1(8) Birgitta Lundström 0155-26 41 46 Nyköpings kommun Tillsyn enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen av Brandkärrs hemtjänstområde, i Nyköpings kommun den 16 februari 2006 Bakgrund Länsstyrelsen har tillsyn över den socialtjänst som kommunerna inom länet svarar för enligt 13 kap 2 i socialtjänstlagen, SoL. Tillsynsmyndighetens uppgift är att bedöma kvalitet och säkerhet i den verksamhet som är föremål för tillsyn. Som ett led i Länsstyrelsens tillsyn över äldreomsorgen har en verksamhetstillsyn genomförts av hemtjänstområde Brandkärr. Metod och genomförande Länsstyrelsen har i sin tillsyn utgått från delar av Socialstyrelsens föreskrifter om kvalitetssystem inom äldre- och handikappomsorgen (SOSFS 1998:8, 2005:3 (S) ) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade enligt 14 kap 2 SoL (SOSFS 2000:5, 2005:8 (S). Länsstyrelsen har valt att granska följande områden: Mål, organisation och resurser Introduktion Kompetensutveckling Behovsbedömning och rättssäkerhet Förhållningssätt och metoder Avvikelser, synpunkter och klagomål Samverkan Verksamhetstillsynen har omfattat följande delar: gruppintervju med personal i området aktgranskning intervju med brukare granskning av dokument kommunicering/återföring av resultat från tillsynen Gruppintervjun med personalen genomfördes under ca två timmar. Vid intervjun användes en checklista. I intervjun deltog 6 undersköterskor/vårdbiträden, enhetschef, hemtjänsthandläggare, en undersköterska från nattpatrullen, enhetschef för nattpatrullen. Sex brukare intervjuades och sex akter granskades både avseende handläggning och genomförandedokumentation. I tillsynen medverkade från Länsstyrelsen Birgitta Lundström samt Helena Forssell. Återrapportering av Länsstyrelsens erfarenheter från tillsynen skedde 2006-03-29. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post 611 86 NYKÖPING Stora torget 13 0155 26 40 00 växel 0155-28 20 87 lansstyrelsen @d.lst.se Organisationsnr PlusGiro Bankgiro Internet 202100-2262 35174-2 5051-8653 www.d.lst.se
2(8) Resultat av tillsynen Mål, organisation och resurser Äldre- och handikappnämndens mål och uppdrag har diskuterats under en planeringsdag i respektive grupp på APT 1, 2005. Resultatet från diskussionerna finns dokumenterat i enhetens verksamhetsplan. Planen reviderades 2006 på APT 1 2006. I samband med APT 1 fick medarbetarna via en enkät skatta hur långt man nått gällande nämndens mål och uppdrag. Därefter diskuterade gruppen ihop sig och gjorde en sammanfattande bedömning för hela gruppen. Resultatet redovisas till divisionens kvalitetsansvarige och därefter till nämnden. Nattpatrullen arbetar inte med kvalitetsmålen på samma sätt som hemtjänstpersonalen. Enhetschefen skriver en verksamhetsberättelse som beskriver fakta om området, ekonomiska resultatet, måluppfyllelse samt vad som förväntas ske framöver. Det finns utsedda miljöombud. Miljöbilar används, sopor sorteras. När något ska köpas in till verksamheten tänker personalen miljövänligt. Nyköpings kommun har en Jämställdhetsplan där det finns mål gällande brukarna. Jämställdhet har inte särskilt diskuterats i arbetsgrupperna. 142 personer, 104 kvinnor och 38 män har hemtjänst- och hemsjukvårdsinsatser från Brandkärrs hemtjänst. Därutöver har 11 personer enbart hemsjukvårdsinsatser. Personalen i området ansvarar också för att göra hembesök när någon larmat via trygghetslarm i området. Hemtjänstområdet består av Ortvägens hemtjänst, Utegruppen och hemtjänst Brandkärr gr 1. Grupperna arbetar geografiskt avgränsat. Personalstyrkan består av 37 personer, 36 kvinnor och en man. 21 personer har undersköterskeutbildning. Området har tillgång till flerspråkig personal Länsstyrelsens synpunkter Länsstyrelsen kan konstatera att personalen har kännedom om kommunens mål. Det finns ett system för målarbete, uppföljning och återkoppling till nämnden vilket är mycket positivt. Generellt behöver jämställdhet för brukarna lyftas upp och diskuteras för att målet för jämställdhetspolitiken ska få genomslag. Äldre- och handikappnämnden behöver utveckla metoder och arbetssätt för att tillämpa jämställdhetsintegrering från biståndsbedömning, vid genomförandet av insatser till uppföljning och utvärdering av resultatet. Personalen behöver reflektera över könets betydelse och att se människors situation ur flera synvinklar. Introduktion och kompetensutveckling När någon ny personal ska börja arbeta i området träffar enhetschefen den nyanställde och har en viss övergripande introduktion enligt fastställt program. Därefter fortsätter introduktionen ute i arbetsgruppen. En av personalen utses som handledare. En checklista följs. Den nyanställde går bredvid, oftast två dagar och två kvällar (beroende på erfarenhet). Om det finns behov kan introduktionen utökas. Inför sommarsemestrarna genomförs central introduktion under en heldag. På förmiddagen hålls det en övergripande information om bl a sekretess, lagar, riktlinjer, ergonomi m m. På eftermiddagen delas vikarierna in i mindre grupper och får mer områdesspecifik introduktion.
3(8) I en av grupperna följs introduktionen till vikarier och elever upp via en enkät efter avslutat vikariat. Övriga grupper följer inte upp introduktionen på något strukturerat sätt. Det sker inte heller för dem som blir fast anställda annat än att enhetschefen tar upp det på kommande medarbetarsamtal. De individuella behoven av kompetensutveckling diskuteras på medarbetarsamtalet. På APT 2 inventeras gruppens behov som sedan sammanställs och skickas till divisionens utbildningssamordnare. Det finns ingen kostnadsberäknad kompetensutvecklingsplan för området, endast en lista med behov och önskemål. Budget för kompetensutveckling är beräknad till 1,5 % av lönekostnaderna. Pengarna ligger centralt i kommunen. Viss utbildning anordnas internt i divisionen utifrån generella behov och önskemål. Personalen intresseanmäler när de är intresserade av någon utbildning. Ibland blir det lotten som avgör vem som får gå, ibland prioriteras de som inte varit iväg på något tidigare. Personalen framför att det vore bra om hela gruppen får gå på riktade utbildningar som t ex social dokumentation och kontaktmannaskap samtidigt. Det är svårt att starta upp nya arbetsmetoder när inte alla har samma utgångspunkt. Att vänta till de sista genomgått utbildningen innebär att de första kan ha glömt. Ibland får personalen avstå från att gå på planerad utbildning om det saknas vikarier. Nu väntar alla på vilken kompetensutveckling som kommer att utformas inom ramen för Kompetensstegen. Medarbetarsamtal genomförs årligen. Handledning har personalen efterfrågat vid något tillfälle men inte fått. Om det skulle bli riktig kris i arbetsgruppen kan handledning givetvis ordnas. Det blir mest att man pratar med varandra eller med enhetschefen eller hemtjänsthandläggaren. De flesta av de intervjuade brukarna tycker att personalen har tillräcklig utbildning och personlig lämplighet för sitt arbete. Någon tycker att de saknar kunskap inom demensområdet. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen ser positivt på att en arbetsgrupp följer upp introduktionen på ett strukturerat sätt. Det är av stort värde att nyanställdas och vikariers synpunkter på introduktionen tas tillvara en tid efter introduktionstillfället. Genom att arbetsgivaren får del av synpunkter kan introduktionsprogrammet kontinuerligt förbättras. Kompetensutveckling är ett viktigt verktyg för att personalen ska klara av att ge brukarna vård och omsorg av god kvalitet. Länsstyrelsen påpekar att det finns behov av att arbeta mer strukturerat och strategiskt med inventering och prioritering av behov och önskemål, med beaktande av kraven på verksamhet, mål, riktlinjer och budget. Personalens synpunkter
4(8) gällande förläggning av utbildningsinsatserna bör också beaktas så hela arbetslaget får möjlighet till utbildningen under en begränsad tid. Regelbunden handledning kan vara en viktig insats för personalen då de många gånger hamnar i komplexa situationer som de måste finna lösningar på. Genom handledning kan personalen t ex lära sig att tillämpa arbetsmetoder och tydliggöra gemensamma förhållningssätt. Behovsbedömning, dokumentation och rättsäkerhet Det finns riktlinjer för behovsbedömning. Vid bedömning är det dock alltid den enskildes behov som är utgångspunkten. Om det finns behov gör man avsteg från riktlinjerna. Uppföljning av besluten sker oftast efter signaler från personalen eller från anhöriga. Besluten tidsbegränsas ofta ett par år. Enligt personalen upprättas det inte alltid genomförandeplaner (arbetsplaner) för brukarna och den sociala dokumentationen ute i grupperna är sparsam. En grupp har börjat dokumentera i datasystemet Procapita. De två andra grupperna dokumenterar manuellt. Den dokumentationen förvaras i individuella pärmar eller hängmappar i grupplokalerna. Utbildning i social dokumentation pågår. Under våren ska genomförardokumentationen föras enligt det nya systemet för social dokumentationen i alla tre grupperna. Genomförandeplanen ( arbetsplanerna), ska tillsammans med att kontaktpersonen fullgör sina uppgifter, vara en garanti för att den enskildes behov tillgodoses. Personalen försöker tillmötesgå brukarnas önskemål gällande tider och dagar när insatserna ska utföras. Det är möjligt att tillfälligt byta planerade insatser mot andra insatser om brukaren har behov och önskemål om detta. Under intervjuer med brukare framkommer att de tycker att de får den hjälp de behöver. Länsstyrelsens aktgranskning verifierar det personalen framfört under intervjuerna. Den dokumentation som förs är bristfällig. Några genomförandeplaner finns upprättade men är inte aktuella. I några akter saknas genomförandedokumentation helt. I hemtjänsthandläggarnas akt förs ingen dokumentation under insatsernas genomförande. En av brukarna uppgav att hon fått information om att personalen för dokumentation. Övriga påstår sig inte ha blivit informerade om dokumentationen. Jag förstår att de skriver men ingen har berättat det. Länsstyrelsens bedömning Länsstyrelsen är kritisk till den sparsamma utförardokumentationen. Dokumentationens syfte är att garantera den enskilde rättssäkerhet och kvalitet i insatserna (Sol 11 kap 5, SOSFS 2006:5). Lika viktigt för rättssäkerheten och kvaliteten är att biståndsbesluten följs upp kontinuerligt av hemtjänsthandläggarna.
5(8) Vad som kommer fram till hemtjänsthandläggaren under insatsens genomförande vid kontakter t ex med den enskilde, hemtjänstpersonalen och andra, bör dokumenteras i den journal som förts under handläggningen av ärendet (SOSFS 2006:5, 6 kap 3 ). Brukarna behöver informeras om och vara delaktiga i den dokumentation som rör dem. Förhållningssätt och metoder Förhållningssätt och metoder diskuteras och dokumenteras oftast gällande individuella brukare. Mer övergripande diskussioner har förts på planeringsdagar och APT. Dessa har inte dokumenterats. När någon ny person blir aktuell för hemtjänst är det oftast någon av kontaktpersonerna som gör första besöket hos brukaren och presenterar sig själv och gruppen. Då diskuteras beslutet och kontaktpersonen frågar om brukaren har några särskilda önskemål. Ibland förekommer det att personalen och hemtjänsthandläggaren gör gemensamt besök hos brukaren vilket personalen upplever som mycket positivt. Under intervjun framkommer att personalen skulle vilja vara med när hemtjänsthandläggarna besöker brukare och vårdplanerar på sjukhuset. Personalen arbetar utifrån kontaktmannaskap. Varje brukare har 2-3 personal som kontaktpersoner. Det ser lite olika ut mellan de tre grupperna om någon av kontaktpersonerna har övergripande ansvar eller om ansvaret delas lika. Att dokumentera brukarnas levnadsbeskrivning ingår som en frivillig del i det nya systemet för social dokumentation. I en av grupperna har personalen startat med detta och upplever det mycket positivt. Både personal och hemtjänsthandläggare anser att brukarna kan påverka sin vardag. Personalen försöker tillgodose byten av tider och att tillgodose tillfälligt uppkomna önskemål. Om det blir stora förskjutningar av tider gällande brukarnas insatser ringer personalen och meddelar detta liksom om det kommer en okänd vikarie. Eftersom personalen också ansvarar för att göra besök när någon larmar via trygghetslarm blir det ibland förskjutningar av tiderna. Brukarna är informerade om detta och har därför cirkatider för besöken. Det ser lite olika ut hur personalkontinuitet prioriteras i de olika grupperna. Under diskussion påtalar personalen att det är viktigt att brukarna känner sig trygga med all personal i gruppen. Därför ska brukaren så tidigt som möjligt få möjlighet att träffa alla i gruppen. Brukarna upplever att de kan påverka tiderna för insatserna. De påtalar att det är många olika som kommer. Några uppger att det inte gör något om det kommer olika personer. Andra påtalar att de inte vill ha så många olika samt att de vill veta i förväg om det kommer praktikanter med personalen. Någon av de intervjuade visste inte vem som är kontaktpersonal.
6(8) Generellt är brukarna nöjda med personalens bemötande. Det beror på personkemin om det stämmer eller inte. Har bara gott att säga om invandrare som arbetar inom hemtjänsten. De har ett annat sätt att se på gamla människor. Länsstyrelsens synpunkter Enhetschef och personal behöver finna arenor där de fortlöpande diskuterar värderingar och gemensamma förhållningssätt. Diskussioner som förs bör dokumenteras för att all personal ska kunna ta del av dessa. Brister i personalkontinuitet har påtalats i många utredningar och undersökningar som något som brukarna upplever negativt. Det finns även en risk för att brukare avstår från att ta emot hjälp om de upplever brister i kontinuitet. Länsstyrelsen vill särskilt framhålla vikten av att begränsa antalet personal när någon ny brukare får insatser från hemtjänsten. Dokumentation av levnadsberättelse är som beskrivs ovan en värdefull handling för att personalen i förlängningen ska kunna tillgodose brukarnas behov på ett optimalt sätt. Det är en pedagogisk uppgift för personalen att presentera syftet med att dokumentera levnadsberättelsen så brukarna vill upprätta dokumentet även om det är frivilligt. Riskanalys, avvikelse- och klagomålshantering När någon av brukarna har synpunkter eller klagomål erbjuder personalen dem en blankett som de kan fylla i och skicka till förvaltningen. Personalen kan också vara behjälplig att fylla i blanketten. Ofta klagar brukarna i förtroende till personalen och vill inte att de ska gå vidare med klagomålet. Under gruppintervjun diskuteras hur kommunen kan bli bättre på att informera om synpunktshanteringen samt vikten av att synpunkter kommer fram så kvaliteten kan förbättras. Personalen påtalar behovet av en rutin och blankett för hantering av synpunkter från personalen. Rutiner och anmälningsblankett gällande Lex Sarah finns på kommunens intranät. Genomgång av rutinerna har skett på arbetsplatsträffar. Personalen har inte särskilt diskuterat vilka situationer, händelser som är att betrakta som allvarliga missförhållanden. Det har inte skett någon Lex Sarah-anmälan från någon personal i hemtjänstområdet. Personalen har inte strukturerat inventerat analyserat bedömt risker inom sitt område. Det finns system för avvikelsehantering gällande HSL. Övriga avvikelser dokumenteras i den sociala dokumentationen på brukarnivå. Eftersom hälso- och sjukvårdsansvaret för hemsjukvård tillhör landstinget är det lite oklart hur avvikelserna hanteras som skickas vidare till landstinget. Generellt saknas det ett system för att informera om och sprida erfarenheter inom divisionen gällande inkomna synpunkter, avvikelser och Lex Sarah-anmälningar. De brukare som intervjuades kände inte till att det finns ett system för synpunkter- och klagomålshantering. Några säger att de skulle vända sig till handläggaren, andra säger att de skulle vända sig till personalen med ev synpunkter.
7(8) Gäller det städ vänder jag mig till Samhall. Gäller det hemtjänst pratar jag med personalen. Länsstyrelsens synpunkter All personal är skyldig att anmäla allvarliga missförhållanden enligt Les Sarah ( SoL 14 kap 2, SOSFS 2000:5, SOSFS 2005:8 (S)). Personalen behöver fortlöpande diskutera vilka situationer som ska betraktas som allvarliga missförhållanden eller dåliga bemötanden för att veta när en anmälan ska göras. Det är positivt att det finns ett system för synpunkts- och klagomålshantering. Det kan finnas skäl att marknadsföra systemet så det blir känt för brukarna. Länsstyrelsen kan se ett värde i att det tas fram ett system för hantering av ev synpunkter från personalen. Framförallt kan det vara användbart när personal har synpunkter på annan kommunal verksamhet eller system som behöver förbättras. Samverkan Respektive grupp har arbetsplatsträff var 3:e vecka. Nattpatrullen träffas var 4:e vecka. Tjänstgörande personal träffas varje morgon samt dricker förmiddagskaffe tillsammans. Kvällspersonalen får rapport från dagpersonalen när de börjar sin tjänstgöring. Personal och hemtjänsthandläggarna har tidigare bara träffats när de gjort gemensamma hembesök. Numera träffas de en gång per månad, främst för genomgång av brukarnas insatser. Representanten för nattpatrullen påtalar behovet av samverkan med hemtjänsthandläggarna gällande bedömning av brukarnas behov. Varje grupp träffar sin distriktssköterska vid ett tillfälle i veckan. I övrigt har de telefonkontakt. Representanten för nattpatrullen påtalar den försämring som skedde då landstinget utan dialog tog bort nattsjuksköterskorna i hemsjukvården. För brukarna har det också inneburit en klar försämring då fler måste besöka sjukhuset istället för att få hjälp i hemmet. Nattpatrullen och hemtjänstpersonalen träffas aldrig. Nattpersonalen har framfört önskemål om träffar med hemtjänstpersonal. Ibland är det svårt med rapportering eftersom all dagpersonal inte har börjat sin tjänstgöring när nattpersonalen går hem. Rapportering får då ske via telefonsvarare, fax eller via enhetschefen för nattpersonalen. Det skickas alltid en bevakning i Procapita. Hemtjänstpersonalen har ingen samverkan med kommunens dagvårdsenheter. Tidigare anordnades anhörigträffar men det var få anhöriga som kom varför samverkan numera endast sker på individnivå. Det finns inga riktlinjer för samverkan. Det är upp till personalen i varje område att besluta med vem och hur man ska samverka.
8(8) Länsstyrelsens synpunkter Länsstyrelsen kan konstatera att det finns arenor för den interna samverkan. Det är positivt att handläggare och personal kommer att träffas kontinuerligt. Informationsöverföringen mellan nattpersonal och hemtjänsthandläggarna är ett förbättringsområde. Länsstyrelsen vill framhålla att de anhöriga bör ses som viktiga samverkanspartners. De anhörigas erfarenheter och synpunkter utgör en unik möjlighet för personalen att få en ökad förståelse för de enskilda individerna men också för utvecklingen av kvaliteten i verksamheten. Anhörigträffar kan vara en viktig del i detta utvecklingsarbete.