Styrelsen - PROTOKOLL 82-96/2018 2018-11-08 Protokoll fört vid sammanträde med universitetsstyrelsen Innehållsförteckning 82/18 Sammanträdets öppnande... 2 83/18 Utseende av justeringsperson... 2 84/18 Fastställande av föredragningslistan... 2 85/18 Protokoll från föregående möte... 3 86/18 Uppdrag och anslagsfördelning för år 2019... 3 87/18 Verksamheten vid universitetsdjursjukhuset... 4 88/18 Rekrytering av rektor - arbetsläget... 5 89/18 Internrevisionens rapport Inköps- och upphandlingsprocessen... 6 90/18 Omvärldsanalys indikatorapport... 6 91/18 Information från rektor och prorektor... 7 92/18 Information från Sluss... 8 93/18 Skrivelser till styrelsen samt ordförandebeslut... 8 94/18 Uppdrag från styrelsen... 8 95/18 Kommande sammanträden... 8 96/18 Sammanträdets avslutande... 9 Tid och plats Tisdagen den 8 november 2018 i Stora sessionssalen, slottet i Alnarp. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Brennerfelt, Rolf Generaldirektör, ordförande Hela mötet Andersson, Stina Förste rådgivare i Sluss Hela mötet Bengtsson, Jan Professor Hela mötet Carlsten, Johan Fd vicerektor vid CTH Hela mötet Ersson, Alice Ordförande i Sluss Hela mötet Högberg, Peter Rektor Ej 88 Karlsson, Maria Doktorand Hela mötet Khorsand, Maria VD Hela mötet Löfgren, Susanna Länsråd Hela mötet Norrfalk, Maria F. landshövding, v. ordf. Hela mötet Persson, Bengt Lantbrukare Hela mötet Sarlöv-Herlin, Ingrid Professor Hela mötet Spong, Göran Universitetslektor Hela mötet Wasteson, Yngvild Professor NMBU Hela mötet
Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Andersson, Roger Personalföreträdare ST Hela mötet Arons, Sara Kommunikationschef Ej 88 Ericsson, Henrik Universitetsdjursjukhuschef 87 Holmgren, Karin Prorektor Ej 88 Ingesson, Olof Analytiker 90 Johansson, Maj-Britt Professor, senior adviser 87 Kangro, Andrus Personalföreträdare Saco Hela mötet Lindh, Sune Akademisekreterare Ej 88 Melkersson, Martin Universitetsdirektör Ej 88 Ousbäck, Lena Planeringschef 86-87, 90 Sundkvist Johansson, Lisbeth Internrevisor Ej 88 Thorell, Lasse Chefscontroller 86-87 Ögger, Joakim Controller 86-87 Förhindrade Namn Astorsdotter, Inga Danielsen, Kristin Lundqvist, Lars Titel Internrevisionschef Internationell direktör Personalföreträdare Saco 82/18 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsade deltatagarna välkomna till dagens sammanträde. att förklara sammanträdet öppnat. 83/18 Utseende av justeringsperson att utse Maria Karlsson till att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 84/18 Fastställande av föredragningslistan att fastställa förslaget till föredragningslista. 2/9
85/18 Protokoll från föregående möte 1. Protokoll från sammanträdet den 25 september 2018 (per capsulam) 2. Protokoll från sammanträdet den 27 september 2018. att lägga protokollen från den 25 september och den 27 september 2018 till handlingarna. 86/18 Uppdrag och anslagsfördelning för år 2019 1. Föredragnings-PM: Anslagsfördelning och uppdrag för 2019. 2. Rektors förslag till beslut om anslagsfördelning och uppdrag samt budgetinstruktion för 2019. Martin Melkersson 2018.1.1.1-3836 3. Promemorian strategisk riskanalys vid SLU 2018, upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning, SLU ua.2018.1.1.1-3331. Styrelsen ska årligen fördela anslaget dels mellan SLU:s tre redovisningsområden, dels till de fyra fakulteterna samt avgöra hur stora avsättningar som ska göras till vissa gemensamma ändamål. Det är vidare styrelsens uppgift att besluta om uppdrag till fakulteterna. Samtidigt fastställer styrelsen den budgetinstruktion som rektor har att följa när budgeten ska fastställas. Regeringen tilldelar SLU ett statsanslag på 1 954 mnkr för år 2019 (2018: 1 912 mnkr), där pris- och löneomräkningen är 0,92 procent. Det är en ökning med 42 mnkr (2,2 procent) jämfört med föregående år. Av ökningen på 42 mnkr är 10 mnkr öronmärkta satsningar från regeringen och 32 mnkr är medel som SLU fritt kan disponera. De fria medlen består av medel från den forskningspropositionen på 14 mnkr 3/9
samt en pris- och löneomräkning på 18 mnkr. De öronmärkta satsningarna består av den tidigare beslutade ökningen av regeringens uppdrag att inrätta ett kompetenscentrum för växtförädling (Grogrund) 10 mnkr. Styrelsens beslut avviker från det utsända förslaget vad avser användningen av de medel som genereras av den s.k. kapitalavgiften. Till följd av den oklara parlamentariska situationen är det osäkert vilket förslag till statsbudget som riksdagen kommer att ta ställning till. Vid sammanträdet i december kan det därför finnas anledning för styrelsen att revidera beslutet om anslagsfördelning för år 2019. att fastställa anslagsfördelning och uppdrag för 2019 enligt bilaga 1 1 till detta beslut, att fastställa budgetinstruktion för 2019 enligt bilaga 2 till detta beslut, att uppdra åt rektor att till sammanträdet den 17 december återkomma med ett förslag till anslagsfördelning och uppdrag som beaktar vad som framgår av den budgetproposition som presenteras den 15 november samt riksdagens beslut med anledning av denna, samt att uppdra åt rektor att besluta om eventuella anpassningar till budgetpropositionen för 2019 och SLU:s regleringsbrev. 87/18 Verksamheten vid universitetsdjursjukhuset 1. 2014 års affärsplan för universitetsdjursjukhuset, UDS. 2. Verksamhetsplan för åren 2018-2020. Henrik Ericsson - Styrelsen har följt utvecklingen vid UDS under en längre tid och tog vid sammanträdet den 27 september 1 Bilagorna 1 och 2 har inte bifogats detta protokoll. 4/9
del av en Ekonomisk uppföljning och prognos efter kvartal 2/2018. Av det dokumentet framgår bl.a. att UDS inklusive den ambulatoriska kliniken har ett negativt kapital på -37 mnkr, vilket motsvarar -16 procent av omsättningen. Resultatet för halvåret är -6 mnkr. Prognosen för helåret är -8,7 mnkr, att jämföra med det budgeterade nollresultatet. Den främsta orsaken till avvikelsen mot budget är att djursjukvårdsintäkterna är lägre och personal- och driftkostnaderna högre. Styrelsen konstaterade i september att den ekonomiska utvecklingen på UDS är fortsatt negativ och inger oro. Styrelsen önskade därför att universitetsdjursjukhusdirektören i november redogör för styrelsen hur verksamheten utvecklas i förhållande till verksamhets- och affärsplan. Av redogörelsen framgick bl.a. att det är komplext att bedriva kommersiell verksamhet i en icke-kommersiell miljö. Smådjursmarknaden domineras av två stora aktörer som aktivt försöker rekrytera kvalificerad personal från UDS. Hästdjursjukvården är mer fragmentiserad. Under år 2018 har flera tecken på en förbättrad situation vid UDS iakttagits, bl.a. så har antalet smådjurpatienter ökat, renoverade lokaler och nya chefer på olika nivåer har lett till bättre stämning samt nöjdare personal och djurägare. Detta inger, trots ett förväntat negativt resultat år 2018, viss tillförsikt inför framtiden. Den av rektor utsedda processledaren för UDS, senior adviser Maj-Britt Johansson, redogjorde därefter för sin bedömning av utvecklingen. 88/18 Rekrytering av rektor - arbetsläget 1. Styrelsens beslut den 14-15 juni 2018 Process för rekrytering av rektor. 2. Rekryteringsgruppens sammansättning. 3. Hörandeförsamlingens sammansättning. 2018.1.1.1-1124 Styrelsens ordförande redogjorde för utvecklingen sedan sammanträdet i september. De två återstående kandidaterna är kallade till en hearing med 5/9
hörandeförsamlingen den 12 november. Rekryteringsgruppen fattar därefter beslut om vilken rekommendation den ska lämna till styrelsen. Tidsplanen har goda förutsättningar att hålla, dvs. styrelsen beslutar den 17 december om förslag till regeringen. Styrelsen avser att bjuda in den eller de aktuella kandidaterna till detta sammanträde. 89/18 Internrevisionens rapport Inköps- och upphandlingsprocessen 1. Förslag till beslut om fastställande av revisionsrapport Inköps- och upphandlingsprocessen. 2. Åtgärdsplan med anledning av internrevisionens rapport Inköps- och upphandlingsprocessen. Martin Melkersson ua. 2018.1.1.2-708 Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanen för 2018 granskat SLU:s inköps- och upphandlingsprocess. Internrevisionens sammanfattande bedömning är att det finns brister inom inköp och upphandling som riskerar att påverka effektivitet, ändamålsenlighet och regelefterlevnad. Med anledning av detta rekommenderar internrevisionen ett antal åtgärder. att fastställa internrevisionens rapport Inköps- och upphandlingsprocessen, samt att fastställa rektors åtgärdsplan med anledning av rapporten. 90/18 Omvärldsanalys indikatorapport 1. Promemorian Omvärldsanalys indikatorrapport 2018, upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning och daterad den 26 oktober 2018. 2. Promemorian Aktuella frågor i universitets- och högskolesektorn, upprättad inom Martin Melkersson 2018.1.1.3830 6/9
universitetsadministrationens planeringsavdelning och daterad den 8 november 2018, samma ID. Som en allmän bakgrund till styrelsens ställningstaganden i olika avseenden presenteras vid lämpliga tillfällen material som ger jämförelser mellan olika lärosäten i landet och en översikt över aktuella frågor inom högskolesektorn. Det uttryckets önskemål om en djupare analys och att återkomma till ärendet vid ett senare tillfälle. 91/18 Information från rektor och prorektor 1. Meddelanden från rektor och prorektor. 2. Utdrag från rektorsbloggen. 3. Rektors beslut 163 183 år 2018. Peter Högberg, Karin Holmgren 4. Regeringens beslut den 30 augusti 2018 Förlängning av möjlighet för visa lärosäten att upplåta lägenheter för bostadsändamål, SLU ua. 2018.3.9-3268. 5. Styrelsens beslut den 28 april 2017 med uppdrag åt rektor att ansöka om värdskapet för den XXVI IUFRO World IUFRO Congress som genomförs år 2024, SLU ua 2017.2.6-1686. 6. SLU:s ansökan den 11 maj 2017 med erbjudande att vara värd för den XXVI IUFRO World IUFRO Congress 2024, SLU ua. 2017.2.6-1345. 7. Överenskommelse mellan IUFRO och SLU:s rektor att vara värd för 2024 års världskongress, SLU ua. 2018.2.6-2919. 8. Ekonomisk uppföljning efter kvartal 3 år 2018. SLU ID ua. 2018.1.1.1-1590. Rektor och prorektor informerade om aktuella frågor inom universitetet. 7/9
Det uttryckets önskemål om en presentation av förberedelserna inför konferensen IUFRO 2024. 92/18 Information från Sluss Rapport från Sluss till styrelsen den 8 november 2018. Ordförande för Sluss informerade om aktuella frågor inom kårerna. Alice Ersson 93/18 Skrivelser till styrelsen samt ordförandebeslut Sedan föregående möte har inga ordförandebeslut fattats och det har inte inkommit någon skrivelse till styrelsen. - 94/18 Uppdrag från styrelsen Förteckning över uppdrag från styrelsen daterad den 30 oktober 2018. Styrelsen har lämnat ett antal uppdrag till rektor som ska utföras inom en viss tidsram. 95/18 Kommande sammanträden Styrelsen har tidigare beslutat att sammanträda den 17 december 2018 i Uppsala, den 20 februari 2019 i Uppsala, den 26 april 2019 i Uppsala, den 18-19 juni 2019 internat i Uppsalatrakten, den 26 september 2019 i Umeå, den 7 november 2019 i Alnarp, den 17 december 2019 i Uppsala samt den 20 februari 2020 i Uppsala. 8/9
96/18 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade deltagarna för visat intresse. att förklara sammanträdet avslutat. Vid protokollet: Sekreterare Justeras: Ordförande Maria Karlsson Justeringsperson 9/9