2006/SN0008 01 - Vårdsamverkan ReKo sjuhärad Vårdsamverkan mellan kommunerna i Sjuhäradsbygden (Bollebygd, Borås, Herrljunga, Mark, Svenljunga, Tranemo, Ulricehamn), Samrehab Mark/Svenljunga, Primärvården Södra Älvsborg samt Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS)
Innehållsförteckning 2006/SN0008 01 Bakgrund... Syfte och målsättning... Organisation... Ekonomi... 4 Budget... 4 Budgetavstämning och fakturering... 4 Bokslut... Arbetssätt... Dokumenthantering... Verksamhetsplan och budget... 6 Handlingsplan... 6 Uppföljning av implementeringsprocessen... Verksamhetsberättelse och bokslut... Information... Webb... Nyhetsbrev... Avvikelser... Bilagor 1. Verksamhetsplan 2. Handlingsplan. Verksamhetsberättelse 4. Bokslut till verksamhetsberättelse. Funktionsbeskrivningar för - ordförande i chefgruppen - ordförande i beredningsgruppen - sekreterare - bevakningsansvarig/kontaktperson för samverkansprojekt 2 () 2
Vårdsamverkan ReKo sjuhärad 2006/SN0008 01 Bakgrund I socialstyrelsen allmänna råd och föreskrifter 1 läggs stor vikt vid att vårdens olika delar fungerar bra tillsammans i samverkan inom/mellan enheter och funktioner. Gränssnitten mellan ansvarsområden, mellan personal inom enheter, mellan funktioner/nivåer är viktiga områden för att identifiera förbättringsmöjligheter. För att säkerställa att patientens vård och omhändertagande sker på ett optimalt och säkert sätt bör därför rutiner finnas för att tydliggöra ansvar för samarbete/samverkan mellan olika ansvarsområden. Personalen bör också ha kunskap om varandras kompetens. Samverkan över vårdgivargränserna är en förutsättning för att vårdtagaren/patienten ska uppleva en obruten vårdprocess. Den samlade kompetensen i vårdkedjan tillvaratas genom tvärprofessionell och tvärsektoriell samordning och kompetensöverföring för att möta upp vårdtagarens/patientens behov. Vikten av att arbeta med följande strategiska vårdsamverkansfrågor är därför ytterst betydelsefull: Samverkansprojekt 2 Informationsöverföring Ansvarsfördelning mellan huvudmännen i enlighet med gällande beslut. Syfte och målsättning ReKo sjuhärad ska skapa förutsättningar för vårdsamverkan för att ge vårdtagare/ patienter i sjuhärad mesta möjliga vård och omsorg inom ramen för de gemensamma resurserna. ReKo sjuhärad vill med sitt arbete uppnå en samverkan präglad av: patient-/vårdtagarfokus effektivitet mod och handlingskraft. Organisation Samverkansgruppen ReKo sjuhärad består av Borås stad, Bollebygds, Herrljunga, Marks, Ulricehamns, Svenljunga och Tranemo kommun, Samrehab Mark- Svenljunga, Primärvården Södra Älvsborg (Borås-Bollebygd och MUST-området) samt Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS). 1 SOSFS 200:12. Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården. Socialstyrelsen. SOSFS 1998:8 + SOSFS 200:. Kvalitetssystem inom omsorgerna om äldre och funktionshindrade. Socialstyrelsen 2 Riktlinjer för samverkansprojekt Vårdsamverkan ReKo sjuhärad. Lokal anvisning: Informationsöverföring och samordnad vårdplanering. På adress http://www.vgregion.se/sas under rubrik Vårdsamverkan/Lokala anvisningar. SOSFS 200:2 In- och utskrivning av patienter i sluten vård. Socialstyrelsen. ()
2006/SN0008 01 ReKo sjuhärad är organiserat i en chefgrupp och en beredningsgrupp. Representationen i dessa grupper är personlig och kopplad till funktion och kan således inte ersättas. Eventuell ersättare eller förändrad representation i samband med längre frånvaro ska förankras i chefgruppen. För aktuell representation, se ReKo sjuhärads webbplats på adress under rubrik Om ReKo sjuhärad. Förvaltningschefer inom kommunerna tillsammans med sjukhusdirektören för Södra Älvsborgs Sjukhus och primärvårdsdirektören för Primärvården Södra Älvsborg leder arbetet genom att låta ordförande- respektive vice ordförandeposterna cirkulera vartannat år mellan kommuner, Primärvården Södra Älvsborg och Södra Älvsborgs Sjukhus. Ordförandeposten i beredningsgruppen följer den huvudman som är ordförande i chefgruppen och cirkulerar på motsvarande sätt. Ansvaret för sekreterarfunktionen samt ekonomihandläggare följer ReKo sjuhärads ordförandeskap. För administrering av ReKo sjuhärads webbplats köps resurs från ingående samverkanspart. Ekonomi Vardera samverkansparten (kommunerna, Primärvården Södra Älvsborg och Södra Älvsborgs Sjukhus) svarar för en tredjedel var av ReKo sjuhärads finansiering. I början av respektive verksamhetsår fakturerar utsedd ekonomihandläggare parterna deras respektive del i den av chefgruppen fastställda budgeten för verksamhetsåret. Budget Se rubrik Verksamhetsplan och budget. Budgetavstämning och fakturering Redovisningen i ekonomisystemet hos den samverkanspart som har ekonomiansvaret ska ske på särskilt kostnadsställe för vårdsamverkan. Redovisningen ska utgå från ReKo sjuhärads verksamhetsplan. Utsedd ekonomihandläggare ansvarar för fungerande rutiner med uppföljningsansvar. Ekonomihandläggaren gör en budgetavstämning 1 gång/tertial ( gånger/år) och informerar beredningsgruppens ordförande om aktuellt budgetläge. Denne informerar i sin tur chefgruppens ordförande om budgetläget. Inför varje verksamhetsår fastställer chefgruppen ett lönetillägg för tidsbegränsade förordnaden (uppdrag) vid samverkansprojekt. Maximalt tillägg utbetalas vid uppdrag som omfattar 2 % av heltid eller mer. Varannan månad (februari, april, juni, augusti, oktober och december) faktureras ReKo sjuhärad lönekostnader för tidsbegränsade förordnanden (uppdrag) av den samverkanspart där uppdragstagaren har sin grundanställning. Som underlag för fakturan ska utdrag ur respektive ekonomisystem bifogas. Förutom projektets benämning, projektledarens namn och personnummer ska av fakturan tydligt framgå vilken tidsperiod som avses samt vad utbe- 4 () 4
2006/SN0008 01 talningen gäller. Lönekostnad inklusive sociala avgifter och övriga kostnader ska redovisas separat. Medel överförs från gemensamt vårdsamverkanskonto till aktuell enhet enligt fastställda ekonomirutiner. Eventuella avvikelser i lönefaktureringen ska anges i budgetprognosen. Kostnader ska vara fakturerade och insända till utsedd ekonomihandläggare senast vecka 1. Därefter sker slutredovisningen utifrån ställningstagande av ReKo sjuhärads chefgrupp. ReKo sjuhärads ordförande i chef- respektive beredningsgruppen har attesträtt. Dessutom kan sekreterare ges attesträtt efter beslut i den förvaltning där ordförandeskapet finns. Bokslut Efter varje verksamhetsår gör ekonomihandläggaren ett bokslut. Detta ska integreras med ReKo sjuhärads verksamhetsberättelse och inkludera slutredovisning för enskilda projekt. Eventuella avvikelser ska anges i bokslutet. Ett eventuellt över- eller underskott i bokslutet handläggs enligt beslut i chefgruppen. Se även rubrik Verksamhetsberättelse och bokslut. Arbetssätt Chefgruppen arbetar med övergripande strategiska samverkansfrågor mellan vårdgivarna i Sjuhäradsbygden. Det övergripande ledningsarbetet är fokuserat på strategiska frågor och kräver en tvärsektoriell beredning/handläggning av ärenden. Detta arbete utförs via en beredningsgrupp som verkställer den fastställda verksamhetsplanen. Beredningsgruppen arbetar därutöver endast med tydligt formulerade uppdrag från chefgruppen. Chefgruppen fastställer årlig verksamhetsplan med tydliga uppdrag och strategier, budget samt godkänner boksluts- och verksamhetsberättelse. Chefgruppens möten protokollförs och justerare utses vid varje möte. Originalhandling registreras och arkiveras i den förvaltning där ordförandeskapet finns. Efter justering publiceras chefgruppens protokoll på ReKo sjuhärads webbplats. Beredningsgruppens mötesanteckningar betecknas däremot som internt arbetsmaterial. Dokumenthantering För att säkerställa en enhetlig hantering av samverkansgruppens administrativa handlingar, oberoende av vilken samverkanspart som leder arbetet, har en dokumenthanteringsplan upprättats. Dokumenthanteringsplanen består av tre delar: Alfabetisk översiktsplan över respektive handlingsslag, vilken bl.a. beskriver ansvarsfördelningen i den praktiska handläggningen, uppdaterings-/revideringsintervall samt registrerings- och arkiveringsförfarande. ()
2006/SN0008 01 Handläggningsinformation som beskriver handläggningsrutiner för respektive handlingsslag samt eventuell koppling och/eller hänvisning till andra dokument. Arkivförteckning som visar hos vilken huvudman och i vilket diarie hos denne, samverkansgruppens handlingar registreras och/eller arkiveras under respektive verksamhetsår. Verksamhetsplan och budget Beredningsgruppen tar årligen fram en verksamhetsplan med utgångspunkt från föregående års verksamhetsberättelse. Verksamhetsplan och budget ska vara en integrerad process som ska vara kommunicerad och fastställd av ReKo sjuhärads chefgrupp under november månad inför aktuellt verksamhetsår. I verksamhetsplanen ska verksamhetsårets mål och prioriterade aktiviteter anges. Se även rubrik Ekonomi. Handlingsplan När chefgruppens fastställt verksamhetsplanen kan beredningsgruppen upprätta en handlingsplan för varje mål/delmål i verksamhetsplanen. Handlingsplanen ska tydliggöra ansvar och utgör ett viktigt hjälpmedel för att följa processen med tidsangivelse för varje steg samt vem som ska ta del av resultatet. När resultat presenteras i beredningsgruppen utgör handlingsplanen ett viktigt diskussionsunderlag vid förankring ut i respektive förvaltning/verksamhet. Projektledare för samverkansprojekt på uppdrag av ReKo sjuhärad, kan upprätta en handlingsplan för varje del i projektet enligt samma princip. Denna utgör ett viktigt underlag vid den kontinuerliga avstämningen med bevakningsansvarig (kontaktperson). Handlingsplanen ska innehålla information om: Vad som ska göras i form av aktiviteter för att uppnå målet. Hur genom kortfattad beskrivning av tillvägagångssättet - konkreta åtgärder. Vem genom namngiven person som är ansvarig för uppdragets genomförande. När genom att tidsbestämma när aktiviteten ska vara klar samt vem som ska informeras. Information om uppnått resultat. OK när det klart. Handlingsplanen bidrar till ett strukturerat arbetssätt med fördelning av ansvarområden. För beredningsgruppen utgör den en viktig kunskapskälla när verksamhetsberättelsen skrivs vid årets slut. 6 () 6
2006/SN0008 01 Uppföljning av implementeringsprocessen Ansvaret för följsamhet till tagna beslut och uppföljning åligger respektive förvaltning. Varje huvudman ansvarar för sin del i processen. Verksamhetsberättelse och bokslut Beredningsgruppen lämnar årligen en verksamhetsberättelse och en ekonomisk redovisning till chefgruppen. Tonvikten i den årliga verksamhetsberättelsen inklusive bokslut ska läggas på effektresultat och åtföljas av en ekonomisk avstämning med redovisning av intäkter och utgifter. Verksamhetsberättelsen ska innehålla målbeskrivning och måluppfyllelse, viktiga händelser under året, riskbedömning och omvärldsanalys samt en framtidsvision. Verksamhetsberättelse och bokslut ska vara fastställda av chefgruppen ReKo sjuhärad vid följande verksamhetsårs första möte. Information Samarbete och samverkan mellan vårdgivarna underlättas genom tillgänglig och lättåtkomlig information. Tillsammans med samverkansgruppens representanter utgör ReKo sjuhärads webbplats en viktig del i informationsspridningen till personalen i verksamheterna. Webb Utrymme för webbplats samt del i befintligt publiceringsverktyg hyrs av Västra Götalandsregionens IT-Centrum (ITC). Webbplatsens driftkostnader samfinansieras genom medel från ReKo sjuhärad. Nyhetsbrev Beredningsgruppen ansvarar för löpande kontinuerlig information om pågående arbete till verksamheterna. Denna information sammanställs i ett nyhetsbrev som publiceras på webbplatsen. Nyhetsbrevet kan även innehålla information från respektive huvudman om det bedöms kunna vara av intresse för övriga samverkanspartners. Avvikelser Avvikelser från det förväntade förloppet som har betydelse för vårdens kvalitet ska identifieras i hela vårdprocessen. Samverkansparterna inom ReKo sjuhärad (Kommunerna i Sjuhäradsbygden, Primärvården Södra Älvsborg samt Södra Älvsborgs Sjukhus) har utsett en person vardera, som ska sammanställa och analysera rapporterade avvikelser i vårdsamverkan inom respektive organisation. Sammanställning och avrapportering sker kontinuerligt. När avvikelser upptäcks bör åtgärder vidtas för att dokumentera och analyserna grundorsakerna samt identifiera eventuella systemfel. ()