Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 /SN Användningsinformation en för ReKo sjuhärad ska ses som ett komplement till övriga styrdokument för att säkerställa en enhetlig hantering av administrativa handlingar oberoende av vilken som leder arbetet i vårdsamverkansgruppen. en består av tre delar; Alfabetisk översiktsplan över respektive handlingsslag/-typ, handläggningsinformation för respektive handlingsslag/-typ samt en arkivförteckning. Den första delen ger en översiktlig bild över hanteringen av dokument utifrån typ av handling, den andra handläggningen av ett ärende utifrån den aktuella handlingstypen och en arkivförteckning som anger hos vilken och i vilket diarie hos denne som ReKo sjuhärads handlingar registreras och arkiveras under respektive verksamhetsår. Det som i planen avses ansvarig innebär inte detsamma som att den angivna funktionen även utför den faktiska handläggningen. Fördelningen av arbetsuppgifter mellan de olika funktionerna i chef- respektive beredningsgruppen beslutas internt inom den aktuella ledningsgruppen. I de fall planen anger att handlingar ska skickas avses i huvudsak elektronisk kommunikation bifogade filer om inget annat anges. Förklaring till dokumenthanteringsplanens rubriker: Handläggningsansvar Innehållsansvar revideringsansvar revideringsintervall Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) Bevaras (hur länge?) Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/brännas) Publiceras på webb Anger vilken typ av dokument som avses. Avser funktion ansvar för själva handläggningen. Detta behöver inte innebära att denna funktion även utför den faktiska handläggningen. Funktion ansvar för innehållet i handlingen. Behöver inte vara samma person som upprättat handlingen. Funktion som ansvarar för att handlingen hålls aktuell. Rekommenderad lägsta intervall för översyn. Aktualisering bör ske så snart behov framkommer. Diarieföring rekommenderas för flertalet dokument för att säkerställa framtida spårbarhet. I de fall handlingen inte diarieförs, men ändå ska arkiveras får intern rutin tas fram hos den som innehar ordförandeskapet. Arkivets faktiska placering anges i separat arkivförteckning. Beskriver hur länge handlingen ska bevaras innan eventuell gallring. Bevaras innebär att gallring ej är aktuell. Beskriver hur länge ett tidsbegränsat material bör bevaras innan gallring sker. Avser sättet på vilken en utgallrad handling kasseras. Makulering innebär att pappersförstörare bör användas. Nej avser de fall då handlingen räknas som internt material eller inte bedöms vara av allmänt intresse. Beskriver på ett övergripande sätt handläggningen av ett ärende utifrån den aktuella dokumenttypen. (3)

2 /SN Anteckningar - Beredningsgruppen Handläggningsansvar Sekr/samordnare Innehållsansvar Revideringsansvar Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) - - Nej Sekr/ samordnare Arkivförteckning Sekr/samordnare Sekr/samordnare Sekr/samordnare Vid byte av ordförandeskap Attesträtt Avtal/Överenskommelser -mellan samv-parterna Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen Bokslut Budget Budgetprognos Ordf chefgruppen + + prest fullgjord sekr/samordnare Sekr/samordnare - - Vid byte av ordförandeskap Ordf chefgruppen Projektledare eller ärendeansvarig i dialog ordf beredningsgruppen Ekonomihandläggare Ekonomihandläggare Ekonomihandläggare Ja Ja Diarie hos Diarie hos Årlig översyn Ja Diarie hos - - Ja Diarie hos Ekonomihandläggare Ekonomihandläggare Ekonomihandläggare Sekr/samordnare gång/år Ja Diarie hos gång/år Ja Diarie hos 3 gånger/år Nej Ekonomihandläggare Vid behov/ minst gång/år Ja Diarie hos Bevaras (hur länge?) Pågående beredning Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb revideringsintervall - Makuleras Nej Information Bevaras - - Nej Information Pågående beredning Vid inaktualitet Makuleras Nej Information 2 (3)

3 /SN Ekonomiska förutsättningar - vid uppdrag Epost - inkommande Epost - utgående Förordnande - Tidsbegränsat vid uppdrag splan Informationsmaterial (externt) Kallelser Nyhetsbrev Handläggningsansvar Utsedda mottagare Innehållsansvar Bevakningsansvarig/ kontaktperson Revideringsansvar Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) - - Ja Diarie hos Bevaras (hur länge?) Innehåll avgör - - Innehåll avgör Innehåll avgör Innehåll avgör Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb revideringsintervall Bevaras - - Nej Information Nej Information Se rubrik Skrivelser - Utgående Information (sekr/samordnare tar fram utkast) (sekr/samordnare tar fram utkast) Ärendeansvarig/ projektledare i dialog bevakningsansvarig/kontaktperson - - Ja Diarie hos Ärendeansvarig/ projektledare Vid behov Nej Hos ordf-skap Ärendeansvarig Ärendeansvarig Vid behov Nej Hos ordf-skap - - Nej Hos ordf-skap - - Nej Hos ordf-skap Bevaras - - Nej Information Slutversion för resp delmål bevaras Arkivexemplar bevaras Arkivexemplar bevaras Arkivexemplar bevaras Bevaras - Nej Information Bevaras - Ja Information Bevaras - Nej Information Bevaras - Ja Information 3 (3)

4 /SN Presentationsmaterial (internt) Handläggningsansvar Innehållsansvar Revideringsansvar Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) Ärendeansvarig - - Nej Ärendeansvarig Bevaras (hur länge?) Pågående beredning Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb revideringsintervall - Nej Information Projektrapport Se Beslutsunderlag inför beslut i chefgruppen Information Protokoll - Chefgruppen Vid inaktualitet Rapporter/Överenskommelser - HSK - HSN - VGR - Kommunförbund - Socialdepartementet - Socialstyrelsen etc. Rapporter/motsv - externt material Rapporter/motsv - internt material Samverkansprojekt - Grafisk bild Skrivelser - Inkommande Sekr/samordnare Ordf chefgruppen - - Ja Diarie hos Nej. Original finns hos respektive Nej Hos sekreterare/ samordnare Nej Hos ordf-skap gång/år Nej Hos ordf-skap Ja Diarie hos Nej Information Under pågående beredning Arkivexemplar bevaras Arkivexemplar bevaras Vid inaktualitet Nej - - Se handläggningsinfo! Information Information - - Ja Information Bevaras - - Nej Information 4 (3)

5 /SN Handläggningsansvar Innehållsansvar Revideringsansvar Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) Bevaras (hur länge?) Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb revideringsintervall Skrivelser - Utgående Ordf chefgrupp/ (den som undertecknar skrivelse) / ordf chefgruppen (den som undertecknar skrivelse) - - Ja Diarie hos Bevaras - - Nej Information - Riktlinjer för samverkansprojekt Ordf chefgruppen gång/år Ja Diarie hos - Riktlinjer för vårdsamverkan Uppdrag - Inkommande från extern uppdragsgivare Uppdrag - Projekt beslutat av ReKo sjuhärad Ordf chefgruppen Uppdragsredovisning Se Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen Verksamhetsberättelse (Integreras bokslut) Verksamhetsplan (Integreras budget) (sekr/samordnare tar fram utkast) (sekr/samordnare tar fram utkast) gång/år Ja Diarie hos Ordf chefgruppen - - Ja Diarie hos Ordf chefgruppen - - Ja Diarie hos Ordf chefgruppen - - Ja Diarie hos Ordf chefgruppen - gång/år Ja Diarie hos Bevaras - - Nej Information 5 (3)

6 /SN Vårdprogram - lokala Vårdprogram - regionala Årssammanfattning - Förbättringsteam i drift Handläggningsansvar via info från regionrepr Sammankallande i förbättringteam Innehållsansvar Revideringsansvar Diarieföras Förvaring (Ange arkiv) Ordf chefgruppen Ja Diarie hos driftansvar Bevaras (hur länge?) Gallras (efter antal år) Gallringssätt (makuleras/ brännas) Publiceras på webb revideringsintervall Nej Ja, via länk Information Sammankallande i förbättringteam - - Nej Hos driftansvar 6 (3)

7 /SN Anteckningar - Beredningsgruppen Arkivförteckning Attesträtt Avtal/Överenskommelser - mellan samverkansparterna Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen Sekreterare/samordnare skriver mötesanteckningar enligt fastställd föredragningslista. Anteckningarna ska tydligt ange vad som beslutats enligt uppdrag från chefgruppen samt vem som ansvarar för vidare handläggning av ett ärende. Anteckningarna betecknas som ett internt arbetsmaterial under pågående beredning. Sekreteraren/samordnaren bevakar och följer upp att ärenden avrapporteras enligt pöverenskommelse. Se även styrdokumenten Riktlinjer för vårdsamverkan - ReKo sjuhärad, under rubrik Organisation respektive Riktlinjer för Samverkansprojekt ReKo sjuhärad under punkt.7, Beredningsgrupp. I samband ordförandebyte uppdateras arkivförteckningen av sekreteraren/samordnaren. Av förteckningen ska framgå i vilket arkiv originalhandlingar finns diarieförda och arkiverade samt telefonnummer till kontaktperson. Arkivförteckningen diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad under aktuell period. Aktuell arkivförteckning skickas i word-version till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Beredningsgruppens ordförande på delegation av chefgruppens ordförande. Revidering sker i samband byte av ordförandeskap i ReKo sjuhärad, d.v.s gång/2 år. Inför beslutsärende i chefgruppen ska ett beslutsunderlag upprättas av beredningsgruppens ordförande/ärendeansvarig. I beslutsunderlaget ska tydligt framgå vad som avtalats, hur länge avtalet är giltigt och/eller tidpunkt för nytt ställningstagande. Beslut om avtal/överenskommelser mellan parterna kan endast fastställas av ReKo sjuhärads chefgrupp. I protokollet ska tydligt framgå vad beslutet innebär. Beslutsunderlag diarieföras och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Avtalet biläggs aktuellt protokoll från chefgruppens möte. Genomgång av ingångna avtal/överenskommelser bör ske gång/år. Ett exempel på denna typ av avtal/överenskommelse är Rutiner vid ordination av förbandsmaterial vid sår till patienter i hemmet. Inför beslut i chefgruppen upprättar beredningsgruppens ordförande i samverkan projektledare/ärendeansvarig i beredningsgruppen ett beslutsunderlag. Detta ska vara sammanfattat på högst en A4-sida och innehålla huvuddragen i rapportredovisningen samt aktuella ställningstaganden formulerade som att-satser. Beredningsgruppens ordförande ansvarar för handläggningen. Projektledare eller ärendeansvarig föredrar själv ärendet i beredningsgruppen respektive chefgruppen om inget annats överenskommits. Exempel på beslutsärenden är t.ex. ärenden kopplade till mål och/eller delmål i aktuell verksamhetsplan. Beslutsunderlaget diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad samt bifogas chefgruppens protokoll från aktuellt möte som bilaga. Beslutsunderlag samt eventuell rapportredovisning kan diarieföras olika nummer men hänvisning till varandra. Om rapportredovisning ej diarieförs ska ett utskrivet arkivexemplar förvaras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Lokalt vårdprogram Projektledare tar fram en rapportredovisning efter genomfört uppdrag (t.ex. upprättande av ett lokalt vårdprogram) i dialog bevakningsansvarig/kontaktperson. Beredningsgruppen tar ställning till om rapporten överensstämmer uppdraget. När uppdraget avser ett lokalt vårdprogram ska det till beslutsunderlag inför chefgruppens möte biläggas en beskrivning över vårdstandard samt, inför övergång till driftfas förbättringsteam, dessutom en plan för implementering och kriterier för uppföljning. Beredningsgruppens representanter informerar sina chefer på hemmaplan så att dessa blir väl insatta i ärendet och där är beslutsmässiga vid chefgruppens möte. Rapporten bifogas beredningsgruppens anteckningar från aktuellt möte som bilaga. Beslutsunderlag diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Utskrivet original av vårdprogram samt bilagor diarieförs och arkiveras hos den som kommer att ha driftansvarar för etablerat förbättringsteam. Se även rubrik Vårdprogram lokala samt styrdokumentet Riktlinjer för samverkansprojekt ReKo sjuhärad. 7 (3)

8 /SN Bokslut (Integreras Verksamhetsberättelse) Budget (Integreras Verksamhetsplan) Budgetprognos Ekonomiska förutsättningar - vid uppdrag Epost - inkommande Epost - utgående Förordnande - Tidsbegränsat vid uppdrag splan Efter varje verksamhetsår sammanställer ekonomihandläggare hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad ett bokslut. Detta ska integreras verksamhetsberättelsen och inkludera kostnadsredovisning för enskilda projekt. Eventuella avvikelser ska anges i bokslutet. Ett eventuellt överskott i budgeten återbetalas till samverkansparter enligt principer för samverkansbudget. För övrig handläggning, se rubrik Verksamhetsberättelse samt styrdokumentet Riktlinjer för Vårdsamverkan inom ReKo sjuhärad. En årsbudget utgör en integrerad del i arbetet ReKo sjuhärads verksamhetsplan. För varje beslutat projekt och/eller mål i verksamhetsplanen avsätts en fastställd budget. Se även rubrik Verksamhetsplan samt styrdokumenten Riktlinjer för Vårdsamverkan inom ReKo sjuhärad och Riktlinjer för samverkansprojekt - ReKo sjuhärad. Ekonomihandläggare hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad gör en budgetavstämning gång/tertial (3 gånger/år) och informerar beredningsgruppens ordförande om aktuellt budgetläge. Denne informerar i sin tur chefgruppens ordförande om budgetläget. Varannan månad (febr, april, juni, aug, okt, dec) faktureras ReKo sjuhärad lönekostnader för tidsbegränsade förordnanden (uppdrag) av den samverkanspart där uppdragstagaren har sin anställning. Eventuella avvikelser i lönefaktureringen ska anges i budgetprognosen. Sekreterare/samordnare uppdaterar fastställd dokumenthanteringsplan vid behov eller minst gång/år. Aktuell handling diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Fastställd handling (utan underskrift) skickas i word-version till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Se rubrik Uppdrag - Projekt beslutat av ReKo sjuhärad samt Budget respektive Budgetprognos. ReKo sjuhärad har en gemensam epost-adress knuten till en s.k. distributionsbrevlåda för tillgänglighet via webbplatsen. Mottagare av epost utses av beredningsgruppen. Den/de utsedda mottagarna svarar för vidare handläggning av inkommande epost och bedömer om diarieföring är aktuell utifrån innehåll. I de fall detta bedöms aktuellt sker diarieföring och arkivering hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. I samband semester och/eller annan längre frånvaro görs en överenskommelse inom beredningsgruppen om tillfällig överföring av epost-mottagning till annan mottagare. Utgående officiell epost hanteras enligt beskrivning under rubrik Skrivelser Utgående. Intern epost-kommunikation mellan ReKo sjuhärads representanter betraktas i flertalet fall som arbetsmaterial (innehåll avgör). Se Uppdrag Projekt beslutat av ReKo sjuhärad. Beredningsgruppen upprättar en handlingsplan för vart och ett av målen enligt ReKo sjuhärads fastställda verksamhetsplan liksom för specifika uppdrag från chefgruppen. Ansvarig för delmål i verksamhetsplan upprättar separat handlingsplan för delmålet. En projektledare tidsbegränsat förordnande upprättar handlingsplan utifrån det specifika uppdraget i dialog bevakningsansvarig/kontaktperson. Bevakningsansvarig/kontaktperson gör kontinuerligt en avstämning av projektens handlingsplaner vid beredningsgruppens möten. Vid avvikelser i handlingsplanen ska en konsekvensbeskrivning anges i handlingsplanen liksom orsak till inträffad avvikelse. Upprättade handlingsplaner utgör ett viktigt stöd när ReKo sjuhärads verksamhetsberättelse skrivs. Slutversionen av respektive handlingsplan, som också ligger till grund för verksamhetsberättelsen, bevaras som ett arkivexemplar men behöver inte diarieföras. Arkivering sker tillsammans aktuell verksamhetsberättelse hos den som innehar ordförandeskapet aktuellt verksamhetsår. 8 (3)

9 /SN Informationsmaterial, (externt) Kallelser Nyhetsbrev Presentationsmaterial (internt) Projektrapport Protokoll - Chefgruppen Avser informationsmaterial som riktas mot verksamheterna eller allmänheten. Materialet upprättas av ärendeansvarig eller en av ReKo sjuhärad utsedd handläggare och publiceras på ReKo sjuhärads webbplats. Ett utskrivet exemplar sparas som arkivexemplar hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad vid upprättandet. Chefgruppens möten Sekreterare/samordnare tar fram ett utkast till kallelse i samråd beredningsgruppens ordförande. Denne kommunicerar föredragningslistan chefgruppens ordförande innan utskick inför möte. Till kallelse bifogas eventuella handlingar (t.ex. beslutsunderlag) utifrån fastställd föredragningslista. Kallelse bilagor skickas till både chefgruppens och beredningsgruppens representanter via epost-grupp. Beredningsgruppens möten Sekreterare/samordnare upprättar i samverkan beredningsgruppens ordförande kallelse föredragningslista inför möten. Representanter som önskar ta upp särskilt ärende delar detta till sekreterare/samordnare i god tid. Till kallelse bifogas eventuella handlingar utifrån fastställd föredragningslista. Kallelse bilagor skickas enbart till beredningsgruppens representanter via intern epost-grupp. Eventuella gäster till både chefgruppens och beredningsgruppens möten bjuds in i god tid och överenskommelse görs om tidpunkt samt tid till förfogande för presentation liksom avstämning om förhandsutskick av material och/eller behov av eventuella hjälpel för presentationen (whiteboard, OH, datorprojektor, Internetuppkoppling etc). Sekreterare/samordnare tar fram ett utkast i samråd beredningsgruppens ordförande. Nyhetsbrev till verksamheterna skrivs efter chefgruppens möten och ska innehålla information om pågående arbete och beslut från chefgruppens möten (protokoll ska vara undertecknat och justerat innan information lämnas i nyhetsbrevet!). Till innehåller ska även samtliga representanter inom ReKo sjuhärad bidra information från de egna verksamheterna som kan vara av betydelse utifrån ett samverkansperspektiv. Nyhetsbrevet utan underskrift i word-version sänds till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats varefter sekreteraren/samordnaren skickar information till verksamheterna för kännedom via intern sändlista i form av epost-grupp tillsammans en bifogad länk till det publicerade nyhetsbrevet. Ett arkivexemplar av nyhetsbrevet skrivs ut och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Presentationsmaterial som upprättas av ärendeansvarig för presentation internt inom ReKo sjuhärad sparas under pågående beredning. Materialet kan kasseras vid inaktualitet efter avslutat ärende. Se Beslutsunderlag inför beslut i chefgruppen. Sekreterare/samordnare upprättar protokoll utifrån fastställd föredragningslista. Protokollets struktur ska bestå av besluts- respektive informationsärenden för att tydligt ange vad som beslutats. Efter justering och underskrift diarieförs och arkiveras originalhandling hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Protokoll i word-version utan underskrifter men diarienummer sänds, tillsammans eventuella bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Se även rubriker Avtal/överenskommelser - mellan samverkansparterna samt Beslutsunderlag inför beslut i chefgruppen. 9 (3)

10 /SN Rapporter/Överenskommelser - Hälso- och sjukvårdskansli (HSK) - Hälso- och sjukvårdsnämnd (HSN) - Västra Götalandsregionen (VGR) - Kommunförbund - Socialstyrelsen - Socialdepartementet etc. Rapporter/motsvarande - externt material Rapporter/motsvarande - internt material Samverkansprojekt - Grafisk bild Skrivelser - Inkommande Skrivelser - Utgående - Riktlinjer för samverkansprojekt - Riktlinjer för vårdsamverkan Vid överenskommelse om hälso- och sjukvård mellan Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) och/eller Hälso- och sjukvårdskansliet (HSK) och SÄS respektive Primärvården/Folktandvården Södra Älvsborg upprättas beställningar i form av överenskommelser. Regionens representanter i ReKo sjuhärad informerar beredningsgruppens ordförande om de delar av överenskommelsens som berör arbetet i vårdsamverkan. Detta används sedan som underlag i arbetet ReKo sjuhärads verksamhetsplan. Även andra rapporter och/eller överenskommelser från Västra Götalandsregionen (VGR), kommunförbund, Socialdepartementet, Socialstyrelsen etc kan vara aktuella att beakta i arbetet verksamhetsplanen. Originalhandlingar förvaras hos respektive. ReKo sjuhärads representanter från respektive svarar kontinuerligt för att beredningsgruppens ordförande informeras om rapporter/överenskommelser som berör eller kan bli aktuella ur ett samverkansperspektiv. Beredningsgruppens ordförande kommunicerar innehållet i aktuella rapporter/överenskommelser chefgruppens ordförande och svarar för att integrering av aktuella frågor sker i ReKo sjuhärads arbete. Vid beredning av ett ärende kan det bli aktuellt att ta del av rapporter och/eller annat externt material som enbart är tillgängligt i pappersform. Detta material kan kasseras vid inaktualitet efter avslutat ärende. Avser rapporter/motsvarande framtagna i projekt eller annat arbete på uppdrag av ReKo sjuhärad. Publicering ska ske på ReKo sjuhärads webbplats om rapporterna bedöms vara av ett allmänt intresse för verksamheterna. I dessa fall sänds rapport i word-version utan underskrift, tillsammans eventuella bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Övriga rapporter betraktas enbart som internt material för ReKo sjuhärad. Ett arkivexemplar av rapporten arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Beredningsgruppens ordförande svarar för att uppdatering/revidering av den grafiska bilden över aktuella samverkansprojekt sker gång/år utifrån fastställd verksamhetsplan. Aktuell version sänds till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Ett arkivexemplar arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Sekreterare/samordnare ser till att originalhandling diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Kopia överlämnas till beredningsgruppens ordförande som ansvarar för ärendets vidare handläggning i dialog chefgruppens ordförande. Originalhandling upprättas i två exemplar som diarieförs, ett exemplar arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad, och ett sänds till mottagaren. Beredningsgruppens och/eller chefgruppens ordförande (vem avgörs av ärendets dignitet och vem som undertecknar skrivelsen) svarar för skrivelsens handläggning och innehåll samt ställningstagande till vidare åtgärder. Beredningsgruppens ordförande går tillsammans sekreterare/samordnare igenom styrdokumentet gång/år för eventuell uppdatering/revidering. Större förändringar kräver förnyat beslut i chefgruppen efter information i beredningsgruppen. Undertecknat original diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Word-version utan underskrift men diarienummer sänds, tillsammans bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Beredningsgruppens ordförande går tillsammans sekreterare/samordnare igenom styrdokumentet gång/år för eventuell uppdatering/revidering. Större förändringar kräver förnyat beslut i chefgruppen efter information i beredningsgruppen. Undertecknat original diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Word-version utan underskrift men diarienummer sänds, tillsammans eventuella bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. 0 (3)

11 /SN Uppdrag - Inkommande från extern uppdragsgivare Uppdrag - Projekt beslutat av ReKo sjuhärad Uppdragsredovisning Verksamhetsberättelse (Integreras bokslut) Extern uppdragsgivare som Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN), Hälso- och sjukvårdskansliet (HSK), kommunförbund, vårdsamverkansgruppen KOLA etc kan överlämna uppdrag till ReKo sjuhärad. Uppdraget diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Beredningsgruppens ordförande svarar för vidare handläggning i samråd chefgruppens ordförande. Beslut om specifikt uppdrag (avser samverkansprojekt) tas av ReKo sjuhärads chefgrupp. För uppdrag där projektledare arbetar del eller heltid i uppdraget upprättas ) Uppdragshandling, 2) Tidsbegränsat förordnande, 3) Ekonomiska förutsättningar. Uppdrag samt Tidsbegränsat förordnande undertecknas av beredningsgruppens ordförande, uppdragstagare samt eventuell extern finansiär. Tidsbegränsat förordnande undertecknas dessutom av uppdragstagarens arbetsledare i ordinarie befattning. Undertecknade originalhandlingar diarieförs och arkiveras hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad. Kopior av undertecknade och diarieförda handlingar överlämnas till uppdragstagaren samt till ansvarig lönehandläggare där uppdragstagaren har sin anställning. För uppdrag utses en av beredningsgruppens representanter som projektledarens bevakningsansvarig/kontaktperson att fungera som kommunikationspartner avseende uppdrag och upprättad handlingsplan. Se även rubrik splan samt styrdokument Riktlinjer för samverkansprojekt ReKo sjuhärad punkt.2 inkl bilaga, 2 och 3. Vid uppdrag där uppdragstagaren utför uppdrag inom ordinarie tjänst upprättas endast en Uppdragshandling. Handläggning enligt ovan. Se Beslutsunderlag - inför beslut i chefgruppen. Sekreterare/samordnare tar fram utkast till verksamhetsberättelse och överlämnar detta till beredningsgruppens ordförande i god tid före chefgruppens första möte under kommande verksamhetsår. En viktig informationskälla i detta arbete är de handlingsplaner som upprättades i början av aktuellt verksamhetsår utifrån varje mål/delmål och aktiviteter för att verkställa uppdrag inkl konsekvensbeskrivning vid utebliven måluppfyllelse, d.v.s. måluppfyllelse enligt verksamhetsplan. Bokslut sammanställt av ekonomihandläggaren ska integreras verksamhetsberättelsen. Förslag till verksamhetsberättelse inkl bokslut stäms av beredningsgruppen. Beredningsgruppens ordförande kommunicerar förslag till verksamhetsberättelse chefgruppens ordförande inför presentation i chefgruppen. ReKo sjuhärads chefgrupp fastställer verksamhetsberättelse och bokslut vid följande års första möte. Beslut och eventuella kommentarer ska protokollföras. Undertecknad och justerad verksamhetsberättelse inkl bokslut diarieförs och arkiveras hos den som innehaft ordförandeskapet i ReKo sjuhärad under aktuellt verksamhetsår. Verksamhetsberättelse och bokslut ska ha separata diarienummer och publiceras som separata dokument på ReKo sjuhärads webbplats, men även bifogas chefgruppens protokoll från aktuellt möte. Word-versioner av dokumenten utan underskrifter men diarienummer sänds, tillsammans bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Se även rubrik Bokslut. (3)

12 /SN Verksamhetsplan (Integreras budget) Vårdprogram - lokala Inför chefgruppens första höstmöte tar beredningsgruppen årligen (t.ex. i samband utvecklingsdagar) fram en verksamhetsplan för kommande år utifrån identifierade behov i vårdsamverkan, omvärldsbehov t.ex. från HSN (hälso- och sjukvårdsnämnden)/hsk (hälso- och sjukvårdskansliet)/kommunförbund och/eller från ReKo sjuhärads verksamhetsplan/verksamhetsberättelse från föregående verksamhetsår. I arbetet verksamhetsplanen är budgeten en integrerad process. Beredningsgruppen presenterar förslag till verksamhetsplan för ReKo sjuhärads chefgrupp vid första höstmötet. Därefter förankras förslaget inom respektive s organisation genom information och återkoppling via chefgruppens representanter till linjechefer/motsvarande för att ReKo sjuhärads strategiska verksamhetsplan ska kunna integreras i verksamhetsplaner inom respektive egen organisation. Verksamhetsplan inkl samverkansbudget fastställs av chefgruppen vid kommande möte (senast i november). I protokoll ska huvuddragen (mål/delmål/aktiviteter/uppföljning/ansvar) tydligt framgå. Verksamhetsplanen utgör en bilaga till chefgruppens protokoll vid aktuellt möte men diarieförs och arkiveras som ett separat dokument hos den som innehar ordförandeskapet i ReKo sjuhärad aktuellt verksamhetsår. Efter beslut i chefgruppen upprättar beredningsgruppen handlingsplaner för respektive mål och eventuella delmål i verksamhetsplanen samt utser ärendeansvariga. Verksamhetsplanen i word-version utan underskrift men diarienummer sänds, tillsammans eventuella bilagor, till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Se även rubrik Budget. Efter bedömning av behovet av ett lokalt vårdprogram tar chefgruppen beslut om upprättande samt ger beredningsgruppen i uppdrag att handlägga ärendet. Om behov finns av projektledare utses person adekvat kompetens i ämnet, se styrdokument Riktlinjer för samverkansprojekt ReKo sjuhärad. Utsedd projektledare upprättar handlingsplan utifrån det specifika uppdraget i dialog utsedd bevakningsansvarig/kontaktperson. Vårdprogrammet upprättas och utformas enligt fastställd manual. Arbetsgruppen svarar för klinisk förankring och dialog verksamheterna under arbetets gång. Projektledaren samordnar arbetet, bevakar att strukturen följs samt håller fortlöpande kontakt utsedd bevakningsansvarig/kontaktperson. Färdigställt utkast till lokalt vårdprogram inkl bilagor handläggs av beredningsgruppen. I detta ingår att granska det lokala vårdprogrammets följsamhet till fastställd struktur och innehåll utifrån manual samt handlägga remissutskick till verksamheterna samt förvaltningschefer/motsvarande för ställningstagande. Inför beslut i ReKo sjuhärads chefgrupp tas ett beslutsunderlag fram, se rubrik Beslutsunderlag inför beslut i chefgruppen. Efter fastställande i chefgruppen publiceras det lokala vårdprogrammet på ReKo sjuhärads webbplats. Original av vårdprogram samt bilagor diarieförs och arkiveras hos den som har driftansvarar för förbättringsteamet. Se även styrdokument Riktlinjer för samverkansprojekt ReKo sjuhärad samt manualen i form av lokal anvisning Vårdprogram Manual för upprättande av lokalt vårdprogram. 2 (3)

13 /SN Vårdprogram - regionala Årssammanfattning - Förbättringsteam i drift Regionala vårdprogram upprättas via Västra Götalandsregionens icinska sektorsråd (olika grupperingar som tillför icinsk sakkunskap till den politiska och administrativa ledningen) och vårdprogramsområden. Via Regionkansliets Hälso- och sjukvårdsavdelning görs remissutskick till samtliga förvaltningschefer för sjukhus och primärvård inom Västra Götalandsregionen. Regionens representanter i ReKo sjuhärad ombesörjer att kommunernas representanter i samverkansgruppen får ta del av remissutskick. När vårdprogrammet är fastställt görs på nytt utskick till samtliga förvaltningschefer för sjukhus och primärvård inom Västra Götalandsregionen. Förvaltningschefer vid SÄS respektive primärvården informerar sina representanter i beredningsgruppen som i sin tur informerar beredningsgruppens ordförande om att det regionala vårdprogrammet fastställts i regionen. Denne aktualiserar därefter ärendet i beredningsgruppen för ställningstagande enligt fastställd strategi för omhändertagande av regionala vårdprogram ( 55 chefgruppens protokoll ). Se även rubrik Vårdprogram lokala. När ett fastställt vårdprogram övergår i drift uppdras åt den störst intresse av vårdprogrammets fortlevnad att ansvara för ett förbättringsteam. Ansvarig utser en sammankallande till teamet. Teamets sammansättning består av två representanter vardera från respektive kommuner, Primärvården/Folktandvården Södra Älvsborg samt Södra Älvsborgs Sjukhus. Teamets tar fram en strategisk handlingsplan över planerad verksamhet under verksamhetsåret. Teamet ska lämna en årlig sammanfattning till ReKo sjuhärads chefgrupp över genomfört utvecklingsarbete samt information om utförda arbetsinsatser, resultat av uppföljning avseende följsamhet till fastställt vårdprogram samt eventuella åtgärder vid brister. Ett arkivexemplar av sammanställningen arkiveras hos driftansvar. Årssammanfattning och eventuella bilagor sänds i word-version till webbansvarig för publicering på ReKo sjuhärads webbplats. Se även rubrik splan samt styrdokument Riktlinjer för Samverkansprojekt ReKo sjuhärad, punkt.2. Sammanställning: Karin Åhlin hjälp av Inga Ericson, sekreterare/koordinator i ReKo sjuhärad under verksamhetsåren (3)