Bilaga Utvecklingssamtal vid Umeå universitet Mall till stöd för utvecklingssamtal Personalenheten 2012-03-30
Genomföra och dokumentera Genomför dina samtal utifrån tre tidsperspektiv Tillbakablick Nuläge Framåtblick Här hittar du förslag på frågeområden för varje tidsperspektiv. Gör ett urval av frågorna och komplettera med egna frågor så att utvecklingssamtalet blir både verksamhets- och individanpassat. Tillbakablick Syftet med en tillbakablick är att följa upp och ge feedback på vad som hänt sedan förra utvecklingssamtalet genom att tillsammans utvärdera genomförda arbetsprestationer och dess resultat Följ upp och utvärdera de aktiviteter som planerades vid förra utvecklingssamtalet och som finns dokumenterade i den individuella utvecklingsplanen. Vad har blivit gjort? Vilket är resultatet? Följ upp hur de uppsatta målen har nåtts. Vilka faktorer har påverkat måluppfyllelsen? Vad är medarbetaren mest nöjd med under det senaste året? I vilka situationer och sammanhang upplever din medarbetare att hans/hennes styrkor, talanger och kompetenser tagits tillvara på bästa sätt? Ge medarbetaren återkoppling på genomförda arbetsprestationer under året. Nuläge Syftet är att stämma av hur arbetssituationen ser ut i dagsläget. Samarbete Hur fungerar samarbetet med kollegor, studenter, handledare och andra grupperingar inom verksamheten? Finns det oklarheter i organisationen som försvårar effektivt samarbete? Upplevd arbetssituation Hur är arbetsklimatet? Upplever medarbetaren oro? Finns tidiga signaler på ohälsa och stress? Förekommer mobbing, trakasserier eller särbehandling? Fysisk arbetsmiljö Har medarbetaren rätt förutsättningar vad gäller utrustning, arbetsverktyg, lokaler? Förutsättningar Hur upplever medarbetaren arbetsbelastning, ansvar, befogenheter, resurser, tid, möjlighet att påverka? Arbetsuppgifter Hur ser arbetsuppgifterna ut i dag? Vilka är medarbetarens huvudarbetsuppgifter? Hur värderar medarbetaren sina egna arbetsprestationer och hur värderar du dem? Tas medarbetarens kompetens tillvara? Vilka arbetsuppgifter har medarbetaren önskemål om att göra mer eller mindre av?
Delaktighet på arbetsplatsen Hur upplever medarbetaren aktivt i interna möten, seminarier och arbetsplatsträffar? Medverkar medarbetaren aktivt? Medarbetaransvar Hur ser medarbetarens engagemang, initiativförmåga, ansvarstagande och bemötande ut? Nöjd medarbetar index (NMI)-resultatet Vid behov, diskutera frågeställningar som har kommit fram i NMI:n eller andra relevanta utvärderingar. Seniora medarbetare Hur ser planeringen ut inför att gå i pension? Har medarbetaren några särskilda behov kopplat till åren innan pensionsavgång? Framåtblick Syftet är att du och din medarbetare skapar en gemensam syn på medarbetarens utmaningar, uppdrag och mål. Utmaningar Vilka utmaningar innebär medarbetarens uppdrag och arbetssituation under kommande år? Diskutera eventuella prioriteringar av utmaningarna om de är flera. Vilket är utmaningarna för att genomföra uppdraget? Vilka nya möjligheter, hinder och problem? Vilka förändringar, nya uppdrag eller annan utveckling skulle medarbetaren vilja ha? Utvecklingsområden Vilken utveckling behöver medarbetaren för att möta de utmaningarna som medarbetaren står inför? Förutsättningar för utveckling Vilka inre förutsättningar behövs för att åstadkomma den önskvärda utvecklingen? Exempelvis: Kompetens Engagemang Motivation Hälsa Förståelse för uppdrag, mål och den egna rollen? Vilka yttre förutsättningar behövs för att åstadkomma den önskvärda utvecklingen? Exempelvis Tid Finansiering Tekniskt stöd Arbetsklimat och fysisk miljö Kontaktnät/relationer Information, organisation Ledarskap Andra aktörers påverkan/inflytande på medarbetarens uppdrag. Fördelning av uppdrag, arbetsinnehåll, och finansiering/forskningsmedel.
Dokumentera överenskommelser i den individuella utvecklingsplanen Utifrån den genomförda dialogen om tillbakablick, nuläge och framåtblick, ska ni tillsammans ta fram individuell utvecklingsplan som tydliggör utvecklingsbehoven. Den individuella utvecklingsplanen ger underlag för uppföljning vid nästa utvecklingssamtal. Vid ett eventuellt byte av chef är det bra att ha minnesanteckningar för att undvika oklarheter. Planen ska innehålla: Uppdrag och mål för det närmaste året och eventuellt på längre sikt. Aktiviteter för det närmaste året och eventuellt på längre sikt. Ange vad som ska göras, hur det ska göras och vem som har ansvaret, när det ska vara klart och tid för uppföljning. Kontrollera att du fått med alla aktiviteter ni har diskuterat under samtalet. Ni skriver båda under planen för att bekräfta att båda har uppfattat samtalet på samma sätt och får var sitt exemplar av dokumentationen. Exempel på individuella uppdrag och mål Inom det närmaste året På längre sikt Uppdrag/mål Exempel på aktiviteter Utvecklingsområde Aktivitet Genomfört datum Uppföljning när och hur Ansvarig Utvärdering av samtalet Syftet är att utveckla och förbättra formen för och genomförande av utvecklingssamtalen. Utvärdera tillsammans med medarbetaren hur samtalet fungerade, dess syfte och innehåll. Vad fungerade bra? Vad fungerade mindre bra? Fick båda parterna sagt det som ni kommit överens om? Notera om det var något som ni kan förbättra vid kommande samtal. Gemensamma frågor som framkommit under utvecklingssamtalen bör lyftas till enhetens arbetsplatsträffar.
Individuella uppdrag och mål Uppdrag/mål Inom det närmaste året På längre sikt Individuell utvecklingsplan med aktiviteter Utvecklingsområde Aktivitet Genomfört datum Uppföljning när Ansvarig Umeå den Medarbetare Chef