PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2017-08 2017-10-15 (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Gäster Stig Klemetz Roger Klemensson Ann-Christine Forsvall Håkan Olsson Sammankallande valberedningen Valberedningen Valberedningen Valberedningen 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte och hälsade valberedningen välkomna. Den utskickade agendan godkändes med en ändring. Rapportpunkt 6.4 Säkerhet flyttades upp och blev ärendepunkt 5.7. 2. Val av justerare Ulla Peterson valdes att justera dagens möte.
3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 7 2017 lades till handlingarna. 4. Resultatrapport Ekonomin ser väldigt bra ut och vi har ett positivt utfall jämfört med budget för året så här långt. Framförallt beror det på en ökning av antalet sålda licenser samtidigt som vi har kostnadsbesparingar på flera håll i verksamheten. 5. Ärenden 5.1 Organisationsutredningen (HL/PW) Under Träffpunkten har avstämning av organisationsutredningens resultat skett med Svemos sektioner och kommittéer, på liknande sätt som med distrikten i våras. Styrelsen diskuterade de synpunkter som framkommit vid Träffpunkt Svemo och hur det påverkar nästa steg. Styrelsen beslutade att justera organisationsutredningens slutsatser med hänsyn taget till de synpunkter som sektioner, distrikt och kommittéer framfört. Styrelsen ger dessutom kansliet i uppdrag att till nästa möte utreda vilka förändringar i arbetsordning, organisation och stadgar och regelverk som organisationsutredningens förslag skulle medföra. 5.2 MC-mässa Göteborg 2018 (PW) Styrelsen diskuterade huruvida Svemo centralt ska närvara vid MC mässan i Göteborg 2018. Tidigare har beslut tagits om att deltaga vart annat år, normalt är detta samma år som mässan ligger i Stockholm. Styrelsen beslutade hålla fast vid tidigare system och enbart deltaga centralt vid mässan i Stockholm vart annat år. De sektioner som anser att deras sport ska representeras vid mässan i Göteborg kan själva besluta om detta och budgetera för det i sin egen budget. Styrelsen uppdrar åt kansliet att redan nu påbörja planeringen av mässan i Stockholm 2
5.3 Budgetprocess 2018 (HL/PW) Styrelsen har under hösten diskuterat förändringar i budgetprocessen för förbundets sektioner och kommittéer. Styrelsen vill lägga större vikt vid vilken verksamhet som sektionerna ska ansvara för. I detta nya sätt att se på en budgetprocess ska sektioner och kommittéer helt enkelt utgå från den verksamhet som ska utföras under budgetåret inklusive projekt, och sedan kostnadsbestämma dessa inför sitt budgetäskande till styrelsen. Styrelsen kommer alltså fortsättningsvis att godkänna såväl verksamhetsplan som de ekonomiska konsekvenserna av detta. Styrelsen beslutade att arbeta efter den nya budgetprocessen redan för budgetåret 2018, men att utvärdera processen löpande under nästa år för att kunna göra nödvändiga justeringar. Styrelsen gav dessutom kansliet i uppdrag att snarast ta fram en lämplig mall för sektioner och kommittéer, som ska underlätta den nya processen. 5.4 Avtal Spring Media om Elitserien Speedway (HL/PW) Det TV avtal för Elitserien i Speedway som Svemo haft de senaste 5 åren upphör vid årsskiftet. ESS, Elitserieklubbarna har genom sin samarbetsorganisation, och tillsammans med mediebolaget Spring Media föreslagit att de ska få hantera alla sändningar från Elitserien under de kommande 5 åren. Detta ska, enligt förslaget från klubbarna, ske genom att samtliga matcher filmas och förmedlas genom en digital plattform samt att en sammanfattande sändning från veckans omgångar sänds via en "klassisk" TV kanal. Styrelsen beslutade godkänna det avtal som tagits fram mellan Svemo och Spring Media. 3
5.5 Kompletterande beslut om licenspriser 2018 (PW) Vid föregående styrelsemöte diskuterades vissa oklarheter i hur de olika licenserna kan användas inom distriktens olika motocrossverksamheter (främst gäller detta bredd- och motionstävlingar). Ett fåtal förare får problem när de flyttar sig mellan olika distrikt där distrikten själva beslutat vilken licenstyp (förare) man vill ha vid vissa arrangemang, och att föraren därmed behöver byta licens för att åka i till synes liknande tävlingar. Styrelsen diskuterade relaterade frågor. Styrelsen beslutade att inte genomföra ytterligare förändringar i licenssystemet inför 2018. Styrelsen uppmanar i stället sektioner och distrikt att anpassa verksamheterna till de befintliga licens-, tävlings, och träningsalternativ som finns. 5.6 Avgifter för banlicenser, mm samt ersättningar 2018-2019 (ÅK) Styrelsen har att fastställa avgifter för banlicenser, funktionärs- och ledarlicenser samt ersättningar till domare/supervisor, banbesiktare och miljörevisorer. Styrelsen beslutade fastställa avgifter för licenser och ersättningar för ovanstående kategorier enligt förslag från kansliet, med några små ändringar, att gälla under tiden 2018 2019. 5.7 Säkerhet (UP/PW) Styrelsen tog genom Ulla Peterson del av projektledare Sofia Kärrås delrapport och konklusion efter genomförda workshops med sektionerna, idrottsgruppen och kansliet. Denna redovisades även för sektionerna under Träffpunkten. Styrelsen beslutade upprätta ett Säkerhetsråd enligt det förslag som presenterades vid Träffpunkten. I och med detta så upplöses formellt den nuvarande Säkerhetsgruppen. Styrelsen beslutade vidare att Säkerhetsrådets sammansättning skall presenteras för styrelsen för beslut innan det offentliggörs. Frågor om framtida arbetssätt, former och finansiering kommer att kunna tas vid kommande styrelsemöten. 4
6. Rapporter 6.1 Träffpunkt Svemo (HL, alla) Styrelsen utvärderade Träffpunkten, och de synpunkter som framförts under mötet. 6.2 Prova-på-verksamheten 2018 och frammåt (PW) Styrelsen är angelägen om att det fortsatt ska finnas en prova-på-verksamhet för alla grenar. Frågan diskuterades med sektionerna under lördagen där sektionerna uppmanades att skapa prova-på-verksamhet. Frågan ska tas upp igen vid styrelsens möte i november. 6.3 Licensrapport (PW) Den tidigare trenden håller i sig och antalet aktiva förare med licens ligger nu just under 20 000. Det är glädjande nog stora ökningar, jämfört med föregående år, inom barn- och ungdomsverksamheterna (Guldhjälm, juniorer och ungdom). 6.4 Tekniska Gruppen (TA) Tekniska gruppen har haft en dialog med vissa av våra sektioner för att bättre förstå hur, och på vilket sett gruppen kan bistå sektionerna inom de tekniska frågorna. Tekniska gruppen kommer att samlas under en dag för att analysera sektionernas svar och ta fram förslag på hur arbetet ska bedrivas i framtiden. Mötet kommer att äga rum i månadsskiftet november/december. Därefter kommer gruppen att presentera sitt förslag för styrelsen. 6.5 Personalförändringar (PW) För att stärka upp i idrottsgruppen under en period med förväntat hög frånvaro och i en period med stor ökning på omfattningen av verksamheten, har två tillfälliga, ett åriga, assistenttjänster tillsatts. Beslut i organisationsutredningen vid förbundsmötet kommer sannolikt att påverka kansliets bemanning så först därefter kan beslut om eventuella tillsvidareanställningar fattas. Sandra Altesson kommer att ha huvudfokus på Enduro och Trial och Olivia Olsson på Motocross, Snöskoter och Supermoto men bägge kommer att få hjälpa till i alla områden. 5
6.6 RF-medel 2018 (PW) Svemo har av RF fått ett preliminärt besked om ekonomiska medel för 2018. Utöver grundbeloppet 3 690 000 tillkommer 965 000 för särskilda projekt och 650 000 i landslagsstöd. Totalbeloppet är i stort sett det samma som föregående år. 6.7 Idrottslyftet (FH/PW) En första delrapportering av hur Svemos medel inom Idrottslyftet använts ska ske senast 15 oktober. Vi kan konstatera att vår tidigare planering inte gett avsedda effekter och kommer därför att söka om att få förvalta medlen på ett annorlunda sätt inför 2018. Avsikten är att genom färre men tydligare projekt samt genom ett betydligt bättre administrativt stöd till de förtroendevalda som arbetar med projekten få ut betydligt mera effekt av satsningarna. De områden som kommer att stå i fokus är Föreningen, Utbildningen och Anläggningen. Inom vart och ett av dessa huvudområden kommer det att finnas tre delområden. En närmare presentation av detta kommer att ske så fort vi ser hur vår ansökan har behandlats. 6.8 Lägesrapport-Samverkan DF/snöskoter/ Övre Norra (PW) En överenskommelse har slutits mellan Svemo, DF Västerbotten och DF Norrbotten om två stycken tjänster som ska arbeta med utveckling av Svemos verksamhet i dessa båda Distriktsidrottsförbund. Tjänsterna tillsätts av de bägge DF, arbetsplatsen ska var hos DF, men delar av tjänsten ska finansieras av Svemo inom ramen för idrottslyftet. Avsikten är att bägge tjänsterna ska utlysas snarast så verksamheten kan komma igång så snart som möjligt. 6.9 Internationell strategi (HL) Styrelsen har tidigare diskuterat behovet av en internationell strategi. Behovet av en sådan strategi har sedan dess ökat av flera anledningar. Bland dessa finns Svemos ökade inflytande internationellt, mängden internationella delegater, ökad globalisering av verksamheten samt RF ökade krav på internationell samverkan och planering. Styrelsen diskuterade hur frågan fortsättningsvis ska hanteras. 6
6.10 Rapport Nordiskt Möte 2018 (HL) Årets möte i NMC (Nordic Management Council, organisationen för samarbete mellan de nordiska motorcykelförbunden) gick i år av stapeln på Island. Styrelsen tog del av en skriftlig och muntlig rapport från mötet. 6.11 Rapport Speedway GP Friends Arena (JL) Styrelsen tog del av rapport från Josefin Lundin. 6.12 Rapport barnledarseminarium (JL) Styrelsen tog del av rapport från Josefin Lundin och diskuterade hur förbundsledningen tillsammans med barnledarna kan arbeta vidare. Josefin Lundin uppdras att återkoppla till deltagarna för att sätta igång olika projekt ute i rörelsen. 6.13 Rapport Trial SM (JL) Styrelsen tog del av rapport från Josefin Lundin. 6.14 Preliminär mötesplan 2018 (HL) Styrelsen diskuterade den preliminära mötesplanen för 2018. Planen ska beslutas vid styrelsens möte i november. 6.15 Styrelsens decembermöte (HL) Styrelsen tog del av planeringen för årets avslutande möte i december. 6.16 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden. 7
7. Nästa möte Nästa styrelsemöte är i Norrköping den 18/11 2017. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2017-10-17 Justerare Ulla Peterson Godkänt via mail 2017-10-17 8