Protokoll nr 477 Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för Södra Skånes Scoutdistrikt den 15 februari 2017 på Kansliet i Malmö. Närvarande: Adam Arvidsson (Ordf.) Liselott (Lotta) Hjelm Pia Johannesson Cliff Jackby Max Björkegren Malin Wikstrand Catarina Catta Svensson Amanda Hansson Adjungerade: Frånvarande: Ingen Tobias Larsson Lottie Sköld Ellinor Larsson Daniel Bjerke Camilla Nilsson 25 Mötet öppnas Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade styrelsemötet för öppnat. 26 Fastställande av dagordning Den föreslagna dagordningen godkändes. 27 Anmälan av mötesordförandes val av protokollförare. Mötesordföranden anmäler Liselott Hjelm till protokollförare. 28 Val av protokolljusterare DS beslutade att utse Max Björkegren till protokolljusterare. 29 Föregående mötesprotokoll Styrelsemötes protokoll nr 476 (från den 15 januari) godkändes och lades till handlingarna. 30 Ekonomi Malin är i slutfasen med bokslutet och möte med revisorerna kommer inom kort att bokas in. Målsättningen är att bokslutet skall vara klart till den 28 februari. 25 Mötet öppnas 26 Fastställande av Dagordning 27 Anmälan om protokollförare 28 Val av protokollprotokolljusterare 29 Föregående mötesprotokoll 30 Ekonomi Det överskott med 150 000 (framförallt beroende på sjukskrivningar) som vår prognos pekade mot och som också presenterades på stämman 2016 visar sig hålla mycket bra. Vi har för 2017 års deltagarbidrag från Region Skåne rapporterat in 13 510 deltagardagar, ersättningen är dock sänkt till 40:-/deltagardag. Utöver deltagarbidraget har vi även fått 2.5 grundbidrag. Detta tillsammans är bättre än budgeterat. 1.5 konsulentbidrag från Malmö Kommun blev som förväntat godkänt. Budget för Trapperyxan/Dynggrepen är inkommen och godkändes. DS protokoll nr 477 2017-02-15/aa Sida 1 av 5
31 Månadens tema (distriktsstämman) Liselott redovisade utbildningsgruppens arbete via en PowerPoint. 32 Rapporter 31 Månadens tema 32 Rapporter DO och vdo Dagordning Lottie har vid tillfälle meddelat att diskussioner ibland avbryts för att hålla oss till dagordningen. Att avbryta diskussioner som inte direkt hör till dagordningen är viktigt för att hålla fokus och mötestiden. Av den anledning så kommer dessa sidospår hädanefter att fortsatt avbrytas men av den som för resonemanget skrivas upp på en Post- It lapp som placeras på konferensbordet. I det fall mötestiden räcker till kan dessa områden tas upp i slutet av mötet eller så kommer de att samlas in av ordförande och ligga som underlag till kommande mötes dagordningar. Styrelsens arbetsordning Adam presenterade den uppdaterade arbetsordning vilken antogs med ändringen att benämningen Kommittéer skall ändras till Verksamhetsområden. DST 2017 Adam har sedan innan informerat om att han tyvärr inte kan vara med på stämman 2017 med anledning av att datumet ändrades under pågående stämma 2016. Diskussion fördes omkring att gå emot stämmans beslut om datum och därmed flytta stämman, men dock fortsatt uppfylla stadgekravet. Adam för dialog med Scouternas ordförande Britta Burreau för att få en allmän kommentar. Verksamhetsberättelse 2016 Adam informerar om att alla delar till verksamhetsberättelsen som skulle varit inne den 15 januari ännu inte kommit in för införande. Adam skickar ut påminnelser till de berörda. Silvergåsen Nominering till Silvergåsen har inkommit. Sista anmälningsdagen är den 15 mars och besked till kårerna kommer att lämnas senast den 1 april. Personal på styrelsemöte Adam har uppdaterat styrelsens möteskalender där det nu framgår vem av Margareta eller John som adjungeras till respektive möte. De kommer att adjungeras vid olika möten men över året till lika antal möten. Mötesprotokoll Under styrelsens möten kommer Liselott att föra minnesanteckningar och Adam skriver därefter styrelseprotokollen. DS protokoll nr 477 2017-02-15/aa Sida 2 av 5
Enkät Enkäten till Distriktets kårer kom ut enligt tidplan och vi inväntar nu svaren. Adam och John ser till så att enkäten anpassas för att publiceras på Distriktets hemsida så att enskilda medlemmar kan besvara frågorna. Distriktskåren, årsmöte De medlemmar som inte önskar att ha någon kårtillhörighet samt Distriktsstyrelsens medlemmar är samtliga medlemmar i Distriktskåren. Årsmöte i Distriktskåren hålls i samband med april månads styrelsemöte. b) Kansliet Kansliaktiviteter Adam har haft möte med Johan om de aktiviteter, såsom mångfaldsprojekt m.m. som sker från kansliet utan att det först är förankrat och beslutat av Distriktsstyrelsen. Detta är inte i fortsättningen så som vi skall arbeta utan först diskussioner och beslut och därefter genomförande och löpande återrapportering. Viktigt är här att påpeka att detta inte har något med förtroendet till vår kanslipersonal att göra utan endast med styrelsens ansvar för det som görs i vårt distrikt. Kansliets CRM system Kansliet har infört ett nytt CRM system. Det är på väg att börja användas i verksamheten och styrelsen ser fram emot de rapporter som systemet kan generera. Dessa rapporter kommer att levereras till mars månads styrelsemöte. c) SUS/Luft Amanda rapporterar om att Reggen blir första helgen i mars månad. SUS arrangerar Reggen tillsammans med USB och LUS. Arrangemanget kommer att hållas i Hörby. I övrigt arbetar SUS med sin verksamhetsplan, strukturera samarbetet med DS, ta fram ansvariga ledare samt att ta fram förslag på 10 olika program som årligen skall genomföras. Arrangemangsmall håller på att tas fram och skall matcha Distriktets kommande arrangemangshandbok. SUS arbetar med att ta fram tröjor. Designen är mörkblå tröja med vitt tryck, scouternas symbol på framsidan och med SUS logo på baksidan. Anton Nilsson, konsulent på kansliet, har hjälpt till med flera olika saker och Amanda framför ett stort tack för hjälpen. SUS består av 6 medlemmar DS protokoll nr 477 2017-02-15/aa Sida 3 av 5
d) Utbildning Liselott rapporterade i sin PowerPoint om utbildningsgruppens arbete. Under året har utbildningarna, Leda scouting, Leda avdelning, Trygga möten på Arabiska med tolk samt Trygga möte Live genomförts. Utöver dessa kommer det även att genomföras en Leda scouting i stället för den planerade Leda scouting/redo för naturen. Fullständig lista på utförda arrangemang och utbildningar redovisas i separat bilaga. Årets arrangemang Utbildningsdagarna som arrangeras av Scouternas folkhögskola kommer att hållas på Kärsögården den 18-19 mars. En egen utbildarträff för Skånes utbildare kommer att arrangeras av Södra Utbildningsgruppen den 27/4 kl.18.30, på kansliet i Malmö. e) Arrangemang Konfirmationsläger och Hand i Hand. Lägeransvariga är utsedda samt övrig planering av lägren är pågående och under kontroll. Scoutkollo och Kårlägerveckorna har ännu inga ansvariga. Katarina Lindholm har visat intresse för att vara ansvarig för kollot. John kontrollerar detta. För Kårlägerveckorna är det viktigt att omgående hitta funktionärer. Arrangemangsgruppen bestående av Catarina och Cliff från Distriktsstyrelsen, John från kansliet samt SUS och Luft skall ha uppstartsmöte den 21 mars. Wildscouts-arbete pågår. Broschyr inkl. annat presentationsmaterial är framtaget. Delar av arrangemangets planeringsgrupp kommer inom kort att ha möte med stadsdelarna i Malmö för att därefter kontakta övriga kommuner enligt framtagen förteckning. Ett antal bidragsansökningar är på väg ut. Styrelsen vill att Gamlegårdsutmaningen skall genomföras och att marknadsföringen för det arrangemanget kommer ut igen. John uppdras att utföra detta. f) Fastigheter Ny värmepump är installerad på Gamlegård och i drift. Adam kommer tillsammans med John att kalla Lots-gruppen till arbetshelg. Vi tror att bygglovet kommer att bli klart inom kort. Därefter startar planeringsarbetet med att flytta Kivikshus till Sjöröd. Kristian Rantoft som är ansvarig för Gamlegårdsgruppen arbetar tillsammans med John utefter underhållsplanen och har förberett flera olika arbeten. DS protokoll nr 477 2017-02-15/aa Sida 4 av 5
g) Kårstöd Inspirationstillfälle kommer att genomföras under mars månad. h) Program och verksamhetsutveckling Inget fanns att rapportera. i) PR/Info Max har studerat vår hemsida, våra Facebookgrupper samt nyhetsbrev. Max redovisade de förändringar som han önskar att genomföra för att informationen skall bli mer lättillgänglig. Max kommer att samtala med John om dessa ändringar. Vi undersöker om någon annan än John kan vara ansvarig för arbetet med vår hemsidas design då dessa åtgärder är mer tidskrävande än löpande uppdatering. Samtliga i styrelsen ombeds att omgående se över sin egen presentation på hemsidan samt att se till så att det finns en porträttbild. Styrelsens Facebooksida skall bli mer aktiv och vår information skall varvas mellan viktig och lättsam styrelseinfo. 33 Beslutsärende Styrelsen fastställde 2016 års deltagardagar enligt bilaga Kurser och Arrangemang arrangerade av 2016. 34 Uppdragsuppföljning Adam genomför en större revision av uppdragsuppföljningen. Han tar bort genomförda uppgifter samt ser över vem som är ansvarig för respektive uppgift med anledning av att vissa ledamöter sedan årsskiftet lämnat styrelsen. 35 Nästa DS Nästa DS är den 16 mars 2017 på kansliet. 36 Mötet avslutas Ordförande tackade alla och förklarades mötet avslutat. 33 Beslutsärende 34 Uppdragsuppföljning 35 Nästa DS 36 Mötet avslutas Malmö den 15 februari 2017 Vid protokollet Liselott Hjelm Mötessekreterare Justerat Adam Arvidsson Mötesordförande Max Björkegren Protokolljusterare DS protokoll nr 477 2017-02-15/aa Sida 5 av 5