intern kontrollplanen 2016 har en översyn av förvaltningens ITsystem genomförts. Nämnden har under året systematiskt följt upp verksamheten löpande. Samtliga kommunfullmäktige- och nämndsmål är tydligt utvärderade och analyserade i delårsrapporten per augusti och per helår. Nämnden har i uppföljningen av fullmäktiges mål följt kommunstyrelsens anvisningar där följande frågor tydligt besvaras och analyseras för respektive fullmäktigemål: Hur bedöms det förväntade resultatet av nämndens arbete bidra till kommunfullmäktigemålet? Vilka av nämndsmålen kopplade till 7

kommunfullmäktigemålet bedöms kunna uppnås under 2016? Vad blir deras sammanvägda påverkan på kommunfullmäktigemålet? Om nämnden inte bedöms kunna bidra till kommunfullmäktigemålet så som det var tänkt under året, vad är anledningen? Vilka åtgärder och förändringar kommer att göras med anledning av det förväntade resultatet? Nämnden har bedömt uppfyllelsen för nämndsmålen och följt kommunstyrelsens anvisningar där följande frågor tydligt besvaras och analyseras för respektive nämndsmål: Hur gick det? Varför blev det så? Hur påverkar utfallet verksamhetens fortsatta arbete för 2017? När på samtliga målvärden har kunnat mätas och bedömas 2016, vilket medför tydlig måluppfyllelsegrad och bidrag till fullmäktiges mål. Uppföljningen av målen har förbättrats mot 2015. Servicenämnden har även följt upp och bedömt måluppfyllelsen för samtliga mål per april och augusti 2016. Uppföljningen per april är inget krav utifrån centrala anvisningar men bedöms som positiv ur ett styrningsperspektiv. Servicenämnden har tildelats två uppdrag avseende andelen heltidstjänster och att identifiera potentiella kunskapsallianser i enlighet med Malmökommissionens rapport. Uppdragen har följts upp och analyserats. Omfattande återrapportering presenterades för servicenämnden i januari 2017 och har även sammanfattats i årsanalysen för 2016. Nämnden har inte tagit ställning till om uppdragen har uppfyllts 2016. Nämnden har under året följt upp ekonomin i samband med utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys. Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens ekonomiska rapportering i huvudsak har varit god i förhållande till nämndes omsättning och volym. I årsanalys 2016 anges avvikelser i utfallet 2016 och jämförs mot budget och prognosen per oktober. Avvikelserna beskrivs och analyseras i löpande text. Nedanstående sammanställning visar nämndens prognossäkerhet under året. Tabell 1 prognosjämförelse, Mkr 8

Prognos Februari Prognos April Prognos Augusti Prognos Oktober Utfall 2016 Totala intäkter 2 911 2 926 2 920 2 934 2 998 Totala personalkostnader -612-612 -609-609 -612 Totala övriga kostnader -1 912-1 913-1 904-1 920-1 946 Kommunbidrag -146-146 -143-143 -143 Finansiella intäkter 0 0 0 0 1 Finansiella kostnader -152-148 -145-142 -142 Resultat 90 109 120 120 155 9

Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens verksamhet bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt lagar och riktlinjer som gäller för nämnden. Sammantaget bedöms nämnden ha bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen grundas på nedanstående redogörelse. Mål och uppdrag Verksamheten bedöms ha bedrivits i enlighet med reglementet för nämnden. Nämnden har följt upp samtliga av nämnden beslutade mål. Nämndens uppföljning visar på en ändamålsenlig måluppfyllelse. Nämndsmålens uppfyllesegrad har kunnat bedömas då huvuddelen av de 19 nämndsmålen är mätbara. I årsanalys 2016 har nämnden bedömt att 14 av 19 nämndsmål har uppnåtts. Tre nämndsmål bedöms ha delvis uppnåtts 2016 och avser systematiskt miljöarbete, egenproducerad förnybar energi och ren, grön och attraktiv stad. Samtliga tre mål är miljörelaterade och har kopplade indikatorer med låga målvärden. Nämnden bör öka fokus på att stärka resultatet avseende de miljörelaterade målen 2017. Nämndsmålet avseende ren, grön och attraktiv stad har utifrån indikatorn inte uppnåtts 2016. Nämnden bedömer målet som delvis uppnått utifrån en helhetsbedömning som motiveras i årsanalysen. Nämndsmålens uppfyllelse bör vara i linje med indikatorns utfall, om avsteg från indikatorn bör mätmetoden förbättras nästkommande år. Två mål bedöms inte ha uppnåtts 2016. Målen avser skolmaten och systematiskt jämställdhets- och anti diskrimineringsarbete. Nämndens uppföljning och analys tydliggör varför målen inte uppnås och anger aktiviter för förbättrad måluppfyllelse. Nämnden har för 2017 tagit fram nya indikatorer för att förbättra mätmetoden för de två målen som inte uppnåddes 2016. Nämndens totala måluppfyllelse 2016 har som helhet förbättrats mot föregående år. Granskande yrkesrevisor delar huvudsakligen nämndens bedömning av måluppfyllelse. Nämnden har följt upp samtliga av kommunfullmäktige beslutade mål. Nämnden bedöms ha bidragit till uppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål. I årsanalys 2016 har servicenämnden bedömt att nämnden har bidragit till sju av tio fullmäktigemål på det sätt som det var tänkt. Nämnden bedömer att för tre av tio fullmäktigemål har nämnden till viss del bidragit till på det sätt som det var tänkt. Granskande yrkesrevisor delar i huvudsak nämndens bedömning. För kommunfullmäktigemålet kopplat till målområde 1 ung, global och modern stad görs bedömningen att nämnden till viss del bidragit då en av två kopplade indikatorer har lågt utfall. 10

Nämnden har följt upp de av kommunfullmäktige till nämnden riktade uppdrag. Nämnden har tilldelats två uppdrag som analyserats och redovisats i enskilda ärenden till nämnden i januari 2017 och sammanfattats i årsanalysen. Servicenämnden har inte bedömt uppfyllelsegraden av uppdragen, vilket inte heller är ett krav utifrån kommunstyrelsens anvisningar. Resultatet för uppdraget att öka andelen heltidstjänster visar på negativ utveckling då andelen personer som önskat högre tjänstgöringsgrad ökat från 33 till 55 under 2016. Granskning och tillsyn Inga domar av väsentlig betydelse har gått emot nämnden 2016. Inga fördjupade granskningsprojekt 2016 avser servicenämnden. 11

Under denna rubrik görs bedömning av nämndens ekonomiska resultat utifrån de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden bedöms ha bedrivit verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att nämnden hållit sig inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämnden redovisar per 161231 ett överskott om 155 Mkr mot budget. Följande utfall samt avvikelse i förhållande till budget redovisas för 2016: Tabell 2 resultaträkning, Mkr Budget 2016 Utfall 2016 Avvikelse Intäkter 2 902 2 998 96 Totala intäkter 2 902 2 998 96 Personalkostnader -609-612 -3 Övriga kostnader -1 482-1 430 52 Avskrivningar -515-516 -1 Totala kostnader -2 606-2 558 48 Kommunbidrag -143-143 0 Övriga finansiella intäkter 0 1 1 Övriga finansiella kostnader -152-142 10 Resultat 0 155 155 Av ovanstående tabell framgår att servicenämndens utfall för 2016 avviker med 155 Mkr från budget. Huvuddelen av överskottet hänförs till stadsfastigheter vars utfall är + 144 Mkr mot budget. I årsanalysen kommenteras utfallet som helhet, jämfört med budget och prognos och per avdelning. Avvikelser mot budget tydliggör i uppföljningen. Överskottet beror främst på lägre räntenivå än bugeterat, lägre fastighetsrelaterade kostnader på grund av mildare väder än budgeterat och ny redovisningsmodell för underhållskostnader. Övriga avdelningar redovisar mindre över- och underskott. Under denna rubrik görs bedömning av om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Balans- och resultaträkning ska ge en rättvisande bild av nämndens resultat och förmögenhetsställning. Nämndens balansoch resultaträkning har granskats och bedömts. Räkenskaperna bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Balansposterna kommenteras endast i de fall väsentliga avvikelser noterats i förhållande till god redovisningssed. Inga väsentliga avvikelser har noterats. 12

I Kommunallag (1991:900) 9 kap 9 anges att revisorernas uppgifter är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För revisorernas granskning av verksamhet, ekonomi, intern kontroll samt räkenskaper används följande bedömningar och bedömningskriterier: Ändamålsenlig verksamhet Tillfredsställande ekonomi Rättvisande räkenskaper Tillräcklig intern kontroll Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med nämndens reglemente, kommunfullmäktiges mål och uppdrag, nämndens mål, samt aktuella lagar och riktlinjer. Nämndens verksamhet har bedrivits inom de av kommunfullmäktige beslutade ekonomiska ramarna. Nämndens bokslut är rättvisande och upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Nämndens mål, uppdrag och ekonomiska ramar överensstämmer med fullmäktiges beslut. Nämnden har fastställt mätbara och uppföljningsbara mål i enlighet med fullmäktiges beslut. I enlighet med reglementet för intern kontroll samt tillhörande tilllämpningsanvisningar har nämnden: säkerställt att verksamheten styrs i enlighet med beslutade mål, lagar, förordningar och andra regler samt har en tillförlitlig finansiell rapportering kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt säkerställer att fattade beslut verkställs och följs upp. som grund för den årliga planeringen, prioriteringen och uppföljningen av det interna kontrollarbetet genomfört en risk- och väsentlighetsanalys. löpande följt upp det interna kontrollsystemet och antagit en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. löpande erhållit rapportering av resultatet från uppföljningen samt vid upptäckta brister förslagit åtgärder. Om granskningen utifrån bedömningskriterierna påvisar väsentliga avvikelser bedöms ovanstående områden som inte helt, alternativt inte, ändamålsenlig/ tillfredsställande/ rättvisande/ tillräcklig. 13

Nedan anges de fördjupade granskningar 2016 som innehåller granskning av servicenämnden. Inga granskningar 2016 avser servicenämnden I denna bilaga beskrivs servicenämndens hantering av synpunkter i tidigare granskningar. Tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet Under 2014 genomfördes granskning av tomtmark och lokaler för förskole- och skolverksamhet på uppdrag av revisorskollegiet. Det övergripande syftet med granskningen var att granska om produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet sker på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen visade på att produktion av byggnader för förskole- och skolverksamhet inte sker på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och ett antal förbättringsområden identifierades. Revisorskollegiet översände granskningsrapporten till kommunstyrelsen och de berörda nämnderna för yttrande. Av yttrandena framgick att kommunstyrelsen och de berörda nämnderna instämde i de slutsatser som framkom i granskningen. Uppföljning av vilka åtgärder som vidtagits med anledning av förbättringsområdena som identifierades i granskningen genomfördes 2015. Av inkomna svar framkom att granskningen har fått genomslag i kommunstyrelsen och de berörda nämnderna och att det pågår ett prioriterat arbete för att ta fram en mer ändamålsenlig och effektiv process för att få fram lokaler till förskole- och skolverksamhet. Bl.a. har kommunstyrelsen beslutat om en handlingsplan för arbetet med lokaler för förskole- och skolverksamhet, en beredningsgrupp har tillsatts, en utvecklingsplan för lokalförsörjningsprocessen har utarbetats och en kapacitetsutredning har genomförts. Vid uppföljningen 2015 konstaterades dock att arbete återstod. Stadskontoret inkom i mars 2017 med svar gällande vilka åtgärder som vidtagits under 2016. Av svaret framkom att: En modell över hur EY-rapportens åtgärdsförslag hänger samman med utvecklingsplanens sju delprojekt och i vilket delprojekt de olika åtgärdsförslagen kommer att omhändertas presenterades i mars. Ett första förslag på lokalförsörjningspolicy respektive riktlinjer för Malmö stads lokalförsörjning togs fram i april, som en delredovisning av delprojekt 2, 4 och 6. Anvisningar till lokalbeställande nämnder inför framtagandet av Lokalbehovsplan för 2018-2027 togs fram i maj. Den strategiska lokalplaneringen delas in i tre olika planerings- 14

faser; lokalbehovsplanering, lokalresursplanering samt lokalförsörjnings-planering. Förslag på tidplan och årshjul (processkarta) för den strategiska lokalplaneringen för 2018-2027 togs fram som en del av delprojekt 3. Arbetet medframtagande av Lokalförsörjningsplan 2018-2027 pågår. Denna ska utgöra underlag till budgeten för 2018-2021. I september beslutade beredningsgruppen om ett utvecklingsuppdrag för att strukturera och packetera delprojekten i utvecklingsplanen. En reviderad tidplan för det fortsatta arbetet togs fram. Bemanning och arbetssätt för Beredningsgruppen beslutades. En särskild resurs avsattes på 30 % för att projektleda utvecklingsuppdraget. Arbetet har kontinuerligt stämts av med styrgruppen för investering och lokalförsörjning. Syftet med uppdraget är att färdigställa delprojekt 2-6 för att svara mot målet om en fungerande process som är ändamålsenlig och effektiv för Malmö stads försörjning av lokaler för förskola och grundskola. Fokus är lokalförsörjningsprocessen för förskola och grundskola, men idealiskt kan de framtagna resultaten också gynna lokalförsörjningsprocessen för all samhällsservice. Av svaret framkom vidare att målet har varit att dokumentation och beskrivning av riktlinjer och processer skulle ha varit klart under 2016 men att olika anledningar har gjort att tidplanen behövt förlängas. Nu är målet att ha det mesta av arbetet klart till halvårsskiftet 2017. Därefter vidtar implementering. Planen för samhällsservicens markbehov, PLASMA, antogs i november 2016. Efter det att Plasma varit på samråd hos nämnder och förvaltningar under 2015 gjordes ett omtag i projektet i ett förvaltningsövergripande arbete. Uppdraget begränsades och fokus lades på att beskriva planeringsriktlinjer i tidiga skeden. Även samutnyttjande och nyckeltal har lyfts fram i Plasma. Plasma omfamnade i sitt samrådsförslag delar av lokalförsörjningsprocessen. Det hanteras nu i detta utvecklingsarbete istället. 15

AVD Nyckeltal Budget 2016 Utfall 2016 Utfall 2015 KT Driftyta mark, (kvm) 12 600 000 12 529 501 12 580 440 KT Driftyta fastighet (kvm) 818 856 791 524 818 856 KT Vinter, timmar (utfall) 9 450 12 603 4 672 KT SR SR SR Tilläggsarbeten till avtal (utfall) (%) Andel elever specialkost (%) Livsmedelskostnad per grundportion Personalkostnad per grundportion 68 79 82,3 5,40 5,40 5,60 9,20 9,20 9,25 14,10 14,60 14,34 SF Förvaltad yta (kvm) 1 690 188 1 680 845 1 657 973 SF Vakansgrad (%) 4,0 3,6 3,9 SF Långtidsplanerat underhåll (kr/kvm) 152 139 147 Utfall 2015 Utfall 2016 Antal anställda omräknade till heltid 1358 1383 Kvinnor, andel i % 50 % 50 % Personal med utländsk bakgrund, andel i % 36,5 % 37,3 % Total sjukfrånvaro i % 6,9 % 7,1 % Total personalomsättning i % 10 % 10 % 16