Samverkan mellan kommun och landsting avseende vården av psykiskt funktionshindrade

Revisionsrapport* Uppföljning avseende granskning av Samverkan mellan kommun och landsting avseende vården av psykiskt funktionshindrade Bollnäs Kommun Februari 2007 Margaretha Larsson *connectedthinking

Innehållsförteckning Sammanfattning...3 1 Inledning...5 1.1 Bakgrund...5 1.2 Syfte...5 1.3 Revisionsfråga och avgränsning...5 1.4 Metod...6 2 Noteringar från tidigare granskning...6 2.1 Formella förutsättningar för samverkan...6 2.2 Samverkan - gruppnivå...6 2.3 Samverkan - individnivå...6 2.4 Resurser utbud och behov...7 2.5 Förbättringsområden...7 2.6 Förslag till åtgärd...7 3 Vad har hänt?...8 3.1 Formella förutsättningar för samverkan...8 3.2 Samverkan - gruppnivå...8 3.3 Samverkan - individnivå...9 3.4 Resurser utbud och behov...9 3.5 Förbättringsområden 2003 Vad har åtgärdats...10 4 Reflektion...10 5 Revisionell bedömning...11

Sammanfattning I december 2003 genomfördes en granskning av samverkan mellan Bollnäs kommun och Landstinget Gävleborg avseende vården av psykiskt funktionshindrade. I denna rapport redovisas en uppföljning av vad som skett sedan granskningen genomfördes. Uppföljningen avgränsas till att besvara följande revisionsfrågor Har det upprättats övergripande och lokala överenskommelser för samverkan? Är uppdraget för styrgruppen och övriga nivåer inom samverkansorganisationen tydligt formulerat? Har aktiviteter vidtagits för att utveckla samverkan på individnivå beträffande informationsöverföring och samordnade vårdplaneringar? Har det skett någon kompetensutveckling av personalen avseende dokumentation och vårdplanering/målsättningsplanering? Har inventering gjorts avseende befintliga behov och utbud av insatser? Har verksamheter utvecklats som kan ge den enskilde meningsfull sysselsättning? Styrgruppen har tagit till sig revisionsrapporten Samverkan mellan kommun och landsting och vissa förbättringar och åtgärder har genomförts. Ett övergripande samverkansdokument har upprättats och det innehåller en tydlig ansvarsfördelning mellan huvudmännen samt anger ramar och struktur för samverkan. Bristen av en meningsfull sysselsättning för personer med psykiska funktionshinder kvarstår och det är fortfarande brist på tillgång av daglig verksamhet/sysselsättning. Trots att det finns utarbetade rutiner för samverkan på det lokala planet följs inte dessa då man i Bollnäs inte brutit ner det övergripande samverkansdokument till en lokal överenskommelse och därmed uppstår det brister i samarbetet, det är svårt med kommunikation och gemensam planering av vården. Bollnäs kommun har uppmärksammat vikten av gemensam individuell vårdplanering/målsättningsplanering och det är inplanerade utvecklingssatsningar inom området. I samband med detta har också en dokumentationsgrupp tillsatts 3

som skall arbeta med kompetensfrågor inom dokumentation, upprättande av planer samt uppföljning och utvärdering. Utifrån uppföljning av granskningen Samverkan mellan kommun och landsting kvarstår den revisionella bedömningen som gjordes i granskningen 2003 på följande punkter : Upprätta och knyta lokala samverkansöverenskommelser till den övergripande, konkretisera samverkan på lokal nivå. Prioritera arbetet med att utveckla samverkan på individnivå beträffande informationsöverföring i samband med samordnad vårdplanering samt att upprätta gemensamma planeringar som bygger på en helhetssyn på den enskildes behov. Regelbunden uppföljning av genomförandeplaner tillsammans med samtliga brukare. Utveckla verksamheter som skall ge den enskilde meningsfull sysselsättning. 4

1 Inledning 1.1 Bakgrund I december 2003 genomfördes en granskning av samverkan mellan Bollnäs kommun och Landstinget Gävleborg avseende vården av psykiskt funktionshindrade. Denna granskning föranleddes av det faktum att det delade ansvaret för vården/stödet till psykiskt funktionshindrade gör det nödvändigt att psykiatrins och socialtjänstens insatser samordnas på ett bra sätt. Granskningen resulterade i en rapport med ett antal rekommenderade förbättringsområden. Utifrån genomförd granskning har Bollnäs kommuns revisorer givit Komrev inom Öhrlings PriceWaterhouseCoopers uppdraget att göra en uppföljning av vad som skett sedan granskningen genomfördes. 1.2 Syfte Att följa upp de förbättringsområden som lyftes fram vid den granskning som genomfördes december 2003. 1.3 Revisionsfråga och avgränsning Uppföljningen avgränsas till att besvara följande revisionsfrågor Har det upprättats övergripande och lokala överenskommelser för samverkan? Är uppdraget för styrgruppen och övriga nivåer inom samverkansorganisationen tydligt formulerat? Har aktiviteter vidtagits för att utveckla samverkan på individnivå beträffande informationsöverföring och samordnade vårdplaneringar? Har det skett någon kompetensutveckling av personalen avseende dokumentation och vårdplanering/målsättningsplanering? Har inventering gjorts avseende befintliga behov och utbud av insatser? Har verksamheter utvecklats som kan ge den enskilde meningsfull sysselsättning? 5

1.4 Metod Dokument och beslut från styrgrupp och socialnämnden avseende samverkan för vården av psykiskt funktionshindrade har granskats. Intervju har genomförts med verksamhetschef Hans Dahlin samt tele intervju med Ann-Christine Bertilsson, Söderhamns kommun. 2 Noteringar från tidigare granskning 2.1 Formella förutsättningar för samverkan En formell förutsättning för samverkan mellan huvudmännen d.v.s. ett gemensamt samverkans dokument som anger ramar och struktur för samverkan saknades. Det som fanns var en programskrift från 1998 men den uppfattades inte som ett samverkansdokument. Under tiden för granskningen pågick en diskussion om behovet att revidera programskriften vilket också granskningen gav sitt stöd till. Sedan hösten 1996 finns en politisk styrgrupp i södra hälsingland för psykiatri samverkan. Deras uppdrag och mandat bedömdes vara otydligt. För att ta tillvara på de lokala skillnaderna och förutsättningarna i samverkan påtalades nödvändigheten av att utveckla lokala överenskommelser utifrån det övergripande samverkansdokument. 2.2 Samverkan - gruppnivå Samverkan på politisk nivå med politisk valda representanter från huvudmännen samt representanter för brukarorganisationer har skett regelbundet sedan 1996. Deras uppdrag och mandat bedömdes vara otydligt, och det uppfattades att styrgruppen inte styrde den samverkan som sker på lokal nivå. 2.3 Samverkan - individnivå I granskningen fann man variationer i effektiviteten när det gäller samverkan på individnivå. Kontakter mellan slutenvården och övriga vårdgivare fungerade inte, trots en lagstadgad skyldighet om samordnad vårdplanering och informationsöverföring. Samarbetet mellan psykiatrins öppenvård och kommunen fungerade inte vid gemensam vårdplanering, tillgång till läkarmedverkan och vid behovet av stöd och hjälp med akuta insatser och bedömningar. 6

2.4 Resurser utbud och behov Inventeringar av gruppen psykiskt funktionshindrade genomfördes gemensamt mellan huvudmännen 1995. Revisionsgranskningen bedömde att alla behov inte kom fram vid inventeringen då enkäten innehöll otydliga frågor. Denna inventering sågs också i rapporten vara inaktuell och då kommunen har en skyldighet till uppsökande verksamhet samt planera och samordna insatser till personer i behov av stöd. Vid intervjuerna av både brukare och personal framkom det att det var brister i tillgången av daglig verksamhet/sysselsättning. 2.5 Förbättringsområden Behov av åtgärder för att nå en effektivare samverkan För att nå en effektiv samverkans organisation bedömdes det vid tidigare granskning att ett övergripande samverkansdokument på den övergripande nivån måste upprättas. Detta dokument föreslogs innehålla en tydlig ansvarsfördelning mellan huvudmännen och ange ramar och struktur för samverkan. För att ta tillvara på de lokala skillnaderna och förutsättningarna i samverkan påtalades nödvändigheten av att utveckla lokala överenskommelser utifrån det övergripande samverkansdokument. Dessa lokala överenskommelser föreslogs innehålla konkreta rutiner som beskriver hur samverkan på olika nivåer skall fungera i det praktiska arbetet, t.ex. vårdplanering, informationsöverföring och former för utskrivning. Inom kommunen fann man vid granskningen att det var ett stort behov av att utveckla daglig verksamhet/sysselsättning. Ett behov som också var stort var en diskussion om nyttan och behovet av gemensam individuell vårdplanering/målsättningsplanering i verksamheterna. Vidare fann man också att omvårdnadspersonalen hade behov av utbildning/kompetensutveckling beträffande dokumentation, uppföljning och utvärdering av upprättade planer. 2.6 Förslag till åtgärd för samtliga nämnder utifrån revisionell bedömning i granskningsrapport december 2003. Upprätta en övergripande samverkansöverenskommelse som anger ramar och struktur för samverkan. Upprätta och knyta lokala samverkansöverenskommelser till den övergripande samt konkretisera samverkan på lokal nivå. Den politiska ledningen i landsting och i respektive kommun formulerar styrgruppens uppdrag, arbetssätt och mandat. 7

Tydliggöra nivåer i samverkansorganisationen och vilket deras uppdrag är. Prioritera arbetet med att utveckla samverkan på individnivå beträffande informationsöverföring i samband med samordnad vårdplanering samt att upprätta gemensamma planeringar som bygger på en helhetssyn på den enskildes behov. Kommunerna och landstinget genomför kommunvis nya inventeringar av målgruppens behov utifrån professionella bedömningar som kan kompletteras med brukarundersökningar. Kompetensutveckla personalen avseende dokumentation och vårdplanering / målsättningsplanering samt tillse att sådan planering och uppföljning av planeringen regelbundet genomförs tillsammans med samtliga brukare. Verksamheter bör utvecklas som kan ge den enskilde meningsfull sysselsättning. 3 Vad har hänt? 20 mars 2004 diskuterade styrgruppen för första gången Komrevs rapport om psykiatrisamverkan mellan kommun och landsting. Rapporten togs på fullaste allvar av samtliga och ett förbättrings och utvecklingsarbete påbörjades. 3.1 Formella förutsättningar för samverkan Under 2004 utarbetades en övergripande samverkansöverenskommelse som tydliggör ansvarsfördelningen mellan huvudmännen samt anger ramar och struktur för samverkan. Samverkansöverenskommelsen har sedan kontinuerligt diskuterats i styrgruppen samt att den har reviderats årligen. Senast 2005 12 15 och ny revidering sköts fram till början av 2007 då styrgruppens sammansättning förändrades vid årsskiftet 2006 2007. 3.2 Samverkan - gruppnivå Sedan hösten 1996 finns en styrgrupp för psykiatrisamverkan i södra Hälsingland. Styrgruppens uppdrag och mandat har i Samverkansöverenskommelsen mellan OBS - kommunerna och landstinget Gävleborg förtydligats. Styrgruppen är ett politiskt samverkansforum med medverkan av intresseorganisationer för informationsutbyte, samråd, gemensamma mål, 8

utvecklingsinitiativ och uppföljning i regionövergripande frågor om samverkan kring stöd till personer med psykiska funktionshinder. Gruppen skall verka för ökat samförstånd och ökad samverkan mellan huvudmännen. Styrgruppens arbetsuppgifter. Följa psykiatrins utveckling inom regionen samt pågående samverkansprojekt. Påverka psykiatrins utveckling och inriktning. Initiera ge förslag till förändringar och lämpliga åtgärder för förbättringar. Vara ett forum för samarbetsdiskussioner. Styrgruppens mandat är att följa verksamheter för personer med psykiska funktionshinder, initiera samverkan i utvecklingsåtgärder och andra aktiviteter tex. utbildning och uppföljning. Styrgruppen skall också leda och följa upp gemensamma projekt. Övergripande frågor, eller ärenden som kräver finansiering, skall behandlas av respektive nämnd/styrelse. Mötesrutiner, Rutiner för möten finns och gruppen sammanträder regelbundet, ca fyra gånger per år. Kallelse och föredragningslista sänds ut ett par veckor före mötet. Minnesanteckningar förs vid mötet och vilka distribueras till styrgruppens deltagare. Koordinatorer. Landstinget och respektive kommun har vardera en koordinator i styrgruppen. Deras uppdrag är att administrera styrgruppens möten samt att på uppdrag av styrgruppen utföra uppgifter. Koordinatorerna ansvarar för att information förs mellan styrgruppen och de lokala samverkansorganisationerna. 3.3 Samverkan - individnivå För att säkra att den enskilde får nödvändig vård och stöd efter utskrivning från slutenvård finns rutiner reglerade i dokumentet Samverkan mellan kommuner och landstingets hälso- och sjukvård i Hälsingland. Rutiner vid informationsöverföring för utskrivningsklar patient 3.4 Resurser utbud och behov 2004 initierade styrgruppen för psykiatrisamverkan i OBS regionen ett samarbete kring en inventering av hjälp/insatsbehov hos personer med psykiska funktionshinder i Bollnäs, Ovanåker och Söderhamn. Arbetet med inventeringen finansierades med statliga NHPL medel (Nationella handlingsplanen för utveckling av hälso- och sjukvård) 9

För Bollnäs del så kom 56 enkätsvar in och dessa bearbetades och analyserades under 2005. Utifrån resultatet av undersökningen riktades utvecklingsarbetet mot uppsökande verksamhet och sysselsättning för personer med psykiska funktionshinder. Uppsökande verksamheten har utvecklats och man arbetar aktivt med detta. När det gäller och sysselsättning för personer med psykiska funktionshinder är det fortfarande brist på tillgång av daglig verksamhet/sysselsättning. 3.5 Förbättringsområden 2003 Vad har åtgärdats för att nå en effektivare samverkan Ett övergripande samverkansdokument har upprättats innehåller en tydlig ansvarsfördelning mellan huvudmännen och anger ramar och struktur för samverkan. I Bollnäs har inga lokala överenskommelser arbetats fram utifrån det övergripande samverkansdokument. Bristen av en meningsfull sysselsättning för personer med psykiska funktionshinder kvarstår och det är fortfarande brist på tillgång av daglig verksamhet/sysselsättning. För den process som individuell vårdplanering är regleras rutinerna i dokumentet Samverkan mellan kommuner och landstingets hälso- och sjukvård i Hälsingland. Rutiner vid informationsöverföring för utskrivningsklar patient Syftet är att berörda vårdgivare samordnar planeringen av olika insatser till den enskilde. Målet är att genomföra planering för alla personer som är i behov av stöd från både landstinget och kommunen. I en individuell plan (som den enskilde äger) dokumenteras och tydliggörs berörda parters roller och ansvarsfördelning när det gäller behandling, rehabilitering, sysselsättning, stöd m m En dokumentationsgrupp har tillsatts och arbetar med utbildning och kompetensutveckling för omvårdnadspersonal beträffande dokumentation, uppföljning och utvärdering av upprättade planer. Fortsatta utbildnings- och utvecklingsinsatser kommer att ske under 2007. 4 Reflektion Styrgruppen har tagit till sig revisionsrapporten Samverkan mellan kommun och landsting från december 2003 och har på ett seriöst sätt diskuterat förbättringar 10

och åtgärder vid ett flertal möten under 2004.Styrgruppens arbete har utvecklats på ett positivt sätt när det gäller uppdrag och mandat. Trots att det finns utarbetade rutiner för samverkan på det lokala planet följs inte alltid dessa och därmed uppstår det brister i samarbetet, det är svårt med kommunikation och gemensam planering av vården. Bollnäs kommun har uppmärksammat vikten av gemensam individuell vårdplanering/målsättningsplanering och det är inplanerade utvecklingssatsningar inom området. I samband med detta har också en dokumentationsgrupp tillsatts som skall arbeta med kompetensfrågor inom upprättande av planer, dokumentation, uppföljning och utvärdering. När det gäller utveckling av tillgång till daglig verksamhet/sysselsättning har inget skett och bristerna kvarstår. 5 Revisionell bedömning Den revisionella bedömningen är att samverkan har utvecklats på det övergripande planet och att kontakten till de lokala samverkansorganisationerna förbättrats via koordinatorerna. Trots detta har arbetet på lokal nivå inte utvecklats i samma takt när det gäller samverkansöverenskommelser. Utvecklingen av daglig verksamhet och sysselsättning har i princip stått stilla trots påvisat behov av utökning, detta kan ha ekonomiska förklaringar. Utifrån uppföljning av granskningen Samverkan mellan kommun och landsting kvarstår den revisionella bedömningen som gjordes i granskningen 2003 på följande punkter: Att Upprätta och knyta lokala samverkansöverenskommelser till den övergripande, konkretisera samverkan på lokal nivå. Prioritera arbetet med att utveckla samverkan på individnivå beträffande informationsöverföring i samband med samordnad vårdplanering samt att upprätta gemensamma planeringar som bygger på en helhetssyn på den enskildes behov. uppföljning av genomförandeplaner regelbundet genomförs tillsammans med samtliga brukare. Utveckla verksamheter som skall ge den enskilde meningsfull sysselsättning. 11