Sammanträdesprotokoll 2015-11-24 1 (7) Plats och tid Norbergs kommunhus, klockan 10.30 11.15 Beslutande Marino Wallsten (S) Åsa Eriksson (S) Övriga deltagande Karolina Berglund, ekonomichef Sandra Lindholm, kommunsekreterare Utses att justera Åsa Eriksson (S) Justeringens tid och plats Kommunkansliet den 27 november 2015 Underskrifter Sekreterare... Sandra Lindholm Paragrafer 11-15 Ordförande Justerande... Marino Wallsten..... Åsa Eriksson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Norra Västmanlands ekonominämnd 2015-11-24 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2015-11-30 Datum för anslags nedtagande Kommunkansliet..... Marie Fjellman 2015-12-22
2015-11-24 2 Innehållsförteckning 11 Bemanning Norra Västmanlands ekonomiförvaltning 12 Uppföljning av internkontrollplan 2015 13 Förslag till sammanträdesplan 2016 14 Anmälan av delegationsbeslut 15 Rapporter
2015-11-24 3 NVE 11 Dnr. 2015.015.020 Bemanning Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in en skrivelse om bemanningen på Norra Västmanlands ekonomiförvaltning. Norra Västmanlands ekonomiförvaltning hade vid ingången av år 2015 totalt fem helårsanställda controllers. Under år 2015 har enheten haft personalomsättning i controllergruppen. Samtidigt sker en utveckling i kommunerna mot ökande investeringsvolymer och ökande volymer i verksamheterna. För att säkerställa att verksamheterna får rätt stöd önskar förvaltningen att år 2016 utöka bemanningen till sex helårsanställda controllers till en merkostnad om cirka 600 000 kronor. Effekten av utökningen ska följas upp i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Utökningen ska så långt det är möjligt klaras inom nämndens beslutade ram. Frågan kommer att lyftas på nytt i samband med budgetprocess 2017-2019. Ekonomichefen föreslår att nämnden godkänner att förvaltningen år 2016 utökar bemanningen från fem till sex helårsanställda controllers. Norra Västmanlands ekonominämnds behandling Åsa Eriksson (S) yrkar bifall till ekonomichefens förslag. Nämnden godkänner att förvaltningen år 2016 utökar bemanningen från fem till sex helårsanställda controllers. Kommunkansliet, Fagersta kommun Ledningskontoret, Norbergs kommun
2015-11-24 4 NVE 12 Dnr. 2014.014.007 Uppföljning av internkontrollplan 2015 Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in en uppföljning av internkontrollplanen för 2015. Enligt internkontrollplanen för 2015 ska Norra Västmanlands ekonominämnd, NVE, följa upp kontanthantering, attest, behörigheter samt back-up och sårbarhet. NVE har infört en rutin att samtliga inlämnade myntpåsar kvitteras skriftligen vid mottagning. Det är i regel samma handläggare som tar emot myntpåsen. Rutinen följs. Gällande attest har NVE löpande skickat tillbaka underlag som inte är underskrivna eller inte underskrivna av en behörig person. Förvaltningen bedömer att det nu fungerar bra. Bedömningen delas av Fagersta kommuns revisorer som genomförde en granskning under år 2015. I samband med att personer byter befattning eller slutar ska deras behörigheter avslutas. För Fagersta finns en checklista som ska användas i samband med att personer avslutar sin anställning och där ingår att NVE ska meddelas. Redovisningsansvarig bedömer att rutinen fungerar mindre bra och gör årligen en egen uppföljning av användarkonton i ekonomisystemet som har varit inaktiva under en länge tid. För att minska sårbarheten arbetar ekonomiassistenterna mot flera organisationer och behörigheter är upplagda utifrån detta. I samband med personalomsättning har det konstaterats att det är svårt att överblicka alla behörigheter då NVE arbetar mot flera organisationer i många olika system. Ett arbete med att ta fram en behörighetsförteckning har påbörjats. Arbetsfördelningen mellan assistenterna ses över regelbundet. Ekonomichefen föreslår att nämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplanen 2015. Uppföljning av internkontrollplan 2015 godkänns. Revisorerna Kommunkansliet, Fagersta kommun Ledningskontoret, Norbergs kommun
2015-11-24 5 NVE 13 Dnr. 2015.014.006 Förslag till sammanträdesplan 2016 Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in ett förslag till sammanträdesplan för år 2016. Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder följande tider år 2016: Tisdagen den 23 februari klockan 13.15, Fagersta kommun Onsdagen den 25 maj klockan 13.15, Norbergs kommun Måndagen den 26 september klockan 10.30, Fagersta kommun Måndagen den 21 november klockan 10.30, Norbergs kommun Kommunkansliet, Fagersta kommun Ledningskontoret, Norbergs kommun Arkivarien
2015-11-24 6 NVE 14 Dnr. 2015.001.002 Anmälan av delegationsbeslut Vikarierande ekonomichef Stefan Granqvist Lönesättning och anställning 1. 2015-08 MJ 2. 2015-08 AB Ekonomichef Karolina Berglund Lönesättning och anställning 3. 2015-11-05 AS 4. 2015-11-05 MF Lönesättning 5. 2015-10 SG Delegationsbesluten noteras och läggs till handlingarna.
2015-11-24 7 NVE 15 Rapporter Från Ekonomichef Angående Elektroniska kundfakturor Åsa Eriksson (S) NVE:s prognos för 2015 Rapporterna godkänns och läggs till handlingarna.