Protokoll fört vid sammanträde med universitetsstyrelsen

Transkript

1 Styrelsen - PROTOKOLL 1-21/ Protokoll fört vid sammanträde med universitetsstyrelsen Innehållsförteckning 1/19 Sammanträdets öppnande /19 Utseende av justeringsperson /19 Fastställande av föredragningslistan /19 Protokoll från föregående möte /19 Strategisk riskanalys (intern styrning och kontroll) /19 Ekonomisk uppföljning och prognos samt budget för år /19 Årsredovisning för år /19 Budgetunderlag /19 Regleringsbrev för år /19 Styrelsens delegationsordning /19 Internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet /19 Internrevisionens rapport Jämställdhet och lika villkor /19 Internrevisionens årsrapport /19 Utbildningsfrågor /19 Insatser för att fördubbla antalet studenter vid SLU /19 Information från rektor och prorektor /19 Information från Sluss /19 Skrivelser till styrelsen samt ordförandebeslut /19 Uppdrag från styrelsen /19 Kommande sammanträden /19 Sammanträdets avslutande Tid och plats Onsdagen den 20 februari 2019 i Ultunarummet, Ulls hus i Uppsala Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Brennerfelt, Rolf Generaldirektör, ordförande Hela mötet Andersson, Stina Förste rådgivare i Sluss Hela mötet Bengtsson, Jan Professor Hela mötet Carlsten, Johan Fd vicerektor vid CTH Hela mötet Danielsen, Kristin Internationell direktör Hela mötet Ersson, Alice Ordförande i Sluss Hela mötet

2 Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Holmgren, Karin Rektor Hela mötet Johansson, Todd Doktorand Hela mötet Khorsand, Maria VD Hela mötet Löfgren, Susanna Länsråd Hela mötet Norrfalk, Maria F. landshövding, v. ordf. Hela mötet Persson, Bengt Lantbrukare Hela mötet Sarlöv-Herlin, Ingrid Professor 5-21 Spong, Göran Universitetslektor Hela mötet Wasteson, Yngvild Professor NMBU Hela mötet Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Andersson, Roger Personalföreträdare ST Hela mötet Arons, Sara Kommunikationschef Hela mötet Cervin-Hedström, Åsa tf ekonomichef 1 7 Fahlbeck, Erik Prorektor Hela mötet Julin, Kristina Avdelningsdirektör 8 Lindh, Sune Akademisekreterare Hela mötet Lundqvist, Lars Personalföreträdare Saco 5 21 Melkersson, Martin Universitetsdirektör Hela mötet Ousbäck, Lena Planeringschef 1 9 Skargren, Maria Internrevisor 12 Spånning-Westerlund, Patrik Arkivarie Hela mötet Sundkvist-Johansson, Lisbeth Internrevisor Hela mötet Thorell, Lasse Chefscontroller 1 9 Torén, Johan Utbildningshandläggare Wikmark-Carlsson, Birgitta Bitr. universitetsdirektör 11 Ögger, Joakim Controller 6 7 Förhindrad Namn Astorsdotter, Inga Titel Internrevisionschef 2/14

3 1/19 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsade deltagarna välkomna till dagens sammanträde och vände sig särskilt till Erik Fahlbeck som är vikarierande prorektor, doktoranden Todd Johansson som är ny ledamot utsedd av Sluss samt till Patrik Spånning Westerlund som är ny biträdande sekreterare i styrelsen. Rolf Brennerfelt att förklara sammanträdet öppnat. 2/19 Utseende av justeringsperson att utse Susanna Löfgren till att jämte ordföranden justera dagens protokoll. Sune Lindh 3/19 Fastställande av föredragningslistan att fastställa förslaget till föredragningslista. Rolf Brennerfelt 4/19 Protokoll från föregående möte Handling Protokoll från sammanträdet den 17 december Sune Lindh att lägga protokollet från den 17 december 2018 till handlingarna. 5/19 Strategisk riskanalys (intern styrning och kontroll) Handling Promemorian Strategisk riskanalys (intern styrning och kontroll) vid SLU 2018, daterad och upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning. Martin Melkersson SLU ID: SLU. ua /14

4 Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen (2007:515). Som underlag för styrelsens ställningstagande till om SLU har en betryggande intern styrning och kontroll, för beslut i samband med årsredovisningen för 2018, redogörs i promemorian för - arbete med intern styrning och kontroll vid SLU intern styrning och kontroll vid SLU beslut och metoder samt - regelverk för intern styrning och kontroll. Riskerna samt tänkbara åtgärder för att hantera dem återfinns i promemorian. 6/19 Ekonomisk uppföljning och prognos samt budget för år Ekonomisk uppföljning efter kvartal 4/2018 samt prognos för den ekonomiska utvecklingen. 2. Rektors beslut den 5 februari 2019 med budget för SLU år 2019, SLU ID ua Martin Melkersson SLU ID: SLU. ua Styrelsens beslut den 8 november 2018 med Budgetinstruktion för 2019, ID:SLU ua Promemorian Uppföljning - låneram 2019, upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning och daterad den 20 februari 2019, SLU ID ua Av promemorian framgår bl.a. att SLU:s resultat efter fjärde kvartalet 2018 är -54 mnkr, med ett utgående kapital på 501 mnkr vilket motsvarar 14 procent av omsättningen mätt i intäkter. Prognosen för 2019 visar -50 mnkr och ett utgående kapital på 451 mnkr, vilket motsvarar 12 procent av omsättningen. Personalvolymen har ökat med 5 procent jämfört med samma period föregående år. Det är meriteringsanställningar som ökat mest. Universitetsdjursjukhuset (UDS) visar 4/14

5 ett negativt resultat på -18,5 mnkr. Underskottet är betydligt större än vad som prognostiserades vid halvårsbokslutet (-7 mnkr). Det ackumulerade kapitalet uppgår nu till - 49 mnkr. SLU klarar inte uppdraget inom grundutbildningen och samtliga programnämnder har fått återbetala statsanslag till SLU centralt. 23 institutioner har ett kapital överstigande 10 procent av omsättningen. Sammantaget innebär det att en kapitalavgift på nära 15 mnkr kommer överföras från institutioner till SLU centralt. 7/19 Årsredovisning för år Sammanfattning av årsredovisningen för år Förslag till årsredovisning för budgetåret Gammelkroppa skogsskolas redovisning av verksamhet och kostnader, SLU ID: ua Promemoria upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning och daterad den 20 februari Martin Melkersson SLU ID: SLU. ua Tillsynsrapport från utbildningsanordnare för hovslagarutbildning, SLU ID: ua Studenternas årsredovisning för år 2018, SLU ua SLU ska i likhet med övriga statliga myndigheter lämna en årsredovisning till regeringen över det gångna budgetåret senast den 22 februari varje år. Innehållet i årsredovisningen styrs till stor del av det regelverk som anges i förordningen (2000: 605) om årsredovisning och budgetunderlag samt av de återrapporteringskrav som anges i regleringsbrevet för SLU. Även universitetets verksamhet i relation till uppsatta mål och strategier ska redovisas. Gammelkroppa skogsskola ska enligt regleringsbrevet för SLU redovisa sin verksamhet och kostnaderna för denna till universitetet. Utbildningsanordnare av hovslagarutbildning ska redovisa sin verksamhet och 5/14

6 kostnaderna för denna till SLU. Dessa båda redovisningar ska bifogas årsredovisningen. att fastställa årsredovisning för budgetåret 2018 och att inge denna till regeringen, samt att förklara detta beslut för omedelbart justerat. 8/19 Budgetunderlag Handling Förslag till budgetunderlag Ärendet Enligt förordning (2000:2006) om årsredovisning och budgetunderlag ska SLU senast den 1 mars varje år lämna ett budgetunderlag till regeringen. Inriktningen på budgetunderlaget för diskuterades i styrelsen den 17 december 2018, 102/18. Martin Melkersson SLU ID: SLU. ua De särskilda svårigheterna att i år få klarhet i vad statsbudgeten innebär för SLU under år 2019 medför även svårigheter att bedöma den framtida utvecklingen och behovet av resurser. att fastställa budgetunderlaget för åren och att inge detta till regeringen, samt att förklara beslutet för omedelbart justerat. 9/19 Regleringsbrev för år Regleringsbrev för SLU Promemorian Regleringsbrev SLU samt angränsande myndigheter, daterad den 5 februari 2019 och upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning, ID SLU ua Martin Melkersson SLU ID: SLU. ua /14

7 De statliga myndigheterna tilldelas anslag och uppdrag från regeringen via regleringsbrev. SLU tilldelas statsanslag huvudsakligen via det regleringsbrev som är direkt ställt till myndigheten, men även via flera andra myndigheter. Det totala anslaget via eget regleringsbrev uppgår till kr för år Pris- och löneomräkningen uppgår till 0, 92 %. Till följd av det parlamentariska läge som rått i Sverige sedan valet i september 2018 och de därmed sammanhängande oklarheterna i den ekonomiska politiken, är det svårt att bedöma vilken påverkan de fattade besluten får. Förändringar har aviserats i vårändringsbudgeten som presenterats i april. 10/19 Styrelsens delegationsordning Förslag till Organisation och ansvarsfördelning avseende styrelsen för SLU och organ som är direkt underställda denna, styrelsens delegationsordning 2019 års upplaga. Sune Lindh SLU ID: SLU. ua Styrelsen beslutade den 19 februari 2018, 12/18 SLU ID , om en delvis ny lydelse av styrelsens delegationsordning års förändringar av beslutsnivåerna vad avser styrelse- respektive rektorsbeslut vid investeringar var inte helt konsekventa. en om förvärv respektive avyttring av fast egendom bör följa samma beloppsgränser som projektering och ev. genomförande av byggprojekt och med samma informationsskyldighet till styrelsen före ett beslut där köpesumman överstiger 10 miljoner kr. Rektor bör även få fatta beslut om in- och uthyrning men ha en skyldighet att informera styrelsen när avtalstiden överstiger 10 år. Det finns inte längre några anställda som har titeln forskarassistent, viket motiverar att titeln tas bort från 7/14

8 uppräkningen av dem som gör att en anställd ingår i en fakultets valförsamling. att Organisation och ansvarsfördelning avseende styrelsen för SLU och organ som är direkt underställda denna, styrelsens delegationsordning ska med verkan från den 1 mars 2019 ha den lydelse som anges i bilagan till detta beslut, att med verkan från den 1 mars 2019 upphäva styrelsens beslut av den 19 februari 2018, 12/18 SLU ua med Organisation och ansvarsfördelning avseende styrelsen för SLU och organ som är direkt underställda denna, styrelsens delegationsordning, samt att förklara beslutet för omedelbart justerat. 11/19 Internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet 1. Förslag till beslut om fastställande av revisionsrapport och åtgärdsplan, 2. Internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet, samma ID. 3. Åtgärdsplan med anledning av internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet, samma ID. Birgitta Wikmark Carlsson SLU ID: SLU. ua Styrelsen behandlade den 27 september 2018, 70/18, internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet. Rektor har sedan dess låtit utarbeta en åtgärdsplan med anledning av rapporten. Internrevisionens sammanfattande bedömning är att det finns behov av att definiera, utveckla och stödja säkerhet kopplat till laboratoriemiljön, i syfte att främja en effektiv organisation och stärka den interna styrningen och kontrollen. Med anledning av detta rekommenderar internrevisionen ett antal åtgärder. att fastställa internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet, samt 8/14

9 att fastställa rektors åtgärdsplan med anledning av rapporten. 12/19 Internrevisionens rapport Jämställdhet och lika villkor Handling Internrevisionens rapport Jämställdhet och lika villkor. Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanen för 2018 granskat området Jämställdhet och lika villkor. Syftet med granskningen var att bedöma om det arbete som bedrivs är tillräckligt för att minska ojämställdhet och främja lika villkorsarbetet inom SLU. Detta har gjorts genom att utvärdera om arbetet med jämställdhets- och mångfaldsfrågor bedrivs effektivt och ändamålsenligt avseende styrning, organisation och uppföljning. I granskningen har ett antal brister iakttagits och internrevisionen lämnar ett antal rekommendationer. Rapporten kommer att behandlas av styrelsen vid ett senare möte tillsammans med en åtgärdsplan. Maria Skargren SLU ID: SLU. ua /19 Internrevisionens årsrapport 2018 Handling Förslag till Årsrapport från internrevisionen verksamhetsåret 2018 med bilagan Uppföljning av beslutade åtgärder. Internrevisionen ska vid styrelsens första sammanträde varje år lämna en årsrapport över det arbete som utförts under det gångna året. I årsrapporten ingår även en återrapportering av i vilken utsträckning beslutade åtgärder vidtagits med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Lisbeth Sundkvist- Johansson SLU ID: SLU. ua att fastställa Årsrapport från internrevisionen verksamhetsåret /14

10 14/19 Utbildningsfrågor 1. Utbildningsnämndens beslut den 11 december 2018 Bedömning inom ramen för SLU:s kvalitetssäkringsarbete/forskarutbildning Utbildningsnämndens beslut den 11 december 2018 Bedömning inom ramen för SLUs kvalitetssäkringsarbete Kvalitetssäkring Grundutbildning. Karin Holmgren SLU ID ua Utbildningsnämnden genomför årligen ett kvalitetssäkringsarbete av universitetets utbildningar års bedömningar delges styrelsen som information. 15/19 Insatser för att fördubbla antalet studenter vid SLU 1. Utbildningsnämndens rapport Färdplan för fördubblat antal studenter - remissunderlag daterad den 21 december 2018, SLU ID ua Karin Holmgren SLU ID: SLU. ua Förslag till beslut Insatser för att fördubbla antalet studenter vid SLU. 3. Förhandlingsprotokoll fört vid information enligt MBL den 12 februari 2019, ID SLU ua Styrelsen har under flera år identifierat riskerna för universitetet och därvid funnit att risken för att SLU inte rekryterar tillräckligt många studenter är påtaglig. Utbildningsnämnden har därför tagit initiativ till åtgärder som ska bidra till att förverkliga en vision om att antalet studenter fördubblas från år 2017 till år Nämnden tog den 21 december 2018 ställning till en färdplan som förtecknar ett antal åtgärder som nu remissbehandlas internt. Styrelsen tar genom dagens beslut principiell ställning till det pågående arbetet med det s.k. fördubblingsprojektet så att 10/14

11 ansträngningarna får starkast möjliga legitimitet inom universitetet. att uppdra till rektor att, tillsammans med SLU:s utbildningsorganisation, genomföra ett utvecklingsprojekt för utbildningen med visionen att fördubbla antalet SLU-studenter på grundnivå och avancerad nivå till år 2027 i förhållande till antalet studenter år 2017, att de medel som anvisats utbildningsnämnden för ändamålet i anslagsfördelningen för 2019 får disponeras under perioden , samt att uppdra åt rektor att informera styrelsen om den fortsatta processen och dess resultat. 16/19 Information från rektor och prorektor 1. Meddelanden från rektor och prorektor. 2. Utdrag från rektorsbloggen. 3. Rektors beslut a) år 2018 samt b) 1-24 år Karin Holmgren SLU ID: SLU Regeringens beslut den 12 december 2018 Anställning som vikarierande rektor för Sveriges lantbruksuniversitet, SLU ID ua Brev från Näringsdepartementet den 17 januari 2019 med information om möjligheten för SLU att begära hos regeringen att universitetsstyrelsen från och med den 1 maj 2020 ska ha 11 i stället för 15 ledamöter, SLU ID ua Brev från Näringsdepartementet den 17 januari 2019 med inbjudan att föreslå nomineringspersoner vilka till regeringen ska lämna förslag på ledamöter i SLU:s styrelse från och med den 1 maj 2020, SLU ID ua Styr- och resursutredningens ( STRUT ) betänkande En långsiktig, samordnad och dialogbaserad styrning av högskolan, SOU 2019:6. 11/14

12 Rektor och prorektor informerade om aktuella frågor. Styrelsen avser inte att vidta några åtgärder i anledning av den möjlighet som lämnats att begära en reducering av antalet styrelseledamöter från 15 till 11. att uppdra åt rektor att arrangera en närmare presentation av Styr-och resursutredningens betänkande. 17/19 Information från Sluss Handling Rapport från Sluss till styrelsen den 20 februari Ordförande i Sluss informerade om aktuella frågor inom kårerna. Alice Ersson SLU ID: SLU. - 18/19 Skrivelser till styrelsen samt ordförandebeslut Handling Skrivelsen Klimatomställningen vid SLU från två anställda och en fd. anställd: universitetslektor Elin Röös, biträdande programchef Elin Wangel och professor em. Erik Westholm. Sune Lindh SLU ID: ua I skrivelsen uppmanas SLU att öka insatserna för att medverka till klimatomställningen. Rektor avser att inbjuda till ett positivt samtal i samband med att skrivelsen besvaras. att uppdra åt rektor att besvara skrivelsen. 12/14

13 19/19 Uppdrag från styrelsen Förteckning över uppdrag från styrelsen daterad den 11 februari Sune Lindh Styrelsen har lämnat ett antal uppdrag som ska utföras inom en viss tidsram. 20/19 Kommande sammanträden Styrelsen har tidigare beslutat att sammanträda den 26 april 2019 i Uppsala, den juni i Ultuna/ Krusenberg, den 26 september 2019 i Umeå, den 7 november 2019 i Alnarp, den 17 december 2019 i Uppsala samt den 20 februari 2020 i Uppsala. Sune Lindh Sedan föregående möte har det blivit känt att undersöknings- och forskningsfartyget Svea ska namnges vid en ceremoni i Lysekil den 19 juni. H.K.H. Kronprinsessan har tackat ja till att förrätta namngivningen och styrelsen kommer att bli inbjuden. att sammanträdet den 18 juni ska förläggas till Lysekil och att strategidiskussionen genomförs den 19 juni i en omfattning som är anpassad till invigningen av Svea. 21/19 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade deltagarna för visat intresse. att förklara sammanträdet avslutat. Rolf Brennerfelt 13/14

14 Vid protokollet: Sune Lindh Sekreterare Justeras: Rolf Brennerfelt Ordförande Susanna Löfgren Justeringsperson 14/14