PROTOKOLL 1 (19) 2017-02-15 Nämnden för support och lokaler Plats och tid Stadshuset, Framtidens arbetsplats, Fyren. Klockan 10.00 16.30 ande Tomas Teglund (S), ordförande Hans Brettschneider (MP), vice ordförande Britt-Marie Lundström (S) Fredrik Barrljung (S) Lilliann Carlsten (S) Robert Ignberg (S), 1-14 David Lindgren (M) Leif Holmqvist (C) Inger Lundqvist (L) Övriga deltagande Ingela Olofsson, kommunal Anna-Karin Larsson, kultursekreterare 17 Tjänstgörande ersättare Ersättare Elsy Larsson (S) Katrin Marklund (S) Fredrik Sjöström (V) Per-Ivar Skogqvist (KD) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Peter Lundmark, avd.chef måltid Fredrik Nilsson, avd.chef fastighet Patrick Nystedt, avd.chef ekonomi Barbro Bjurman, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 1-17 Ersättare Underskrifter.. Tomas Teglund, ordförande Barbro Bjurman, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av Nämnden för support och lokalers protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2017-02-15 2017-02-27 2017-03-21 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, nämndsekreterare Underskrift. Barbro Bjurman
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 1 Dnr FA 2017-000022 059 Upphandling av arbetskläder Inköpsenheten har tagit in anbud på skydds- och arbetskläder till Skellefteå kommun (till första hand till Fastighet, Städ och Samhällsbyggnad), samt Västerbottensteatern AB, Fastighets AB Polaris och Skelleftebuss AB. Fem anbud har kommit in. Anbudspriserna finns i en särskild sammanställning. 1. Avtal tecknas med Grolls AB 2. Avtalsperiod 2017-03-01 till 2019-02-28 med möjlighet till förlängning med 1 + 1 år sunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2017-02-13 Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 2 Dnr FA 2017-000023 053 Upphandling av maskindiskmedel Inköpsenheten har för måltidsenhetens räkning tagit in anbud på maskindiskmedel och andra kemikalier till storkök. Norsjö kommun ingår också i denna upphandling och fattar ett likalydande beslut. Ett anbud har kommit in, från Rekal Svenska AB. Anbudspriserna finns i en särskild anbudssammanställning. Genomgång av anbudet har skett i samråd med personal från måltidsenheten. Summan av denna upphandling är ca 600 000 kr per år. 1. Avtal tecknas med Rekal Svenska AB 2. Avtalsperiod 2017-03-01 till 2019-02-28 med möjlighet till förlängning med 1 + 1 år sunderlag Tjänsteskrivelse, daterad 2017-02-10 Anbudsammanställning Utvärderingsprotokoll et sänds till: Support och lokaler/inköpschef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 3 Dnr FA 2017-000011 042 Årsrapport 2016, nämnden för support och lokaler Respektive förvaltningschef/vd ansvarar för en årsrapport till kommunstyrelsen (KS). KS ska därefter leverera en aggregerad årsredovisning till kommunfullmäktige (KF). Utöver förvaltningschefernas/vd:s rapport till KS, ansvarar varje nämnd för rapportering av en verksamhetsberättelse direkt till KF. Nämnden för support och lokaler rapporterar utifrån det sin upprättade årsrapport 2016 (inklusive nyckeltalsbilaga) vidare till både KS och KF. Bilagorna avseende resultatöverföring rapporteras endast vidare till KS. Rapporter från samtliga avdelningar ligger till grund för den sammanställda årsrapporten. Avdelningarnas rapporter skickas inte vidare till KS eller KF utan redovisas endast i separata bilagor för nämnden för support och lokaler. Dessutom får nämnden ta del av utfall och analyser av ett antal utvalda nyckeltal från de olika verksamheterna. I årsrapporten görs även en särskild uppföljning av kommunens jämställdhetsarbete där support och lokaler beskriver hur man arbetat med frågan under 2016. Utfall 2016 Nämnden för support och lokaler redovisar måluppfyllelse inom två av fyra styrkortsperspektiv år 2016. Nämndens driftutfall mot budget år 2016 är ca -12,5 mnkr. Se tabell i årsrapport. Nämnden äskar att överföra ett driftöverskott på 46,5 mnkr (totalt driftöverskott 48,5 mnkr), vilket till stor del består av medel för pågående fastighetsprojekt. Det omfattar även olika budgetavvikelser och projektmedel i den löpande driften inom övrig förvaltning. 2 mnkr av överskottet från ITverksamheten föreslår nämnden återförs till KS för prioritering av satsningar inom IT-området. Dessutom äskar nämnden att extraordinära driftkostnader på -57,7 mnkr utanför den hyresfinansierade verksamheten samt politiska arvoden på -0,1 mnkr ska regleras i bokslutet och inte föras vidare till 2017. Nämnden äskar även att underskott -0,3 mnkr för utbetalda resebidrag för studenter ersätts. Nämnden äskar resultatöverföring för drift och investering till 2017 enligt bilagor. Att balansera medel enligt äskandet är för enheterna en förutsättning för att slutföra vissa under året påbörjade insatser, samt att klara av att finansiera den planerade verksamheten 2017, enligt tidigare beslutad internbudget.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Nämndens investeringsvolym under 2016 uppgår till 404,6 mnkr, vilket är ca 80,4 mnkr högre än föregående år. 1. Godkänna support och lokalers årsrapport 2016. 2. Notera avdelningarnas årsrapporter 3. Notera redovisad uppföljning av nyckeltal. 4. Godkänna föreslaget äskande om resultatöverföring för drift och investering. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse Årsrapport 2016, nämnden för support och lokaler Avdelningarnas årsrapporter 2016 Uppföljning av nyckeltal inom support och lokaler 2016 Äskad resultatöverföring drift till 2017 Äskad resultatöverföring investering till 2017 et sänds till: Kommunstyrelsen/budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 4 Dnr FA 2017-000012 040 Redovisning av internkontroll 2016 En internkontrollplan fastställdes av nämnden för support och lokaler 2016-06-07 87. Intern kontroll är ett brett område som handlar om att ha grepp över både verksamhet och ekonomi, att styra mot effektivitet, att ha ordning och reda samt att skapa trygghet. Med en väl fungerande intern kontroll skyddas såväl tjänstemän som förtroendevalda mot oberättigade misstankar. Utifrån de risker som var framtagna i planen har åtgärder planerats och genomförts under året. Därefter har kontroller gjorts. Ansvariga tjänstemän har rapporterat resultatet av sina kontroller till förvaltningschef som därefter sammanställt underlaget. Där avvikelser presenterats i redovisningen så beskrivs även kortfattat genomförda åtgärder eller planer på förändrade arbetssätt för att undvika felaktigheter framöver. 1. Godkänna uppföljningen av 2016 års interkontrollplan 2. Godkänna föreslagna åtgärder till de avvikelser som uppdagades vid internkontrollen. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-01-29 Uppföljning internkontrollplan support och lokaler 2016 et sänds till: Kommunstyrelsen/budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 5 Dnr FA 2017-000013 040 Internkontrollplan 2017, nämnden för support och lokaler Den interna kontrollen i Skellefteå kommun regleras i Riktlinjer för intern kontroll (KF 2015-09-15 231) och den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2017 har tagits fram för verksamheten inom support och lokaler. Den bygger på tidigare genomförda riskanalyser och nya prioriteringar som har kommit fram i ett fördjupat riskanalysarbete. Nämndens förtroendevalda och avdelningarnas ledningsgrupper har varit delaktiga i arbetet. 1. Godkänna internkontrollplan 2017 2. Redovisning av internkontroll 2017 sker samtidigt som bokslut 2017 sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-01-25 Internkontrollplan support och lokaler 2017 et sänds till: Kommunstyrelsen/budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 6 Dnr FA 2017-000009 040 Fördelning av budget för energiåtgärder Support och lokaler har föreslagit prioritering av de 5 000 000 kronor som finns att fördela 2017 gällande energiåtgärder. Investering ska genomföras och finansieras enligt föreslagen fördelning. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-01-27 et sänds till: Support och lokaler/ Fastighetsförvaltare Support och lokaler/ Sektionschefer drift, projekt och städ
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 7 Dnr FA 2017-000020 040 Fördelning av investeringsbudget ram för investeringsrelaterat underhåll Support och lokaler har föreslagit prioritering av de 27 000 000 kronor som finns att fördela 2017 gällande ram för investeringsrelaterat underhåll. Investering ska genomföras och finansieras enligt föreslagen fördelning. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-02-01 et sänds till: Support och lokaler/ kundförvaltare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 8 Dnr FA 2017-000021 040 Fördelning av investeringsbudget maskiner och inventarier Support och lokaler har föreslagit prioritering av de 1 300 000 kronor som finns att fördela 2017 gällande maskiner och inventarier. Investering ska genomföras och finansieras enligt föreslagen fördelning. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-02-01 et sänds till: Support och lokaler/avdelningschef Måltid, Avdelningschef Ekonomi, Sektionschef Städ
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 9 Dnr FA 2017-000008 040 Fördelning av budget för arbetsmiljöinsatser och utemiljöer på skolor och förskolor Support och lokaler har i samråd med Skol- och kulturkontoret prioriterat vilka skolor/ förskolor som ska få arbetsmiljöinsatser och utvändiga lekmiljöer åtgärdade 2017. Förslagen utgår från de förslag och önskemål som inkommit från barn- och grundskoleområdena. I budget finns det avsatt 5 000 000 kronor för år 2017. Projekt ska genomföras och finansieras enligt föreslagen fördelning. sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-02-02 Förslag till prioriteringar år 2017 Barn- och grundskolenämnden 2016-12-14, 260 et sänds till: Barn- och grundskolenämnden Support och lokaler/ kundförvaltare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 10 Dnr FA 2017-000024 040 Inköp av servicebilar till drift Driftsektionen inom fastighetsavdelningen har gjort en översyn av organisationen, arbetssätt och fördelningen av arbetsuppgifter. Det innebär att fastighetsteknikerna arbetar områdesvis från centralt belägna driftcentraler där så är möjligt. Personal- och lokalbehovet har minskat. För att fullfölja den förändringen måste antalet servicebilar utökas. För att kunna utföra fastighetsserviceservice i hela kommunen behövs välutrustade servicebilar. Med det förändrade arbetssättet behöver driftsektionen utöka antalet servicebilar med sex stycken. Kostnaden är ca 80 000 kr/bil/år. Kostnaden kommer att belasta driftavdelningens driftbudget. Godkänna inköp av sex servicebilar till fastighetsavdelningen, driftsektionen sunderlag Fastighetsavdelningens tjänsteskrivelse daterad 2017-01-23 et sänds till: Support och lokaler/enhetschefer drift Samhällsbyggnad/ serviceavdelningen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 11 Dnr FA 2017-000015 009 Uppföljning av prestationsmål enligt lagen om skydd mot olyckor Enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO) ska kommunen ange mål för verksamheten inom området skydd mot olyckor i sitt handlingsprogram. Genom egenkontroll av dessa mål ska kommunen följa upp och utvärdera den verksamhet som bedrivs utifrån LSO. Kommunfullmäktige fastställde 2014 kommunens handlingsprogram och i oktober 2015 antog nämnden 11 prestationsmål som årligen ska följas upp. Under 2018 ska nämndernas mål utvärderas mer grundligt. Förvaltningens redovisning visar att 10 av målen är uppfyllda. Målet att all personal ska ha genomgått E-utbildning för brandskydd är inte uppnått men åtgärd är planerad. Godkänna redovisningen sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-02-01 Brev från kommunens säkerhetssamordnare Svarsformulär egenkontroll et sänds till: Support och lokaler/säkerhetssamordnare
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 12 Dnr FA 2016-000175 009 Folkhälsopolitiska programmet för uppföljning 2016 och planering för 2017 Kommunfullmäktige beslutade i juni 2015 om ett reviderat folkhälsopolitiskt program med rubriken Hälsa är en mänsklig rättighet. Programmet är en vägledning för nämnderna som ska göra handlingsplaner kopplade till det. Folkhälsorådet har uppdrag att prioritera målområden, föreslå förvaltningsövergripande insatser och följa upp programmet. Nämnderna uppmanas att beskriva hur de har hanterat de prioriterade målområdena under 2016 samt beskriva andra viktiga folkhälsoinsatser som genomförts inom övriga målområden. Nämnderna uppmanas också att beskriva hur nämnden planerar folkhälsoinsatser för 2017. Support och lokaler beskriver några av de aktiviteter som gjorts under 2016 utifrån det folkhälsopolitiska programmet och de prioriterade områdena. Support och lokaler beskriver också folkhälsoinsatser som planeras under 2017 kopplat till det folkhälsopolitiska programmet. Godkänna support och lokalers redovisning och skicka den som svar till Folkhälsorådet sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-01-30 Folkhälsorådets och FRIS skrivelse, daterad 2016-11-08 Folkhälsopolitiska programmet i Skellefteå för år 2015-2025 et sänds till: Folkhälsorådet
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 13 Dnr FA 2016-000170 009 Ett Skellefteå för alla - mål 2017-2018 Skellefteå kommuns funktionshinderpolitiska plan Ett Skellefteå för alla reviderades år 2015 och nämnderna gjorde nulägesanalyser kopplade till planen under våren 2016. Socialnämnden ber nämnderna och bolagen att identifiera minst ett mätbart mål för 2017-2018 eftersom de har uppdraget att årligen följa upp arbetet och redovisa det till kommunstyrelsen. Alla nämnder har fått ett underlag som innehåller punkter från Myndigheten för delaktighets kommunuppföljning som är relevanta för nämnden samt synpunkter från dialogcaféer med medborgare. Nämnden arbetade med underlaget på förra sammanträdet och hade en dialog om utveckling inom sitt ansvarsområde. Nämnden uppdrog till förvaltningschefen att sammanfatta diskussionen och föreslå målformulering. Förslag till nämnden för support och lokalers mål 2017-2018: Mål: Ökad tillgänglighet i kommunens lokaler som förvaltas av support och lokaler Mått/indikator för uppföljning: Ny tillgänglig lokalyta i kvadratmeter Aktivitet: Årlig redovisning av tillkommande nya tillgängliga lokalytor samt redovisning av specifika insatser inom befintligt lokalbestånd 1. Godkänna förslag till mål 2017-2018 2. Godkänna mått och aktivitet för uppföljning sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-01-03 Nämnden för support och lokaler beslut 2016-12-07 146 et sänds till: Socialnämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 14 Dnr FA 2017-000014 009 Aktörer för utbildning i mänskliga rättigheter och den organiserade intoleransen för förtroendevalda Kommunfullmäktige har utifrån en motion uppdragit till kommunstyrelsen att utreda vilka utbildningsaktörer som kan vara aktuella att genomföra utbildning i mänskliga rättigheter och den organiserade intoleransen för förtroendevalda. Efter omvärldsbevakning och inventering har kommunstyrelsen uppdragit till kommunledningskontoret att genomföra utbildningar med den aktör eller de hjälpmedel som anses passa bäst för uppgiften. Varje nämnd finansierar sitt deltagande i utbildningen. 1. Efter dialog notera beslutet 2. Ta upp frågan om deltagande när kommunledningskontoret återkommer med inbjudan till utbildning sunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2017-02-02 Kommunstyrelsens beslut 2016-11-23 510
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 15 Dnr FA 2017-000016 009 Reflektion över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt Nämnden har en stående punkt där den reflekterar över dagens ärenden ur jämställdhetssynpunkt. Nämnden reflekterar över att förvaltningen har redovisat jämställdhetsarbetet i årsredovisningen. Haft en dialog om fördelningen av budget för utemiljöer på skolor och förskolor, hur jämställd den är mellan flickor och pojkar, folkhälsopolitiska programmet för båda könen, ett Skellefteå för alla och skillnaden på hotbilden mellan män och kvinnor. Nämnden reflekterade även på upphandlingen av kläder i kommunen och skillnaden som finns på avtalen mellan de olika förvaltningarna. Notera reflektionen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 16 Dnr FA 2017-000017 009 Delgivningar 2017-02-15 Följande delges: Kommunfullmäktige 2016-12-13 414 Motion av Carina Sundbom (C), Maria Sandström (C), Håkan Andersson (C), Gunilla Hedlund (C) och Sture Andersson (C) om krav på fossilfria fordon och mindre poster vid upphandling av fordonstrafik (21/16) Kommunfullmäktige 2016-12-13 429 Arvodesreglemente för förtroendevalda i Skellefteå kommun från och med 2017-01-01 Kommunstyrelsen 2016-11-23 506 Försäljning av Ljusbojen 1 (före detta förskola) Kommunstyrelsen 2016-12-14 562 Försäljning av för detta förskolor på Morön (Skäran 8) För- och grundskolenämnden 2016-11-16 239 Namn på ny F-9- skola i kvarteret Ringaren För- och grundskolenämnden 2016-11-16 240 Namn på ny F-9-skola i kvarteret Nyponet Barn- och grundskolenämnden 2016-12-14 265 Utredning av framtida skolstruktur i område öst Fritidsnämnden 2016-12-06 264 Dialog md invånare inför Örjanshallens nybyggnation Badhusdialogen Gymnasienämnden 2016-12-07 190 Förändrad organisation av stöd och servicetjänster. Naturbruksgymnasiet Styrgruppen för Fairtrade city i Skellefteå Protokoll daterat 2016-11-08 Styrgruppen för Fairtrade city i Skellefteå Protokoll daterat 2017-01-19 Kommunrevisionen 2017-01-09 Skrivelse samt rapport E- förvaltning genom molntjänster Delgivningarna läggs till handlingarna
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 17 Dnr FA 2017-000018 009 Informationer Kulturen Kultursekreterare Anna-Karin Larsson kom till nämnden och informerade om enprocent regeln. Den regeln innebär att en procent vid ny- och ombyggnad ska vikas för offentlig konst och det är för att skapa en attraktivare livsmiljö, öka arbetstillfällen och konst för alla. Riktlinjerna i Skellefteå, från 1962, är att en procent räknas fram utifrån projekterade, ej slutgiltiga, byggnadskostnader (kostnader för byggnads- VVS- och elarbeten). Hon berättade om arbetet från idé till färdigt konstverk och om de olika kostverk som finns inom vår kommun. Hon visade bilder på olika konstverk, bland annat på Balderhallen, Tallbackens förskola, Bolidenskolan, Anderstorp gymnasium, Alhem förskola och Byske förskola med flera. Organisationsförändringar Förvaltningschef berättar om en förändring som kommer att ske i vår organisation. Support och lokalers sex serviceområden blir sju. I dagsläget finns ett serviceområde som heter utveckling IT som kommer att bli två områden, Utveckling och IT. Chef för Utveckling blir Mathias Rönngren och chef för IT blir Anna Källsved. Detta för förbättrade stödprocesser, snabbare digitalisering av support och lokaler och stödresurser för utveckling av e-tjänster inom kommunen. Kulturhuset Fastighets avdelningschef berättar om hur arbetet med kulturhuset löper. Modellen finns färdig och går att se på här på support och lokaler, framtidens arbetsplats. Arbetet fortsätter med mycket kvalitetssäkring och planering, nu till exempel med flyttningen av busstationen. Tidplanen är snäv och det gäller att göra det byggbart till bästa ekonomi. Arbetsgång och ansvarsfördelning Nämnden får se ett bildspel som fastighets avdelningschef visade om arbetsgång och ansvarsfördelning gentemot Skebo vad gäller äldre- och gruppboenden. Naturbruksgymnasiet Nämnden får information om förändrad organisation av stöd och servicetjänster på Naturbruksgymnasiet. I dagsläget har skolan egen måltids- och städpersonal men nu har de haft en första träff om support och lokaler kan ta över tjänsten måltid och städ. Studiebesök Ordförande visade bilder från studiebesöket som han, några ledamöter, tjänstemän och avdelningschef för måltid gjorde på matgrossisten i Umeå. Alla var nöjda med besöket och allt de fick se samt den dialog de fört om närodlade och ekologiska livsmedel.