ANVÄNDARHANDBOK FÖR SVENSKT BRÅCKREGISTER PÅ INCA Uppdaterad Sammanställt av Version 2.6
Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Vad är INCA?... 3 2 Innan du börjar... 3 2.1 Systemkrav... 3 2.2 Autentisering... 3 2.3 Nytt användarkonto... 3 3 Inrapportering... 3 3.1 Inloggning med SITHS-kort... 3 3.2 Inloggning med Yubikey... 4 3.3 Nyregistrering... 4 3.3.1 Fyll i formuläret... 5 3.3.2 Spara delvis... 6 3.3.3 Spara för 30-dagars komplettering... 6 3.3.4 Spara komplett... 6 3.4 Komplettering... 6 3.4.1 Inkorgen... 6 4 Support... 7 4.1 När det blir fel... 7 4.1.1 Radera ärende... 7 4.1.2 Ändra ärende i inkorgen... 7 4.1.3 Ändra avslutade ärenden (de som inte längre finns i inkorgen)... 7 4.1.4 Ärendet går inte att spara... 7 4.2 Nationell support för Svenskt Bråckregister... 7 4.2.1 Registrerings-frågor... 7 4.2.2 Tekniska frågor... 7 5 Menyval förklaring... 8 Uppdaterad Sammanställt av 2
1 Inledning Denna användarhandbok riktar sig till sjukvårdspersonal som registrerar operationer i Svenskt Bråckregister. Mer information om Svenskt Bråckregister finns på: www.svensktbrackregister.se 1.1 Vad är INCA? INCA Informationsnätverk för cancervården är en nationell IT-plattform för hantering av Nationella kvalitetsregister avseende kvalitetsförbättring och forskning. INCA drivs och utvecklas gemensamt av landets Regionala cancercentrum samt Registercentrum norr och väst. Mer information finns på portalen: www.incanet.se (Om INCA). 2 Innan du börjar 2.1 Systemkrav Se systemkrav via följande länk http://www.cancercentrum.se/samverkan/vara-uppdrag/kunskapsstyrning/kvalitetsregister/stod-forkvalitetsregister/systemkrav/ 2.2 Autentisering Inloggning sker med SITHS-kort. Har du inget SITHS-kort kan du kontakta SITHS-kort ansvarig på ditt landsting (gäller även kortläsare samt programvara). INCA använder sig av SITHS-autentisering eftersom det är en av Datainspektionen godkänd inloggning. Alternativet till SITHS-kort är för närvarande Yubikey. För information angående ansökan om Yubikey, kontakta support.rcnorr@vll.se. 2.3 Nytt användarkonto För att kunna logga in i INCA behövs ett användarkonto som erhålls av er Klinikadministratör. Har ni ingen sådan, kontakta Annika Enarsson på svenskt.brackregister@regionjh.se och lämna följande information: För/efternamn Telefonnummer (arbete) E-post (arbete) Sjukvårdsregion samt Klinikbehörighet (Sjukhus/Klinik) 3 Inrapportering 3.1 Inloggning med SITHS-kort a) Sätt SITHS-kortet i kortläsaren. b) Öppna din webbläsare och ange i adressfönstret: www.svensktbrackregister.se, välj TILL REGISTRERINGEN under fliken REGISTRERING enligt bilden nedan. c) Ange PIN-koden för ditt SITHS-kort för autentisering. d) Du kommer nu till inloggningssidan för INCA där du får välja roll och vilken klinik du vill logga in på. Har du bara en roll och behörighet till en klinik kommer du att loggas in direkt. Uppdaterad Sammanställt av 3
3.2 Inloggning med Yubikey a) Sätt i Yubikey-stickan i en USB-port med USB-kontakten och Yubikey-cirkeln uppåt. b) Öppna din webbläsare och ange i adressfönstret: www.svensktbrackregister.se, välj TILL REGISTRERINGEN under fliken REGISTRERING (se bild i föregående avsnitt). c) Klicka på Logga in med Yubikey d) Ange ditt användarnamn och det lösenord du valde när du aktiverade Yubikey-inloggning e) Sätt markören i rutan för Yubikey och generera ett engångslösenord genom att trycka på knappen på din Yubikey. f) Du slussas automatiskt vidare till nästa sida där du får välja vilken roll och vilken klinik du vill logga in på. Har du bara en roll och behörighet till en klinik kommer du att loggas in direkt. 3.3 Nyregistrering a) Från startsidan, välj REGISTRERA under rubriken Snabbfunktioner enligt figuren nedan. Uppdaterad Sammanställt av 4
b) Mata in patientens personnummer (ÅÅÅÅMMDD-XXXX) och tryck på knappen Sök. OBS! Svenskt Bråckregister registrerar endast patienter med svenskt personnummer. c) Klicka på knappen Nytt ärende. d) Välj aktuellt formulär. 3.3.1 Fyll i formuläret Fyll i hela eller delar av formuläret. Uppdaterad Sammanställt av 5
3.3.2 Spara delvis Om du av någon anledning behöver pausa inmatningen, välj Åtgärd Ej klar, kvar i inkorg enligt figuren nedan. Då kommer det du matat in att finnas kvar till senare i klinikens inkorg. Tryck Utför. 3.3.3 Spara för 30-dagars komplettering Om det gått mindre än 30 dagar efter operation: Fyll i allt utom postoperativa komplikationer och välj Åtgärd Klar för 30-dagars komplettering enligt figuren nedan. Ärendet sparas då i klinikens inkorg för senare komplettering. Tryck Utför. 3.3.4 Spara komplett Om det har gått mer än 30 dagar efter operation: Fyll i hela formuläret (även postoperativa komplikationer) och välj Åtgärd Klar enligt figuren nedan. Tryck Utför. 3.4 Komplettering Om du ska komplettera ett ärende kommer du åt det genom klinikens inkorg. Välj Inkorg under fliken Inrapportering enligt figuren nedan. 3.4.1 Inkorgen I inkorgen finns de patienter som har ärenden som behöver kompletteras. Välj patient genom att klicka på mapp-ikonen enligt figuren nedan. Ärendet öppnas på nytt och kan nu kompletteras. När du är klar, välj Åtgärd och tryck Utför (se steg 3.2.1.1-3). Uppdaterad Sammanställt av 6
4 Support 4.1 När det blir fel När det blir en felregistrering är det viktigt att rätta till denna, annars används felaktiga data för kvalitetssäkring och forskning. 4.1.1 Radera ärende Välj Åtgärd, Avbryt och Radera och tryck Utför. Finns inte detta val i listan är ärendet redan delsparat och behöver makuleras. Kontakta nationell support. Kom ihåg att aldrig skicka personnummer över mail. 4.1.2 Ändra ärende i inkorgen Du kan fritt ändra alla variabler i ett ärende ända tills du valt Åtgärd Klar. 4.1.3 Ändra avslutade ärenden (de som inte längre finns i inkorgen) Om ett ärende blivit sparat med felaktigheter, kontakta nationell support. Kom ihåg att aldrig skicka personnummer över mail. 4.1.4 Ärendet går inte att spara Ifall någon obligatorisk variabel lämnas tom går det inte att spara ärendet, följ instruktionen på felmeddelandet eller kontakta nationell support. Kom ihåg att aldrig skicka personnummer över mail. 4.2 Nationell support för Svenskt Bråckregister 4.2.1 Registrerings-frågor Kontakta Annika Enarsson på svenskt.brackregister@regionjh.se när det gäller: Allmänna frågor om registreringar Variabeldefinitioner Makuleringar Utträde ur registret OBS! Kom ihåg att det inte är tillåtet att skicka patientuppgifter via e-post, beskriv ärendet I korthet och lämna telefonnummer så blir du kontaktad snarast möjligen. 4.2.2 Tekniska frågor Kontakta support.rcnorr@vll.se när det gäller andra tekniska frågor. Uppdaterad Sammanställt av 7
5 Menyval förklaring Inrapportering Inkorg Sök i Inca Sök i befolknings-register Översikt Sammanställning Sök med taggar Skapa ny mall Välj befintlig mall Visa exporterade filer Välj rapport Mina Sidor Personuppgifter Inloggningsalternativ Associera konto med SITHS Senaste kontoaktivitet Byt roll och placering INCA-hjälpen Om INCA Logga ut Klinikens inkorg, här ligger pågående ärenden som är skapade. Här söker du efter personer som finns registrerade i Svenskt Bråckregister sedan tidigare. Här gör du en slagning mot Navet för att få grunduppgifter om en patient. Används om du vill göra en nyregistrering. OBS, om patienten redan finns i registret är det bättre att göra en sökning i Inca (se ovanstående menyval). I översikten får du en samlad bild av den information som finns lagrad i INCA om en vald patient. Här visas patientuppgifter från befolkningsregistret och INCA, pågående ärenden för patienten och registerposter. Här kan du söka efter mallar och rapporter som taggats med speciella sökord. Här kan du skapa egna mallar för datauttag på den egna klinikens patienter. Använd följande länk för ytterligare information i ämnet: http://www.cancercentrum.se/sv/inca/instruktionsfilmer/ Används för att hämta ut data på den egna klinikens patienter. Här hittar du dina tidigare exporterade filer. Här kan du välja att visa upp rapporter som delats ut till dig eller som du skapat själv. Här kan du se de personuppgifter som finns sparade på ditt konto, du kan även korrigera och uppdatera dessa Här byter du lösenordet om du använder Yubikey-inloggning. Här kan du associera ditt konto (användarnamn) till SITHS-kortet för att kunna logga in med SITHS-kortet i Inca. Senaste kontoaktivitet visar information om aktuell aktivitet i ditt konto. Här kan du snabbt byta roll/placering om du har behörighet till flera roller/placeringar. Ex inrapportör/administratör Här kan du få information och hjälp med bland annat inkorgen och sammanställning av data. Här kan du få information om den användare du loggat in som samt systeminformation om Inca. Här loggar du ut från INCA Uppdaterad Sammanställt av 8