Ola Keyser. Utses att justera. Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen den 27 mars Bevis

Sammanträdesdatum 25 Plats och tid Björken, förvaltningshuset, Nybro, klockan 13.00-16.50 Beslutande Bodil Johansson, ordförande (C) Stig-Roland Fagergård, vice ordförande (S) Anders Johansson (C) Ingeli Ivansson (C) Monica Ljungdahl (M) Bodil Bagert (SPI) Milla Dietrichson (S) Martina Andersson (S) Ola Keyser (V) Ann Harmander (M) ersättare för Myrthel Tobiasson (KD) Roger Stålbrand (M) ersättare för Lena Johansen (SD) Övriga deltagande Ann-Mari Johansson, ersättare (C), 16-19 Catarina Bentsrud, ersättare (S), 16-18, 21-31 Monica Antonsson, verksamhetschef, föredragande, 17 och 20 Peter Tinnert, arkivarie, föredragande, 18 Evelina Widell, ekonom, föredragande, 19-20 Marie Sjöö, verksamhetschef, föredragande, 20 Mari Rosqvist, verksamhetschef, föredragande, 20 och 29 Susanne Fransson, verksamhetschef, föredragande 20 och 29 Susanne Vergou, utvecklingsstrateg, föredragande, 22-23 Åsa Stumpf, medicinskt ansvarig sjuksköterska, 23 Carina Leijon, omsorgschef Inger Rydbrink, nämndsekreterare Utses att justera Ola Keyser Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen den 27 mars 2018 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Inger Rydbrink Bodil Johansson Ola Keyser Paragrafer 16-31 Bevis Organ Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Nybro kommuns anslagstavla på hemsidan. Omsorgsnämnden Sammanträdesdatum 2018-03-20 Datum för anslagsuppsättande 2018-03-27 Datum för anslagsnedtagande 2018-04-23 Förvaringsplats för protokollet Omsorgsförvaltningen, förvaltningshuset, Nybro Underskrift Bodil Johansson G:\KS\Administrativa enheten\protokoll\omsorgsnämnden\2018\2018-03-20 - Protokoll från omsorgsnämnden.docx

Sammanträdesdatum 26 Följande ärenden behandlas på sammanträdet: 16 Val av justerare 17 Tema - Särskilt boende 18 Information om nya Dataskyddsförordningen (GDPR) 19 Årsbokslut 2017 20 Månadsuppföljning per den 28 februari 2018 21 Information om medarbetarundersökningen 2017 22 Genomförande av medborgardialog 23 Patientsäkerhets- och kvalitetsberättelse 2017 24 Internkontroll Reglerna för reducering av avgift efterlevs 25 Internkontroll Hantering av pedagogiska måltider i verksamhet för personer med demenssjukdom 26 Yttrande avseende medborgarförslag om återinförande av efterrätt varje dag till våra brukare 27 Svar på remiss av medborgarförslag om att byta ut ordet brukare 28 Utbetalning av föreningsbidrag 2018 (utgår från dagens sammanträde) 29 Information från förvaltningen 30 Delegationsärenden 31 Anmälningar a-b

Sammanträdesdatum 27 16 Val av justerare I tur att justera dagens protokoll är Ola Keyser (V). Beslut Omsorgsnämnden beslutar att utse Ola Keyser (V) till att jämte ordföranden justera protokollet.

Sammanträdesdatum 28 17 Tema Särskilt boende Verksamhetschefen Monica Antonsson informerar grundläggande om verksamhetsområde Särskilt boende. Organisation Verksamheten leds av verksamhetschefen som har ansvar för åtta olika verksamhetsområden, som vardera leds av en enhetschef. Enhetscheferna har mellan 26 och 38 anställda. Boendeplatser i dagsläget Antalet boendeplatser i dagsläget är 193, varav 146 är särskilt boende, 31 särskilt boende demensomsorg och 16 korttidsplatser. Under 2018 kommer antalet korttidsplatser att utökas med sju så snart boendet på Fröjdekulla är iordningställt. Boendeplatser 2019 Under 2019 öppnar Kvarnbacken med 48 platser för personer med demenssjukdom, vilket är en utökning med 17, dit demensverksamheterna i Madesjö flyttar. På Solgläntan finns åtta platser. Totalt 2019 är antalet boendeplatser 225, varav 23 korttidsplatser. Nya Kvarnbacken Efter genomförd helrenovering ska nya Kvarnbacken även inrymma Jutegårdens dagverksamhet och hemtjänst, administration samt kök. Ett flertal arbetsgrupper arbetar med olika delar av den verksamhet som ska bedrivas. Intresset och delaktigheten är stor. Verksamhetsbeskrivningen är klar. Mer än 170 personer har sökt tjänsterna på nya Kvarnbacken. Resurser för bemanning Ökningen av bemanningen från 0,55 till 0,65 är genomförd. På särskilt boende för demens kommer bemanningen att vara 0,75. Korttidsplatserna har en bemanning på 0,65. I budgeten har kompensation räknats in för vikariekostnader med 13 dagar per och år medarbetare samt fem veckor för semestervikarier.

Sammanträdesdatum 29 17 (forts) Kvalitet och aktiviteter Öppna jämförelser visar att verksamheten som helhet är bra, men att förbättringar behöver göras inom information, delaktighet och inflytande samt mer tid för kontakt. Verksamheterna ska jobba med dessa förbättringsområden. Det ska också ske en omstart av genomförandeplaner och Senior Alert. Ekonomi Verksamheten gick med ett mindre underskott 2017, vilket delvis berodde på att personer med demens har krävt extra insatser och att man inte fått in de intäkter som budgeterats. Under 2018 är en högre bemanning inräknad i budget och intäktsbudgeten är justerad. Finansieringen av de nya korttidsplatserna på Fröjdekulla är dock oklar. Personal och sjukfrånvaro Sjukfrånvaron behöver analyseras. Korttidsfrånvaron har under 2017 minskat. Ett fortsatt arbete med förebyggande insatser finns också med i planerna. Utmaningar 2018 Verksamhetens utmaningar 2018 är: Budgetefterlevnad Klara verkställigheten fram till Kvarnbackens öppnande Nya Kvarnbackens färdigställande och inflyttningsprocessen Pilotarbete enligt Tubberödsmodellen Skapa bättre dialog med medarbetare, delaktighet och ansvar Förbereda för Heltid som norm Hålla i alla förbättringsarbeten Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet.

Sammanträdesdatum 30 18 Information om nya Dataskyddsförordningen (GDPR) Arkivarien Peter Tinnert informerar för omsorgsnämndens ledamöter om den nya Dataskyddsförordningen som träder i kraft den 25 maj 2018. Dataskyddsförordningen (GDPR = General Data Protection Regulation) gäller som lag i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. Förordningen kommer att innebära en hel del förändringar för de som behandlar personuppgifter och stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. Syftet med den nya lagstiftningen är dels att få till en harmonisering mellan EU:s medlemsstater. Dataskyddsdirektivet från 1995 utgjorde visserligen en gemensam grund inom unionen, men som direktiv var det upp till varje land att implementera regelverket och tolka det. Nu är det samma lagtext oavsett vilket EU-land man befinner sig i. Samtidigt har det legat mycket fokus på ett ökat integritetsskydd. Medborgarnas rättigheter kommer att stärkas. Kraven på att företag och andra organisationer ska informera hur de hanterar uppgifter, vilka uppgifter och varför, stärks. Det ska också gå att under vissa omständigheter gå att säga nej till att personuppgifterna används. Mest påtagliga blir förändringarna för de som inte sköter sig. Om ett företag brister i sin behandling av personuppgifter kan de tvingas betala en så kallad administrativ sanktionsavgift. Tillsynsmyndighet i Sverige blir Datainspektionen. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet.

Sammanträdesdatum 31 19 Dnr OMF 2017-22 Årsbokslut 2017 Måluppfyllelse Kommunfullmäktiges mål All vård, skola och omsorg ska vara god och kvalitetssäkrad Omsorgsnämndens mål Ett värdigt liv Aktiv och meningsfull tillvaro Trygga vård- och omsorgsinsatser Målet är uppnått Målet är uppnått Målet är delvis uppnått Kommunfullmäktiges mål Medborgarna ska uppleva att de har goda möjligheter att påverka kommunens utveckling Omsorgsnämndens mål Leva och bo självständigt Delaktighet och påverkan Målet är delvis uppnått Målet är delvis uppnått Kommunfullmäktiges mål Medborgarna ska uppleva att Nybro kommun är en attraktiv plats att arbeta, leva och bo i Omsorgsnämndens mål Attraktiv arbetsgivare Målet är delvis uppnått Kommunfullmäktiges mål Nybro kommun ska ha en god ekonomisk styrning Omsorgsnämndens mål Budget i balans Effektivt resursutnyttjande Målet är delvis uppnått Målet är delvis uppnått

Sammanträdesdatum 32 Ekonomi 19 (forts) Kommentar Hälso- och sjukvården ska i samarbete med den sociala sidan påbörja att göra riskbedömningar och planera åtgärder i kvalitetsregister. Former för att använda informationen i kvalitetsregister behöver utvecklas för att nå måluppfyllelse. Stimulansbidrag för ökad bemanning i äldreomsorgen påverkar resultatet positivt, liksom den budgettilldelning som kommit omsorgsnämnden till godo. Verkställande av omsorgsnämndens beslutade besparingsåtgärder 2015 har i sin helhet verkställts. Införande av konceptet Trygg Hemgång har varit framgångsrikt och bidragit till att avvecklingen av korttidsplatser ner till 16 har kunnat verkställas. Sjuktalen har sjunkit över tid i förvaltningen. De främsta utmaningarna för framtiden är anpassade bostäder för den äldre befolkningen, såväl särskilda boenden som trygghetsbostäder. Personalförsörjning dels att rekrytera, dels att behålla kompetenser att vara en attraktiv arbetsgivare, är angeläget. Införande av välfärdsteknik är en annan angelägen utmaning framåt. Förutom ett ekonomiskt resultat inom ram är fortsatt systematik i kvalitetsarbetet de främsta arbetsuppgifterna framöver inom omsorgsförvaltningen. Resultat tkr Bokslut Bokslut Bokslut Budget Avvikelse 2015 2016 2017 2017 2017 BRUTTOINTÄKTER 28 982 30 964 33 551 25 149 8 402 Personalkostnader -216 548-221 209-233 420-226 011-7 409 Övriga kostnader -44 501-44 701-44 034-42 391-1 643 BRUTTOKOSTNADER -261 049-265 910-277 454-268 402-9 052 NETTOKOSTNAD -232 067-234 946-243 903-243 253-650 BUDGET -222 661-230 546-243 253-243 253 0 ÅRETS RESULTAT -9 406-4 400-650 0-650

Sammanträdesdatum 33 19 (forts) Resultatet för 2017 är ett underskott av -650 000 kronor. Inför år 2017 var budgeten i balans och en risk- och sårbarhetsanalys gjordes på budgeten. Bemanningen på särskilt boende har påverkat resultat. Flera platser i särskilt boende bebos av demenssjuka, vilket medför högre vårdtyngd och högre bemanning än budgeterat. Korttidsplatserna budgeterades till 15 stycken. De fyra första månaderna var drygt 30 korttidsplatser i drift. Först under maj månad 2017 och fortsatt under året kunde antalet platser räknas till 16. Det verkliga utfallet av personalkostnader är högre än budgeten totalt. Inom rehabilitering har verksamheten ett överskott då det funnits vakanta tjänster under året på grund av rekryteringssvårigheter. Generellt har risken med svårighet att rekrytera tagits upp och med det svårt att få vikarier, vilket har lett till kostnader för övertid och mertid. En osäkerhet fanns kring kostnader i samband med det betalningsansvar som uppkommer för de kunder som inte kan tas hem från sjukhuset. Kostnaden uppgick till 197 000 kronor. Förvaltningen har haft en jämn prognos över året, ett noll-resultat presenterades de fyra första månaderna för att sedan övergå till prognos -1 000 000 kronor. Prognosförändringen kom till följd av att hemtjänstens verkställda timmar är högre än budgeterat. Den andra faktorn var intäkterna inom särskilt boende som visade sig vara för högt budgeterade. År 2017 har omsorgsförvaltningen fått tilldelning av Socialstyrelsens stimulansmedel om 5 278 000 kronor. Dessa har använts till att införa konceptet Trygg hemgång med ett team bestående av tre undersköterskor. Medlen har också använts till den ökade bemanning som behövts inom särskilt boende och korttidsplats samt hemtjänstens natt. År 2017 har omsorgen iklätt sig sin nya organisation med fyra verksamhetsområden och det femte innefattar det förvaltningsgemensamma.

Sammanträdesdatum 34 19 (forts) Personal Antal anställda den 31 augusti 2017 Den 31 december 2017 hade omsorgsförvaltningen 475,98 årsarbetare anställda, fördelat på 548 personer: Centralt Myndighet Hemtjänst Säbo HSL Totalt Adm 4 4 Handläggare 3,75 1 4,75 Hantv, vaktm, tekniker 2 2 Ledning 5 3 10 10 3 31 Rahabföreb (arbte, sjukgymn, rehabass, serviceass) 18,75 18,75 Sjuksköterska 0,5 32,66 33,16 Biständshandläggare 9 9 Omsass mm (inkl planerare, aktledare,anhörigsamord) 183,82 184,5 5 373,32 Totalt 8,75 17,5 193,82 194,5 61,41 475,98 Det är en ökning med 14,37 årsarbetare jämfört med bokslut 2016 och 17 personer. Beslutsunderlag Bokslut Ekonomi, personal och kvalitet, omsorgsnämnd 2017 Beslut Omsorgsnämnden beslutar att fastställa bokslutet för 2017, att hos kommunstyrelsen hemställa om överföring av återstående investeringsmedel från 2017 till 2018 samt att överlämna bokslutet till kommunstyrelsen för vidare hantering.

Sammanträdesdatum 35 19 (forts) Utdrag till: Kommunstyrelsen Enhetschefer Verksamhetschefer Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 36 20 Dnr OMF 2017-54 Månadsuppföljning per den 28 februari 2018 Månadsuppföljningen per den 28 februari 2018 kommenteras av omsorgschefen Carina Leijon och verksamhetscheferna Mari Rosqvist, Marie Sjöö, Monica Antonsson och Susanne Fransson. Bland annat konstateras följande: Förvaltningsgemensamt Prognostiserat resultat för 2018: 0 kronor. Kostnaderna för företagshälsovård ska särskilt följas under 2018 då dessa visat ett minusresultat för 2017. Hälsotal Den totala sjukfrånvaron har ökat något jämfört med tidigare. Utfallet för den upprepade korttidsfrånvaron var 9,7 procent (mål 8,0 procent). Sjukskrivningar 28 dagar eller mer utföll i februari 2018 på 7,6 procent (mål 5,5 procent). Myndighet och administration Prognostiserat resultat för 2018: 0 kronor. Hemtjänst Med hjälp av IntraPhone kan man nu avläsa hur arbetstiden används. Den genomsnittliga kundtiden är 54 procent. Målet är 70 procent, vilket kan visa sig svårt att nå. Verksamhetschefen Marie Sjöö föreslår att omsorgsnämnden för 2018 inför ett delmål på 65 procent avseende tid hos kund i hemtjänst. Särskilt boende Prognostiserat resultat för 2018: -406 000 kronor. Hälso- och sjukvård Prognostiserat resultat för 2018: 0 kronor. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att för 2018 införa ett delmål på 65 procent avseende tid hos kund i hemtjänst samt

Sammanträdesdatum 37 20 (forts) att se månadsuppföljningen per den 28 februari 2018 som redovisad. Utdrag till: Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 38 21 Dnr OMF 2018-17 Information om medarbetarundersökningen 2017 Sammanfattning 2017 års medarbetarundersökning genomfördes mellan perioden 27 november-17 december 2017. Svarsfrekvensen blev 56,1 procent, i stort sett detsamma som 2016 (56,3 procent). Syftet i omsorgsförvaltningen är att få en temperaturmätare på hur arbetsplatserna mår för att kunna bli en attraktivare arbetsgivare än idag. Förvaltningens långsiktiga mål är att ligga på en svarsfrekvens om 85-90 procent. Ju högre svarsfrekvens desto säkrare resultat. Svaren är ett bidrag till utveckling då de visar inom vilka områden förvaltningen ska lägga fokus på framåt. Tilläggsyrkande Stig-Roland Fagergård (S) yrkar för (S)-gruppens räkning, med stöd av vänsterpartiet, tillägg av följande beslutssats: att uppdra till förvaltningschefen att hitta en metod för att kraftigt öka svarsfrekvensen vid nästa medarbetarenkät. Samtliga närvarande ledamöter ställer sig bakom förslaget. Beslutsunderlag Medarbetarundersökning 2017 Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anse medarbetarundersökningen för 2017 som föredragen, att uppdra till omsorgsförvaltningens chefer att ta fram handlingsplaner för de förbättringsområden som prioriteras ute på de olika arbetsplatserna samt att uppdra till förvaltningschefen att hitta en metod för att kraftigt öka svarsfrekvensen vid nästa medarbetarenkät.

Sammanträdesdatum 39 21 (forts) Utdrag till: Carina Leijon, förvaltningschef Enhetschefer Verksamhetschefer Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 40 22 Dnr OMF 2015-89 Genomförande av medborgardialog Äldreomsorgen står inför stora utmaningar. Andelen äldre i befolkningen ökar samtidigt som andelen personer i arbetsför ålder minskar. Det är en positiv utveckling att vi lever längre, men det ställer krav på välfärdens organisation samt den digitala utvecklingen. Omsorgsförvaltningen har därför fått i uppdrag av omsorgsnämnden att ta fram en plan inför framtiden, en så kallad Äldreplan. Äldreplanen ska vara vägledande i beslut som rör äldres vardag och visa riktning inför framtiden. Utvecklingsstrategen Susanne Vergou presenterar förslag till enkäten Hur vill du att framtidens äldreomsorg ska se ut? samt förslag till upplägg för genomförande av medborgardialogen. Beslutsunderlag Förslag till enkät Hur vill du att framtidens äldreomsorg ska se ut? Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna presenterad enkät och förslag till upplägg för genomförande av medborgardialogen samt att uppdra till förvaltningen att ta fram en tidplan för genomförandet. Utdrag till: Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 41 23 Dnr OMF 2018-18 Patientsäkerhets- och kvalitetsberättelse 2017 Bakgrund Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) syftar till att minska antalet skador och höja säkerheten. I lagen tydliggörs vårdgivarens skyldighet att bedriva systematiskt patientsäkerhetsarbete och att arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador. Med vårdskada avses lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall. Enligt kap. 3 10 ska vårdgivaren senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse, av vilken det ska framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som uppnåtts. Patientsäkerhetsberättelsen ska hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den. Sammanfattning Vikten av att vårdgivaren omsorgsnämnden bedriver ett systematiskt patientsäkerhetsarbete har tydliggjorts och skärpts upp sedan patientsäkerhetslagen trädde i kraft, januari 2011. I lagen framkommer också skyldigheten att dokumentera i en patientsäkerhetsberättelse hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som uppnåtts. Förvaltningens ledningssystem bygger på SOSFS 2011:9 och hemsjukvården ska bedrivas genom att: all vård och omsorg som bedrivs ska vara av god hygienisk standard och framtagna hygienrutiner ska följas, arbeta förebyggande inom områdena: läkemedel inklusive läkemedels fel i vårdens övergångar, fall, undernäring, trycksår och munhälsa, vilket innebär att risker ska identifieras, bedömas och åtgärdas, aktivt och medvetet arbeta efter de fyra hörnstenarna vid vård vid livets slut; symtomkontroll, kontinuitet, kommunikation och fungerande team mellan patient, närstående och personal, aktivt och medvetet arbeta med rehabiliterande förhållningssätt.

Sammanträdesdatum 42 23 (forts) Följande åtgärder ligger till grund för säkerhetsarbetet för 2017: Att följa upp resultatet av egenkontroll av följsamheten av basala hygienrutiner och repetera dessa i personalgrupperna. Att alla områden registrerar och följer upp riskbedömningarna och åtgärderna som ska utföras i det nationella registret Senior Alert avseende vårdprevention av trycksår, undernäring, fall samt munhälsa. Att under 2017 öka antalet riskbedömningar. Att under 2017 minska antalet personer som befinner sig i risk. Att fortsätta arbeta med att minska användandet av de läkemedel som bedöms vara mindre lämpliga för äldre. Att tillsammans med landstinget förbättra arbetet utifrån palliativa registrets utdata. Att fortsätta att uppmuntra personal att rapportera avvikelser och att arbeta med förbättringsåtgärder utifrån avvikelserapporteringen. Att fortsätta utveckling av E-hälsa och dokumentationssystemet Procapita. Att se säkerhetsarbetet som förvaltningarnas helhetsansvar. När det gäller följsamheten av hygienrutiner och klädregler ses i enkätsvaren att personalen inte riktigt har möjlighet att följa basala hygienrutiner och klädregler, trots att arbetsgivaren nu bekostar arbetskläder. En orsak till det är att personalen inte alltid har tillgång till att byta om på sin arbetsplats samt dåliga tvättmöjligheter finns för arbetskläder. Möjligheter till att byta om och tvätta arbetskläder behöver ändras. Antalet rapporterade fallolyckor har minskat något, men samma antal mjukdelsskador och ingen större förändring i antalet frakturer sedan föregående år. Antalet rapporterade läkemedelsavvikelser har minskat lite grann från föregående år. Den mest förekommande anledningen till avvikelser är att man glömmer att överlämna läkemedel, men ingen person har kommit till skada. Bedömningar om risk för trycksår, undernäring och fall har inte registrerats i Senior alert. Arbetet med att ge personer i livets slutskede en god vård har förbättrats på flera parametrar.

Sammanträdesdatum 43 23 (forts) Förslag till åtgärder Förslagsvis bör följande åtgärder fortsättningsvis ligga till grund för säkerhetsarbetet för 2018: Att göra omstart/ny uppstart i att registrera och följa upp riskbedömningar och åtgärder i det nationella registret Senior Alert. Att medicinsk ansvarig sjuksköterska informerar samtliga nyanställda enhetschefer om basala hygienrutiner/klädregler och Lex Maria till alla nyanställda enhetschefer som repeterar detta i personalgrupperna. Att införa/utföra punktprevalens mätningar på basalhygien/klädregler. Att förvaltningen fortsätter arbetet med att förbättra förutsättningar för att följa basala hygienrutiner. Att alla områden ska komma igång med att registrera och följer upp riskbedömningarna och åtgärderna som ska utföras i det nationella registret Senior Alert. Att under 2018 erbjuda riskbedömningar till samtliga patienter/omsorgstagare på särskilt boende. Att under 2018 minska antalet personer som befinner sig i risk. Att fortsätta arbeta med att minska användandet av de läkemedel som bedöms vara mindre lämpliga för äldre. Att tillsammans med landstinget förbättra arbetet utifrån palliativa registrets utdata. Att fortsätta att uppmuntra personal att rapportera avvikelser och att arbeta med förbättringsåtgärder utifrån avvikelserapporteringen. Att fortsätta utveckling av E-hälsa och dokumentationssystemet Procapita. Att se säkerhetsarbetet som förvaltningarnas helhetsansvar, inte bara mål för hemsjukvården. Beslutsunderlag Patient- och kvalitetsberättelse 2017

Sammanträdesdatum 44 23 (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att omsorgsnämnden tagit del av patientsäkerhets- och kvalitetsberättelse avseende 2017. Utdrag till: Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 45 24 Dnr OMF 2017-79 Internkontroll Reglerna för reducering av avgift efterlevs Bakgrund Omsorgsnämnden kompletterade internkontrollplanen för 2018 den 12 december 2017, 112, med momentet Kontrollera att reglerna för reducering av avgift efterlevs av förvaltningen. Kompletteringen av internkontrollplanen föranleddes av medborgarförslaget Betalar våra inneboende pensionärer för tjänster som de inte utnyttjar sig av. Reducering av avgift regleras i dokumentet Avgifter inom äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta jml socialtjänstlagen. Innehållet i dokumentet är fastställt av kommunfullmäktige. Personal i hemtjänst, särskilt boende samt hälso- och sjukvård, noterar frånvaro och uppehåll av insatser på frånvaroblankett, som vid månadens slut lämnas till avgiftshandläggarna. Genomförande och resultat Avgiftshandläggarna fick uppgift om 120 olika frånvaroperioder avseende december månad 2017. 74 perioder avsåg hemtjänst och 46 perioder särskilt boende. Internkontrollen har genomförts genom stickprov på 25 procent av dessa perioder. Reducering har gjorts enligt fastställt regelverk för samtliga 31 frånvaroperioder som kontrollerats. Analys Texten i dokumentet, Avgifter inom äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta jml socialtjänstlagen, som avser reducering av avgift är Avgiften för hjälp i hemmet, hemsjukvård, måltider, servicepaket och sänglinne/handdukar reduceras med 1/30-del för varje dag vid lasarettsvistelse och vid uppehåll av insatser från hemtjänsten, under förutsättning att insats skulle erhållits under berörd period samt att planerad frånvaro meddelats minst en vecka i förväg. Texten är övergripande och lämnar utrymme för tolkning. Vid samtal med avgiftshandläggarna framkommer att de ofta får fråga efter frånvarorapporter samt att de regelbundet får påminna om att rapporterna ska lämnas in. Avgiftshandläggarna känner en stor osäkerhet i om all frånvaro rapporteras till dem.

Sammanträdesdatum 46 24 (forts) För att säkerställa att omsorgsförvaltningen inte fakturerar avgift för korttid och hjälp i hemmet för samma period kontrollerar alltid avgiftshandläggaren att reducering görs av avgiften för hjälp i hemmet. Det förekommer att avgiftshandläggarna inte får frånvarovarorapport från hemtjänsten när kund är på korttid. Förslag till förbättringar Att texten om reducering av avgift i dokumentet, Avgifter inom äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta jml socialtjänstlagen, förtydligas. Att en rutinbeskrivning sammanställs för att säkerställa att reducering av avgift, kost etc alltid görs på samma sätt oavsett verksamhet samt avgiftshandläggare. Informera enhetschefer och personal om vikten av att rapportera frånvaro till avgiftshandläggarna eller på annat sätt säkerställa att rapportering sker. Revidera och förbättra blanketterna som används för rapportering av frånvaro. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna att internkontrollen avseende reglerna för reducering av avgift efterlevs av förvaltningen, att uppdra till förvaltningen att genomföra förbättringar avseende text i reglementet, ta fram en rutinbeskrivning samt att revidera de blanketter som används vid redovisning av frånvaro samt att påtala vikten av att rapportera frånvaro till avgiftshandläggarna. Utdrag till: Avgiftshandläggare Enhetschefer Verksamhetschefer Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 47 25 Dnr OMF 2017-79 Internkontroll Hantering av pedagogiska måltider i verksamhet för personer med demenssjukdom Bakgrund Forskning har visat att personer med en demenssjukdom får större aptit och äter bättre om personal sitter med och själva äter samtidigt. Det skapar också en mera harmonisk måltidsmiljö när samtliga i matrummet sitter tillsammans och har fokus på att äta och småprata över bordet. En pedagogisk måltid innebär också att borden är dukade på rätt sätt, med funktionellt porslin, färger och hjälpmedel som underlättar för personer med demenssjukdom. Omsorgsförvaltningen har sedan många år använt sig av begreppet och metoden pedagogisk måltid, men uppföljning av hur det fungerar i praktiken är inte gjord. Det finns idag ingen skriftlig information eller rutiner att tillgå runt pedagogiska måltider. Genomförande Undertecknad har varit på plats i verksamheten och intervjuat medarbetare och enhetschefer. Samma frågor har ställts till samtliga. Resultat Medarbetarna är medvetna om syftet med pedagogiska måltider, men säger att de har svårt att genomföra det kontinuerligt på grund av oroliga kunder, kunder som behöver hjälp med matning och för låg bemanning. Det är dagsformen hos de äldre som avgör om det går att genomföra en pedagogisk måltid. Vid de tillfällen det fungerar märker medarbetarna hur det skapar lugn när de sitter med och äter, de håller ihop samtalet vid bordet och kunderna äter då bättre. Det är oklarheter om vid vilka måltider de pedagogiska måltiderna ska utföras, om det är vid alla måltider eller vissa prioriterade. Det finns heller ingen kunskap hos medarbetarna om hur många extra portioner som är budgeterat till att kunna beställas extra till personal. Medarbetarna tar alltid ut egen rast enligt arbetstidslagen, även om pedagogisk måltid genomförts.

Sammanträdesdatum 48 25 (forts) Enhetscheferna upplever att det inte finns den struktur på pedagogiska måltider som de önskar. Det finns en skillnad mellan budgeterade medel och de kostnader som blir för extra portioner till medarbetarna. Vidare saknar de rutiner runt pedagogiska måltider. Det finns en önskan om förtydligande i flera frågor runt arbetsmetoden, men de ser en stor vinst i att kunna genomföra pedagogiska måltider kvalitetsmässigt för kunden. Analys Efter intervjuerna finns flera saker att reflektera över. Kunskap finns om fördelar med pedagogiska måltider, men strukturen och rutiner saknas idag. Det är oklarheter runt vilka måltider på dygnet som ska räknas och hur många som medarbetarna ska delta i pedagogiskt. Det är även oklart runt det ekonomiska då budgeterade medel inte stämmer med antal extra beställda portioner till medarbetare. Det finns en önskan och en ambition från enhetscheferna att få en tydlighet i vad som gäller. Det finns även en önskan från samtliga intervjuade att få behålla pedagogiska måltider, men att det ska vara efter klargjorda rutiner och överensstämma med budgeterade medel. Kontakt med Skatteverket Frågan har ställts till Skatteverket gällande förmånsbeskattning i samband med att medarbetare äter utan kostnad. I verksamhet, där kunder behöver stöd på olika sätt runt matsituationen, kan medarbetare äta utan kostnad tillsammans med dessa personer, utan att bli förmånsbeskattade. Arbetsgivaren måste dock noga bedöma detta utifrån varje fall och uppskatta vilket stöd som behövs runt måltiderna. Inom demensomsorgen behöver inte den bedömningen göras specifikt. Förslag till förbättringar Att upprätta tydliga mål, syfte och rutiner runt pedagogisk måltid. Att se över budgeterade medel så att det överensstämmer med praktiken. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna internkontrollen avseende pedagogiska måltider i särskilt boende,

Sammanträdesdatum 49 25 (forts) att uppdra till förvaltningen att upprätta tydliga mål, syfte och rutiner runt pedagogisk måltid och att se över budgeterade medel så att det överensstämmer med praktiken samt att informera berörda medarbetare om ovanstående. Utdrag till: Enhetschefer Verksamhetschefer Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 50 26 Dnr OMF 2017-77 Yttrande avseende medborgarförslag om återinförande av efterrätt varje dag till våra brukare Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 18 oktober 2017, 95, att remitterat ett medborgarförslag för yttrande till omsorgsnämnden från Börje Hermansson enligt följande: Förslaget Efterrätt varje dag för våra brukare. Motiveringen Den stora osäkerheten som finnes vid första mellanmålets servering, om brukarna blir delaktiga i måltiden. Eftermiddagens kaffe o kaka verkar fungera. För att tillgodose våra pensionärers önskemål och efterleva Socialstyrelsens rekommendationer och kommunfullmäktiges beslut om mellanmålens betydelse, föreslår jag ett återinförande av efterrätterna varje dag till våra brukare. Börje Hermansson Sveaplansgatan 7 B 382 40 Nybro Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon. Yttrande Det finns idag inget som tyder på att omsorgsnämnden kommer att införa efterrätt varje dag inom äldreomsorgen. Huvudskälet till det är att daglig efterrätt inte är ett kostintag som är vanligt förekommande i samhället i stort. Flertalet av de som idag uppnår en hög ålder har i sina självhushåll upphört med efterrätt varje dag. Omsorgsnämnden är istället inriktad på att försöka erbjuda tvårättsalternativ vid huvudmålet för att öka möjligheten att få äta den mat man tycker om. Det kräver en organisering av beställningarna i form av ett verktyg för detta. Kostenheten undersöker detta för närvarande och i dagsläget finns ingen tidplan för när tvårättsalternativ kan träda i kraft. Dock pågår ett successivt införande av möjligheten att välja exempelvis ris, potatis eller pasta till huvudmålet.

Sammanträdesdatum 51 26 (forts) Det är omsorgsförvaltningens uppfattning att mellanmålen håller en god standard. I de riktlinjer som reviderades av omsorgsnämnden i Nybro kommun den 7 november 2017, 93, står följande att läsa om mellanmål: Vid mellanmål och/eller kvällsmål kan t ex följande livsmedel erbjudas: dryck (välling, kaffe, the, mjölk, saft, juice, öl) smörgås, veterån, skorpor vetebröd, annan kaka. fil/yoghurt nyponsoppa/saftsoppa/blåbärssoppa, vispgrädde/kaffegrädde kräm, mjölk/kaffegrädde Energiberikat morgonmål/mellanål/nattmål I de fall omsorgstagaren har dålig aptit och har svårt att få i sig tillräckligt med energi och näring eller har behov av höjt energiintag är mellanmål, nattmål och morgonmål av stor betydelse. Även drycken bör i dessa fall ses som en viktig energikälla. Vid energiberikat mellanmål och/eller natt-, morgonmål kan följande erbjudas, t ex drömyoghurt kräm med grädde konserverad frukt med grädde, alternativt glass puddingar av olika slag med vispgrädde shot (se nedan) näringsdryck (se nedan) Shot Kök eller omsorgsassistenter kan tillaga egen shot enligt recept från tillagningskök om behov av förstärkt energiintag finns. Vid behov ordineras detta av sjuksköterska. Näringsdryck För vissa omsorgstagare kan näringsdrycker behövas utöver maten och det är viktigt att de ordineras av sjuksköterska, dietist eller läkare med kompetens på området.

Sammanträdesdatum 52 26 (forts) Beslutsunderlag Protokollsutdrag från kommunstyrelsens arbetsutskott den 18 oktober 2017, 95 - Beredning av medborgarförslag om återinförande av efterrätt varje dag till våra brukare Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta yttrandet som sitt eget samt att skicka yttrandet till kommunstyrelsen. Utdrag till: Kommunstyrelsen Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 53 27 Dnr OMF 2018-19 Svar på remiss av medborgarförslag om att byta ut ordet brukare Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 14 februari 2018, 11, att remitterat ett medborgarförslag för yttrande till omsorgsnämnden. I medborgarförslaget rekommenderar Börje Ståhl att ordet brukare byts mot hyresgäst, kund och patient. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon. Yttrande Så här säger Socialstyrelsen i sin termbank om begreppet brukare: Brukare används som samlande begrepp för alla som får individuellt behovsprövade insatser från socialtjänsten, oavsett vilken typ av insatser det handlar om. Insatserna kan röra allt från stöd och service till mer omfattande bistånd och en brukare kan vara allt från ett nyfött barn till en mycket gammal människa. Observera att brukare även inkluderar personer som är tvångsomhändertagna Ordet brukare anger att personen tar en insats i bruk oavsett om den är frivilligt mottagen eller ges med tvång. Eftersom termen brukare står för alla som får individuellt behovsprövade insatser från socialtjänsten, är det inte lämpligt att kalla någon brukare när man avser en särskild grupp eller enstaka individer det kan uppfattas som en sorts avståndstagande. Beroende på sammanhang kan därför mer precisa benämningar vara lämpliga att använda istället,.. Begreppet brukare är en rekommenderad term från Socialstyrelsen. Omsorgsförvaltningen har dock, efter önskemål från PRO under ett större möte, sedan några år tillbaka anammat begreppet kund om det inte är patient som är det relevanta begreppet. Kund används numera som begrepp även på nämndnivå i protokoll och tjänsteskrivelser. Nationell statistik och dylikt kan dock Nybro kommun inte utöva någon större påverkan på. Där lutar man sig mot Socialstyrelsens termbank, exempelvis brukarundersökning. Begreppet kund och hyresgäst finns inte definierat i Socialstyrelsens termbank.

Sammanträdesdatum 54 27 (forts) Bilaga Protokollsutdrag från kommunstyrelsens arbetsutskott den 14 februari 2018, 11 Beredning av medborgarförslag om att byta ut ordet Brukare Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta yttrandet som sitt eget samt att skicka yttrandet till kommunstyrelsen. Utdrag till: Kommunstyrelsen Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 55 28 Dnr OMF 2018-7 Utbetalning av föreningsbidrag 2018 Ärendet utgår vid dagens sammanträde.

Sammanträdesdatum 56 29 Information från förvaltningen Omsorgschefen Carina Leijon informerar från verksamheten om: a) Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft den 1 januari 2018. Verksamhetschefen Susanne Fransson informerar om att hon representerar Nybro kommun i den analysgrupp som är inrättad i Kalmar län för att nära följa effekterna av lagen. Varje månad betalar man efter ett genomsnitt, där tre utskrivningsklara dagar är det mått man utgår ifrån. Omsorgsförvaltningen har hittills klarat snittet i den somatiska vården, medan man på grund av övergångsbestämmelser fått betala sex dagar för vård inom psykiatrin. b) Verksamhetschefen Mari Rosqvist informerar om att man ser över insatsen för inköp av mat. Man har tidigare använt sig av Samhall, men ser nu att tjänsten skulle kunna förenklas genom att istället använda sig av e-handel. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet.

Sammanträdesdatum 57 30 Dnr OMF 2018-9 Delegationsärenden Omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden samt tjänstemän, enligt en av omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Beslut som har fattats av delegat ska redovisas på omsorgsnämndens närmast följande sammanträde. Från 1 januari-28 februari 2018 redovisas förteckning över beslut fattade på delegation: Lagrum Socialtjänstlag 1.2 Bifall SoL Hjälp i hemmet 255 st Bifall SoL Trygghetslarm 54 st Avslag och Delavslag SoL 1 st 1.3 Bifall SoL Särskilt boende 21 st Avslag SoL Särskilt boende 3 st 1.5 Bifall SoL Korttidsboende 44 st Avslag SoL Korttidsboende 0 st 1.6 Bifall SoL Dagverksamhet 5 st Avslag SoL Dagverksamhet 0 st Totalt antal bifallsbeslut: Totalt antal avslagsbeslut 379 st 4 st Avgiftsbeslut Antal beslut 1-31 januari Antal beslut 1-28 februari Hemtjänst p 1.7 Hemtjänst p 1.8 701 1 189 1 Särskilt boende p 1.7 Särskilt boende p 1.8 290 0 80 3 Hemsjukvård p 1.7 23 10 Korttid p 1.7 32 12 Beslutsunderlag Delegationsbeslut i brådskande ärende (delegationsförteckningen 4.10)

Sammanträdesdatum 58 30 (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbeslut för perioden 31 januari-28 februari 2018. Utdrag till: Akten 2018-03-28

Sammanträdesdatum 59 31 Anmälningar a) Protokollsutdrag från kommunstyrelsen den 29 januari 2018, 5 - Riktlinjer för intern kontroll (Dnr OMF 2018-20), b) Protokollsutdrag från kommunstyrelsen den 29 januari 2018, 7 - Bemyndigande att underteckna avtal m m 2017-2018 (Dnr OMF 2015-2). Utdrag till: Respektive akter 2018-03-28