Sammanslagning av ämnesportalerna AGORA, KvinnWebb, Rättskällan och SamWebb Rapport Ann-Sofi Cullhed, 2005-04-15 Projektgruppen har bestått av samordnarna för de fyra portalerna: Berith Backlund (KvinnWebb), Ann-Sofi Cullhed (AGORA), Ingrid Kabir (Rättskällan), Gullbritt Åhman (SamWebb), samt Stefan Andersson från Enheten för digital publicering, Uppsala UB. Elisabeth Hammarberg från KvinnWebb har ersatt Berith Backlund under den senares tjänstledighet. Ann-Sofi Cullhed har varit projektledare. Projektgruppen har sammanträtt vid fem tillfällen under perioden, och däremellan haft täta kontakter via e-post och telefon. De områdesansvariga vid ansvarsbiblioteken har också konsulterats under arbetets gång (Marianne Ladenvall, Göteborgs UB, Christine Lindmark, Stockholms UB och Hans Nordesjö, Uppsala UB). En viktig förutsättning för projektets genomförande har varit att befintliga lösningar skulle kunna utnyttjas. Redan innan projektansökan skickades in beslöts att de tekniska lösningarna för AGORA skulle ligga till grund för den nya portalen. Valet bestämdes av att AGORA var den av portalerna som hade den djupaste beskrivningsnivån, och därför enklast skulle kunna hantera de variationer i bibliografiskt format och databasstruktur som fanns i de olika portalerna. Sammanfattningsvis har projektet resulterat i följande: - En blädderstruktur för den nya portalen har tagits fram som inrymmer både en gemensam struktur och tre separata portalutsnitt - En ny layout och nya stilmallar har tagits fram - Sökfunktionen har omarbetats - Ett gemensamt bibliografiskt format har fastställts - Data från de olika portalerna har mappats mot varandra och importerats till en ny databas på en server vid Uppsala universitetsbibliotek. Städning av databasen. - AGORA:s registreringsformulär har omarbetats och anpassats till RASK - En namntävling har utlysts vid de deltagande biblioteken och ämnesredaktörernas bibliotek - Ett gemensamt seminarium har hållits för den nya storredaktionen - Portalens data har anpassats till OAI-PMH (ännu ej helt slutfört) - Projektet har presenterats vid konferensen Mötesplats inför framtiden - Den redaktionella webbplatsen för AGORA har omarbetats med nya texter och nya funktioner - Statistikfunktionen för AGORA har lagts om till den nya portalen - Länkkontrollen för AGORA har omarbetats och anpassats till den nya portalen - Nya e-postkonton för administrationen har tagits fram - Som PR-material har bokmärken framställts, liksom pressmeddelanden inför lanseringen - Ett elektroniskt nyhetsblad innehållande nyheter och nya länkar har framställts - Portalen lanserades offentligt den 1 februari.
2 Blädderstruktur och layout Vid utformningen av blädderstrukturen har den stora utmaningen varit att de deltagande portalerna hade olika utgångspunkter och önskemål. AGORA och SamWebb var inte intresserade av separata portalutsnitt, utan ville satsa på en gemensam portal. För Rättskällan var tvärtom det separata portalutsnittet viktigare, och man ville också behålla namnet Rättskällan. Också KvinnWebb såg ett separat portalutsnitt som centralt önskemål, men dessutom ville man att KvinnWebb-resurserna skulle integreras sömlöst med resurserna under besläktade ämnesrubriker i de övriga portalerna. För att överhuvudtaget komma vidare måste projektgruppen alltså hitta en lösning som kunde tillgodose både de gemensamma och de lokala intressena utan att detta gick ut över användarvänligheten. Vi behövde få ett objektivt perspektiv på denna problematik, Eftersom blädderstrukturen är oupplösligt förenad med gränssnittet valde vi att anlita ett utomstående företag för utformning av en pedagogiskt funktionell layout, med särskild hänsyn tagen till de strukturella problemen och nödvändigheten av ett pedagogiskt fungerande gränssnitt. Valet föll på Karolinska institutets webbyrå Vision (numera Mediabyrån). Stefan Andersson och Ann-Sofi Cullhed besökte webbyrån i september 2004 för en grundlig diskussion av uppdraget. Mötet var mycket konstruktivt, och vi bestämde oss för att gå vidare. Av ekonomiska men även praktiska skäl beställdes endast designprototyper av webbyrån, inte färdiga HTML-lösningar. Det förslag som togs fram mottogs mycket positivt av hela projektgruppen, och de omarbetningar som sedan gjordes påverkade inte grundstrukturen. I det gemensamma gränssnittet/startsidan visas och grupperas således alla ämnesrubriker på nivå 1 under de tre huvudavdelningarna Humaniora och samhällsvetenskap, Rättsvetenskap Rättskällan och Genusvetenskap KvinnWebb. Men man kan också välja att länka direkt till ett portalutsnitt, som är designat för att kunna fungera som en lokal startsida, men ändå helt följer en gemensam och konsekvent navigering till övriga delar av den gemensamma portalen. De lokala startsidorna skiljer sig en aning åt. För Humaniora och samhällsvetenskap finns en nyhetsspalt, något som varken Rättskällan eller KvinnWebb ville ha därför ligger den inte på den gemensamma startsidan. Rättskällan använder vänstermarginalen för vissa rubriker som man ville bryta ut ur listan över rättsområden. Designprototyperna som beställdes av webbyrån Vision togs fram i Photoshop och levererades som bilder. Stefan Andersson framställde stilmallar som byggde på bilderna, och HTML-kodade därefter webbplatsen så att den motsvarade designprototyperna. Stilmallarna och HTML-kodningen har validerats mot W3C, och uppfyller alltså gängse kvalitetskriterier för webbsidor. Som en liten knorr togs också en funktion för slumplänk fram. Slumplänken lades i sidfoten. Sökfunktion Ingen av de tidigare portalernas funktion för avancerad sökning (kombinerad fältsökning) fungerade bra. Möjligheten att kombinera många sökbara fält i en och samma sökning resulterade alltför ofta i noll träffar. Vi enades om att ersätta det kombinerade sökfältet med ett fritextsökfält med sökinstruktioner och möjlighet att avgränsa sökningen till Humaniora/Samhällsvetenskap, Rättsvetenskap eller Genusvetenskap (Hela databasen som standardvärde). Denna söktyp kompletterades med en meny för ämnesordssökning, där alla ämnesord som använts i databasen har lagts in. Indexeringen för fritextsökning utvidgades också. Dock är ingen av portalsamordnarna nöjd
3 med funktionaliteten för fritextsökning. Ett problem är att två ord som skrivs intill varandra uppfattas som frassökning, inte som en underförstådd AND-sökning som i Google och många andra söktjänster. Vidare måste diakriter skrivas in vid sökning på ord med diakritiska tecken. Indexeringen har också svagheter, vilket medför att vissa kombinationer av termer ur olika sökfält inte fungerar. Under projektet saknades medel för att förbättra sökfunktionen, men det är det högst prioriterade önskemålet för kommande utveckling. Bibliografiskt format Redan tidigare fanns en betydande samstämmighet i det bibliografiska format som portalerna användes. Vi bestämde oss dock för att använda ett så avskalat format som möjligt, för att förenkla arbetet för ämnesredaktörerna. Fält som använts sällan eller felaktigt togs bort. Antal resurstyper/kategorier skars ned. Efter långa diskussioner, och efter kontakter dels med ämnesredaktörerna, dels med arbetsgruppen för LIBRIS ämnesträd, togs fältet för SABklassning bort. I gengäld gjordes fältet för ämnesord obligatoriskt. Det slutgiltiga formatet innehåller dessa fält: - URL - Huvudtitel - Undertitel/Övrig titelinformation - Alternativtitel - Relation (ingår i) - Upphovsansvarig/utgivare person - Upphovsansvarig/utgivare institution - Resurstyp - Ämnesrubrik i blädderstrukturen - Ämnesord (Svenska ämnesord eller Kvinnsam-ämnesord) - Beskrivning - Standardnummer Ny databas Portalernas data harmoniserades så att fält som saknade motsvarighet i det nya formatet eller som skulle visas på annat sätt i den nya databasen mappades mot varandra. Data importerades till den nya gemensamma databasen.därefter stängdes de äldre portalerna för registrering under c:a två månader. I den nya databasen framgår dels posternas ursprungliga och nya delportaltillhörighet liksom redaktörernas primära delportaltillhörighet, så att man därigenom fortfarande kan urskilja delportalerna. Med undantag för ett antal KvinnWebb-poster som kom på drift fungerade sammanslagningen i allt väsentligt mycket bra, säkert till stor del beroende på den grad av samordning som sedan början funnits i de ursprungliga portalerna. Den nya portalen kom att innehålla c:a 4500 poster. Uttag av dubbletter gjordes därefter. Det visade sig att ett par hundra poster var entydiga dubbletter, registrerade parallellt i de olika ursprungsportalerna. Framförallt gällde dubblettförekomsten SamWebb/KvinnWebb och SamWebb/Rättskällan. Städning gjordes, och posterna sammanfördes till den post som hade den fylligaste beskrivningen. Den nya portalen fick adressen http://rask.ub.uu.se. Registreringsformulär Registreringsformuläret för AGORA har arbetats om för att fungera i RASK. Ämnesordsmenyerna har krävt särskilt mycket arbete och flera omarbetningar. Slutligen har dock fastställts två separata ämnesordsmenyer i registreringsformuläret en för
4 Humaniora/Samhällsvetenskap/Rättsvetenskap (Svenska ämnesord) och en för Genusvetenskap (Kvinnsam-ämnesord). Möjlighet att lägga till nya ämnesord finns i formuläret, och inloggning styr då vilken ämnesordsmeny som uppdateras vid registreringen. Namn C:a 40 namnförslag inkom i den tävling som utlystes hösten 2004 bland ämnesredaktörerna och ämnesredaktörernas bibliotek. Projektgruppen inhämtade synpunkter från kollegor och dessutom från webbyrån, i vars uppdrag också ingick att designa namnet så att det skulle kunna fungera som en logotyp. Förslaget RASK antogs, och eftersom flera personer föreslagit detta namn lottades vinnaren ut bland dessa - Agneta Steffen, Göteborgs UB. Vinsten (en digitalkamera) delades ut på ett seminarium i Göteborg. Seminarium Till seminariet i Göteborg den 24 november 2004 bjöds alla ämnesredaktörer från AGORA, KvinnWebb, Rättskällan och SamWebb in, sammanlagt c:a 75 personer. Bidrag till resekostnader utgick. Som särskild talare hade Mats G. Lindquist från BIBSAM bjudits in för att berätta om nätbiblioteket och den nationella biblioteksportalen. Vid seminariet presenterades RASK för ämnesredaktörerna gränssnitt, struktur och registrering. Pris i namntävlingen delades ut. Eftermiddagen ägnades åt livliga och engagerade gruppdiskussioner, och avslutades med en gemensam samling och sammanfattning. OAI-PMH Portalens data har anpassats till Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting, och kommer därmed att enkelt kunna hämtas till andra söktjänster. Arbetet med detta har försenats, och är ännu inte helt genomfört, men kommer att vara klart under vårterminen 2005. Mötesplats inför framtiden Vid bibliotekskonferensen Mötesplats inför framtiden, Borås den 13-14 oktober 2004 presenterade Ann-Sofi Cullhed portalprojektet. Paper från konferensen finns på adress http://www.hb.se/bhs/b&i-konf2004/pdf/cullhed.pdf. Gullbritt Åhman deltog också i konferensen. Redaktionell webbplats Som hjälp för sitt arbete har ämnesredaktörerna tillgång till en redaktionell webbplats, innehållande registreringsformulär, hjälptexter, checklista för kvalitetsbedömning, kontaktuppgifter och arkiv. Webbplatsen baseras på motsvarigheten i AGORA, men har omarbetats och förenklats. Bl.a. hämtas alla uppgifter om redaktörerna nu direkt ur databasen, vilket medför att inga namn- och kontaktuppgifter behöver ändras på mer än ett ställe. Redaktörerna kan själva uppdatera sådana uppgifter. Även e-postlänk för kollektivt utskick hämtar uppgifterna direkt ur databasen. Gullbritt Åhman och Berith Backlund har vidare omarbetat och förkortat hjälptexterna. Användarstatistik Statistikprogrammet Awstats har tidigare använts för AGORA, och används också för användningsstatistiken i RASK. Uppgifter finns om antal unika besökare, antal besök, antal besökta sidor, antal träffar, domäner/länder, besökares IP-adresser, besökande webbrobotar/spindlar, operativsystem, webbläsare, refererande sidor och sökmotorer, söknyckelfraser, söknyckelord m.m.
5 Fram t.o.m. den 14 april 2005 har RASK haft 31 548 besök. 173 348 sidor har besökts. Antal unika besökare (snarare: unika IP-nummer) är 20 527. Av dessa är mer än 15.000 från entydigt svenska domäner. Länkkontroll Också AGORA:s funktion för länkkontroll har övertagits till RASK, men har justeras i nödvändiga avseenden. Länkkontrollen skickar ut automatiskt skapade e-postmeddelanden till ansvarig redaktör så snart en användare klickar på en trasig eller problematisk länk. Det har funnits problem med länkkontrollen under våren 2005, beroende på inställningar på vissa webbplatser, men felet har åtgärdats och åtgärdas fortlöpande allteftersom nya varianter inkommer. E-postadresser Nya e-postkonton har skapats för RASK. rask@ub.uu.se leder till portalsamordnarna. Den gamla gruppadressen agora@ub.uu.se går till samordnarna för humaniora resp. samhällsvetenskap. rattskallan@sub.su.se och kvinnwebb@ub.gu.se går förstås till samordnarna för rättsvetenskap resp. genusvetenskap. Marknadsföring och lansering Inför lanseringen den 1 februari tog Informationsavdelningen vid Göteborgs universitetsbibliotek fram dels texter för pressmeddelanden, dels dubbelsidiga bokmärken baserade på portalens layout. Bokmärkena har skickats till alla ämnesredaktörer för vidare distribution inom de egna biblioteken. Dessutom finns underlaget till bokmärkena att hämta från den redaktionella webbplatsen. Pressmeddelandet skickades dagen för lansering ut till riksmedia, BBL, DIK-forum, nordiska bibliotekstidskrifter, lokala media och institutioner, BIBLIST, folkbibliotekarielistan, skolbibliotekarielistan, genuslistan och andra ämneslistor, Fråga biblioteket och Jourhavande bibliotekarie, och dessutom till andra kontakter som samordnarna själva kunde tänkas ha. Vidare skickades upplysning om sammanslagningen och den nya adressen ut till webbplatser som länkat till de föregående portalerna. Nyhetsblad Ett elektroniskt nyhetsblad, RASK-Nytt, erbjuds för prenumeration via e-post. RASK-Nytt kommer ut med 12 nr/år, och innehåller framför allt de länkar som lagts in den senaste månaden, samt ett mindre antal nyhetsblänkare. Förlagan skapas helt och hållet dynamiskt direkt ur databasen, men skickas ut manuellt vid varje månadsskifte. Efter två månader har RASK-Nytt 240 prenumeranter. Sammanfattning och inför framtiden Rent tekniskt har sammanslagningen av ämnesportalerna fungerat bra. Diskussionerna om struktur och format har stundtals varit intensiva, men har också resulterat i en portal som vi alla är i grunden mycket nöjda med. Delvis olösta frågor är förhållandet mellan den gemensamma portalen och ingående delportaler, eftersom det primära engagemanget kan variera. Vilken rätt har t.ex. en ämnesredaktör att dubbelklassa en resurs tvärsöver delportalgränserna? Här finns helt motsatta åsikter inom projektgruppen. Andra frågor rör mer användarvänlighet, och löses förmodligen bäst genom användarundersökningar. Ett enda exempel kan vara vilken sorteringsordning av träfflistor som ska vara defaultvärde alfabetisk sortering i en enda lista eller gruppering av träffarna enligt resurstyp/kategori. I stort sett alla ämnesredaktörer har följt med till den nya portalen.
RASK-administrationen har för år 2005 ansökt om medel till utvärdering och till drift/förbättring av portalen. Som tidigare nämnts är förbättring av sökfunktionen ett prioriterat önskemål - avgörande för portalens användbarhet, och troligen en tung faktor då det gäller utfallet av utvärderingen. 6