2017 års patientsäkerhetsberättelse och plan för 2018 för Vanadis gruppbostad Datum och ansvarig för innehållet 2018.03.12 Rebecca Fredriksson, verksamhetschef Mallen är anpassad av Nytida AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall Kvalitetsavdelningen 2017-12-01
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Uppföljning genom egenkontroll Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Informationssäkerhet Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Hantering av klagomål och synpunkter Sammanställning och analys Samverkan med patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 Patientsäkerhetsberättelsen ska beskriva verksamhetens patientsäkerhetsarbete under föregående kalenderår, vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten och vilka resultat som uppnåtts. 2/13
Sammanfattning Nytida bedriver vård och omsorg i särskilt boende samt daglig verksamhet. De personer som bor och vistas på verksamheterna har biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen (SoL) och den övervägande delen av insatser är enligt SoL och LSS. Där Nytida har ansvar att bedriva hälso- och sjukvård ska årligen en patientsäkerhetsberättelse upprättas. Nytida har samarbete med Vårdliljan och det är de som ansvarar för HSL-insatser på verksamheterna. På Vanadis gruppbostad har Vårdliljan ansvar för att recept förnyas, delning av medicin sker i dosett, säkerställer att APO-dos är korrekt, delegering av enklare medicinska arbetsuppgifter administration av signeringslistor. Vårdliljan ansvarar även för att det ska finnas rutiner kring medicinhantering och läkarkontakt. Vårdliljan ansvarar för HSL-dokumentation, rådgivning till personalen och läkarkontakter. Vårdliljans sjuksköterska är delaktig i verksamhetens egenkontroll och vid kvalitetstillsyner. Avvikelser och synpunkter kring hälso-och sjukvård behandlas utifrån verksamhetens rutin för avvikelser. Avvikelsehanteringen och förbättringsloggen är återkommande punkter på APT. På så sätt bli alla medarbetare delaktiga i arbetet med avvikelser och förbättringsområden. Verksamhetschefen ansvarar för den punkten på APT. Följande åtgärder har vidtagits under 2017; Genomgång av möjlighet till egenvård, respektive delegering har setts över för att säkerställa de boendes medicinhantering är säkerhet för individen, detta för att säkerställa att mediciner hämtas ut, följs upp, att brukare tar medicin tas osv. Nyinköpta medicinskåp för den enskilde. Nyinköpt låsbart medicinskåp samt dokumentationsskåp. Ökad dialog i personalgruppen om hur vi identifierar fallskador, risker osv. Tydliggörande från VC att personalgruppen har ett stående ansvar för att hela tiden identifiera och förebygga fall där det finns risker. Personalgruppen har gått igenom den fysiska miljön och risker i den och därefter säkerställt införskaffande av 3/13
Fallskydd i dusch Duschpall förbrukare Verksamheten har upprättat ännu tydligare i rutiner för medicinhantering. Säkerställande att all ny personalhar delegering inför sitt första pass. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål, beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och utvärderar målen. Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten. En trygg och säker hälso- och sjukvård erhålls genom ett systematiskt kvalitetsarbete i hälso- och sjukvården. Nytida har satt upp mål och strategier som ett led i arbetet: Arbeta med att alla har kunskap om rapporteringsskyldigheten kring händelser, vårdskada Arbeta för att alla boende ska ha en korrekt omvårdnadsdokumentation Säkerställ att alla boende har en risk- och preventionsbedömning när de flyttar in, över tid och minst var 6e månad. Alla boende där man finner en risk ska ha en omvårdnadsplan upprättad och den ska följas och kontinuerligt följas upp och revideras Säkerställ att alla boende får en bra sista tid i livet Säkerställa och effektivisera samverkan i vårdprocessen för den boende genom tydlig mötesstruktur och bra teamarbete mellan alla yrkeskategorier. Säkerställ att de boende som är i behov av inkontinensskydd har ett korrekt utprovat och ordinerat skydd av en sjuksköterska med förskrivning Arbeta aktivt och konsekvent med personlig kompetensutveckling av alla medarbetare och frigöra den samlade kompetensen hos befintlig person Arbeta för en säker läkemedels- och delegeringsprocess Följa basal hygien i vård och omsorg På Vanadis gruppbostad arbetar vi ständigt för att utveckla kompetens hos personal för att säkerställa en trygg och säker hantering av brukarnas mediciner. 4/13
För att uppnå en ökad trygg-och säkerhet hos samtliga arbetar vi med att kontinuerligt utveckla och se över rutiner förmedicinhantering, ha diskussioner på APT samt för att ha en god samverkan med andra vårdinstanser kring brukaren. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera kvalitetspolicy och mål. Affärsområdeschef/sektorchef ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete månadsvis. Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet, god kvalitet och effektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret för att verksamheten uppfyller ställda krav utifrån god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad personal har rätt kompetens. Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive patient. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och måluppfyllelse fortlöpande utvärderas. Vårdgivare (juridiskt bolag) är ansvarig för rapportering och utredning av vårdskada. På kvalitetsavdelningen har vårdgivaren utsedda personer som har uppdraget att upprätta och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården samt inneha anmälningsansvar för allvarlig vårdskada. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Vid risk för vårdskada utreder vårdgivaren och lämnar vidare till anmälningsansvarig. Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och 5/13
förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, patient, närstående eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om kvalitetshöjande åtgärder. För att undvika vårdskador, arbetar verksamheten aktivt med riskanalyser och handlingsplaner. Varje månad följs kvalite och patientsäkerhet i varje led i företaget och underlag för detta är tillgängliga kvalitetsdata. Verksamhetens arbete för struktur för uppföljning och utvärdering Alla avvikelser kopplade till medicinavvikelser görs löpande av personalen och registreras i Nytidas kvalitetssystem Q-maxit. Samtliga avvikelser kommuniceras via mail till verksamhetschef som bedömer slutgiltiga åtgärder. Avvikelser tas upp på APT, personalmöte om bedömningen gjorts att tex särskilda åtgärder har tagits/ska vidtas. Eventuellt upprättas nya rutiner/handlingsplaner som sedan presenteras och gås igenom på APT/personalmöte, samt förankras hos vikarier. Vidare är planen att avvikelser mer grundligt ska gås igenom på löpande kvalitetsråd på verksamheten. I samband med verksamhetens egenkontroll 2 gånger/år går verksamhetschef, gruppchef och ansvarig sjuksköterska igenom rutiner för hälso- och sjukvård. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Vårdgivarens oberoende kvalitetsavdelning har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter och checklistor angående patientsäkerhet. Dessutom har systematisk uppföljning av avvikelser genomförts och återkopplats till ansvariga för uppföljning av vidtagna åtgärder. Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet. Under 2017 har Vårdliljan upprättat rutiner och ökat samverkan med Nytida och Vanadis gruppbostad i form av: 6/13
Säkrat informationsöverföring vid läkarkontakter, dokumentation, förvaring av läkemedel, påbörjat dokumentation och kommunikation med boendepersonal i Nytidas dokumentationssystem Safedoc Personalgruppen har gjort Nytidas webbaserade utbildningen kring vårdhygien, kring säker läkemedelshantering. Vidare dokumenterar personalgruppen, fast personal och vikarier, avvikelser i kvalitetssystemet Qmaxit Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkerställa verksamhetens kvalitet. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse Samtliga boende på Vanadis har sina etablerade läkarkontakter, vilka till följd av nya chefer och ny persona, noga gåtts igenom och säkerställts. Personalgruppen på Vanadis har nära samverkan med anhöriga, gode män samt sjukvården för att säkerställa att de boende får den vård och den information som behövs för att vidare kunna samverka med sjuksköterska från Vårdliljan. Samverkan med uppdragsgivare Varje boende på Vanadis en LSS-handläggare som årligen följer upp deras beslut om insatsen gruppbostad samt huruvida insatsen fungerar med allt vad det innebär. Samverkan mellan yrkesgrupper runt patienten Samtliga boende på Vanadis har sina väl etablerade sjukvårdskontakter och och utifrån överenskommelse med god man, anhöriga så sköter personalgruppen på Vanadis karkontakterna. Personalen kontaktar läkaren i samråd med sjuksköterska från Vårdliljan. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Följande riskanalyser görs på Nytidas verksamheter, inklusive Vanadis årligen. Generell riskbedömning i verksamheten 1 gång om året. Arbetsmiljörisker i arbete med brukare 2 gånger om året. Risker för den enskilde/brukare 2 gånger om året. 7/13
Riskbedömningarna görs enligt Nytidas styrdokument för riskbedömningar. Verksamhetschefen har yttersta ansvaret för att följa upp och revidera riskbedömningar. Generella riskbedömningar görs på APT. De individuella riskbedömningarna görs av brukarens stödperson eller tillsammans med resterande personalgrupp och verksamhetschef/gruppchef. Riskbedömningarna revideras vidare ev efter att incidenter inträffat då detta kan generera ny kunskap och därmed annat agerande från personalgruppen etc. Informationssäkerhet HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1 Vårdgivaren har en IT- policy och en informationssäkerhetspolicy som beskriver de regler och rutiner kring information som gäller för alla medarbetare i Ambea/Nytida. Ambea/Nytida a r ett företag med erfarenhet av att hantera personuppgifter i olika typer av system. Personuppgiftsansvarig ansvarar för att Personuppgiftslagens (PuL) bestämmelser efterlevs. Samtycke inhämtas vid registerhållning och driftsleverantören, Enfo, säkerställer att informationen a r sa krad och ej kan missbrukas. Allting a r anpassat i enlighet med GDPR. Logganalyser genomförs av IT- avdelningen minst en ga ng per a r utifra n syfte att gallra. Intern revision leds av dataskyddsombudet och vid misstanke om intra ng genomförs logganalyser/spa rning. Ambea/Nytida arbetar aktivt för att minimera risk för informationssäkerheten. Nytida har styrande dokument för informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Genom att följa styrdokument för egenkontroll och loggkontroll av hälsooch sjukvårdsdokumentation säkrar verksamheten informationen. Beskriv hur ni på verksamheten arbetar med informationssäkerheten dvs. Gruppchef och Verksamhetschef följer båda den löpande dokumentationen i Nytidas dokumentationssystem Safedoc, samt diskuterar dokumentation löpande med personalgruppen och på personalmöte/apt. Då dokumentationssystemet och kvalitetssystemet är relativt nya för personalgruppen, arbetar gruppchef nära med gruppen vid dokumentation. Utöver detta granskas dokumentationen 2 gånger om året vid egenkontroll samt vid kvalitetstillsyn av Nytidas interna kvalitetsavdelning. 8/13
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 2011:9 5 kap. 4 Rapportering av händelser/ Avvikelser Nytida har tydliga riktlinjer för rapporteringsskyldighet, vilken noggrant förmedlas tilll nya personal samt vid ett eller flera APT gås igenom beroende på omsättning i personalgruppen samt för att stämma av att samtliga medarebtare har kunskap om hur man går tillväga när sådan görs. Utredning och rapportering sker i samråd med verksamhteschef, som i sin tur förmedlar till regionchef och kvalitetsavdelning för ev vidare utredning. Under 2017 har ingen Lex Sara eller Lex Maria utretts och rapporterats på Vanadis. Hantering av klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vårdgivaren har i sitt ledningssystem processer och riktlinjer för synpunkter och klagomål. I ledningssystem finns processer och riktlinjer för synpunkter och klagomål tydligt formulerade. Viadre finns alltid blanketter för att fylla i sådana tillgängliga för de boende på Vanadis gruppbostad. På husmöte som brukarna har varje måndag finns också utrymme för att förmedla sådana. Utöver detta uppmuntras de boende att framföra synpunkter och klagomål löpande men särskilt i de veckovisa samtal varje beodne har med sin stödperosn i personalgruppen. Personalgruppen, inklusive gruppchef och verksamhetschef har tät dialog med anhöriga, gode män ochuppmuntrar även dem att framföra alla typer av synpunktrer. Vanadis arbetar för att alla synpunkter och klagomål som kommer till verksamheten ska registreras i kvalittessystemet Q-maxit, åtgärdar och återkopplar till berörd part. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Personalgruppen på Vanadis, inklusive Gruppchef och verksamhetschef kommer fortsatt arbeta med avvikelsehantering, samarbete med de boende och deras nätverk, samverka för att bedriva en god vård och omsorg. Vanadis kommer även arbeta för att hela tiden utveckla rutiner och struktur för de boendes bästa. 9/13
Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Samverkan med patient och närstående Verksamheten samverkar på olika sätt med såväl den enskilde samt närstående, om samtycke finns. Verksamheten arbetar med kontinuerliga boråd. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående och är oberoende. Samverkan med patient och närstående Vanadis samverkar med den enskilde och hans/hennes närstående enligt överenskommelse. Vanadis har varje måndag klockan 18.00 husmöte där alla boende är välkomna att delta och uppmuntras uttrycka synpunkter eller önskemål. Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och klagomål från patienter och närstående och är oberoende. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 3 Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från kvalitetssystemet Q-maxit. Under 2017 har totalt har 6 avvikelser som rör hälso- och sjukvård registrerats. Läkemdelshantering: 2 Omvårdnad: 3 Medicinskteknisk produkt: 0 Verksamheten har arbetat för att samtlig personal ska säkerställas god kunskap om det nya avvikelsesystemet och hur det används samt när det görs, för att öka användningen och säkerställa att samtliga händelser av vikt registreras framöver. 10/13
Resultat 2017 Område: Mål: Ge en säker och högkvalitativ hälsooch sjukvård som uppfyller de krav och mål enligt HSL Strukturmått: Dessa förutsättningar behövs för att vi ska nå vår målsättning Processmått: Processer och aktiviteter vi utfört för att nå vår målsättning Resultatmått: Andel (%) av rapporterade avvikelser som medfört vårdskada som tex fraktur, smitta, sår. Måluppfyllelse: Resultat kopplat till målet Fall Att alla patienter ska ha en dokumenterad fallriskbedömning. På nyinflyttade boende ska bedömningen vara gjord inom tre dygn. Rutiner och riktlinjer för fallprevention Avvikelsehantering Kompetens hos hälsooch sjukvårdspersonal 2 gånger per år uppdateras riskbedömningar på enhets och brukarnivå, samt ytterligare gånger vid behov. 0 Ett konstruktivt kvalitetsarbete för att förebygga fall och fallskador Basal Att följa basal hygien i Rutiner och riktlinjer för Alla medarbetare 0 hygien i vård och omsorg vård och omsorg enligt författningen, gällande meddelandeblad och basal hygien i vård och omsorg genomgår årligen Ambeas webbaserade utbildning i basala hygienrutiner. styrdokument Kompetens hos all personal Handledning/utbildn ing Självskattning av följsamheten Rapporteringsskyldighet Att alla medarbetare känner till och kan Rutiner och riktlinjer för hantering av händelser. Varje år vid APT samt vid rekrytering av nya rapportera händelser enligt rutiner och riktlinjer medarbetare går VC och/eller GC igenom rapporteringsskyldigheter na. 11/13
Läkemedels- Att alla medarbetare: Korrekt Vårdliljan utför hantering och delegeringsprocessen kan överlämna läkemedel på ett säkert sätt delegeringsförfarande av leg personal delegering vidrekrytering av ny personal. En säker läkemedelshanteri ng Ett konstruktivt kvalitetsarbete kring läkemedelshanteringen Dokumentation En tillräcklig, väsentlig Rutiner och riktlinjer för Ökad dialog på 0 och korrekt dokumentation hur man dokumenterar Handledning/utbildning APT/personalmöte om vikten av dokumentation samt hur man som boendestödjare uttrycker säkerställer att sådant av Egenkontroll två ggr/år vikt registreras. Loggkontroller Munhälsa Alla boende ska Följa rutiner och Uppföljning av 0 erbjudas en god munvård riktlinjer för risk- och preventionsbedömning tandläkarkontakter och besök hos tandläkare för flera boende för vilka det var tid för kontroll. Samarbete och Ett ökat samarbete och Rutiner och riktlinjer för Uppdatering av rutiner för 0 intern kommunikation en säkerställd intern informationsöverföring arbetssätt och informationsöverföring dokumentation och överlämningar 12/13
Patientsäkerhetsplan 2018 för verksamheten Företagets systematiska kvalitetsarbete består under året av flera aktiviteter där varje verksamhet som bedriver hälso- och sjukvård följer dem. Nytidas verksamheter ska under 2018 aktivt arbeta med patientsäkerhet, med utgångspunkt i: Vårdgivarens områden för ökad patientsäkerhet Risk och preventionsbedömningar alla boende ska ha en risk och preventionsbedömning gjord i samband med inflytt och över tid Konstruktivt kvalitetsarbete utifrån riskbedömning per boende Basala hygienrutiner All personal ska följa basal hygien i vård och omsorg Dokumentation Alla boende ska ha en korrekt omvårdnadsdokumentation Läkemedel- och delegeringsprocessen Det ska vara en säker läkemedels- och delegeringsprocess Minska läkemedelsavvikelser Rapportering av händelser Vårdskada Verksamhetens mål för 2018 och metod för att uppnå målen Riskanalyser på brukarnivå görs minst två gånger om året samt vid behov. Personalgruppen identifierar löpande risker och upprättar handlingsplaner och utformar arbetssätt som dokumenteras respektive boendes genomförandeplan. Alla medarbetare genomgår årligen Ambeas webbaserade utbildning för basala hygienrutiner. Samtliga medarbetare, fast personal och timvikarier dokumenterar löpande i dokumentationssystemet Safe doc samt registrerar avvikelser i kvalitetssystemet Qmaxit. Samtliga medarbetare har delegering av SSK och GC/VC säkerställer att nya medarbetare får delegering i samband med introduktion. Alla läkemedelsavvikelser registreras i kvalitetssystemet Qmaxit och rutiner, handlingsplaner upprättas vid behov. Samtliga medarbetare har rapporteringsskyldighet och dokumenterar löpande avvikelser i Qmaxit. Vidare får samtliga nya medarbetare information om rapportering av vårdskada, rutiner för rapportering av vårdskada följs också upp vid APT för befintlig personal. 13/13