Arbetsflöden för hantering av Försäkringskassans Intygstjänster 2014-2015 Sid 1/22
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Revisionshistorik... 2 1. Inledning... 3 2. FK AF1 - Skapa medicinskt vid behov av sjuklön/sjukpenning... 3 Roller... 4 Arbetssteg... 5 Informationsmängder... 9 Informationslager... 10 3. FK AF2 - Skapa medicinskt vid behov av ersättning från Försäkringskassan... 11 Roller... 12 Arbetssteg... 12 Informationsmängder... 15 Informationslager... 15 4. FK AF3 - Hantera begäran om komplettering av medicinskt... 17 Roller... 18 Arbetssteg... 18 Informationsmängder... 21 Informationslager... 22 Revisionshistorik Version Datum Kommentar 0.9 2015-09-16 Version för granskning. 1.0 Version för utskick till landsting och regioner inför framtagande av införandeplaner. Sid 2/22
1. Inledning Detta dokument innehåller arbetsflöden som är specifika vid hanteringen av Försäkringskassans, det vill säga arbetsflöden som inte kan antas gälla oavsett vem mottagaren av ett intyg utfärdat av hälso- och sjukvården är. De arbetsflöden som är generella för hela intygsdomänen beskrivs i dokumentet Informationsspecifikation Intygshantering 2.0. 2. FK AF1 - Skapa medicinskt vid behov av sjuklön/sjukpenning Detta flöde beskriver fallet då en patient blir sjuk och behöver få ersättning i form av sjuklön (från arbetsgivare) och/eller sjukpenning (från Försäkringskassan). Syftet med att ha ett specifikt flöde för detta är att tydliggöra att ett medicinskt för sjukpenning inte alltid är aktuellt att skicka till Försäkringskassan. I många fall är det et endast aktuellt för patientens arbetsgivare. Sid 3/22
Roller Namn/beteckning Patient Beskrivning Person som är i behov av hälso- och sjukvård och medicinskt till arbetsgivaren eller Försäkringskassan. Sid 4/22
I många situationer kan patienten också ha andra roller/namn såsom invånare, arbetstagare, kund och den försäkrade men för att hålla det enhetligt används endast patient här. Hälso- och sjukvårdspersonal Ansvarig intygsutfärdare Handläggare på Försäkringskassan Arbetsgivare Hälso- och sjukvårdspersonal som interagerar med patienten och medverkar i arbete med att bedöma patientens tillstånd och ta fram. Den person som signerar ett intyg. Ansvarig intygsutfärdare är hälso- och sjukvårdspersonal med behörighet att signera intyg. Person på Försäkringskassan som tar emot och handlägger ärenden gällande utbetalning av ersättning. Aktör som anställt patient och därför har ett arbetsgivaransvar gentemot densamma. Arbetsgivaren ansvarar exempelvis för sjuklöneperioden, de första 14 dagar en patient är sjuk. Arbetssteg Namn/Beteckning Beskrivning Information som skapas Information som används Känna oro för/uppfatta symptom på sjukdom Göra sjukanmälan Anställd? Ta emot sjukanmälan Det som initierar flödet är att patienten uppfattar sig ha ett hälsotillstånd som förhindrar arbete alternativt arbetssökande. Vid sjukdom behöver en sjukanmälan göras. Beroende på om patienten har en anställning eller inte ska sjukanmälan antingen göras till arbetsgivaren eller till Försäkringskassan. Arbetsgivaren tar emot sjukanmälan från den anställda. Sid 5/22
Ta emot sjukanmälan Försäkringskassan tar emot sjukanmälan. Kontakta hälso- och sjukvården Patienten tar kontakt med hälso- och sjukvården, antingen för att få hjälp att behandla hälsotillståndet eller specifikt för att få ett medicinskt. Genomföra kontakt Vid en kontakt genomförs aktiviteter för att ta reda på och försöka åtgärda patientens hälsoproblem. Bedöma tillstånd Hälso- och sjukvårdspersonal gör en bedömning av patientens hälsotillstånd. Uppgifter om hälsotillstånd Begära medicinskt För att ha rätt att vara sjukskriven mer än sju dagar behövs ett medicinskt som kan begäras i samband med kontakten. Välja att skapa läkarintyg för sjukpenning Hälso- och sjukvårdspersonal väljer att skapa ett läkarintyg för sjukpenning. Välja typ av läkarintyg utifrån kriterier för differentierat intygande Hälso- och sjukvårdspersonal presenteras med Försäkringskassans kriterier för differentierat intygande och tar ställning till dessa. Utifrån kriterierna väljer hälso- och sjukvårdspersonalen vilken typ av medicinskt som ska utfärdas. Skriva medicinskt Utfärdandet av det et innebär att hälso- och sjukvårdspersonal beskriver hur hälsoproblemet förhindrar patientens möjlighet att arbeta. Uppgifter om hälsotillstånd Sid 6/22
Signera medicinskt Behov av att medicinskt går direkt till FK? Inhämta samtycke att skicka till FK Skicka medicinskt till FK Ansöka om ersättning hos FK Anställd? Det et är att betraktas som en journalhandling så när det är färdigställt måste det signeras av ansvarig intygsutfärdare. I samband med signeringen skickas också det et till Intygstjänsten. I vissa fall kan det bli nödvändigt att det medicinska et det et direkt med Försäkringskassan. Det kan exempelvis röra patienter som själva är oförmögna att sköta kontakten med Försäkringskassan eller patienter som inte har tillgång till Internet. Hälso- och sjukvården måste ha patientens samtycke för att få skicka ett medicinskt direkt till Försäkringskassan. Samtycket måste dokumenteras. Notera att det inte är nödvändigt att samtycket lagras i journalsystemet. Hälso- och sjukvården skickar det medicinska et till Försäkringskassan. Patienten ansöker om sjukpenning hos Försäkringskassan. Om patienten är anställd kan den dela det medicinska et med sin arbetsgivare för att stödja rätt till sjukskrivning. Medicinskt Samtycke Skicka medicinskt Ansökan Sid 7/22
Dela medicinskt med arbetsgivare Patienten tillgängliggör det et för sin arbetsgivare. Det finns ännu inget stöd för patienten att dela det et med sin arbetsgivare direkt via Mina intyg. Dela medicinskt Ta emot medicinskt Arbetsgivaren tar emot det et. Behov av ersättning från FK? Om patienten önskar ersättning från Försäkringskassan behöver en ansökning om sjukpenning göras. Om patienten har en arbetsgivare sker detta dag 15, i andra fall dag två. Återgå till arbetet När hälsotillståndet förbättrats återgår patienten till arbetet. Ansöka om ersättning hos FK Patienten ansöker om sjukpenning hos Försäkringskassan. Ansökan Skicka medicinskt till FK Patienten skickar det et till Försäkringskassan via Mina intyg. Observera att det också är möjligt att skicka det et till Försäkringskassan innan ansökan om ersättning görs. Skicka medicinskt Ta emot ansökan och medicinskt Försäkringskassan tar emot ansökningen om sjukpenning och det et. Medicinskt Ansökan Medicinskt Sid 8/22
Handlägga ärende Behov av komplettering? När en ansökan kommit in påbörjar Försäkringskassan sin handläggning och går igenom det medicinska et som styrker sjukskrivningen. För att kunna fatta beslut i ärendet behöver Försäkringskassan ha tillräckliga svar på frågorna i det et. Medicinskt Se FK AF3 Avsluta handläggning Om Försäkringskassan inte kan ta ställning till rätt till sjukpenning utifrån det et kan de begära en komplettering. Se arbetsflöde FK AF3 i detta dokument. Om et är tillräckligt kan Försäkringskassan fatta beslut och avsluta handläggningen. Informationsmängder Namn/beteckning Beskrivning Uppgifter om hälsotillstånd Vid vårdkontakten dokumenterar hälso- och sjukvårdspersonalen väsentliga uppgifter om patientens hälsotillstånd. Medicinskt Samtycke Den fullständiga informationsmängd som utgör det et. Patientens samtycke till att det et delas elektroniskt med Försäkringskassan. Sid 9/22
Skicka medicinskt Ansökan Information om medicinskt som ska skickas och uppgifter om avsändaren av det et. Handling som beskriver att en patient önskar ersättning från Försäkringskassan. Informationslager Namn/beteckning Vårdsystem Intygstjänsten Försäkringskassans system Beskrivning Består av exempelvis: Journalsystem, inte specifikt inriktat på sjukskrivning, håller bred information t.ex. anamnes och status. Sjukskrivningsvy, dvs. en modul eller vy för specifika sjukskrivningsfrågor, t.ex. Webcert. Tjänst där alla lagras och från vilken patienten själv kan nå sina. Består av de olika system som behövs för att hantera inkomna ansökningar och fatta beslut hos Försäkringskassan. Exempelvis ärendehanteringssystem. Sid 10/22
3. FK AF2 - Skapa medicinskt vid behov av ersättning från Försäkringskassan Detta flöde beskriver hur en invånare tar kontakt med hälso- och sjukvården och har behov av ett medicinskt för att ansöka om ersättning från Försäkringskassan. Flödet utelämnar de detaljer som är specifika för när invånaren har behov av sjuklön och/eller sjukpenning (dessa beskrivs istället i FK AF1). Sid 11/22
Roller Namn/beteckning Patient Hälso- och sjukvårdspersonal Ansvarig intygsutfärdare Handläggare på Försäkringskassan Beskrivning Person som är i behov av hälso- och sjukvård och medicinskt till Försäkringskassan. I många situationer kan patienten också ha andra roller/namn såsom invånare, arbetstagare, kund och den försäkrade men för att hålla det enhetligt används endast patient här. Hälso- och sjukvårdspersonal som interagerar med patienten och medverkar i arbete med att bedöma patientens tillstånd och ta fram. Den person som signerar ett intyg. Ansvarig intygsutfärdare är hälso- och sjukvårdspersonal med behörighet att signera intyg. Person på Försäkringskassan som tar emot och handlägger ärenden gällande utbetalning av ersättning. Arbetssteg Namn/Beteckning Beskrivning Information som skapas Information som används Känna oro för/uppfatta symptom på sjukdom Kontakta hälso- och sjukvården Det som initierar flödet är att patienten uppfattar sig ha ett hälsotillstånd som förhindrar arbete alternativt arbetssökande. Patienten tar kontakt med hälso- och sjukvården, antingen för att få hjälp att behandla hälsotillståndet eller specifikt för att få ett medicinskt till Försäkringskassan. Sid 12/22
Genomföra kontakt Vid en kontakt genomförs aktiviteter för att ta reda på och försöka åtgärda patientens hälsoproblem. Bedöma tillstånd Hälso- och sjukvårdspersonal gör en bedömning av patientens hälsotillstånd. Uppgifter om hälsotillstånd Begära medicinskt För att ha rätt att vara sjukskriven mer än sju dagar behövs ett medicinskt som kan begäras i samband med kontakten. Bestämma typ av medicinskt För att få upp rätt uppsättning med frågor till det et anger läkaren först vilket syftet är med att utfärda det et. Utfärda medicinskt Utfärdandet av det et innebär att hälso- och sjukvårdspersonal beskriver hur hälsoproblemet förhindrar patientens möjlighet att arbeta. Uppgifter om hälsotillstånd Signera medicinskt Det et är att betraktas som en journalhandling så när det är färdigställt måste det signeras av ansvarig intygsutfärdare. I samband med signeringen skickas också det et till Intygstjänsten. Medicinskt Behov av att medicinskt går direkt till FK? I vissa fall kan det bli nödvändigt att dela det et direkt med Försäkringskassan. Det kan exempelvis röra patienter som själva är oförmögna att sköta kontakten med Försäkringskassan Sid 13/22
eller patienter som inte har tillgång till Internet. Inhämta samtycke att skicka till FK Hälso- och sjukvården måste ha patientens samtycke för att få skicka ett medicinskt direkt till Försäkringskassan. Samtycket måste dokumenteras. Notera att det inte är nödvändigt att samtycket lagras i journalsystemet. Samtycke Skicka medicinskt till FK Hälso- och sjukvården skickar det medicinska et till Försäkringskassan. Skicka medicinskt Ansöka om ersättning hos FK Patienten ansöker om ersättning hos Försäkringskassan. Ansökan Skicka medicinskt till FK Patienten skickar det et till Försäkringskassan via Mina intyg. Observera att det också är möjligt att skicka det et till Försäkringskassan innan ansökan om ersättning görs. Skicka medicinskt Ta emot ansökan och medicinskt Försäkringskassan tar emot ansökningen om ersättning och det et. Medicinskt Ansökan Medicinskt Handlägga ärendet När en ansökan kommit in påbörjar Försäkringskassan sin handläggning och går igenom det medicinska et som styrker sjukskrivningen. Medicinskt Behov av komplettering? För att kunna fatta beslut i ärendet behöver Försäkringskassan ha tillräckliga svar på frågorna i det et. Sid 14/22
Se FK AF3 Avsluta handläggning Om Försäkringskassan inte kan ta ställning till rätt till sjukpenning utifrån det et kan de begära en komplettering. Se arbetsflöde FK AF3 i detta dokument. Om et är tillräckligt kan Försäkringskassan fatta beslut och avsluta handläggningen. Informationsmängder Namn/beteckning Uppgifter om hälsotillstånd Medicinskt Samtycke Skicka medicinskt Ansökan Beskrivning Vid vårdkontakten dokumenterar hälso- och sjukvårdspersonalen väsentliga uppgifter om patientens hälsotillstånd. Den fullständiga informationsmängd som utgör det et. Patientens samtycke till att det et delas elektroniskt med Försäkringskassan. Information om det et som ska skickas och uppgifter om avsändaren av det et. Handling som beskriver att en patient önskar ersättning från Försäkringskassan. Informationslager Namn/beteckning Vårdsystem Beskrivning Består av exempelvis: Journalsystem, inte specifikt inriktat på sjukskrivning, håller bred information t.ex. anamnes och status. Sid 15/22
Intygstjänsten Försäkringskassans system Sjukskrivningsvy, dvs. en modul eller vy för specifika sjukskrivningsfrågor, t.ex. Webcert. Tjänst där alla intyg lagras och från vilken patienten själv kan nå sina intyg. Består av de olika system som behövs för att hantera inkomna ansökningar och fatta beslut hos Försäkringskassan. Exempelvis ärendehanteringssystem. Sid 16/22
4. FK AF3 - Hantera begäran om komplettering av medicinskt Detta arbetsflöde beskriver en begäran om komplettering av initierad av Försäkringskassan. En komplettering behövs när ett medicinskt inte innehåller tillräcklig information för att Försäkringskassans handläggare ska kunna fatta beslut. En begäran om komplettering från Försäkringskassan kommuniceras i form av ett administrativt meddelande (se AF4 i dokumentet Informationsspecifikation Intygshantering 2.0) med ämne Komplettering. Sid 17/22
Roller Namn/beteckning Hälso- och sjukvårdspersonal Ansvarig intygsutfärdare Handläggare på Försäkringskassan Beskrivning Hälso- och sjukvårdspersonal som interagerar med patienten och medverkar i arbete med att bedöma patientens tillstånd och ta fram. Den person som signerar ett intyg. Ansvarig intygsutfärdare är hälso- och sjukvårdspersonal med behörighet att signera intyg. Person på Försäkringskassan som tar emot och handlägger ärenden gällande utbetalning av ersättning. Arbetssteg Namn/Beteckning Beskrivning Information som skapas Information som används Behov av komplettering Skapa begäran om komplettering Det som triggar igång detta arbetsflöde är att Försäkringskassan har ett behov av komplettering för att ett medicinskt för att kunna användas i handläggningen av ett ärende. Handläggare på Försäkringskassan markerar vilken eller vilka frågor som besvarats otillräckligt och anger med en fritext per fråga vad det är som behöver kompletteras. Handläggaren kan också skriva ett fritextmeddelande som rör hela det et. Info om komplettering Sid 18/22
Skicka begäran om komplettering Handläggare på Försäkringskassan skickar begäran om komplettering till den enhet som utfärdat det medicinska et. Begäran om komplettering Ta emot begäran Kan komplettera? Skicka ett administrativt meddelande Ta emot administrativt meddelande Hantera enligt fastställda rutiner Tillföra mer information till berörda frågor Begäran tas emot av hälso- och sjukvårdspersonal på enheten som fördelar den till rätt person (oftast den ansvariga intygsutfärdaren). När begäran nått rätt person på enheten tar personen ställning till om det är möjligt att komplettera det et med den information som Försäkringskassan efterfrågar. Om det inte är möjligt skickas ett administrativt meddelande (se AF4 i dokumentet Informationsspecifikation Intygshantering 2.0) som påtalar detta. Handläggaren på Försäkringskassan tar emot meddelandet om att komplettering inte kan göras av enheten. Handläggaren på Försäkringskassan hanterar ärendet enligt fastställda rutiner. Hälso- och sjukvårdspersonal kompletterar en kopia av det tidigare inskickade et med mer detaljerad eller förtydligad information som Begäran om komplettering Medicinskt, Uppgifter om hälsotillstånd Sid 19/22
Signera medicinskt Offentlig vårdgivare? Försäkringskassan behöver. Svar på komplettering ska alltid ges i form av ett nytt medicinskt. De kompletterade svaren utgör ett nytt medicinskt tillsammans med de tidigare svaren som inte kompletterats. Ett medicinskt är att betraktas som en journalhandling så när det är färdigställt måste det signeras. Det et måste signeras av ansvarig intygsutfärdare. I samband med signeringen skickas också det et, tillsammans med information om vilket medicinskt som det et kompletterar, till Intygstjänsten. Offentliga och privata vårdgivare lyder under delvis olika lagstiftning. Det innebär att en privat vårdgivare måste inhämta samtycke för att kunna besvara en begäran om komplettering medan en offentlig vårdgivare inte behöver patientens samtycke om informationen som tillförs det et är baseras på medicinsk information som fanns tillgänglig sedan tidigare. Om det däremot var ny medicinsk information som hämtades in från patienten krävs samtycke även från en offentlig vårdgivare. Medicinskt Sid 20/22
Inhämta samtycke Den privata vårdgivaren måste inhämta och dokumentera patientens samtycke för att kunna svara på Försäkringskassans begäran. Samtycke Skicka medicinskt till FK Ta emot medicinskt Handlägga ärende Avsluta handläggning Det et skickas till Försäkringskassan. Skicka medicinskt Försäkringskassan tar emot det et. Medicinskt Medicinskt När det et har mottagits kan handläggaren gå vidare med handläggning av ärendet. Om et är tillräckligt kan Försäkringskassan fatta beslut och avsluta handläggningen. Medicinskt Informationsmängder Namn/beteckning Beskrivning Info om komplettering Begäran om komplettering Medicinskt Uppgifter om hälsotillstånd Information hos Försäkringskassan om att ett förtydligande behöver ske. Begäran från Försäkringskassan till hälso- och sjukvården om att en komplettering behövs samt information om vad som behöver kompletteras. Den fullständiga informationsmängd som utgör det et. Vid vårdkontakten dokumenterar hälso- och sjukvårdspersonalen väsentliga uppgifter om patientens hälsotillstånd. Sid 21/22
Samtycke Skicka medicinskt Patientens samtycke till att det et skickas elektroniskt till Försäkringskassan. Information om det et som ska skickas och uppgifter om avsändaren av et. Informationslager Namn/beteckning Vårdsystem Intygstjänsten Försäkringskassans system Beskrivning Består av exempelvis: Journalsystem, inte specifikt inriktat på sjukskrivning, håller bred information t.ex. anamnes och status. Sjukskrivningsvy, dvs. en modul eller vy för specifika sjukskrivningsfrågor, t.ex. Webcert. Tjänst där alla intyg lagras och från vilken patienten själv kan nå sina intyg. Består av de olika system som behövs för att hantera inkomna ansökningar och fatta beslut hos Försäkringskassan. Exempelvis ärendehanteringssystem. Sid 22/22