Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr 7-2015 Måndag 7 december 2015, kl.18.30 Idrottens Hus, Skövde Närvarande Ledamöter Verksamhetsledare Konsulent Kanslist Agneta Berlin Fredrika Eriksson Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Magnus Sundmark Bertil Åkesson Nina Olsson Frånvarande Ledamöter Morgan Bodin Charlotte Österman 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av ordförande Agneta kl. 18.30. 2 Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Björn till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Ledar- och funktionärsläget Valberedningen redogör för nuläget med ledamöter i styrelsen: Björn, Fredrik och Charlotte är invalda även för 2016. På tur att avgå är Agneta, Johan, Morgan och Fredrika. Agneta och Johan kan tänka sig att fortsätta, men Fredrika väljer att kliva av. Morgans inställning är oklar då han inte kunde närvara på mötet. 1
6 Rapporter Framtidsforum Agneta och Magnus rapporterar från VOF:s framtidsforum den 28 november i Falköping. Det var ett lyckat forum med många givande diskussioner. Drygt 40 deltagare plus ett 20-tal, som hade träff med UngOteket samtidigt, deltog. att arbeta vidare med dokumentationen från forumet under kommande styrelsemöte. SDF-konferens Nina och Fredrika rapporterar från den senaste SDF-konferensen. Det var en bra konferens med mycket fokus på olika trender i omvärlden som idrotten bör anpassa sig till. Dessutom diskuterades en hel del kring satsning på verksamhet för nyalända personer till Sverige. Ordförandekonferensen Agneta rapporterar från ordförandekonferensen i Göteborg tidigare i höst. Upplägget var annorlunda mot förra årets konferens och hon hade gärna sett att det funnits mer möjligheter för diskussion ordföranden emellan och med SOFT. Nu blev det istället mest enkelriktad information från SOFT. Ungdomskommittén Magnus informerar att USM-truppen haft avslutningsträff och att O-CAMP-ledarna för 2016 års läger haft en uppstartsträff. De sistnämnda ledarna kommer att vara med på utbildningshelgen. På årets resa till Daladubbeln deltog knappt 100 deltagare från Västergötland. att information ska skickas ut under nästa år till distriktets ungdomar i åldern 13-14 för att uppmärksamma om 2017 års konfirmationsläger. Tävlingskommittén/Kartkommittén Tävlings- och kartkommittén har möte parallellt med styrelsen i Idrottens Hus dr de bland annat kommer att diskutera det framtida upplägget för DM-tävlingarna samt planera in tävlingsledar- respektive banläggarträffar för 2016. Personal/kansli Magnus informerar om en besökt inspirationsdag med bra föreläsningar den 21 november. 2
En ny dator ska köpas in till kansliet (Magnus). Det planerade inköpet har diskuterats med AU. Magnus återkommer när den slutliga inköpssumman är klar. En personhandbok för VOF:s anställda håller på att tas fram och den kommer utgå ifrån den handbok som för närvarande finns i Idrottens Hus i Skövde. Löneavtalen med VOF:s anställda är klara för revidering. Magnus, Nina och Bertil kommer att vara jullediga från kansliet relativt mycket. 7 Styrelsens utvecklingsarbete Definiera nya målsättningar Styrelsen fortsätter arbetet med att definiera nya målsättningar och strategier för verksamheten. att fortsätta med målsättningarna under kommande styrelsemöte. Förslag på utvecklingsplan för VOF inför 2018 Magnus informerar att han presenterade ett utkast av idéerna till den nya utvecklingsplanen under framtidsforumet i Falköping. Styrelsen diskuterar huruvida VOF ska börja arbeta med förslaget på den nya utvecklingsplanen. att ge klartecken till Magnus att inleda arbetet med den nya utvecklingsplanen som i det första steget innebär ett utvidgat samarbete med Ungdomens 10-mila. Finansiering (200 tkr) kommer att sökas för att utveckla U10 som arrangemang. Dessutom kommer 35 tkr av bidrag från SOFT att bifalla utvecklingen av U10. Verksamhetsplan Magnus föreslår för styrelsen att VOF:s verksamhetsplan skulle kunna göras mer luftig och lättläst genom att se över vilka texter som brukar vara med. att ge Magnus i uppdrag att göra årets verksamhetsplan mer lättläst. Verksamhetsberättelse Magnus föreslår för styrelsen att en del av de statistiska inslagen bör tas bort ur VOF:s verksamhetsberättelse för att göra den kortare och därmed mer lättöverskådlig. att ge Magnus i uppdrag att skriva årets verksamhetsberättelse mer lättöverskådlig med färre statistiska tabeller, men fortfarande ta med en del relevant statistik. 3
8 Projekt m.m. UngOteket Projektet har fått en bra start under hösten och samtliga deltagande föreningar har satt igång arbetet i sina föreningar. En till träff är planerad innan utbildningshelgen, som också blir en träff för deltagarna. Föreningarna kommer att genomföra de planerade projekten i slutet av våren. Magnus påminner om projektets hemsida där mycket information finns att tillgå. Kretstränare Kretstränarprojektets treåriga projekttid har nu kommit till sitt slut och Bertil har fört en diskussion med de medverkande kretsarna för att höra om och i så fall hur de vill gå vidare med tränare. Östra Skaraborgskretsen vill fortsätta med kretstränare och Björn Mårtensson som varit tränare de senaste två åren är positiv till en fortsättning. Västa Skaraborgskretsen vill fortsätta med kretstränare, men den nuvarande tränaren Karin Johansson har avböjt fortsatt tränaruppdrag på grund av tidsbrist. Sökandet efter en ny tränare har inletts. Mark och Trestadskretsen (Trollhättan/Vänersborg) kommer ta upp frågan under respektive kretsmöte nu i december. Fler och mer Magnus informerar att projektets hemsida ska lanseras under våren och att projektet tar fart allt mer. Elitmiljö att en marknadsföringsinsats kring elitmiljön i Borås vore passande och ger Bertil i uppdrag att kontakta Borås högskola för att höra om de kan tänka sig att medfinansiera exempelvis reklamutskick. Team Sportia League Magnus presenterar det förslag till program som tagits fram inför 2016. Utbudet av lämpliga tillfällen för deltävlingar är begränsat, men i nuläget är ett preliminärt program ändå satt. 9 Kommande sammankomster Utbildningshelgen 6-7 februari 2016 4
10 Ekonomi 10 PR & Media Inget nytt presenteras. Årsmöte 2016 att förbundets årsmöte 2016 ska äga rum den 9 mars, förslagsvis i Vårgårda. Magnus får i uppdrag att boka lokal. Förbundsmöte 2016 SOFT:s förbundsmöte hålls 12-13 mars i Umeå. VOF har sex röstberättigade platser vid mötet. Björn, Agneta, Fredrika och Johan har möjlighet att åka dit, samt eventuellt Charlotte eller Morgan och kanske även Magnus. Prognos 2015 Nina presenterar den preliminära prognosen för resultatet 2015 och det ser stabilt ut. Budget 2016 Nina presenterar ett förslag på budget för kommande år. Budgetarbetet har inletts bra. att avvakta med beslut om budget tills nästa möte då årets slutgiltiga siffror redovisats. Fördelning VIF-anslag Agneta informerar att arbetet med fördelningen av VIF-anslag går trögt. Bohuslän-Dals OF har uttryckt att de stödjer VOF:s förslag, men Göteborgs OF har inte ställt sig lika positivt till förslaget. att ge Magnus i uppdrag att kontakta Göteborgs OF igen för att höra hur de ställer sig till förslaget om fördelning av VIF-anslag. Nyhetsbrev 402 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Det är en ökning med tre personer sedan förra mötet. Facebook 451 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med 13 personer sedan förra mötet. 5
Twitter 69 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med tre personer sedan förra mötet. Instagram 74 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med nio personer sedan förra mötet. 11 Skrivelser att behandla 12 Övriga frågor 13 Nästa möte Motion IF Hagen att gå på Tävlingskommitténs linje och avslå motionen. Elitstödet 2015 Magnus presenterar en sammanställning över de ansökningar som inkommit om elitstöd från förbundets föreningar. Att VOF ska ge elitstöd till de som ansökt om det, enligt Magnus presentation, för en totalsumma om 12 000 kronor och ytterligare 2000 kronor om underlag som sakns inkommer. Inga övriga frågor. 14 Mötets avslutande Nästa styrelsemöte blir måndagen den 18 januari hos IK Ymer. Magnus får i uppdrag att boka in mötet med IK Ymer och skicka ut kallelse till mötet. Agneta avslutar mötet kl. 22.05. Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH AGNETA BERLIN BJÖRN ÖBERG Sekreterare Ordförande 6