KALLELSE KFN 2013-03-12

KALLELSE 2013-03-12 1 (3) KALLELSE KFN 2013-03-12

KALLELSE 2013-03-12 2 (3) Plats och tid: Järnvägens Museum Ängelholm, tillfälliga utställningshallen, 2013-03-12, kl. 18:00 Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan Vänligen anmäl förhinder till Malin Andersson (malin.andersson3@engelholm.se) Förmöte för alliansen: tillfälliga utställningshallen, Järnvägens Museum Ängelholm, kl. 17:30 Förmöte för S-gruppen: sammanträdesrummet, Järnvägens Museum Ängelholm, kl. 17:30 Förslag på justeringspersoner: Charlotte Engblom-Carlsson och Sven Bergenstråhle Tomas Fjellner Ordförande 1. Upprop Malin Andersson Sekreterare Sid 2. Val av justerare, samt tid och plats för justering 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Intern kontoll 2012 2012/28 3 5. Uppföljning av mångfaldsplan 2011-2013 2013/29 5 6. Projekt Ängelholms museer i Hembygnadsparken 2013/30 8 7. Informationsärenden 1. Badhus A) Temporärtbad B) Vejbybadet C) Ersättning till simföreningar 2. Skate 3. BMX 4. Kulturhusutredning 5. Café Källans värdegrund 8. Redovisning av delegeringsbeslut 9. Rapporter över januari månads konstinköp 2013 2013/22 11

3 2013-03-04 2012/28 1 (2) Jennifer Friberg 0431-87 000 jennifer.friberg@engelholm.se Internkontroll 2012 Ärendebeskrivning har beslutat i samband med budget 2012 att intern kontroll skall göras enligt antagen plan för 2012. Beslutsunderlag Kultur-och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande 4 mars 2013. Utredning Delegationsordningen Kontroll är gjord av nämndsekreteraren på anmälda ärende. Det fanns ingenting att erinra vid kontrollen. Vid genomgång av protokollen och sökning i ärendehanteringssystemet framgår att 8 beslut har fattats och att samtliga beslut har redovisats till nämnd. En del av besluten har fattats och dokumenteras för hand utanför ärendehanteringssystemet. För att underrätta och kvalitetssäkra framtida redovisning bör besluten enbart fattas i ärendehanteringssystemet. Alla beslut blir då återsökningsbara och kan redovisas vid nästkommande sammanträde. Upphandling/inköp Kontroll är gjord av tre konton; blommor, möbler och kontorsmateriel. Av totala inköpsbeloppet är 63% betalt till upphandlad leverantör av blommor, 88% avseende upphandlade leverantörer av möbler och 69% avseende upphandlad leverantör av kontorsmateriel. Kontrollen tydliggör att det inom området inköp finns förbättringsutrymme när det gäller avtalstrohet. Under 2013 kommer kultur- och fritidsförvaltningen att gå in i eis (engelholms inköpssytem) varpå man kan förvänta sig ett bättre resultat i framtiden. Inventariehantering Kontroll är gjord på 10 av kommunens konstföremål. Stickprovskontrollen av 10 slumpmässigt utvalda inventarier påvisar att 80 % av de undersökta inventarierna återfinns på den plats där de är registrerade. Två inventarier återfanns inte på förväntad plats i registret. En tavla som ingick i internkontrollen återfanns inte vid inventeringen som genomfördes 2008. 3

4 2013-03-04 2012/28 2 (2) En tavla hade bytt rum men återfinns på ekonomikontoret, i enlighet med registret. Förslag på åtgärd: tydlig information vid utlåning, vid förändring av placeringen ska kultur och fritid kontaktas. Leverantörsfakturor Av 30 kontrollerade påträffades brister när det gäller hantering av fakturor som berör utbildning, kurs & konferens och kostnader kopplade till resor. Fakturorna var beslutsattesterade av deltagare, i dessa fallen skulle fakturorna beslutsattesterats av överordnad chef. Det fanns också brister kring uppgifterna om syfte och deltagare. För att minska bristerna vid faktura hantering kommer ledningsgruppen att informeras om de framkomna bristerna och reglerna vid fakturahantering. Kundfakturor Kontroll på kundfakturering är gjord enligt intern kontrollplan. Det fanns inget att erinra på de kontrollerade kundfakturorna. Föreningsbidrag Stickprovskontroll på utbetalda föreningsbidrag är gjorda enligt intern kontrollplan. Det fanns inget att erinra. Kontantförsäljning Stickprovskontroll på kassahantering är under året gjord på stadsbiblioteket, Café Källan, Strövelstorps bibliotek och Södra Utmarkens bibliotek. Vid kontroll på Stadsbiblioteket fanns det mer pengar i kassan än vad kassaredovisningen visade dvs. all försäljning var inte inslagen i kassan. Vid kontrollen på Strövelstorps bibliotek hade inte kassan redovisats sedan den installerades (2 månader tidigare) dvs. inga dagrapporter eller slagremsor var uttagna. En utbildningsinsats genomfördes 1 månad efter kontrollen. Under 2013 planeras en informationsträff för kassaansvariga på biblioteken för att gå igenom rutinerna för kassahantering. Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta att godkänna rapporten angående intern kontroll 2012, samt att överlämna rapporten till kommunstyrelsen och kommunrevisorerna för kännedom. Christian Dahl Förvaltningschef Jennifer Friberg Ekonom 4

5 2013-02-21 2013/29 1 (3) Lars Persson 0431-46 89 50 lars.persson@engelholm.se Uppföljning av mångfaldsplan 2011-2013 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog den 18 april 2011 en mångfaldsplan för åren 2011-2013. Planen är framtagen av den centrala jämställdhets- och mångfaldsgruppen med representanter från kommunens samtliga förvaltningar. I augusti och februari varje år åligger det respektive nämnd att inkomma med en uppföljningsrapport om hur förvaltningen har arbetat med jämställdhet- och mångfald utifrån antagen plan till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande den 21 februari 2013 Utredning Planen består av tre inriktningar: medvetenhet, tillgänglighet och arbetsliv. Inom varje inriktning finns fokusområden samt uppföljningspunkter som årligen ska utvärderas av respektive nämnd. Följande redovisning avser förvaltningens arbete under år 2012. M1: Har mångfaldsperspektivet inkluderats i policyer, beslutsunderlag och riktlinjer? Om ja, på vilket sätt? Om nej, varför inte? JA. har sedan tidigare inkluderat mångfaldsperspektivet i sina beslut. M2: Hur många tillfällen på arbetsplatsträffar har mångfaldsfrågor diskuterats det senaste verksamhetsåret? På den gemensamma arbetsplatsträffen för all personal har mångfaldsfrågor diskuterats. Mångfaldsfrågan ingår också som ett perspektiv vid enheternas/avdelningarnas egna arbetsplatsträffar. 5

6 2013-02-21 2013/29 2 (3) M3: Analys av kommunens medarbetarenkät för området medvetenhet. Förvaltningarna har till uppgift att utifrån kommunens medarbetarenkät ta fram åtgärder för deras respektive ansvarsområde. Vilka åtgärder planerar nämnden genomföra utifrån enkätens resultat? Diskussioner och framtagande av åtgärder kring medarbetarenkäten pågår. T1: Arbetar förvaltningen med tillgänglig information och fysisk tillgänglighet när man utformar verksamheter? Om ja, ge exempel på hur. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med detta. Vid ny- och ombyggnation tas tillgänglighetsperspektivet i beaktande. Ex på detta är ombyggnaden av Vejbybadet samt den nya entrén på Järnvägens Museum. T2: På vilket sätt beaktas tillgänglighet vid möten och arrangemang för allmänheten, brukare/elever och personal? Väljer möteslokaler som är tillgänglighetsanpassade. Allmän kultur arrangerar internationellt café på Hantverksmuseet för nyanlända svenskar. T3: Finns det medarbetare på förvaltningen som arbetar med tillgänglig information. Om ja, på vilket sätt? På biblioteken finns tillgänglighetsanpassade datorer och där arbetas det med information kring Daisy, lättläst svenska samt med andra språk än svenska. Förvaltningens webbredaktörer strävar efter att hemsidan ska vara lättförstålig. A1: En plan för insatser mot diskriminering och sexuella trakasserier ska finnas som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och vara känd av medarbetarna. Finns en plan för insatser mot diskriminering och sexuella trakasserier? Om nej, varför inte? Förvaltningen använder sig av den kommunövergripande planen för trakasserier. Perspektivet finns också med i det systematiska arbetsmiljöarbetet. A2: Har det senaste årets rekryteringar ökat mångfalden i förvaltningens arbetsgrupp/er? Om ja, på vilket sätt? Om nej, varför inte? Nej. Vid rekrytering har personens sammanlagda kompetens varit avgörande för anställningen. Under året har detta inte bidragit till utökad mångfald. 6

7 2013-02-21 2013/29 3 (3) A3: Analys av kommunens medarbetarenkät för området arbetsliv. Förvaltningarna har till uppgift att utifrån kommunens medarbetarenkät ta fram åtgärder för deras respektive ansvarsområde. Vilka åtgärder planerar nämnden genomföra utifrån enkätens resultat? Mål och uppföljning Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt Åtgärd Halvårsavstämningar av Ratten på respektive APT Utvärderingsmodell tas upp i ledningsgruppen och kan ligga till grund för alla verksamheters utvärderingar Jag känner till lönekriterierna på min arbetsplats Åtgärd Förvaltningens lönekriterier tas upp vid varje medarbetarsamtal Arbetsmiljön På våra arbetsplatsträffar diskuterar vi arbetsmiljöfrågor på ett bra sätt Åtgärd Arbetsmiljön tas upp som stående punkt vid alla arbetsplatsträffar Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta att godkänna redovisningen, samt att överlämna densamma till kommunstyrelsen Christian Dahl Förvaltningschef Lars Persson Ungdomssamordnare 7

8 2013-02-28 2013/30 1 (2) Mai Kurdve 0431-46 89 23 mai.kurdve@engelholm.se Projekt Ängelholms museer i Hembygdsparken Ärendebeskrivning Med anledning av motionen Ängelholms museer i Hembygdsparken, Dnr 2008.76 875 har kultur- och fritidsnämnden anslagit 3,5 miljoner kr i investeringsbudgeten 2013 för en tillbyggnad. Syftet är att samla Ängelholms lokalhistoriska samlingar genom att sammanföra hembygdsföreningens museiverksamhet med kommunens lokalhistoriska samlingar. Förvaltningen har tagit fram en projektbeskrivning på genomförandet som inbegriper tillbyggnad samt förslag på organisation, bemanning och budget för drift av Ängelholms museer. Beslutsunderlag Projektplan Ängelholms museer i Hembygdsparken 28 februari 2013 Tjänsteutlåtande kultur- och fritidsförvaltningen 28 februari 2013 Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta att godkänna projektplan Ängelholms museer i Hembygdsparken, att utse två ledamöter från kultur- och fritidsnämnden till projektets styrgrupp samt att översända projektbeskrivning till kommunstyrelsen för kännedom. Christian Dahl Förvaltningschef Mai Kurdve Museisamordnare 8

9 PROJEKTPLAN Projektets namn: Projektets beställare: Vem äger uppdraget Projektansvarig/projektledare: Vem ansvarar för projektet och projekt genomförande? Bakgrund: Vad är anledningen till att man vill genomföra projektet? Tydlig koppling till målet och nyttan. Syfte: Vad ska projektet leda fram till? Varför är det viktigt att detta genomförs? Mål: Vad ska levereras? Vad ska vara uppnått när projektet är slutfört? Ängelholms museer i Hembygdsparken Datum: 2013-02-28 Kultur- fritidsförvaltningen/mai Kurdve, museisamordnare Med anledning av motionen Ängelholms museer i Hembygdsparken, Dnr 2008.76 875 har kultur- och fritidsnämnden anslagit 3,5 miljoner kr i investeringsbudgeten 2013 för en tillbyggnad. Syftet är att samla Ängelholms lokalhistoriska samlingar genom att sammanföra hembygdsföreningens museiverksamhet med kommunens lokalhistoriska samlingar. Detta skulle möjliggöra att kommunens lokalhistoriska föremål, som i nuläget ligger nerpackade, kan tillgängliggöras och visas. Museerna skulle få ett gemensamt namn Ängelholms museer. Att skapa Ängelholms museer i Hembygdsparken och tillgängliggöra Ängelholms lokalhistoriska samlingar genom att sammanföra hembygdsföreningens museiverksamhet med kommunens lokalhistoriska samlingar. Tillgängliggöra Ängelholms lokalhistoriska kulturarv i en modern och attraktiv museimiljö i enlighet med de nationella, regionala och kommunala kulturpolitiska målen. Locka en större publik med fokus på barn och unga samt turister/familjer. Ökad samverkan med kommunens barn- och skolverksamhet och övriga besöksmål. För att uppnå syftet behöver i första hand lokalbehoven identifieras såsom magasin- och servicefunktioner samt publika ytor och utifrån det använda investeringsanslaget på ett kostnadseffektivt sätt. Skissförslag samt beskrivning på optimalt användande av tillgängliga lokaler, inklusive tillbyggnad. Gränsdragning och huvudmannaskap för Ängelholms museer nu och i framtiden. Förslag på organisation, bemanning och budget för drift av Ängelholms museer. Vid projektets inledning föreslås studiebesök för styrgrupp och arbetsgrupp på anläggningar med verksamhet liknande projektets mål. T ex: Mölndals museum (öppet magasin), Rosenholm, Blekinge Museum Karlskrona (öppet magasin), Kulturen Lund, Malmö museer (nyligen omgjorda utställningar), Jamtli Östersund (årets utställning 2011, friluftsmuseum, djurhägn, barntrafikskola mm). Avgränsningar: Eventuella avgränsningar. Vad ska projektet inte leverera? Projektet kommer inte att belysa Hembygdsparkens övriga verksamheter såsom djurparker och restaurangverksamhet. 9

10 Kravspecifikation: Krav på resultat/produkt. Krav på genomförandet, samt eventuella prioriteringar. Krav på projektets olika parter. Förslag på utveckling av Ängelholms museer i Hembygdsparken utifrån lokaler, samlingar, organisation och drift. Prioriteringar: tillbyggnad samt medföljande frågor som vem bygger vem äger vem driver Projektet behöver resurser i form av en arbetsgrupp sammansatt av förvaltningens projektledare, representant från hembygdsföreningen, byggprojektledare, sakkunnig kompetens (fastighetsstrateg och exploateringschef) och pedagogisk kompetens (för att säkerställa skolans behov). För bästa resultat bör även extern konsult med erfarenhet från liknande projekt anlitas initialt. Organisation och bemanning: Organisationsstruktur som anger projektroller (befogenheter och ansvar). Ekonomiska ramar/budget: Beskriv eventuell finansiering och finansieringsform av projektet. Tidplan: Tidplan med start och sluttider, eventuella deadlines ska också anges. Uppföljning: Ange datum för eventuell uppföljning av uppdraget. Arbetsgrupp: Projektledare; museisamordnare Hembygdsföreningen; 2 representanter Fastighetsstrateg Byggprojektledare Chef allmänkultur Pedagog Lokalhistorisk kompetens Ev extern konsult Förslag styrgrupp: 2 representanter kultur- och fritidsnämnden (förslagsvis från allians och opposition) 2 repr från hembygdsföreningen repr. Ängelholms näringsliv AB projektledare förvaltningschef KoF adjungerad fastighetsstrateg Investeringsbudget 2013: 3,5 miljoner kr Önskvärt att pedagog från barn- och utbildningsförvaltningen ges möjlighet att avsätta tid i projektet. Kommunala tjänstemän avsätter rimlig tid inom ramen för resp. tjänst. Hembygdsföreningens representanter medverkar ideellt. Efter möte med markexploateringschef och hembygdsföreningens representanter (den 25/2) föreslogs att byggnaden skall byggas och ägas av föreningen. Arrendeavtal skrivs då kommunen äger marken. Efter beslut i KFN (12/3-13) kan arbetsgrupp riggas och därmed fastställande av tidplan. Målsättningen är att byggnation kan starta under 2013. Avrapportering förslagsvis 4 ggr/år. 10

11 11