Bodil Bagert. Utses att justera. Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen den 14 november 2017

Transkript

1 Sammanträdesdatum 148 Plats och tid Björken, förvaltningshuset, Nybro, klockan Beslutande Övriga deltagande Utses att justera Bodil Johansson, ordförande (C) Stig-Roland Fagergård, vice ordförande (S) Anders Johansson (C) Ing-Marie Gustafsson (C) Bodil Bagert (SPI) Milla Dietrichson (S) Lena Johansen (SD) Ola Keyser (V) Roger Stålbrand (M) ersättare för Monica Ljungdahl (M) Ann Harmander (M) ersättare för Myrthel Tobiasson (KD) Eva Karlsson (S) ersättare för Martina Andersson (S) Ingeli Ivansson, ersättare (C) Ann-Mari Johansson, ersättare (C) Birgit Andersson, ersättare (L) Ingegerd Lagercrantz, ersättare (S) Catarina Bentsrud, ersättare (S) Boris Tagesson, ersättare (SD) Leif Carlsson, ersättare (V) Mathias Sunnegård, Ensolution, föredragande, 87 Katarina Tylenius, Ensolution, föredragande, 87 Jan Lagerqvist, konsult, föredragande, 88 Mari Rosqvist, verksamhetschef, föredragande, 89 Marie Sjöö, verksamhetschef, föredragande, 89 Evelina Widell, ekonom, 89 Monica Antonsson, verksamhetschef, föredragande, och 94 Susanne Johansson, handläggare, 91 Susanne Fransson, verksamhetschef, föredragande, 94 Carina Leijon, omsorgschef Inger Rydbrink, nämndsekreterare Bodil Bagert Justeringens plats och tid Kommunstyrelseförvaltningen den 14 november 2017 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Inger Rydbrink Bodil Johansson Bodil Bagert Paragrafer Organ Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens officiella anslagstavla i förvaltningshuset. Omsorgsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslagsuppsättande Datum för anslagsnedtagande Förvaringsplats för protokollet Omsorgsförvaltningen, förvaltningshuset, Nybro Underskrift Bodil Johansson G:\KS\Administrativa enheten\protokoll\omsorgsnämnden\2017\ Protokoll från omsorgsnämnden.docx

2 Sammanträdesdatum 149 Följande ärenden behandlas på sammanträdet: 86 Val av justerare 87 Prognos över äldreomsorgens framtida behov 88 Information om nuläget och den närmaste framtiden för fastighetsförändringen 89 Månadsuppföljning per den 30 september Måltider i särskilt boende 91 Taxor och avgifter Internkontrollplan förslag 93 Riktlinjer för mat och måltider för omsorgsnämnden 94 Information från omsorgsförvaltningen 95 Ärendehantering omsorgsnämnden 96 Besvarande av remiss från kommunstyrelsens arbetsutskott avseende medborgarförslag om att det är hög tid att skapa ett centralt trygghetsboende i Nybro 97 Sammanträdesplan Avveckling av korttidsplatser - slutrapport 99 Korttidsplacering för vuxna inom OF 100 Ej verkställda beslut, kvartal Delegationsärenden 102 Redovisning av KLASSA verksamhetssystemet Procapita 103 Anmälningar a-h

3 Sammanträdesdatum Val av justerare I tur att justera dagens protokoll är Bodil Bagert (SPI). Beslut Omsorgsnämnden beslutar att utse Bodil Bagert (SPI) till att jämte ordföranden justera protokollet.

4 Sammanträdesdatum Dnr OMF Prognos över äldreomsorgens framtida behov Omsorgschefen Carina Leijon gör en kort inledning inför Ensolutions presentation genom att uppmärksamma Sveriges Kommuner och Landstings ekonomirapport för oktober Rapporten förmedlar: För att klara framtidens utmaningar måste kommuner tänka nytt. Antalet yngre och antalet äldre växer i vårt land, men inte antalet människor i arbetsför ålder. Det finns vare sig tid eller pengar att fastna i gamla sätt att tänka eller arbeta. Ensolutions företrädare Mathias Sunnegård och Katarina Tylenius redovisar prognosen över äldreomsorgens framtida behov. Utifrån resultatet lämnar de förslag till åtgärder för att möta resursbehovet. En ny befolkningsprognos för perioden visar att antalet personer över 80 år ökar med 495 personer mellan åren. Då det framför allt är de äldre som blir fler, påverkar det kostnaderna kraftigt. Man konstaterar att alla personer över 90 år har någon form av insats från äldreomsorgen. Särskilt boende Konsumtionen av särskilt boende per invånare över 80 år har minskat konstant under perioden Behovet av antalet platser på särskilt boende ökar med 59, där Kvarnbacken bidrar med 17. Kvarstår behov av 42 platser. 38 tjänster ytterligare behövs för att klara utökningen. Kostnaderna för särskilt boende år 2030 ökar med kronor. Hemtjänst Konsumtionen av hemtjänst under perioden har varit ungefär på samma nivå. För att möta behovet krävs en ökning med 39 anställda fram till år Detta förutsätter att platser på särskilt boende finns, annars ökar hemtjänsttimmarna ytterligare. Kostnaderna för hemtjänsten ökar med kronor till år Korttidsboende Antalet platser på korttidsboende har minskat från 30 till 15 platser. År 2030 kommer ytterligare sju platser att behövas.

5 Sammanträdesdatum (forts) Kostnaderna för korttidsboende ökar från till kronor. HSL Kostnaderna för HSL i ordinärt boende ökar från till kronor. Sammanfattning Sammantaget innebär det sagda en kostnadsökning på kronor 2030, där personalkostnaderna utgör den största delen. Detta betyder att det finns all anledning att gå igenom sina verksamheter, se över kostnadsmassan och överväga omstruktureringar, besparingar, etc. Fastigheter för särskilt boende En samlad bedömning har gjorts, där man konstaterat ett stort behov av underhåll av byggnaderna. Det finns behov av 60 platser ytterligare på särskilt boende. Rekommendationen är att fasa ut för små och icke ändamålsenliga boenden och utöka nybyggnationen för att täcka behovet. Man har vidare konstaterat att resurstilldelningen från kommunstyrelsen styrs utifrån kostnad per brukare och år utan hänsyn till volymökningar eller täckning för generella prisökningar. Detta har i realiteten medfört en besparing på 2 procent. En tydligare specifikation från kommunstyrelsen om vad som ingår i budgetramen behövs. Omsorgsnämnden står, med dessa stora kostnadsökningar, inför stora utmaningar, som omgående måste hanteras. Presentationen kommer att skickas ut till ledamöterna. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

6 Sammanträdesdatum Dnr OMF Information om nuläget och den närmaste framtiden för fastighetsförändringen Konsulten Jan Lagerqvist informerar om nuläget och den närmaste framtiden för fastighetsförändringen. Kommunstyrelsen har från kommunfullmäktige fått i uppdrag att ta fram ett slutligt förslag på hur fastigheterna i Nybro kommun ska hanteras i framtiden. Kommunfullmäktige beslutade i februari 2017 bland annat att Nybro kommuns bebyggda fastigheter ska överlåtas till kommunens bolag, att fastighetsförvaltningen ska överföras av Nybro Bostads AB och att fastighetsförvaltningen ska utföras av Nybro Bostads AB. Nybro kommun gör den här förändringen för att få ändamålsenliga och moderna lokaler, som stöder verksamheternas utveckling över tid. Lokalerna ska underhållas, såväl planerat som löpande. Ytterligare en tanke är att det samlade fastighetsbeståndet ska utnyttjas rationellt. Nybro kommun äger 112 fastigheter. Fyra fastigheter överförs till Nybro Bostads AB, 37 fastigheter flyttas till AB Nybro Brunn, 59 fastigheter behålls för exploatering eller försäljning och tolv fastigheter utreds vidare. Övergången till gemensam fastighetsförvaltning är redan genomförd. Sammantaget betyder detta att 41 fastigheter ska byta ägare. Hyresmodell Den hyresmodell som kommer att föreslås för kommunfullmäktige ser ut enligt följande: Långsiktighet, hyreskontrakt för 25 år. Försäljning till bokfört värde medför att ingen spekulation i ökade värden riskeras. Blockuthyrning är grundprincip med avdrag för externa hyresgäster. Det är nettohyra som faktureras. Bashyresbelopp, drift, administration och underhåll läggs på i tre steg till 160 kronor per kvadratmeter. Markhyra i förekommande fall. Ränta och avskrivningskostnad ingår.

7 Sammanträdesdatum (forts) Begränsningslista avgör ansvarsfördelning mellan hyresvärd och hyresgäst och kommer att läggas som bilaga till hyresavtalet. Ekonomi Vad gäller ekonomin finns ännu inga siffror klara. Kostnaden för hyreskontrakten inklusive ett ökat utrymme för underhåll ger en kvalitetshöjning motsvarande cirka xx miljoner kronor år 1 = Eftersom kommunfullmäktige har tagit beslut i frågan, är målet att genomföra budgetjusteringar i motsvarande grad till förvaltningarna i 2018 års budget. För att den slutliga hyressumman ska bli tydlig från början, kan hyran år 1 uttryckas i form av en rabatt, som sedan minkar i tre steg. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet. Utdrag till: Akten

8 Sammanträdesdatum Dnr OMF Månadsuppföljning per den 30 september 2017 Sammanfattning Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Omsorgsförvaltningen Belopp inom parentes är jämförelseprognos per den 31 augusti Efter september månad kvarstår det prognostiserade resultatet för 2017 till kronor. Förvaltningsgemensamt Förvaltningsgemensamt beräknas vara i balans. Ett överskott tas upp i och med att förvaltningen får täckning för de kostnader som uppstått i samband med tömning av Kvarnbacken. Kostnaderna uppgår till strax över kronor. Omsorgsförvaltningen har för 2017 erhållit stimulansmedel från Socialstyrelsen på kronor för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Drygt kronor beräknas åtgå i personalkostnader i arbetet med trygg hemgång. Likt tidigare år ska stimulansmedlet redovisas i början av Då vet man om medlen erhålls eller om förvaltningen blir återbetalningsskyldig. Myndighet Verksamheten för myndighet, som innefattar administration, biståndshandläggning och den öppna verksamheten, visar prognosen kronor ( kronor). Överskottet kommer av att kostnaderna för trygghetslarm är lägre än budgeterat samt att intäkterna är högre. Budgeten till hemtjänstens resursfördelning återfinns här och ger ett prognostiserat resultat av kronor ( kronor). Det beror på fler verkställda timmar än budgeterat i nuläget.

9 Sammanträdesdatum (forts) Åtgärd myndighet: Säkerställa att samtliga avslutade ärenden är stängda i systemet så att medel inte läcker ut till enheterna som inte ska komma dem till del. Allt eftersom IntraPhone börjar användas, jämför utförd tid mot den redovisade verkställda tiden. Från och med september månad 2017 börjar förvaltningen redovisa utefter IntraPhone-tid för de enheter som använt systemet en månad eller mer får enheterna medel utifrån faktisk utförd tid istället för verkställda timmar. Hemtjänsten Hemtjänsten visar ett underskott av kronor ( kronor). Enheterna visar tillsammans ett underskott efter sommaren De enheter som dras med underskott, har högre bemanning än vad resurstilldelningen tillåter samt flertalet extraturer med dubbelbemanning. Kostnaderna för övertid under sommarperioden påverkar också negativt. Nattverksamheten har ett ökat behov och beräknas gå med underskott. Resultatet varierar mycket mellan enheterna. Åtgärd hemtjänsten: Likt myndighet säkerställa att uppgifter i verksamhetssystemet är korrekta samt nogsamt nyttja effektiviseringsmöjligheter med hjälp av IntraPhone i takt med att det införs i hemtjänstgrupperna. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Arbeta med att kontinuerligt justera bemanningen i relation till verkställda timmar. Särskilt boende Särskilt boende visar ett underskott i årsprognosen, kronor ( kronor). Underskott beror på sjukfrånvaro och överanställningar gentemot budget. Intäkter för kost och bostadshyror påverkar negativt. Åtgärd särskilt boende: Fortsatt arbete med att få balans i antal årsarbetare gentemot budget. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvård visar ett överskott på kronor ( kronor). Vakanta tjänster under fösta halvåret inom rehabilitering ger överskott. Enheten för sjuksköterskor beräknas göra ett +/- nollresultat. Uttag av huvudsemester kommer att ske även under hösten Att ta i beaktande i prognosen är de ökade kostnaderna för övertid, kvalificerad övertid samt mertid som kommer av bristen på tillsvidareanställda och vikarier.

10 Sammanträdesdatum (forts) Beslutsunderlag Månadsrapport Ekonomi, personal och kvalitet, omsorgsnämnd september 2017 Beslut Omsorgsnämnden beslutar att se månadsuppföljningen per den 30 september 2017 som redovisad samt att uppdra till förvaltningen att aktivt arbeta med föreslagna åtgärder för att nå ett nollresultat. Utdrag till: Akten

11 Sammanträdesdatum Dnr OMF Måltider i särskilt boende Bakgrund Under arbetet med mat och måltidsmiljö i särskilt boende, har det framkommit att det finns ett alternativ till de måltider som erbjuds av kostenheten/ omsorgsförvaltningen. Sedan ett flertal år tillbaka har kunderna på särskilt boende haft möjlighet att med personalens hjälp beställa hem varor via Samhall och sedan ta hjälp av personal som tillagar. Anledningen till att kunder väljer bort kommunens mat är bland annat kostnaden samt att det ibland finns ett missnöje med den mat som serveras. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av verksamhetschefen Monica Antonsson. Omsorgsförvaltningens riktlinjer och krav på kvalitet Omsorgsnämnden har fattat beslut om Riktlinjer för mat och måltid. Det finns även ett krav på förvaltningen som vård- och omsorgsgivare att över dygnet erbjuda bra, näringsrik och varierande kost för att förebygga undernäring och uttorkning. I de fall där omsorgsförvaltningen inte kan påverka kostens kvalitet, kan det vara svårt att ta ansvar för kundens hälsa och välbefinnande. Konsekvenser av kundens egen matlagning De konsekvenser man ser när kunden väljer egen mat är: Personal har inte utrymme tidsmässigt för matlagning, det skapar stress. I vissa boenden finns endast trinettkök, som inte är så användbart till matlagning. Maten den enskilde vill ha tillagad är ofta enkel, näringsfattig och oftast färdig att värma i mikrovågsugn. Omsorgsförvaltningen har stora svårigheter att beräkna budget/beställningar för kosten i särskilt boende. Intäkterna för kundernas måltider blir svårt att bedöma, allt beror på hur året kommer att se ut. Omsorgsförvaltningen har inte möjlighet att ta ansvar för den enskildes hälsa fullt ut.

12 Sammanträdesdatum (forts) Det bli ineffektivt och kostnadskrävande för omsorgsförvaltningen att erbjuda dubbla system. Användning av eget matinköp Idag finns möjlighet för kunden till eget inköp/tillagning av mat på Strandvägen, Almen, Stallgården och Madesjögläntan. Demensenheterna är undantagna och Fröjdekulla har av tradition inte använt sig av möjligheten. När Kvarnbacken var i bruk, serverades all mat via kostenheten. På de boendeenheter som möjligheten finns, är det idag ett flertal kunder som valt lösningen att köpa egen mat. Antalet varierar. Omsorgsförvaltningens förslag Kunder som flyttar in på ett särskilt boende har i de allra flesta fall ett behov av att få sin mat tillagad, på grund av egna funktionsvariationer. För att kunna följa omsorgsnämndens riktlinjer samt hålla de krav som finns på matens kvalitet, föreslår omsorgsförvaltningen att förvaltningen successivt inför mat för heldygn, genom kommunens försorg till kunder på särskilt boende och att nuvarande möjlighet till egen matlagning tas bort. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att successivt införa mat för heldygn, genom kommunens försorg till kunder på särskilt boende, att nuvarande möjlighet till egen matlagning tas bort samt att genomförandet ska vara klart den 31 december Utdrag till: Enhetschefer Verksamhetschefer Akten

13 Sammanträdesdatum Dnr OMF Taxor och avgifter 2018 Handläggaren Susanne Johansson redovisar förslag till revidering av taxor och avgifter att gälla från och med den 1 januari Beslutsunderlag Förslag till revidering av avgifter inom äldreomsorg och omsorg om funktionsnedsatta jämlikt socialtjänstlagen Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna förslaget till taxor och avgifter för 2018 samt att föreslå kommunfullmäktige att anta förslaget. Utdrag till: Kommunfullmäktige Enhetschefer Verksamhetschefer Akten

14 Sammanträdesdatum Dnr OMF Internkontrollplan förslag Ärendet Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll. Omsorgsnämnden tar fram en internkontrollplan årligen för sitt specifika ansvarsområde. Av planen framgår vad som ska granskas, hur granskningen ska gå till, vem som är ansvarig samt en riskbedömning av det som ska granskas. Stratsys används som verktyg för dokumentation av internkontrollerna utöver den tjänsteskrivelse som kommer nämnden till del vid utförd internkontroll. Förvaltningens ledningsgrupp har arbetat fram ett förslag på moment som bör granskas. Faktorer som bidrar till att en kontroll föreslås, kan vara signaler om att kvaliteten är otillfredsställande, avvikelser klagomål m m. Kontrollområden 2018 De föreslagna kontrollområdena för 2018 är från förvaltningens sida: Inom personalområdet Hantering av pedagogiska måltider i verksamhet för personer med demenssjukdom. Forskning visar att måltidssituationen inom demensomsorg är viktig för aptit och intag av mat. En rutin med pedagogiska måltider, där personal sitter tillsammans med kunderna och äter, har funnits inom Nybro kommuns demensomsorg i ett flertal år. Frågan har nu uppkommit om pedagogiska måltider ska fortsätta inför de förändringar i verksamheten som ska ske framåt. Omsorgsförvaltningen bör därför kontrollera med vilken frekvens och omfattning pedagogiska måltider sker idag och även hur de genomförs rent praktiskt samt att verksamheten följer Skatteverkets bestämmelser i SKV M 2015:20.

15 Sammanträdesdatum (forts) Inom verksamhetsområdet Inkomstunderlag för avgiftsbestämning I dialog med administratörerna, har det framkommit att förvaltningen saknar en kontrollfunktion som säkerställer att av kunden uppgivna inkomstunderlag är korrekta. Idag hämtar förvaltningens IT-system inkomstuppgifter direkt från Pensionsmyndigheten, vilket är den i sak största inkomstportalen. Förvaltningen saknar dock uppgifter om övriga skattepliktiga inkomster, såsom inkomst av kapital och inkomst av näringsverksamhet. Eftersom förvaltningen saknar en kontrollfunktion, är det inte helt säkerställt att kunder betalar rätt avgift. Då förvaltningen strävar efter en ökad rättssäkerhet inom alla områden, bör inkomstunderlagen kontrolleras mot Skatteverkets uppgifter. Hantering och förvaring av sekretesshandlingar ute i verksamheterna I samband med framtagande av befintlig dokumenthanteringsplan, uppkom frågan angående vilken typ av sekretesshandlingar som finns ute i verksamheterna, hur dessa hanteras och förvaras. Handlingarna kan avse både kunder och anställda. Bestämmelserna som rör sekretesshandlingar går att finna i offentlighet- och sekretesslagen (2009:400). Handlingar som omfattas av sekretess (t ex läkarintyg eller andra intyg med uppgifter, som kan vara av känslig karaktär för den enskilde), ska endast hanteras av den som har behörighet och förvaras i låsta arkivskåp. Bestämmelser som straffbelägger brott mot sekretessen finns i Brottsbalken 20 kap. 3 (brott mot tystnadsplikt). Vid uppsåtligt brott mot tystnadsplikt är straffet böter eller fängelse i högst 1 år och vid oaktsamhetsbrott böter. Ringa fall av oaktsamhet är straffria. Förvaltningen bör därför kontrollera att de handlingar som omfattas av sekretess, hanteras och förvaras enligt gällande lagstiftning. Yrkande Stig-Roland Fagergård (S) yrkar tillägg med kontrollområde avseende att gynnande biståndsbeslut på utevistelse efterföljs. Övriga ledamöter i omsorgsnämnden tillstyrker förslaget.

16 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta förslag till innehåll i internkontrollplan 2018 efter tillägg av kontrollområde gynnande biståndsbeslut på utevistelse efterföljs. Utdrag till: Enhetschefer Verksamhetschefer Akten

17 Sammanträdesdatum Dnr OMF Riktlinjer för mat och måltider för omsorgsnämnden Efter redovisning av kostchefen Maria Andersson och enhetschefen Chasmine Stålnäbbs av förslaget till reviderade Riktlinjer för mat och måltider, beslutade omsorgsnämnden den 21 september 2017, 74, att godkänna Riktlinjer och rutiner för maten och måltiderna i omsorgsförvaltningen enligt förslaget samt att vidarebefordra ärendet för beslut i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har returnerat ärendet till omsorgsnämnden med hänvisning till riktlinjer för klassificering av styrdokument, antaget av kommunstyrelsens arbetsutskott den 15 oktober 2014, 78, som säger att: Riktlinjer är nämndens styrdokument. Riktlinjerna reglerar hur förvaltningens verksamhet bör styras och anger förvaltningens handlingsutrymme i en viss fråga. Syftet med riktlinjer är att reglera den befintliga verksamheten så att den bedrivs effektivt och med god kvalitet. Riktlinjer anger att rekommenderat arbetssätt. Vidare säger dokumentet att riktlinjer fastställs av den nämnd som riktlinjerna berör eller enligt delegationsordning. Med anledning av detta, tas ärendet åter upp för beslut i omsorgsnämnden. Beslutsunderlag Riktlinje för klassificering av styrdokument, antagen av kommunstyrelsens arbetsutskott den 15 oktober 2014, 78 Beslut Omsorgsnämnden beslutar att fastställa redovisade Riktlinjer för mat och måltider enligt förslaget. Utdrag till: Enhetschefer Verksamhetschefer Akten

18 Sammanträdesdatum Information från omsorgsförvaltningen Omsorgschefen Carina Leijon informerar från verksamheten om: a) Den digitala anslagstavlan på Strandvägen är uppskattad. b) Särskilt boende: Situationen har lättat något, vilket gör att man avvaktar den fortsatta utvecklingen innan eventuella åtgärder vidtas. c) Verksamhetschef för HSL, Susanne Fransson, presenterar sig kortfattat för omsorgsnämndens ledamöter. d) Studiebesök i Tubberöd, Tjörn: En delegation på 15 personer har gjort ett studiebesök på ett särskilt boende i Tubberöd, där en enhet jobbar på intraprenad sedan 7 år tillbaka. Verksamhetschefen Monica Antonsson lämnar en redovisning från studiebesöket. Sättet att arbeta upplevs enbart positivt från alla berörda. e) Förslag från funktionshinderrådet om reflexer till rullstolar och rollatorer lämnas vidare till rehab-enheten. f) Anmälan om granskningsrapport avseende budgetprocessen. g) Rapport kring lag om samverkan vid utskrivning från slutenvården. Ett första möte med alla chefer är genomfört tillsammans med individ- och familjeförvaltningen. Ett projektdirektiv är framtaget. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet.

19 Sammanträdesdatum Dnr OMF Ärendehantering omsorgsnämnden Sammanfattning En översyn av ärendehanteringen inför omsorgsnämndens sammanträden har genomförts då det funnits en del oklarheter. För att inte tappa i effektivitet är det viktigt att ha en sammanhållen process för tjänstemännens och politikens hantering av ärenden. Ärendebeskrivning En korrekt och effektiv ärendehantering är en förutsättning för att politikerna ska kunna fatta väl grundade beslut. den 3 december 2014, 112, fattade kommunstyrelsens arbetsutskott beslut gällande ärendehantering i det politiska arbetet. Detta beslut ligger till grund för det nu upprättade förslaget till ärendehantering för omsorgsnämndens verksamhetsområde. Konsekvensbeskrivning En korrekt och effektiv ärendehantering möjliggör för politikerna att fatta kloka och väl grundade beslut. Brister det någonstans i processen, ökar risken för felaktiga beslut. Bakgrund 2014 fattade kommunstyrelsens arbetsutskott beslut gällande ärendehantering i det politiska arbetet. Syftet var att skapa en enkel, accepterad och tydlig ärendehanteringsprocess för det politiska arbetet, där likvärdighet i tidplaner och politiskt rådrum finns. Förslaget till beslut grundade sig på en dialog med respektive nämnds presidium. Sammanfattat beslutades bland annat följande: Utskick av kallelser och handlingar bör ske så att alltid en helg föregår planerat sammanträde. Principiellt bör sju dagar gälla, men viktigaste är att en helg föregår det planerade sammanträdet. Komplettering av ärendet efter utskick bör undvikas och får enbart ske i undantagsfall efter samråd med ordföranden. Ärendena bör vara klara när det är dags för utskick. Det gäller att hålla ihop ärendena med bilagor för att politiken ska kunna förbereda sig utifrån ett helhetsperspektiv inför ställningstagande till beslut. Extra ärenden efter utskick ska undvikas. Huvudregeln bör vara att ärendet får vänta tills nästa sammanträde. Det gäller i fösta hand Beslutsärenden som inte är beredda. Informationsärenden kan möjligtvis lyftas in om det anses vara motiverat, men endast efter samråd med ordföranden.

20 Sammanträdesdatum (forts) Ingen punkt Övrigt på dagordningen. Punkten Övrigt får anses vara mindre frågor och kan oftast lösas med kontakter med förvaltningen. Är frågan av större betydelse, kan det göras till ett ärende vid nästa sammanträde. Ordföranden avgör hur frågan kan handläggas. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av utredningssekreteraren Inger Rydbrink. Förvaltningens synpunkt/ståndpunkt Förvaltningen föreslår att omsorgsnämnden antar förvaltningens förslag till ärendehantering för omsorgsnämnden. Beslutsunderlag Schema för ärendehantering omsorgsnämnden Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta förslaget till ärendehantering för omsorgsnämnden. Utdrag till: Berörda tjänstemän Akten

21 Sammanträdesdatum Dnr OMF Besvarande av remiss från kommunstyrelsens arbetsutskott avseende medborgarförslag om att det är hög tid att skapa ett centralt trygghetsboende i Nybro Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott har vid sammanträde den 13 september 2017, 84, remitterat ett medborgarförslag för yttrande till omsorgsnämnden från Lenitha Petersson m fl enligt följande: Vi är en grupp pensionärer i Nybro, som brukar träffas regelbundet på Jutegården ( Vi som blev kvar ). Alla har vi en sak gemensamt och det är erfarenheten av att leva ensamma sedan vår make, maka eller sambo som har gått bort. Efter diskussioner har vi kommit fram till samma slutsats; vi äldre har ett stort behov av ett modernt centralt trygghetsboende i Nybro. Vi vill därför uppmuntra er som folkvalda företrädare för oss att arbeta för att det även i vår kommun, precis som på så många andra håll i Sverige, ordnas en sådan form av boende för oss äldre. Med trygghetsboende brukar man avse ett boende för äldre som vill ha mer trygghet och social samvaro. Boendet ska ha gemenskapslokaler för måltider, samvaro, hobby och rekreation samt tillgång till personal/bovärd på bestämda tider. Det finns idag teknik som går att bygga in redan från början i form av olika larm, som gör att man blir saknad efter viss tid. Vi och många andra känner oro för att hastigt bli svårt sjuka och att vi inte kan larma själva för att få hjälp. Otryggheten kan leda onödigt till psykisk ohälsa. Trygghetsboenden finns redan på många andra platser i Sverige. I vår närhet har det i både Kalmar och Emmaboda satsats på sådana. En utbyggnad sker i hela landet, bland annat beroende på att Sveriges regering uppmuntrar denna boendeform, inte bara med ord utan också med pengar. Som ni säkert känner till har regeringen beslutat om ett nytt statligt stöd för att stimulera byggandet av äldre- och trygghetsboenden. Stödet får lämnas för ny- eller ombyggnation av så kallade klassiska äldreboenden, av hyresrätter för äldre på den ordinära bostadsmarknaden som trygghetsboende samt för anpassning av gemensamma lokaler i anslutning till bostadshus. Regeringen avsatte förra året kronor för investeringsstödet, ett belopp som beräknas successivt öka till kronor Enligt beräkningar (av bland andra Riksbyggen) finns det stora summor omkring en halv miljon per person och år att spara om dessa vi äldre kan bo i en egen, trygg och tillgänglig bostad jämfört med om vi måste flytta till ett omsorgsboende. Kostnaderna för äldre personer som behöver flytta till ett biståndsbedömt omsorgsboende i förtid riskerar att bli ännu större påfrestning för en redan ansträngd kommunal ekonomi.

22 Sammanträdesdatum (forts) Kostnaden för vård- och omsorgsboende bedöms i genomsnitt vara cirka kronor per person och år. Det är fyra gånger högre än de kronor som hemtjänst i det egna hemmet kostar. En stor del av oss äldre bor idag i bostäder som inte är funktionella. En fjärdedel av alla över 85 år bor kvar i sin villa och hälften av alla över 80 år i Sverige bor i små lägenheter utan hiss. Det räcker med ett benbrott för att bli helt isolerad och inte klara sig själv. När läget blir akut återstår bara vård och omsorgsboende i förtid med stora kostnader för kommunerna. Statligt stöd för investeringar som ger fler bostäder för äldre, blir alltså en lönsam affär ur ett ekonomiskt perspektiv, men det finns ett argument som vi tycker är ännu tyngre och viktigare. Ett trygghetsboende ger en ökad livskvalitet för oss äldre. Med ett trygghetsboende får vi en möjlighet till ett självständigt vardagsliv, samtidigt som gemensamma aktivitetsutrymmen ger tillfällen till gemenskap och stimulans. Vi ser den psykiska ohälsan som följer med ensamhet och isolering som ett påtagligt problem. Ni som politiker behöver ta den aspekten på större allvar än vad som görs idag. Vi känner till att en del av Gläntan i Madesjö kallas trygghetsboende. Att det finns boende som trivs där är förstås glädjande och bra, men vi bedömer inte att den sparsamma satsningen där svarar mot det moderna och centralt belägna trygghetsboende som vi äldre i Nybro behöver. Att bo centralt är för många om än inte alla en stark önskan då möjligheterna att förflytta sig och ta del av affärer och annan samhällsservice starkt begränsas när man kommer upp i åren. Om fler äldre i vår kommun får möjlighet att flytta till ett trygghetsboende, öppnas också nya och välkomna möjligheter för barnfamiljer att flytta till en villa eller radhus. På så vis kan ett nytt trygghetsboende i Nybro skapa trygghet för fler än oss äldre. Vi är idag knappt seniorer och väljare att ta hänsyn till. Detta måste få finnas med i samhällsplaneringen enligt vår uppfattning. Ensamhushållen ligger i topp i Sverige, barn och släkt bor över hela världen. Detta kan vara ett sätt att kunna bo lite mer gemensamt, träffa och lära känna sina grannar i de allmänna lokalerna. Vi föreslår därför att kommunstyrelsen genom Nybro Bostads AB eller via dialog med annat fastighetsbolag ser till att ett centralt trygghetsboende skapas skyndsamt i Nybro. Nybro Lenitha Petersson Slättingebygd Nybro och ett 40-tal seniorer i gruppen Vi som blev kvar med flera

23 Sammanträdesdatum (forts) Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon. Yttrande Omsorgsnämnden har tidigare påtalat vikten av ett trygghetsboende i Nybro i samband med neddragning av antalet särskilda boendeplatser. Trygghetsboende är ett angeläget alternativ för den äldre människan. När detta inte finns är det ibland nära till hands att söka särskilt boende vid ensamhetskänsla och behov av mindre bostad än exempelvis den villa man bott i många år. Omsorgsnämnden har för närvarande dock inget ekonomiskt utrymme för att bemanna en gemensamhetsdel i ett trygghetsboende. Yrkanden Stig-Roland Fagergård (S) yrkar att omsorgsnämnden beslutar att för kommunstyrelsen/kommunfullmäktige påtala vikten av att man snarast uppdrar till Nybro Bostads AB att innan 2020 bygga ett nytt trygghetsboende i centrala Nybro. Bodil Bagert (SPI) yrkar att meningen Omsorgsnämnden har för närvarande dock inget ekonomiskt utrymme för att bemanna en gemensamhetsdel i ett trygghetsboende i yttrandet stryks. Anders Johansson (C) yrkar, med instämmande av Bodil Bagert (SPI), Roger Stålbrand (M) och Ing-marie Gustafsson (C), avslag på Stig-Roland Fagergårds (S) yrkande. Propositionsordning Ordföranden Bodil Johansson (C) finner att det finns två förslag till beslut: 1. Stig-Roland Fagergårds (S) yrkande om att omsorgsnämnden beslutar att för kommunstyrelsen/kommunfullmäktige påtala vikten av att man snarast uppdrar till Nybro Bostads AB att innan 2020 bygga ett nytt trygghetsboende i centrala Nybro. 2. Bodil Bagerts (SPI) yrkande att meningen Omsorgsnämnden har för närvarande dock inget ekonomiskt utrymme för att bemanna en gemensamhetsdel i ett trygghetsboende i yttrandet stryks.

24 Sammanträdesdatum (forts) Ordföranden ställer inledningsvis Bodil Bagerts (SPI) yrkande att meningen Omsorgsnämnden har för närvarande dock inget ekonomiskt utrymme för att bemanna en gemensamhetsdel i ett trygghetsboende i yttrandet stryks och finner att omsorgsnämnden beslutar anta yrkandet. Därefter ställer ordföranden frågan om omsorgsnämnden beslutar i enlighet Stig-Roland Fagergårds (S) tilläggsyrkande och finner att omsorgsnämnden beslutar att avslå tilläggsyrkandet. Votering begärs och verkställs. Voteringsordning Den som röstar på Stig-Roland Fagergårds (S) yrkande, röstar Ja. Den som inte gör det, röstar Nej. Votering Följande röstar Ja: Stig-Roland Fagergård (S) Milla Dietrichson (S) Eva Karlsson (S) Ola Keyser (V) Ja Ja Ja Ja Följande röstar Nej: Bodil Johansson (C) Anders Johansson (C) Ing-Marie Gustafsson (C) Roger Stålbrand (M) Ann Harmander (M) Bodil Bagert (SPI) Lena Johansen (SD) Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Voteringen utfaller med fyra Ja-röster och sju Nej-röster, vilket betyder att omsorgsnämnden beslutar avslå Stig-Roland Fagergårds (S) yrkande. Reservation Mot beslutet reserverar sig socialdemokraterna.

25 Sammanträdesdatum (forts) Beslutsunderlag Protokollsutdrag från kommunstyrelsen arbetsutskott den 13 september 2017, 84 - Beredning av medborgarförslag om att det är hög tid att skapa ett centralt trygghetsboende i Nybro Beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta yttrandet som sitt eget, med justering om att ta bort meningen Omsorgsnämnden har för närvarande dock inget ekonomiskt utrymme för att bemanna en gemensamhetsdel i ett trygghetsboende samt att skicka det justerade yttrandet till kommunstyrelsen. Utdrag till: Kommunstyrelsen Akten

26 Sammanträdesdatum Dnr OMF Sammanträdesplan 2018 Förvaltningen föreslår att omsorgsnämndens sammanträden under 2016 förläggs till tisdagar, klockan enligt följande: 6 februari 20 mars 8 maj 12 juni 28 augusti 25 september 6 november 4 december Beslutsunderlag Sammanträdesdagar 2018, omsorgsnämnden Beslut Omsorgsnämnden beslutar att fastställa sammanträdesdagarna för omsorgsnämnden 2018 enligt förslaget. Utdrag till: Omsorgsnämndens ledamöter Milanka Maksimovic, administratör Akten

27 Sammanträdesdatum Dnr OMF Avveckling korttidsplatser - slutrapport Bakgrund Omsorgsnämnden har tidigare beslutat att antalet korttidsplatser ska minskas från cirka 30 till att bli 15. Vid 2017 års ingång fanns fortfarande cirka 30 korttidsplatser kvar på Kvarnbacken och arbetet med att minska dessa platser påbörjades då i samband med att Kvarnbacken skulle stängas för renovering. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av verksamhetschefen Monica Antonsson. Val av lokaler För att kunna erbjuda kunderna korttidsplatser med ändamålsenliga lokaler, beslutades att lokaler med sex-åtta platser på Solrosen Törnvägen 5 skulle användas efter att ett HVB för ensamkommande barn flyttat. Utöver det beslutades det att en tidigare evakuerad del av Fröjdekulla, Alsterbro, skulle användas till korttidsboende då efterfrågan av permanent särskilt boende där har minskat och förväntas minska. För att klara av den stora minskningen av korttidsplatser färdigställdes även två platser på Stallgården i Orrefors, även där finns svårigheter att fylla boendet med sökande kunder. Information till berörda kunder och flyttprocess Information om förändringar till berörda kunder med beslut om korttidsplats gjordes både muntligt och skriftligt. Omsorgsförvaltningen försökte i möjligaste mån att tillgodose önskemål om korttidsplats geografiskt och lyckades i de flesta fall. En del kunder har senare kunnat byta till önskad plats när tillfälle har givits. Logistiken med att erbjuda andra korttidsplatser för de med intervallbeslut gick över förväntan. Boendesamordnare och chefer arbetade tätt för att lösa de problem som uppstod. Fröjdekulla hade litet uppstartsproblem, men har nu kommit på fötter.

28 Sammanträdesdatum (forts) Trygg hemgång Under våren 2017 började arbetet med att starta Trygg hemgång i hemtjänsten för att kunna ge kunder ett bättre och tryggare mottagande vid utskrivning från sjukhus. Ett av målen med Trygg hemgång är att kunna erbjuda hemtjänst istället för en korttidsplats. Uppfattningen hittills är att trycket på korttidsplats har minskats då ett annat alternativ finns. Nuläge och framtid De nya korttidsboendena har nu varit igång i cirka sex månader. De personer som har ett biståndsbeslut på korttidsplats vistas där på grund av avlösning för anhöriga, utredning, väntan på ett permanent särskilt boende eller annan orsak. I dagsläget finns ett större antal personer som väntar på ett permanent demensboende. Planeringen framåt är att från 2018 använda åtta platser på Solrosen Törnvägen 5 och åtta platser på Fröjdekulla till korttidsboende. De tidigare tillfälliga korttidsplatserna på Stallgården har nu inrymts på Solrosen Törnvägen 5 då detta ger en effektivare drift i verksamheten där. Om antalet korttidsplatser är tillräckliga i antal framåt är för tidigt att säga, hittills har alla beslut kunnat verkställas även om marginalerna är små. Vid årsskiftet träder en ny lag ikraft gällande utskrivning från sjukhuset och det kan innebära att trycket kan bli större på korttidsplatser än det är i dagsläget. När Kvarnbacken är färdigställd senhösten 2018, kommer 17 nya demensplatser att finnas. Detta skapar i sig ett mindre tryck på akut korttidsplats då personer med demens förväntas kunna få en permanent boendeplats tidigare. Beslut Omsorgsnämnden beslutar att se minskningen av korttidsplatser i enlighet med tidigare beslut i omsorgsnämnden som genomförd. Utdrag till: Akten

29 Sammanträdesdatum Dnr OMF Korttidsplacering för vuxna inom OF Bakgrund 2012 genomfördes en organisationsförändring, som innebar att verksamheter och personal som omsorgsnämnden tidigare haft ansvar för flyttades till individ- och familjenämnden, såsom omsorg om funktionsnedsatta, socialpsykiatri och viss hälso- och sjukvård. Förvaltningscheferna för omsorgsförvaltningen och individ- och familjeförvaltningen har i samverkan genom konsultstöd genomfört en djupare analys, där förvaltningsövergripande samverkansområden berörts. Konsultinsatsen har genomförts under perioden oktober 2016 till april Vid omsorgsnämndens sammanträde den 22 augusti 2017, 65, togs delbeslut av den återstående delningen av förvaltningarna. Det gällde rehabilitering. Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av omsorgschefen Carina Leijon i samspråk med förvaltningens ledningsgrupp. Tidigare under året har en styrgrupp bestående av omsorgschef, socialchef Gudrun Johnsson samt konsult Jan Lagerqvist funnits. Ärendet Samverkan mellan individ- och familjeförvaltningen och omsorgsförvaltningen fungerar i sin helhet ytterst väl. Dock uppstår ibland tidstjuvar i form av upplevda otydligheter och olika tolkningar i sakfrågor. Det utgör ledningens ansvar att ge förutsättningar för att samarbetet i vardagen ska flyta friktionsfritt. Sedan den ursprungliga delningen av förvaltningarna 2012 har förutsättningarna förändrats för omsorgsförvaltningen att leva upp till möjligheten att garantera en korttidsplats motsvarande 365 dagar per år. Huvudorsaken till det är att förvaltningen ålagts sparbeting och har i samband med det minskat antalet korttidsplatser med hälften. Tidigare fanns också lokaliteter på Kvarnbacken som kunde nyttjas som resårband avseende antalet korttidsplatser. Den möjligheten finns inte idag. Omsorgsförvaltningen ser det som generöst att kompensera individ- och familjeförvaltningen med en ramhöjning motsvarande årskostnaden för en korttidsplats och att erbjuda möjlighet att köpa plats.

30 Sammanträdesdatum (forts) Den redovisning som individ- och familjeförvaltningens tjänsteskrivelse visar tyder på att det är kostnadstäckande med denna ramhöjning utifrån det behov som redovisas över tidigare år i individ- och familjenämndens tjänsteskrivelse (se bilaga). Den beräkning som gjorts har skett gemensamt av ekonomerna för respektive förvaltning på uppdrag av förvaltningscheferna (se bilaga). Omsorgsförvaltningen föreslår således omsorgsnämnden att inte tillgodose individ- och familjenämndens framställan om att få behålla nuvarande överenskommelse gällande korttidsplatser i sin helhet. Huvudskälet till det är att förutsättningarna förändrats i och med nerdragningen av antalet korttidsplatser. Vidare föreslår omsorgsförvaltningen att omsorgsnämnden häver tidigare överenskommelse gällande fördelning av ansvar, verksamhet och ekonomi mellan individ- och familjeförvaltningen och omsorgsförvaltningen från och med den 1 januari Det får till konsekvens att nuvarande reglering av kostnad för trygghetslarm upphör. Det torde individ- och familjeförvaltningen tjäna på ekonomiskt. Omsorgsförvaltningen utför idag vissa uppgifter inom larmområdet och hälso- och sjukvårdsområdet (introduktion o dyl), som behöver regleras framåt. Det återstår sedan att ta ställning till den del i projektdirektivet som handlar om SoL under 65 år (ej socialpsykiatri). Den delen kräver ytterligare fördjupningar innan ställning i frågan kan tas. I sammanhanget kan åter noteras att omsorgsförvaltningen är positiva till att överta ansvaret för den legitimerade hälso- och sjukvård som ligger inom individ- och familjenämndens ansvarsområde under förutsättning att 1,0 enhetschef ingår i övertagandet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse korttidsplacering för vuxna inom OF Uppdrag till ekonomer med anledning av förändringar mellan individ- och familjeförvaltningen och omsorgsförvaltningen

31 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämndens beslutar att avslå individ- och familjenämndens framställan om att få behålla nuvarande överenskommelse gällande korttidsplatser i sin helhet, att justera ramen med motsvarande årskostnaden för en korttidsplats samt att häva tidigare överenskommelse gällande fördelning av ansvar, verksamhet och ekonomi mellan individ- och familjeförvaltningen och omsorgsförvaltningen från och med den 1 januari Utdrag till: Individ- och familjenämnden Akten

32 Sammanträdesdatum 179 Typ av bistånd Antal dagar från dagen för beslut 100 Dnr OMF Ej verkställda beslut, kvartal Statistikrapport över beslut enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen (SoL), som den 30 september 2017 inte har verkställts inom tre månader från dagen för beslut. Rapporterade till IVO. Beslutsunderlag Statistikrapport den 30 september 2017 Beslut Man Kvinna Tackat nej till erbjudande Omsorgsnämnden beslutar att notera informationen till protokollet. Demens boende Parboende Verkställt Särskilt boende 113 X Särskilt boende 156 X Särskilt boende 129 X Särskilt boende 122 X Särskilt boende 102 X Avslutad Särskilt boende 208 X Särskilt boende 182 X Särskilt boende 179 X X Särskilt boende 154 X Särskilt boende 123 X X Särskilt boende 101 X Särskilt boende 96 X X Särskilt boende 96 X Särskilt boende 95 X X Särskilt boende 92 X X Särskilt boende 309 X X X Särskilt boende 268 X X Särskilt boende 264 X X X Särskilt boende 211 X X Särskilt boende 149 X X

33 Sammanträdesdatum (forts) Utdrag till: Kommunfullmäktige Akten

34 Sammanträdesdatum Dnr OMF Delegationsärenden Omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden samt tjänstemän, enligt en av omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Beslut som har fattats av delegat ska redovisas på omsorgsnämndens närmast följande sammanträde. Från den 1 september-31 oktober 2017 redovisas förteckning över beslut fattade på delegation: Lagrum Socialtjänstlag Bifall SoL Hjälp i hemmet Bifall SoL Korttid Bifall SoL Särskilt boende Bifall SoL Trygghetslarm Bifall SoL Dagverksamhet Totalt antal bifallsbeslut Avslag och Delavslag SoL Avslag SoL Särskilt boende Avslag SoL Korttidsboende Avslta SoL Dagverksamhet 232 st 43 st 16 st 52 st 5 st 348 st 0 st 2 st 0 st 0 st Avgiftsbeslut Hemtjänst Särskilt boende Korttid Hemsjukvård Totalt antal avgiftsbeslut 245 st, varav 244 beslut enligt punkt 1.7 i delegationsförteckningen samt 1 beslut enligt punkt st, samtliga enligt punkt 1.7 i delegationsförteckningen 19 st, samtliga enligt punkt 1.7 i delegationsförteckningen 4 st, samtliga enligt punkt 1.7 i delegationsförteckningen 285 st

35 Sammanträdesdatum (forts) Beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna redovisade delegationsbeslut för perioden 1 september-31 oktober 2017 Utdrag till: Akten

36 Sammanträdesdatum Dnr OMF Redovisning av KLASSA verksamhetssystemet Procapita Beredning av ärendet Ärendet har handlagts av IT-samordnaren Ewy Steen och Gudrun Lidberg. Bakgrund Informationsklassning är en metod som hjälper verksamheten att välja rätt åtgärder som skyddar informationen. KLASSA är ett digitalt verktyg framtaget av Sveriges Kommuner och Landsting för att kunna säkerställa informationssäkerheten i digitala system. I KLASSA kan man informationssäkerhetsklassa informationen i ett verksamhetssystem utifrån vilka konsekvenser som uppstår om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Ärendet Vid klassningen har IT-samordnare från omsorgsförvaltningen och individoch familjeförvaltningen deltagit tillsammans med IT-chefen och ansvarig ITtekniker för Procapita. Vid behov har fler befattningshavare lämnat synpunkter. I redovisningen har åtgärder som IT-enheten helt ansvarar för att genomföra utelämnats. Avtalet vi har med leverantören Tieto, uppfyller fullständigt alla säkerhetskrav avseende konfidentialitet mellan kommunen och Tieto. När någon nyanställs i kommunen är informationen och utbildningen avseende informationssäkerhet bra. Det finns dock ett stort behov av återkommande fortbildning för att öka medvetenheten om informationssäkerhet. Här kan elearning med fördel användas. Under året har en serie med mindre avsnitt om informationssäkerhet skickats ut via mail till alla som har mailkonto i kommunen. Alla behörigheter som ges är personliga och förvaltningen har regler för styrning av åtkomst. Däremot måste skriftliga rutiner avseende tilldelning av användaråtkomst förbättras. Det ska finnas skriftligt varför en befattning kräver tilldelad åtkomst. Förvaltningen uppfyller helt reglerna för hantering av lösenord och säker inloggning med SITHS-kort. Vad gäller mobila enheter och distansarbete behöver tekniken förbättras. Idag kan förvaltningen inte använda Procapita mobilt på ett säkert sätt.

37 Sammanträdesdatum (forts) Appen Lifecare mobil hemsjukvård kan användas på ett säkert sätt mobilt, men där är inte Procapita komplett utan tillgänglig information är anpassad efter vad som behövs under arbete jourtid. Förvaltningens säkerhet i utvecklings- och supportprocesser är numera mycket god då det sedan 2 år tillbaka finns en test och övningsmiljö för Procapita. Däremot återstår att skapa en bra säkerhetsrutin för integrering med andra leverantörers system. Att använda KLASSA innan upphandling av nya system skulle ge värdefull information avseende informationssäkerhet samt även sannolikt hålla kostnaderna nere. Förvaltningens hantering av informationssäkerhetsincidenter är relativt god. Dock behöver rutinerna förbättras och lärandet av inträffade säkerhetsincidenter behöver öka. Beslut Omsorgsnämndens beslutar att nämnden tagit del av KLASSA-redovisningen för verksamhetssystemet Procapita. Utdrag till: Akten

38 Sammanträdesdatum Anmälningar a) Protokollsutdrag från kommunstyrelsen den 29 maj 2017, 85 Ny fördelning av integrationsmedel (Dnr OMF ), b) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 18 september 2017, 189 Besvarande av medborgarförslag om subventioner för inneboende pensionärer för den mat de blir serverade (Dnr OMF ), c) Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 18 september 2017, 196 Statistikrapport från omsorgsnämnden över gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum, kvartal 2, 2017 (Dnr OMF ), d) Protokollsutdrag från lärande- och kulturnämnden den 6 september 2017, 93 Fortsatt gemensamt arbete med Vård- och omsorgscollege Kalmar län (Dnr OMF ), e) Protokollsutdrag från individ- och familjenämnden den 19 september 2017, 109 Återstående delning mellan individ- och familjeförvaltningen och omsorgsförvaltningen avseende sjukgymnast, arbetsterapeut och tekniska hjälpmedel (Dnr OMF ), f) Protokollsutdrag från kommunstyrelsen den 25 september 2017, 156 Omsorgsnämndens begäran om överflyttning av kostnader som tömningen av Kvarnbacken medfört till konto som inte belastar omsorgsnämndens budget (Dnr OMF ), g) Överenskommelse mellan landstinget och kommunerna i Kalmar län om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (Dnr OMF ), h) Rapport från KPMG den 20 oktober 2017 Granskning av budgetprocessen (Dnr OMF ). Utdrag till: Respektive akter