Redovisning av allmänna handlingar Översikt Ansvar och av handlingar 2 Beskrivning av allmänna handlingar / 3 arkivbeskrivning Hantering och registrering av vissa 4 handlingstyper Nämnden för funktionshindrde 5 Omsorg om funktionshindrade 5 IT-system 5 Statistik 6 Socialt stöd, omsorg och hälso- och sjukvård 6 Tillsynsärenden 7 Vårdplanering 7 Myndighetsutövnings, SoL och LSS 8 Akttyp myndighetsutövning socialtjänstlag (SoL) 8 Akttyp myndighetsutövning Lag om särskilt stöd (LSS) 9 Akttyp stödfamilj 10 Akttyp kontaktperson 11 Avgift/ekonomi individ 11 Handlägga föreningsbidrag 12 Hemsjukvård, vårdplanering och mottagning 13 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.
2 (13) Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos Staden eller hos leverantören eller Lokal lagring på enhet H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). på Skrivbordet eller på enhet C: bör undvikas. För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar normalt objektsförvaltaren. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (elektroniska eller i papper) ska få förstöras måste alltid handlingen med angiven gallringsfrist finnas med i redovisningsplanen. ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Ej Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet? innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp (t ex ämneskod) är avgörande för god sökbarhet.
3 (13) Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Förvaltning avdelningar Sociala nämndernas förvaltning Tillkomstår 2002-11-01 Uppgift Kontaktperson/-er på förvaltningen ansvarar enligt socialtjänstlagen för människor med funktionsnedsättning som inte fyllt 65 år samt människor oavsett ålder enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade. Nämnden medverkar också i samhällsplanering. Lilian Svensson, registrator TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, förteckningar och sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar kretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Kommungemensamt ärendehanteringssystem (Ciceron) m fl. sid 4 i planen. Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré samt via hemsida www.vasteras.se Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. SCB, Socialstyrelsen, SKL - Beskrivning upprättad: 2013-05-21 Ev revidering:
4 (13) Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om rvicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling 2.6.1 Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) 2.4.1 Samverka och förhandla rviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner 2.9.1 Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet 3.6.3 Inhyrning eller 3.6.4 Uthyrning Avtal vid extern samverkan 1.5.2 Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, 2.3.0 osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, 4.0.2 osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (rvicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på 1.3.6 Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass 1.3.2. T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s 2.2.0 osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, 4.0.1 osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.
5 (13) NÄMNDEN FÖR FUNKTIONSHINDRADE (NF) X X not 70 Omsorg om funktionshindrade, allmänt X Ciceron Ej Hantering av handlingar i gemensamma administrativa processer återfinns i en separat redovisningsplan. 700 Enskilda ärenden, korrespondens X Ciceron Ej Efter vad ärendet rör 700 Klagomålsärenden X Ciceron OSL 26:1 Ej som ärendet 043 Avgifter och ekonomi X Ciceron OSL 26:1 Ej Avskrivning skuld 043 Protokollsutdrag från ÄN X X Ciceron X OSL 26:1 När anteckning om detta har journalförts i Procapita IT-SYSTEM Procapita Vård och omsorg (V o O) Synergi Prator Ciceron Framgår av planen Framgår av planen Framgår av planen Framgår av planen Socialregister, dokumentationssystem Lex Sarah, fallskadeanmälan Samordnad vårdplanering, avvikelsehantering Diarie- och ärendehanteringssystem mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
6 (13) 1.4.3 012 1.4.2 WBS STATISTIK X 3 Ciceron Ej Socialstyrelsen, SCB 012 Uppföljningar/utvärderingar X Ciceron Ej Västerås blankettsystem/blanketthimlen/ Särskilt gallringsbeslut finns, se dnr 2013/258 KIFN- 083 Rapporter fr Konsult & rvice, Ernst & Young m fl Av verksamheter not 8.1.3 8.1.3 SOCIALT STÖD, OMSORG OCH HÄLSO- OCH 75 SJUKVÅRD 750-755 Allmänna frågor socialt stöd, omsorg och hälso- /sjukvård X Ciceron Ej 750 Ansökan LOV Hemsjukvård X Ciceron Ej 752 Ansökan LOV, övriga X X Ej T ex allmänt om hemtjänst, bostäder, Dagl. verksamhet samt Mötesplatser. Hemtjänst, boendestöd, ledsagning, avslösning, avlösarservice enligt SoL och ledsagarservice, avlösarservice enligt LSS 8.1.3 754 Ansökan LOV, daglig verksamhet X X Ej 8.1.3 750, 752, 754 8.0.3 751 Lex Sarah (SoL, anmälan) X 8.0.4 Kontrakt LOV X X X EJ Ciceron Synergi OSL 26:1 Ej 751 Lex Maria (HSL, anmälan) X Ciceron OSL 25:1 Ej not 759 Förtroendenämnd, allmänt X Ciceron Ej Gäller Skultuna KDN samt proaros (inga privata utförare 2013) Samverkan med Landstinget på politikernivå. Lt ansvarar för ev. arkivering. mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
7 (13) not 702 TILLSYNSÄRENDEN, allmänt X 3 Ciceron OSL 26:1 Ej 1.6.2 702 Tillsyn Socialstyrelsen, JO X Ciceron Ej 1.6.2 1.6.2 1.6.2 1.6.2 702 Begäran om yttrande X Ciceron OSL 26:1 Ej Socialstyrelsen, JO 702 Yttrande X Ciceron OSL 26:1 Ej 702 Beslut X Ciceron OSL 26:1 Ej 702 Uppföljning av uppdrag/avtal X Ciceron Ej Nämndens. VÅRDPLANERING, hälso- och sjukvård (rubrik) Systemdokumentation, Prator X X se not Bevaras på Landstingsarkivet. Systemloggar, Prator X Prator 10 år Systemansvarig, Landstinget Västmanland Behörighetsblankett/ansökan, Prator X Prator se not Bevaras så länge systemet är i drift. Medgivande från patient X Prator se not Ingår i systemet. Samordnad vårdplanering, uppgifter i systemet X Prator OSL 26:1 10 år Gallras tio år efter sista anteckning mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
8 (13) Avvikelserapport X Prator 10 år Avvikelser, fall och allmänna avvikelser X Synergi OSL 25.1 Ej MYNDIGHETSUTÖVNING SoL och LSS not 722 Allmänt, administration, information X 3 Ciceron Ej Inkommande handlingar som ej föranleder utredning (t ex LOB, polisrapporter e t c) kommentar X X OSL 26:1 3 år Handlingar registreras i verksamhetssystem (Procapita). Akttyp Myndighetsutövning Socialtjänstlag (SoL) Ansökan X Procapita V o O X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Muntliga ansökningar dokumenteras i Procapita Personregister (socialregister) X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Utredning X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Beslut X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Yttrande X X OSL 26:1 5 år/ej 1) mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
9 (13) Individuella planer X X X OSL 26:1 5 år/ej 1) I samverkan med landstinget (SoL 5:8a) Löpande dokumentation X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Handlingar rörande överklagan X X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) I akten Mejl och samtal journalföres i Procapita Dom X X 2 OSL 26:1 5 år/ej I akten Polisrapporter från socialjour X X OSL 26:1 Korrespondens av betydelse X X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Korrespondens av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Inkommet mejl journalföres. Utlåtanden (t ex från läkare, psykolog, arbetsterapeut) X X OSL 26:1 Protokollsutdrag från NF X X OSL 26:1 När anteckning journalförts i Procapita Akttyp Myndighetsutövning Lagen om särskilt stöd (LSS) Observera att akter upprättade och avslutade FÖRE 1/7 2005 skall bevaras! Nedanstående gallringsfrister gäller akter avslutade efter detta datum. Begäran X Procapita V o O X 2 OSL 26:1 5 år/ej Begäran som inkommer muntligt journalföres i 1) Procapita Personregister X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Utredning X X OSL 26:1 5 år/ej 1) mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
10 (13) Beslut X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Yttrande X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Journalanteckningar X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Individuella planer X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Förhandsbesked X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Handlingar angående överklagan X X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Mejl och samtal journalföres i Procapita Dom X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Polisrapport från socialjour X X OSL 26:1 5 år/ej 1) Korrespondens av betydelse X X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Korrespondens av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Inkommet mejl journalföres. Utlåtanden (t ex från läkare, psykolog, arbetsterapeut) X X OSL 26:1 5 år/ej Protokollsutdrag från NF X X OSL 26:1 När anteckning journalförts i Procapita Akttyp Stödfamilj X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
11 (13) Ansökan att bli stödfamilj X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Utredning stödfamilj Registerutdrag, personuppgifter X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Avtal stödfamilj X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Vårddygnsmätning X X 2 OSL 26:1 5 år/ej 1) Akttyp Kontakperson Kontaktpersonen ska ha egen akt Ansökan om att bli kontaktperson. Utredning kontaktperson; registrerutdrag, personuppgifter X Akt 5 år/ej Akt förvaras på enheten i 5 år därefter görs ett urvalsbevarande födda dag 5, 15, 25. Dessa akter skickas till Stadsarkivet. Övriga förstörs (gallras) Avtal, kontaktperson X Akt 5 år/ej Ett exemplar förvaras även i brukarens akt. Akt förvaras på enheten i 5 år därefter gör s ett urvalsbevarande födda dag 5, 15, 25, Dessa akter skickas till Stadsarkivet. Övriga förstörs (gallras) not 720 Avgifter / ekonomi individ Allmänt, administration X 3 X Ej Fakturaunderlag X Pärm OSL 26:1 10 år Beräkning och beslut avgift X X OSL 26:1 10 år mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
12 (13) Avtal X Pärm OSL 26:1 10 år Gallras tre år efter att det upphört gälla. Avgiftsunderlag X Pärm OSL 26:1 10 år Datalistor, avgifter X Pärm OSL 26:1 not 420 HANDLÄGGA FÖRENINGSBIDRAG, allmänt X 3) X Ej 7.5.1 7.5.1 7.5.2 7.5.2 7.5.2 7.5.1 420 Ansökan om godkännande som bidragsberättigad förening / Registrera förening 420 Beslut om avslag/godkännande som bidragsberättigad förening 421 Ansökan om projektbidrag/arrangemangsstöd/verksamhetsbidr 421 Beslut om projektbidrag/arrangemansstöd/ verksamhetsbidrag X X Ej X X Ej X X Ej X X Ej 421 Redovisning av beviljat projektbidrag/arrangemansstöd/ X X Ej Statistik, föreningsbidrag 420 Tertial- och årsrapport X X Ej Rapporteras till nämnd. Verksamhetssystem: Booking X X Föreningsuppgifter samt medgivande enligt personuppgiftslagen. X X Föreningsregister. Förvaltas av KIFN. Underlag till uppgifter i Booking samt medgivande om publicering på webb (enl PuL) mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.
13 (13) not HEMSJUKVÅRD, VÅRDPLANERING OCH MOTTAGNING - Allmänt, övergripande Hälso- och sjukvårdsjournal X Procapita HSL X Ciceron Ej Utförare 2013: Styrelsen för proaros och Skultuna KDN. resp. rv-plan för utförarprocessen OSL 25:1 Ej Innehåller uppgifter om vårdplanerare och uppdragsgivare (situation), hälsohistoria och insatser (bakgrund), vårddiagnos (aktuell), planerade och bedömda insatser av hemsjukvård. Allmänna avvikelser X Synergi OSL 25:1 Ej Samordnad vårdplanering X Prator OSL 25:1 10 år Beställningsblankett, hemsjukvård X X 1 år För bevarande/gallring av systemet ansvarar landstinget i Västmanland. Gallring 10 år efter sista anteckning. Från mottagningsteam eller vårdplaneringsteam Statistik, antal ärenden (underlag) X Register Hemsjukvård Ej Rapporteras till Äldrenämnden och Nämnden för funktionshindrade. Fakturahantering, kopior X X 2 år mm). OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.