Utvecklingssamtal under utbildning på forskarnivå A: Doktorand och handledare Utvecklingssamtal under forskarutbildningen är en speciellt strukturerad form av feedback mellan doktorand, handledare och examinator. Målsättningen med samtalet är att kontinuerligt följa upp framsteg inom utbildningen och utveckla det personliga och vetenskapliga förhållandet mellan handledare, doktorand och examinator. Genom samtalet uppmärksammas och konkret exemplifieras positiva prestationer under utbildningen, samtidigt som eventuella brister kan upptäckas och korrigeras på ett tidigt stadium. Uppföljningen utgör en kontinuerlig utvecklingsprocess som stärker doktorandens vägledning under utbildningen. Grundregeln är att doktoranden har systematiserade utvecklingssamtal med handledare (eventuellt tillsammans med biträdande handledare) och examinator (enskilt) minst en gång per år. Vid institutionen för kemi sker dessa samtal i samband med den årligen revisionen av den individuella studieplanen. Utvecklingssamtalen tar sin utgångspunkt i studieplanen som genom samtalet kontinuerligt utvecklas och revideras. Samtalen skall behandla doktorandens studier, handledning samt fysiska och psykiska arbetsmiljö, där utvalda delar av samtalets innehåll dokumenteras genom anteckningar för att stärka uppföljning och progression. Framgångsfaktorer Nedanstående faktorer har betydelse för kvaliteten på samtalet och vilken betydelse samtalet får för doktorandens fortsatta utveckling: Före Systematik även om det sker dagliga kontakter innebär utvecklingssamtalet ett strukturerat möte där i förväg bestämda samtalsområden diskuteras. Samtalet kan struktureras enligt bifogad ordning. Förberedelser - för att samtalet skall ge avsett resultat måste det utföras i en anda av professionalitet och vara väl förberett av samtliga parterna (handledare, doktorand och examinator). Realistiska förväntningar - utvecklingssamtalet är inte heltäckande. Det kan inte ersätta den övriga kommunikationen som ofta sker på daglig basis. Under Mötesplats - välj en plats så ni kan sitta ostörda och där parterna upplever samma nivå av trygghet. Är handledarens kontor det självklara valet av mötesplats? Tid - låt samtalet vara mellan 45 och 60 minuter. Längre samtal blir ofta tröttsamma och tappar fokus. Är det svårt att hålla tiden avbryt samtalet när tiden är ute och utnyttja möjligheten att bestämma kompletterande möte några dagar senare.
Ge feedback med en positiv grundsyn utvecklas samtalet till en konstruktiv dialog. Professionalism utveckla en professionell och förtrolig samtalsmiljö där såväl doktorand, handledare och examinator ges möjlighet att uttrycka också svåra samtalsämnen. Samtalet är förtroligt mellan handledare/examinator och doktorand - om inget annat är överenskommet. Dokumentera - Sammanfatta samtalet snarast genom kommentarer och anteckningar i för ändamålet bifogad mall. Protokollet bör användas som underlag för avstämning under tiden fram till nästa samtal. Efter Utvärdering - en tid efter samtalet är det värdefullt att göra en utvärdering-fick båda parter ut vad de förväntade seg? Observera specifikt och följ alltid upp eventuellt negativa kommentarer. Mall för utvecklingssamtalet Nedanstående rubriker kan utgöra stöd för ett framgångsrikt och konstruktivt samtal. Tänk gärna igenom punkterna innan du sätter dig i utvecklingssamtalet. Börja gärna samtalet med att gå igenom hur det förra samtalet var, och om ni har genomfört det ni kom överens om då. : Doktorandens arbetssituation Doktorandens arbetssituation och arbetsbelastning under det gångna året Vilka är huvudarbetsuppgifterna? Hur har doktoranden utvecklats under året?
Glädjeämnen och problem i arbetet Vilka krav har arbetet ställt och hur har doktoranden uppfyllt dem? Vad vill doktoranden ska förändras i verksamheten? Gör doktoranden rätt uppgifter? Arbetsuppgifter som doktoranden känner sig osäker på Har doktoranden tillräckligt med ansvar och befogenheter? Användning av teknisk utrustning och instrumentering? Fungerar uppföljningen av det arbete doktoranden gör? Får doktoranden tillräcklig feedback? Arbetsplatsens (gruppen/projektet) utveckling Vad är verksamhetens/projektets mål, och hur bidrar doktoranden till det
Hur planerar och utvecklar vi verksamheten/ projektet? Finns det någonting i arbetsplatsens utveckling som specifikt påverkar doktoranden? Doktorandens arbetsmiljö Trivsel hur är arbetsklimatet? Hur är den fysiska arbetsmiljön? Behöver något ändras? Vad och hur Har doktoranden inflytande över arbetsmiljön? Förekommer mobbning eller kränkande särbehandling? Är alla delaktiga? Är mötesformerna bra? Hur är stressnivån?
Samarbete och ledarskap Gruppens arbetsresultat Relationen till och samarbetet med handledaren Vad kan förbättras i kommunikationen mellan doktoranden och handledaren? Vilka krav och förväntningar har doktoranden på handledaren Samarbetet med arbetskamraterna Får doktoranden den information doktoranden behöver? Hur får doktoranden veta när doktoranden gjort något bra? Hur är doktorandens förmåga till initiativ, samarbete, ansvarskänsla och motivation? Kompetensutveckling Hur kan doktoranden och doktorandens arbete utvecklas på kort och på lång sikt?
Önskemål och behov av utbildning eller praktik Övriga kommentarer Nya mål I slutet av samtalet är det lämpligt att ringa in nya mål eller åtaganden för framtiden. När ni kommer överens om dessa, bestäm då också hur ni ska kunna följa upp och utvärdera dem. er: Göteborg, 2011- Göteborg, 2011- Underskrift doktorand Underskrift handledare
Efter utvecklingssamtalet Tänk efter hur samtalet var. Det hjälper till att göra nästa utvecklingssamtal ännu bättre. om klimatet var öppet om det viktiga kom fram om ni alla fick sagt vad ni ville om råd och förslag var bra om kritiken var konstruktiv om stämningen var lugn, spänd eller för stressig om ni avslutade i en positiv anda