NYA ARKIVFÖRENINGEN KOMMUNIKATIONSSTRATEGI OCH KOMMUNIKATIONSKANALER 1. INLEDNING Nedanstående dokument är tänkt att dels beskriva de kommunikationskanaler som finns i de nuvarande föreningarna Svenska Arkivsamfundet och Arkivrådet AAS. Därefter görs också ett försök att koppla kommunikationskanalerna till en kommunikationsstrategi. Förvisso finns det en koppling mellan strategi och de kanaler som används. Huvudsakligen får dock kanalerna ses som en teknisk hantering där strategin endast marginellt påverkar valet av kanal. Ingen av föreningarna har idag någon mer uttalad kommunikationsstrategi. I tabellen nedan ges en redogörelse för hur kanalerna används idag (tabell 1): Kanaltyp SAS Beskrivning AAS Beskrivning Tidskrift: Arkiv, samhälle och Tidskriften forskning Arkiv Huvudsakligen vetenskapligt inriktad, 2 nummer per år ca 100 s. per nr. Bokutgivning: Inte på senare tid SAS har tidigare gett ut böcker inom ASF. E- post: Ja Använder ej personliga e- Ger ut böcker sporadiskt Ja 4 nr per år, allmän branschtidning, ges ut tillsammans med 4 andra arkivföreningar. Ca 36 s./nr Använder personliga e- postadresser postadresser Hemsida: arkivsamfundet.se arkivradet.se Twitter: Nej Nej Facebooksida Ja Sida Ja Endast grupp ej aktiv Förenings- kommunikation till medlemmar E- post: I begränsad omfattning I hög omfattning Brev: Ja Ca 2-3 utskick per år. Ja Ca 2 utskick per år. Hemsida/sociala Ja Alla aktiviteter Ja Alla aktiviteter medier Tidskrifterna I begränsad utsträckning I begränsad utsträckning Tabell 1. Föreningarnas kommunikationskanaler Främst information om genomförda aktiviteter Främst information av genomförda aktiviteter. Tabellen ger endast en översiktlig genomgång av hur kommunikationen ser ut inom dagens föreningar. De stora och tunga kommunikationskanalerna är de skrifter som ges ut. Den huvudsakliga 1
karaktären hos Arkiv, Samhälle och forskning (ASF) samt Tidskriften Arkiv (TA) torde inte behöva beskrivas här. Ekonomiskt innebär tidskriftsutgivningen en relativt tung del av medlemsavgiften. Medan den förra kunnat utgivas i huvudsak genom bidrag från Vetenskapsrådet, har TA kunnat täcka en stor del av kostnaderna genom annonsintäkter. En skillnad ligger förstås också i att Arkivsamfundet som egen utgivare haft ett större ekonomiskt ansvar än AAS för TA. I sammanhanget bör dock påpekas att det till stor del är FALK och AAS som bär upp TA ekonomiskt, då kostnaden till viss del är kopplad till antalet medlemmar. Ett dilemma för TA är dock att ekonomin är skral då annonsintäkterna minskat rejält den senaste tiden. När det gäller bokutgivning så har AAS haft några projekt, bland annat ett om registratorer och ett om föreningens historia. Svenska Arkivsamfundet har också tidigare gett ut en del fristående publikationer men har under senare år varit fokuserad på att ge ut ASF. När det gäller användandet av e- postadresser för föreningarna, så skiljer sig användningen åt något t mellan föreningarna, där SAS inte har några personliga e- postadresser, medan AAS har sådana. E- postadresserna hos den senare används dock i huvudsak för inkommande mejl. Både SAS och AAS har sina hemsidor via Föreningshuset. På dessa finns i huvudsak sedvanlig information om föreningarna såsom information om kommande aktiviteter, allmän information och föreningarna och styrelser etc. SAS har dock även ett omfattande arkiv med tidigare utgivna nummer av ASF. Ingen av föreningarna använder idag twitter även om det har varit på tal inför sammanslagningen. Däremot har både AAS och SAS närvaro på Facebook. Den förra dock bara som en grupp, medan SAS har en egen sida och är också öppen för alla att ansluta sig till. När det gäller föreningskommunikationen till medlemmar så använder båda föreningarna e- post. AAS har dock betydligt mer utarbetade rutiner för att skicka e- post till medlemmarna, medan SAS endast gör det i begränsad omfattning och endast har tillgång till e- postadresserna för en begränsad del av medlemskåren. Även traditionella brevutskick görs i begränsad utsträckning från båda föreningarna. Främst i samband med konferenser och inför betalning av medlemsavgift. I övrigt används hemsidorna och från SAS:s sida Facebook för att göra reklam för kommande arrangemang och händelser. Däremot används de tryckta tidskrifterna endast i begränsad utsträckning för att göra reklam för det som händer i föreningarna. Snarast har det i dessa handlat om att ge referat från konferenser som anordnats av föreningarna. Syftet med dessa kommunikationskanaler kan alltså till stor del sägas vara att informera och ge kunskap till medlemmarna i frågor som rör professionen. Sammanfattningsvis kan nuläget beskrivas som att det finns brister hos både SAS och AAS. Båda har en dålig koppling mellan de tidskrifter som ges ut och det som händer i föreningarna (behöver dock inte vara en brist - utan kan vara en del av en mer outtalad strategi). Närvaron på sociala medier kunde vara högre och man använder inte modern teknik i den bemärkelse som vore rimlig. Det kan därför vara rimligt att se på hur en behovsanalys för en sammanslagen förening skulle kunna se ut. 2. BEHOVSANALYS Den största frågan när det gäller en behovsanalys av kommunikationskanaler gäller frågan om tidskriftsutgivning. Någon lösning kommer inte kunna presenteras här och nu. Det är en process som kräver sin tid innan ett slutresultat kan uppnås och måste förankras på många plan. Däremot kan det 2
konstateras att ingen av nuvarande publikationer kan sägas göra tillräckligt för att fungera som föreningskommunikation. Samtidigt bör påpekas att TA knappast klarar att vara kvar som tidskrift ifall AAS med den nya föreningen skulle välja att avstå från ett deltagande. En nedläggning av ASF vore ur flera aspekter olycklig. Samtidigt är det svårt att i dagsläget se hur ASF skulle kunna fortsätta ges ut med de resurser som finns idag. Att kombinera tidskrifterna är nog svårt av flera skäl - annat än i specifika fall. Samtidigt kan det nog behövas en mer uttalad koppling mellan förening och den tidskrift som ges ut än vad som kanske är fallet idag. Tidskriftsutgivningen borde på ett annat sätt också kunna prägla det som görs i föreningen särskilt om en sammanslagning också kan utöka föreningens verksamhet. En möjlighet som därför skulle kunna vara aktuell är något slags årsbok. Frågan här är dock om föreningen kommer att klara av att både ha en årsskrift och vara med i utgivandet av TA. Kostnaden för en årsbok beräknas ligga på ungefär samma nivå som dagens utgivning av ASF. Kostnadsberäkningen bygger dock på att arbetet i huvudsak kan göras ideellt. När det gäller de andra kanalerna så finns det uppenbart ett behov av att skapa en bättre närvaro i sociala medier för den nya föreningen. Närvaro på twitter liksom en sida på facebook är nödvändigt. En mer modern hemsida måste också kunna skapas. Här krävs också en större uppryckning hos båda föreningarna för att uppnå en nivå som kan anses vara rimlig. Bättre rutiner för e- post känns lämpligt. Det handlar här framförallt om att använda resurserna på rätt sätt. Även föreningsinformationen till medlemmarna bör kunna bli betydligt bättre än dagens. Bland annat genom bättre insamlande av e- postadresser etc. Av kostnadsskäl är det viktigt att begränsa antalet fysiska brevutskick. Inom överskådlig tid, får dock e- postutskick snarast ses som ett komplement, än något som helt ersätter brevutskicken. Hitintills får det nog anses som att bortfallsprocenten (som missar utskicket) fortfarande tycks vara större för e- post än för analoga brev. Därför är det svårt att låta inbjudningar gällande exempelvis konferenser ske helt digitalt. Här bör också olika kommunikationsformer diskuteras såsom digitala nyhetsbrev och/eller e- postlistor etc. Nedan ges en lista av vilket behovet av kommunikationskanaler är och hur kostnaderna för detta fördelar sig (tabell 2). Den nya föreningen kommer givetvis ha en del uppstartskostnader i samband med sammanslagningen, vilket också tas upp här. Det rör sig framförallt om ny hemsida och en lämplig plattform för den. Men även visst arbete med andra medier och traditionella delar såsom framtagande av layout och en grafisk profil. Samtidigt får det i dagsläget sägas vara något oklart hur mycket som den nya föreningen kan tänkas lägga på dessa delar. Här har räknats med relativt enkla lösningar och anlitande av ett relativt enkelt stöd för tekniska lösningar och layout. Kanal Beskrivning Arbetsinsats Uppstart Grafisk Profil Trycksaker Logga och regler för typsnitt etc Kuvert, brev- mallar och ev. visitkort och presentations - Definiera behov Kontakt med Designer Ingår i grafisk pro- fil behov behöver dock definieras Arbetsinsats kontinuerlig Upprätthålla och vårda profil Årlig översyn av lager. Uppstarts kostnader Årlig kostnad 10 000 - - - - - - 40 000 5 000 - - - Ev. frekven s 3
Tidskriften Arkiv Årsbok alternativt ASF Hemsida E- post Digital mall Digitalt nyhetsbrev broschyr Utgivning av Arkiv tillsammans med Sv. Arkivtidskrift Årsbok för föreningen/as F Föreningshem - sida. Föreningens e- postadresser E- brev/ nyhetsbrev Nyhetsbrev med medlems- information Meddela beslut om sammanslagning och ny medlems- stock. Layout etc. (Behövs antagligen även i ASF- alternativet) Layout och innehållsförslag, beställa domän, upphandla webbhotell och beställning Definiera vilka som skall finnas Definiera produktsortimen t och göra layout etc Ingår i digital mall/bestämma frekvens Facebook Upprätta sida Bestämma innehåll Två represen- tanter till styrelse resp. Redaktion Behov av en redaktion. Kan ev. arbeta ideellt Uppdatering & underhåll Konti- nuerlig kostnad 50 000 4/år 20 000 100 000 bidrag Externt? 25 000 1 000. Uppdatera 0 0 - - - Uppdatera och vårda Utse redaktör/ ansvarig Utse redaktör/ ansvarig Twitter Twitterkonto Registrera adress Utse twitter- Ansvarig Press- meddelanden Newsdesk- konto/flik hemsida Registrera konto - flik på hemsida Utse press- ansvarig 0 0 0 1nr/ år - alt ASF 2nr/år 0 0 Ca 6/år 0 0 upp- dateras ofta 0 0 Upp- dateras ofta 0 0 Minst 4 ggr/år Tabell 2. Kanaler att använda inom den nya föreningen och uppstartskostnader/ årlig kostnadsuppskattning. Tabellen ovan får vara till stor del självförklarande. Det kan påpekas här att den totala uppstartskostnaden på 95 000 dels naturligtvis endast är en mycket grov uppskattad kostnad. Här bör dock framhållas att den totala kostnaden kan bli lägre om de olika delarna samordnas. Det kan därför vara av stor betydelse att upphandla alla externa tjänster samtidigt av en eller ett par aktörer. Därmed kan priset hållas nere jämfört med att köpa till olika delar senare. Ev. kan ett avtal också skrivas med option och på det sättet hålla framtida kostnader nere för delar som kan vara oklara om de ska göras från start. Givetvis måste också en prioritering göras av framförallt användande av digitala kanaler. Samtidigt bör adressen registreras - för att skydda varumärket. Det är dock viktigare med hemsida än facebook 4
och dessa två känns betydligt mer väsenliga än att använda Twitter. I ett längre perspektiv kan delaktighet även på anda sociala plattformar vara aktuellt. Arbetsinsats i förhållande till nytta måste dock alltid vägas in. 3. KOMMUNIKATIONSSTRATEGI Syftet med en kommunikationsstrategi är att framförallt klarlägga vad den nya föreningen vill kommunicera och vilka man vill nå. Primärt dock inte på vilket sätt. Grunden för strategin kan sägas vara att öka intresset för föreningens verksamhet och positionera föreningen som den betydande arkivföreningen genom informationshanteringens hela livscykel. Detta gör vi genom att: 1. Vi använder våra befintliga relationer för att bygga nya. Det är dagens medlemmar som är grunden för den nya föreningen. Vi ska både behålla och se till att de finner ett värde i medlemskapet. Genom våra kontakter med systerföreningar och andra nätverk stärker vi föreningens position även på sikt. 2. Vi är närvarande i sammanhang där potentiella medlemmar finns och deltar som en aktiv part inom branschens samarbetsforum. Vi ska etablera oss som en väsentlig aktör genom att finnas med i de sammanhang där det finns möjlighet att sprida kunskap om föreningen och även hitta nya forum för att nå ut till potentiella medlemmar. 3. Vi underlättar för styrelsen och medlemmar att vara ambassadörer för föreningen. Det är viktigt att styrelse och medlemmar känner att föreningen är något som man vill vara ambassadör för. Det är vår uppgift att se till att underlätta för att detta skall vara möjligt. Föreningen ska vara lätt att få kontakt med och informationen ska vara tydlig. 3.1 VAD SKA KÄNNETECKNA DEN NYA FÖRENINGEN? Eftersom föreningen kommer att bestå av en sammanslagning av två existerande föreningar, så finns det antagligen en rätt otydlig bild av vad föreningen står för. Detta innebär både en utmaning och en möjlighet att profilera föreningen mer medvetet till det vi vill att den ska stå för. Vi använder oss av tre värdeord för att bekräfta föreningens identitet: delaktighet, dynamik och professionalism. För att visa på hur detta kan synliggöras presenteras här en tabell där vi fokuserar även på vad vi gör och hur vi gör det. VAD? KÄNNETECKEN HUR? Arrangemang, nätverk Delaktighet Inkluderande, öppenhet, Sektorsövergripande Möten/aktiviteter Dynamik Ge nya perspektiv, skapar band mellan olika delar av arkivsektorn Remissvar, Medlemskap ICA, periodica/årsbok Professionalism Presentera och kommentera det som händer inom professionsfrågor, vara delaktiga i internationella sammanhang och svara på remisser, försvara professionernas position 3.2 FÖRENINGENS HUVUDBUDSKAP Den nya huvudföreningen kan sägas ha tre huvudbudskap. Vi är en arkivförening för alla 5
Vi hjälper medlemmarna att utvecklas inom professionen Vi är med och utvecklar arkivsektorn genom att vara ett språkrör gentemot omvärlden 3.2.1 Vi är en arkivförening för alla Grundläggande för värdegrunden är att vi ser en dynamik i mötet mellan olika professioner och ser att vi snarare representerar olika aspekter på informationsförvaltning, än olika yrkesroller. Professionaliteten ligger i att vara medveten om de olika aspekterna på informationsförvaltning som finns och på den kompetens som krävs för att hantera frågorna på ett professionellt vis. Föreningen är dock öppen för alla verksamma inom arkivsektorn likväl som personer som endast är intresserade av frågorna i största allmänhet. 3.2.2 Vi hjälper medlemmarna att utvecklas inom professionen Vi ska vara ett stöd för medlemmarna och för att de ska kunna utvecklas inom professionen. Detta ska göras på flera sätt genom att erbjuda nätverk för medlemmar, genom att publicera texter som ger stöd i det dagliga arbetet och genom att ordna konferenser och kortare evenemang. Även Mentorprogram och stipendier är ett mer direkt sätt att stödja enskilda medlemmar till professionsutveckling. Vi vill också bevaka vad som händer på ett internationellt plan. 3.2.3 Vi är med och utvecklar arkivsektorn genom att vara ett språkrör gentemot omvärlden Ett mål för föreningen är att förutom att utveckla medlemmarna också vara en aktör gentemot omvärlden. Vi vill höja medvetenheten om informationsförvaltning hos allmänheten, men också påverka omvärlden genom att vara en aktiv part genom remissvar och på andra sätt påverka lagstiftningen på området. 3.3 FÖRENINGENS MÅLGRUPER Utifrån ovanstående beskrivning riktar sig föreningen till alla som på ett eller annat sätt arbetar med och eller är intresserade av informationsförvaltning. Häri inkluderas även studenter som läser exempelvis arkivvetenskap eller registratorutbildning på något av universiteten/högskolorna. Men vi har också som mål att nå ut till en allmänhet som kan vara intresserad (eller som vi vill ska intressera sig för våra frågor) och framförallt till beslutsfattare för att uppmärksamma och ge mer kunskap om arkivvärlden. Våra kommunikationskanaler har därav något olika huvudmålgrupper - även om de givetvis också riktar sig till andra än den för kanalen primära målgruppen. I Nedanstående tabell (tabell 3) ges en sammanställning av kommunikationsvägarnas huvudsakliga målgrupp och hur det kopplas till strategin: Kategori Informationskanal Kännetecken/ Målgrupp Omvärldsbevakning (i brist på Tidsskrifter och årsbok/asf Professionalism bättre namn) Föreningskommunikation/vad Facebook och/eller Twitter Delaktighet händer Hemsida Pressmeddelanden Föreningskommunikation/ medlemmar E- post Brevutskick /Nyhetsbrev Dynamik Tabell 3. Kommunikationskanaler kopplade till kategori och målgrupp. 6
7