SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2016 UPPSTARTSMÖTE DEN 13 OKTOBER 2016
Välkomna till uppstartsmöte! Syftet är att gå igenom delarna i den samlade årsuppföljningen 2016, inklusive årsredovisningen, med fokus på varför och hur vi genomför uppföljningen. Målet är att ni ska ha fått en bild av innehållet i den samlade årsuppföljningen och de förväntningar/krav som finns, för att kunna förmedla information vidare till övriga berörda på er fakultet/motsvarande.
Dagens agenda: 1. 2. Samlad årsuppföljning Varför samlad årsuppföljning? Vad ingår i samlad årsuppföljning? Vad är nytt i uppföljningen 2016? Vilka tider gäller för uppföljningen? Årsredovisning Hur arbetar vi med årsredovisningen? Vad ska vi redovisa i årsredovisningen, vad är nytt 2016? Vad är viktigt att tänka på vid rapportering? Hur ser rollfördelningen ut?
Presentation Vi är flera som arbetar med samlad årsuppföljning på universitetsgemensam nivå Uppföljning verksamhetsplan Intern uppföljning Styrgrupp årsredovisning Uppföljning riskanalys Samlad årsuppföljning Årsredovisning Projektgrupp årsredovisning Uppföljning SAM Uppföljning säkerhet Uppföljning miljö, hållbar utveckling
Samlad årsuppföljning en gemensam process VARFÖR? Uppföljning av universitetets verksamhet regleras i lagar, förordningar och interna styrdokument. Den samlade årsuppföljningen ska följa upp uppfyllelsen av lagar, regler och uppsatta mål samt få in underlag för att utveckla verksamheten, både på universitetsgemensam nivå och inom fakulteteten/institutionen. HUR? Den samlade årsuppföljningen är ett sätt att samordna de årliga uppföljningarna genom att: Anvisningar, mallar och information kommuniceras samlat. Uppföljningarna lämnas in vid ett gemensamt rapporteringsdatum. Vi arbetar för att samordna och samla årsuppföljningen än mer
Samlad årsuppföljning för vem? Uppföljningarna är ett viktigt underlag för uppföljning av universitetets samlade verksamhet till: Universitetsledning och styrelsen Regeringen Riksrevisionen Målet är att uppföljningarna också ska kunna vara ett verktyg för fakulteten, institutionen, enheten.
Samlad årsuppföljning flera olika delar Uppföljning av verksamhetsplaner (Ingela Elofsson) Uppföljning riskanalyser (Johan Johansson) Uppföljning miljö och hållbar utveckling (Marianne Dalbro) Systematiskt arbetsmiljöarbete (Jennie Knutsson) Uppföljning säkerhetsarbetet (Jörgen Svensson) Nytt 2016 Intern uppföljning (Kajsa Salenius) Årsredovisning (Karin Klamfelt) På följande bilder fokuserar vi på det som är nytt eller förändrat för 2016.
Uppföljning miljö och hållbar utveckling fakulteter och institutioner Fakulteter: Vidaresänder informationen till institutionerna Analyserar institutionernas svar efter 17 jan (behöver inte återrapporteras centralt) Institutioner: Rapporterar in via GURIA Prefekten signerar återrapporteringen senast kl.12.00 den 17 januari. Anvisningar och länk till verktyget GURIA nås via webbsidan för samlad årsuppföljning.
Uppföljning miljö och hållbar utveckling nationella enheter, UB, GF Rapporterar via återrapporteringsmallar. Nationella enheter: Anvisningar och mall nås via webbsidan för samlad årsuppföljning. UB och Gemensamma förvaltningen: Anvisningar och mall mailas ut.
Uppföljning säkerhet Bakgrund till uppföljningen: Ingår i år som en del i den samlade årsuppföljningen, tidigare har denna årsuppföljning gjorts separat. Underlätta och samordna uppföljningen av verksamheternas systematiska arbete inom arbetsmiljö, säkerhet och miljö (GURIA) Skapa underlag för riskanalys enligt förordning 1995:1300 om statliga myndigheters riskhantering samt riskanalysen enligt FISK. Rapporteringen har genomförts av ledningarna för institutioner/motsvarande.
Uppföljning säkerhet Resultat uppföljning 2015: 65 årlig rapporteringar säkerhet har gjorts under 2015 av institutioner och enheter. Endast en fakultetssammanställning (Humanistiska fakulteten) har skickats in till säkerhetschefen. Från och med 2016 kommer sammanställningen av den årliga rapporteringen även kunna kompletteras med statistik och resultat från de periodiska kontrollerna Egenkontroll systematiskt brandskyddsarbete och Egenkontroll Säkerhet
GURIA verktyg för årlig rapportering En rapport skapas i flera steg i verktyget: Rapportör Registrerar info i GURIA Rapportören kan vara samma person som handläggare/chef. Handläggare Kontrollerar info i GURIA Utsedda handläggare finns per område. Chef Signerar info i GURIA Nytt 2016: Chefen kan justera informationen innan signering. Dokumentation: Den årliga rapporteringen görs direkt i verktyget GURIA. Som stöd finns frågeformulären i Word-format på webbplatsen för GURIA. Sammanställning, analys: Rapportering görs på institutionsnivå. Resultatet kan sammanställas och analyseras på universitetsgemensam nivå, men även på fakultetsnivå i GURIA.
Samlad årsuppföljning rapporteringsansvar Uppföljning Fakultet Institution UB Uppföljning verksamhetsplaner Nationella enheter Gemensamma förvaltningen X - X - Förvaltningen Uppföljning riskanalys X - X - Enheter Återrapportering årsredovisning (krav) Uppföljning miljö, hållbar utveckling X - X X Enheter - X X X Områden Uppföljning säkerhet - X X X Enheter Uppföljning SAM - X X X Enheter Intern uppföljning X - X X Enheter
Tidplan samlad årsuppföljning 2016 2016: 19 sep: Möte universitetsledningen, ämnen till årsredovisning 2016 13 okt: Uppstartmöte fakulteter, UB, nationella enheter, enheter inom GF 21 okt: Publicering material samlad årsuppföljning, inklusive årsredovisning, på webben 2017: 12 jan: Sista dag rapportering LADOK avseende 2016 (grundutbildning, forskarutbildning) kl.17.00 17 jan: Sista dag inlämning uppgifter samlad årsuppföljning kl.12.00 23 jan: Rapportuttag ur ekonomisystemet för 2016 30 jan: Uppgifter om sjukfrånvaro lämnas av personalenheten, rapport från GU Ventures AB 7-10 feb: Årsredovisning (utkast) till universitetsstyrelsen, Riksrevisionen 13-17 feb: Riksrevisionen granskar årsredovisningen 16 feb: Möte universitetsstyrelsen beslut om årsredovisning 2016, uppföljning av riskanalys 2016, uppföljning av verksamhetsplaner 2016 22 feb: Årsredovisningen inlämnad till regeringen och Ekonomistyrningsverket. Miljöledningsrapport till departementet samt Naturvårdsverket. 25 apr: Universitetsstyrelsen fastställer den interna uppföljningen för 2016
Frågor samlad årsuppföljning? SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2016
Årsredovisning varför, och till vem? Regeringen ställer krav på myndigheter: Alla myndigheter ska senast den 22 februari varje år lämna en årsredovisning till regeringen. Årsredovisningen ska bestå av en finansiell redovisning och en resultatredovisning. Handlingarna ska ge underlag för regeringens uppföljning och prövning av myndighetens verksamhet. Universitetsledningen önskar samlad uppföljning av resultatet: I ett samlat dokument samlas universitetets årets resultat för verksamhet, personal och ekonomi. Styrelsen ska intyga att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och av myndighetens ekonomiska ställning.
Årsredovisning vad ska vi redovisa? I årsredovisningen ska universitetet redovisa och kommentera verksamhetens resultat i förhållande till de uppgifter som framgår av högskolelagen och regleringsbreven. Resultatredovisningen ska främst avse hur verksamhetens prestationer har utvecklats (volym och kostnader).
Årsredovisning vad ska vi redovisa? På GU har vi samlat återrapporteringskraven i en kravlista för årsredovisningen. Merparten av återrapporteringskraven är externa: Återrapporteringskrav från: Antal - Lagstiftning (Högskolelagen) 12 st. - Regleringsbrev 2016 30 st. - Universitetsledningen 10 st. Kravlistan följer kapitlen i årsredovisningen. + Övriga återrapporteringskrav Nytt 2016
Årsredovisningen vad redovisar vi? Kapitelstruktur: Rektors inledning Ekonomisk översikt Forskning som påverkar Utbildning som förnyar Arbetsmiljö som inspirerar Hållbar utveckling Intern styrning och kontroll Studenterna har ordet Ekonomi resultat och ställning Finansiell redovisning Redovisning av takbelopp
Det finns en ansvarig för varje kapitel i årsredovisningen Forskning som påverkar (*) Emilia Rung Styrgrupp: Ingela Elofsson, Anette Norberg, Magnus Petersson, Peter Tellberg Ekonomi Redovisningschef (Paul Hansson) Projektledare Karin Klamfelt (Kajsa Salenius) Utbildning som förnyar (*) Jennie Sidiropoulos, Katarina Borne Intern styrning och kontroll Johan Johansson Arbetsmiljö som inspirerar (*) Jennie Knutsson (Eva Young) Hållbar utveckling Marianne Dalbro Projektgrupp
Kravlista vad finns för information? Utbildning som förnyar 1. Krav nr U6 2. U11 Återrapporteringskrav Kontakt: Jennie Sidiropoulos (jennie.sidiropoulos@gu.se, ankn.6904) Studentinflytande Studenterna ska ha rätt att utöva inflytande över utbildningen vid högskolorna. Högskolorna ska verka för att studenterna tar en aktiv del i arbetet med att vidareutveckla utbildningen." Verksamheten för studentinflytande i universitets och högskolors organ stöds med statsbidrag från Kammarkollegiet via anslag 2:64 (2016: 2 786 tkr) Återrapportering: Beskriv ert arbete med att få studenterna att ta en aktiv del i vidareutvecklingen av utbildningen. Är studenterna delaktiga i alla fakultetens organ? Kvalitetsförstärkning Den särskilda höjningen av ersättningsbeloppen för utbildningsområdena humaniora, teologi, juridik, samhällsvetenskap, undervisning och verksamhetsförlagd utbildning i budgetpropositionen 2016 ska användas för kvalitetsförstärkande åtgärder. Medlen avsatta för humaniora, teologi, juridik och samhällsvetenskapskap ska i första hand användas för att öka andelen lärarledd tid på utbildningar inom dessa områden. 3. Hänvisning Högskolelagen 1 kap. 4a Regleringsbrev universitet och högskolor 2016 Ansvarig enhet för ÅR-text Enheten för utredning och lärarutbildning Enheten för utredning och lärarutbildning Uppgiftslämnare Fakulteter, LUN HFS, HHFS, LUN, SFS, UFS U9 Återrapportering: Redovisa och analysera hur de höjda ersättningsbeloppen har bidragit till högre kvalitet inom berörda utbildningar. Arbetslivsanknytning och etablering i arbetslivet Är våra utbildningar relevanta och får studenterna arbete? Ange goda exempel på hur fakulteten arbetar med frågorna och de viktigaste erfarenheterna. Utgå t.ex. ifrån: - inslag av arbetslivsanknutna moment i utbildningen (studiebesök, gästföreläsare, verksamhetsförlagd Krav från GU:s ledning Kommunikationsenheten Fakulteter, LUN utbildning, casebaserad undervisning och examination, examensarbeten på uppdrag av avnämare etc.) - externa intressenters eventuella medverkan i utvecklingen av utbildningarna - alumners eventuella medverkan i undervisningen resultat av alumnundersökningar För att få en överblick över vilka återrapporteringskrav som berör er, titta gärna i sammanställningen. Nytt 2016
Forskning som påverkar I högskolornas uppgift ska det ingå att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta. Exempel på när forskning kommit till nytta / påverkat / haft ett genomslag i samhället Samverkan med Chalmers, Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen
Forskning som påverkar Nytt / ändrat UGOT Challenges JiHU GPCC och övriga SFO:er Internationalisering Publikationer Struket Forskningsdialog Förstärkt basanslag (HhFS, ITFS, UFS, SFS) SND
Utbildning som förnyar ändringar i kravlistan 2016 Översyn/förtydligande av formuleringar inom samtliga krav Arbetslivsanknytning och etablering i arbetslivet omformulerat Studentinflytande omformulerat Tidigare tre krav kring kvalitet i utbildningen numera två Bedömning av reell kompetens nytt krav 2016 (GF)
Forts. Utbildning som förnyar ändringar i kravlistan 2016 Utbildning på forskarnivå behörighetsgivande utbildningsbakgrund borttaget som krav i år Maxbegränsningar av antalet ord (300) inom vissa områden. Exempelvis NCM, Brobyggaren och Övningsförskolor Strukturerat upp frågorna i blanketten för integrationssatsningarna
Internationalisering - vad är nytt för i år? SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2016 1) Förtydligande texter 2) Ingen begränsning på tidsperiod 3) Teknisk, administrativ personal ska redovisas Redovisa åtgärder för att främja förståelse för andra länder och för internationella förhållanden. Exempelvis: Åtgärder för att öka antalet anställda som åker på (lärar-/administratörsutbyte) Hur uppmärksammas deras erfarenheter i verksamheten Stödåtgärder för att underlätta integration av internationellt rekryterad personal 4) Återrapporteringskrav arbetsmiljö:
Flyktingsituationen nytt för 2016 I årsredovisning 2016 skapas ett samlat avsnitt om arbetet med social hållbarhet, med fokus på flyktingsituationen Hållbar utveckling, integreras även i övriga kapitel Återrapporteringskrav inom Arbetsmiljö som inspirerar : Insatser till följd av flyktingsituationen: Redovisa de viktigaste insatserna som genomförts för att underlätta flyktingsituationen och bidra i universitetets arbete för nyanlända (insatserna kan beröra forskning, utbildning, arbetsmiljö)
Årsredovisning hur ska vi redovisa? Principer för resultatredovisning: Tillförlitligt: Fullständig och neutral redovisning. Relevant: Väsentlig information för regeringen och för styrningen av verksamheten (universitetsövergripande). Jämförbart: Data kan jämföras över tid (minst 3 år) och mellan områden. Begripligt: Pedagogisk redovisning, klarspråk. Transparent: Tillämpade metoder och källhänvisningar ska anges, dokumenterade data ska finnas.
Årsredovisning hur ska vi redovisa? Text och tabeller: Kontrollera återrapporteringskravet vad ska redovisas, hur ska det redovisas? (kvantitativt/kvalitativt) Skriv för externa läsare. Redovisa väsentliga resultat och insatser ur ett universitetsperspektiv. Individbaserad statistik ska redovisas för det totala antalet och uppdelat på kön (om ej särskilda skäl talar emot). Kontrollera att uppgifter i text och tabeller stämmer överens. Underlag: Det ska finnas korrekta underlag för att styrka uppgifter i texter och tabeller. Grunddata måste vara korrekt (student-, personal-, ekonomidata). Säkerställ att alla har rapporterat i rätt tid.
Årsredovisning stöd för rapportering Material på webben: Kravlista + Bilaga sammanställning återrapporteringskrav Nytt 2016 Mall för återrapporteringskrav (ett svar per krav, numreras) Språk- och skrivregler årsredovisning 2016 Särskilda blanketter för återrapportering: Internationell rörlighet (Utbildning, Arbetsmiljö) Internationell rekrytering och mobilitet (Arbetsmiljö) Integrationssatsningar (Utbildning HHFS, SA, EUL (för LUN/SOL) Gothenburg school of entrepreneurship (Utbildning HHFS, SA, KFS)
En samlad årsuppföljning behöver information från hela universitetet Fakulteter, nationella enheter, UB och enheter inom GF Vad har hänt i verksamheten 2016? Leverantörer av text och grunddata Projekt- och styrgrupp Universitetsledning och -styrelse
Hela universitetet måste bidra rollfördelning Fakultet, institution Leverera underlag från uppföljning av årets verksamhet. Rapportera data i rätt tid, med hög kvalitet (ekonomi, personal, student). Fakultet Sammanställa och kvalitetssäkra informationen för fakulteten. Leverera text, data, uppföljningsinformation utifrån återrapporteringskrav. Projektstyrgrupp Sammanställa och kvalitetssäkra informationen per område. Göra avvägningar mellan områden för att skapa en samlad återrapportering. Ledning, styrelse Intyga att årsredovisningen ger rättvisande bild av universitetets resultat och ställning. Årsredovisningen är ett viktigt underlag för regeringens uppföljning av och dialog om universitetets verksamhet.
Tänk på i uppföljningsarbetet: Publicering 21 okt: Material samlad årsuppföljning publiceras på webben: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/underaret/samladarsuppfoljning/ Genomförande: Representant för fakultet/motsvarande ansvarar för att: sprida informationen till berörda samordna arbetet kvalitetssäkra inlämnade uppgifter lämna in uppgifterna enligt tidplan Inlämning 17 jan: Samtliga uppgifter ska lämnas in senast den 17 januari 2017 kl.12 till arsuppfoljning@gu.se (GURIA: miljö, säkerhet, arbetsmiljö)
Frågor årsredovisning? SAMLAD ÅRSUPPFÖLJNING 2016