Systematiskt arbetsmiljöarbete vid Stiftelsen Lundsbergs skola Verksamhetsbeskrivning Lundsbergs skola är en internatskola med inriktning på en stimulerande inlärningsmiljö i små undervisningsgrupper samt en allsidig och aktiv idrotts- och fritidsverksamhet. Det pedagogiska utvecklingsarbetet och förvaltandet av goda traditioner sker i huvudsak inom tre centrala områden: utbildning, internat och fritid. Lundsbergs skola erbjuder undervisning i grundskolans årskurser 7-9 och på de nationella gymnasieprogrammens studieförberedande utbildningar inom ekonomi-, samhällsvetenskapsoch naturvetenskapsprogrammen. Verksamheten omfattar ca 144 elever varav ca 95 % är knutna till internatet. Övriga elever är dagelever som bor i närområdet. Antalet gymnasieelever uppgår till ca 90 % resterande elever går i grundskolan. Personal Lundsbergs skola har under lång tid haft en relativt låg personalomsättning. Medelåldern är förhållandevis hög inom samtliga verksamhetsområden. De flesta har lång erfarenhet och i huvudsak erforderlig kompetens för sina arbetsuppgifter. Sjukskrivningstalen är förhållandevis låga vid en jämförelse med andra motsvarande arbetsplatser. Män Personalens åldersfördelning vid Lundsbergs skola hösten 2015 Ålder Män Kvinnor 60-70 år 5 3 50-60 år 6 17 40-50 år 12 7 30-40 år 3 4 20-30 år 2 Summa 28 31 1
Anställda vid Lundsbergs skola 2015 Antällningsform Män Kvinnor Summa Procent Tillsvidare anställda 26 31 57 87% Tidsbegränsade anställda 2 2 3% 28 31 59 100% Fördelning Män Kvinnor Summa Procent Lärare 9 6 15 25% Rektor 1 1 2% Bitr. rektor 1 1 2% Drift 5 1 6 10 % Elevhemsföreståndare 7 5 12 20% Administration 4 2 6 10% Centralkök 1 3 4 7% Ekonomibiträden 10 10 17% Övriga skola 4 4 7% 28 31 59 100% Sjukfrånvaron statistik 14-07-01 till 15-06-30 1 dag 2-3 dagar 4-7 dagar 8- dagar Antal sjukdagar Admin 3 9 Driftt 1 1 8 Ekonomipersonal, c-kök 4 3 3 1 239 Elevhemsföreståndare 1 2 2 393 IT-tekniker 0 Lärare 5 5 1 43 Summa 11 14 4 3 692 2
Beskrivning av det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Lundsbergs skola En viktig hörnsten i arbetsmiljöarbetet är personalens delaktighet, den alltid pågående dialogen rörande arbetsmiljöfrågor, både vad det gäller den fysiska såväl som den psykosociala. Huvudskyddsombudet har en expedition dit både personal och elever kan vända sig vid frågor och ärenden angående arbetsmiljön. Ansvar för arbetsmiljöarbetet vid Lundsbergs skola Följande personer är ansvariga för arbetsmiljön på skolan. Ansvaret består i att regelbundet: Undersöka arbetsförhållandena Bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall Vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall Genomföra kontroller av att vidtagna åtgärder har haft avsett resultat De ansvariga personerna har full rätt att fatta beslut om åtgärder i enlighet med de lagar och regler som gäller. VD/Rektor Ansvarar för skolans chefer (ledningsgrupp) samt administration och skolsköterska. Bitr. rektor Ansvarar för skolenheten och dess personal, lärarna och bibliotekarie samt skolhuset och övriga undervisningslokaler t.ex. Musikstallet, slöjdhuset och gymnastiksalar m.m. Internatansvarig Ansvarar för internatet och dess personal, elevhemsföreståndare, ekonomibiträden, lokalvårdare yttre städ. Ansvarar för arbetsmiljön i de lokaler som nyttjas av internatet t.ex. elevhem, roddhus. Ekonomichef Ansvarar för personal på Café Strömmis samt kökschef. Ansvarar för arbetsmiljön på Café Strömmis. Kökschef Ansvarar för personal på centralköket och centralkökets lokaler. Driftschef Ansvar för personal på driftsenheten samt skolans övriga lokaler och byggnader. När det gäller personals ohälsa som är arbetsrelaterad ska följande gälla: Ansvarig chef beslutar om ett samtal med företagshälsan. Därefter ska medarbetare, ansvarig chef och företagshälsan gemensamt titta på medarbetarens arbetssituation. Ansvarig chef tar själv erforderligt beslut om fortsatta åtgärder. När det gäller ansvariga chefers kunskaper om systematiskt arbetsmiljöarbete är det VD/Rektor som tillser att denna kunskap finns hos cheferna. 3
Skyddsronder Skyddsronder genomförs minst 2 gånger per år tidig höst och vinter, eller vid behov. Respektive chef, skyddsombud samt representant för berörd personal deltar. Vid behov kan även experthjälp tillkallas. Före de ordinarie skyddsronderna sammanträder Skyddskommittén, bestående av VD/Rektor, enhetschefer och skyddsombud. Statistik från incidentrapporter och olycksfall/tillbud granskas, samt görs en kontroll om det finns ärende från tidigare skyddsronder som ej är åtgärdade. Skyddsronderna dokumenteras i programmet för skyddsrondsuppföljning. Ärenden som uppkommit vid skyddsronden riskbedöms av skyddskommittén och går vidare till i första hand driftansvarig för planering. För större projekt ansvarar ledningsgrupp alt. styrelse för att upprätta handlingsplan. Psykologisk och social arbetsmiljö Den psykologiska och sociala arbetsmiljön undersöks genom enkät minst en gång per år. Enkäten genomförs avdelningsvis. Uppföljning sker genom medarbetarsamtal med respektive chef och vid behov kontakt med företagshälsan, enligt bilaga 1. Vid påtaglig risk för ohälsa vid avdelning eller yrkesgrupp upprättar respektive chef tillsammans med huvudskyddsombud och personalen en handlingsplan. Även där kan experthjälp tillkallas. Riskbedömningar förutom skyddsronder och enkäter Riskbedömningar i det dagliga arbetet vid i första hand driftavdelning, t.ex. trädfällning. En blankett för riskanalys följer arbetsorder och driftansvarig tillsammans med berörd personal gör riskanalysen. Dokumentationen arkiveras på driftavdelningen. Riskbedömning vid ombyggnation och renovering görs av driftschef och huvudskyddsombud. Vid större projekt ansvarar skyddskommittén för analysen. Dokumentation arkiveras hos driftavdelning och VD/Rektor. Riskbedömning vid förändring i verksamheten är skyddskommitténs ansvar. Dokumentation arkiveras av VD/rektor och huvudskyddsombud. Personalens delaktighet Övergripande arbetsplatsträffar I samband med övergripande arbetsplatsträffar som genomförs ca 4-6 gånger per år skall arbetsmiljöperspektivet alltid finnas med. Arbetsplatsträffar på verksamhetsnivå Med anledning av att Lundsbergs skola bedriver en bred verksamhet med många personalkategorier genomförs regelbundet arbetsplatsträffar inom varje verksamhetsområde. Rektor, biträdande rektor eller annan arbetsledare fungerar som informationskanal mellan personal och ledningsgrupp vid dessa möten. 4
Medarbetarsamtal/utvecklingssamtal All personal har rätt till minst ett medarbetarsamtal per läsår. Eleverna har rätt till minst ett utvecklingssamtal per termin. Arbetsgivare, anställd, elev eller förälder kan vid behov kalla till ytterligare möten. Vid samtalen skall finnas möjlighet till reflektion över arbetssituation, arbetsmiljö och personlig utveckling. Arbetsmiljöfrågor är en stående punkt på dagordningen vid samtliga dessa möten. Redovisning av resultat från enkäter gällande psykosociala arbetsmiljön sker också vid dessa träffar. Elevforum Vid Lundsbergs skola finns ett elevråd som träffas regelbundet. Elevskyddsombudet deltar i arbetsmiljöarbetet och är där representant för eleverna. Vidare har rektor eller internatansvarig kontinuerliga träffar med elevrepresentanter från resp. elevhem. Tillbud- och olycksrapportering I skolans dokumentsystem skall alla medarbetare rapportera tillbud och olycksfall. Dessa dokument arkiveras av skolans huvudskyddsombud. Vid allvarligare tillbud och vid olycksfall kontaktas respektive chef. Statistik från inkomna rapporter används vid riskbedömningar skyddsronder. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet och dokumentationssystem Skyddskommittén sammanträder i början av varje läsår och utvärderar föregående läsårs arbetsmiljöarbete och dokumentation. Samtidigt fastställs tidpunkter för kommande ordinarie skyddsronder, enkäter och medarbetarsamtal. Sammanfattning Styrdokumentet finns tillsammans med övriga styrdokument på skolans hemsida www.lundsbergsskola.se och i SchoolSoft. Lundsbergs skola 2015 Johan Harryson VD/Rektor Runa Nilsson Huvudskyddsombud 5
Bilaga 1 Sjuk-och rehabiliteringspolicy vid Lundsbergs skola Sjukdom Arbetstagare Sjukanmälan görs till närmaste arbetsledare som i sin tur meddelar löneadministration eller direkt till löneadministratören. Läkarintyg skall lämnas från och med dag 8. Det är viktigt att ha en kontinuerlig kontakt med arbetsplatsen. Sjukdom Arbetsgivare Närmaste chef/arbetsledare har ansvar för att ta kontakt med den sjukskrivne (om detta inte är uppenbart onödigt t.ex. vid kortare förkylningar o.dyl). Samtalet bör ske så snart som möjligt, helst redan efter 4 dagar. Det bör framgå att syftet med samtalet dels är av personligt intresse för den anställdes hälsotillstånd och dels har att göra med planeringen för verksamheten. 1. Elevhemsföreståndare = ekonomibiträde 2. Rektor = elevhemsföreståndare 3. Biträdande rektor = lärare 4. Rektor = administration, drift Läkarintyg. Från och med dag 8 är det dags att lämna ett läkarintyg. När den anställde lämnar in intyget är det lämpligt att ha ett längre samtal om situationen, vad läkaren har sagt och eventuellt planering utifrån det. Det är viktigt att dessa samtal förs utifrån ett lojalt förhållningssätt som innebär att man vill återse den anställde i arbete så fort som möjligt. Samtalen får inte ha formen av eller uppfattas som kontroll. Rehabutredning Arbetstagaren Lämna de upplysningar som behövs för att klarlägga behovet av rehabilitering Delta i utredningen och planeringen av en lämplig rehabilitering Efter bästa förmåga aktivt delta i rehabiliteringen Till Försäkringskassan anmäla ändrade förhållanden som har betydelse för rätten till eller storleken på rehabiliteringsersättning Rehabutredning Arbetsgivaren Är den anställde fortfarande sjuk efter 14 dagar kan det vara lämpligt med ett hembesök med en blomma för att muntra upp den som tvingas vara hemma. Samma ansvarsområde som vid sjukdom. 6
Kan det bli nödvändigt med någon form av rehabiliteringsinsats? Frågan bör i detta läge tas upp? När en sjukperiod pågått i fyra veckor skall den anställde lämna ett särskilt läkarutlåtande till försäkringskassan om kassan begär detta. Arbetsgivaren skall påbörja en rehabiliteringsutredning när den anställde varit sjuk i mer än fyra veckor eller 6 kortare sjuktillfällen på en tolv månaders period. Den anställde kan även själv begära utredning. Löneadministration skickar ut en blankett för rehabiliteringsutredning när sjukskrivningen överskridit dessa tidsgränser. En rehabiliteringsutredning skall vara så utförlig som möjligt. Utredningen skall göras tillsammans med den som är sjukskriven och arbetsgivaren/närmsta chef som har ansvaret för att genomföra samtalet och utredningen. Det är viktigt att arbetsledningen vet varför personalen inte är på arbetet och vilka åtgärder som är planerade, medicinska eller andra, eller om det behöver vidtas åtgärder på arbetsplatsen. Handlar det om sjukdom eller skada som man på förhand vet kommer att medföra sjukskrivning under en viss tid, t.ex. planerad operation, räcker det med att skriva detta på ett vanligt papper som skickas till försäkringskassan. Information skall dock alltid skriftligen lämnas. Om den anställde inte vill medverka till att en utredning görs meddelas detta försäkringskassan som då tar över ansvaret för utredningen. Om en anställd har en upprepad korttidsfrånvaro har arbetsgivaren möjlighet att kräva uppvisande av läkarintyg från första sjukdagen. Ett sådant beslut kan som längst gälla i ett år. Beslut om förstadagsintyg fattas av VD/Rektor. Alla rehabiliteringsutredning skall följas upp av arbetsgivaren i samråd med arbetstagaren. Om du skadar dig i arbetet I alla dessa fall vänder man sig till löneadministration för blanketter och hjälp. En arbetsskada är en skada eller sjukdom som beror på olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbetet. Om du skadar dig på arbetsplatsen, eller på väg till eller från arbetet, kan du få ersättning från arbetsskadeförsäkringen. Olycksfall är en skada som uppkommit i samband med en särskild händelse. Händelsen ska vara relativt kortvarig och i viss mån ovanlig och oförutsedd. Färdolycksfall. Råkar man ut för ett olycksfall och skadar sig under direkt färd till eller från arbetat, betraktas det som arbetsskada. 7