Sida Plats och tid Styrelserummet Vallhamn kl. 13:00 15.00 Utses att justera Leif Göbel (S) Justeringens plats och datum Kommunhuset den 14 december 2016 Paragrafer 53-66 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lena Töppner Nilsson Björn Möller (M) Leif Göbel (S) 1
Sida ande Björn Möller (M) Hans Kristensson (L) Bengt-Arne Andersson (M) Leif Göbel (S) Rigmor Friis (S) ej 65-66 Lars Lundin (S) 65-66 Övriga närvarande Kjell Karlsson (MP) Henry Hermansson (C) Jan-Åke Axelsson (KD) Lars Pettersson, vd Janina Liljekvist, ekonom Maria Axelsson, projektledare Janne Gregoriusson, driftsingenjör Mats Olsson, förvaltare Stefan Skoglund, förvaltare Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2
53 Fastställande av dagordning Tjörns Bostads AB fastställer dagordningen. 3
54 Protokoll från tidigare möten 2016/39 Styrelsen noterar protokollen från styrelsemötet 2016-10-17 och den extra bolagsstämman 2016-10-17 och lägger dessa till handlingarna. Protokollen från styrelsemötet 2016-10-17 och den extra bolagsstämman 2016-10-17 gås igenom. sunderlag Styrelseprotokoll nr 5 2016-10-17 Extra bolagsstämma 2016-10-17 4
55 Energiredovisning/Systematiskt brandskyddsarbete/ Miljömål Styrelsen noterar informationen. Janne Gregoriusson lämnar aktuell energiredovisning och status för bolagets fastigheter samt informerar om insatserna i det systematiska brandskyddsarbetet. 5
56 Pågående projekt Pågående projekt hanteras under punkten Rapport från bolaget. 6
57 Uthyrningsläget 2016-11-01 2016/40 Styrelsen noterar informationen. Mats Olsson informerar om uthyrningsläget i bolagets fastighetsbestånd. Lägenheter: 2016-11-01 var alla lägenheter uthyrda. Omflyttningar: 6 st varav 2 inom Tjörns Bostads AB. Parkeringsplatser: Av bolagets 352 parkeringsplatser var 32 platser outhyrda 2016-11-01. sunderlag Uthyrningsläget 2016-11-01 7
58 Rapport från bolaget Styrelsen noterar informationen. VD informerar om bolagets pågående verksamheter: - Sammanställning detaljplaner - Lokalvård - Hyresförhandlingar - Hyresenkät - Studiebesök Munkedal - Prognoser Förskolor -200 barn för 5 år - Skolan klarar av pga överytor idag - Kundtjänst - Lägenhetskö - Rekrytering Fastighetsskötare Projektledare - Personec, Hypergene, Agresso, Incit, Evolution, Proceedo - Investeringsbidrag - Kliva ur hyresavtal - Dunkavlemyren - Moduler till Förskola alternativt tillfälligt bygglov - Bleket vad händer - Äldreboende 100 platser 220 Mkr - Långekärr 8
59 Övrigt Inget att tillägga. 9
60 Ekonomisk rapport per 2016-11-30 samt låneportfölj Styrelsen noterar informationen. Janina Liljekvist redogör för det ekonomiska läget till och med 2016-11-30 samt informerar om aktuell låneportfölj. sunderlag Ekonomisk rapport 2016-11-30 Låneportfölj 2016-11-30 Likviditet 10
61 Ny kvalitetsdeklaration 2017 2016/43 Styrelsen beslutar anta nedan kvalitetsdeklaration. Kvalitetsdeklaration inflytande Våra hyresgäster skall känna sig välkomna, vi bemöter dem med respekt och vänlighet, vi lyssnar på alla och är lyhörda för deras behov, varje hyresgäst skall känna sig betydelsefull, känna att vi är omtänksamma och att de har inflytande över sitt boende. Utifrån detta skall vi göra oss kända hos hyresgästen, arbeta för att skapa förtroende och bygga relationer. Vi lovar: Att erbjuda samtliga våra hyresgäster, möjligheten till ett personligt möte med oss. Vi förväntar oss av dig: Att du som hyresgäst tar vårt erbjudande till ett personligt möte. Om kvalitetsdeklarationen inte infrias: De hyresgäster som inte haft ett personligt möte med oss, kontaktas för att kartlägga orsaken. sunderlag Tjänsteutlåtande den 2016-11-18 11
62 Revisions-PM Tjörns Bostads AB 2016 2016/41 Styrelsen noterar informationen. Bolagets auktoriserade revisionsbyrå Ernst & Young AB, genom Bjarne Fredriksson har upprättat revisions-pm efter deras löpande granskning av verksamhetsåret 2016. Revisions PM skickades ut innan mötet. sunderlag Revisions-PM Tjörns Bostads AB 2016 12
63 Kallelse till bolagsstämma Ordföranden uppdras att utfärda kallelsen till bolagsstämma. Styrelsen skall kalla till bolagsstämma för Tjörns Bostads AB. Stämman kommer att hållas 12 april 2016 i kommunhuset. 13
64 Affärsplan TBAB 2017-2020 2016/44 Styrelsen beslutar 1. Antar Affärsplan 2017 2020. 2. Årligen se över Affärsplanen vid oktober månads styrelsemöte för beslut vid december månads styrelsemöte. I revisionsrapporten 2014 framkom utvecklingsmöjligheter för bolaget att utforma verksamhetsplan, internkontrollplan, riskanalys. Detta har mynnat i en för bolaget ny Affärsplan som förutom de efterfrågade områdena även beskriver bolagets affärsidé och strategi inom ägardirektivet. Affärsplanen är ett levande dokument som årligen ses över i samband med oktobers månads styrelsemöte under långtidsplanering. Styrelsen tar sedan beslut vid december månads styrelsemöte. Tidigare beslut Styrelsemöte 2016-10-17 45 sunderlag Affärsplan TBAB 2017-2020 14
65 Tjörns Bostads AB budget 2017 2016/45 Styrelsen antar upprättat förslag till budget 2017 för Tjörns Bostads AB samt uppdrar till vd att ta fram ett förslag till inkomstförstärkning och kostnadsreduktion med tanke på osäkerhetsfaktorer i budgeten för 2017. Återkoppling på mars möte 2017. Förslag till budgetdokument för Tjörns Bostads AB har sänts ut till styrelsen. Föreligger förslag till budget 2017 för Tjörns Bostads AB för styrelsens antagande. sunderlag Tjörns Bostads AB budget 2017 dokument 15
66 Sammanträdesordning bolagen 2017 2016/42 Styrelsen fastställer sammanträdesordningen 2017 för Tjörns Bostads AB. Föreligger förslag till sammanträdesordning 2017 för styrelsen i Tjörns Bostads AB enligt följande: Beredningar: 2 mars, 28 april*, 3 oktober, 21 november (tis kl 13.00, *fre kl 13.00) Styrelsemöten: 22 mars, 17 maj, 18 oktober, 13 december (onsdagar kl 13.00) sunderlag Sammanträdesordning för Tjörns kommunala bolag 2017 16