Miljöledningssystem i myndigheter 2003 Rapport 5378 juni 2004
Miljöledningssystem i myndigheter - 2003 NATURVÅRDSVERKET
Beställningar Ordertel: 08-505 933 40 Orderfax: 08-505 933 99 E-post: natur@cm.se Postadress: CM-Gruppen, Box 110 93, 161 11 Bromma Internet: www.naturvardsverket.se/bokhandeln Naturvårdsverket Tel: 08-698 10 00, fax: 08-20 29 25 E-post: natur@naturvardsverket.se Postadress: Naturvårdsverket, SE-106 48 Stockholm Internet: www.naturvardsverket.se ISBN 91-620-5378-7.pdf ISSN 0282-7298 Naturvårdsverket 2004 Omslag: illustration: Typisk form
Förord Det är nu sju år sedan de första statliga myndigheterna fick i uppdrag att införa ett miljöledningssystem. I dag har 240 myndigheter detta uppdrag. Miljöledningsystemet bygger på ISO-standarden 14001 men har anpassats och förenklats för att bättre passa myndigheternas förutsättningar och verksamheter. Naturvårdsverket sammanställer sedan år 2000 årligen de rapporter som myndigheterna lämnar i samband med årsredovisningen. Sammanställandet ingår i det uppdrag Naturvårdsverket har att stödja de andra myndigheterna i deras arbete med miljöledningssystemet. Förra året genomförde verket dessutom en utvärdering av hela införandet av miljöledning i myndigheterna. Rapporten, Miljöledning i statliga myndigheter - En utvärdering (Rapport 5346) kan beställas från Naturvårdsverkets bokhandel på nätet eller laddas ner som pdf från www.naturvardsverket.se/miljoledning Denna sammanställning för år 2003 har gjorts av Karin Palmqvist Larsson och Ulrika Hagbarth och den finns tillgänglig som pdf på ovannämnda hemsida. Den bygger på vad som kommit fram i inlämnade redovisningar samt värdefulla synpunkter från deltagarna vid ett seminarium den 27 april 2004. Vi har även försökt att väva in de tankar och förslag som lämnades i verkets utvärdering av införandet av miljöledningssystem. Sammanställningen omfattar merparten av de myndigheter som har fått i uppdrag att arbeta med miljöledningssystem. Undantagna är de myndigheter som fått uppdraget sent år 2003 eller i början av år 2004. De har ännu inte något redovisningskrav. Vi anser att alla myndigheter som ingår i rapporten (med uppdrag från 2001 eller tidigare att införa miljöledningssystem) kan redovisas som en grupp. I årets sammanställning är resultaten därför uppdelade endast i årskullar där det är relevant. Ansvaret för att en myndighet som fått i uppdrag att införa miljöledningssystem verkligen gör det vilar på dess ledning. Naturvårdsverkets uppdrag innebär i korthet att ge stöd och att sammanställa redovisningarna från myndigheterna. Miljödepartementet har det övergripande ansvaret för att miljöledningssystem införs både i myndigheterna och i regeringskansliet. Varje departement ansvarar sedan för dialogen om "kvalitén" i systemet hos sina respektive myndigheter. Stockholm i maj 2004 Naturvårdsverket 3
4
Innehållsförteckning Förord 3 Innehållsförteckning 5 Sammanfattning 6 Summary 7 Inledning 9 Bakgrund 9 Redovisning 9 Sammanställning av års-redovisningarna 11 Svarsfrekvens 11 Införandet av miljöledningssystem 13 Den röda tråden 15 Måluppfyllelse & mått för detaljerade miljömål 16 Ständiga förbättringar 18 Integrering av miljöhänsyn i verksamheten 19 Utbildning 20 Upphandling 21 Revision/uppföljning 23 Certifiering 24 Diskussion 25 Allmänt 25 Årsredovisning 27 Slutsatser 30 Allmänt 30 Förslag på förändringar av redovisningen 31 Referenser 32 Bilaga 1 33 Bilaga 2 40 Myndigheter som är certifierade enligt ISO 14001 eller registrerade enligt EMAS: 40 Myndigheter som arbetar mot en certifiering enligt ISO 14001 eller registrering enligt EMAS: 40 Bilaga 3 41 Bilaga 4 42 5
Sammanfattning Det är idag totalt knappt 240 myndigheter som arbetar med miljöledning enligt uppdrag från regeringen. Av dessa ska 228 stycken redovisa sitt arbete med miljöledningssystemet under 2003. Övriga har nyligen fått uppdraget. Svarsfrekvensen är fortsatt hög och för andra året i rad omfattar denna sammanställning merparten (dvs 228) av de myndigheter som fått i uppdrag att arbeta med miljöledningssystem. Ett mindre antal myndigheter har uteblivit med sin redovisning av miljöledningsarbete två år i rad. Nivån på miljöarbetet i dessa myndigheter kan ifrågasättas. Införandet av miljöledningssystem i statliga myndigheter har över lag gått bra. Mellan 80-90 procent av myndigheterna har nu utfört miljöutredning, antagit miljöpolicy och satt upp miljömål. Det är en förbättring jämfört med år 2002 och visar att utvecklingen är tydligt positiv. Merparten av myndigheterna har logiskt uppbyggda miljömål som är kopplade till miljöpolicyn. Graden av måluppfyllelse ligger på drygt 80 procent, vilket är en förbättring jämfört med 2002. De delar av systemet där det fortfarande finns utrymme för förbättringar har stora likheter med förra året. Här vill vi särskilt lyfta fram: Ökad integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten Mer fokus på den indirekta miljöpåverkan Förstärka utbildning och upphandling Vikten av revision och/eller uppföljning Identifiera ständiga förbättringar Bättre kommunikation mellan departement och myndigheter I årets sammanställning ingår även förslag till förändringar i rapporteringen. Redovisningsmallen bör ses över. Det som saknas i mallen riskerar att inte redovisas och vissa punkter bör därför förtydligas och eventuellt utvecklas. Genom att dela in myndigheterna i grupper skulle redovisningarna bättre kunna anpassas till myndighetens kärnverksamhet samt till departementens behov av information. 6
Summary As part of its endeavour to promote sustainable development, the Swedish Government has decided that central government agencies are to introduce environmental management systems (EMS). The agencies in question are expected to make responsibility and concern for the environment a natural part of their overall activities. The system envisaged is a simplification of ISO 14001. Today a majority, almost 240 central agencies, runs an environmental management system. Some authorities are regarded as having little impact on the environment. Therefore their systems are less comprehensive. Every year the authorities send a report to their ministries on progress made and how the system is operating. The Swedish EPA is entrusted with the task of supporting other government agencies in the introduction process and compiling their annual reports. This report provides the result from the compilation of reports on work done in 2003. The introduction process is proceeding well. Almost 90 % of the agencies have made an environmental assessment, and an environmental policy declaration based on this assessment. Furthermore they have objectives that have been reached to about 80%. This years figures demonstrates progress when compared with 2002 figures. Still parts of the systems could be improved. Here we want to highlight: The need for better integration of the EMS into agencies mainstream activities To focus more on indirect environmental aspects of the agencies work Promote education and procurement activities Recognise the need for audits Identify continuous improvements The need for a better dialogue with the ministry In this report we also suggest some changes to the reporting format that has been used. We also examine the possibility to divide the agencies in different groups when reporting, thereby making it easier to focus on certain aspects relevant for each group. 7
8
Inledning Bakgrund Ett miljöledningssystem är en metod för att systematisera miljöarbetet, att integrera miljöhänsyn i den ordinarie verksamheten och sätta mål för miljöarbetet. Miljöledningssystemet ska ses som ett verktyg för att bedriva ett målinriktat miljöarbete. Syftet med systemet är att miljöarbetet ständigt ska bli bättre. Miljöarbetet ska inriktas på de områden som påverkar miljön mest. När ett miljöledningssystem införs ska myndigheten utföra en miljöutredning och upprätta en miljöpolicy. Därefter sätts mål för miljöarbetet och handlingsplaner upprättas för att nå målen. Handlingsplanen genomförs sedan och arbetet följs upp. Arbetet redovisas årligen enligt riktlinjer från Miljödepartementet (bilaga 4). Därefter utvärderas resultatet av miljöarbetet och nya mål sätts upp, en handlingsplan upprättas osv. enligt ovan beskrivna process varmed en cirkelgång med ständiga förbättringar uppnås (bilaga 3). Införandet av miljöledningssystem i statliga myndigheter är ett led i regeringens strävan att bygga ett hållbart samhälle. Enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004) är målet med att införa miljöledningssystem att integrera miljöhänsyn och resurshushållning i myndigheternas ordinarie verksamheter och därigenom direkt och indirekt minska den negativa påverkan på miljön. Miljödepartementet har det övergripande ansvaret för införandet av miljöledningssystem inom statsförvaltningen. Regeringsuppdraget till myndigheterna följer i stort sett samma struktur som ISO 14001 men utan krav på certifiering. De första myndigheterna fick sitt uppdrag i december 1996. Numera har ca 240 myndigheter i uppdrag att införa och upprätthålla ett miljöledningssystem. Ett 50-tal av dessa myndigheter, där miljöpåverkan har bedömts vara mindre än för andra myndigheter, har fått ett förenklat uppdrag. Det förenklade uppdraget innebär samma moment som det fullständiga systemet men det fokuserar enbart på de direkta miljöaspekterna. Genom att successivt utöka antalet myndigheter med uppdrag har erfarenheter från myndigheterna tagits tillvara i processen. Det totala antalet myndigheter med uppdrag att införa miljöledningssystem utgör en heterogen grupp med kraftigt skiftande kärnverksamhet. Det är alltifrån myndigheter med ett fåtal anställda och mestadels kontorsverksamhet till myndigheter med tiotusentals anställda och stor miljöpåverkan eller myndigheter som når tiotusentals studenter. Redovisning I myndigheternas uppdrag ingår bland annat att varje år redovisa miljöledningsarbetet till sina respektive departement med en kopia till Naturvårdsverket. Redovisningarna fungerar som stöd och motor i myndigheternas arbete med miljöledning. Av uppdragen framgår att redovisningen i tillämpliga delar skall följa de riktlinjer som beslutats av regeringen (bilaga 4). Samtliga myndigheter som har fått uppdraget ska redovisa enligt dessa riktlinjer oavsett om uppdraget är förenklat eller full- 9
ständigt. Redovisningen begränsas däremot inte till att gälla endast de delar som tas upp i mallen enligt riktlinjerna (bilaga 4). Redovisningens syften: att kunna redovisa resultat av statsförvaltningens miljöarbete till regering och riksdag att utgöra ett underlag för resultatdialogen mellan departement och myndighet Naturvårdsverket har sedan år 2000 i uppdrag att utifrån de årliga redovisningarna sammanställa resultatet av miljöledningsarbetet i statliga myndigheter. 10
Sammanställning av årsredovisningarna Svarsfrekvens 2003 års arbete med att införa miljöledningssystem i statliga myndigheter har sammanställts. Totalt 228 myndigheter har mellan 1997 och 2001 fått i uppdrag av regeringen att införa ett miljöledningssystem (bilaga 1). Vissa myndigheter har fått i uppdrag att införa ett förenklat miljöledningssystem (51 stycken) som på vissa punkter skiljer sig från det fullständiga uppdraget. Rapporten bygger på 204 myndigheters redovisningar av miljöledningsarbetet under 2003. Detta motsvarar 89 procent av det totala antalet myndigheter med uppdrag och är en klar ökning jämfört med sammanställningen för år 2002. Fyra myndigheter redovisade för sent för att ingå i sammanställningen och för 20 myndigheter saknas redovisning (figur 1) trots påminnelse. Åtta myndigheter har uteblivit med sin redovisning två år i rad. 250 Antal myndigheter 200 150 100 50 51 41 41 177 167 163 Förenklat uppdrag Fullt uppdrag 0 Myndigheter med MLSuppdrag Myndigheter som redovisat 2003 Redovisningar som rapporten bygger på Figur 1 år 2003. Antal myndigheter som redovisat respektive ingår i underlaget till sammanställningen för Antal myndigheter som redovisat 2003 fördelat på olika departement visar att Jordbruks-, Miljö- och Justitiedepartementet även i år uppvisar högst andel redovisningar. I övrigt är andelen myndigheter per departement jämnt fördelad (figur 2). 11
60 Antal myndigheter 50 40 30 20 10 0 Utbildn Finans Social Kultur Näring Justitie Miljö Försvar Utrikes Jordbruk Har ej redovisat 6 3 3 3 1 0 0 2 2 0 Redovisat för sent 0 1 1 0 2 0 0 0 0 0 Redovisat i tid 43 34 33 23 23 15 12 8 6 7 Redovisat i tid Redovisat för sent Har ej redovisat Figur 2 Antal myndigheter som har redovisat miljöledningsarbetet i tid för att ingå i sammanställningen, som redovisat för sent för att ingå samt som inte redovisat, fördelat på de ansvariga departementen. Total har andelen myndigheter som redovisat sitt miljöledningsarbete (även de som inte ingår i sammanställningarna) ökat från 72 procent år 1999 till 91 procent år 2003 (figur 3). Det är stor skillnad mellan antal myndigheter per departement. Exempelvis saknas endast två myndigheters redovisningar för utrikesdepartementet, vilket dock motsvarar hela 25 procent. Andel myndigheter (%) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Utbildn. Finans Social Kultur Näring Justitie Miljö Försvar Utrikes Jordbruk Totalt 1999 2000 2001 2002 2003 Figur 3 Andel myndigheter som redovisat sitt miljöledningsarbete under åren 1999 till 2003, fördelat på de ansvariga departementen och summerat (totalt). 12
Införandet av miljöledningssystem I processen att införa ett miljöledningssystem ingår som ett första steg att utföra en miljöutredning av myndighetens interna och externa verksamhet. Vidare ingår att utarbeta en miljöpolicy samt att sätta upp mål för miljöarbetet. Miljöutredning är i första hand en kartläggning och utvärdering av sambanden mellan myndighetens verksamhet och dess miljöpåverkan samt vilken miljölagstiftning som berör verksamheten. Resultatet av utredningen blir beslutsunderlag för myndighetens fortsatta miljöarbete och utgör grunden för miljöpolicy och miljömål. Att ta fram verksamhetens miljöaspekter (orsakerna till miljöpåverkan) och identifiera de mest betydande miljöaspekterna är det stora arbetet i miljöutredningen. Myndigheternas miljöaspekter kan delas in i direkta och indirekta vilka båda ska finnas med i utredningen. Direkt miljöpåverkan sker genom de verksamheter som direkt påverkar miljön (exempelvis tjänsteresor, energianvändning och pappersförbrukning). Indirekt miljöpåverkan sker genom de verksamheter som påverkar andra aktörer så att miljöpåverkan från deras aktiviteter förändras (exempelvis beslut, föreskrifter och avgifter). Miljöpolicyn uttrycker myndighetens vilja att förbättra miljösituationen och utgör grunden för att fastställa och följa upp de övergripande och detaljerade miljömålen. Miljömålen beskriver konkret de mål som sätts upp för att uppfylla åtagandena i miljöpolicyn, de ska vara förankrade, realistiska och gärna mätbara. De myndigheter som har fått i uppdrag att införa ett förenklat miljöledningssystem behöver endast ta hänsyn till de indirekta miljöaspekterna om dessa uppenbart har stor påverkan. I en studie av Naturvårdsverket (2004) framkom att även myndigheter med förenklat uppdrag uppger att de faktiskt har indirekta miljöaspekter. Genom att identifiera myndighetens mest betydande miljöaspekter kan miljöarbetet fokuseras på de miljömässigt mest angelägna områdena (Naturvårdsverket, 2004). 94 procent av myndigheterna har under 2003 genomfört en miljöutredning, 93 procent av myndigheterna har en miljöpolicy och 83 procent av myndigheterna har miljömål. En jämförelse med år 2002 visar att andelen ökat vilket innebär en förbättring (figur 4). Ökningen kan bero på att de cirka hundra myndigheter som fick uppdraget 2001 nu har kommit längre i processen med att införa ett miljöledningssystem. 13
Andel myndigheter (%) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Miljöutredning Miljöpolicy Miljömål 2002 2003 Figur 4 En jämförelse av andelen myndigheter med utförd miljöutredning, antagen miljöpolicy och uppsatta miljömål för år 2002 och 2003. En jämförelse mellan myndigheter som har fått uppdraget mellan åren 1997-2000 (årskullarna 1997-2000) och myndigheter som har fått uppdraget år 2001 (årskull 2001) visar att de äldre årskullarna överlag hunnit längre i arbetet med att införa ett miljöledningssystem (figur 5). Detta visar på en mycket bra utveckling och antyder att arbetet med att införa miljöledningssystem i myndigheterna går i rätt riktning. Andel myndigheter (%) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Miljöutredning Miljöpolicy Miljömål Årskullarna 1997-2000 Årskull 2001 Figur 5 En jämförelse av andelen myndigheter som har utfört miljöutredning, antagit miljöpolicy och uppsatta miljömål. Jämförelsen visar myndigheter som fått uppdraget mellan 1997-2000 (årskullarna 1997-2000) och myndigheter som fått uppdraget 2001 (årskull 2001). 14
Den röda tråden En röd tråd ska löpa genom hela miljöledningsarbetet. Sådant som deklareras i miljöpolicyn ska genomsyra hela miljöledningsarbetet och bygga på de betydande miljöaspekterna som identifierats i miljöutredningen. De övergripande målen ska baseras på de mest betydande miljöaspekterna, där möjligheten till miljövinst är störst, och utformas så att de uppfyller åtagandena i miljöpolicyn. De detaljerade målen ska utgöra steg på vägen att nå de övergripande målen. För många myndigheter gäller att deras största miljöpåverkan sker indirekt, genom de beslut som myndigheten fattar. Enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004) upplever dessvärre många myndigheter att det är svårt att förstå indirekt miljöpåverkan samt att se hur miljöhänsyn kan byggas in i myndighetens kärnverksamhet (Naturvårdsverket, 2004). Svårigheterna med de indirekta miljöaspekterna är flera: att identifiera och värdera de indirekta miljöaspekterna, att sätta upp mätbara mål och följa upp dem. Miljömålen har en tendens att ta upp de direkta miljöaspekterna mer än de indirekta. Det är ett problem eftersom de mest betydande miljöaspekterna därmed inte återspeglas korrekt. Enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004) handlar problemet till stor del om att miljöledningssystemet inte anpassats till myndighetens ordinarie verksamhet. Det finns därför effektiviseringsvinster att göra om arbetet med de mest betydande miljöaspekterna skulle prioriteras bättre. I sammanställningen för 2002 (Naturvårdsverket, 2003) ingår en analys av sambandet, dvs. den röda tråden, mellan övergripande miljömål och miljöaspekter samt mellan detaljerade miljömål och övergripande mål för de myndigheter (miljöledare) som har fått uppdraget mellan åren 1997 och 2000. En jämförelse mellan samtliga myndigheter år 2003 och tidigare analys av miljöledarna visar att kopplingen i medeltal ligger på mellan 80 och 90 procent (figur 6). Många av de detaljerade målen hänger alltså ihop med de övergripande målen och dessa i sin tur med de betydelsefulla miljöaspekterna. Eftersom de flesta detaljerade målen tar upp de direkta miljöaspekterna kan merparten av myndigheterna därmed sägas ha ett logiskt uppbyggt miljöledningssystem, åtminstone för de direkta miljöaspekterna. 15
100 Andel mål (%) 80 60 40 20 0 Miljöledare 1997 Miljöledare 1998 Miljöledare 1999 Miljöledare 2000 Samtliga myndigheter t.o.m. 2003 Övergripande mål kopplade till miljöaspekter Detaljerade mål kopplade till övergripande mål Figur 6 Andelen detaljerade mål med koppling till de övergripande målen respektive övergripande mål med koppling till miljöaspekterna för myndigheter som har fått uppdraget mellan åren 1997 till 2000 (miljöledare) och för samtliga myndigheter som ingår i årets redovisning. Måluppfyllelse & mått för detaljerade miljömål Detta avsnitt handlar enbart om måluppfyllelse av de detaljerade miljömålen. (Måluppfyllelsen för de övergripande målen efterfrågas inte i redovisningen). De detaljerade miljömålen ska helst vara konkreta och mätbara. Det kan dessvärre vara svårt att sätta upp mätbara mål för de indirekta miljöaspekterna. Det finns därför behov av att ta fram metoder för att mäta och följa upp den indirekta miljöpåverkan, enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004). Graden av måluppfyllelse av de detaljerade målen anges i en skala från helt uppnådda till inte alls uppnådda. En jämförelse av måluppfyllelsen år 2002 och 2003 visar på en förbättring. År 2003 är 84 procent av de detaljerade målen i någon grad uppnådda jämfört med 74 procent år 2002. Andelen mål som inte alls är uppnådda respektive saknar uppgift är mindre år 2003 (figur 7). 16
40 Grad av måluppfyllelse (%) 35 30 25 20 15 10 5 2002 2003 0 helt mer än hälften hälften eller mindre inte alls Uppgift saknas Figur 7 Grad av måluppfyllelse av de detaljerade målen för år 2002 och 2003. Graden av måluppfyllelse kan beräknas genom ett antal olika metoder. I riktlinjerna anges måttet med hjälp av nyckeltal, enkät, skattning eller annat. Det är viktigt att poängtera att startläget måste vara dokumenterat för att senare kunna beräkna förändringen samt att man redan i förväg bör bestämma vilken metod som ska användas. Metoden med enkät ger mycket information och en känsla av delaktighet. Den är dock tidskrävande att sammanställa och kräver dessutom kunskap om tekniken för att ge objektiva och riktiga resultat. Enkät används i mycket begränsad omfattning av myndigheterna (figur 8) vilket troligen beror just på behovet av tid och kunskap. I vilken grad som de detaljerade målen hos myndigheterna har uppfyllts har för en tredjedel av målen tagits fram genom skattning. Skattning innebär att en grov bedömning av storleksordningen på måluppfyllelsen görs. Att många myndigheter använder skattning är inte bra, särskilt inte eftersom merparten av de detaljerade målen berör direkt miljöpåverkan. Rätt formulerade direkta mål är som regel mätbara. Alltså borde skattning i första hand användas för de indirekta målen. Måluppfyllelsen för 17 procent av de detaljerade målen har tagits fram genom nyckeltal. Nyckeltal innebär användandet av faktiska mätvärden som sätts i relation till annat mått, som till exempel antalet anställda eller storleken på lokalyta. Eftersom de flesta direkta målen borde gå att mäta med hjälp av nyckeltal är andelen nyckeltal för lågt. En tredjedel av måtten på måluppfyllelse har tagits fram genom annan metod än de som finns som alternativ i redovisningsmallen. Detta antyder att det saknas någon viktig metod bland alternativen i mallen alternativt att myndigheterna är osäkra på hur måluppfyllelsen ska tas fram. För 14 % av målen saknas uppgift om vilken metod som använts. 17
Andel av använda mått (%) 35 30 25 20 15 10 5 2002 2003 0 Nyckeltal Enkät Skattning Annat Uppgift saknas Figur 8 Andel av metoder, använda som mått på måluppfyllelsen för de detaljerade målen under år 2002 och 2003. Ständiga förbättringar Syftet med miljöledningssystemet är att miljöarbetet ska bli ständigt bättre enligt tidsbestämda och mätbara miljömål (Regeringskansliet & Miljödepartementet, 2000). Genom att utvärdera resultatet av miljöarbetet och successivt höja ambitionsnivån genom att sätta nya mål uppnås ständiga förbättringar (se skiss över processen i bilaga 3). I redovisningsmallen för miljöledningsarbetet finns möjlighet att redovisa vilka positiva förändringar i miljöledningsarbetet som gjorts under året. Hälften av myndigheterna har redovisat någon form av positiv förändring under 2003 (figur 9). En tredjedel har inte redovisat någon positiv förändring och för en femtedel av myndigheterna saknas uppgift. En jämförelse med år 2002 visar att andelen myndigheter som redovisat positiva förändringar tydligt ökat till år 2003 medan andelen myndigheter som inte har lämnat uppgifter ligger kvar på en femtedel. Ökningen kan bero på att fler faktiskt upplever reella förbättringar. En risk är dock att de positiva förändringar som redovisas förväxlas med måluppfyllelse samt att utebliven uppgift är ett tecken på att myndigheterna är osäkra på vad som avses. Med positiva förändringar avses de ständiga förbättringar som är målet med miljöledningsarbetet. 18
60 Andel myndigheter (%) 50 40 30 20 10 2002 2003 0 Redovisat positiva förändringar Ej redovisat positiva förändringar Uppgift saknas Figur 9 Andel myndigheter som har redovisat positiva förändringar under år 2002 och 2003. Integrering av miljöhänsyn i verksamheten Integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten är viktig för det fortlöpande arbetet och ett villkor för att miljöledningsarbetet ska fortleva. Med integrering menas att miljöfrågorna tas upp i anslutning till myndighetens ordinarie verksamhet. Först när miljöledningssystemet är integrerat i den ordinarie verksamheten kan miljöledningssystemet fortleva utan att vara beroende av enskilda drivande nyckelpersoner. Enligt myndigheternas uppdrag om införande av fullständigt miljöledningssystem skall miljöhänsyn och miljöledningssystemet integreras i den ordinarie verksamheten. I redovisningsmallen för miljöledningsarbetet (bilaga 4) finns möjlighet att redovisa huruvida de detaljerade miljömålen är integrerade i verksamhetsplanen. Hälften av myndigheterna i årets sammanställning har i någon grad integrerat sina miljömål i verksamhetsplanen, vilket är en stor ökning jämfört med år 2002 (figur 10). En femtedel av myndigheterna har däremot inte integrerat sina miljömål i verksamhetsplanen, vilket är ungefär samma nivå som gällde å 2002. En stor skillnad mot 2002 är att andelen myndigheterna som helt saknar detaljerade miljömål var hela 46 procent år 2002 jämfört med 15 procent 2003. Att resultatet för år 2003 inte är ännu bättre är en logisk följd av att nästan 20 procent av myndigheterna saknar uppsatta miljömål, enligt figur 4. Integreringen av miljöledningssystemet behöver ytterligare förbättras och eventuellt även förtydligas i redovisningsmallen. 19
Andel myndigheter (%) 60 50 40 30 20 10 2002 2003 0 Integrerat Ej integrerat Saknar detaljerade mål Saknar uppgift Figur 10 Andelen myndigheter som har integrerat sina detaljerade mål i verksamhetsplanen 2002 och 2003. Utbildning För att förankra och integrera miljöledningsarbetet i den ordinarie verksamheten krävs information och utbildning för chefer och övrig personal. Totala andelen myndigheter som rapporterat att de har genomfört miljöledningsutbildning under 2003 är färre än andelen för 2002 (39 procent jämfört med 47 procent) (figur 11). För 9 procent av myndigheterna saknas uppgifter om huruvida miljöledningsutbildning bedrivits under 2003. Miljöledningsutbildning bör genomföras regelbundet för att höja kompetensnivån hos de anställda och för att introducera nyanställda. 60 Andel myndigheter (%) 50 40 30 20 10 2002 2003 0 Utbildning Ej utbildning Uppgift saknas Figur 11 Andelen myndigheter som har genomfört miljöledningsutbildning under år 2002 respektive under år 2003. 20
Av de myndigheter som fick uppdraget 2001 har däremot en större andel (38 procent) genomfört miljöledningsutbildning under 2003 jämfört med 2002 (23 procent) (figur 12). Detta är naturligt eftersom dessa myndigheter nu har hunnit längre i processen med att införa ett miljöledningssystem och passerat den inledande fasen med att bland annat genomföra miljöutredning. Trots att miljöledare 2001 har ökat sina utbildningsinsatser har totala andelen insatser minskat för hela gruppen av myndigheter. Det pekar på att övriga myndigheter har genomfört miljöledningsutbildning i liten omfattning. 60 Andel myndigheter (%) 50 40 30 20 10 2002 2003 0 Utbildning Ej utbildning Uppgift saknas Figur 12 Andelen myndigheter som genomfört miljöledningsutbildning under 2002 respektive 2003 baserat på de myndigheter som fick uppdraget 2001 (miljöledarna 2001). Upphandling Stora summor omsätts varje år i den offentliga upphandlingen som genomförs enligt noggrant utformade regler. För att statliga myndigheter ska kunna köpa varor eller tjänster till fördelaktigare villkor än vad varje myndighet kan göra var för sig finns det idag ett etablerat samarbete. Tolv ramavtalsansvariga myndigheter ingår tillsammans i den samverkan över myndighetsgränserna som kallas den statliga inköpssamordningen. Syftet är att spara pengar med hjälp av kostnadseffektiva ramavtal med leverantörer. Detta gäller speciellt de varor och tjänster som köps ofta inom de statliga myndigheterna och/eller uppgår till stora värden. Om flera myndigheter står bakom och använder sig av ett ramavtal får de givetvis en starkare position gentemot leverantörerna. Av förordningen om statligt inköpsansvar (SFS 1998:796) framgår att myndigheterna ska använda ramavtalen. Ett ramavtal kan användas av myndigheterna genom att avropa från avtalet. Det innebär att en myndighet som behöver nya datorer inte behöver gå ut på marknaden och göra en egen upphandling utan kan i stället använda ett ramavtal. Eftersom stora summor omsätts varje år kan väl formulerade och avvägda krav på miljöåtgärder i ett ramavtal driva utvecklingen i en för miljön positiv riktning. Idag finns 21
många ramavtal främst för produkter som t ex datorer, möbler och papper men även för tjänster som t ex resor och tryckeriverksamhet. Enligt det fullständiga miljöledningsuppdraget ska myndigheterna särskilt arbeta för att inom ramen för gällande regelverk miljöanpassa sin upphandling. Myndigheterna har de senaste åren redovisat uppgifter om sin upphandling. Resultaten har dock varit svåra att bearbeta i redovisningsmallen, dels eftersom frågorna har varit otydligt formulerade, dels för att myndigheterna i många fall själva har haft svårt att ta fram uppgifterna. Av årets redovisningar framgår att hälften av myndigheterna med fullständigt uppdrag använder sig av ramavtal vid upphandling vilket är klart fler än de med förenklat uppdrag (figur 13). Endast en mycket liten andel av myndigheterna uppger att de inte använder ramavtal. Andelen myndigheter där uppgift saknas är dock stor. Bland dessa myndigheter kan det finnas flera som faktiskt använder ramavtal trots att detta inte framgår av rapporteringen, men det kan också vara så att ramavtalen faktiskt inte används. Att uppgifter saknas från så många myndigheter kan tyda på att myndigheterna internt har svårt att överblicka sina upphandlingar. Med tanke på att myndigheterna förväntas använda sig av ramavtal är det av stor vikt att miljökrav ställs när ramavtalen tecknas, vilket också flera av myndigheterna förutsätter. Det är samtidigt viktigt att prioritera höga miljökrav inom de områden där det finns störst miljönytta att vinna. 60 Andel myndigheter (%) 50 40 30 20 10 0 Ramavtal används Ramavtal används ej Uppgift saknas Förenklat uppdrag Fullständigt uppdrag Samtliga myndigheter Figur 13 Andel myndigheter som använder sig av ramavtal vid upphandling. Av samtliga myndigheter ställer 65 procent miljökrav i sin egen upphandling, som görs utan de statligt samordnade ramavtalen (figur 14). 22
Andel myndigheter (%) 70 60 50 40 30 20 10 0 Miljökrav ställs Miljökrav ställs ej Uppgift saknas Figur 14 Andelen myndigheter som ställer miljökrav vid egna upphandlingar (ej ramavtal). Revision/uppföljning I myndigheternas uppdrag ingår att revidera och förbättra miljöarbetet. Revision/uppföljning är viktigt av flera olika anledningar. Inom ramen för uppföljningen av miljöledningsarbetet följs både målen och systemet som sådant upp. Detta är en grundförutsättning för att åstadkomma ständiga förbättringar och fungerar som motor i hela förbättringsarbetet. Genom uppföljning hålls arbetet med miljöledningssystemet aktivt och levande. Uppföljning ger även möjlighet att se om fokus ligger på de mest betydande miljöaspekterna och att myndigheten gör rätt saker som ger störst miljönytta. Revision/granskning av miljöledningsarbetet leder till förenkling, förtydligande och effektivisering av det dagliga miljöarbetet. Det ger även uppmärksamhet åt miljöledningssystemet inom myndigheten. För att miljörevisionen ska få samma status som andra revisioner bör uppdraget om revision i myndigheten komma från GD. Intern revision bidrar till att sprida kunskap och bra idéer inom myndigheten, ge återkoppling, väcka intresse och öka kompetensen hos personalen. Intern revision bidrar också till att på ett kostnadseffektivt sätt se till att miljöledningssystemet upprätthålls även efter att det har införts. Intern revision bör göras en till två gånger per år för att kontrollera att rutinerna fungerar. Den första bör göras så fort alla delar av systemet finns på plats i syfte att skapa dialog och öka förståelsen för processen mer än för att granska. En jämförelse mellan andelen myndigheter som genomfört revision under 2003 respektive 2002 visar att andelen ökat aningen, vilket är viktigt och glädjande att notera. Den totala andelen som uppger att ingen revision har utförts alternativt att uppgift saknas är dock fortfarande mycket stor (figur 15). 23
Andel av myndigheterna (%) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2002 2003 Ej revision Uppgift saknas Revision Figur 15 Andel av myndigheterna som har genomfört revision under 2002 respektive 2003. Certifiering Vissa myndigheter har valt att låta certifiera sig enligt ISO 14001 eller registrera sig enligt EMAS. I årets sammanställning har 18 stycken myndigheter (motsvarande nio procent) uppgett att de är certifierade alternativt registrerade (bilaga 2). Detta är en ökning jämfört med sammanställningen 2002 som totalt omfattade tio certifierade/registrerade myndigheter. Fem myndigheter uppger att de arbetar för att bli certifierade/registrerade (bilaga 2). Exempel på skäl som framförts som anledning till att myndigheter låtit certifiera sig är att den lite enklare variant av miljöledningssystem som miljödepartementet föreslår inte ger tillräcklig ordning och reda. Andra skäl är krav från omgivningen samt en övertygelse om att certifiering med dess krav på extern revision är den bästa garantin för ett uthålligt miljöledningsarbete och en förutsättning för ständiga förbättringar (Naturvårdsverket, 2004). 24
Diskussion Allmänt Svarsfrekvensen ligger i år på 91 procent, vilket är jämförbart med förra året. Av de 20 myndigheter som inte har redovisat i år har hälften förenklat uppdrag och det är åtta stycken som uteblivit med sin redovisning två år i rad. Detta antyder att miljöarbetet i dessa myndigheter är mycket lågt prioriterat och kanske obefintligt. Bilden av hur långt införandet av miljöledningssystem kommit i statliga myndigheter är trots allt positiv. Våra sammanställningar visar att utvecklingen går åt rätt håll även om det finns stora variationer bland myndigheterna. Drygt 90 procent av alla myndigheter som ingår i årets sammanställning har genomfört miljöutredning och utarbetat miljöpolicy. Drygt 80 procent har även satt upp miljömål. Detta är en förbättring jämfört med året innan. Ökningen beror troligtvis på att de cirka hundra myndigheter som fick uppdraget 2001 nu har kommit längre i processen med att införa ett miljöledningssystem. Naturvårdsverket har fått signaler från myndigheter om att det kan finnas ett värde i att åter aktualisera hur en miljöutredning genomförs. Många utredningar ses nu över och ytterligare metodutveckling kan vara värdefullt. Med de gemensamma kunskaper systemet samlat på sig t ex vad gäller den indirekta miljöpåverkan så borde miljöutredningarna kunna förbättras. Om man antar att de 20 myndigheter som inte har lämnat in någon redovisning inte heller har genomfört en miljöutredning så utgör dessa myndigheter tillsammans med de myndigheter som redovisat att de inte har genomfört miljöutredning en relativt stor del av alla myndigheter (cirka 30 myndigheter vilket motsvarar cirka 13 procent). Eftersom det nu är tre år sedan den sista stora gruppen myndigheter fick uppdraget och sju år sedan den första gruppen fick uppdraget kan det inte vara tidsbrist som är anledningen. Det kan därför ifrågasättas om dessa myndigheter verkligen infört det miljöledningssystem som de har ålagts. Ett problem är att de indirekta miljöaspekterna av myndighetens kärnverksamhet inte återspeglas i tillräcklig omfattning i miljöarbetet. Problemet handlar till stor del om att miljöledningssystemet inte anpassats till myndighetens kärnverksamhet. Detta kan t ex uppstå när de indirekta aspekterna inte uppmärksammats i miljöutredningen. Ett sätt att förbättra anpassningen kan vara att i samband med uppföljning/revision uppmärksamma de indirekta miljöaspekterna. Fokus kan då, vid behov, justeras så att de mest betydande miljöaspekterna genomsyrar miljöarbetet. För att underlätta arbetet med de indirekta miljöaspekterna har Naturvårdsverket samlat till flera gemensamma aktiviteter, men en hel del återstår att göra. Vår bedömning är att andra eller tredje parts revisioner skulle kunna förbättra situationen. Dessa revisorer kan då hjälpa till att identifiera den indirekta påverkan. 25
Integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten är viktig för det fortlöpande arbetet och ett villkor för att miljöledningsarbetet ska fortleva. Årets sammanställning visar att hälften av myndigheter har integrerat detaljerade miljömål i verksamhetsplanen. Detta är en tydlig förbättring mot 2002 men det räcker inte. Integreringen av miljöledningssystemet behöver ytterligare förbättras avsevärt hos de myndigheter som ännu inte har gjort detta. Andelen myndigheter som har genomfört miljöledningsutbildning under 2003 är färre än andelen för 2002, cirka 40 procent jämfört med 50 procent. Detta får anses som något lågt eftersom miljöledningsutbildning bör genomföras regelbundet för att höja kompetensnivån på de anställda och för att introducera nyanställda. Utbildningsinsatserna bör därför ökas under nästa år. Under 2003 redovisade hälften av myndigheterna någon form av ständig förbättring, vilket kan jämföras med en tredjedel av myndigheterna under 2002. En anledning till den stora andelen uteblivna uppgifter samt myndigheter som inte redovisar några förbättringar kan antyda att myndigheterna är osäkra på vad som avses. En risk är även att dessa positiva förändringar förväxlas med måluppfyllelse. Eftersom detta är en central del av miljöledningsarbetet bör redovisningsmallen förtydligas samt myndigheterna uppmärksammas på begreppets innebörd. Enligt det fullständiga miljöledningsuppdraget ska myndigheterna särskilt arbeta för att inom ramen för gällande regelverk miljöanpassa sin upphandling. Endast hälften av myndigheterna med fullständigt uppdrag uppger att de använder sig av ramavtal vid upphandling. Dock saknas uppgifter gällande upphandling från nästan hälften av myndigheterna. Det är ett alltför stort mörkertal, särskilt med tanke på att alla myndigheter ska använda sig av ramavtal där sådana finns, enligt förordningen om statligt inköpsansvar (SFS 1998:796). I redovisningsmallen förekommer många varianter på svar från myndigheterna. Detta är ett område där myndigheterna behöver satsa extra resurser och där redovisningsmallen bör förtydligas. Det kräver dock viss eftertänksamhet för att fånga in just de aspekter som från miljösynpunkt är viktiga utan att det går åt alltför mycket resurser för att plocka fram svaren. Vår bedömning är att betydande förbättringar fortfarande kan uppnås vad gäller upphandling inom miljöledningssystemet. Revision/uppföljning är viktig av flera olika anledningar, bland annat för att åstadkomma ständiga förbättringar och för att se om fokus ligger på de mest betydande miljöaspekterna så att myndigheterna gör rätt saker som ger störst miljönytta. Revisionen bidrar också till att miljöledningssystemet hålls levande i organisationen eftersom revisionen med nödvändighet uppmärksammas i myndigheten Glädjande nog visar en jämförelse med år 2002 att andelen myndigheter som utför revisioner har ökat men att den fortfarande ligger på en låg nivå (knappt en femtedel av myndigheterna). Eftersom det ingår i uppdraget att revidera och förbättra miljöarbetet borde fler myndigheter följa upp miljöledningsarbetet för att se att det går framåt. Det finns också en otydlighet i uppdragen till myndigheterna att införa 26
miljöledningssystem. Därför bör myndigheterna få tydligare besked från departementen om vad som förväntas och vad som ingår i uppdraget avseende omfattningen på revision/uppföljning. Årsredovisning Dagen riktlinjer för redovisning tillkom efter ett behov av att lättare kunna följa upp resultaten. En positiv sida med en enhetlig mall för samtliga myndigheter är att den kan användas för att jämföra resultaten mellan myndigheter och mellan år. Om redovisningsformen skräddarsys efter olika myndigheters behov försvåras möjligheten att göra jämförande studier av detta slag. Å andra sidan kan en anpassning till myndigheterna möjliggöra att redovisningen svarar bättre mot departementens behov av uppgifter. Det är viktigt att redovisningsmallen uppfyller syftet samt överensstämmer med regeringsuppdragen. Det som saknas i redovisningsmallen enligt riktlinjerna riskerar att inte redovisas. Vid årets sammanställning har Naturvårdsverket uppmärksammat vissa brister. För att få en klar bild över hur myndigheterna integrerat miljöhänsyn och miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten är redovisningsmallen troligtvis otillräckligt. Eftersom integreringen i den ordinarie verksamheten är särskilt viktig för att få ett fungerande system bör redovisningen av om miljöledningssystemet har integrerats i den ordinarie verksamheten vidareutvecklas och preciseras i riktlinjerna. Likaså om myndigheten har arbetat fram en handlingsplan för fortsatt integrering av miljöhänsyn i sin verksamhet. Den stora andelen myndigheter som redovisar att mått på måluppfyllelse har tagits fram genom annan metod alternativt att uppgift saknas antyder att det saknas någon viktig metod i redovisningsmallen eller att det råder en osäkerhet i kunskapen om olika metoder för uppföljning av målen. I nästa års redovisning bör myndigheterna närmare precisera vad som avses med annan metod. Ett 20-tal myndigheter har verksamhet utspridd i regioner eller lokala enheter. Flera av dessa myndigheter, men inte alla, har i uppdrag att redovisa även de regionala/lokala enheterna. Sättet att redovisa dessa enheter varierar och tydliga instruktioner om hur detta ska redovisas saknas. Som komplement till den befintliga redovisningsmallen bör eventuellt en anpassad mall tas fram för de centrala myndigheterna med uppdrag att införa miljöledningssystem i lokala/regionala myndigheter. Den anpassade mallen bör kunna bifogas den centrala myndighetens miljöredovisning. Enligt regeringsuppdragen ingår att efter att miljöledningssystemet är infört fortlöpande förbättra miljöarbetet för att uppnå ständiga förbättringar (Naturvårdsverket, 2004). Målet att integrera miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten innebär att en separat redovisning av miljöarbetet borde vara onödig och motverka målet med integreringen. 27
Formerna för den årliga rapporteringen av uppdragen och effekterna av detta bör enligt Naturvårdsverkets utvärdering (2004) ses över. Rapporten ska vara relevant för respektive myndighet och fylla departementets behov av underlag för att styra myndighetens verksamhet. Naturvårdsverket har valt att nedan belysa några möjliga förändringar i redovisningen. Verket har i olika fora diskuterat om rapporteringen kan ske mer sällan. Vi gör dock bedömningen att en årlig redovisning fortfarande bör göras. Ett av huvudmotiven till detta är att det endast är ett fåtal myndigheter som är självgående. Regelbunden rapportering är viktig för att miljöarbetet på så sätt legitimeras. Det kan vara extra betydelsefullt i en myndighet med traditionellt sett endast begränsat miljöarbete. Utgångspunkten i miljöledningssystemet är att företaget/myndigheten själv identifierar och prioriterar vad som är deras betydande miljöpåverkan och sätter upp mål för detta. De betydande aspekter som myndigheten har prioriterat bör sedan stämmas av med respektive departement och utgöra en gemensam utgångspunkt för kommande insatser. Som ett alternativ kan man tänka sig att Regeringskansliet väljer ut några områden där insatser i första hand behövs och som då får bli betydande miljöaspekter, kanske under kortare tid. Exempelvis kanske man i arbetet med de nationella miljökvalitetsmålen identifierar att insatser behövs för att minska koldioxidutsläppen. Då skulle Regeringskansliet kunna be myndigheterna att rapportera vilka insatser de har gjort under året för att minska utsläppen. Men då går man ifrån själva grundidén med verktyget och syftet att myndigheten själv ska äga och känna ansvar för att driva systemet. Å andra sidan kan en sådan information komplettera underlaget till den fördjupade utvärderingen av de nationella miljökvalitetsmålen som görs vart fjärde år. Eller så ber Regeringskansliet myndigheterna att redovisa vad de har uppnått för sina (3) högst prioriterade miljöpåverkansområden. Detta kommer då att ge en spridd bild och resultat som inte går att jämföra och än mindre mäta. Men det svarar troligen bättre mot de behov som både myndighet och departement har. Att inrikta återrapporteringen mot miljöfrågor i kärnverksamheten är ett sätt att öka medvetenheten om de indirekta miljöaspekterna. Detta skulle vara möjligt om man delade in myndigheterna i grupper. Då kan redovisningen efterfråga uppgifter som är mer relevanta för just de myndigheterna. Naturvårdsverket har i sin utvärdering (2004) identifierat följande grupper av myndigheter utifrån deras förutsättningar att arbeta med miljöfrågor: Kontorsmyndigheter Myndigheter med stor direkt miljöpåverkan 28
Myndigheter med stor indirekt miljöpåverkan Myndigheter med särskilda miljöuppdrag En annan möjlig indelning är utifrån de grupperingar som redan har vuxit fram inom systemet t ex länsstyrelser, universitet och högskolor (eventuellt även museer), försäkringskassor, myndigheter med förenklat uppdrag. Slutligen kan man även tänka sig att den årliga redovisningen delas upp i två delar. I den ena delen fokuseras på själva processen i likhet med nuvarande redovisning, men något nerkortat och förenklat. Den andra delen innehåller olika rapporteringar beroende på vilken grupp det är som redovisar. 29
Slutsatser Allmänt Införandet av miljöledningssystem i statliga myndigheter har över lag gått bra. Mellan 80-90 procent av myndigheterna har nu utfört miljöutredning, antagit miljöpolicy och satt upp miljömål. Det är en förbättring jämfört med år 2002 och visar att utvecklingen är tydligt positiv. Svarsfrekvensen är fortsatt hög och för andra året i rad omfattar denna sammanställning merparten av de myndigheter som har fått i uppdrag att arbeta med miljöledningssystem. Ett mindre antal myndigheter har uteblivit med sin redovisning av miljöledningsarbete två år i rad. Nivån på miljöarbetet i dessa myndigheter kan ifrågasättas. Merparten av myndigheterna har logiskt uppbyggda miljömål som är kopplade till miljöpolicyn. Graden av måluppfyllelse ligger på drygt 80 procent, vilket är en förbättring jämfört med 2002. Utbildningsinsatserna kan och bör stärkas på myndigheterna för att upprätthålla ett miljömedvetande hos personal och chefer. Syftet med miljöledningsarbetet är att det ska leda till ständiga förbättringar. Hälften av myndigheterna har redovisat förbättringar under 2003. Integrering av miljöledningssystemet i den ordinarie verksamheten är viktig för det fortlöpande arbetet och ett villkor för att miljöledningsarbetet ska fortleva. Hälften av myndigheterna har integrerat detaljerade miljömål i verksamhetsplanen. Detta är ett område som de övriga myndigheterna bör satsa extra resurser på. Svårigheten att arbeta med de indirekta miljöaspekterna har länge varit uppenbar och utgör en svag länk i kedjan. De indirekta miljöaspekterna bör i högre grad identifieras, värderas och ingå i miljömålen. Med en extern revision ökar möjligheterna att uppmärksamma de indirekta miljöaspekterna i samband med att miljöarbetet och miljöledningssystemet utvärderas. Andelen myndigheter som har genomfört revision 2003 är dock låg. Med tanke på revisionens betydande roll för miljöledningssystemets funktion bör myndigheterna få tydligare besked från Regeringskansliet om vad som förväntas och vad som ingår i uppdraget avseende omfattningen på revision/uppföljning. Den årliga redovisningen fyller en viktig funktion i systemets överlevnad och bör kvarstå tills de flesta myndigheterna är självgående. Redovisningen av miljöledningsarbetet legitimerar och sätter fokus på miljöarbetet. 30
För att klargöra ambitionsnivån och avsikterna med miljöledningssystemet bör kommunikationen mellan departementen och myndigheterna utvecklas. Genom att miljöarbetet uppmärksammas av departementen motiveras verksledningen, vilket är den viktigaste faktorn för ett framgångsrikt miljöarbete. Förslag på förändringar av redovisningen Redovisningsmallen bör ses över. Det som saknas i mallen riskerar att inte redovisas och vissa punkter bör därför förtydligas och eventuellt utvecklas: Redovisning av integrering av miljöledningssystem och miljöhänsyn bör utvecklas och förtydligas. Redovisning av positiva förändringar/ständiga förbättringar bör förtydligas. Redovisning av hur upphandlingen miljöanpassats bör förtydligas. Redovisning av vilka mått på måluppfyllelse som använts bör förtydligas. En anpassad redovisningsmall bör eventuellt tas fram för de centrala myndigheterna att bifoga tillsammans med sin ordinarie redovisning. För att vidareutveckla och bättre anpassa redovisningarna kan myndigheterna delas in i grupper där olika rapporteringskrav riktas till varje grupp. Indelning av myndigheterna i grupper innebär: Möjlighet att anpassa redovisningen till myndighetens verksamhet och departementens behov av information. Möjlighet att fokusera på miljöfrågor i kärnverksamheten och därmed öka medvetenheten om de indirekta miljöaspekterna. Minskad möjlighet att jämföra resultaten mellan olika myndigheter och år. 31
Referenser Naturvårdsverket, 2003. Miljöledningssystem i myndigheter 2002. Rapport 5284. Naturvårdsverket, 2004. Miljöledning i statliga myndigheter. En utvärdering. Rapport 5346. Regeringskansliet & miljödepartementet, 2002. Lathund för miljöledning i staten. www.avropa.nu 32
Bilaga 1 Samtliga myndigheter med uppdrag (228 stycken) redovisas i grupper beroende på när de fick uppdraget. De myndigheter som inte har lämnat in någon redovisning står längst upp i respektive lista med fet stil. De myndigheter som har uteblivit med sin redovisning två år i rad är dessutom markerade med en asterisk. De myndigheter som har kommit in för sent med sina redovisningar men som ändå är med i sammanställningen är kursiverade. De myndigheter som har lämnat in sina redovisningar för sent för att ingå i sammanställningen finns däremot redovisade i figur 2 och 3 i rapporten och är understrukna. Miljöpiloter 1997, med uppdrag om fullständigt MLS Riksförsäkringsverket Arbetslivsinstitutet Boverket Fastighetsverket Fiskeriverket Folkhälsoinstitutet Försvarets materielverk Kemikalieinspektionen Konsumentverket Lantmäteriverket Lunds universitet Länsstyrelsen i Gävleborgs län Länsstyrelsen i Örebro län Naturvårdsverket NUTEK Riksantikvarieämbetet SIDA Statens räddningsverk Statens strålskyddsinstitut Stockholms universitet Sveriges Geologiska Undersökning Vägverket 33