Monica Ljungdahl. Utses att justera. Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen den 19 december 2017

Transkript

1 Sammanträdesdatum 185 Plats och tid Strandvägens konferensrum, Nybro, klockan Beslutande Bodil Johansson, ordförande (C) Stig-Roland Fagergård, vice ordförande (S) Anders Johansson (C), Ing-Marie Gustafsson (C) Monica Ljungdahl (M) Myrthel Tobiasson (KD) Bodil Bagert (SPI) Milla Dietrichson (S) Ola Keyser (M) Ann-Mari Johansson (C) ersättare för Anders Johansson (C), Eva Karlsson (S) ersättare för Martina Andersson (S) Roger Stålbrand (M) ersättare för Lena Johansen (SD) Övriga deltagande Utses att justera Catarina Bentsrud, ersättare (S) Leif Carlsson, ersättare (V) Ewa Sveding, enhetschef, föredragande, 105 Susanna Werner, sjukgymnast, föredragande, 105 Lena Gustafsson, omsorgsassistent, föredragande, 105 Marika Carlsson, omsorgsassistent, föredragande, 105 Carina Alm, enhetschef, föredragande, 106 Birgitta Petersson, omsorgsassistent, föredragande, 106 Åsa Jönsson, undersköterska, föredragande, 106 Marie Sjöö, verksamhetschef, föredragande, 107 Susanne Fransson, verksamhetschef, föredragande, 107 Evelina Widell, ekonom, verksamhetschef, 107 Carina Leijon, omsorgschef Inger Rydbrink, nämndsekreterare Monica Ljungdahl Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen den 19 december 2017 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Inger Rydbrink Bodil Johansson Monica Ljungdahl Paragrafer Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens officiella anslagstavla i förvaltningshuset. Organ Omsorgsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslagsuppsättande Datum för anslagsnedtagande Förvaringsplats för protokollet Omsorgsförvaltningen, förvaltningshuset, Nybro Underskrift Bodil Johansson G:\KS\Administrativa enheten\protokoll\omsorgsnämnden\2017\ Protokoll från omsorgsnämnden.docx

2 Sammanträdesdatum 186 Följande ärenden behandlas på sammanträdet: 104 Val av justerare 105 Redovisning av Trygg hemgång 106 Redovisning från studiebesök i Tubberöd 107 Månadsuppföljning per den 31 oktober Budget Verksamhetsplan Så tycker de äldre om äldreomsorgen Internkontroll Hantering av kontanta medel 112 Komplettering av internkontrollplan Uppföljning - Resultat av skyddsronder Behov av ytterligare platser i särskilt boende 115 Attestförteckning Besvarande av medborgarförslag om att rätta till allt som inte fungerar på Strandvägens äldreboende 117 Besvarande av remiss avseende medborgarförslag om att det bör investeras i ett trygghetsboende i närheten av centrum 118 Reglemente för bidrag till pensionärsorganisationer 119 Information från förvaltningen 120 Delegationsärenden 121 Anmälningar a-g 122 Avslutning

3 Sammanträdesdatum Val av justerare I tur att justera dagens protokoll är Monica Ljungdahl (M). Beslut Omsorgsnämnden beslutar att utse Monica Ljungdahl (M) till att jämte ordföranden justera protokollet.

4 Sammanträdesdatum Dnr OMF Redovisning av Trygg hemgång Enhetschefen Ewa Sveding, sjukgymnasten Susanna Werner och undersköterskorna Lena Gustafsson och Marika Carlsson, redogör för arbetet utifrån konceptet Trygg hemgång. Arbetssättet Trygg hemgång startade den 1 juni Kunder som känner uttalad rädsla, otrygghet och osäkerhet inför hemgång från sjukhus och korttid erbjuds Trygg hemgång i samband med utskrivning från sjukhus eller korttidsboende. Hjälpen utgår från kundens eget behov och omfattar alla vardagliga ting som kunden upplever som problem. Kunden blir automatiskt hemsjukvårdspatient i samband med beslutet. Insatsen kan vara i upp till 14 dagar. Stor kunskap och litet mer tid är framgångskonceptet. Fram till den 13 november 2017 har totalt 33 kunder fått beslut om Trygg hemgång, 27 från sjukhus och sex från korttidsboende. Åldersspannet är år. Jämfört med samma period föregående år, har 84 kunder fått beslut om korttidsboende var samma siffra 99. Erfarenheterna så här långt är att arbetssättet minskar oron inför hemgång för kunder, men också för anhöriga. Båda grupperna är mycket nöjda med insatsen Trygg hemgång. Även verksamheten i övrigt uppskattar resultatet av arbetssättet. Avstämning ska göras med hemtjänstgrupperna för att få deras uppfattning om hur det fungerar. Samtidigt kommer en diskussion att föras om det finns något i arbetsmetoden som kan överföras till ordinarie hemtjänst. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

5 Sammanträdesdatum Dnr OMF Redovisning från studiebesök i Tubberöd Enhetschefen Carina Alm och omsorgsassistenterna Birgitta Petersson och Åsa Jönsson, redogör för sina intryck från studiebesöket i Tubberöd. De har konstaterat att en hel del av det som görs i Tubberöd redan görs på Fröjdekulla, men att det finns mer att göra. Det finns i dagsläget inget önskemål från personalen att ta över verksamheten och driva den på intraprenad. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

6 Sammanträdesdatum Dnr OMF Månadsuppföljning per den 31 oktober 2017 Sammanfattning Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Belopp inom parentes är jämförelseprognos per den 30 september Efter oktober månad 2017 kvarstår det prognostiserade resultatet för 2017 till kronor. Förvaltningsgemensamt Förvaltningsgemensamt beräknas vara i balans. Omsorgsförvaltningen har för 2017 erhållit stimulansmedel från Socialstyrelsen på kronor för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Drygt kronor beräknas för personalkostnader i arbetet med trygg hemgång. Likt tidigare år ska stimulansmedlet redovisas i början av 2018 då vet man om medlen erhålls eller om förvaltningen blir återbetalningsskyldig. Myndighet Verksamheten för myndighet, som innefattar administration, biståndshandläggning och den öppna verksamheten, visar prognosen kronor ( kronor). Överskottet kommer av att kostnaderna för trygghetslarm är lägre än budgeterat samt att intäkterna är högre. Budgeten till hemtjänstens resursfördelning återfinns här och ger ett prognostiserat resultat av kronor ( kronor). Det beror på fler verkställda timmar än budgeterat i nuläget. Åtgärd: Säkerställa att samtliga avslutade ärenden är stängda i systemet så att medel inte läcker ut till enheterna som inte ska komma dem till del. Allt eftersom IntraPhone börjar användas, jämför utförd tid mot den redovisade verkställda tiden. Denna omställning pågår.

7 Sammanträdesdatum (forts) Hemtjänsten Hemtjänsten visar ett underskott på kronor ( kronor). Enheterna visar tillsammans ett underskott efter sommaren De enheter som dras med underskott, har högre bemanning än vad resurstilldelningen tillåter samt flertalet extraturer med dubbelbemanning. Kostnaderna för övertid under sommarperioden 2017 påverkar också negativt. Nattverksamheten har ett ökat behov och beräknas gå med underskott. Resultatet varierar mycket mellan enheterna. Kostnaderna för oktober 2017 har varit något lägre än föregående månad avseende personalkostnader. Åtgärd: Arbeta med att kontinuerligt justera bemanningen i relation till verkställda timmar. Samarbete över grupperna för att minska antalet vikarier och att använda övertalig personal i grupper där behovet finns. Särskilt boende Särskilt boende visar ett underskott i årsprognosen på kronor, ( kronor). Underskott beror på sjukfrånvaro och överanställningar gentemot budget. Överanställningar främst beroende av boende med demenssjukdom i de somatiska boendena. Intäkter för kost och bostadshyror påverkar negativt. Åtgärd: Fortsatt arbete med att få balans i antal årsarbetare gentemot budget. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvård visar ett överskott på kronor ( kronor). Vakanta tjänster under fösta halvåret inom rehabilitering ger överskott. Enheten för sjuksköterskor beräknas göra ett +/- nollresultat. Uttag av huvudsemester kommer att ske även under hösten Att ta i beaktning i prognosen är de ökade kostnaderna för övertid, kvalificerad övertid samt mertid som kommer av bristen på tillsvidare och vikarier. Beslutsunderlag Månadsrapport Ekonomi, personal och kvalitet, omsorgsnämnd oktober 2017

8 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att se månadsuppföljningen per den 31 oktober 2017 som redovisad. Utdrag till: Akten

9 Sammanträdesdatum Dnr OMF Budget 2018 Bakgrund Omsorgsnämndens budgetram för 2018 är totalt kronor. Ramökning kommer av tilldelning genom kronor för ökad bemanning inom särskilt boende. Grundbemanningen justeras från 0,55 till 0,65 tjänst per plats. Resurstilldelning, relaterat till demografin är kronor för Omsorgsnämnden har även fått tilldelning av kronor för de 17 tillkommande platserna på nya Kvarnbacken. Medlen avser två månaders personalkostnader. I den totala budgetramen för 2018 ingår även löneökningen för 2017, vilket motsvarar kronor. I den totala ramen har samtliga förvaltningar blivit kompenserade med medel för den ökade kostnaden för PO-tillägg. POtillägget justerades från 38,33 till 39,20 procent. Omsorgsnämnden har blivit kompenserad för höjning av ob, som trätt i kraft i olika omgångar under de senaste 3 åren. Överföring av budgetram som gjorts förvaltningarna emellan uppgår till kronor. Prognos 2017 Omsorgsnämnden redovisar i prognosen efter den 31 oktober 2017 ett negativt resultat på totalt kronor. Fördelat per verksamhet ser nämndens samlade prognostiserade resultat ut enligt nedan.

10 Sammanträdesdatum (forts) Omsorgsadministrationen visar ett mindre överskott. Den del som nedan ses som överskott i personalkostnaderna är överskott samt stimulansmedel som förvaltningen erhållit från Socialstyrelsen. Stimulansmedlet påverkas positivt med kronor. Myndighet redovisar ett överskott då larmkostnaderna är låga. I resultatet ingår även resursfördelningen för hemtjänst, där kronor beräknas som underskott. Hemtjänstens personalkostnader är högre än tilldelat medel via resursfördelningen och visar här ett underskott på kronor. Särskilt boende har ett underskott som kommer av överanställning för att klara behovet. Underskottet beräknas till kronor. Hälso- och sjukvården har ett överskott på kronor. Största delen kommer av vakanta tjänster inom rehabiliteringsenheten. Prognos Verksamhet Intäkter Personal Drift Avvikelse Omsorgsadm Myndighet Hemtjänst Särskilt boende Halso- & sjukvård Totalt Under året har antalet korttidsplatser minskats ner till 16 stycken. Första fem månaderna 2017 fanns drygt 30 platser belagda, men i och med tömningen av Kvarnbacken, lokaliserades platserna till Fröjdekulla (åtta) och Madesjö (åtta).

11 Sammanträdesdatum (forts) Detaljbudget för 2018 Budget 2018 Budget intäkter 2018 Budget driftkostnader 2018 Budget personal 2018 Total budget Omsorgschef IT-samordnare S:a 540x Omsorg centralt Verksamhetschef Myndighet Enhetschef Administration Enhetschef Biståndshandläggning Enhetschef Öppen verksamhet Resursfördelning hemtjänst S:a 541x Myndighet Verksamhetschef Hemtjänst Enhetschef Södra 1 hemtjänst Enhetschef Södra 2 hemtjänst Enhetschef Västra 1 hemtjänst Enhetschef Västra 2 hemtjänst Enhetschef Norra 1 hemtjänst Enhetschef Norra 2 hemtjänst Enhetschef Östra hemtjänst Enhetschef Östra 2 hemtjänst Enhetschef Natt hemtjänst S:a 542x Hemtjänst Verksamhetschef Särskilt boende Enhetschef Madesjögläntan Enhetschef Demensboende Enhetschef Demensboende & dagvht Enhetschef Almen Enhetschef Fröjdekulla & korttidsplatser Enhetschef Strandvägen Enhetschef Strandvägen 2 & Stallgården Enhetschef Solgläntan/Korttidsboende Ma S:a 543x Särskilt boende Verksamhetschef HSL Enhetschef Hälso- och sjukvård Enhetschef Rehabilitering S:a 544x Hälso- & sjukvård TOT OMSORGSFÖRVALTNINGEN Ovan ses budgetförslaget i sin helhet, som kommenteras enligt följande: Budgetramen är fastställd för 2018 och detaljbudgeten är klar och fördelad till verksamhetsområden och enheter. Under budgetarbetet har respektive ansvarig chef, i samverkan med ekonom, gått igenom och upprättat personalbudget, budget för intäkter och övriga kostnader. Budgetförslaget har sedan hanterats i förvaltningens ledningsgrupp. Omsorgsförvaltningen strävar efter att enheterna ska ha en realistisk budget att arbeta med. I omsorgsförvaltningen utgör personalkostnaderna den största delen av budgeten och det har lagts mycket uppmärksamhet på att få personalbudgeten rätt utifrån bemanningsbehov och faktisk bemanning. Budgetarbetet har vid sammanställning resulterat i detta förslag.

12 Sammanträdesdatum (forts) I 2018 års budget fördelas medel till områdena med förutsättningarna fem veckors semestervikarier per tjänst och ob-ersättning enligt de nya nivåerna. Köp av pool-personal för täckning vid sjukfrånvaro, har ökats från 11,96 till 12,82 dagar, vilket motsvarar kronor. Enhetscheferna för särskilt boende har budgeterats personal med 0,65 tjänst per plats. Korttidsverksamheten har 0,65 tjänst per plats och demensboende 0,75 tjänst per plats. Hemtjänsten har kronor i budget för resursfördelning. Med hjälp av IntraPhone kommer den planerade tiden att vara riktlinje för budgetfördelning till enheterna. Ramen för resursfördelning har budgeterats utifrån beräknat utfall och med en uppräkning av en hemtjänsttimme från 317 till 340 kronor. Investeringsbudget Omsorgsförvaltningen är 2018 tilldelad kronor i investeringsmedel. Tillskott av kronor avser Kvarnbacken och de inventarier som krävs i verksamheten, så som digitala verktyg, larm, möbler m m. Förvaltningen bedömer att det är en stram investeringsram. Justeringar i budget mellan 2017 och 2018 En sammanställning över de justeringar som finns mellan 2018 och föregående budgetår redovisas nedan. Omsorgens intäkter har till budgetåret 2018 justerats mot utfallet 2017 års tre sista månader. Kostintäkterna och omsorgsavgifterna har en lägre budgetering än 2017 då utfallet varit lågt. Inom omsorgsadministrationen har tjänsten utredningssekreterare tillkommit. Utöver ramöverföring från kommunstyrelsen, har finansiering skett genom omföring av medel mellan konton från det övergripande ansvaret. Digitaliseringen i samhället blir påtaglig och påverkar förvaltningen. Ytterligare en etjänstesamordnare behövs för att tillgodose behovet av bland annat larmhantering. Rekryterings- och praktiksamordnare har tidigare finansierats med integrationsmedel. Planeringsverktyget IntraPhone har under 2017 installerats och tagits i drift med investeringspengar. År 2018 bekostas systemet av förvaltningens rambudget med kronor.

13 Sammanträdesdatum (forts) Trygg Hemgång, bestående av tre undersköterskor, har bekostats med stimulansmedel Från och med 2018 är Trygg Hemgång, med personaloch driftkostnader en del av ordinarie budget. Administrationen behöver förstärkning och 0,5 tjänst budgeteras ytterligare gentemot I ett led att nå målsättningen 30 medarbetare per chef, har två ytterligare enhetschefstjänster skapats. 0,75 omsorgsassistent på demensboende är faktiskt utökning i 2018 års budget för att klara en rimlig schemaläggning. Planerarna har börjat arbeta helg och ob-budget behövs således. Total kostnadssammanställning ses nedan i tabell.

14 Sammanträdesdatum (forts) Övergripande Utredningssekreterare Egen finansiering, tjänst överförd från kommunstyrelseförvaltningen till omsorgsförvaltningen Myndighet och Administration etjänstesamordnare Utökning för larmhantering m m 1,0 tjänst Rekrytering- och praktiksamordnare 1, Tidigare finansierats av integrationsmedel tjänst Administratör 0, Ny tjänst tjänst Icke budgeterad 0, Medel tidigare saknats i budget tjänst administratör IntraPhone Vid införandet togs kostnaderna på investeringar Hälso- och sjukvård Trygg Hemgång ,0 undersköterskor samt drift, tidigare finansierats av stimulansmedel Usk/Planerartjänst 1,0 tjänst Ny tjänst Hemtjänst Enhetschef 1,0 tjänst Delning av stor enhet, budgeterad för åtta månader Omsorgsassistent/Plan erare 0,5 tjänst OB- tillägg Planerare De arbetar numera helger, ej budgeterat tidigare Särskilt boende Omsorgsassistent 0, Utökning för rimlig schemaläggning tjänst Ekbacken Omsorgsassistent/Plan erare 0,5 tjänst Enhetschef 1,0 tjänst Resurstjänst i samband med planeringen för nya Kvarnbacken, budgeterad för sju månader

15 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta detaljbudget för 2018 samt att uppdra till förvaltningen att redovisa risk- och sårbarhetsanalys vid nästkommande nämnd. Utdrag till: Enhetschefer Verksamhetschefer Akten

16 Sammanträdesdatum Dnr OMF Verksamhetsplan Bakgrund Verksamhetsplanen är en beskrivning av de aktiviteter som planeras under perioden med utgångspunkt från politiska prioriteringar och beslut samt de lagar och föreskrifter som styr omsorgsnämndens ansvarsområde. Verksamhetsplanen har sin tyngdpunkt på I verksamhetsplanen presenteras kommunens och omsorgsnämndens mål och visioner samt verksamhetsidén för omsorgsnämnden. Verksamhetsplanens syfte är att skapa fokus och riktning för de kommande åren. Den ska ses som ett stöd för verksamheterna att kunna bidra och lägga upp utvecklingsarbetet utifrån verksamhetsplanen. Verksamhetsplanen ska fungera som en draghjälp framåt och ge tydlighet i arbetet utifrån politikens ambitioner och målsättningar. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av utvecklingsstrategen Susanne Vergou och omsorgschefen Carina Leijon. Innehåll Verksamhetsplanen innehåller tio huvudrubriker: 1. Inledning 2. Kommunfullmäktiges vision och mål 3. Nämndens uppdrag och ansvar 4. Nationell nivå 5. Länsnivå 6. Kommunnivå 7. Mål, nyckeltal och aktiviteter 8. Kvalitet 9. Ekonomi 10. Personal Beslutsunderlag Verksamhetsplan

17 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta verksamhetsplan som sin egen. Utdrag till: Kommunfullmäktige Akten

18 Sammanträdesdatum Dnr OMF Så tycker de äldre om äldreomsorgen 2017 Bakgrund Socialstyrelsen har för fjärde gången undersökt äldres uppfattning om äldreomsorgen inom hemtjänst och äldreboende. I 2017 års undersökning deltog totalt personer, varav personer med hemtjänstinsatser och personer som bor i särskilt boende. Totalt svarade 60 procent av dem som blev tillfrågade. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av utvecklingsstrategen Susanne Vergou. Resultat för Nybro kommun Socialstyrelsen har publicerat statistik från äldreundersökningen. En jämförelse av de urvalsfrågor som publicerats påvisar följande: Särskilt boende Resultatet från undersökningen visar att de äldre som bor i särskilt boende överlag är nöjda med äldreomsorgen. Resultatet är i likhet med riket 82 procent. Dock har resultatet sjunkit något jämfört med föregående år då resultatet var 85 procent. I frågorna som rör aktiviteter, trygghet, personalens hänsyn till den äldres åsikter och önskemål, möjlighet att träffa läkare samt vart man ska vända sig med synpunkter och klagomål, är resultatet bättre jämfört med föregående år och överlag bättre jämfört med riket. I frågan som rör om den äldre fick plats på önskat äldreboende, är resultatet oförändrat jämfört med föregående år, men fortfarande bättre jämfört med riket. I frågorna som rör trivsel på sitt rum/lägenhet, gemensamma utrymmen och trivsel utomhus runt boendet, är resultatet lägre jämfört med föregående år samt lägre jämfört med riket. I de frågor som rör mat och måltid, är resultatet lägre jämfört med föregående år samt lägre jämfört med riket. I de frågor som rör om personalen har tillräckligt med tid för arbetet, om personalen informerar om förändringar, bemötande, möjligheten att påverka vilka tider den äldre får hjälp, förtroende och kontakt med personalen vid behov, är resultatet lägre jämfört med tidigare år och lägre jämfört med riket.

19 Sammanträdesdatum (forts) Det övergripande resultatet baserat på dessa urvalsfrågor, påvisar att det politiska beslutet om ökad grundbemanning i särskilt boende, är helt i linje med verksamheternas behov. Resultatet påvisar också att den utbildningssatsning som startats under hösten 2017 gällande mat och måltid är rätt. Hemtjänst Resultatet från undersökningen visar att de äldre som har hemtjänst, sammantaget är nöjda med äldreomsorgen. Resultatet är 95 procent. Det är bättre jämfört med föregående års resultat, som var 92 procent och bättre jämfört med riket som är 89 procent. I frågorna som rör om handläggarbeslutet är anpassat efter den äldres behov, hänsyn till den äldres synpunkter och önskemål, trygghet och vart man vänder sig med synpunkter och klagomål, är resultatet bättre jämfört med föregående år och överlag bättre jämfört med riket. I frågorna som rör om personalen utför sina arbetsuppgifter bra, kommer på avtalad tid, tid för arbetet, samt möjligheten att lätt få kontakt med personalen, är resultatet bättre jämfört med tidigare år och bättre jämfört med riket. I frågorna som rör möjligheten att påverka vilka tider man får hjälp, information om tillfälliga förändringar, bemötande, förtroende och samarbete mellan hemtjänst och anhörig, är resultatet lägre jämfört med föregående år, men fortfarande bättre jämfört med riket. Det ska framhållas att det är ytterst små förändringar jämfört med föregående år. Det övergripande resultatet baserat på dessa urvalsfrågor påvisar ett gott resultat för hemtjänsten, som överlag redovisar ett bättre resultat jämfört med riket. Övrigt Rapporten på nationell nivå och tillhörande tabellbilaga publiceras i slutet av januari 2018 på Socialstyrelsens webbplats. Under tertial kommer enhetscheferna att analysera resultatet för den egna verksamheten och utifrån den analysen besluta om vilken/vilka förbättringsinsatser som är högst prioriterade under Bilaga Utdrag ur Socialstyrelsens resultatrapport

20 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

21 Sammanträdesdatum Dnr OMF Internkontroll Hantering av kontanta medel Bakgrund Omsorgsnämnden antog internkontrollplan för 2017 på sammanträde den 2 november 2016, 89. Ett kontrollmoment i planen är hantering av enskildas kontanta medel och att dess rutiner efterlevs i verksamheterna. Granskningen av hantering av omsorgstagares kontanta medel handlar om att snabbt upptäcka och åtgärda avvikelser, vilket resulterar i en effektiv verksamhet med hög kvalitet. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av enhetschefen Jane Dietrichson. Genomförande Internkontrollen skedde genom intervjuer med personal i fyra personalgrupper; två inom särskilt boende samt två hemtjänstgrupper. I förvaltningen finns 23 hemtjänstgrupper och 28 grupper på särskilt boende. Två särskilda boenden och två hemtjänstgrupper har kontrollerats. Urvalet har skett genom lottning. Intervjun skedde genom 14 frågeställningar (se bilaga) som gruppen besvarade gemensamt. I två intervjuer medverkade enhetscheferna med att lyssna av gruppernas svar. De andra två grupperna bestod endast av omsorgspersonal. Resultat Ingen i grupperna kände till att det fanns ett dokument för hantering av omsorgstagares kontanta medel. En personal sa att det finns väl någonstans på intranätet. Grupperna har alla lite egna rutiner som de har upprättat eller fått med sig från andra enheter där de jobbat tidigare. T ex hade alla rutinen att det endast är ordinarie personal som får handha nycklarna till värdeskåpen. Ingen vikarie får ansvara för en värdeskåpsnyckel. Det finns alltid två utsedda kontaktmän för den enskilde. När båda kontaktmännen har ledigt samtidigt, ges alltid nyckeln över till annan ordinarie personal. De flesta grupperna hade en första och andra kontaktman, medan en grupp hade två kontaktmän, men ingen utsedd som förste kontaktman av dem.

22 Sammanträdesdatum (forts) Det framkom att de flesta omsorgstagarna hade kassabok, men inte alla, vilket måste åtgärdas snarast. Även dokumentationen i kassaböckerna måste bli bättre. Alla transaktioner ska signeras med en läsbar signatur och vetskapen måste finnas att när man skriver sin signatur, betyder det att allt stämmer. Rutin om åtgärder vid avvikelser i redovisningen ska vara väl kända i arbetsgrupperna. Förslag till förbättringar Dokumentet för hantering av omsorgstagares kontanta medel ska vara känt av alla enhetschefer samt alla personalgrupper i hemtjänst och särskilt boende. Bilaga Frågeformulär Internkontroll av rutin för hantering av omsorgstagares kontanta medel Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna internkontrollen avseende Rutin för hantering av omsorgstagares kontanta medel på särskilda boenden och i hemtjänst inom äldreomsorgen i Nybro kommun, att uppdra till förvaltningen att göra dokumentet Rutin för hantering av omsorgstagares kontanta medel på särskilda boenden och i hemtjänst inom äldreomsorgen i Nybro kommun känt av alla enhetschefer och omsorgspersonal i förvaltningen samt att uppdra till förvaltningen att göra ytterligare en internkontroll av hantering av kontanta medel under andra halvåret 2018 på två särskilda boenden. Utdrag till: Enhetschefer Verksamhetschefer Akten

23 Sammanträdesdatum Dnr OMF Komplettering av internkontrollplan 2018 Bakgrund Börje Hermanssons medborgarförslag Betalar våra inneboende pensionärer för tjänster som de inte utnyttjar sig av (Dnr KS ) lyfter fram hanteringen av de regler som är fastställda i förvaltningens dokument för taxor och avgifter som lyder enligt nedan: Avgiften för hjälp i hemmet, hemsjukvård, måltider, servicepaket och sänglinne/handdukar reduceras med 1/30-del för varje dag vid lasarettsvistelse och vid uppehåll av insatser från hemtjänsten under förutsättning att insats skulle erhållits under berörd period samt att planerad frånvaro meddelats minst en vecka i förväg. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon. Ärendet Då förslagsställaren pekat på att det råder tveksamheter till att reglementet efterlevs vad avser reducering av avgift, föreslår förvaltningen att göra en internkontroll på detta under 2018 och därmed komplettera internkontrollplanen med kontrollmomentet Kontrollera att reglerna för reducering av avgift efterlevs av förvaltningen. Beslutsunderlag Medborgarförslag - avgifter Beslut Omsorgsnämnden beslutar att komplettera internkontrollplan 2018 med kontrollmomentet kontrollera att reglerna för reducering av avgift efterlevs av förvaltningen. Utdrag till: Börje Hermansson, förslagsställare av medborgarförslag Enhetschefer Verksamhetschefer Akten

24 Sammanträdesdatum Dnr OMF Uppföljning - Resultat av skyddsronder 2017 Bakgrund Vid omsorgsnämndens sammanträde den 13 juni 2017, 49, redovisades resultatet av årets skyddsronder och de risker som bedömts som stora redovisades specifikt av förvaltningen. Omsorgsnämnden beslutade då att en uppföljning av ärendet skulle ske vid december-sammanträdet Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av verksamhetschefen för myndighet, Mari Rosqvist, verksamhetschefen för hemtjänst, Marie Sjöö, verksamhetschefen för särskilt boende Monica Antonsson samt omsorgschefen Carina Leijon. Uppföljning Omsorgskontoret Ergonomiska problem i två-mannarummet, små avlastningsytor, störning vid telefonsamtal. De ergonomiska problemen är lösta från och med den 1 december 2017 genom att omsorgskontoret fått ytterligare ett kontor till sitt förfogande. Myndighet Mötesplatsen Almen Avbrott i arbetsuppgifter. Får flertalet gånger om dagen avbryta sitt arbete för att utföra omsorgsassistenternas arbetsuppgifter. Yrkesgruppens ansvarsområde har definierats och tydligare gränsdragningar har uttalats, vilket har bidragit till bättre arbetsmiljö och är inte längre ett problem. Biståndshandläggarna De anställda vet inte vad de ska göra vid brand. De anställda vet inte var brandsläckare finns eller hur den används. Bristerna i brandskydd är åtgärdade. Alla biståndshandläggare har fått information om utrymningsvägar och hur de ska gå till väga vid brand. Brandskyddsansvarig är dessutom utsedd i gruppen.

25 Sammanträdesdatum (forts) Hemtjänst Vårdtagarens hem är inte lokal- och utrymmesmässigt anpassat så att vårdtagarens behov och arbetstagarens arbetsmiljöbehov kan tillgodoses på rätt sätt. Information till vårdtagare och anhöriga ges inte om miljöaspekter. En rutin är upprättad mellan enhetschefen och rehabiliteringsenheten för att klargöra vem som gör vad i frågeställningen. Rehab ser över utrymme i hemmen och provar hur man kan hantera hjälpmedel i samband med att de gör hembesök för utprovning av hjälpmedel. När ett problem uppmärksammas, kontaktar rehab den enskilde/anhöriga och åtgärdas det inte, kopplas enhetschefen in, som då får ta tag i arbetsmiljöproblemet. Arbetsbördan upplevs stor med risk för stor ohälsa. Med hjälp av IntraPhone är behovet tydligt vad som krävs för bemanning i grupperna. Vid behov sätts extra personal in. Önskar utbildning och stöd i bemötande med den enskilde och anhöriga. När behov uppstår används teamet för att göra teampussel som kan ge stöd för bemötande på olika sätt. Även andra professioner utanför teamet är behjälpliga. Utbildning önskas gällande diskriminering, mobbning eller särbehandling. Personalenheten planerar att under våren 2018 ha en gemensam utbildning för grupperna på södra områdets hemtjänst. Omsorgstagarens hem är inte anpassat efter behov, t ex belysning saknas. Riskbedömning i varje enskilt ärende pågår för att upptäcka risker i hemmet. Information till omsorgstagaren och anhöriga gällande vikten av personalens arbetsmiljö, efterfrågas. Lämnar informationsblankett och informerar muntligt vid varje enskilt fall. Se över vilka informationsblanketter som saknas. Temperaturen i omsorgstagarens hem för varmt eller kallt. Enhetschefen påtalar att temperaturen ska hålla sig inom reglerna för vad som är ok för arbetsmiljön i det enskilda hemmet.

26 Sammanträdesdatum (forts) Utrymme och utrustning saknas vid förflyttning inomhus. Anpassning i hemmet ska göras av samhällsbyggnadskontoret vid behov. Handläggningstiden för samhällsbyggnad är inte alltid i fas med omsorgsförvaltningens. Rehab bidrar med hjälpmedel och kunskap. Riskbedömning av ensamarbete kvällstid har inte gjorts i alla grupper. Översyn pågår vilka grupper som kan samverka. Beslut tas över huvudet. Brist på information. Flertal möten och samverkan har skett mellan omsorgsassistenter i gruppen, enhetschefen och Kommunal för att genom dialog informera om beslutsvägar och för att skapa ett bättre informationsflöde. Handlingsplan har upprättats för det fortsatta arbetet i gruppen samt övriga grupper inom norra området. Särskilt boende Dagverksamheten Ojämn arbetsbelastning. Vissa dagar mycket hög arbetsbelastning. Ett maxtak har satts för antalet deltagare per grupp. En vakant tjänst har tillsatts. Solgläntan Hög arbetsbelastning kvällar och helger (två personal). Flera i personalen har ständig värk. Personalen har fått avlastning med tvätt och städning och upplever inte längre att det är stressigt. En sjukgymnast har varit på boendet och givit en del konkreta tips i vissa omvårdnadssituationer. Det planeras för en förflyttningsutbildning nästa år. Personalen har också fått bemötande utbildning, vilken inkluderat förflyttning. Törnvägen 1/natt Rutinerna för hot och våld är otydliga. Det var framförallt nattpersonalen som upplevde att rutinerna var otydliga. Rutinerna har setts över och en del av dem ska uppdateras.

27 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämndens beslutar att notera uppföljning av skyddsronder 2017 som redovisade. Utdrag till: Akten

28 Sammanträdesdatum Dnr OMF Behov av ytterligare platser i särskilt boende Bakgrund Omsorgsnämnden har under en längre tid haft svårt att verkställa bifall till särskilt boende utan att det föregåtts av en längre väntetid för den enskilde. Resultatet av Öppna Jämförelser 2016 visar att Nybro kommun har en väntetid på 126 dagar innan inflyttning till särskilt boende kan ske efter att den enskilde fått sitt bifall. Enligt rapport Prognos för framtida behov inom äldreomsorgen Nybro kommun (Ensolution 2017), är konsumtionen av särskilt boende av dem över 80 år låg, bland de lägsta i nationella jämförelser (Kostnad Per Brukare). Över tid har de särskilda boendeplatserna av olika skäl minskat i Nybro kommun. Dock har volymen i hemtjänsten varit någorlunda konstant. Utveckling av antal platser i särskilt boende Utgående från det låga konsumtionsmönster som råder i kommunen, har Ensolutions resultatrapport prognostiserat ett behov av ytterligare 59 platser till Detta är obeaktat av den kösituation som råder för närvarande och Kvarnbackens ökning med ytterligare 17 platser. Det ackumulerade behovet prognostiseras kvarstå och kön kommer återigen att uppstå om inte fler boendeplatser byggs. Behovsökningen sker successivt över åren med cirka fyra-fem platser per år. Förändring an år år år år år år år år Summa Förändring/år Förslag till åtgärd Förvaltningsledningen föreslår att Nybro kommun snarast påbörjar planering av ytterligare särskilda boendeplatser i syfte att kunna erbjuda en god och säker vård till kommunens äldre innevånare.

29 Sammanträdesdatum (forts) Protokollsanteckning Stig-Roland Fagergård (S) begär protokollsanteckning enligt följande: Vi socialdemokrater i omsorgsnämnden påtalar att en enig omsorgsnämnd redan 2015 beslutade bygga ett nytt särskilt boende med 32 platser, vilket femklövern sedan röstade ned i kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Yrkande Stig-Roland Fagergård (S) yrkar, med instämmande av Ola Keyser (V) att omsorgsnämnden föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att hos Brunnen beställa en nybyggnation av ett särskilt boende med plats för minst 32 personer. Anders Johansson (C), Bodil Bagert (SPI), Ing-Marie Gustafsson (C) och Monica Ljungdahl (M) yrkar avslag på yrkandet. Propositionsordning Ordföranden Bodil Johansson (C) konstaterar att det finns två förslag till beslut: 1. Omsorgsförvaltningens förslag till beslut. 2. Stig-Roland Fagergårds (S), med instämmande av Ola Keyser (V), yrkande. Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att omsorgsnämnden beslutar i enlighet med omsorgsförvaltningens förslag. Votering begärs och verkställs. Voteringsordning Den som röstar för omsorgsförvaltningens förslag, röstar Ja. Den som röstar för Stig-Roland Fagergårds (S) yrkande, med instämmande av Ola Keyser (V), röstar Nej.

30 Sammanträdesdatum (forts) Votering Följande röstar Ja: Bodil Johansson (C) Anders Johansson (C) Ing-Marie Gustafsson (C) Roger Stålbrand (M) Monica Ljungdahl (M) Myrthel Tobiasson (KD) Bodil Bagert (SPI) Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Följande röstar Nej: Stig-Roland Fagergård (S) Milla Dietrichson (S) Eva Karlsson (S) Ola Keyser (V) Nej Nej Nej Nej Voteringen utfaller med sju Ja-röster och fyra Nej-röster. Mot beslutet reserverar sig samtliga ledamöter från socialdemokraterna och vänsterpartiet. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen och dess budgetberedning att ta beslut om finansiering av ytterligare särskilda boendeplatser. Utdrag till: Kommunstyrelsen Akten

31 Sammanträdesdatum Dnr OMF Attestförteckning 2018 Enligt kommunens attest- och utanordningsreglemente ska beslutsattestanter och kontoansvariga, jämte ersättare inom omsorgsförvaltningens ansvarsområden, utses för år Beslutsunderlag Attestförteckning för omsorgsförvaltningen 2018 Beslut Omsorgsnämnden beslutar att fastställa attestförteckning för omsorgsnämnden för 2018 enligt föreliggande förslag, att delegera till förvaltningschefen att under året, vid behov, aktualisera och revidera attestförteckningen samt att förvaltningens ekonom har attesträtt för justeringar/rättelser inom förvaltningens ansvarsområde. Utdrag till: Enhetschefer Områdeschefer Berörda tjänstemän Akten

32 Sammanträdesdatum Dnr OMF Besvarande av medborgarförslag om att rätta till allt som inte fungerar på Strandvägens äldreboende Bakgrund Kommunfullmäktige har vid sammanträde den 23 oktober 2017, 217, remitterat ett medborgarförslag för yttrande till omsorgsnämnden från Claire Carlsson enligt följande: Förslaget Rätta till allt som inte fungerar på Strandvägens äldreboende. Motiveringen På Strandvägens äldreboende är det många som far illa. Sjukvården fungerar inte bra. De dementa behöver tas om hand. För att det ska fungera bättre behöver ni politiker komma hit och titta under några dagar för att se hur det verkligen är. Mer personal, bättre arbetstider och mer betalt behövs för att få folk att stanna kvar. Clarie Carlsson Storgatan 74 A Nybro Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon. Yttrande Förslagsställaren menar att politiker behöver komma till Strandvägen under några dagar för att se hur det verkligen är. Den möjligheten finns alltid för förtroendevalda. Besöket aviseras till enhetschef några dagar innan, som hälsar den förtroendevalda välkommen till enheten. Mer personal föreslås också. Omsorgsnämnden har fått sin ram förstärkt med kronor inför 2018 års budget just för att kunna stärka bemanningen på samtliga särskilda boenden. Det äger sin riktighet att det är fler demenssjuka i de somatiska särskilda boendena. Omsorgsnämnden ser fram emot det nya Kvarnbacken som ger ett tillskott om 17 platser för demenssjuka.

33 Sammanträdesdatum (forts) Idag finns möjligheter för medarbetare, bland annat genom årsarbetstid och önskad sysselsättningsgrad, att påverka sina arbetstider. Dock går de boendes behov av vård och omsorg först. En för låg bemanning på vissa arbetspass får konsekvenser för den som behöver hjälpen. Tillsammans med personalavdelningen driver omsorgsförvaltningen ett projekt kallat samlad arbetsdag på Almens särskilda boende. Det går ut på att försöka få bort så kallade delade turer för att därmed förbättra arbetstiderna. Projektet avslutas till årsskiftet. Mer betalt till de anställda föreslås också. Det är ytterst centrala förhandlingar som styr lönenivåerna i landet. Jämfört med kommuner i södra delen av Sverige ligger inte omsorgsassistenter lägre i lön än omvärlden. Att sjukvården inte fungerar bra på Strandvägen behöver ses över i särskild ordning inom omsorgsförvaltningen. Det är en sak som förvaltningen inte varit medveten om tidigare. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta yttrandet som sitt eget samt att skicka yttrandet till kommunstyrelsen. Utdrag till: Clarie Carlsson Kommunstyrelsen Akten

34 Sammanträdesdatum Dnr OMF Besvarande av remiss avseende medborgarförslag om att det bör investeras i ett trygghetsboende i närheten av centrum Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott har vid sammanträde den 18 oktober 2017, 94, beslutat att remitterat ett medborgarförslag för yttrande till omsorgsnämnden från Per-Erik Håkansson enligt följande: Förslaget Det bör investeras i ett trygghetsboende i närheten av centrum i närheten av Nybro torg i Nybro, som passar de äldre, för efterfrågan finns. Motiveringen Kommunen får hitta någon lämplig plats för att bygga detta trygghetsboende på, för pengar finns det i investeringsbudgeten. Synd att Aves-tomten är upptagen, annars hade den passat. Så är det när våra politiker är så passiva. Per-Erik Håkansson Näsmans väg Nybro Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon. Yttrande Omsorgsförvaltningens förslag till yttrande är i samstämmighet med det yttrande som gjordes av omsorgsnämnden avseende medborgarförslaget Det är hög tid att skapa ett centralt trygghetsboende i Nybro den 7 november 2017, 96. Omsorgsnämnden har tidigare påtalat vikten av ett trygghetsboende i Nybro i samband med neddragning av antalet särskilda boendeplatser. Trygghetsboende är ett angeläget alternativ för den äldre människan. När detta inte finns är det ibland nära till hands att söka särskilt boende vid ensamhetskänsla och behov av mindre bostad än exempelvis den villa man bott i många år.

35 Sammanträdesdatum (forts) Yrkande Stig-Roland Fagergård (S) begär tilläggsyrkande enligt följande: Att omsorgsnämnden beslutar att för kommunstyrelsen/kommunfullmäktige påtala vikten av att man snarast uppdrar åt Brunnen att innan 2020 bygga ett nytt trygghetsboende i centrala Nybro. Anders Johansson (C) yrkar avslag på förslaget. Ordföranden Bodil Johansson (C) ställer bifall eller avslag på Stig-Roland Fagergårds (S) tilläggsyrkande och finner att omsorgsnämnden beslutar avslå tilläggsyrkandet. Reservation Mot beslutet reserverar sig samtliga ledamöter från socialdemokraterna och vänsterpartiet. Beslut Omsorgsnämndens beslutar att anta yttrandet som sitt eget samt att skicka yttrandet till kommunstyrelsen. Utdrag till: Kommunstyrelsen Akten

36 Sammanträdesdatum Dnr OMF Reglemente för bidrag till pensionärsorganisationer Bakgrund Från och med 2017 ligger ansvaret för de föreningsbidrag som betalas ut till pensionärsföreningar hos omsorgsnämnden. Den budgeterade summan för utbetalning av bidrag uppgår för närvarande till kronor. Bidraget avser lokalhyror och söks retroaktivt, det vill säga föregående års lokalhyra. Vid omsorgsnämndens sammanträde den 9 maj 2017, 34, redovisades att åtta pensionärsföreningar ansökt om bidrag för lokalhyra Omsorgsnämnden gav vid detta sammanträde förvaltningen i uppdrag att arbeta fram riktlinjer för utbetalning av föreningsbidrag fortsättningsvis. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon. Ärendet Föreningsbidraget är begränsat till lokalhyror. För pensionärsföreningar utgår bidraget med högst 40 procent av godkända hyreskostnader, dock är bidraget maximerat till högst 50 kronor per medlem och år. Förvaltningen föreslår att istället för utarbetande av riktlinjer, utarbeta ett tydligt reglemente som gäller för erhållande av hyresbidraget. Beslutsunderlag Reglemente för bidrag till pensionärsföreningar Beslut Omsorgsnämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att anta förslag till reglemente för föreningsbidrag till pensionärsföreningar. Utdrag till: Kommunfullmäktige Akten

37 Sammanträdesdatum Information från förvaltningen Omsorgschefen Carina Leijon informerar från verksamheten om: a) Projekt framtida personalförsörjning Omsorgsförvaltningens stora framtida utmaning är att rekrytera kompetent personal. En strategi är framtagen. Verksamheten kommer att jobba med fyra olika delar den egna hälsan, utbildning, interna karriärvägar samt yrkesstatus. b) Kommungemensamt utvecklingsarbete Förvaltningen kommer även fortsatt att samarbeta i det kommungemensamma utvecklingsarbetet tillsammans med andra kommuner i länet. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet.

38 Sammanträdesdatum Dnr OMF Delegationsärenden Omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden samt tjänstemän, enligt en av omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Beslut som har fattats av delegat ska redovisas på omsorgsnämndens närmast följande sammanträde. Från den 1-30 november 2017 redovisas förteckning över beslut fattade på delegation: Lagrum Socialtjänstlag 1.2 Bifall SoL Hjälp i hemmet 119 st Bifall SoL Trygghetslarm 19 st Avslag och Delavslag SoL Bifall SoL Särskilt boende 9 st Avslag SoL Särskilt boende 2 st 1.5 Bifall SoL Korttidsboende 18 st Avslag SoL Korttidsboende 0 st 1.6 Bifall SoL Dagverksamhet 5 st Avslag SoL Dagverksamhet 0 st Totalt antal bifallsbeslut 170 st Avgiftsbeslut Hemtjänst Särskilt boende Korttid Hemsjukvård Totalt antal avgiftsbeslut 99 st, 93 enligt punkt 1.7 i delegationsförteckningen samt sex beslut enligt punkt st, samtliga enligt punkt 1.7 i delegationsförteckningen 9 st, samtliga enligt punkt 1.7 i delegationsförteckningen 2 st, samtliga enligt punkt 1.7 i delegationsförteckningen 114 st

39 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbeslut för perioden 1-30 november Utdrag till: Akten

40 Sammanträdesdatum Anmälningar a) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 20 november 2017, Fastställande av delårsrapport januari-augusti 2017 inklusive mål och resultat (Dnr OMF ), b) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 20 november 2017, Återkoppling till stärkt barnrätts- och ungdomsperspektiv (Dnr OMF ), c) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 20 november 2017, Begäran om entledigande från uppdraget som ersättare i omsorgsnämnden, Birgit Andersson (L), d) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 20 november 2017, Fyllnadsval av ny ersättare i omsorgsnämnden efter Birgit Andersson (L), e) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 20 november 2017, Begäran om entledigande från uppdragen som ersättare i kommunfullmäktige och omsorgsnämnden, Leif Carlsson (V), f) Protokollsutdrag från kommunstyrelsen den 27 november 2017, Riktlinjer för interna debiteringar (Dnr OMF ), g) Protokollsutdrag från kommunstyrelsen den 27 november 2017, Sammanträdesplan 2018 (Dnr OMF ). Utdrag till: Respektive akter

41 Sammanträdesdatum Avslutning Ordföranden Bodil Johansson (C) och vice ordföranden Stig-Roland Fagergård (S) tackar för ett gott arbete under 2016 och tillönskar alla ledamöter och anställda en riktigt God Jul och ett gott Omsorgschefen Carina Leijon tillönskar nämndens ledamöter en lugn och angenäm Jul. Hälsningar framförs också från Ingegerd Lagercrantz (S) och Ann Harmander (M) som av olika skäl inte kunde närvara vid dagens sammanträde.